Evalueren in de VRU - Veiligheidsregio Utrecht

Evalueren in de VRU
Een regionale multidisciplinaire evaluatiesystematiek
voor GRIP incidenten
Leren van incidenten
Evalueren in de VRU, gewijzigde en in DT vastgestelde versie – maart 2014
Pagina 1
Inhoudsopgave
0 Managementsamenvatting ............................................... 3
1 Inleiding ............................................................................ 4
2 Uitgangspunten ................................................................... 5
3 Wettelijk kader .................................................................... 6
3.1 Wet Veiligheidsregio‟s .....................................................................6
3.2 Strafrechtelijke aspecten van incident en evaluatie .............................6
3.3 Werking Wet Openbaarheid van Bestuur ............................................6
4 Het evaluatieproces ............................................................ 7
4.1 Processtappen ................................................................................7
4.2 Organisatie ....................................................................................9
4.3 Rollen en verantwoordelijkheden ......................................................9
5 Na de evaluatie ............................................................... 10
5.1 Implementatie aanbevelingen ......................................................... 10
5.2 Terugkoppeling naar betrokkenen .................................................... 10
5.3 Afleggen (politieke) verantwoording ................................................ 10
6 Financiën, archief, evaluatie plan en beheer evaluatieproces. ..... 11
6.1 Financiën ..................................................................................... 11
6.2 Archief ........................................................................................ 11
6.3 Evaluatie plan ............................................................................... 11
6.4 Beheer evaluatieproces .................................................................. 11
Bijlage 1: Evaluatieschema ............................................... 11
Evalueren in de VRU, gewijzigde en in DT vastgestelde versie – maart 2014
Pagina 2
0 Managementsamenvatting
Aanleiding
De Wet op de Veiligheidsregio‟s schrijft voor dat veiligheidsregio‟s een
kwaliteitszorgsysteem hanteren. IOOV constateert in het Regioprofiel Veiligheidsregio
Utrecht (2010-2012) dat het de VRU ontbreekt aan een vastgestelde
evaluatiesystematiek, die onderdeel is van het kwaliteitszorgsysteem.
De VRU evalueert regelmatig multidisciplinaire incidenten, maar er is geen vastgestelde
evaluatiesystematiek.
De VRU stelt in haar beleidsplan 2012-2015 dat het „leren‟ van operationeel optreden
cruciaal is voor kwaliteitsverbetering. Ook wordt vastgesteld dat ervaringen bij de
afwikkeling van incidenten nu nog onvoldoende worden benut. Hierdoor komt de
lerende organisatie onvoldoende tot zijn recht.
Samenwerking
Bij het opstellen van de evaluatiesystematiek is gebruik gemaakt van de ervaringen van
andere regio‟s met het ontwikkelen en gebruiken van een evaluatiesystematiek.
Er zal met de regio‟s G&V en Flevoland onderzocht worden of er samenwerking mogelijk
is bij het organiseren en uitvoeren van evaluaties.
Uitgangspunten
De evaluatiesystematiek is gebaseerd op een aantal uitgangspunten, waarvan de
voornaamste zijn:
 Doel van evalueren is leren en verbeteren;
 Alleen GRIP-incidenten worden volgens deze systematiek geëvalueerd;
 Voor GRIP-1 en GRIP-2 incidenten wordt het proces gestuurd door de afdeling
IV&E; voor GRIP-3 en hoger wordt de evaluatie uitgevoerd door een
onafhankelijke derde;
 Zo snel mogelijk na een incident wordt een onderzoek gedaan (quickscan) met
als doel snel inzicht te bieden in eventuele leerpunten en te bezien of
vervolgonderzoek naar specifieke punten nodig is.
 Voor de leider CoPi en de Operationeel leider (OL) geldt dat zij, als onderdeel van
hun taak, een actieve bijdrage leveren aan de evaluatie van en rapportage over
het incident;
 De afdeling IV&E biedt uiterlijk 6 weken na het incident een evaluatierapport aan
bij de opdrachtgever en de burgemeester van de betrokken gemeente;
 Aanbevelingen worden “SMART” omschreven met een duidelijk vastgelegde
actiehouder;
 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vaststellen van de aanbevelingen,
elke bij de incidentbestrijding betrokken partner is verantwoordelijk voor het
uitvoeren van de aan deze partner toebedeelde aanbevelingen.
