Doctoraatsbeurzen van strategisch
basisonderzoek
Reglement en handleiding
2014.1
juni 2014
1 DOEL VAN DE DOCTORAATSBEURS .............................................................. 3
2 KENMERKEN VAN DE DOCTORAATSBEURS .............................................. 3
2.1 DE OVEREENKOMST ...................................................................................................... 3
2.2 STARTDATUM EN DUUR VAN DE DOCTORAATSBEURS .................................................... 4
2.3 VERSLAGGEVING........................................................................................................... 4
2.4 TOEGELATEN ACTIVITEITEN NAAST HET DOCTORAATSONDERZOEK ............................... 5
2.5 BEDRAG EN UITBETALING VAN DE DOCTORAATSBEURS. ................................................ 5
2.6 SOCIALE ZEKERHEID...................................................................................................... 5
2.7 FISCALITEIT ................................................................................................................... 6
2.8 VERBLIJVEN IN HET BUITENLAND .................................................................................. 6
2.9 WERKLOOSHEIDSREGELING........................................................................................... 7
2.10 PENSIOENREGELING .................................................................................................... 8
2.11 DE VAKANTIEREGELING .............................................................................................. 8
2.12 DE GEZINSBIJSLAGEN .................................................................................................. 8
2.13 DE VERZEKERING BIJ ONGEVALLEN ............................................................................. 9
2.14 ONDERBREKING VAN DE BEURS ................................................................................. 10
2.15 DE DOCTORAATSPREMIE ............................................................................................ 12
2.16 EINDE VAN DE BEURS OF VOORTIJDIGE STOPZETTING VAN DE BEURS ......................... 13
3 DE KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR EEN BEURSAANVRAAG
.............................................................................................................................................. 14
3.1 KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR EEN AANVRAAG EERSTE TERMIJN........................ 14
3.2 KANDIDAATSVOORWAARDEN VOOR DE AANVRAAG TWEEDE TERMIJN ........................ 15
4 DE PROJECTGEBONDEN VOORWAARDEN VOOR EEN
BEURSAANVRAAG ..................................................................................................... 15
4.1 HET WETENSCHAPPELIJK PROMOTORSCHAP................................................................. 15
4.2 PLAATS VAN HET ONDERZOEK ..................................................................................... 16
5 DE AANVRAAG EN BEHANDELING ............................................................... 17
Ellipsgebouw
Koning II-laan 35 bus 16
B-1030 Brussel
Tel: +32 (0)2 432.42.00
Fax: +32 (0)2 432.43.99
E-mail:[email protected]
Web: www.iwt.be
5.1 DE BEURSAANVRAAG 1STE TERMIJN ............................................................................. 17
5.2 DE BEURSAANVRAAG 2DE TERMIJN .............................................................................. 21
6 REGELING M.B.T. DEELNAME AAN PATIËNTENSTUDIES OF
DIERPROEVEN ............................................................................................................. 24
7 DE PROJECTKOSTENVERGOEDING OF BENCH-FEE. .......................... 24
7.1 WAT IS DE PROJECTKOSTENVERGOEDING OF BENCH-FEE VAN HET IWT? .................... 24
7.2 BEPALING VAN HET JAARLIJKS BEDRAG VAN DE BENCH-FEE........................................ 24
7.3 UITBETALING VAN DE BENCH-FEE. .............................................................................. 24
7.4. WAARVOOR/WANNEER KAN DE BENCH-FEE WORDEN AANGEWEND? .......................... 25
7.5 AUTORISATIE, BEWIJSSTUKKEN EN VERIFICATIE DOOR HET IWT ................................. 25
8. SAMENGEVAT: WAT STAAT U TE DOEN BIJ… ..................................... 26
9. NUTTIGE COÖRDINATEN................................................................................. 28
BIJLAGE 1: OVERZICHT VAN DE STRATEGISCHE CLUSTERS EN
PRIORITEITEN (VRWI, 2006) ........................................................................... 30
BIJLAGE 2: BIJLAGE M.B.T. UW BELASTINGSAANGIFTE................... 31
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-2-
1 Doel van de doctoraatsbeurs
Een IWT-doctoraatsbeurs van strategisch basisonderzoek is bedoeld om een
doctorandus bestaansmiddelen te geven die hem toelaten aan één van de
universiteiten in de Vlaamse Gemeenschap een doctoraatsproefschrift voor te
bereiden. Het onderwerp van dit proefschrift situeert zich binnen het strategisch
basisonderzoek met een economische finaliteit. Strategisch basisonderzoek voor een
doctoraat wordt gedefinieerd als kwalitatief hoogwaardig generisch onderzoek, dat
vernieuwend is en voldoende intellectuele uitdagingen biedt aan de doctorandus. Het
beoogt wetenschappelijke of technologische capaciteit op te bouwen als basis voor
economische toepassingen, die bij de aanvang van het onderzoek nog niet duidelijk
zijn gedefinieerd, en/of slechts effectief kunnen ontwikkeld worden door middel van
vervolgonderzoek. De economische finaliteit van het doctoraatsvoorstel uit zich in een
potentieel voor toepassingen voor specifieke bedrijven, voor een collectief van
bedrijven of een sector, of uit een ruime aansluiting bij de zes strategische VRWIclusters (zie overzicht, Bijlage 1)1. Het doctoraatsonderzoek gebeurt onder de
wetenschappelijke begeleiding van een onderzoeker verbonden aan een Vlaamse
universiteit die instaat voor een kwalitatieve en continue begeleiding van de
doctorandus tijdens de volledige beursperiode.
In publicaties (dankwoord of Acknowledgments) wordt het IWT als verlener van
uw beurs steeds als volgt vermeld: “Agentschap voor Innovatie door Wetenschap
en Technologie” of “Agency for Innovation by Science and Technology in Flanders
(IWT)”. Deze bepaling is van toepassing op alle publicaties én het
doctoraatsproefschrift (u wordt trouwens aangemoedigd om het IWT-logo op de
voorpagina van uw proefschrift te gebruiken).
2 Kenmerken van de doctoraatsbeurs
2.1 De overeenkomst
Het IWT sluit met de bursaal, met zijn wetenschappelijke promotor en de universiteit,
een overeenkomst af waarin de voorwaarden betreffende de toekenning en het behoud
van de doctoraatsbeurs zijn vastgelegd, volgens het model vastgesteld door de Raad
van Bestuur. Met de ondertekening van de overeenkomst verbindt de bursaal er zich
toe ononderbroken en continu doctoraatsonderzoek uit te voeren.
De IWT-overeenkomst bestaat uit twee delen:
(1) een standaardgedeelte met de algemeen geldende bepalingen van de
overeenkomst. Dit onderdeel is beschikbaar op de website van het IWT
(www.iwt.be/subsidies/sb, zie onder “Documenten”).
(2) Het specifiek gedeelte met informatie over de bursaal en het project. Dit gedeelte
wordt aan de bursaal toegestuurd in 4 exemplaren nl. voor de bursaal, de
promotor, het rectoraat en het IWT.
De promotor is de enige begeleider van de IWT-bursaal die de overeenkomst
ondertekent. De eventuele co-promotor(en) heeft/hebben geen formele
1 Smits, E., Ratinckx, E., Thoen, V. o.l.v. Debackere, K., Monard, E. & Raspoet, D. (2006). Technologie en innovatie
in Vlaanderen. Prioriteiten. Proces van prioriteitsstelling en resultaten. Studiereeks 18. Vlaamse Raad voor
Wetenschapsbeleid, 309 pp.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-3-
betrokkenheid tegenover
doctoraatsonderzoek.
het
IWT,
maar
is/zijn
uiteraard
betrokken
bij
het
De bursaal is verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens in het specifieke
deel van de overeenkomst, de tijdige afwerking van de ondertekeningsprocedure en de
verdeling van de verschillende exemplaren onder de partijen. Alle pagina’s worden
door de betrokken partijen geparafeerd.
2.2 Startdatum en duur van de doctoraatsbeurs
De doctoraatsbeurs gaat in op 1 oktober, 1 november, 1 december, 1 januari. Een
startdatum ná 1 januari van hetzelfde academiejaar kan door het IWT enkel worden
toegestaan in geval van overmacht (d.i. tijdelijke medische arbeidsongeschiktheid van
meer dan 30 dagen, zwangerschapsverlof…).
Voor reservekandidaten gerecruteerd na 1 januari van hetzelfde academiejaar van
de beursaanvraag, geldt een uiterste startdatum van 1 april van dit academiejaar,
mits toestemming van het IWT.
De doctoraatsbeurs van elke individuele bursaal neemt een aanvang op de
datum die in het aanvraagdossier werd aangegeven. Tijdens de selectieprocedure
(van 15 september tot 15 december) kan de startdatum nog gewijzigd worden. U
kan dit via e-mail aan het IWT melden ([email protected]).
2.3 Verslaggeving
Naast de standaardrapportering, die hieronder wordt besproken, rapporteert de
bursaal over de stand van zaken van het onderzoeksproject telkens wanneer het IWT
er om vraagt.
Het verslag met de resultaten die werden behaald in de 1e termijn is onderdeel van het
aanvraagdossier voor de 2de termijn. Voor de opmaak van dit rapport dienen de
richtlijnen gevolgd te worden, die voor het aanvraagdossier 2 de termijn van toepassing
zijn (zie verder).
Binnen de 6 maanden na het beëindigen van het tweede jaar van de 2de termijn (4de
beursjaar) dient het doctoraatsproefschrift of – indien het doctoraat nog niet werd
behaald - het eindverslag aan het IWT te worden voorgelegd.
Indien het doctoraatsproefschrift tijdig werd behaald heeft de bursaal recht op een
doctoraatspremie (informatie mbt de aanvraag van deze premie zie verder).
Het eindverslag (enkel bij niet tijdig doctoreren) beschrijft op gedetailleerde en
overzichtelijke wijze de resultaten behaald tijdens de 1ste en 2de termijn. Deze
documenten worden via email aan het IWT opgestuurd ([email protected]).
De bursaal die op eigen initiatief zijn werkzaamheden staakt, dient een eindverslag in
te dienen met een gedetailleerde beschrijving van de resultaten behaald tijdens de
ganse periode waarin hij/zij gerechtigde was van de doctoraatsbeurs.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-4-
2.4 Toegelaten activiteiten naast het doctoraatsonderzoek
Met de ondertekening van de overeenkomst verbindt de bursaal er zich toe
ononderbroken en continu doctoraatsonderzoek uit te voeren, behalve in geval
van overmacht. De doctoraatsbeurs mag bijgevolg niet worden gecumuleerd met een
andere toelage, bezoldiging of vergoeding die voortvloeit uit een beroepsactiviteit.
De onderzoeksactiviteiten kan hij/zij slechts combineren met de doctoraatsopleiding
en max. 4 uur/week assistentie bij praktische oefeningen,seminaries, wachtdiensten
voor artsen specialisten. Dit alles op voorwaarde dat deze opdrachten de voorbereiding
van het doctoraatsproefschrift binnen de duur van het mandaat niet beletten en dat ze
niet vergoed worden. Deze opdrachten beschouwt het IWT als nietdoctoraatsactiviteiten binnen de universiteit.
Het volgen van een opleiding met het oog op het behalen van een bijkomend diploma
(bvb. lerarenopleiding) is niet toegestaan.
2.5 Bedrag en uitbetaling van de doctoraatsbeurs.
De doctoraatsbeurs wordt maandelijks uitbetaald.
Het bedrag wordt jaarlijks bij beslissing van de raad van bestuur van het IWT
aangepast aan de globale evolutie van het indexcijfer en in functie van de globale
evolutie van de salarisschalen van het assisterend academisch personeel. Het meest
recent vastgelegde netto beursbedrag voor het lopende academiejaar is vermeld in
een afzonderlijke Bijlage (zie Reglement SB Bijlage, www.iwt.be/subsidies/sb, onder
Documenten).
Een IWT bursaal heeft eveneens recht op vakantiegeld eindejaarspremie en een
vergoeding voor woon-werkverkeer. In het maandelijks beursbedrag zit tevens 1/12e
van het vakantiegeld en van de eindejaarstoelage vervat alsook een forfaitaire
vergoeding voor woon-werkverkeer. Elke maand wordt netto € 24,79 ingehouden. Het
gecumuleerde bedrag van deze inhoudingen vormt de doctoraats-premie die aan de
bursaal wordt uitbetaald indien hij/zij zijn/haar doctoraatsproefschrift verdedigt
uiterlijk zes maanden na het einde van de tweede termijn. De premie bedraagt
1189,92 euro bij een beursperiode van 48 maanden.
Samen met de doctoraatsbeurs kent het IWT een projectkostenvergoeding of benchfee toe (zie verder).
2.6 Sociale zekerheid
De IWT-bursaal is een volwaardig sociaal verzekerde. Het IWT houdt immers een
persoonlijke RSZ-bijdrage (ca. 13,07% van brutobeursbedrag) in op het uitbetaalde
brutobeursbedrag en betaalt hier bovenop nog eens ongeveer 30,75% als patronale
RSZ-bijdrage als gelijkgesteld werkgever. Daarnaast wordt ook een bijzondere
inhouding op het nettobeursbedrag uitgevoerd.
Indien de bursaal (nog) niet persoonlijk is aangesloten bij een ziekenfonds naar
keuze, dient hij/zij daarvoor documenten aan te vragen bij het ziekenfonds. Deze
documenten zullen worden ingevuld door het IWT. Hierdoor kan de bursaal in het
kader van de ziekte- en invaliditeitsverzekering via een ziekenfonds aanspraak
maken op (i) de tussenkomst in de kosten van de geneeskundige verzorging (kosten
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-5-
van farmaceutica, honoraria van geneesheren, medische verzorging en hospitalisatie)
en (ii) een ziekenfondsuitkering bij arbeidsongeschiktheid.
Bij langdurige ziekte of arbeidsongeschiktheid (vanaf de 31ste dag) kan de beurs
tijdelijk worden opgeschort (zie verder onder onderbreking van de beurs).
De Sociale Zekerheid omvat ook het recht op kinderbijslagen, werkloosheidsuitkeringen en het wettelijk pensioen (zie verder).
Door de RSZ-stortingen wordt de bursaal geregistreerd in de Kruispunt-databank.
Elk ziekenfonds kan bijgevolg on-line vaststellen of het IWT en de bursaal in regel zijn
met de Sociale Zekerheid. Indien de Kruispuntdatabank niet toegankelijk is vanuit het
ziekenfonds van de bursaal, dient hij/zij het "attest van ziekenfonds en
invaliditeitsverzekering" bij het ziekenfonds aan te vragen en ter vervollediging aan
het IWT te bezorgen.
De ouders of voogd van de bursaal ontvangen niet langer kinderbijslag.
Bij ziekte dienen medische attesten altijd aan het IWT te worden bezorgd, ook bij
korte afwezigheden.
2.7 Fiscaliteit
De beurs wordt fiscaal gelijkgesteld met een studiebeurs en is vrijgesteld van
inkomstenbelastingen ingevolge het Koninklijk Besluit van 28 maart 1994. De
bursaal ontvangt van het IWT bijgevolg ook geen fiscale fiche 281.10.
In verband met de belastingsaangifte kunnen de drie volgende hoofdgevallen
onderscheiden worden:
(1) ongehuwd en inwonend bij ouders: de bursaal blijft ten laste van de ouders
indien hij op 1 januari van het aanslagjaar (= jaar volgend op inkomstenjaar) bij
zijn ouders verbleef. Hier geldt geen leeftijdsgrens.
(2) alleenstaand: de bursaal stuurt het aanslagbiljet terug met enkel de vermelding
"IWT-beurs, vrijgesteld van inkomstenbelastingen, cfr. Koninklijk Besluit van 28
maart 1994 (B.S. 19/4/1994, zie ook Ci: RH.331/494.131) ".
(3) gehuwd/wettelijk samenwonend met een verdienende partner: de bursaal
kan nooit ten laste zijn/haar van zijn partner. Hij/zij vermeldt wel dat hij/zij
gehuwd/samenwonend is, maar duidt zich dus niet aan als "kind ten laste". Sinds
2004 is de manier waarop echtgenoten belast worden, grondig gewijzigd. De
afzonderlijke belasting van de inkomens geldt als algemene regel maar de aanslag
blijft gemeenschappelijk, waardoor de echtgenoten zowel het huwelijksquotiënt als
de andere mogelijkheden tot inkomstentoekenning of vrijstelling tussen
echtgenoten kunnen blijven genieten. Een andere fundamentele wijziging is de
gelijkstelling van wettelijk samenwonenden met echtgenoten.
Onder rubriek 11250 (of bij gehuwden/formeel samenwonenden: 12250) en volgende
in het aanslagbiljet Directe Belastingen wordt dus “0” (nul) ingevuld.
Het is raadzaam aan het aanslagbiljet tevens het document te voegen dat als bijlage
aan dit reglement is toegevoegd. Hierin staan immers de essentiële verwijzingen naar
