Vintura Optimaliseren follow-up na kankerbehandeling

Vintura
Optimaliseren follow-up na
kankerbehandeling;
Beter, patiëntvriendelijker
en goedkoper!
© Vintura, 2014
Optimaliseren follow-up na kankerbehandeling;
Beter, patiëntvriendelijker en goedkoper!
De focus van verbeteringen in de oncologische zorg ligt veelal op diagnostiek en behandeling. Echter, juist in de follow-up fase
(nazorg en controle) is er voor patiënt, ziekenhuis én maatschappij nog veel winst te behalen. De zorg voor deze grote groep is
suboptimaal: het kan beter, persoonlijker, sneller én goedkoper!
De uitdaging
Een voorbeeld – Follow-up in de CRC keten
Patiënten komen onnodig vaak naar het ziekenhuis en moeten
langer dan medisch noodzakelijk wachten op uitslagen. Dit
veroorzaakt ongemak en ‘slapeloze nachten’. Tevens wordt door
tijdsdruk beperkt invulling gegeven aan de toenemende behoefte
aan psychosociale zorg.
Er is bij medici en patiënten onduidelijkheid over de exacte inhoud
en organisatie van de follow-up. De uitvoer is vaak ‘arts afhankelijk’
en verantwoordelijkheden zijn belegd bij meerdere personen.
Tot slot is de zorg vaak niet doelmatig. Er worden onnodige
onderzoeken verricht en ook wordt hoog-volume laag-complexe
zorg veelal gedaan door specialisten, terwijl er goede en efficiëntere
alternatieven zijn.
#
Verbetermogelijkheid
1
Onderzoek en uitslag op 1 dag door eigen Colorectaal poli +
MDO, afgestemd met de Snel diagnose, radiologisch
onderzoek en lab
2
Het merendeel van de consulten met de specialist (fysiek of
telefonisch) wordt overgenomen door de Verpleegkundig
Specialist
3
Colorectaal poli (chirurg + VS) verloopt parallel aan de poli
van de stomaverpleegkundige  One-stop-visit
4
Meer aandacht voor psycho-sociale zorg door structurele
inzet van de lastmeter, gecombineerd met MUST vragenlijst
Onze aanpak
Onze onderscheidende aanpak kenmerkt zich door scherpte en
gezamenlijkheid. Samen met experts uit uw ziekenhuis wordt een
team geformeerd waarmee de volgende stappen worden doorlopen:
Begrijpen van de huidige situatie, hoe follow-up is georganiseerd,
wie betrokken is en waar mogelijke knelpunten zitten
Met behulp van best practices bepalen welke verbetermogelijkheden kunnen worden geïmplementeerd en wat dit gaat opleveren
voor uw ziekenhuis
Met het team de organisatie voorbereiden op de implementatie. Het
betreft onder andere communicatieplanning, overlegstructuren,
afstemming met medisch ondersteunende afdelingen en eventuele
trainingen.
Ten slotte helpen we bij de daadwerkelijke implementatie en het
borgen van oplossingen, waarbij de organisatie in staat wordt
gesteld om continu te verbeteren en bij te sturen waar nodig
Wat zeggen de patiënten over de veranderingen?
De resultaten
Het stelsel aan verbetermogelijkheden werkt versterkend en levert
aansprekende resultaten:
25% – 50% minder ziekenhuisbezoeken
50 – 100 % minder ‘slapeloze nachten’
40 – 70% minder consulten met de specialist
20 – 50% kostenbesparing
Succesfactoren
Actief betrekken van artsen, verpleegkundigen, polihoofden én
patiënten vormt de sleutel tot succes. In kleine teams zijn verbetervoorstellen ontwikkeld en met de achterban getoetst. Dit zorgt voor
breed draagvlak. Deze ‘bottom-up’ aanpak leidt tot eigenaarschap:
samen de schouders eronder, implementeren en echt verbeteren!
Voor meer informatie
Remco Bervoets
[email protected]
Tel.: 06-51101450
Belangrijk is dat de veranderingen invulling geven aan de wensen van
de patiënten zelf. In samenwerking met NFK heeft Vintura daarom
een enquête uitgevoerd onder 160 patiënten om ideeën te toetsen.
