I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit
van de Vlaamse
Administratie
Partners in doelbewust management
• I
Auditopdracht m.b.t. Inspectiel
Handhaving bij
Agentschap Inspectie Ruimtelijke
Ordening, Wonen en Onroerend Erfgoed
Auditopdracht 1201 019
8 februari 2013
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ::
AUDIT
van de
INSPECTIE/HANDHAVING bij iRWO
entiteit iRWO
beleidsdomein RWO
Auditrapport:
synthese- en detailrapport
Datum:
8 februari 2013
Manager auditor:
Mark Vandersmissen
Auditteam:
Elke Steen, auditor
Referentie:
1201 019
Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale Normen voor de Professionele
Uitoefening van Interne Audit
In overeenstemming met de internationale standaarden van het Institute of Internal Auditors (lIA) wordt
het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) om de vijf jaar geëvalueerd door een
externe instantie. Deze standaarden worden door het Auditcomité van de Vlaamse Administratie en IAVA
onderschreven. Een eerste externe doorlichting werd uitgevoerd in 2005.
De conclusie van de tweede externe doorlichting (dd. 9 juni 2010) herbevestigt dat de werking van lAVA
in overeenstemming verloopt met de intemationale standaarden voor de professionele werking
van inteme audit (The Intemational Standards for the Professional Practice of Intemal Auditing)
van het Institute of Intemal Auditors (IIA).
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
3
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~~"
n
'~
Verzendlijst
Het synthese- en detailrapport wordt verstuurd naar:
De heer Hubert Bloemen
De heer Piet Vanhoutte
De heer Paul Michel
Administrateur-generaal agentschap Inspectie Ruimtelijke ordening,
Wonen en Onroerend Erfgoed
Afdelingshoofd Inspectie
Afdelingshoofd Toezicht
Een syntheserapport wordt verstuurd naar:
De bevoegde ministers
Mevrouw Freya Vandenbossche
De heer Philip Muyters
De heer Geert Bourgeois
Vlaams minister van Energie, Wonen, Steden en Sociale Economie
Vlaams minister van Financiën, Begroting, Werk., Ruimtelijke
Ordening en Sport
Viceminister-president van de Vlaamse regering en Vlaams minister
van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme,
Vlaamse Rand en Onroerend Erfgoed
De minister bevoegd voor interne audit:
De heer Kris Peeters
Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van
Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid
De leden van het Auditcomité van de Vlaamse Administratie:
Voorzitter van het Auditcomité
Mevrouw Martine Verluyten
Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams
Mevrouw Ingrid Lieten
minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en
Armoedebestrijding
De heerJean-Pierre Bostoen
Mevrouw Diane Breesch
De heer Luc Discry
Mevrouw Saskia van Uffelen
De heer Martin Ruebens
De heer Erik Portugaels
De heer Guido Collin
Het Rekenhof:
De heer Ignace Desomer
Onafhankelijk deskundige
Onafhankelijk deskundige
Onafhankelijk deskundige
Onafhankelijk deskundige
Secretaris-generaal Departement DAR
Gedelegeerd bestuurder NV De Scheepvaart
Secretaris Auditcomité
Voorzitter van het Rekenhof
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
4
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie
~
Inhoudstafel
SYNTHESERAPPORT
7
GLOSSARIUM
9
BESTUURUlKE BOODSCHAP
10
BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
12
1
KORTE VOORSTELLING VAN HET AGENTSCHAP INSPECTIE RWO (IRWO)
2
3
AUDITDOELSTELLINGEN EN REIKWIJDTE
AUDITAANPAK
12
13
14
CONCLUSIE
16
MANAGEMENTREACTIE
20
AANBEVELINGSTABEL
22
DETAILRAPPORT
27
INLEIDING
29
1
2
3
JURIDISCH KADER
DOELSTELLINGENKADER
ORGANISATORISCH KADER
4
5
EVALUATIE
29
33
43
53
58
UITVOERING
BIJLAGE: MATURITEITSINSCHATTING ORGANISATIEBEHEERSING IRWO PER
31/12/2010
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
62
5
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie'
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Syntheserapport
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
7
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie :~ ~
Glossarium
A
A
A
A
SZa
VA
B
BBB
BIK
BO
BVR
BZ
Aanbeveling
Aanbeveling uit Sterkte-Zwakteanalyse
Aanbeveling uit validatieaudit
Beter Bestuurlijk Beleid
BouwInspectie Klassement
Beheersovereenkomst
Besluit van de Vlaamse Regering
BestuursZaken
C
COSI
cowr
Centraal Overleg Stedenbouwkundige Inspecteurs
Centraal Overleg WoonInspecteurs
F
FOD
Federale Overheidsdienst
H
HOLV
HrH
Applicatie om dossiers Wonen-Vlaanderen op te volgen
Hoge raad voor Handhaving ruimtelijke ordening
I
iRWO
Inspectie Ruimtelijke ordening, Wonen en Onroerend Erfgoed
o
OE
Onroerend Erfgoed
R
RO
RWO-ps
Ruimtelijke Ordening
Programma om termijnen dossiers op te volgen
S
SARA
SPW
Applicatie om dossiers Wooninspectie op te volgen
Sociale Premies Wonen
V
VCRO
VTE
Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening
VolTijdsEquivalent
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
9
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~J
'~
Jij
.
Bestuurlijke boodschap
Jaarlijks verstrekt de Vlaamse overheid aan allerlei begunstigden (welzijn, cultuur, ...) voor ongeveer 19
miljard euro aan subsidies. Het is dus belangrijk dat er adequate en effectieve inspectie- en
handhavingsinstrnmenten bestaan om de doelmatige aanwending hiervan op te volgen. Daarnaast bestaan
er ook inspecties die, zonder dat er subsidies verstrekt worden, toezicht houden op de naleving en
handhaving van de wetgeving (milieu, wonen, ...). Binnen de Vlaamse administratie betreft het tal van
processen die min of meer een gelijkaardig verloop kennen. Op basis van een risicoanalyse zal lAVA in
het kader van een thematische aanpak een aantal van deze toezichts- en handhavingsprocessen auditeren
zodat na verloop van tijd een globaal beeld van de kwaliteit ervan kan geschetst worden.
Deze auditopdracht beoogt de evaluatie van de werking van het agentschap Inspectie Ruimtelijke
Ordening, Wonen en Onroerend Erfgoed (iRWO), dat de handhaving van de regelgeving, de uitoefening
van het toezicht op de aanwending van subsidies (ca. 0,6 miljard euro) en eventuele invorderingen. daarvan
m.b.t. drie beleidsvelden (ol Ruimtelijke Ordening, Wonen en Onroerend Erfgoed) als taken heeft.
lAVA stelde vast dat iRWO haar inspectietaken op een adequate en professionele wijze uitvoert.
Aangezien iRWO als apart agentschap binnen het beleidsdomein RWO functioneert, kan zij op
hiërarchisch vlak haar taken onafhankelijk en los van de andere entiteiten uit het beleidsdomein uitvoeren.
Het verzekeren van (rechts)herste1 binnen een zo kort mogelijke termijn is een kemopdracht in haar
beheersovereenkomst. Aandacht voor de uitbouw van competenties en multifunctionaliteit van de
medewerkers, de kwaliteitsbewaking, de uniformiteit in het inspectieproces en de investering in eigen
dossierbehandelingssystemen tonen het belang aan dat iRWO hecht aan een professionele aanpak. Ook de
ontwikkeling van een integriteitsbeleid, dat wel nog verder dient te worden verankerd binnen de
organisatie (cf. aanbeveling A7), draagt hiertoe bij.
Volgende knelpunten werden vastgesteld in de werking van iRWO en/ofhet beleidsdomein RWO:
• De afstemming over het ganse werkterrein tussen iRWO en de talrijke handhavingsacto'ren verloopt
fragmentarisch en is afhankelijk van de goodwill van deze laatsten (cf. aanbeveling Al +
aanbevelingen A4, A9, All validatie-audit).
• iRWO focust op handhaving en toezicht op de woonactoren maar geeft slechts geringe invulling aan
het toezicht op subsidies aan particulieren (cf. aanbevelingen A2 en A6).
• iRWO beschikt niet over een ondernemingsplan en planningsdocumenten ontbreken voor de
afdelingshoofden en de administrateur-generaal (cf. aanbeveling A2 validatie-audit).
• De uitwerking van periodieke interne rapportering over de taakuitoefening voor de verschillende
beleidsvelden kan de interne werking van het agentschap verder optimaliseren en het inzicht in de
efficiëntie van de inspectieprocessen verder faciliteren (cf. aanbeveling A8).