de relevante wetgeving in dit verband.
2.8 Verblijven in het buitenland
Elk verblijf in het buitenland van > 1 kalenderweek dient expliciet schriftelijk en
tenminste 2 weken vóór de geplande vertrekdatum aan het IWT te worden
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-6-
gemeld; verblijven van  6 maanden worden bij voorkeur minstens één maand voor
vertrek aangemeld.
In dit schrijven dient eenduidig de bestemming (land, lokaliteit, instelling incl. adres!),
de tijdsperiode, het doel en de geplande activiteiten van de bursaal vermeld te
worden. De bursaal dient tevens te vermelden of hij over niet-IWT-fondsen beschikt
(FWO reisbeurs, Marie Curie fellowship, ...).
Verblijven van  2 maanden vereisen daarnaast een gemotiveerd voorstel van de
bursaal en zijn promotor. Dit voorstel omvat (i) een argumentatie van het doel van het
verblijf, (ii) een werkprogramma en (iii) een tijdsschema met milestones.
Voor verblijven van  6 maanden is bovendien de voorafgaande goedkeuring van het
IWT van dit gemotiveerde voorstel noodzakelijk.
Elk verzoek dient door de bursaal én zijn promotor ondertekend te worden en het
dossiernummer te vermelden.
Indien er tijdens het verblijf in het buitenland geen cumulatie van de beurs met
andere inkomsten, vergoedingen of toelagen optreedt, wordt de beurs verder
uitbetaald. Kosten die verbonden zijn aan het verblijf in het buitenland mogen worden
verrekend op de bench-fee van de bursaal. Overige reisfondsen zijn toegelaten en
vallen niet onder het cumulatieverbod.
Bij verblijf in het buitenland, is men onderworpen aan het stelsel van Sociale
Zekerheid van dat land. Door internationale overeenkomsten tussen België met een
aantal andere landen wordt evenwel van dit principe afgeweken en behoudt de Belg in
het buitenland zijn status van Belgische sociaal verzekerde. In lidstaten van de
Europese Economische Ruimte geldt het formulier E101, waarvan de bursaal van het
IWT een kopij ontvangt bij verblijf in het buitenland. In geval van ziekte en medische
verzorging dient de bursaal formaliteiten na te komen tegenover zijn ziekenfonds maar
niet tegenover het IWT. In geval van arbeidsongevallen in het buitenland, blijft de
Belgische regeling (met Ethias) van kracht. Het polisnummer van het IWT bij Ethias is
in dit geval: 45.015.159.
Een rapportering over de uitgevoerde activiteiten aan het IWT is bij terugkeer niet
vereist.
2.9 Werkloosheidsregeling
De onderstaande regelgeving is enkel van toepassing op bursalen, die bij het einde
van de beurs nog geen bezoldigde job hebben gevonden en die een tewerkstelling van
minstens 312 arbeidsdagen (of 360 kalenderdagen) kunnen voorleggen (te bewijzen
over een periode van 1.5 jaar vóór de aanvraagdatum). Een ex-bursaal heeft dus geen
recht op een tewerkstellingsuitkering indien (i) minder dan 312 arbeidsdagen werden
gepresteerd vóór de aanvraag, of (ii) hijzelf zijn beurs opzegde wegens nietprojectgebonden redenen.
Bij het einde van de beurs wordt een C4-formulier opgestuurd (indien de bursaal
niets ontvangt dient hij/zij het formulier aan te vragen bij het IWT). Met dit formulier
biedt hij/zij zich aan bij het lokaal kantoor van de VDAB (of BGDA in het Brusselse
Gewest).
Deze
instelling
zal
hem/haar
voor
uitbetaling
van
de
werkloosheidsvergoeding doorverwijzen naar een betalingsinstelling van één van de
grote vakbonden, of een publieke uitbetalingsinstelling (HVW).
De werkloosheidsuitkering dient uiterlijk 8 dagen na het einde van de beursperiode te
worden aangevraagd, eventueel zonder C4-formulier. Zo niet, ontvangt de ex-bursaal
pas uitkeringen vanaf de datum van de laattijdige aanvraag.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-7-
Het bedrag van de werkloosheidsuitkering is afhankelijk van de burgerlijke staat en
het laatste brutobeursbedrag. Voor de berekening van uw individuele
werkloosheidsuitkering, zie http://www.rva.be/.
2.10 Pensioenregeling
Tijdens de IWT-beurs betaalt de bursaal (persoonlijke RSZ-bijdrage) en het IWT
(patronale RSZ-bijdrage) voor de financiering van het pensioenstelsel van
werknemers. Voor de bepaling van de pensioenloopbaan komen niet alleen de
arbeidsdagen tijdens uw IWT-beursperiode in aanmerking, maar ook de hiermee
gelijkgestelde dagen (bv. periodes van langdurige ziekte).
Voor bursalen geldt de pensioenregeling van de private sector. Meer informatie is te vinden
op (http://www.onprvp.fgov.be).
2.11 De vakantieregeling
Tijdens de beursperiode betaalt het IWT het beursbedrag ook tijdens de toegestane
verlofdagen uit. De bursaal heeft recht op vakantiegeld. Dit wordt niet éénmaal per
jaar gestort maar wel maandelijks verrekend in het beursbedrag.
De bursaal kan jaarlijkse vakantie opnemen volgens de regels voor bursalen van de
gastinstelling. Het is ook de gastinstelling die controleert of de bursaal de vigerende
regels correct opvolgt. Er is geen verantwoording vereist tegenover het IWT, tenzij het
IWT hierom verzoekt. Niet-opgenomen vakantiedagen zijn niet overdraagbaar naar
een volgende werkgever.
Na het beëindigen van de IWT-doctoraatsbeurs dient de bursaal aan de nieuwe
werkgever een vakantieattest voor te leggen voor de berekening van het
vakantiegeld. Dit vakantieattest kan aangevraagd worden bij het IWT.
Bij stopzetting van de beurs op 30 september, geniet de bursaal in de resterende
periode van het jaar geen vakantiedagen noch vakantiegeld bij de nieuwe werkgever.
Vanaf het tweede jaar na indiensttreding bij de nieuwe werkgever komt de ex-bursaal
pas in aanmerking voor een volledige vakantieperiode met overeenkomstig dubbel
vakantiegeld. Het staat de nieuwe werkgever uiteraard vrij op deze wettelijke
minimumnormen uitzonderingen toe te staan.
2.12 De gezinsbijslagen
Onder gezinsbijslagen worden de kinderbijslag en de geboortepremie (kraamgeld)
begrepen. Eventuele kinderbijslagen die de bursaal zelf voordien als student ontving,
vervallen vanaf de start van de IWT-beurs wegens het feit dat hij/zij voortaan als een
volwaardig sociaal verzekerde wordt beschouwd.
Voor de aanvraag van gezinsbijslagen richt de bursaal zich rechtstreeks tot het
kinderbijslagfonds naar keuze. Slechts één van de partners kan gezinsbijslagen
aanvragen. Onderstaande tabellen geven een overzicht van de basisbedragen van de
gezinsbijslagen. Voor meer en meer gedetailleerde informatie, zie onderstaande
websites.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-8-
Kinderbijslagen (op 01/02/2012)
a. Gewone kinderbijslag
1ste kind (of eerste rang)
2de kind
3de kind en volgende kinderen
Geboortepremie (op 01/09/2010)
eerste geboorte
tweede geboorte en elk der volgende
Elk kind uit een meerlingenzwangerschap
per maand
€ 88,51
€ 163,77
€ 244,52
€ 1.199,10
€ 902,17
€1.199,10
Het IWT is aangesloten bij het kinderbijslagfonds Horizon Het Gezin.
Gistelsesteenweg 238-240
B-8200 Brugge
Tel 050/44.93.02
Fax 050/33.02.21
www.horizonhetgezin.be
[email protected]
aansluitingsnummer:7689.
Relevante websites: http://rkw.fgov.be en
http://www.kids.partena.be/content/default.asp?pageID=39.
2.13 de verzekering bij ongevallen
Arbeidsongevallen
Alle ongevallen die plaatsvinden tijdens de doctoraatsactiviteiten van de bursaal, het
traject tussen zijn gebruikelijke verblijfplaats en de plaats van het onderzoek of
andere verplaatsingen in verband met de doctoraats-activiteiten worden beschouwd
als arbeidsongevallen. Het tijdstip of de dag van het ongeval is dus van
ondergeschikt belang. Ongevallen die niet aan deze criteria voldoen, vallen onder de
normale ongevallenregeling (zie verder).
Het IWT sloot bij Ethias een collectieve arbeidsongevallenverzekering af m.b.t. haar
bursalen. Deze verzekering staat in voor de kosten van de medische verzorging, de
hospitalisatie en de arbeidsongeschiktheidsvergoeding.
Gelieve dus alle originele bewijsstukken van uw kosten (medicatie, raadpleging
geneesheer, hospitalisatie, ...) nauwgezet bij te houden en tijdig aan Ethias toe te
sturen, die u de kosten integraal terugbetaalt.
In geval van arbeidsongeschiktheid van meer dan 30 dagen, neemt Ethias de
betaling vanaf de 31ste dag over van het IWT. De vergoeding bedraagt 90% van het
bruto- én nettobeursbedrag.
De bursaal beschikt over 4 formulieren i.v.m. de aangifte van een arbeidsongeval (te
downloaden van de webpagina doctoraatsbeurzen).
(1) eigenlijk aangifteformulier
(2) attest voor medische kosten i.v.m. honoraria en hospitalisatie
(3) medisch attest "Arbeidsongeschiktheid" (voor Ethias)
(4) idem als (3)(voor IWT)
Een arbeidsongeval wordt d.m.v. formulieren (1), (3) en (4) zo snel mogelijk en ten
laatste 10 dagen na het ongeval gemeld aan het IWT, dat vervolgens Ethias, de
Arbeidsgeneeskundige Dienst van de Universiteit en de bevoegde Technische Inspectie
van het Ministerie van Tewerkstelling hierover inlicht. Na melding brengt Ethias u op
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
-9-
de hoogte van uw ongevalsdossiernummer. Vanaf dat
correspondentie rechtstreeks tussen Ethias en de bursaal.
moment
gebeurt
alle
Let wel : het blijft belangrijk het IWT op de hoogte te houden van elke verlenging van
uw arbeidsongeschiktheid.
Het polisnummer van de arbeidsongevallenverzekering bij Ethias is: 6.550.813.
Relevante website: http://www.ethias.be.
Overige ongevallen
Ongevallen die niet als arbeidsongevallen worden beschouwd, vallen onder de
normale ongevallenverzekering. Hiervoor sluit het IWT voor haar bursalen een
bijkomende verzekeringspolis af bij Ethias. Hierdoor zijn ook ongevallen gedekt
die door eigen fout van de bursaal werden veroorzaakt.
De bursaal die materiële schade ondervindt door toedoen van een ander, moet
hiervoor worden vergoed. Aangifte van de schade gebeurt op een
ongevalsaangifteformulier van de universiteit/instelling indien ze werd
veroorzaakt door een werknemer van die instelling of een student, of op een
aangifteformulier van de autoverzekering, indien het een auto-ongeval betreft.
Voor ongevallen met verwondingen die niet als arbeidsongevallen kunnen
worden beschouwd, geldt de ziekte- en invaliditeitsverzekering waarop de
bursaal recht heeft wegens de persoonlijke RSZ-bijdrage (zie RSZ en
Ziekteverzekering).
Het polisnummer van de ongevallenverzekering bij Ethias is: 4.567.715.
Relevante website: http://www.ethias.be.
De bursaal die materiële schade veroorzaakt aan derden kan beroep doen op
de verzekering bij het IWT in een aantal gevallen
De waarborg van de polis is algemeen en strekt zich uit tot alle activiteiten van
de verzekerden evenals tot alle activiteiten, werkzaamheden en bijkomende en
aanvullende prestaties die rechtstreeks of onrechtstreeks in verband staan met
de verzekerde activiteiten. In casu gaat het dus om schade aan derden die nietopzettelijk wordt veroorzaakt door de bursaal of de onderzoeker in het kader van
zijn gebruikelijke werkzaamheden binnen het door het IWT gesteunde onderzoek
en in zoverre de schade niet wordt afgedekt door een andere verzekering.
polis WD/28.963.565/0100
2.14 Onderbreking van de beurs
De beurzen kunnen
onderbroken.
enkel
om
een
aantal
wel
omschreven
redenen
Onderbreking bij het verwerven van een Marie-Curie beurs
De beurs wordt opgeschort voor de duur van de Marie-Curie beurs.
Langdurige arbeidsongeschiktheid na ongeval of ziekte
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 10 -
worden
Bij een arbeidsongeschiktheid van max. 30 dagen wordt de bursaal normaal
doorbetaald door het IWT. Vanaf de 31ste dag ontvangt hij/zij van het ziekenfonds
60% van het brutobeursbedrag (= 69% van het netto-beursbedrag) voor een periode
van max. één jaar. Gelijktijdig wordt ook de IWT-beurs tijdelijk opgeschort en de
einddatum van de beurs aangepast overeenkomstig de duur van de inactiviteit (vanaf
de 31ste dag).
Het is dus van groot belang bij een langdurige arbeidsongeschiktheid alle
medische attesten bij te houden ter staving van de periode van inactiviteit en het IWT
en het ziekenfonds zo snel mogelijk op de hoogte te brengen.
Procedure:Indien de periode van arbeidsongeschiktheid de dertig dagen overschrijdt
meldt de bursaal dit aan bij het ziekenfonds en stuurt hij/zij het inlichtingenblad
uitkeringen naar het IWT om ingevuld te worden. Sommige ziekenfondsen regelen dit
zelf rechtstreeks. Alle verlengingen moeten onmiddellijk aan het IWT worden gemeld.
Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT,
met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is.
Voor een deeltijdse werkhervatting is een medisch attest nodig. Het IWT geeft in dat
geval maandelijks aan het ziekenfonds door hoeveel er werd uitbetaald. De bursaal
bezorgt het IWT de formulieren voor deeltijdse arbeidsongeschiktheid. Hij/zij bekomt
deze bij zijn/haar ziekenfonds. Alles via [email protected]
Zwangerschapsverlof
De beurs wordt tevens tijdelijk opgeschort voor zwangerschapsverlof, dat max. 15
weken in beslag neemt. De verlofperiode vóór de bevalling (prenataal) neemt min. 1
week en max. 6 weken in beslag, de verlofperiode die op de bevalling volgt
(postnataal) min. 9 weken. De wettelijke regelgeving omtrent een mogelijke
verlenging van het zwangerschapsverlof (meerlingen, langer verblijf van de baby in
het ziekenhuis) is ook voor de IWT-bursaal van toepassing.
Het ziekenfonds neemt vanaf de 1ste dag van het zwangerschapsverlof de betalingen
op zich. Tijdens de eerste 30 dagen bedragen die 82% van het brutobeursbedrag (=
ca. 94% van het nettobeursbedrag). Daarna verminderen die tot 75% (= ca. 86% van
het nettobeursbedrag).
De IWT-bursaal heeft ook recht op kraamgeld (of geboortepremie), dat bij het
kinderbijslagfonds kan aangevraagd worden vanaf de 6de maand van de
zwangerschap.
Procedure: De bursaal meldt aan het IWT de zwangerschap. Zodra het verlof van
start gaat meldt de bursaal dit aan bij het ziekenfonds en stuurt zij het
inlichtingenblad uitkeringen naar het IWT om ingevuld te worden. Sommige
ziekenfondsen regelen dit zelf rechtstreeks.
Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT,
met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is. Alles via
[email protected]
Borstvoedingsverlof
Borstvoedingsverlof met medisch attest (tot max. 5 maanden na de bevalling)
kan aangevraagd worden indien een (arbeids)geneesheer vaststelt dat de
werkzaamheden na de geboorte niet kunnen worden hervat zonder risico's voor de
gezondheid van de bursaal of haar kind. De uitkering bedraagt 78,237 % van uw
laatst verdiende brutoloon. Deze uitkering is echter wel beperkt tot een maximum.
Procedure: Het verlof wordt aangevraagd bij het ziekenfonds met het voorleggen van
het medische attest. Het ziekenfonds bezorgt de bursaal een getuigschrift dat door het
IWT wordt ingevuld. Dit getuigschrift dient samen met het attest van de
arbeidsgeneesheer aan het ziekenfonds te worden bezorgd.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 11 -
Bij werkhervatting bezorgt de bursaal het bewijs van arbeidshervatting aan het IWT,
met een bevestiging van de promotor dat de bursaal terug aan het werk is. Alles via
[email protected]
Borstvoedingsverlof zonder medisch attest behoort eveneens tot de
mogelijkheden. De beurs wordt opgeschort, maar er wordt geen alternatieve uitkering
voorzien
Het verlof wordt toegekend voor een periode van maximum 3 maanden. Het verlof
moet in één keer worden opgenomen. Er is geen attest van de geneesheer vereist.
Procedure: De aanvraag (er is geen standaardformulier) moet onmiddellijk (binnen
de 2 weken) na de geboorte worden aangevraagd bij het IWT (schriftelijk of in pdfbestand; [email protected]). De promotor dient deze aanvraag voor kennisname te
ondertekenen.
Verlof om voor een ziek familielid te zorgen:
De doctoraatswerkzaamheden kunnen onderbroken worden voor de verzorging van
een ziek familielid. Het verlof duurt maximaal 3 maanden en kan in schijven van 1 tot
3 maanden worden opgenomen. Een medisch attest is vereist. Tijdens de onderbreking
wordt geen alternatieve uitkering voorzien.
Procedure: De aanvraag dient vooraf bij het IWT (er is geen standaardformulier) te
worden ingediend en is voor kennisname ondertekend door de promotor (schriftelijk of
in pdf-bestand; [email protected]).
Palliatief verlof
Met het oog op medische en/of psychische bijstand en de administratieve aspecten
