Checklist aandachtspunten draaiboek

Checklist
Aandachtspunten voor het opstellen
van het draaiboek
1. Doelstelling




Wat is de algemene doelstelling van de workshop ?
Wat zijn deeldoelstellingen ?
Voorbeelden van algemene doelstellingen
o Het beleidsplan voor volgend jaar opstellen
o Oplossingen vinden voor het stijgend aantal klachten
o Tot een consensusbeslissing komen over de aanpak rond werving en selectie
o …
Voorbeelden van deeldoelstellingen binnen de algemene doelstelling “Het beleidsplan
voor volgend jaar opstellen”
o Inventariseren en selecteren van de grote strategische pijlers
o De strategische pijlers omzetten in jaardoelen
o De jaardoelen vertalen in een actieplan per trimester
o …







Ben je als facilitator vertrouwd met de doelgroep ?
Welke functieniveaus zijn vertegenwoordigd ?
Wat is het mandaat van de deelnemers ?
Wat is de motivatie?
Zit de leidinggevende, de opdrachtgever mee in de doelgroep ?
Hoe vertrouwd is de doelgroep met workshops ? met overleg ?
Welke werkvormen kunnen aanslaan, of net veel weerstand opwekken ?
3. Het formuleren van de kernvragen



De kernvragen vormen de leidraad van het draaiboek. Ze zijn een vertaling van de
doelstelling(en).
Aan de hand van de kernvragen worden de verschillende thema’s afgeleid die in de
workshop aan bod komen
Criteria voor een kernvraag
o Is een open vraag
o Is kort en krachtig
Copyright Intensio 2014. Alle rechten voorbehouden
2. Wie zijn de deelnemers ?
1
o
o
o
o
o
o
-
Is eenduidig en helder geformuleerd
Stimuleert tot denken in termen van kwantitatief en creatief
Houdt de deelnemers gefocust op het thema
Bakent af en geeft tegelijkertijd ruimte
Levert antwoorden op die overtuigingen en visies van deelnemers op tafel brengt
Je kan inspelen op betrokkenheid door mensen persoonlijk aan te spreken
Voorbeelden:
o Wat zijn de strategische pijlers ? Aan welke organisatiecriteria moeten ze voldoen ?
o Wat loopt goed in het aanwervingsbeleid ? Hoe bijsturen ?
o Wat zijn de behoeften van onze klant ? Wat zijn middelen om ze in te schatten ?
o Voor welke acties wil jij je persoonlijk engageren ?
o …
Het type van antwoorden, ideeën,oplossingen… dat je krijgt, wordt gestuurd door de
vraag. Een goeie vraagformulering is dan ook cruciaal. Probeer zelf de vraag altijd uit en/of
leg ze voor aan elke collega’s om te checken of de vraag duidelijk is en welke soort
antwoorden de vraag oplevert.
Een vraag om suggesties bvb. kan op verschillende manieren gesteld worden, en daardoor
een andere output opleveren:
o Welke suggesties hebben jullie voor de aanpak ?
o Welke originele suggesties hebben jullie voor de aanpak ?
o Welke creatieve suggesties hebben jullie om van deze aanpak een succes te maken ?
o …






Welke werkvorm(en) inzetten ?
Hoe concreet aanpakken ? Hoe logisch op elkaar laten aansluiten ?
Hele groep/subgroepen ? Individuele voorbereiding ?
Welk materiaal, welke middelen, … zijn nodig (beamer, flipovers, plakband, post its,
Metaplanbord, GDSS-software, tablets, notebooks, …)
Hoe één en ander opstellen in de beschikbare ruimte ? Break out rooms nodig ?
Visualiseer de aanpak ! Dit helpt om de stappen uit te denken, ze in juiste volgorde te
plaatsen, in te schatten hoe een en ander best opgesteld wordt in de ruimte, hoe
(sub)groepen zich verplaatsen, wat voor tijd dit allemaal gaat innemen, …
Copyright Intensio 2014. Alle rechten voorbehouden
4. Het uitwerken van de aanpak
2
Werkvormen
Werkvormen om kennis te maken, te analyseren, te brainstormen, te selecteren, acties te
formuleren enz. zijn legio. Het inschatten van de tijdsduur is sterk afhankelijk van de
groepsgrootte en hoe je de werkvorm inzet. Er zijn tal van informatiebronnen over mogelijke
werkvormen (handboeken, websites, …)
Op de website van IAF (International Association of Facilitators) bvb. vind je tools die je kan
selecteren op groepsgrootte en finaliteit (bvb. analyse) http://www.iaf-methods.org/methods
Ruimte
Belangrijke criteria voor de ruimte zijn:
o
o
o
o
o
o
Groot genoeg
Voldoende licht
Goeie klimaatregeling, voldoende frisse lucht
Goeie verlichting
Flexibel qua inrichtingsmogelijkheden (eilanden, U-opstelling, verplaatsbare tafels, …)
…
Voorbereiding
Een (individuele) voorbereiding kan helpen om tijd te winnen. Zo kan je vragen mensen vooraf te
laten nadenken over een vraag, een stuk lectuur door te nemen, of een vragenlijst in te vullen.
Voorbereiding kan ook zijn het tussentijds verder verwerken van zaken uit een vorige workshop,
die dan meegepakt worden in een volgende.
o
o
o
o
o
o
o
o
Noteer op blauwe post its wat de grote stappen (= doelen/deeldoelstellingen) zijn die
aan bod moeten komen.
Noteer op groene post its de kernvragen en de werkvorm
Noteer op gele post its de stappen in de aanpak
Kleef een indicatieve timing op elk onderdeel
Herorden / herwerk de post its in functie een logische opbouw
Neem over in een sjabloon / format
Las pauzes / breaks in
Noteer welk materiaal je nodig zal hebben, hoe je de ruimte gaat organiseren
Doe een dry run of proefworkshop met enkele deelnemers of met enkele mensen die
betrokken zijn bij de voorbereiding. Om te kunnen inschatten hoe een onderdeel loopt, hoe
goed je een tool kent en/of kan introduceren, welk type antwoorden er zoal kunnen komen
op vragen, of de vraag die je stelt eenduidig begrepen wordt, … Probeer een werkvorm die je
niet kent steeds vooraf uit.
Copyright Intensio 2014. Alle rechten voorbehouden
TIP: werk je stappenplan uit met een post it sessie
3

Download Report