Evaluatieproces en organisatie
Het evaluatieproces wordt aan de hand van 9 stappen beschreven, beginnend bij het
verzamelen van de informatie en eindigend bij het archiveren van het evaluatierapport
en de bijbehorende documenten. Zie bijlage 1 van dit document.
De opdrachtgever voor evaluaties tot en met GRIP 2 is de directeur Risico- en
Crisisbeheersing. Opdrachtgever bij hogere GRIP-niveaus is DT-VRU.
De opdrachtnemer is de afdeling Interdisciplinaire Voorbereiding en Evaluatie (IV&E).
Borging
Om het evaluatieproces binnen de VRU gedegen te organiseren en te beheren is een
medewerker van IV&E aangewezen die die coördinatie voor zijn rekening neemt. De
actiepunten worden opgenomen in een borgingssysteem en de voortgang van
de implementatie wordt door afdeling IV&E bewaakt. Over de voortgang wordt
regelmatig aan de opdrachtgever gerapporteerd.
Evalueren in de VRU, gewijzigde en in DT vastgestelde versie – maart 2014
Pagina 3
1 Inleiding
Aanleiding
De Wet op de Veiligheidsregio‟s schrijft voor dat veiligheidsregio‟s een
kwaliteitszorgsysteem hanteren. De evaluatiesystematiek is een uitwerking hiervan.
De Inspectie Openbare Orde en Rampbestrijding (IV&J) constateert naar aanleiding van
de doorlichting van de VRU (Regioprofiel Veiligheidsregio Utrecht 2010-2012)
dat het de VRU ontbreekt aan een vastgestelde evaluatiesystematiek als ondersteuning
van de lerende organisatie.
De VRU evalueert regelmatig multidisciplinaire incidenten, maar doet dat niet op basis
van een systematiek. In het beleidsplan 2012-2015 stelt de VRU dat het „leren‟ van
operationeel optreden cruciaal is voor kwaliteitsverbetering. Ook wordt vastgesteld dat
ervaringen bij de afwikkeling van incidenten nu nog weinig worden benut. Hierdoor
komt de lerende organisatie onvoldoende tot zijn recht en is er geen duidelijke “learning
loop” aanwezig.
Dit document beschrijft de evaluatiesystematiek die de VRU gebruikt voor het evalueren
en leren van multidisciplinaire incidenten.
Evaluatiesystematiek
Voor het opstellen van deze evaluatiesystematiek is eerst onderzocht welke ervaringen
andere veiligheidsregio‟s hebben opgedaan bij het opstellen en gebruiken van een
evaluatiesystematiek. In het bijzonder is gebruik gemaakt van de evaluatiesystematiek
zoals die in de regio Groningen is opgesteld en al enige jaren gebruikt wordt.
Het streven is om na het vaststellen van de systematiek in overleg te gaan met de
regio‟s Gooi en Vechtstreek en Flevoland om te onderzoeken of er samenwerking
mogelijk is bij het organiseren en uitvoeren van evaluaties.
De evaluatiesystematiek is bedoeld voor de GRIP-incidenten. Als er behoefte is aan de
evaluatie van een ander type (multidisciplinair) incident, kan daarvoor toestemming
gevraagd worden aan de directeur Risico- en Crisisbeheersing.
Monodisciplinaire leerpunten kunnen tijdens de evaluaties op hoofdlijnen meegenomen
worden en aanleiding zijn om een monodisciplinaire evaluatie te starten.
Bij incidenten kunnen ook externe partijen zoals Stedin, Prorail etc betrokken zijn. Als
een externe partner een eigen evaluatie uitvoert, worden inhoud, focus en bevindingen
van de verschillende evaluaties met elkaar afgestemd.
De aanbevelingen uit evaluaties van incidenten zullen in een borgingssysteem verwerkt
en bewaakt worden.