• De afdeling Inspectie beschikt niet over risicoanalyses ter onderbouwing van haar handhavingfocus
(cf. aanbevelingen A3, A4, A5). De huidige handhaving verloopt vooral event-gedreven.
• Inzake beleidsvoorbereiding en -evaluatie ontbreekt specifiek voor het beleidsveld Ruimtelijke
Ordening rapportenng over de resultaten van de handhavingactiviteiten en de vastgestelde knelpunten
(cf. aanbeveling A9).
In 2010 werden voor de organisatiebeheersing van iRWO maturiteitsinschattingen bepaald (cfr. rapport
d.d. 13/05/2011, ~e Bijlage). Tijdens de auditopdracht werden geen vaststellingen gedaan die tegenstrijdig
zijn met dit gevalideerde maturiteitsniveau van iRWO. Het is echter belangrijk dat iRWO if.v. optimale
informatie-uitwisseling en efficiënte inzet van de beschikbare middelen de aanbevelingen uit de validatie­
audit m.b.t. belanghebbendenmanagement en het externe informatie- & communicatiebeleid realiseert.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKTVERTROUWEUJK
10
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie '~~".
.:.':.':'."
~X­
o:P~~
De managementteactie n.a.v. de auditbevindingen, werd toegevoegd op pagina 20 van dit rapport.
Mark Vandersmissen,
Manager-auditor
Elke Steen
Auditor
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
11
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ;Y'iJl ",
~ ...
Beschrijving van de opdracht
1 Korte voorstelling van het agentschap Inspectie RWO
(iRWO)
iRWO is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid. Het agentschap is in
werking getreden op 1 juli 2006 en is samengesteld uit onderdelen van de voormalige Administratie
Ruimtelijke Ordening, Huisvesting, Monumenten en Landschappen en de voormalige Vlaamse
Huisvestingsmaatschappij. De voogdijministers zijn voor het beleidsveld Ruimtelijke Ordening de heer
Philip Muyters, Vlaams minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport, voor het
beleidsveld Onroerend Erfgoed de heer Geert Bourgeois, Vlaams minister van Bestuurszaken,
Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme, Vlaamse Rand en Onroerend Erfgoed, en tenslotte voor het
beleidsveld Wonen mevrouw Freya Vandenbossche, Vlaams minister van Energie, Wonen, Steden en
Sociale Economie.
Het agentschap telt 141 personeelsleden, die werkzaam zijn in de verschillende diensten:
De Afdeling Inspectie treedt op tegen bouwovertredingen en inbreuken op woonkwaliteitsnormen, de
bescherming van monumenten, stads- en dorpsgezichten, landschappen, het archeologisch
patrimonium en varend erfgoed.
De Afdeling Toezicht controleert de sociale huisvestingsmaatschappijen, de Vlaamse Maatschappij
voor Sociaal Wonen, het Vlaams Woningfonds, de erkende huurdiensten, het Vlaams
Huurdersplatform, de erkende kredietmaatschappijen, Vlabinvest en de gemeenten, OCMW's en
intercommunales die door de Vlaamse overheid gesubsidieerde woonprojecten realiseren.
De Diensten van de Administrateur-generaal staan in voor een aantal algemene, ondersteunende
taken.
Cf. organogram
IVA Inspectie
Administrateur­
generaal
I
Communicatie
Secretariaat
Antwerpen
Oost·
Vlaanderen
Onroerend
~1f90ed
West·
Vlaanderen
Inspecteurs
Vlaams­
Brabant
Umburg
.I
r
I
J
Afdeling
Toezicht
I
[
I
I
Gunning
overheidsopdrechten
.
,
.
Kennls- & .procesbaheer ~
l
rlf-------,
Administratieve werking enr,-------1
beheer
I
Financiële controle
Sociale verhuring
I
14­
Secretarieat
..
L
I
r
1
I
Toel!lchthoud~rs
r
Verkoop en verwervingen ­ I.
toekenning sociale lenlngen IIc.-----1
Subsidies, premies en
tegemoetkomingen
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
llf-
r
----'
12
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~~ :::
,~
"­
J1=
Het agentschap heeft de volgende m1SS1e geformuleerd: iRWO ziet via verschillende
handhavingsinstrumenten toe op de naleving van de reglementering betreffende (sociale) huisvesting,
ruimtelijke ordening, de verhuring van kamers en woningen, de monumenten en landschappen, het
archeologisch patrimonium en het varend erfgoed. Bij inbreuken kan het preventief of correctief
optreden.
In haar visie bepaalt iRWO dat het een dynamische organisatie wil zijn die op een geïntegreerde manier,
voor de eigen en de toekomstige generaties, bijdraagt tot het vrijwaren van de open(bare) ruimte en de
ruimtelijke ordening, het recht op wonen en tot het beschermen en vrijwaren van het Onroerend
Erfgoed. Ook groeit het agentschap binnen zijn opdrachten verder uit tot een expertisecentrum en werkt
het actief samen met interne en externe partners.
In 2011 werden door wooninspectie 1.999 woonentiteiten geverbaliseerd, 758 processenverbaal werden
opgemaakt door bouwinspectie en 61 processen-verbaal werden opgesteld voor inbreuken inzake
Onroerend Erfgoed.
2 Auditdoelstellingen en reikwijdte
Auditreikwijdte
Jaarlijks verstrekt de Vlaamse overheid aan allerlei begunstigden (welzijn, cultuur, ...) voor ongeveer 19
miljard € aan subsidies. Het is dus belangrijk dat er adequate en effectieve inspectie- en
handhavingsinstrumenten bestaan om de doelmatige aanwending hiervan op te volgen. Daarnaast bestaan
er ook inspecties die, zonder dat er subsidies verstrekt worden, toezicht houden op de naleving en
handhaving van de wetgeving (milieu, wonen...). Binnen de Vlaamse administratie betreft het tal van
processen die min of meer een gelijkaardig procesverloop kennen. Op basis van een risicoanalyse zal
IAVA in het kader van een thematisch aanpak een aantal van deze toezicht- en handhavingsprocessen
auditeren zodat er na verloop van tijd een globaal beeld van de kwaliteit ervan kan geschetst worden.
Als auditreikwijdte worden de inspectieprocessen van iRWO genomen met uitzondering van Toezicht
sociale huisvesting en het Herstelfonds. In de voorbije 2 jaar publiceerde het Rekenhof haar auditrapport
over het Toezicht Sociale Huisvesting en werd het Herstelfonds reeds doorgelicht door IAVA.
De auditdoelstelling van deze auditopdracht bij iRWO is gericht op de evaluatie van de adequate en
doeltreffende werking van de inspectiediensten.
Auditdoelstellingen en relatie met de doelstellingen van interne controle
Artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 omvat het volgende:
"De departementen, de intern v~!fstandigde agentschappen en de extern verze!fstandigde agentschappen staan in voor de
interne controle van hun bedriifsprocessen en activiteiten. De interne controle is in het biJzondergericht op :
1° het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectiefen efficiënt beheer van risico 's;
2° de naleving van regelgeving en de procedures;
3° de betrouwbaarheid van de financië'ie en beheersrapportering;
4° de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen;
5° de bescherming van haar activa en de voorkoming vanfraude. "
In de ondersteuning van het management draagt deze auditopdracht, voor de vermelde reikwijdte,
hoofdzakelijk bij tot het realiseren van doelstellingen 1, 2,4 en 5.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
13
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~l~
~
3 Auditaanggk
Deze auditopdracht werd opgestart in het kader van de thema-audit inspectie/handhaving.
Een toelichting aan de administrateur-generaal, de afdelingshoofden en het ankerpunt over het
controleprogramma werd gegeven op 20 juni 2012.
Het controleprogramma, ontwikkeld om na te gaan in hoeverre de risico's in het inspectieproces werden
afgedekt, bevat verschillende dimensies. Deze dimensies (met name het juridisch kader,
doelstellingenkader, organisatorisch kader, uitvoering en evaluatie - cf. figuur 1) worden gehanteerd als
richtsnoer bij het evalueren van de werking van de inspectiediensten van iRWO en bij het beoordelen van
de mate waarin de belangrijkste risico's, inherent aan het inspectieproces, door adequate
beheersmaatregelen worden afgedekt.
Voorbeelden van inherente risico's zijn o.a. dat:
de inspectiedienst onvoldoende controlemogelijkheden heeft met betrekking tot haar takenpakket en
overlapping aanwezig is wat betreft de toezichtsbevoegdheden van de afdeling;
niet de juiste inspectieprioriteiten worden gelegd waardoor de efficiënte inzet van middelen wordt
aangetast;
de inspectiedienst niet op een onafhankelijke, professionele en integere wijze te werk gaat.