Een beknopt overzicht van de resultaten laat zien dat de nieuwe
aanpak aansluit.
•
•
•
•
•
•
Follow-up moet persoonlijk zijn
Grote behoefte aan meer duidelijkheid t.a.v. de follow-up
Veel patiënten staan positief tegenover taakverschuiving.
Er is behoefte aan meer psychosociale zorg, vooral in de beginfase
Een vaste contactpersoon gedurende is gewenst
Het verminderen van het aantal ziekenhuisbezoeken en zo snel
mogelijk de uitslag krijgen wordt zeer belangrijk gevonden
• Telefonische afspraken zijn gewenst, ook in geval van slecht nieuws
• Veel vragen kunnen digitaal worden beantwoord; snellere
duidelijkheid
Noël van Oyen
[email protected]
Tel.: 06-20549509
Ewoud Ravenshorst
[email protected]
Tel: 06-15942838
Vintura
“Gezamenlijkheid als basis
voor succes”
© Vintura, 2014
“Gezamenlijkheid als basis voor succes”
Vintura denkt én werkt samen met haar klanten in de zorg. Deze op maat gesneden aanpak vormt de basis voor concrete,
gedragen en opmerkelijke resultaten.
Samen aan de slag
Vintura is een organisatieadviesbureau met 25 senior consultants (veelal 35+) en ruim 10 jaar ervaring in de zorgsector, in het bijzonder
(academische) ziekenhuizen en behandelcentra. Wij leveren oplossingen voor vraagstukken op het gebied van (i) strategievorming &
portfoliokeuzes, (ii) regionale samenwerking / concentratie / fusies en (iii) doelmatigheidsverbetering / procesoptimalisatie en andere
gebieden waar de expertise en ondersteuning van ervaren zorgadviseurs nodig is.
Onze onderscheidende aanpak kenmerkt zich door scherpte en gezamenlijkheid. We willen de interne kracht, kennis en reeds aanwezige
ideeën maximaal mobiliseren om de interne organisatie in beweging te brengen en samen een goed resultaat te bereiken. Wij brengen de
bedrijfsmatige concepten, scherpte, structuur, relevante ervaring en een enthousiasmerende aanpak vanuit oprechte betrokkenheid bij
de zorg.
Waarom Vintura?
•
•
•
Oprechte betrokkenheid
– Aanpak gericht op scherpe analyses én gedragen oplossingen
– Gespecialiseerd in ziekenhuiszorg vanuit onze eigen passie
– Groot verantwoordelijkheidsgevoel, focus op structurele oplossingen en resultaat
Gezamenlijke aanpak
– Klein team dat samenwerkt met én investeert in uw mensen
– Gebruik maken van reeds bestaande kennis en ideeën
– Goede samenwerking met (medische) professionals, op alle niveaus > draagvlak & acceptatie
Relevante ervaring
– Team van 25 ervaren consultants (leeftijd 35+)
– Vintura consultants hebben een mix van lijn- en advieservaring
– Brede kennis van complexe ziekenhuissector en -organisaties
Recente projecten:
Strategie & portfoliokeuzes
• Business plan oncologische joint venture tussen UMC en categoraal ziekenhuis
• Business case en organisatie-inrichting voor fusie van twee ziekenhuizen
• Regionale oncologische samenwerking: onderbouwing noodzaak, visie en daadwerkelijke opstart
• Business case realisatie regionale/landelijke bereidingsapotheek
• Optimalisatie dienstverleningsafspraken tussen UMC en perifeer ziekenhuis
• Business case regionale samenwerking microbiologie tussen UMC en 3 perifere ziekenhuizen
Regionale samenwerking - concentratie - fusies
• Evaluatie strategie ziekenhuis en advisering bij nieuwe focus strategie
• Strategisch plan ‘personalized’ oncologie als onderdeel van ziekenhuis-brede strategie
• Strategie en veranderprogramma voor afdeling genetische diagnostiek
• Ontwikkeling visie op 1½-lijnszorg en selectie / implementatie (eerste) kansrijke gebieden
• Business case centrum voor (ontwikkeling) beeldgestuurde oncologische interventies
• Business case realisatie klinische faciliteiten voor thuisbeademingspatiënten
Doelmatigheidsverbetering - procesoptimalisatie
• Overhead-waarde analyse en herontwerp bedrijfsvoering zorgdivisies & ondersteunende diensten
• Strategische heroriëntatie en herontwerp van medisch technologische functie
• Procesoptimalisatie en organisatorisch herontwerp huisvestingsfunctie
• Herontwerp en optimalisatie afdeling medische genetica, diagnostiek en counseling
• Realisatie kostenbesparingen voor laboratorium materialen en apparatuur
• Realisatie sneldiagnostiek & optimalisatie follow-up voor oncologie in diverse ziekenhuizen ~ i.s.m. Alpe d’HuZes
• Optimalisatie zorgprocessen en ontwerp zorgpaden (OK-IC-SEH, poliklinieken, etc.)