Evalueren in de VRU, gewijzigde en in DT vastgestelde versie – maart 2014
Pagina 4
2 Uitgangspunten
Voor de evaluatiesystematiek worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Waarom evalueren
 Doel van evalueren is leren en verbeteren;
 Het evaluatierapport is bedoeld voor intern gebruik binnen de VRU en de bij de
incidentbestrijding betrokken partners;
 Het evaluatierapport is niet bedoeld om verantwoording af te leggen.
Wat evalueren
 In beginsel worden alleen GRIP-incidenten geëvalueerd; als er behoefte is aan de
evaluatie van een ander type (multidisciplinair) incident, kan daarvoor
toestemming gevraagd worden aan de directeur Risico- en Crisisbeheersing.
 Er kan besloten worden om een evaluatie uit te besteden en door een extern
onderzoeksbureau te laten uitvoeren, in dat geval is een eigen evaluatie niet
nodig.
Hoe evalueren









De opdrachtgever voor evaluaties tot en met GRIP 2 is de directeur Risico- en
Crisisbeheersing. Opdrachtgever bij hogere GRIP-niveaus is DT-VRU.
Opdrachtnemer is de afdeling Interdisciplinaire Voorbereiding en Evaluatie
(IV&E);
Voor GRIP-1 en GRIP-2 incidenten wordt het proces gestuurd door de afdeling
IV&E; voor GRIP-3 en hoger wordt de evaluatie uitgevoerd door een
onafhankelijke derde;
Zo snel mogelijk na een incident wordt een onderzoek gedaan (quickscan) met
als doel om snel inzicht te bieden in eventuele leerpunten en te bezien of
vervolgonderzoek naar specifieke punten nodig is.
De bij het incident betrokken functionarissen hebben een rol bij het evalueren
van het incident;
Voor de leider CoPi en de Operationeel leider (OL) geldt dat zij, als onderdeel van
hun taak, een actieve bijdrage leveren aan de evaluatie van en rapportage over
het incident;
De afdeling IV&E biedt uiterlijk 6 weken na het incident een evaluatierapport
(quickscan) aan aan de opdrachtgever en de burgemeester van de betrokken
gemeente;
Aanbevelingen worden “SMART” omschreven met een duidelijk vastgelegde
actiehouder;
Het evaluatieproces wordt ondersteund door de afdeling IV&E.
Borging uitvoeren aanbevelingen
 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het vaststellen van de aanbevelingen,
elke bij de incidentbestrijding betrokken partner is verantwoordelijk voor het
uitvoeren van de aan deze partner toebedeelde aanbevelingen;
 De afdeling IV&E volgt bewaakt de uitvoering van de aanbevelingen en
rapporteert over de voortgang aan de opdrachtgever.
Evalueren in de VRU, gewijzigde en in DT vastgestelde versie – maart 2014
Pagina 5
3 Wettelijk kader
In dit hoofdstuk wordt aandacht besteed aan de wetgeving met betrekking tot
evalueren. Benadrukt wordt dat evalueren een onderdeel is van een organisatie die
zich naar aanleiding van incidenten en oefeningen wil verbeteren. Dit naast de in
wetgeving vastgelegde verplichtingen.
3.1 Wet Veiligheidsregio‟s
In de wet Veiligheidsregio‟s wordt de verplichting tot evalueren niet expliciet verwoord.
Het evalueren wordt beschouwd als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem van de
veiligheidsregio (Artikel 21 Wet veiligheidsregio‟s: Het bestuur van de veiligheidsregio
hanteert een kwaliteitszorgsysteem.).
3.2 Strafrechtelijke aspecten van incident en evaluatie
Alhoewel er geen wettelijk kader is waarin besloten ligt dat het OM betrokken is bij
evalueren, is het wel raadzaam om bij een incident met strafrechtelijke kanten het
besluit tot evaluatie te nemen, na overleg met het OM.
Dit geldt in het bijzonder voor een crisis, die geheel of voor een groot deel het gevolg
is van (mogelijk) strafrechtelijk handelen.
In overleg met het OM zijn de volgende mogelijkheden denkbaar:
1. Het strafrechtelijk proces is niet van invloed op de evaluatie, de evaluatie wordt
op de standaard manier uitgevoerd
2. Evalueren na het strafrechtelijke proces. Kanttekening hierbij is dat het optimale
leereffect wordt benadeeld door het vervagen van herinneringen.