Juridisch kader
DoelstellIngenkader
Doelstellingen en
strategie
Wet-en
regelgeving
Afstemming met
belanghebbenden
Organisatorisch
kader
Uitvoering
Evaluatie
Ultvoertng,
procedures en
Instructies
Kwaliteitsborging
flnterne werking
Rapportering en
opvolging
Beleidsgerichte
rapportering &
verantwoording
Organisatorische
opbouw
Organisatie
cultuur f
Integriteit
HRM
Betrokkenheid bij
de opmaak van
wet- en
regelgeving
Probleem-frisica­
analyse en
prioriteitstelling
Methodologie f
aanpak
Financieel en
logistiek beheer
Ondersteuning
door ICT-tools
Figuur 1 - Controleprogramma
In de voorbereidingsfase van deze opdracht werd eind juni - begin juli 2012 door middel van
verkennende gesprekken met de afdelingshoofden, het departement en de agentschappen Wonen­
Vlaanderen en Onroerend Erfgoed, een beeld verkregen van de inspectietaken van iRWO en de wijze
waarop het georganiseerd is. Vanaf half juli werden gesprekken gevoerd waarbij de normen van het
controleprogramma verder werden afgetoetst.
In totaal werden drieëntwintig gesprekken gevoerd. Het betrof de leidend ambtenaar, afdelingshoofden,
directeurs, wooninspecteurs, bouwinspecteurs, technici, stafmedewerkers, celhoofden, een aantal entiteiten
van het beleidsdomein RWO, de Hoge raad voor Handhaving RO en de drie bevoegde kabinetten.
Daarnaast heeft IAVA plaatsbezoeken met bouw- en wooninspectie mee gevolgd en 30 dossiers
geanalyseerd van woon- en bouwinspectie.
Het terreinwerk werd afgerond op 11 september 2012.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
14
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
..'
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~'1~,.~::
Het ontwerprapport werd op 21 december 2012 bezorgd aan de administrateur-generaal. Een exitmeeting
vond plaats op 23 januari 2013. Op deze vergadering werden de opmerkingen m.b.t de inspectiediensten
van iRWO besproken en werden de auditvaststellingen en -conclusie door IAVA toegelicht.
De managementreactie, i.e. het actieplan van de geauditeerde, werd verkregen op 1 februari 2013 en
integraal opgenomen in dit rapport. Het departement RWO ontving een uittreksel m.b.t. de vaststellingen
en de aanbeveling waarin zij mee gevat werd. Het actieplan van het departement RWO werd verkregen op
7 februari en integraal opgenomen in de aanbevelingentabel (cf. A4).
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
15
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~~ :.. '"
}~<~
Conclusie
Deze auditopdracht beoogt de evaluatie van de werking van het agentschap Inspectie Ruimtelijke
Ordening, Wonen en Onroerend Erfgoed (iRWO), dat de handhaving van de regelgeving, de uitoefening
van het toezicht op de aanwending van subsidies (ca. 0,6 miljard euro) en eventuele invorderingen daarvan
m.b.t drie beleidsvelden nl. Ruimtelijke Ordening (RO), Wonen en Onroerend Erfgoed (OE) als taken
heeft.
Hiertoe werd voor vijf dimensies van het inspectiegebeuren, per rubriek, de invulling van een aantal
beheersdoelstellingen nagegaan.
Onderstaande figuur biedt een overzicht over de mate waarin de inspectieactiviteiten bij iRWO voldoen
aan deze beheersdoelstellingen.
Organisatorisch
kader
Juridisch kader
Uitvoering
Evaluatie
---~---~--
-------~----~~-~-
Ij
j
Wet-en
regelgeving (Al)
I
I,
I
~Oe;elllngen
en
strategie (A2,A3,
VAA2)
I
• 1
! Afstemming met I:
1
belanghebbenden
(VA A4, VAAg"
VA All))
1
J
1
etrokkenheid bij
Jje opmaak van
wet- en
regelgeving
11
Kwaliteitsborging
/ interne werking
(AS)
I
1
HRM (VAAG)
I probleem-/rlsico-I !
analyse &
'
I prioriteitstellIng I
I ~-.-..- ._ -_-.o-~_-._-c~
Financieel en
ogistiek behee
(A4,AS,AG)
~ethodologie I
aanpak
. -------~-
Uitvoering,
procedures en
instructies
Organisatie
cultuur /
Integriteit (A7))
,;~i
I~
II !I
"Il"
Rapportering en·
opvolging
Beleidsgerichte
rapportering &
verantwoording
(Ag)
door ICT-tools
--~-'
Legende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelstellingen: er worden geen aanbevelingen geformuleerd, eventueel wel
verbeterpunten.
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelsteIlingen: er kunnen aanbevelingen en/of verbeterpunten worden
geformuleerd.
•
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelstellingen; er wordt minstens één aanbeveling geformuleerd.
•
(Nog) geen toepassing
Globaal stelde IAVA vast dat iRWO haar inspectietaak op een adequate en professionele wijze uitvoert en
hiervoor over aangepaste instrumenten beschikt Er zijn echter ook enkele tekortkomingen in de werking
van iRWO en knelpunten in de organisatie van de handhaving tussen de bestuurslagen 1 van de drie
beleidsvelden vastgesteld die impact hebben op de effectiviteit en de efficiëntie van iRWO.
Het juridisch kader voor handhaving, toezicht op subsidies en desgevallend de invordering ervan wordt
gevormd door verschillende decreten en besluiten voor de beleidsvelden RO, OE en Wonen. Een
overzicht van deze regelgeving is opgenomen in het oprichtingsbesluit iRWO.
1 Organisatie van de handhaving binnen de bestuurslagen: bv bij de handhaving van Ruimtelijke Ordening zijn zowel regionale, lokale als federale
overheden betrokken waaronder ondenneer iRWO, andere entiteiten/inspectiediensten van de Vlaamse overheid, de Hoge raad voor Handhaving
Ra, de gemeentes, de politiezones en de parketten.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELUK
16
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie
In de praktijk is de taakafbakening met de veelheid aan handhavingspartners (o.a. lokale overheden,
entiteiten van het beleidsdomein RWO, entiteiten Vlaamse overheid in andere beleidsdomeinen, federale
overheid, politie, parket, Hoge raad voor Handhaving RO, ...) niet altijd evident. Een gebrekkige
afstemming tussen de verschillende handhavingsactoren bemoeilijkt een doelmatige en efficiënte invulling
van de handhaving over het ganse werkterrein (cf. Aanbeveling 1).
Momenteel wordt iRWO systematisch betrokken bij de beleidsvoorbereiding van relevante wet- en
regelgeving. De specifieke invulling verschilt naargelang het beleidsveld. N.a.v. de transitie binnen het
beleidsdomein RWO moet verder worden gewaakt over een blijvende betrokkenheid van iRWO hierbij.
M.b.t. het doelsteUjngen- en organisatorisch kader en de uitvoering stelde IAVA het volgende vast:
• De doelstellingen inzake handhaving voor de 3 beleidsvelden en inzake toezicht op de woonactoren
i.k.v. sociale huisvesting zijn opgenomen in de beheersovereenkomst 2011-2015. iRWO beschikt
echter nog niet over een jaarlijks ondernemingsplan. Planningsdocumenten voor de afdelingshoofden
en de administrateur-generaal ontbreken. De doorvertaling van de doelstellingen in andere individuele
planningsdocumenten gebeurde gedeeltelijk.
• Recent werd een eerste ontwerp van visienota belanghebbendenmanagement op de directieraad
geagendeerd. De belanghebbenden zijn geïdentificeerd en de dialoog wordt naargelang het beleidsveld
via diverse kanalen gevoerd. Het is echter belangrijk dat iRWO if.v. optimale informatie-uitwisseling
en efficiënte inzet van de beschikbare middelen de aanbevelingen uit de validatie-audit m.b.t.
belanghebbendenmanagement en het externe informatie- & communicatiebeleid realiseert.
• De positionering van iRWO in een eigen agentschap faciliteert de onafhankelijkheid en de autonomie
t.a.v. de andere entiteiten van het beleidsdomein. Dit wordt ook ondersteund door de bestaande wet­
en regelgeving.
• De structuur van iRWO is afgestemd op haar kerntaken en op de geografische spreiding van de
potentiële inspectieobjecten en de handhavingsactoren.
• In haar streven naar een meer effectieve en efficiënte inzet van de capaciteit neemt iRWO initiatieven
om haar medewerkers multifunctioneel in te zetten over de beleidsvelden heen. Een kloofanalyse
tussen de gewenste en huidige competenties kan helpen om vorming en competentieopbouw
gerichter te organiseren.