ervoor van een ziek familielid, kan palliatief verlof worden verkregen. De
doctoraatswerkzaamheden kunnen onderbroken worden gedurende 1 maand,
verlengbaar met 1 maand. Een medisch attest is vereist. Tijdens de onderbreking
wordt geen alternatieve uitkering voorzien.
Procedure: De aanvraag (er is geen standaardformulier) dient voor kennisname
ondertekend te worden door de promotor en dient vooraf bij het IWT te worden
ingediend (schriftelijk of in pdf-bestand; [email protected]).
Ouderschapsverlof
Ouderschapsverlof voor moeders of vaders behoort alsnog niét tot de mogelijkheden
van de IWT-bursaal.
2.15 de doctoraatspremie
Indien het doctoraatsproefschrift werd behaald binnen de 6 maanden na het
beëindigen van de beurs, heeft de bursaal recht op een doctoraatspremie. Elke maand
wordt namelijk netto € 24,79 ingehouden van het beursbedrag. Het gecumuleerde
bedrag van deze inhoudingen vormt de doctoraatspremie. De premie bedraagt
1189,92 euro bij een beursperiode van 48 maanden.
De periodes waarin de beurs werd opgeschort worden meegerekend. Bijvoorbeeld
indien een beurscontract werd opgeschort voor 2 maanden omwille van ziekte, heeft
de bursaal recht op een premie indien het doctoraat werd behaald na 4jaar
+2maanden +6maanden. Als een bursaal zijn/haar beurscontract zelf voortijdig
stopzet, maar toch binnen de 4 jaar en 6 maanden doctoreert, heeft zij/hij eveneens
recht op een doctoraatspremie. Het spreekt voor zich dat het premiebedrag in dat
geval lager zal liggen gezien het wordt berekend op het totaal aantal uitbetaalde
maanden dat de beurs effectief heeft gelopen.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 12 -
Procedure: aan het IWT wordt schriftelijk of in pdf-bestand ([email protected])
bezorgd:
 het doctoraatsproefschrift of een expliciete verwijzing naar een universitaire
website
 een kopij/getuigschrift van het doctoraatsdiploma
 een publicatielijst
 een overzicht van de uitgevoerde niet-doctoraatsactiviteiten.
2.16 Einde van de beurs of voortijdige stopzetting van de beurs
Bij een normaal verloop eindigt de beurs na (2 x 2 =) 4 jaar. Indien de bursaal
zijn/haar doctoraatsproefschrift verdedigt vóór het einde van de termijn, behoudt hij
de doctoraatsbeurs tot het einde van de termijn.
In andere gevallen eindigt de beurs ofwel voortijdig ofwel later door defasering.
Normaal beurseinde
De laatste actie die IWT hierbij onderneemt, is de uitbetaling van het beursbedrag
voor de 48ste beursmaand. De bursaal ontvangt geen bevestiging van het
automatische einde van de beurs.
Van de bursaal wordt verwacht dat hij/zij uiterlijk 6 maanden na het beurseinde de
eindrapportering verzorgt met een eindverslag of een doctoraatsproefschrift (zie
onder verslaggeving)
Indien de ex-bursaal niet over een job beschikt op het einde van de beurs, dient hij
zich te melden bij de plaatselijke VDAB met het oog op het bekomen van een
werkloosheidsuitkering. Hij dient er zich aan te melden met een C4-formulier, dat hij
ontvangt van het IWT.
Voor ex-bursalen met een job op het einde van de IWT-beurs, wordt de IWTbeursperiode in rekening gebracht voor de bepaling van de anciënniteit. Dit kan het
beste worden gestaafd aan de hand van een tewerkstellingsattest, dat bij het IWT
kan worden opgevraagd. M.b.t. de toe te kennen vakantie, kan de nieuwe werkgever
ook een vakantieattest vereisen, dat eveneens bij het IWT kan worden bekomen.
Voortijdig beurseinde
Aan de IWT-beurs kan voortijdig een einde komen door toedoen van het IWT of de
bursaal zelf. Zie de Standaardovereenkomst voor informatie over de omstandigheden
waaronder het IWT de beurs eenzijdig kan stopzetten.
De bursaal zelf kan de beurs éénzijdig stopzetten om persoonlijke, nietprojectgebonden redenen, projectgebonden redenen of de aanvaarding van een andere
job. De bursaal licht het IWT hierover voorafgaandelijk en schriftelijk in. In dit
schrijven wordt de volgende informatie expliciet vermeld: (i) reden (ev. naam nieuwe
werkgever) en (ii) datum van voortijdige stopzetting; (iii) toekomstperspectieven voor
het gestarte project. Dit schrijven wordt mede-ondertekend door de promotor. Een
periode van vooropzeg is niet van toepassing.
Dit schrijven wordt tevens vergezeld van een bondig eindverslag, afh. van het
specifieke tijdstip van stopzetting t.o.v. de periodieke verslaggeving. Na ontvangst en
goedkeuring van deze informatie, gaat het IWT over tot de uitbetaling van het laatste
beursbedrag.
In geval van een nieuwe job, beschikt de IWT-bursaal het beste over een
tewerkstellings- en vakantieattest.
In de andere gevallen maakt het IWT een C4-formulier op, wat de ex-bursaal evenwel
geen onmiddellijk recht verschaft op een werkloosheidsuitkering (daar hijzelf besliste
de IWT-overeenkomst te beëindigen).
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 13 -
Bij het beurseinde vervalt ook onmiddellijk de mogelijkheid tot bestedingen op de
bench-fee. Verificatie van de uitgaven door het IWT volgt uiterlijk 3 maanden na
ontvangst van het overzichtsborderel door de financiële dienst van de universiteit.
3 De kandidaatsvoorwaarden voor een beursaanvraag
3.1 Kandidaatsvoorwaarden voor een aanvraag eerste termijn
Diplomavereiste
De kandidaatstelling is mogelijk voor de persoon die, uiterlijk op 1 oktober van het
jaar van de kandidatuurstelling, voldoet aan één van de volgende diplomavereisten :
a) houder is van een 2de cyclusdiploma of volwaardig Masterdiploma (ManaBa)
van een Vlaamse universiteit of Vlaamse hogeschool. Houders van een 2de cyclus- of
volwaardig Masterdiploma van een Vlaamse hogeschool komen eveneens enkel in
aanmerking voor een beursaanvraag bij het IWT indien ze bij de beursaanvraag door
de gastfaculteit tot het doctoraatsonderzoek worden toegelaten. De aanvrager dient
hiervan zelf geen bewijs te leveren. Op verzoek van het IWT levert de rector van de
betrokken universiteit de vereiste bevestigingen.
b) houder is van een buitenlands diploma dat als gelijkwaardig wordt erkend met
één van de diploma’s vermeld sub a) of van een universiteit of hogeschool uit de
Franstalige gemeenschap in België (zie 5.1.3.B);
Graadvereiste
De kandidaat moet het bovengenoemde basisdiploma of een Masterdiploma (ev.
ManaMa) dat het meest aansluit bij het doctoraatsonderzoek hebben behaald met
tenminste de vermelding "onderscheiding" of met een gelijkwaardige vermelding.
Een bijkomende master in een gebied dat niet aansluit bij het doctoraat wordt hierbij
evenwel niet meegerekend.
Maximum periode na het behalen van het 2de cyclusdiploma
Een kandidaat kan ten laatste 5 jaar na het behalen van het 2de cyclusdiploma een
beursaanvraag indienen. Indien een kandidaat over meer dan één 2 de cyclusdiploma
beschikt, is deze regel enkel van toepassing op de diploma’s uit hetzelfde studiegebied
als het doctoraatsvoorstel. Het 1ste 2de cyclusdiploma dient in dit geval maximaal 10
jaar vóór de beursaanvraag behaald te zijn.
Nationaliteitsvereiste
De kandidaat dient onderdaan te zijn van een lidstaat van de Europese
Economische ruimte (d.i. EU + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein) of
Zwitserland.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 14 -
Bijzondere ontvankelijkheidsvereisten
Kandidaten mogen niet meer dan 18 maanden bezoldigde wetenschappelijke
(onderzoeks)ervaring hebben bij de aanvang van de doctoraatsbeurs 1e termijn.
Onder voorafgaande wetenschappelijke (onderzoeks)ervaring wordt verstaan:
wetenschappelijk onderzoek of wetenschappelijke activiteiten die worden vergoed
(equivalent van loon).
Hieronder worden alle soorten wetenschappelijke activiteiten verstaan ook als ze
inhoudelijk niet aansluiten bij het doctoraatsvoorstel of als het activiteiten betreft die
niet omschreven kunnen worden als doctoraatswaardig onderzoek (bvb te
toepassings- of beleidsgericht, dienstbetoon…). Er wordt eveneens geen rekening
gehouden met het tewerkstellingspercentage of met het feit dat slechts een deel van
de taken vallen onder de gehanteerde definitie.
Aanstellingen bij universiteiten of hogescholen worden steeds meegerekend (Tetra,
BOF, IWT projecten, SBO, assistentenmandaten…), tenzij de kandidaat is aangesteld
in een niet onderzoeksgerelateerd statuut (bijvoorbeeld als administratief of technisch
personeel of via het Leonardo da Vinci programma…). Indien de kandidaat werkzaam
is in een bedrijf, wordt gekeken naar de functieomschrijving.
Voor kandidaten met meer dan één diploma, worden de maanden gefinancierde
wetenschappelijke onderzoekservaring enkel meegerekend vanaf de datum van het
behalen van het masterdiploma (minimum 60 studiepunten) dat tot hetzelfde
studiegebied behoort als het beoogde doctoraat.
Eén kopij van alle contracten dient verplicht aan het dossier toegevoegd te worden
teneinde het IWT in staat te stellen na te gaan of aan de bovenstaande voorwaarde
werd voldaan.
Herindieningen
Kandidaten waarvan de aanvraag voor een eerste termijn door het IWT werd
geweigerd, kunnen slechts één maal een nieuwe aanvraag indienen bij een volgende
oproep. Zij moeten nog steeds voldoen aan alle voorwaarden, vermeld onder 3.1.
3.2 Kandidaatsvoorwaarden voor de aanvraag tweede termijn
De tweede termijn (beursverlenging) dient zonder onderbreking aan te sluiten op de
eerste termijn en kan niet als enige termijn worden toegekend. Kandidaten kunnen
derhalve slechts één maal een aanvraag voor een tweede termijn indienen.
4
De
projectgebonden
beursaanvraag
voorwaarden
voor
een
4.1 Het wetenschappelijk promotorschap
Het onderzoeksproject moet worden uitgevoerd onder de wetenschappelijke
begeleiding van een lid van het Zelfstandig Academisch Personeel (ZAP) van een
Vlaamse universiteit, of een onderzoeksdirecteur van het Fonds voor
Wetenschappelijk Onderzoek – Vlaanderen (FWO-Vlaanderen). Tevens komen andere
onderzoekers verbonden aan één van de Vlaamse universiteiten in aanmerking, op
voorwaarde dat de universitaire overheid hiermee instemt en de kwaliteit en
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 15 -
continuïteit van de begeleiding van de IWT-bursaal tijdens de volledige beursperiode
kan verzekeren. Deze informatie wordt opgevraagd door het IWT aan het rectoraat.
Onder een "Vlaamse universiteit" wordt elke instelling verstaan, die als dusdanig wordt
erkend in het decreet van 4 april 2003 betreffende de herstructurering van het hoger
onderwijs in Vlaanderen (Afdeling 3, art. 4).
4.2 Plaats van het onderzoek
Het doctoraatsonderzoek vindt in principe plaats aan een Vlaamse universiteit.
Overige plaatsen van onderzoek vereisen de uitdrukkelijke instemming van de
wetenschappelijke promotor en de goedkeuring van het IWT.
Het doctoraatsonderzoek kan ook uitgevoerd worden in een openbare of semiopenbare onderzoeksinstelling, een collectief onderzoekscentrum, een
Vlaamse hogeschool, een federale wetenschappelijke of onderzoeksinstelling
of een wetenschappelijke of onderzoeksinstelling van het Brussels Gewest.
Onder
"openbare
of
semi-openbare
onderzoeksinstelling
of
collectief
onderzoekscentrum" worden de instellingen begrepen die geen universiteiten zijn,
maar door de Vlaamse Gemeenschap of één van haar instellingen gefinancierd worden
voor hun wetenschappelijk onderzoek of voor acties die overeenstemmen met het
onderwerp van het doctoraat. Onderzoeksinstellingen of centra die rechtstreeks of
onrechtstreeks worden meebestuurd door één of meerdere vertegenwoordigers of
onder toezicht staan van de Gemeenschap of een instelling ervan, vallen eveneens
onder dit begrip.
Het IWT wil de internationale mobiliteit van onderzoekers stimuleren. Elke bursaal kan
voor de uivoering van zijn/haar project een aantal maanden doorbrengen in een
buitenlandse onderzoeksgroep (zie ook onder hoofdstuk verblijven in het buitenland)
Een deel van het onderzoek kan tevens in een Vlaams bedrijf uitgevoerd worden, op
voorwaarde dat (i) deze samenwerking significant bijdraagt tot het doctoraatsproject,
(ii) ze de haalbaarheid van het project en de doctoraatsmogelijkheden geenszins in
het gedrang brengt, en (iii) duidelijke schriftelijke afspraken omtrent IPR,
exploitatierechten en publiceerbaarheid van resultaten worden gemaakt tussen de
bursaal, zijn promotor (universiteit) en het bedrijf. Bij een dergelijke samenwerking
met een bedrijf blijft de onderzoeksorganisatie eigenaar van de IPR en dient elke
transfer naar het bedrijf op marktconforme wijze te gebeuren. Bij transfer dienen de
inkomsten bovendien opnieuw in de primaire activiteiten van de onderzoeksorganisatie
geïnvesteerd te worden. De periode van activiteiten wordt beperkt tot max. 12
maanden per beurstermijn van 2 jaar. Vanaf een gepland verblijf van min. 1 maand
dient deze informatie te worden opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst die
door de drie partijen wordt ondertekend. Dit document maakt onderdeel uit van het
aanvraagdossier en wordt bij toekenning van de doctoraatsbeurs als addendum aan de
overeenkomst toegevoegd. Het kan uiterlijk 3 weken na 15 september aan het IWT
bezorgd worden (zie 5.1.3.B).
Dezelfde voorwaarden blijven van toepassing indien de bursaal in de loop van zijn
doctoraatsbeurs beslist onderzoeksactiviteiten uit te voeren in een Vlaams bedrijf. In
dit geval dient het hogergenoemde document als onderdeel van een verzoekschrift aan
het IWT te worden voorgelegd.
Bovenstaande afspraken tussen bursaal, promotor en bedrijf dienen steeds te worden
gemaakt in afstemming met de bevoegde universitaire instanties.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 16 -
5 De aanvraag en behandeling
5.1 De beursaanvraag 1ste termijn
5.1.1 Tijdstip en adres van de aanvraag
Een volledige beursaanvraag voor de 1ste termijn wordt ingediend wanneer de
oproep opengesteld wordt. Beursaanvragen die niet tijdig worden ingediend,
worden niet-ontvankelijk verklaard (de exacte datum per academiejaar is terug te
vinden op de website www.iwt.be/subsidies/sb en in het document Reglement SB
Bijlage).
Documenten die bij indiening verplicht onderdeel uitmaken van de beursaanvraag
worden vermeld onder 5.1.3.A. Aanvraagdossiers waarin één of meerdere van deze
documenten ontbreken, worden niet-ontvankelijk verklaard. Documenten waarover de
kandidaat bij het sluiten van de oproep nog niet kan beschikken (vermeld onder
5.1.3.B) kunnen tot 6 oktober aan de beursaanvraag toegevoegd worden.
In functie van een optimalisering van de procedure kunnen deze datums eventueel
worden aangepast (zie Reglement SB Bijlage, www.iwt.be/subsidies/sb).
De in het Nederlands of Engels opgestelde aanvraag wordt ingediend bij de Dienst
doctoraatsbeurzen voor Strategisch Basisonderzoek van het Agentschap voor Innovatie
door Wetenschap en Technologie (IWT), Koning Albert II-laan 35 bus 16, 1030
Brussel.
5.1.2 De online registratie
De registratie van de beursaanvraag gebeurt online op de website van het IWT
(http://www.iwt.be). Hiervoor wordt een interactieve module geactiveerd bij het
openstellen van de oproep (in principe einde juni begin juli). Ze stelt de aanvrager in
staat relevante persoonlijke gegevens en informatie over zijn/haar wetenschappelijk
curriculum en doctoraatsproject in te voeren. Deze gegevens vormen de basis voor
drie standaardformulieren: de persoonlijke steekkaart, de informatieformulieren
en het advies van de promotor. Deze formulieren vormen een verplicht onderdeel
van het aanvraagdossier. Een samenvatting van het doctoraatsproject, een
samenvatting van elke eindverhandeling van een 2de en/of 3de cyclusopleiding en een
verslag van voorafgaande wetenschappelijke activiteiten maken tevens deel uit van de
informatie-formulieren.
Pas na het finaliseren van de gegevensinvoer wordt een dossiernummer aan de
aanvrager toegekend. De persoonlijke steekkaart en de informatieformulieren dienen
een dergelijk dossiernummer te dragen; zonder dossiernummer kunnen deze
documenten niet als geldig worden beschouwd. Daarentegen vereist een geldige
afdruk van het advies van de promotor niet noodzakelijk de finalisatie van de
aanvraag.
5.1.3 Het aanvraagdossier
5.1.3.A Het in te dienen aanvraagdossier voor een 1ste termijn dient volgende stukken
te bevatten :
On-line af te drukken documenten :
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 17 -