3. Beperkingen van de omvang van het evalueren door in overleg vast te stellen
welk deel van de ramp (en bestrijding) onderwerp is van strafrechtelijk
onderzoek.
3.3 Werking Wet Openbaarheid van Bestuur
Vanuit de essentie van evalueren (lerende organisatie) is openbaarheid en
verspreiding van leerpunten onder hulpverleners gewenst. De interne openheid van
hulpverleners moet niet worden verward met volkomen openheid en transparantie naar
publiek en onnodige beschadiging van personen dient voorkomen te worden.
In dit spanningsveld werkt de Wet Openbaarheid van Bestuur:
1. In geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten
behoeve van intern beraad, wordt geen informatie verstrekt over daarin
opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen. Op grond van jurisprudentie
gelden “opvattingen van ambtenaren geuit tijdens een onderzoek naar het
functioneren van de ambtelijke dienst” als persoonlijke beleidsopvattingen.
Onder ambtelijke dienst vallen ook de parate diensten.
2. Het kan wenselijk zijn vanuit het oogpunt van goed en democratisch bestuur
informatie te verstrekken. In verband met respect voor de persoonlijke
levenssfeer dient dit te gebeuren in een niet tot personen herleidbare vorm,
tenzij degene die deze opvattingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld,
daarmee heeft ingestemd.
3. Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd samengestelde
adviescommissie kan het verstrekken van informatie over de daarin
opgenomen
persoonlijke beleidsopvattingen
plaatsvinden,
indien
het
voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het rechtstreeks aangaat aan
de leden van de adviescommissie voor de aanvang van hun werkzaamheden
kenbaar is gemaakt.
Toch moet ook rekening worden gehouden met de druk die vanuit de publieke opinie
kan ontstaan om dergelijke rapporten openbaar te maken. Alleen al om deze reden is
het zaak om daar bij het schrijven van het evaluatierapport aandacht voor te hebben.
Bijvoorbeeld door geen persoonsgegevens te gebruiken maar zoveel mogelijk in de
vorm van processen en functies te schrijven.
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 6
4 Het evaluatieproces
De opdrachtgever voor evaluaties tot en met GRIP 2 is de directeur R&C.
Opdrachtgever bij hogere GRIP-niveaus is DT VRU. Hierbij treedt IV&E op als
opdrachtnemer.
4.1 Processtappen
1. Informatie verzamelen
De evaluatie van een incident start direct na de afschaling. Leidinggevenden
en/of voorzitters van crisisteams dragen zorg voor een debriefing en het verzamelen van noodzakelijke gegevens voor de evaluatie (besluitenlijsten,
verslagen, en aandachtspunten voor de multidisciplinaire evaluatie).
Bij afhandeling van een incident volgens GRIP 1 rapporteert de leider CoPI zo
snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één week over zijn bevindingen over het
optreden van zijn team aan de evaluator, op basis van een vastgesteld
evaluatieformat.
Bij afhandeling van een incident volgens GRIP 2 en hoger rapporteren de
dienstdoend leider CoPI en de operationeel leider zo snel mogelijk maar uiterlijk
binnen twee weken over het optreden van hun teams op basis van een
vastgesteld format. Zij stellen hun rapportages ter beschikking aan de evaluator.
De deelnemers aan de incidentbestrijding vullen binnen een werkdag na het
incident een standaard vragenlijst in de vorm van een First Impression Report
(FIR) in en sturen de ingevulde vragenlijst naar een daarvoor ingesteld
emailadres op.
Op diverse plaatsen worden gegevens omtrent het verloop van de
rampenbestrijding en crisisbeheersing vastgelegd. De betrokken partijen dienen
deze gegevens tijdig ter beschikking te stellen. Deze gegevens omvatten GMSrapporten, LCMS-rapporten, beeld- en geluidsmateriaal, notulen,
besluitenlijsten, en ander dienstbaar materiaal.
Eventueel kan een evaluator opgeroepen worden om al tijdens het incident de
evaluatie te starten, bijvoorbeeld door als waarnemer bij een crisisteam aan te
sluiten.