• Sinds 2011 werkt iRWO aan de ontwikkeling van een gestructureerd integriteitsbeleid. Nu de
integriteitsvisie en -aanpak er is, dient iRWO nog verder werk te maken van de verankering en het
doorleefd maken van het integriteitsbeleid in de gehele organisatie (cf. Aanbeveling 7).
• Op vlak van het bepalen van inspectiedoelstellingen en -prioriteiten, risicoanalyse en de uitvoering van
inspecties kan een onderscheid gemaakt worden tussen het toezicht op de aanwending van
middelen/subsidies enerzijds en handhaving anderzijds.
Toezicht op subsidies:
o Hoewel de subsidies - andere dan deze ik.v. woonactoren - aan particulieren (ruim 150 miljoen €)
en gemeenten een aanzienlijke materialiteit vertegenwoordigen, richt de afdeling Toezicht zich
momenteel bijna uitsluitend op de uitoefening van het toezicht op de woonaetoren ik.v. de
sociale huisvesting. De uitoefening van de 2" liinstoezjchtstaak op de aanwending van subsidies door
Particulieren en gemeenten wordt slechts in geringe mate ingevuld. Uitgewerkte doelstellingen, een
concrete planning met streefcijfers en een risicoanalyse om de prioriteiten te onderbouwen zijn
voor de 3 beleidsvelden inzake dit toezicht niet voorhanden (cf. Aanbeveling 2).
o Optimalisatie van de informatie-uitwisseling met de betrokken entiteiten van het beleidsdomein
(inclusief de toegang tot dossieropvolgingssystemen) kan de efficiëntie en de effectiviteit van het
toezicht verhogen. Ook dient iRWO zelf te bepalen bij welke dossiers inspecties worden
uitgevoerd. Het is aangewezen dat iRWO voor de 3 beleidsvelden voldoende zicht krijgt op de
door de subsidieverstrekkende entiteiten uitgeoefende eerstelijnscontroles i.C.v. een risicoanalyse
om zo de prioriteiten m.b.t. het 2de lijnstoezicht op subsidies aan particulieren te kunnen
onderbouwen (cf. Aanbeveling 6).
o Niettegenstaande er weinig toezicht op particulieren wordt uitgeoefend, is er momenteel wel al
een draaiboek m.b.t. renovatiepremies uitgewerkt met procedures en richtlijnen if.v. een
kwaliteitsvolle en uniforme uitvoering en afhandeling van de toezichtdossiers. Van elk onderzoek
ter plaatse wordt een verslag opgemaakt en ter opvolging bezorgd aan het agentschap Wonen­
Vlaanderen.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
17
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie
~
Handhaving:
o De afdeling Inspectie staat in voor de handhaving. Voor de 3 beleidsvelden zijn doelstellingen,
afgestemd op de beleidsdoelstellingen, opgenomen in de beheersovereenkomst 2011-2015. Het
verzekeren van (rechts)herstel binnen een zo kort mogelijke termijn wordt erin geëxpliciteerd.
o iRWO heeft al heel wat inspanningen geleverd om ICT-systemen uit te bouwen ter ondersteuning
van de handhaving. Ook heeft het agentschap toegang tot een aantal tools van andere entiteiten
van de Vlaamse overheid en federale databanken om de uitvoering van hun kerntaak te faciliteren.
Het agentschap heeft de bedoeling om een aantal tools verder te integreren i.f.v. de automatisering
van de opvolging.
o De uitgevoerde handhavingsinspecties volgen een welbepaalde aanpak. Procedures, richtlijnen,
code goede praktijken, formulieren i.f.v. een kwaliteitsvolle en uniforme uitvoering en atbandeling
van handhaving(dossier)s zijn aanwezig en worden toegepast. Dit bleek uit de dossiertesten. De
gehanteerde werkwijze wordt besproken op periodieke fora voor inspecteurs. De vaststellingen bij
een inbreuk worden opgenomen in een proces-verbaal. De verdere opvolging gebeurt a.d.h.v. de
voorziene handhavingsinstrurnenten in de handhavingsketen en de specifieke richtlijnen en
afspraken.
o Een concreet plan van aanpak i.f.v. de handhavingsplanning wordt evenwel niet opgemaakt door
de afdeling Inspectie omwille van de complexiteit van het werkterrein. De beschikbare capaciteit
wordt event-gedreven (melding of klacht van burger, lokale overheid, politie, parket, agentschap
Wonen-Vlaanderen, ...) ingezet o.b.v. de vastgelegde focus inzake RO en Wonen en o.b.v. de
dossiers die de erfgoedconsulenten van het agentschap Onroerend Erfgoed doorsturen.
Risicoanalyses om handhavingsprioriteiten te bepalen zijn er niet.
o Verdere afstemming met Ookale) handhavings-actoren m.b.t. (parallelle) bevoegdheden is nodig.
iRWO is immers voor de detectie / het op het spoor komen van inbreuken in grote mate
afhankelijk van de andere handhavingsactoren, die onatbankelijk kunnen beslissen om acties te
ondernemen. Optimalisatie van informatie-uitwisseling en (nieuwe vormen van) samenwerking
kunnen de efficiëntie en de effectiviteit van de handhaving verhogen.
• Specifiek m.b.t. handhaving voor het beleidsveid Ra: een handhavingsplan 2010-2015 met
handhavingsaccenten en taakafbakening voor de verschillende handhavingspartners is in
voege. Het departement RWO dient werk te maken van de risicoanalyse die voorzien wordt in
het handhavingsplan zodat iRWO de prioriteiten kan bepalen (cf. Aanbeveling 4). Ook lijkt
het aangewezen om de rol!taken van de Hoge raad voor Handhaving Ruimtelijke Ordening te
evalueren i.f.v. efficiëntie en effectiviteit bij de handhaving van het beleidsveld. De
uitgevoerde handhaving kadert binnen de bepaalde handhavingaccenten.
• Specifiek m.b.t. handhaving voor het beleidsveid Wonen: de handhavingsfocus is bepaald en er werden
taakafspraken met het agentschap Wonen-Vlaanderen gemaakt. De uitgevoerde handhaving
kadert binnen de vastgelegde handhavingaccenten. Het is aangewezen dat de
handhavingsactoren de uitwerking van een risicoanalyse overwegen i.f.v. het gebruik ervan als
planningsinstrurnent (cf. Aanbeveling 5).
• Specifiek m.b.t. handhaving voor het beleidsveld OE: er dient een handhavingsplan met prioriteiten
en taakafbakening voor de verschillende handhavingspartners te worden uitgewerkt zoals
voorzien is in de ontwerpregelgeving (cf. Aanbeveling 3). Ook is het aangewezen dat de
handhavingsactoren de uitwerking van een risicoanalyse overwegen if.v. het gebruik ervan als
planningsinstrurnent (cf. Aanbeveling 5). Daarnaast heeft het agentschap de intentie om een
overlegforum voor inspecteurs inzake Onroerend Erfgoed uit te bouwen.
Inzake evaluatie van handhaving neemt iRWO initiatieven die de uniforme en kwaliteitsvolle uitvoering
stimuleren. De directeurs van de buitendiensten en de centrale cel zien toe op de atbandeling van de
handhavingdossiers. De dossieropvolgingssystemen voor bouw- en wooninspectie volgen de uitgetekende
inspectieflows. Het agentschap is begonnen met het intern benchmarken van haar buitendiensten met het
oog op het verder uniformiseren en optimaliseren van haar werking. De uitwerking van een periodieke
rapportering voor de verschillende beleidsvelden kan de interne werking van de inspectiedienst verder
optimaliseren en het inzicht in de efficiëntie verder faciiiteren (cf Aanbeveling 8). Via de jaarverslagen van
Wooninspectie, Onroerend Erfgoed en de afdeling Toezicht, het handhavingsplan RO, code goede
praktijken ROen in mindere mate de activiteitentabel RO wordt aan de buitenwereld inzicht gegeven in de
werking en de resultaten van de inspecties.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
18
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~,_
Het is de bedoeling van iRWO om ook voor bouwinspectie (RO) een jaarverslag op te stellen. Een
rapportering met de evaluatie van de resultaten van de handhavingdossiers en de knelpunten die hierbij
werden vastgesteld, kan als input dienen voor de beleidsvoorbereiding en - evaluatie en het opstellen van
wet- en regelgeving specifiek voor RO en kan het draagvlak inzake handhaving versterken (cf.