• Strategische heroriëntatie en herontwerp van veiligheidsfunctie
Voor meer informatie
Remco Bervoets
[email protected]
Tel.: 06-51101450
Noël van Oyen
[email protected]
Tel.: 06-20549509
Ewoud Ravenshorst
[email protected]
Tel: 06-15942838
KWALITEIT
dr. Jelle Ruurda
gastro-intestinaal en oncologisch
chirurg
prof. dr. Peter Siersema
maag-darm-leverarts en
hoofd afdeling Maag-, Darmen Leverziekten
drs. Hanneke Jongkind
projectleider UMC Utrecht
Cancer Center
UITGEKIEND TRAJECT SCHEELT PATIËNT VEEL ONZEKERHEID EN ONGEMAK
ANP PHOTO
UMCU verbetert
zorg na kanker
270 MEDISCH CONTACT | 6 FEBRUARI 2014
Als eerste ziekenhuis in
Nederland heeft het UMC
Utrecht deelgenomen aan
het programma Follow-up
3.0, dat nazorg en controle na
oncologische behandelingen
doelmatiger en sneller maakt.
Dat scheelt de patiënt veel
slapeloze nachten, vertellen
betrokken professionals.
D
e oncologische zorg in
Nederland maakt een enorme
kwaliteitssprong, vooral als
het gaat om het minimaliseren
van ongemak en onzekerheid voor de
patiënt. De doorlooptijden tussen onderzoeken en uitslagen zijn verkort, er is
meer persoonlijke aandacht en het aantal
ziekenhuisbezoeken wordt verminderd.
Om dit te realiseren was eerder al het
programma Sneldiagnose opgezet,
waarin het UMC Utrecht (UMCU),
Radboudumc, Antoni van Leeuwenhoek
en het Leids Universitair Medisch
Centrum de diagnostische fase drastisch
hebben verkort. Meer dan 90 procent van
de patiënten die met een verdenking op
kanker worden verwezen naar het UMCU
krijgt nu binnen een dag te horen of er
sprake is van een maligniteit of niet. De
overige binnen maximaal enkele
werkdagen. Er is dus een geweldige stap
vooruitgezet, die tevens de tijd rijp
maakte om de resultaten ook te vertalen
naar andere fasen van het zorgpad.
Op één A4’tje
staat het hele
controletraject
Zodoende is het UMCU het programma
Follow up 3.0 gestart, dat bovenstaande
ambities behalve bij de diagnose, ook wil
realiseren in de nazorg- en controlefase.
Verpleegkundig specialist
In kleine teams van artsen en verpleegkundig specialisten zijn mogelijkheden in
kaart gebracht om de follow-up beter,
persoonlijker, sneller én doelmatiger te
maken. Deze ideeën zijn vervolgens
getoetst bij het patiëntenpanel van de
Nederlandse Federatie van Kankerpatiëntenorganisaties (NFK) en aangescherpt
met de inbreng van de Patiënten Klankbordgroep van het UMCU. Die consultatie
bevestigde de wenselijkheid van de
gestelde doelen en bracht daarbinnen ook
prioriteiten aan. En belangrijker nog:
patiënten onderschreven in meerderheid
de voorgestelde oplossingsrichtingen.