2. Verwerken informatie en analyseren van de informatie
Er wordt een evaluator aangewezen om de evaluatie uit te voeren of te
begeleiden. Op basis van alle gegevens wordt het verloop van de
rampenbestrijding en crisisbeheersing gereconstrueerd in een tijdsbalk.
Eventuele extra aandachtspunten worden benoemd en in de evaluatieopdracht
verwerkt, waarna de evaluatieopdracht in overleg tussen afdeling IV&E en de
directeur Risico- en Crisisbeheersing wordt vastgesteld.
Als ondersteuning bij het kiezen van extra aandachtspunten zal een lijst met
mogelijke onderzoeksvragen worden opgesteld die de evaluator hierbij kunnen
helpen. Deze lijst zal regelmatig naar aanleiding van opgedane ervaringen
worden aangepast.
Bij de analyse wordt gebruik gemaakt van het toetsingskader IOOV, de
basisvereisten crisisbeheersing en de benoemde extra aandachtspunten.
Iedere evaluatie begint met een quick scan, een kortlopend onderzoek, waarbij
snel inzicht verkregen wordt in de leerpunten. Het evaluatierapport wordt zo
snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 6 weken opgeleverd. Indien nodig wordt
een diepgaander vervolgonderzoek uitgevoerd naar specifieke evaluatiepunten.
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 7
De evaluator kiest een passende methode om het verloop van de
rampenbestrijding en crisisbeheersing in evaluatiebijeenkomsten met
betrokkenen te analyseren. In de analyse wordt het verloop van de
rampenbestrijding en crisisbeheersing vergeleken met de bestaande
planvorming en/of voorschriften. Daarbij kunnen evaluaties van eerdere
incidenten ook betrokken worden.
De evaluator bepaalt welke functionarissen worden geïnterviewd. Verder kan
gekozen worden voor een schriftelijke interviewronde of het houden van
evaluatiebijeenkomsten.
3. Opstellen van aanbevelingen, schrijven van het concept evaluatierapport
De aanbevelingen worden per crisisteam (meldkamer (GMU), CoPI, ROT, GBT,
RBT) opgesteld aan de hand van de leer- en verbeterpunten m.b.t. de
onderlinge samenwerking in het team, de samenwerking met de andere
teams en de crisisbeheersing in zijn algemeenheid die voortvloeien uit de
bevindingen die in de evaluatie gedaan zijn. De aanbevelingen kunnen
betrekking hebben op rollen of functionarissen die bij de incidentbestrijding
betrokken zijn, maar hebben geen betrekking op individuele personen.
De evaluator stelt aan de hand van zijn bevindingen een concept
evaluatierapport op. Dit concept evaluatierapport behandelt per crisisteam de
leer- en verbeterpunten zoals hierboven genoemd. Separaat wordt in het
rapport de onderlinge samenwerking tussen de onderlinge teams besproken.
4. Reviewen concept evaluatierapport door deelnemers
Het concept evaluatierapport wordt met de voorzitters van de betrokken
crisisteams besproken voor zover het hun “eigen” team betreft en het deel met
betrekking tot de samenwerking tussen de verschillende teams.
5. Aanpassen concept, afstemmen actiepunten met actiehouders
De evaluator bepaalt of de eventueel naar voren gebrachte afwijkende
zienswijzen in het rapport worden verwerkt, bijvoorbeeld omdat de evaluator
tot het inzicht komt dat de afwijkende zienswijze een correcte weergave van de
werkelijkheid is. De evaluator kan er ook voor kiezen om deze als aanvulling in
het rapport op te nemen. De actiepunten worden met de actiehouders
besproken.
6. Vaststellen evaluatierapport
Na de verwerking van de zienswijzen van betrokken partners/derden biedt de
evaluator het rapport aan de betreffende burgemeester aan. Het rapport
wordt vervolgens met de burgemeester besproken. Uitdrukkelijk zij vermeld
dat het evaluatierapport niet de goedkeuring van de burgemeester behoeft
maar dat deze wel aanbevelingen kan doen en zijn zienswijze op het rapport
kan geven. Indien de burgemeester aanbevelingen doet of zijn zienswijze
kenbaar maakt wordt dit in het evaluatierapport verwerkt.