Aanbeveling 9). Inzake effectenmeting is nog een hele weg te gaan. Van iRWO worden hier vooral
cijfergegevens m.b.t. de handhaving verwacht.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
19
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie :Si~
:::
'~'.'-'
Ma nag ementrea etie
Bij de initiële BBB-operatie was het niet de intentie van de Vlaamse regering om het agentschap Inspectie
RWO te belasten met het toezicht op de subsidiestromen in de beleidsvelden Ruimtelijke Ordening en
Onroerend Erfgoed, doch dit toezicht te beperken tot een tweedelijnstoezicht op de subsidiestromen in
het beleidsveld Wonen. Dit blijkt onder meer uit de beslissing om aan het agentschap Inspectie RWO
enkel personeelsleden toe te wijzen die actief waren op het vlak van de handhaving sensu stricto. Voor het
beleidsveld Onroerend Erfgoed werd slechts één persoon toegewezen die de handhavingsprocedures
opvolgde en niet actief was op het gebied van subsidies. Voor het beleidsveld Ruimtelijke Ordening werd
geen enkel personeelslid toegewezen dat voorheen actief was op het vlak van subsidieverstrekking.
Op het beleidsveld Wonen bleef de toewijzing van personeelsleden beperkt tot die personen die actief
waren op het vlak van strafrechtelijke handhaving van de woningkwaliteitsnormen en de personen,
afkomstig uit de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij, die actief waren op het vlak van het toezicht op
huisvestingsmaatschappijen. Daaruit blijkt ook voor dit beleidsveld dat het de duidelijke intentie was om
het toezicht op subsidiestromen te beperken tot een tweedelijnstoezicht, dat geenszins zo ver mocht
reiken dat het zich zou manifesteren als een toezicht op de andere agentschappen.
Ook uit de beheersovereenkomsten die werden afgesloten blijkt deze intentie. Voor de beleidsvelden
Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed werden er geen afspraken gemaakt omtrent de controle op
subsidies door het agentschap Inspectie RWO, terwijl voor het beleidsveld Wonen het toezicht op
premies en tegemoetkomingen moet worden georganiseerd in samenspraak met het agentschap Wonen
via hetzij verzoeken of spontane mededeling van dossiers door dit laatste agentschap,
De geringe invulling aan het toezicht op subsidies aan particulieren voor het beleidsveld Wonen is
bovendien een bewuste keuze, gestoeld op een onderbouwde risicoanalyse. Daartoe werd de regelgeving
bestudeerd, bekeken welke diverse tegemoetkomingen aan particulieren inzake Woonbeleid er bestaan,
door wie die uitgekeerd worden en welke controles er door het eerstelijnstoezicht worden uitgevoerd en of
afdeling Toezicht hier al dan niet iets extra's aan kan toevoegen door het uitbouwen van een
tweedelijnstoezicht op die domeinen. Het resultaat van die analyse was, zoals aan IAVA als reactie op het
ontwerprapport werd meegedeeld, dat aan het toezicht op particulieren met uitzondering van het toezicht
op sociale huurders, in het bijzonder toezicht op domiciliefraude, een laag residueel risicoprofiel werd
toegekend. Het is dan ook niet meer dan logisch dat voor dat toezicht een beperkt aantal mensen en
middelen wordt ingezet. Dat het toezicht op de renovatiepremies wél in de planning werd opgenomen,
heeft te maken met het feit dat dit als een beleidsprioriteit naar voren geschoven werd (zoals opgenomen
in de beheersovereenkomst).
Het agentschap Inspectie RWO is er zich van bewust dat de bepalingen in het oprichtingsbesluit kunnen
worden geïnterpreteerd als een basis voor een verdergaande uitoefening van het toezicht op
subsidiestromen, maar acht het noodzakelijk om dergelijke conclusies toch af te toetsen via het
managementscomité en de verantwoordelijke Vlaamse ministers. Het agentschap Inspectie RWO zal het
definitieve auditrapport dan ook agenderen op het managementscomité en afspraken maken met de
bevoegde ministers om de reikwijdte van het toezicht duidelijk te definiëren en de lopende
beheersovereenkomsten desgevallend aan te passen.
Verder wordt benadrukt dat na de recente hervormingen het beleidsdomein RWO afwijkt van de klassieke
organisatorische structuur van een beleidsdomein binnen de Vlaamse overheid en in feite 3
"departementen" bevat. Als gevolg daarvan doet het MACO RWO geen uitspraken meer over
inhoudelijke aspecten en dus ook niet over (ontwerp)regelgeving. Dit gegeven heeft een invloed op de
uitvoering van aanbeveling 1 (zie aanbevelingstabel).
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
20
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie
Ten slotte wordt de opmerking in het rapport over de weg die iRWO op het vlak van effectenmeting nog
heeft af te leggen, aangevuld met het gegeven dat het afdelingshoofd van de afdeling Toezicht reeds, en dit
teneinde kennis op te doen op vlak van methodologie m.b.t. effectenmeting, deel uitmaakt van de
werkgroep die een (momenteel lopende) studie ''Impactmeting Inspectie" van Inspectie Werk en Sociale
Economie begeleidt.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
21
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie~Y~:..-
~J=
Aanbevelingstabel
Aanbevelingstabel aangevuld met het actieplan en de timing door iRWO
Nr.
Aanbeveling
Streefdatum
I
Wet- en regelgeving
Verantwoordelijke
/ initiiltor
Actieplan of opmerkingen
:
Al
Teneinde de optimale uitvoering van de handhavingstaak en de gelijke behandeling van de 31/12/2013
geÜ1specteerden te garanderen, neemt het MACO RWO initiatieven voor een meer transparante
regelgeving die duidelijke uitgangspunten stelt m.b.t. de verschillende beleidsvelden om een
betere afstemming tussen de handhavingsactoren te realiseren (sin~le inspectie).
Toelichting
Inzake initiatieven m.b.t. regelgeving iJ lRWO qfhankelijk van andere actoren van het beleidsdomein.
een inspectietoets van (ontwe1jJ)regelgeving kan duidelijk maken of deze uitvoer- en handhaajbaar :djn en
welke de effecten er op het terrein iJin bfj de voorbereiding en uitvoering van de inspectietaak voor de
verschiffende handhavingspartnerr die actiefiJin;
er wordt gestreefd naar een meer homogene handhavingsregelgeving en instmmenten voor de verrchilfende
beleidsvelden met het oog op rechtszekerheid en efficiëntie;
bij de opmaak van regelgeving wordt specifiek aandacht besteed aan single inspectie en afstemming tussen
ha1ldhauingspartnerr (if. bek/1/ghebbendenmanagement)
II.Q.V. de transitie bi1mm het befeidsdomeill dient voor de verrchilfe1zde beleidsveldm uit te klare1l wie inzake
handhaving en toe:dcht instaat voor de op111aak van wet- en regelgeving, op welke wijze/via welk flmm
de~ regelgeving vorm krijgt, en wat van de betrokken entiteiten worden verwacht (if. betrokkenheid bij
opmaak wet- en I"(IJlekevinyJ.
Doelstellingen & Strategie, pro~leem-/ risicoanalyseen prioriteitsstelling
Hubert Bloemen
AZ
Hubert Bloemen
Teneinde de toezichtstaak m.b.t. de aanwending van de subsidies conform het
oprichtingsbesluit in te vullen, bepaalt iRWO naast de geformuleerde doelstellingen en
prioriteiten voor het toezicht op de subsidies aan woonactoren eveneens onderbouwde
doelstellingen, prioriteiten en een concrete planning met streefcijfers voor het toezicht op de
overige subsidies voor de 3 beleidsvelden.
Voor de rol van :M:..i \CO RWO na de transitie, zie
managementreactie.
Voor de realisatie van deze aanbeveling zal dus per
beleidsveld met een andere entiteit moeten worden
samengewerkt. Als voorbeelden van homogene
reeds
naar
de
handhavingsregelgeving kan
handhavingsbepalingen van het ontwerpdecreet OE
worden verwezen alsook naar het voorstel van
administratieve handhaving Ra die door iRWO
werden uitgewerkt en die bovendien aansluiten bij het
Decreet Algemeen Milieubeleid (DABM).
Zie managementrèactie.
Op de eerstvolgende Beleidsraad Ra (25/06) en op
de OKA's OE & Wonen zal deze aanbeveling aan de
bevoegde ministers worden voorgelegd. De
aanvaarding van deze aanbeveling door iRWO is dus
afhankelijk van het antwoord van het politieke
niveau.
22
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
- ---
--------------------Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ::::
Nr.
Aanbevelingi,
Streefdatum
Verantwoordelijke
/ initiator
Hubert Bloemen
"
A3
Het agentschap werkt voor het beleidsveld Onroerend Erfgoed handhavingsprioriteiten uit,
zoals voorzien in de ontwerpregelgeving, ter onderbouwing van de handhavingsstrategie.