Persoonlijke steekkaart: 1 exemplaar. Maakt onderdeel uit van de standaard
registratiedocumenten.

Informatieformulieren over de kandidaat: 6 exemplaren. Maakt onderdeel uit
van de standaard registratiedocumenten en wordt ondertekend door de kandidaat.
Deze formulieren omvatten o.a.:
 Samenvatting van het doctoraatsproject: max. 1 pagina
 Samenvatting van de eindverhandeling van 2de en 3de cyclusopleidingen: max.
1 pagina (excl. referenties). Van elke eindverhandeling die in het kader van een
2de of 3de cyclusopleiding werd opgemaakt, dient een samenvatting te worden
voorzien. Elke samenvatting dient beknopt de initiële doelstelling, de gebruikte
methodologie en de bekomen resultaten te omvatten.
 Activiteitenverslag: max. 1-2 pagina’s (excl. referenties). Enkel van toepassing
voor kandidaten van wie de periode tussen het behalen van een (eerste)
diploma van de 2de cyclus en de beursaanvraag  6 maanden bedraagt én die
bezoldiging ontvingen voor de uitgevoerde activiteiten.

Advies van de promotor: 2 exemplaren (origineel + kopij). Dit document omvat
de instemming van de promotor met het project en de plaats van uitvoering, en
een beoordeling van de kandidaat m.b.t. zijn geschiktheid wetenschappelijk
onderzoek uit te voeren. Dit advies is een onderdeel van de standaard
registratiedocumenten, en kan eventueel vóór het finaliseren worden afgedrukt,
maar steeds nadat de relevante informatie over kandidaat en promotor werd
ingevoerd. Het dient verplicht door de promotor te worden ondertekend.
Gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject: 6 exemplaren.
De volgende rubrieken moeten achtereenvolgens worden behandeld:
1. probleemstelling: situering van het probleem dat zal worden aangepakt, inclusief
een beschrijving van de internationale stand van zaken, met verwijzing naar de
wetenschappelijke literatuur (max. 1 pagina);
2. strategische doelstelling: korte en heldere formulering van de concrete
technisch-wetenschappelijke doelstelling(en) van het project met uitdrukkelijke
vermelding van de innovatieve aspecten en een duidelijke kadering in de
strategische onderzoeksactiviteiten van de onderzoekseenheid (max. 1 pagina);
3. projectbeschrijving: gedetailleerde beschrijving van de experimenten/activiteiten
die zullen worden uitgevoerd, de motivatie van hun uitvoering en de wijze
waarop de relatie tussen de experimenten/activiteiten leidt tot de te realiseren
doelstellingen (max. 10 pagina's, inclusief figuren en tabellen en exclusief
referenties);
4. planning: situering van de mijlpalen in het project en een grafische voorstelling
van het geplande verloop van de activiteiten in functie van de 4 beursjaren
(max. 2 pagina's);
5. toepassingsmogelijkheden (max. 2 pagina’s), met de volgende onderdelen:
Omschrijving van de mogelijke economische toepassingen, bij voorkeur zowel
kwalitatief als kwantitatief; Duid aan waarom de gekozen onderzoeksaanpak (in
geval van succes) de beste is om de beoogde toepassing te bereiken. Omschrijf
het strategisch belang van de potentiële toepassingen voor mogelijke gebruikers
(de impact). Omschrijf de aansluiting van het projectvoorstel bij een ruimere
strategische ambitie van de onderzoeksgroep (niet louter de trackrecord van de
onderzoeks-groep wordt hiermee bedoeld). Omschrijf de specifieke
vormings/begeleidings-component van de bursaal mbt het maken van
strategische keuzes bij het uitdenken en uitvoeren van het
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 18 -
onderzoeksproject)(hoe kan het projectvoorstel bijdragen tot het strategisch
denken van de bursaal met het oog op economische toepassingen op termijn?)
6. referenties.
Definieer het project zodanig dat het principieel kan leiden tot de afwerking van een
doctoraat in maximum vier jaar. De klemtoon bij de beschrijving van het project
mag op de eerste termijn van twee jaar liggen, waarbij echter wel duidelijk moet
zijn hoe de later in de tijd gesitueerde doelstellingen zullen worden gerealiseerd.
De omvang van de gedetailleerde beschrijving is functie van de complexiteit van
het project en het aantal deeltaken maar mag in geen geval 15 pagina's (inclusief
ev. titelblad en/of inhoudstafel; exclusief referenties) overschrijden. Gelieve bij de
opmaak van dit document lettergrootte 12 te hanteren.
Bewijsstukken:

Nationaliteit : Een duidelijke kopij van de identiteitskaart (voor en achterzijde)
of paspoort, waarop de nodige informatie (naam, geboortedatum en –plaats,
nationaliteit, geldigheid ) goed zichtbaar is.

Diploma: 1 kopij van het afstudeergetuigschrift of 1 kopij van het 2de
cyclusdiploma of volwaardige Masteropleiding (zie 3.1a), en van elke bijkomende
opleiding van de 2de en 3de cyclus.
Houders van een buitenlands diploma dienen een verklaring bij te voegen m.b.t.
het diploma, de behaalde graden en de toelating tot het doctoraatsonderzoek (zie
5.1.3.B) van de Decaan van de universiteit (of evenwaardig en minstens
faculteitsniveau) en voor akkoord ondertekend door de Rector van de universiteit.
Kandidaten die het einddiploma van de 2de cyclus tijdens de 2de zittijd zullen
behalen, bezorgen onmiddellijk na het behalen van het diploma en uiterlijk op 6
oktober het bewijs van diploma aan het IWT (zie 5.1.3.B).

Voorgaande arbeidscontracten: 1 kopij van elk arbeidscontract (incl.
beurzen) van de vorige en/of huidige werkgever(s)dient toegevoegd te worden
als bewijs voor de aard van de uitgevoerde activiteiten en de duur van de
overeenkomst.
5.1.3.B De volgende stukken kunnen uiterlijk tot 6 oktober aan het dossier
worden toegevoegd:

Diploma (enkel 2dezitters): 1 afstudeergetuigschrift of 1 kopij van het volwaardig
Masterdiploma (zie 3.1a, b).