De directie van een eventueel betrokken derde instantie (zoals de directie van
een nutsbedrijf) heeft een vergelijkbare positie als een burgemeester: na
aanbieding van het concept kan zijn zienswijze worden toegevoegd aan het
rapport.
Na het verwerken van de aanbevelingen en zienswijzen van de burgemeester
wordt het evaluatierapport definitief vastgesteld en aangeboden aan de
opdrachtgever. Bij quickscans fungeert het afdelingshoofd van IV&E als
gemandateerd opdrachtgever, bij uitgebreide evaluaties is de directeur Risico& Crisisbeheersing opdrachtgever. De opdrachtgever stelt het evaluatierapport
vast.
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 8
7. Versturen definitief evaluatierapport
Het vastgestelde evaluatierapport wordt aangeboden aan:
a. Opdrachtgever en betrokken burgemeester
b . Crisispartners en betrokken derden
c. Actiehouders
d. Archief
8. Borgen van leer- en verbeterpunten
De actiepunten worden opgenomen in het borgingssysteem, de
voortgang wordt bewaakt en er wordt regelmatig aan de opdrachtgever
gerapporteerd. Verder wordt jaarlijks een overzicht van de actiepunten
en hun status aan het DT VRU verstrekt.
9. Archiveren van evaluatierapport en bijbehorende documenten
Het evaluatierapport en alle bijbehorende documenten worden in het archief van
de VRU opgeslagen. De evaluatierapporten worden aan alle bij rampbestrijding
en crisisbeheersing betrokken medewerkers beschikbaar gesteld.
4.2 Organisatie
Voor GRIP-1 en GRIP-2 incidenten wordt het proces gestuurd door de afdeling IV&E, in
samenwerking met de leider CoPi en/of de Operationeel Leider; voor GRIP-3 en hoger
wordt het evaluatieteam voorgezeten door een onafhankelijke derde die geen belang
heeft bij de uitkomsten van de evaluatie.
4.3 Rollen en verantwoordelijkheden
Hieronder zijn de rollen en verantwoordelijkheden bij evaluatie weergegeven.
Actor
Opdrachtgever
GRIP 1 en GRIP 2:
Directeur R&C
Hogere GRIP-niveaus
DT VRU en/of
bestuur(der)(s)
Afdeling IV&E
Opdrachtnemer tenzij wordt besloten om de
evaluatie door een externe
partij te laten uitvoeren.
Uitvoeren van
de evaluatie en
borgen
aanbevelingen
Evaluator(en) afdeling IV&E
en evaluatiecoördinator
Deelname aan
de evaluatie
GMU (alarmering en opschaling), CoPI, OT, GBT, RBT
En eventuele voor het
incident specifieke
sleutelfunctionarissen
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Taken
• formeel opdracht geven tot
evaluatie
• bepalen welke aanbevelingen
worden opgevolgd
• ten uitvoer (laten) brengen van
aanbevelingen
• het (doen) uitvoeren van de
opdracht
• aanbieden van het evaluatieverslag
aan het bevoegd gezag
• rapporteren over de voortgang van
implementatie aan het bevoegd
gezag
• ondersteuning bij evaluatie
• in samenwerking met de teams
opstellen evaluatieverslag
• controleren van de voortgang van
implementatie van aanbevelingen
• analyse optreden van het team
• uitwerken verslag van het optreden
van het team
• in samenwerking met het IV&E
opstellen van het evaluatieverslag
Pagina 9
5 Na de evaluatie
Na de fase van evaluatie dient een drietal zaken te gebeuren:
- implementatie van de aanbevelingen
- terugkoppeling naar betrokkenen bij het incident
- afleggen van politieke verantwoording.
5.1 Implementatie aanbevelingen
Fundamenteel van belang voor de lerende organisatie is de borging van het
uitvoeren van de aanbevelingen. Deze vindt plaats in twee stappen:
1. De evaluatiepunten die in het evaluatierapport gemeld staan worden opgenomen in
een borgingsysteem dat wordt beheerd door de afdeling IV&E.