31/12/2013
A4
Het DRWO maakt een risicoanalyse if.v. prioriteiten en klachtenopvolging zoals voorzien in
het handhavingsplan RO.
01/01/2013
01/01/2014
DRWO:
Werkgroep
risicoanalyse
opdracht
van
Stuurgroep
Handhaving RO
De werkgroep
risicoanalyse bestaat uit
participanten vanuit
DRWO, IRWO en
HRH
01/07/2014
A5
iRWO overweegt samen met de betrokken handhavingspartners de opmaak van een
risicoanalyse voor de beleidsvelden Onroerend Erfgoed en Wonen ter onderbouwing van de
handhavingsstrategie en -prioriteiten.
31/12/2013
Toelichting
Er wordt ge~en naar:
wie in zal staan voor de opmaak en opvolging van de risicoanafyse;
de wij~ van vllr.\fJlJ1eling van i1iformatie ijv. de~ risico-inschatting (o.a. uit diverse (externe) databanken);
het langetermijnperspectiej bij de risico-inschatting,
Ge~en de veelheid aan potentiële inspectieobjecten en de gelimiteerde personeelscapaciteit iPu de effectiviteit van
iRWO en de efficiënte inzet van de middelen beter kunnen worden gcwaarbo1'2.d.
m
de
Hubert Bloemen
Actieplan of opmerkingen
Ontwerpnota met handhavingsprioriteiten is reeds
binnen iRWO opgemaakt en zal voorwerp zijn van
bespreking met het agentschap OE in het kader van
de opmaak van een samenwerkingsprotocol. Na
finalisering wordt dit protocol (en de daarin
opgenomen prioriteiten) op het OKA geagendeerd.
Fase 1 - reeds uitgevoerd : voorstudie van de relevante
risico-indicatoren en daarvoor noodzakelijke data ­
opstarten handhavingsmonitor in een eerste fase op basis
van de beschikbare data, koppeling van de data en
invoersystemen en het definiëren van de data - gelijklopend
continu samenwerking opbouwen met derden (parketten,
gemeenten, etc.) ten einde de relevante data in hun bezit te
bekomen.
2
:
technisch
:
uitbouw
uitgebreide
Fase
handhavingsmonitor - permanent verder werken aan
invoeren en bekomen van relevante en accurate data
Fase 2 : inhoudelijk : op basis van de voorhanden zijnde
data verschillende combinaties van data selecteren die een
eerste set van werkbare risico-indicatoren uitmaken en
reeds kunnen aangewend worden voor risicoanalyse.
Daarna de verdere uitbouw van de volledige set van risico­
indicatoren (ook voor wat betreft de niet of niet volledig
voorhanden zijnde data) - permanent verder werken aan
invoeren en bekomen van relevante en accurate data ­
zodra deze data aanwezig zijn, kan de risicoanalyse verder
uitgebreid worden
Fase 3 : evaluatie en verdere biisturin~
De opmaak van een risicoanalyse voor het
beleidsveld OE zal aan bod komen in de
besprekingen met het agentschap OE over het
protocol (zie A3).
Voor het beleidsveld Wonen wordt deze aanbeveling
op de agenda gezet van het eerstvolgend overleg met
het
agentschap
Wonen-Vlaanderen
over
kwaliteitsbewaking.
23
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
Interne Audit van de Vlaamse Administratie~~~~
'~
Nr.
A6
Aanbeveling
Streefdatum
iRWO neemt initiatieven t.a.v. de subsidieverstrekkende entiteiten om (elektronische) toegang
te krijgen tot hun dossiers en zicht te krijgen op de wijze waarop hun eerstelijnscontroles
worden georganiseerd teneinde de keuze van te inspecteren dossiers te kunnen sturen en i.f.v.
een risicoanalyse de inspectieprioriteiten i.f.v. het 2de lijnstoezicht op subsidies - andere dan
deze voor woonactoren - te onderbouwen.
31/03/2013
Actieplan of opmerlàngen
Zie managementreactie en opmerkingen A2.
M.b.t. het beleidsveld Wonen zal iRWO contact met
het agentschap Wonen-Vlaanderen opnemen ter
bespreking van A6. De opgegeven streefdatum geldt
dan ook enkel voor dit initiatief.
I:'
Organisatiecultuur / Integriteit!,
A7
Verantwoordelijke
/ initiator
Paul Michel
i i
iRWO neemt initiatieven om het integriteitsbeleid te verankeren doorheen de organisatie zodat
het beleid ook werkelijk doorleefd wordt.
31/12/2013
Tijl Tortelboom
Dilemmatrainingen zijn gepland voor het najaar 2013
en worden eerst aangeboden aan de meest kwetsbare
functiegroepen binnen iRWO. De eerste afspraken
zijn reeds gemaakt met een expert van de Federale
Politie die ook bij Natuurinspectie dergelijke
opleidingen heeft verzorgd. Het integriteitsbeleid van
iRWO wordt doorheen de organisatie verder
gecommuniceerd en geconcretiseerd door dit in de
trainingen te verwerken. De projectgroep "integriteit"
en het directiecomité zullen op regelmatige basis de
toepassing van het integriteitsbeleid evalueren.
31/12/2013
Piet Vanhoutte
Per beleidsveld zullen de relevante indicatoren
worden opgelijst om de gepaste periodieke rapporten
te trekken en op basis daarvan inefficiënties tijdig te
kunnen detecteren en bij te sturen.
31/03/2014
Piet Vanhoutte
Gepland wordt om in 2014 een eerste jaarrapport
voor het beleidsveld RO op te maken
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------­
Toelichting:
Het integtiteitsbeleid itnplementeren doorheen de organisatie bv. door de organisatie van dilemmatrainingen
Communiceren over het beleid doorheen de organisatie
- Opvolgen en evalueren van het integtiteitsbeleid om de toepassing eruan te waarbo'l,en
-
Kwaliteitsborging interne werking
AB
Om te vermijden dat inefficiënties in de werking van iRWO niet tijdig worden opgemerkt,
bouwt het agentschap met het oog op eventuele noodzakelijke bijsturingen, gepaste
instrumenten en bijhorende rapportering verder uit voor de drie beleidsvelden.
Toelichting:
er dient nagegaan te worden welke indicatoren meer iniJcht kJmnen geven in de efficiënte werking van de
inspecties voor de verschillende beleidsvelden en op welke wijze de e.fficiénte inzet van de capaciteit opgevolgd
kan worden.
deze instromenten kunnen bijdragen aan de realisatie van A 12 uit de validatie-audit "Om de
efficiéntiewinsten meetbaar en aantoonbaar te maken, ontwikkelt het agentschap een systeem dat haar in
staat stelt om de (productieJmiddelen/ apparaatskosten in hlln totaliteit toe te wijzen aan de
o'lJ!anisatiedoelstellinpen en/ofde (kern)/Jrocessen. "
Beleidsgerichte Rapportering ~,Verantwoording
A9
iRWO maakt voor het beleidsveld Ruimtelijke Ordening een rapportering op met een evaluatie
van de resultaten van de handhavingdossiers en de knelpunten die ze hierbij hebben vastgesteld.
Op deze wijze worden de input voor de beleidsvoorbereiding en - evaluatie en het opstellen
van wet- en regelgeving specifiek voor Ruimtelijke Ordening gefaciliteerd en kan het draagvlak
worden versterkt.
24
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
-------
_.­
-
- - - - - - - - - - - - - - - - - Interne Audit van de Vlaamse Administratie~
25
1201019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~f~
::
~_'o
Detailrapport
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
27
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie
Inleiding
Dit rapport volgt de structuur van het controleprogramma. De vijf dimensies worden elk behandeld in een
apart hoofdstuk. Een aantal facetten worden verder uitgediept in fiches.
Elke fiche bevat volgende elementen:
De beheersdoelstellingen
De vaststellingen
De conclusies
Aanbevelingen
Ruimte voor verbetering
Commentaar van de geauditeerde
1 Juridisch kader
Binnen deze dimensie wordt nagegaan of:
iRWO haar autoriteit en opdracht vindt in wet- en regelgeving;
iRWO betrokken is bij de beleidsvoorbereiding en -evaluatie van de relevante wet- en regelgeving.
Onderstaande tabel geeft weer in welke mate De inspectieactiviteiten bij iRWO invulling geeft aan deze
beheersdoelstellingen.