Hoewel de precieze invulling van de
verbeteringen tumorspecifiek is, is
namelijk een aantal algemene oplossingen te onderscheiden. Meer dan de helft
van de patiënten gaf bijvoorbeeld aan
positief te staan tegenover een taakverschuiving van arts naar verpleegkundig
specialist. Verder bleek van de patiënten
jonger dan 45 jaar twee derde deel een
voorkeur te hebben voor telefonische of
digitale consulten boven een poliafspraak. Daarbij werden ook de voorwaarden duidelijk waaronder men dat
soort veranderingen van harte zou
verwelkomen: de verpleegkundig
specialist moet wel goed geïntroduceerd
en gepositioneerd worden; een telefonisch
consult moet wel stipt op een afgesproken
tijdstip kunnen plaatsvinden en bij slecht
nieuws moet de patiënt wel snel op de poli
terechtkunnen.
Aanpassingen
Inmiddels is bij verschillende zorgpaden
een flink aantal aanpassingen doorgevoerd.
• Persoonlijke follow-up
Elke patiënt krijgt een geïndividualiseerd
follow-upschema mee op het moment dat
hij of zij wordt ontslagen uit het ziekenhuis. Op één A4’tje staat het hele controletraject voor de komende jaren duidelijk
uitgebeeld. Het per tumorsoort geüniformeerde follow-upschema geldt daarbij als
onderlegger.
• Uniform werken
De exacte inhoud, duur, frequentie en
organisatie van de follow-up is per
tumorsoort in kaart gebracht en multidisciplinair afgestemd. Medisch nietnoodzakelijke onderzoeken en consulten
zijn daarbij uit de protocollen verwijderd
en bij sommige paden is de duur van de
follow-up gedifferentieerd naar patiëntpopulaties. Bij driekwart van de mannen
die behandeld zijn voor testiscarcinoom
kan bijvoorbeeld een follow-up van vijf
jaar volstaan; voorheen zat deze hele
patiëntgroep in een tienjarig controletraject. Uit het follow-uptraject van
endometriumcarcinoom kon een
bloedonderzoek geschrapt worden dat
voorheen bij 25 procent van de vrouwen
werd gedaan.
Eenduidige protocollering zorgt voor
transparant en uniform medisch beleid,
in lijn met geldende landelijke richtlijnen,
en met helderheid over rollen en verantwoordelijkheden.
• Zoveel mogelijk op dezelfde dag
Waar mogelijk vinden alle onderzoeken
en uitslaggesprekken plaats op dezelfde
dag. Dit kan alleen worden gerealiseerd
door optimale samenwerking tussen de
verschillende afdelingen. Beter voor de
patiënt én het ziekenhuis: minder
slapeloze nachten en ziekenhuisbezoeken. Voor mensen in de follow-up voor
colorectaal carcinoom en testiscarcinoom
werd het aantal ‘slapeloze nachten’, de tijd
tussen onderzoek en uitslag, zelfs tot nul
teruggebracht: de patiënt ontvangt
dezelfde dag nog de uitslag van het
onderzoek. Voorheen wachtten deze
patiëntgroepen twee dagen tot een week
op uitslag.
•Taakverschuiving
Een groot deel van de follow-up wordt
verschoven van de medisch specialist naar
de verpleegkundig specialist. Deze
verschuiving komt zowel de kwaliteit als
doelmatigheid van zorg ten goede. De
6 FEBRUARI 2014 | MEDISCH CONTACT 271
KWALITEIT
verpleegkundig specialist neemt, onder
supervisie, medische taken over van de
medisch specialist, zoals lichamelijk
onderzoek en het geven van onderzoeksuitslagen. Daarnaast besteedt de
verpleegkundig specialist structureel
meer tijd aan psychosociale zorg en
fungeert als vaste contactpersoon voor
de patiënt. Medisch specialisten kunnen
de vrijgekomen tijd doelmatiger inzetten, bijvoorbeeld voor medisch complexe
handelingen als operaties. Daarnaast
komt meer capaciteit vrij voor de
stijgende oncologische zorgbehoefte als
gevolg van hogere incidentie en centralisatie van zorg.