2. Zowel de afdeling IV&E als de directeur R&C zien toe op de borging van de
aanbevelingen. Feitelijk houdt dit in dat het overzicht van aanbevelingen - per stuk
smart gemaakt met in elk geval een duidelijke omschrijving van de actie, een
geadresseerde en een termijn - regelmatig terugkomt op de agenda en de voortgang
van uitvoering de aandacht heeft.
5.2 Terugkoppeling naar betrokkenen
Nadat het evaluatierapport is opgesteld dient teruggekoppeld te worden naar de
betrokkenen bij het incident.
Allereerst geldt een terugkoppeling ten aanzien van de rampenbestrijders; aan hen
kan het complete evaluatieverslag toegezonden worden, zij het onder de expliciete
mededeling dat het niet in zijn geheel openbaar is en dat toezending derhalve
uitsluitend strekt ten behoeve van eigen gebruik. Toesturen aan deze deelnemers kan
gezien worden als onderdeel van de implementatie van de verbeterpunten. Het is tevens
van belang omdat rampenbestrijders feitelijk mogelijk gevaar hebben gelopen en alleen
al daarom recht hebben op deze informatie.
Verder kan een bijeenkomst met de hulpverleners worden georganiseerd waarbij de
evaluatie en de aanbevelingen kunnen worden besproken.
Belangrijk is dat informatievoorziening aan hulpverleners geschiedt vóórdat politieke
verantwoording wordt afgelegd waarmee zaken publiek worden.
5.3 Afleggen (politieke) verantwoording
Na het incident kan er behoefte zijn om (politieke) verantwoording af te leggen.
Verantwoording afleggen kan op gespannen voet staan met een geslaagde evaluatie.
Het is daarom belangrijk om een duidelijk onderscheid te maken tussen evaluatie en
verantwoording en dit op te nemen in de evaluatieopdracht. De evaluatie is de fase
waarin op vrij technische wijze het proces wordt doorgemeten. Deze fase speelt zich in
de beslotenheid van de kring van actoren af die een rol hebben gehad bij het incident.
De verantwoording volgt daarop.
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 10
6 Financiën, archief, evaluatie plan en beheer
evaluatieproces.
6.1 Financiën
In beginsel leveren alle betrokken diensten uit de bestaande capaciteit de inspanningen
om tijdig het rapport gereed te hebben. Mogelijk zijn door het inschakelen van een
derde partij kosten gemoeid met het opstellen van een evaluatierapport. In het geval
het wenselijk is dit te doen wordt overleg gevoerd met directeur R&C over de financiële
consequenties. Het gaat hier nadrukkelijk niet om een structurele financiële
verplichting.
Uitgangspunt bij dergelijke evaluaties is dat de uitkomsten dienstbaar zijn aan het
geheel van de rampenbestrijding en dus ook de kosten ten laste van het geheel komen,
en niet uitsluitend van de getroffen gemeente(n).
6.2 Archief
De verantwoordelijkheid voor het archiveren van het materiaal dat relevant is voor de
multidisciplinaire evaluaties, wordt opgedragen aan de afdeling IV&E van de VRU.
6.3 Evaluatie plan
De werking van dit plan wordt een jaar na vaststelling geëvalueerd.
6.4 Beheer evaluatieproces
Om het evaluatieproces binnen de VRU te organiseren en te beheren heeft een van de
medewerkers van afdeling IV&E een coördinerende rol (evaluatiecoördinator).
Bij de rol van evaluatiecoördinator horen de volgende taken:
 de coördinatie van de multidisciplinaire evaluatie van grootschalige incidenten;
 contactpersoon zijn voor externe audits (zoals de Algemene Doorlichting
Rampenbestrijding) en ontwikkelen van beleid op dit gebied;
 registreren van actiepunten die uit evaluaties naar voren komen
 uitzetten van actiepunten in de organisatie
 bewaken van de voortgang van de actiepunten
 rapporteren over de voortgang aan de leiding van de organisatie;
 organiseren van bijeenkomsten om leerpunten te delen met de betrokken
functionarissen
Bijlage 1: Evaluatieschema
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 11
Bijlage 1: Evaluatieschema
Evalueren in de VRU, gewijzigde versie/ maart 2014
Pagina 12

Download Report