Evaluatie
~
Beheersdoelstellin2:en
Wet-en regelgeving
Betrokkenheid bij opmaak wet- en regelgeving
Aanbeve~en
Al-pg.27
Legende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelstellingen
~>
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
(Nog) geen toepassing
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
29
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ~;
Wet- en re2'e~e~
Beheersdoelstellingen
iRWO vindt haar autoriteit en opdracht in wet- en regelgeving:
• Zijn de taken en bevoegdheden van iRWO duid~/ijk vastgelegd?
• Is duidelijk bepaald op welke wet- en regelgeving tRWO toezicht dient te houden?
; .>; .'p.
Vaststellingen
./ In het oprichtingsbesluit van iRWO werden de betrokken decreten die vallen onder de taakstelling
van het agentschap duidelijk opgesomd. Haar taken zijn ondermeer de toepassing van
handhavingsmaatregelen, de uitoefening van de controle op de aanwending van subsidies en de
invordering van deze subsidies indien de voorwaarden niet worden nageleefd of de aanwending
niet gebeurde voor de doeleinden waarvoor ze werden versterkt.
o Bij het beleidsveld Wonen staat iRWO in voor de uitvoering van inspectieopdrachten en de
invordering van o.a. tegemoetkomingen en premies van particulieren als deze door Wonen­ Vlaanderen niet konden worden geïnd. Uit de gesprekken blijkt dat voor de andere subsidies
(van de drie beleidsvelden) het toezicht erop enkel door de subsidieverstrekkende instantie
gebeurt. Het is aangewezen dat binnen het beleidsdomein RWO voldoende afstemming is
over de afdekking van het toezicht hieromtrent (risicoanalyse, wijze van toezicht, ...) en dat
iRWO inzicht heeft in de wijze waarop de entiteiten hun toezicht op subsidies uitoefenen om
zo te kunnen inschatten of de risico's voldoende worden afgedekt. Ook de eventuele link met
handhaving kan hierin meegenomen worden (mogelijke inbreuken als er subsidies worden
verleend).
o Binnen het beleidsdomein RWO staat iRWO in voor alle soorten handhaving binnen de
beleidsvelden Ruimtelijke Ordening en Onroerend Erfgoed en voor de strafrechtelijke
handhaving inzake kwaliteitsbewaking van huurwoningen en kamers binnen het beleidsveld
Wonen. De administratieve handhaving bij de kwaliteitsbewaking binnen het beleidsveld
Wonen is een taak van Wonen-Vlaanderen. Voor de 3 beleidsvelden zijn nog andere
handhavingsactoren op het terrein actief.
o De bepalingen i.v.m. handhaving worden divers ingevuld in de wet- en regelgeving voor de
drie beleidsvelden. Nieuwe regelgeving inzake Onroerend Erfgoed wordt momenteel
afgerond. Het betreft enerzijds een nieuw luik bestuurlijke handhaving en anderzijds een
integratie van verschillende bestaande regelgevingen m.b.t. monumenten, landschappen,'
archeologie .... In de zomer 2012 werd een studie m.b.t. bestuurlijke handhaving in het
beleidsveld RO afgerond. Tijdens de gesprekken gaf het agentschap aan in de toekomst te
willen streven naar grotere uniformisering van het handhavingsinstrumentarium tussen de
beleidsvelden, wat de efficiëntie en rechtszekerheid ten goede kan komen.
In de praktijk is de taakafbakening met de veelheid aan handhavingsactoren (o.a. > 300
gemeenten & steden, politiediensten, parketten, Wonen-Vlaanderen, agentschap OE, DRWO,
HrH, ANB) naargelang het beleidsveld niet altijd evident. Een aantal handhavingsactoren doen
o.b.v. hun eigen onafhankelijke visie/bevoegdheid op het terrein weinig of geen vaststellingen, of
ondernemen acties die tegengesteld zijn aan de tussenkomst van iRWO of doorkruisen deze.
Hierdoor lijkt een gelijkmatige invulling van de handhaving over het ganse werkterrein en
afstemming moeilijk realiseerbaar. In het oprichtingsbesluit zijn geen bepalingen opgenomen
m.b.t. de taak van iRWO in de samenwerking met andere actoren die op haar toegewezen taken
actief zijn. Ook het Handhavingsplan RO biedt geen uitsluitsel wie het structurele overleg trekt
dat eventueel zou kunnen leiden tot handhavingsprotocollen.
./ Inzake bevoegdheden stelde IAVA vast dat de regelgeving inzake RWO bepalingen bevat m.b.t. de
uitoefening van het toezicht (bewijskracht, toegangsrecht, inzagerecht, e.d.), de waarborgen (bv
recht van verdediging). De inspecteurs/toezichthouders hebben het statuut van officier van
gerechtelijke politie en alle medewerkers van iRWO hebben de hoedanigheid van verbalisanten en
kunnen bijgevolg processen-verbaal opstellen.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
30
1
I
I
I
I
1
1
1
1
1
I
I,
1
1
1
1
I
1
1
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
·1
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~
'.'
.
D
'.';Jc,,·
At
1:,,;;,.,
,
Conclusie
De regelgeving waarvoor het agentschap (mee) instaat voor handhaving, toezicht op subsidies
en desgevallend invordering ervan wordt vermeld in het oprichtingsbesluit. In de wet- en
regelgeving werden de bevoegdheden van iRWO bepaald. Er zijn geen bepalingen opgenomen
m.b.t. de taak van iRWO in de samenwerking met andere handhavingsactoren op het terrein. In
de praktijk is de taakafl>akening met de veelheid aan handhavingsactoren afhankelijk van het
bdeidsveld niet altijd evident. Dit bemoeilijkt de onderlinge afstemming en een gelijkmatige
invulling van de handhaving.
,;i
.,. 'eN '~;:)Y(î>/
yl\"!o/'.iH .......
Aanbevelingen
.
".;+::!'•
Teneinde de optimale uitvoering van de handhavingstaak en de gelijke behandeling van de
geïnspecteerden te garanderen, neemt het MACO RWO initiatieven voor een meer transparante
regelgeving die duidelijke uitgangspunten stelt m.b.t. de verschillende beleidsvelden om een
betere afstemming tussen de handhavingsactoren te realiseren (single inspectie).
Toelichting
Inzake initiatieven m.b.t. regelgeving is tRWO afhankelijk van andere actoren van het beleidsdomein.
een inspectietoets van (ontwerp)regelgeving kan duidelijk maken of deze uitvoer- en handhaoJbaar :(jin en welke de
ejJecten er op het terrein :(jin bij de voorbereiding en uitvoering van de inspectietaak voor de verschillende
handhavingspartners die actiif:(jin;
er wordt gestreifd naar een meer homogene handhavingsregelgeving en instrumenten voor de verschillende beleidsvelden
met het oog op rechtszekerheid en ejJiciëntie;
- bij de opmaak van regelgeving Wordt specifiek aandacht besteed aan single inspectie en afstemming tussen
handhavingspartners (if. belanghebbendenmanagement)
n.a.v. de transitie binnen het beleidsdomein dient voor de verschillende beleidsvelden uit te klaren wie inzake handhaving
en toe~cht instaat voor de opmaak van wet- en regelgeving, op welke wijze/via welkforum deze regelgeving vorm krijgt,
en wat van de betrokken entiteiten worden verwacht (cf, betrokkenheid bii oPmaak wet- en re2ekeviniJ.
:
Ov~e roimte voor verbete.tit'J.g.
'.'
'
"
Commentaar van iRWO
.'
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
.•..
31
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ~
Betrokkenheid bij opmaak wet- en re2el2"eVÏJ12'
Beheersdoelstellingen
iRWO wordt betrokken bij de beleidsvoorbereiding van de relevante wet- en regelgeving met het oog
op een handhaafhare en duidelijke wet- en regelgeving.
Vaststellingen
./ Het agentschap is betrokken bij de opmaak van wet- en regelgeving, de focus ligt hierbij op het
handhavingsluik (toepasbaarheid, inspecteerbaarheid en afdwingbaarheid). Uit de gesprekken
blijkt:
0
voor Onroerend Erfgoed, dat iRWO het handhavingshoofdstuk uitschreef bij de nieuwe
ontwerpregelgeving. Ook wordt iRWO op de hoogte gehouden van wat er wijzigt in de
regelgeving van dit beleidsveld.
0
voor Wonen, dat iRWO meestal de aanzet geeft voor het handhavingsluik en dit vervolgens
verder door Wonen-Vlaanderen wordt ingepast. Er gebeurt afstemming van de
administratieve en strafrechtelijke procedure. Om de interpretatie van de technische gegevens
m.b.t. de woonkwaliteit te uniformiseren, verzorgt Wonen-Vlaanderen opleidingen die ook
door medewerkers van iRWO worden gevolgd. iRWO ontvangt informatie over alle
wijzigingen in de regelgeving van dit beleidsveld.