• Meer ICT-oplossingen
Optimaal gebruikmaken van ICT-oplossingen, zoals e-consult, digitale voorbereiding op een consult en digitale uitslag,
draagt bij aan het verhogen van de
patiëntvriendelijkheid en het verkorten
van doorlooptijden. Zo kan een patiënt
bijvoorbeeld voorafgaand aan een consult
een vragenlijst invullen, die direct wordt
ingelezen in het dossier. Als uit de
vragenlijst bijvoorbeeld blijkt dat een
(ex-)slokdarmkankerpatiënt passage-
Vooral jonge
patiënten checken
zelf hun onderzoeksuitslagen
klachten heeft, wordt voorafgaand aan
het polibezoek een gastroscopie aangevraagd, die vervolgens plaatsvindt op
dezelfde dag als het consult. Voorheen
zouden deze klachten pas tijdens het
consult worden besproken en zou de
gastroscopie pas daarna kunnen plaatsvinden.
Ook kan beter invulling worden gegeven
aan psychosociale zorg. Als uit de
vragenlijst blijkt dat een patiënt geen
enkel probleem ondervindt, kan een
deel van de consulten plaatsvinden via
een beveiligd webcamgesprek, zodat
patiënten als zij dat wensen niet naar
de poli hoeven te komen.
Het gebruiken van ICT-oplossingen door
patiënten is nooit verplicht. Het zijn
Resultaten verbeterprogramma Follow up 3.0
Resultaat
Voorbeelden
Minder ‘slapeloze nachten’
(tijd tussen onderzoek en uitslag)
maag-/slokdarmkanker
niercelkanker
-71%
-64%
Minder ziekenhuisbezoeken
prostaatkanker
kanker hoofd-halsgebied
maag-/slokdarmkanker
-50%
-25%
-61%
Minder consulten met de specialist
door inzet verpleegkundig specialist
en optimaal gebruik ICT
colorectaal kanker
kanker in het hoofdhalsgebied:
chirurg
radiotherapeut
prostaatkanker en nierkanker
-95%
Meer tijd en aandacht voor psychosociale zorg, o.a. door inzetten Lastmeter – gevalideerd meetinstrument
behoefte psychosociale zorg
272 MEDISCH CONTACT | 6 FEBRUARI 2014
cervix- en vulvakanker
borstkanker
-41%
-64%
-66%
+100%
+75%
vooral relatief jonge patiënten die nogal
eens afzien van een consult en zelf hun
onderzoeksuitslagen checken op een
webportal.
Het stelsel aan verbeteringen werkt
versterkend en levert aansprekende
resultaten op (zie schema).
Andere bril
Nu zowel de diagnosefase als de nazorgen controlefase in het UMCU is geoptimaliseerd, is de vraag gerechtvaardigd
wat de mogelijkheden zijn bij de (acute)
behandelfase. Want ook daar liggen veel
kansen. De veranderde werkwijze in het
voortraject – diagnostiek – en natraject
– follow-up – leidt overigens door de
nieuwe benadering ‘als vanzelf ’ al tot
verbeterinitiatieven. Dat komt doordat
professionals de zorgorganisatie door een
andere bril gaan zien wanneer zij de
resultaten van de verbeterde diagnostiek
en follow-up in de praktijk ondervinden.
Zo is er inmiddels een poli voor patiënten
met slokdarm- en maagkanker, waar de
eerste fase van behandeling in één dag
plaatsvindt. De ochtend wordt besteed
aan aanvullende diagnostiek. Tussen de
middag vindt het multidisciplinair
overleg plaats. ’s Middags wordt de
voedings- en conditiestatus van de
patiënt in beeld gebracht en zetten de
radioloog, mdl-arts, medisch oncoloog,
radiotherapeut en chirurg de behandeling in gang.
Follow-up 3.0. laat zien dat betere
zorgkwaliteit voor de patiënt hand in
hand kan gaan met efficiencyverhoging
voor de organisatie.
contact
[email protected]
cc: [email protected]
Geen belangenverstrengeling gemeld.
Het programma Follow-up 3.0 is mogelijk gemaakt door Alpes D’Huzes/KWF en begeleid door
zorgadvieskantoor Vintura.
web
Meer MC-artikelen en de gratis MCtvnascholing Herstel na kanker vindt u in het
dossier Kanker op medischcontact.nl/kanker.