Verklaring m.b.t. diploma en behaalde graden en toelating tot het
doctoraatsonderzoek (enkel niet-Vlaamse universitairen en diploma’s): een
kandidaat met een niet-Vlaams universitair diploma dient één bijkomend
document van de universiteit bij te voegen, ondertekend door een gemachtigde
van de universiteit (minstens niveau decaan of een gemachtigde van de decaan)
en voor akkoord ondertekend door de Rector van de universiteit. Uit dit document
blijkt dat de kandidaat voldoet aan de diplomavoorwaarden en graadvereisten
zoals vermeld onder 3.1. Dit document laat de kandidaat tevens toe tot de
faculteit voor het uitvoeren van zijn doctoraatsonderzoek. Enkel het standaard
invulformulier dat op de IWT-website beschikbaar is (zie Attest universiteiten
m.b.t. diploma- en graadvereiste, www.iwt.be/subsidies/sb), kan hiervoor worden
gebruikt.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 19 -

Voor projecten die gedeeltelijk plaatsvinden in een Vlaams bedrijf: 2 exemplaren
van de samenwerkingsovereenkomst die de elementen bevat zoals beschreven
onder 4.2.

Reactie op expliciete vragen vanwege het IWT om verduidelijking of indiening
van bijkomende documenten. Documenten vermeld onder 5.1.3.A die ontbreken
of niet-geldig blijken bij initiële indiening kunnen later evenwel niet meer
bijgevoegd worden.
5.1.4 De behandelingsprocedure
5.1.4.1 De volledigheids- en ontvankelijkheidsanalyse
Elke kandidaat wordt zo snel mogelijk na indiening van de beursaanvraag op de
hoogte gebracht van het resultaat van de volledigheidsanalyse. Vervolgens beslist het
IWT over de ontvankelijkheid van de beursaanvraag. Alle kandidaten met een
ontvankelijke beursaanvraag worden uitgenodigd hun projectvoorstel te verdedigen
voor een college van deskundigen. Kandidaten die niet aan alle toelatingsvoorwaarden
voldoen, niet tijdig en/of een niet-volledig of niet-correct aanvraagdossier indienden,
ontvangen een niet-ontvankelijkheidsverklaring.
5.1.4.2 Analyse van de aanvraag door deskundigen
Elke ontvankelijke aanvraag wordt opgestuurd naar minstens drie deskundigen,
extern aan het IWT, die door het IWT worden aangewezen volgens de modaliteiten
hierna beschreven.
Elke kandidaat legt in de taal van zijn aanvraag een mondelinge proef af voor een
college van deskundigen die zijn/haar aanvraag heeft geanalyseerd.
Het college van deskundigen zal op grond van de lectuur van de aanvraag en het
interview met de kandidaat een beoordeling uitbrengen die vooral gebaseerd is op
de volgende criteria (zie ook scorerooster op de website):
 kandidaat: de algemene wetenschappelijke vakkennis (basiskennis, kennis in het
onderzoeksdomein, literatuurkennis, ....) en potentiële bekwaamheid van de
kandidaat tot het zelfstandig beoefenen van wetenschappelijk onderzoek
(redeneringsvermogen, kritische instelling, ....);
 project: de wetenschappelijke kwaliteit van het project (strategische aard,
originaliteit, moeilijkheidsgraad, wetenschappelijke strategie en relevantie, ...),
en de realiseerbaarheid van het onderzoeksproject binnen een periode van vier
jaar;
 toepassingsmogelijkheden: de mogelijk toepassingen op termijn (economische
finaliteit)
Bij toekenning van een kritische score (nulscore) op één van de drie evaluatiecriteria
wordt de aanvraag automatisch uitgesloten van beurstoekenning.
Beursaanvragen voor een 1ste termijn worden beoordeeld door hoger genoemde
colleges in de periode begin november–begin december.
5.1.4.3 Samenstelling van de colleges van deskundigen
Na groepering van de kandidaten per onderzoeksdomein, zal het IWT, afhankelijk van
het aantal kandidaturen in een domein, één of meerdere ad hoc colleges bestaande uit
minstens drie deskundigen samenstellen volgens volgende regels:

elk college zal ten hoogste 15 kandidaten beoordelen;
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 20 -







elk college zal ten minste 3 kandidaten beoordelen, behoudens colleges die
plaatsgrijpen buiten de normale sessies;
de deskundigen zijn actief in het onderzoeksdomein van de kandidaten of een
aanverwant onderzoeksdomein;
het IWT zal, in de mate dat dit verenigbaar is met de eisen van deskundigheid,
ervoor zorgen dat niet meer dan één academische deskundige in een college tot
dezelfde universiteit behoort;
de deskundigen bezitten een jarenlange wetenschappelijke ervaring;
voor elk college wordt minstens één deskundige met ervaring in onderzoek en
ontwikkeling in het bedrijfsleven aangewezen;
over alle colleges heen is ten minste een derde van de deskundigen betrokken bij
onderzoek en ontwikkeling in het bedrijfsleven;
de samenstelling van de colleges wordt regelmatig gewijzigd, waarbij jaarlijks
minimaal een derde van de samenstellende leden van elk college wordt
vernieuwd.
5.1.4.4 De beslissing tot toekenning van de doctoraatsbeurs
De Raad van Bestuur van het IWT beslist over de toekenning van een beurs op basis
van het aanvraagdossier, de beoordelingen uitgebracht door de colleges van
deskundigen en eventuele richtlijnen vastgelegd door de Raad van Bestuur van het
IWT of de Vlaamse regering. Traditioneel neemt de Raad van Bestuur een beslissing
omtrent de toekenning van beurzen op haar vergadering van december.
5.1.4.5 Kennisgeving
Alle kandidaten en hun promotoren worden in principe onmiddellijk en uiterlijk binnen
de vijf werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur van het IWT per e-mail op
de hoogte gebracht van de eindbeslissing van hun kandidatuurstelling. Dit bericht
geldt als enige kennisgeving. Terzelfdertijd wordt ook een lijst van nieuwe bursalen op
de website van het IWT gepubliceerd (voor exacte datum, zie Reglement SB Bijlage,
www.iwt.be/subsidies/sb).
5.2 De beursaanvraag 2de termijn
5.2.1 Tijdstip en adres van de aanvraag
Volledige kandidaturen voor de tweede termijn moeten worden ingediend tussen
begin maart en mid-april van het 2de beursjaar (de exacte datum per academiejaar
is terug te vinden op de website www.iwt.be/subsidies/sb en in het document
Reglement SB Bijlage). Via e-mail worden de betrokken bursalen uitgenodigd hun
kandidatuur tweede termijn in te dienen. De projectaanvraag wordt in het
Nederlands of het Engels opgesteld.
5.2.2 het advies van de promotor
De promotor vult per kandidaat een advies on-line aan. Bij finalisering wordt per
advies een pdf-bestand gegenereerd dat na ondertekening door de promotor aan het
aanvraagdossier wordt toegevoegd (en dus niet afzonderlijk aan het IWT wordt
toegestuurd). Via e-mail wordt elke promotor uitgenodigd zijn/haar advies uit te
brengen
5.2.3 Het aanvraagdossier 2de termijn
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 21 -
Het aanvraagdossier voor een tweede termijn bestaan uit 3 onderdelen:
1. Advies van de promotor: 1 exemplaar. Dit document omvat een beoordeling
van de doctoraatsvaardigheden van de kandidaat, een voorstel tot de al dan
niet verlenging van het doctoraatsonderzoek tijdens een 2 de termijn alsook de
bijhorende argumentatie. Bij gunstig advies stemt de promotor tevens in met
het project en met de plaats van uitvoering, en verzekert de voortzetting van
het doctoraatsproject door de bursaal in de 2de termijn. Na vervollediging en
autorisatie door de promotor, wordt dit document aan het schriftelijke
aanvraagdossier toegevoegd.
2. Gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject: 1 exemplaar.
Globaal dezelfde opbouw wordt gevolgd als voor de aanvraag van de 1ste
termijn:
o probleemstelling (max. 1 pagina);
o doelstelling (max. 1 pagina – een ev. heroriëntering van het
onderzoeksproject dient hier expliciet toegelicht te worden);
o resultaten behaald tijdens de 1ste termijn (max. 10 pagina's, inclusief
tabellen en figuren);
o projectbeschrijving voor de 2de termijn (max. 5 pagina's, inclusief
tabellen en figuren);
o planning (planning 1ste termijn overnemen + ev. aanpassingen;
max. 2 pagina's);
o toepassingsmogelijkheden,
inclusief
situering
op
traject
naar
toepassingen (max. 1 pagina);
o referenties.
De gedetailleerde beschrijving van het onderzoeksproject voor de tweede
termijn mag in geen geval meer dan 20 pagina's (inclusief ev. titelblad en/of
inhoudstafel; exclusief referenties) omvatten. Gelieve bij de opmaak van dit
document lettergrootte 12 te hanteren.
3. Overzicht niet-doctoraatsactiviteiten binnen de universiteit: 1 exemplaar
(omschrijving, zie elders in dit document). Ook indien dergelijke activiteiten
ontbreken, dient dit expliciet te worden vermeld.
5.2.4 De behandelingsprocedure
5.2.4.1 Ontvankelijkheidsanalyse
Aanvragen 2de termijn worden per definitie tijdig, volledig én correct ingediend.
Aanvraagdossiers die hieraan niet voldoen, worden niet-ontvankelijk verklaard.
5.2.4.2 Evaluatie van de beursaanvraag
De evaluatie van een beursaanvraag 2de termijn steunt op de volgende principes:
 De verlenging van de doctoraatsbeurs wordt in eerste instantie bepaald door het
advies van de promotor, zonder bijkomende systematische evaluatie en/of controles
door het IWT.
 Wanneer de aanvrager niet akkoord gaat met het advies van de promotor, kan de
kandidaat het IWT verzoeken om zijn beursaanvraag mondeling te verdedigen voor
een college van deskundigen. De Raad van Bestuur beslist over de aanvaarding van
dit verzoek. Bij aanvaarding ervan is de organisatie en werking van het
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 22 -
evaluatiecollege
termijnaanvraag
grotendeels
overeenkomstig
de
procedure
voor
een
1e
 Daarnaast behoudt het IWT het recht de bursaal en zijn promotor op te vorderen in
geval van twijfel over de correcte gang van het onderzoek. Eventueel kan de
kandidaat in een dergelijk geval tevens voor een bovenvermeld college van
deskundigen verschijnen.
 Beursaanvragen voor een 2de termijn worden behandeld in de periode mei – begin
juni.
5.2.4.3 De beslissing tot toekenning van de doctoraatsbeurs
De Raad van Bestuur van het IWT beslist over de toekenning van een doctoraatsbeurs
op basis van het advies van de promotor en eventuele richtlijnen vastgelegd door de
Raad van Bestuur van het IWT of de Vlaamse regering. In geval van een ad-hoc
mondeling college worden tevens de beoordelingen van het college van deskundigen in
rekening gebracht. Bij beslissing heeft het oordeel van het college steeds voorrang op
het advies van de promotor. Traditioneel neemt de Raad van Bestuur een beslissing
omtrent de toekenning van beurzen op haar vergadering (3de donderdag van de
maand juni).
5.2.4.4 Kennisgeving
Alle kandidaten en hun promotor worden in principe onmiddellijk en uiterlijk binnen de
vijf werkdagen na de beslissing van de Raad van Bestuur van het IWT per e-mail op de
hoogte gebracht van de eindbeslissing van hun kandidatuurstelling.
5.3. Beroepsprocedure op niet-ontvankelijkheid
Binnen de 30 werkdagen vanaf verzendingsdatum van de brief van het IWT met de
niet-ontvankelijkheidmelding, kan aangetekend een vraag tot herziening van de
beslissing ingediend worden.
De vraag tot herziening dient gebaseerd te zijn op duidelijke en verifieerbare
elementen. Dit zijn ofwel concrete elementen die niet correct werden geapprecieerd of
omvat relevante aanvullende informatie.
De Raad van Bestuur neemt een beslissing 30 werkdagen na ontvangst van de vraag
tot herziening.
Bij ontevredenheid over de wijze van behandelen door het IWT kan ten allen tijde
schriftelijk, mondeling of elektronisch klacht worden ingediend. Deze klachten worden
binnen de 45 dagen na ontvangst behandeld. Klachten kunnen slechts ingediend
worden nadat een vraag tot herziening werd ingediend en behandeld.
Indien de Raad van Bestuur de beslissing van niet-ontvankelijkheid van de aanvraag
heeft herzien, zal onder de voorwaarden van het jaar waarop de herziening betrekking
heeft, de beursaanvraag behandeld worden bij de daaropvolgende oproep.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 23 -
6 Regeling m.b.t. deelname aan patiëntenstudies of
dierproeven
In geval van medewerking door de bursaal aan patiëntenstudies of dierproeven dienen
alle vereiste verzekeringen en alle vereiste goedkeuringen vanwege de ethische
commissies en regelgevende overheden met betrekking tot patiëntenstudies en/of
dierproeven toegekend te zijn voor de uitvoering van de patiëntenstudies en/of
dierproeven.
7 De projectkostenvergoeding of bench-fee.
7.1 Wat is de projectkostenvergoeding of bench-fee van het IWT?
De projectkostenvergoeding of bench-fee is een jaarlijks vastgesteld vast bedrag dat
aan de IWT-bursaal ter beschikking wordt gesteld voor het dekken van kosten die in
het kader van het doctoraatsonderzoek worden gemaakt. De projectkostenvergoeding
wordt steeds samen met de doctoraatsbeurs voor een termijn van twee jaar
toegekend.
7.2 Bepaling van het jaarlijks bedrag van de bench-fee.
Het bedrag van de bench-fee wordt door de Raad van Bestuur van het IWT uniform
voor alle bursalen vastgesteld. Het is in functie van de financiële middelen die de
Vlaamse regering ter beschikking stelt van het IWT volgens de begroting van dat jaar.
Het bedrag wordt vermeld in het document Bijlage bij het SB reglement (website).
7.3 Uitbetaling van de bench-fee.
De bench-fee wordt simultaan met het beursbedrag in maandelijkse schijven
uitbetaald op één van de volgende centrale universitaire bankrekeningen van de
universiteit waaraan de bursaal is verbonden en de plaats waar hij/zij doctoreert.
Universiteit
KULeuven
UHasselt
UA
UGent
VUB
Rekeningnummer
(IBAN)
BE637340 1934 1708
BE77 0010 1870 7942
BE90 7350 0799 7232
BE59 3900 9658 0026
BE51 0010 6864 5562
Rekeningnummer
(BIC)
KRED BE BB
GEBA BE BB
KRED BE BB
BBRU BE BB
GEBA BE BB
De financiële dienst van elke universiteit voorziet per bursaal een specifieke
kredietcode waarmee de stand van de rekening kan worden bijgehouden.
De bursaal beslist samen met de promotor over de aard en planning van uitgaven op
de bench-fees in de loop van de twee termijnen. Bench-feebedragen die tijdens de
eerste termijn niet volledig werden opgebruikt, kunnen overgedragen worden naar
de tweede termijn. Ná het verstrijken van de tweede termijn zijn deze financiële
middelen evenwel niet langer beschikbaar.
Bij voortijdige stopzetting van de doctoraatsactiviteiten van de bursaal eindigt ook
de uitbetaling van de bench-fee. In het geval de bursaal zelf dit initiatief neemt, valt
de stopzetting samen met de einddatum van de beursbetalingen. In geval het IWT een
einde maakt aan de beurs, eindigt het recht op de bench-fee voor de universiteit op
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 24 -
het einde van de maand, waarin het IWT zijn beslissing meedeelde aan de bursaal en
de universiteit. Wanneer de beurs tijdelijk wordt onderbroken wegens ziekte of
ongeval bv. wordt de bench-fee eveneens tijdelijk opgeschort.
7.4. Waarvoor/wanneer kan de bench-fee worden aangewend?
De bench-fee kan worden gebruikt voor de aankoop en financiering van alle materiële
en
niet-materiële
items
die
in
rechtstreeks
verband
staan
met
de
doctoraatsactiviteiten van de bursaal. Hiertoe behoren:








aankoopkosten
voor
items
met
blijvende
waarde
nuttig
voor
het
doctoraatsonderzoek (apparatuur, computers, boeken, ...); bij het beëindigen van
de beurs worden deze items eigendom van de universiteit;
kosten van verbruiksitems (reagentia, proefdieren- of planten, chemicaliën, ...);
verbruiksuitgaven (op basis van factuur of interne nota of afrekeningsstaat) voor
fotokopies, opzoekingen en dataverkeer (post/fax/internet);
verplaatsingskosten in binnen- en buitenland (niet woon-werkverkeer)
kosten voor het verblijf in het buitenland in direct verband met het doctoraatsonderzoek;
deelname aan congressen, workshops en symposia (verplaatsings-, verblijfs- en
registratiekosten);
publicatiekosten voor artikels met de bursaal als eerste auteur (of als mede-auteur
op basis van een redelijke kostendeling);
drukkosten van het doctoraatsproefschrift van de bursaal.
Ze kan niet worden aangesproken voor:







kosten voor de inschrijving op de universitaire rol of als regulier student;
kosten voor inschrijving als doctoraatsstudent en voor de doctoraatsopleiding;
strikt persoonlijke uitgaven van de bursaal of zijn promotor;
de verrekening door de vakgroep/het departement of de universitaire instelling van
centrale beheerskosten en/of algemene exploitatiekosten;
uitgaven die reeds van een andere financiering genoten;
kosten van derden (andere bursalen, doctorandi, personeelsleden, jobstudenten
…);
kosten verbonden met het woon-werkverkeer (bv. abonnementskosten openbaar
vervoer) .
7.5 Autorisatie, bewijsstukken en verificatie door het IWT
De bursaal ondertekent samen met de promotor elke originele factuur of interne
verrekeningsnota en bezorgt deze stukken aan de centrale financiële dienst van de
universiteit. De universiteit kan er ook voor opteren enkel de overzichtslijst van
uitgaven op het einde van de beurs door bursaal en promotor te laten autoriseren. De
universiteit kan geen aandeel verrekenen van centrale beheerskosten en algemene
exploitatiekosten op de bench-fee. Er kunnen ook geen uitgaven worden aangerekend,
die reeds met andere middelen werden gefinancierd.
Hierbij dient rekening gehouden te worden met het volgende:
 de projectkostenvergoeding wordt niet verhoogd als reële uitgaven die
overschrijden. Het is dus in het belang van het doctoraatsproject deze middelen
correct te beheren;
 de universiteit kan alleen eventuele kosten aanrekenen die door de specifieke
uitvoering van het project werden veroorzaakt, en voor zover de bursaal en zijn
promotor akkoord gaan met de aanrekening.
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 25 -
De persoon die door de universiteit aangesteld werd voor het financieel beheer van de
projectkostenrekeningen verantwoordt de stand van het beschikbaar saldo op de
rekening en de aard van de op de rekening aangerekende kosten tegenover het IWT
na het (voortijdig) einde van de beurs. Hiervoor werd een regeling uitgewerkt tussen
het IWT en de universiteiten:
 In geval van volledige beurzen van 4 jaar beëindigd tussen 30 september en 31
december, stuurt de verantwoordelijke van de betrokken universitaire dienst de
borderellen automatisch en uiterlijk tegen eind maart van het daarop volgende
kalenderjaar naar het IWT;
 In alle overige gevallen van een beursstopzetting, nl. (i) gedefaseerde beurzen
door zwangerschap of langdurige ziekte, (ii) voortijdige, spontane stopzettingen en
(iii) niet-verlengingen, stuurt het IWT, dat immers doorgaans eerst op de hoogte
wordt gebracht door kandidaat en/of promotor, de financiële verantwoordelijke van
de universiteit maandelijks een overzicht van de voortijdig stopgezette beurzen. In
januari van het daarop volgende kalenderjaar bezorgt de universitaire instelling in
een eenmalige oplevering alle eindborderellen van deze beurzen tegen een door
IWT vooropgestelde deadline.
De volledige afrekening gebeurt voor elk project op een apart borderel, en wordt
getekend door de bursaal en zijn promotor; het borderel bevat daartoe in elk geval
minstens volgende gegevens:








de naam en voornaam van de bursaal
de naam en voornaam van de promotor
het dossiernummer van het IWT (ev. twee in geval van verlenging)
de subrekening van de eenheid, de dienst, het lab of de afdeling waar het project
loopt
de duur van het project (met start- en einddatum)
het totale saldo van toegekende bench-fees tot het (voortijdig) beurseinde
het eindsaldo bij het einde van de beursperiode
de omschrijving van de aard van elke in rekening gebrachte imputatie, en de
verwijzing naar het nummer van de verrichting in het dagboek.
De originele bewijsstukken en rekeningstaten blijven in de universiteit voor het
steekproefgewijze nazicht ter plaatse overeenkomstig de bepalingen van het besluit.
Niet-bestede middelen en door het IWT verworpen uitgaven dienen integraal door de
universiteit aan het IWT teruggestort te worden.
8. Samengevat: wat staat u te doen bij…
Bij elke vorm van communicatie met het IWT vermeldt de bursaal zijn
dossiernummer, teneinde een efficiënte verwerking van de aanvraag door het IWT
mogelijk te maken.
De bursaal brengt het IWT tijdig op de hoogte van alle wijzigingen m.b.t. zijn
persoonlijke gegevens en zijn doctoraatsproject.
Correspondentie die geen handtekening vereist kan via een emailbericht gebeuren.
Alle andere contacten tussen de bursaal en het IWT gebeuren schriftelijk of als pdfbestand via een emailbericht.
(1)Wijziging burgerlijke staat
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 26 -
Aard van berichtgeving: emailbericht naar [email protected]
Informatie: datum van invoegetreding; in geval van huwelijk/wettelijk samenwonen:
voornaam en naam, geboortedatum en beroep partner.
(2)Wijziging promotor
Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected]
Informatie: (i) reden van wijziging; (ii) datum van invoegetreding; (iii) impact op
onderzoek
Ondertekend door: bursaal, ex-promotor én nieuwe promotor
(3)Heroriëntering doctoraatsonderzoek
Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected]
Informatie: (i) reden en aard van wijziging; (ii) impact op onderzoeksproject + ev.
nieuwe planning; (iii) datum van invoegetreding
Ondertekend door: bursaal en promotor
(4)Wetenschappelijk verblijf in buitenland (zie ook verder in dit document)
Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand
[email protected]
Informatie: afh. van tijdsduur; voor richtlijnen
Ondertekend door: bursaal en promotor
in
emailbericht
naar
sb-
(5)Zwangerschap (zie ook verder in dit document)
Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected] (zo tijdig mogelijk)
Informatie: minstens 3 fasen m.b.t. berichtgeving naar het IWT én het ziekenfonds:
 Vaststelling zwangerschap: medisch attest met vermelding van vermoedelijke
bevallingsdatum
 Start van zwangerschapsverlof: document van ziekenfonds + begeleidend
schrijven met expliciet vermelding van startdatum
 Einde van zwangerschapsverlof: arbeidhervattingskaart + begeleidend
schrijven met expliciete vermelding van startdatum onderzoeksactiviteiten
Ondertekend door: bursaal en promotor (althans begeleidend schrijven)
(6)[Voortijdige] Stopzetting IWT-beurs (zie ook verder in dit document)
Aard van berichtgeving: schriftelijk of
[email protected] (tijdig!)
Informatie: zie eerder in dit document
Ondertekend door: bursaal en promotor
pdf-bestand
in
emailbericht
naar
sb-
(7)Ziekte (zie ook verder onder sociale zekerheid en onderbreking beurs)
Aard van berichtgeving :Medisch attest; ALTIJD, ook bij korte afwezigheden schriftelijk
of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected]
Vanaf dag 31: inlichtingenblad uitkeringen van ziekenfonds laten invullen door IWT
Bewijs van werkhervatting : met begeleidend schrijven van promotor aan IWT
bezorgen
IWT stuurt alle documenten door naar het ziekenfonds
(8)Arbeidsongeval (zie ook verder onder verzekering bij ongevallen en
onderbreking beurs)
Aard van de berichtgeving :De documenten op de website invullen en aan IWT
bezorgen schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected]
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 27 -
IWT doet de initiële aangifte bij Ethias. De verdere behandeling van het dossier loopt
rechtstreeks tussen de bursaal en Ethias.
Let wel : medische attesten dienen aan Ethias te worden bezorgd met kopie aan IWT
(9)Aanvraag doctoraatspremie (zie ook verder in dit document)
Aard van berichtgeving: schriftelijk of pdf-bestand in emailbericht naar [email protected]
Informatie: het doctoraatsproefschrift of een verwijzing ernaar op een universitaire
website, een kopij van het doctorsdiploma of getuigschrift, een publicatielijst en een
overzicht van deelnames aan wetenschappelijke manifestaties, een overzicht van de
niet-doctoraatsactiviteiten.
9. Nuttige coördinaten
(1) Sociale zekerheid geregeld via aansluiting van IWT bij:
Rijksdienst voor Sociale Zekerheid
Victor Hortaplein 11
B-1060 Brussel
Telnr.: 02/509.31.11
Faxnr.: 02/509.30.19
Email: [email protected]
http://www.onssrszlss.fgov.be/nl/home.html
IWT-aansluitingsnummer: 096/0829037.65
(2) Kinderbijslagfonds Horizon Het Gezin
Gistelsesteenweg 238-240
B-8200 Brugge
Telnr.: 050/44.93.02
Faxnr.: 050/33.02.21
http://www.horizonhetgezin.be
[email protected]
aansluitingsnummer:7689.
(3) Uw pensioenfonds:
Rijksdienst voor Pensioenen Zuidertoren
1060 Brussel
Telnr. : 0800 502 46
http://www.onprvp.fgov.be
(4) Ongevallen- en arbeidsongevallenpolis:
Ethias
Prins Bisschopssingel 73
B-3500 Hasselt
Telnr.: 011/28.21.11
Faxnr.: 011/28.20.87
Email: [email protected]
http://www.ethias.be
IWT-aansluitingsnummer voor arbeidsongevallen: IWT/Ethias 6.550.813
Voor meer informatie omtrent uw statuut en aanverwante thema’s kunt u steeds
contact opnemen met:
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 28 -
Michele Oleo
Beurscoördinator
Ellipsgebouw
Koning Albert II-laan 35 bus 16
B-1030 Brussel
telnr.: (0032) 02/432.42.31
faxnr.: (0032) 02/432.43.99
emailadres: [email protected] of [email protected]
web site: http://www.iwt.be/subsidies/sb
Gelieve hierbij steeds uw dossiernummer te vermelden!!!
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 29 -
Bijlage 1: Overzicht van de strategische clusters en
prioriteiten (VRWI, 2006)
Strategische cluster 1 - Transport – Logistiek – Diensten – Supply Chain
Management
Prioriteiten: Intermodaal verkeer; intelligent supply chain management;
intelligente vervoerssystemen; virtueel ontwerp en productie
Strategische cluster 2 – ICT en diensten voor de Gezondheidszorg
Prioriteiten: E-health met klemtoon op het elektronisch medisch dossier en de
integratie van de verschillende zorginformatiesystemen; innovatieve zorgdiensten
en producten op het vlak van (thuis)zorg; medische beeldvorming en –
verwerking; multidisciplinariteit, informatica ten dienste van de biotechnologie,
chemie en neurowetenschappen (grootschalige gegevensverzameling en
systeembiologie – bioinformatica – chemoinformatica - neuroinformatica)
Strategische cluster 3 – Gezondheidszorg: Preventie en Behandeling - Voeding
Prioriteiten: [Gezondheidszorg: Preventie en Behandeling] moleculaire diagnostiek
en biomerkers; preventieve en therapeutische vaccins; celtherapie; moleculair
biologisch onderzoek voor gerichte diagnose en therapie; translationele
geneeskunde; interdisciplinariteit met toepassingen in de gezondheidszorg;
[Voeding en Landbouw] relatie tussen voeding en gezondheid; agrarische
biotechnologie; industriële biotechnologie
Strategische cluster 4 – Nieuwe Materialen – Nanotechnologie – Verwerkende
Industrie
Prioriteiten: gestructureerde micro- en nanomaterialen; materialen voor de nanoelektronica, micro-optica, fotonica, micro-mechanica, …; materialen met en unieke
samenstelling; materialen en materiaalsystemen die interageren met de
omgeving; enabling technologies
Strategische cluster 5 – ICT voor Socio-Economische Innovatie
Prioriteiten: Geavanceerde netwerken: breedband – mobiel – draadloos;
eigenschappen/criteria van geavanceerde netwerken: gebruiksvriendelijkheid en
“ambient
intelligence”,
“context
awareness”,
veiligheid;
convergerende
technologieën en applicatieontwikkeling; E-toepassingen: e-health en e-society
Strategische cluster 6 –Energie en Milieu voor Diensten en Verwerkende
Industrie
Prioriteiten: efficiënt energiegebruik in de industrie en gebouwen; smart grids;
energiegeneratie (zonne-energie; biomassa; efficiënt gebruik van fossiele
brandstoffen;
kernenergie;
brandstofcellen);
duurzaamheid
van
productieprocessen en producten (milieuvriendelijke productieprocessen (“closed
loop”); industriële biotechnologie; agrarische biotechnologie; water-, lucht- en
bodemsanering
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 30 -
Bijlage 2: bijlage m.b.t. uw belastingsaangifte
Deze nota omvat alle relevante informatie omtrent de fiscale aspecten
van uw statuut als houder van een IWT-doctoraatsbeurs. Gelieve dit
document, indien wenselijk, bij uw belastingsaangifte te voegen.
FISCALITEIT m.b.t. de IWT-doctoraatsbeurs
Studenten die bij hun ouder(s) inwonen, zijn fiscaal altijd van hen ten laste. Zolang
u studeerde, was er een belastingsvoordeel dat groter werd naargelang van het aantal
personen ten laste in het aanslagjaar (voor dit begrip zie 1).
De toekenning van een IWT-doctoraatsbeurs verandert hieraan in principe niets.
Hieronder wordt de mogelijke impact op de drie volgende situaties toegelicht:
 de aangifte van uw ouder(s);
 uw eigen fiscale aangifte als IWT-bursaal of als alleenstaande;
 de fiscale situatie van uw eigen gezin, als u gehuwd bent.
Deze hiernavolgende informatie werd gecommuniceerd in de fiscale circulaire
Ci:RH/241/471.969 en in een brief van het hoofdbestuur van het ministerie van
financiën dd. 11 sept. 1997 (ref. Directie II/3-Ci:RH.331/494.131).
1.
Fiscale impact voor het ouderlijk gezin
Indien u bij uw ouders blijft inwonen, blijft u fiscaal ten laste. In dit geval vermeldt u
uw beursbedragen niet (als bestaansmiddelen).
Om ten laste te zijn of te blijven mag u volgens het Wetboek Inkomstenbelasting 1992
geen eigen bestaansmiddelen hebben verworven die een bedrag overschrijden, dat het
wetboek zelf bepaalt. Fiscaal wordt de IWT-doctoraatsbeurs gelijkgesteld aan een
studiebeurs en daar de studiebeurzen niet worden beschouwd als belastbaar inkomen,
geniet u dus geen loon en blijft u dus ten laste.
Indien u verkeerdelijk niet als ten laste op de vorige belastingsaangifte van uw ouders
was aangeduid, kunt u vooralsnog een bezwaar indienen bij de gewestelijke directeur
der belastingen. In dit bezwaarschrift vermeldt u expliciet uw naam, adres,
artikelnummer van de rol, het betrokken aanslagjaar (evt kopie van het aanslagbiljet)
en vraagt u een wijziging of vernietiging van het belastingbedrag met vermelding van
de precieze redenen. Dit bezwaarschrift moet uiterlijk op 30 april van het jaar na het
jaar waarin de aanslag werd gevestigd (d.i. het jaar van de datum van
uitvoerbaarverklaring van het kohier, vermeld op het aanslagbiljet) ingestuurd
worden. Verwijs in uw dossier tevens naar het referentienummer [Directie II/3 Ci.
RH331/494.136] van de brief van het Hoofdbestuur der Directe Belastingen
hieromtrent.
Het aanslagjaar is het kalenderjaar dat volgt op het jaar waarop de inkomsten werden
verworven (= inkomstenjaar). Uw fiscale situatie voor het inkomstenjaar wordt steeds
vastgesteld op 1 januari van het aanslagjaar. Indien u dus op 1 januari van jaar X +1
woonachtig was bij uw ouders (belastingsplichtige), wordt u voor het volledige
inkomstenjaar, als ten laste beschouwd.
2.
Fiscale impact op uw eigen fiscale aangifte (als alleenstaande)
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 31 -
Uw inkomsten als bursaal zijn vrijgesteld van alle inkomstenbelastingen door een
Koninklijk Besluit2, dat het IWT toevoegt aan een reeks van instellingen van cultureeleducatieve aard die dergelijke beurzen kunnen toekennen.
De vrijstelling betekent dat het IWT u geen fiscale fiche 281.10 zal bezorgen m.b.t.
uw inkomsten als bursaal. Een dergelijke fiche zou voor de belastingsadministratie
immers betekenen dat u als loontrekkende belastbare inkomsten ontving. Indien u per
vergissing toch een dergelijk formulier van het sociaal secretariaat (SD) zou
ontvangen dient u dit dringend te melden aan het IWT. Let wel: de fiscale fiche 281.10
is niet identiek aan uw individuele rekening.
Op uw ev. Aanslagbiljet vult u niets in bij “inkomsten” (zie hoger). Stuur het terug
met de volgende vermelding “IWT-beurs, vrijgesteld van alle inkomstenbelastingen
ingevolge het Koninklijk Besluit van 28 maart
(B.S. : 19/04/1994; zie ook
Ci:RH.331/494.131).” Bij inkomsten vult u derhalve niets in.
3.
Fiscaal ten laste
Indien u als ongehuwde bursaal inwoont bij uw ouders, bent u ten laste van hen.
Als gehuwde bursaal met een verdienende partner wordt u nooit ten laste van uw
echtgenoot beschouwd. In uw gezamenlijke aanslagbiljet geeft u dus “gehuwd” aan
maar duidt u zich niet aan als “kind ten laste”. Uw gezin geniet op deze manier van
het zogenaamde huwelijksquotiënt, waarbij het inkomen van de verdienende partner
wordt opgesplitst ten belope van 30% van zijn inkomen, en wordt toebedeeld aan de
niet-fiscaal verdienende bursaal. Derhalve zal de belastingsaanslag aanzienlijk lager
zijn dan indien het inkomen voor één persoon werd berekend.
2 Koninklijk Besluit van 28/3/1994 tot wijziging van het KB/WIB92. Op het stuk van belastingsvrijstelling van prijzen en subsid ies,
betaald of toegekend aan geleerden, schrijvers of kunstenaars (Belg. Staatsblad van 19/4/1994, blz. 10429).
strategische onderzoeksbeurzen :
reglement juni 2014.1
- 32 -

List GB members August 2014

Toelichtingsdocument Landbouw (LA)-trajecten: uitvoering en

Beurs Rotterdam N.V.

Reglement Goedgekeurd Pgb-Bureau

vacature zeer ervaren PA/officemanager

Infobrochure

Persbericht Gezin - Op de foto met SC Cambuur en sc Heerenveen

Algemene voorwaarden - Sport Nu Westerland

MR notulen 13-11-2014

MR gaat over eigen reglement