0
voor Ruimtelijke Ordening, dat iRWO aangeeft heel wat van de handhavingsregelgeving voor
te bereiden. iRWO maakt deel uit van de comnnssle RWO (afstemming met
belanghebbenden) en de stuurgroep RO (opvolging van het handhavingsplan RO). Tot voor
kort schreef iRWO ook stukken van de handhavingsregelgeving, terwijl DRWO momenteel
investeert in een eigen beleidscel specifiek voor handhaving die gaandeweg expertise zal gaan
opbouwen. Bij de gezamenlijke rapportage van iRWO en de HrH m.b.t. de adviezen bij
herstelvorderingen ventileerde iRWO een aantal knelpunten inzake handhaving. De grote
gevoeligheid en complexiteit m.b.t. dit beleidsveld maakt dat samenwerking tussen de
handhavingsactoren stroever verloopt in vergelijking met de andere beleidsvelden.
0
dat iRWO via de stuurgroep 'onderzoek naar bestuurlijke handhaving in de RO' betrokken
wordt bij de door de universiteiten uitgevoerde studie naar een volwaardige vorm van
bestuurlijke handhaving.
./ N.a.v. de transitie binnen het beleidsdomein RWO moet verder worden gewaakt over de blijvende
betrokkenheid van iRWO bij de opmaak/wijziging van relevante wet- en regelgeving. Het is
aangewezen dat m.b.t. handhaving binnen het beleidsdomein RWO een gemeenschappelijke visie
wordt bepaald.
./ In het HRM-plan 2010-2015 van iRWO wordt benadrukt dat de experten voor de drie
beleidsvelden een bijdrage leveren bij de nieuwe regelgeving en de afstemming van de
administratieve en de strafrechtelijke procedure.
Conclusie
In kader van de handhaafhaarheid van wet- en regelgeving is iRWO betrokken bij de
beleidsvoorbereiding van relevante wet- en regelgeving. De specifieke invulling verschilt
naargelang het beleidsveld. N.a.v. de transitie binnen het beleidsdomein RWO moet verder
gewaakt worden over een blijvende betrokkenheid van iRWO bij de opmaak/wijziging van
relevante wet- en regelgeving.
Aanbevelingen
•
-
Ruimte voor verbetering
Binnen het beleidsdomein RWO wordt een gemeenschappelijke visie m.b.t. handhaving bepaald.
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
32
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ .~
2 Doelstellingenkader
Binnen deze dimensie wordt nagegaan of:
iRWO beschikt over concrete doelstellingen die afgestemd zijn op de beleidsdoelstellingen van de
minister;
afstemming met andere overheidsdiensten en controle-instanties aanwezig is met het oog op een
duidelijke bevoegdheids- en taakverdeling tussen inspectiediensten en de daarbijhorende informatie­
uitwisseling;
de inspectieprioriteiten onderbouwd worden door bij voorkeur een risicoanalyse;
de inspectieactiviteiten bij iRWO beschikken over instrumenten die de toezichthouders de
mogelijkheid bieden om toezicht te houden en naleving te bevorderen.
Onderstaande tabel geeft weer in welke mate de inspectieactiviteiten bij iRWO invulling geeft aan deze
beheersdoelste1lingen.
Evaluatie
--
•
BeheersdoelsteJlingen·
Doelstellingen en strategie
Afstemming met belanghebbenden
Probleem-/risicoanalyse & prioriteitstelling
Aanbeve~en
Zie A2,A3 - pg. 31
Zie A4, A5,A6 - pg.
36
Methodologie/aanpak
Legende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelste1lingen
Á.
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelste1lingen
•
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelste1lingen
•
(Nog) geen toepassing
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
33
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ::
Doelste~enen strate2Îe
Beheersdoelstellingen
De doelstellingen van de inspectieactiviteiten bij iRWO worden SMART gefonnuleerd en passen
binnen de beleidsdoelstellingen. Een uitgewerkte strategie geeft de richting aan van de wijze waarop de
inspectieactiviteiten bij iRWO georganiseerd zijn.
• Beschikt zRWO over concrete doelstellingen, die afgestemd ifjn op de beleidsdoelstellingen van de minister?
• Wordt hiertoe een strategie uitgetekend welke vC1'/}olgens geconcretiseerd wordt in een planning waarin de
inspectieprioriteiten ifjn opgenomen?
Vaststellinp:en
./ De beleidsdoelstellingen van de bevoegde ministers, zowel voor Wonen, Ruimtelijke Ordening als
Onroerend Erfgoed, hebben oog voor het aspect handhaving. Ook de beheersovereenkomst van
het agentschap bevat doelstellingen die afgestemd werden op de beleidsdoelstellingen, met
bijhorende indicatoren voor de 3 beleidsvelden, en een missie en visie/strategie die specifiek gericht
is naar de uitoefening van handhaving. De 2de strategische doelstelling bepaalt expliciet het
verzekeren van (rechts)herstel binnen een zo kort mogelijke termijn. De realisatie van de
doelstellingen van de beheersovereenkomst wordt opgevolgd aan de hand van een spreadsheet.
./ Een ondernemingsplan is momenteel niet voorhanden, de opmaak ervan wordt voorzien tegen 31
maart 2013. Voor de afdelingshoofden en de administrateur-generaal worden geen
planningsdocumenten opgemaakt. Een verdere doorvertaling van de organisatiedoelstellingen is
beperkt tot de planningsdocumenten van de (individuele) medewerkers. Het is aan te raden dat alle
geledingen van het agentschap beschikken over planningsdocumenten.
./ De afdeling Inspectie beschikt momenteel niet over een inspectieplan omwille van de complexiteit
van werkterrein. Inspecties gebeuren momenteel event-gedreven (melding/klacht van burger, lokale
overheid, politie, parket, agentschap Wonen-Vlaanderen, agentschap Onroerend Erfgoed, ...).
e Wel werd voor Ruimtelijke Ordening een handhavingsplan 2010-2015 uitgewerkt waarin de
strategie en inspectieprioriteiten of klemtonen voor de verschillende handhavingspartners
duidelijk worden afgebakend.
e In het ontwerp van het nieuwe decreet Onroerend Erfgoed wordt naar analogie van
Ruimtelijke Ordening eveneens voorzien in de ontwikkeling van een handhavingsplan met
bijhorende prioriteiten of accenten.
e Voor het beleidsveld Wonen heeft het agentschap zijn inspectieprioriteiten of focus bepaald
en werd het gebruik van de administratieve en strafrechtelijke procedure, respectievelijk de
taak van Wonen-Vlaanderen en iRWO, verder op elkaar afgestemd. In de praktijk blijkt dat dit
wordt doorkruist door de autonome keuzes van de lokale overheden.
./ De afdeling Toezicht beschikt over een jaarplan o.b.v. prioriteiten en daarin is het toezicht op
particulieren, enerzijds de renovatiepremies en anderzijds de sociale huurders (bestrijding
domiciliefraude, behandeling inbreuken op leefbaarheid/burenhinder en taal- &
inburgeringsbereidheid) opgenomen. Uit de jaarplanning van de afdeling Toezicht blijkt echter dat
zij zich bijna uitsluitend richt op het toezicht op de woonactoren en dat het toezicht op
particulieren (ruimt 150 miljoen )€ en gemeentes - waarvan de overige subsidies toch een
aanzienlijke materialiteit vertegenwoordigen - slechts heel beperkt wordt ingevuld en streefcijfers
zijn niet opgenomen (cf. infra).
./ De missie en visie van het agentschap werden op hun website gepubliceerd, evenals de strategie en
prioriteiten inzake RO en Wonen.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
34
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~
U'\
A2
A3
Conclusie
Voor de 3 beleidsvelden zijn doelstellingen inzake handhaving, afgestemd op de
beleidsdoelstellingen, opgenomen in de beheersovereenkomst 2011-2015. Een ondernemings­
plan is momenteel nog niet voorhanden en planningsdocumenten voor de afdelingshoofden en
administrateur-generaal ontbreken. De doorvertaling van de doelstellingen in de individuele
planningsdocumenten gebeurde deels. Een handhavingsplan 2010-2015 inzake RO, met
prioriteiten (klemtonen) en taakafbakening voor de verschillende handhavingspartners is in
voege. De ontwerpregelgeving inzake OE voorziet in een analoge aanpak. Ook voor Wonen zijn
dergelijke prioriteiten uitgewerkt en werden afspraken omtrent de verdere afstemming van de
administratieve en strafrechtelijke procedure gemaakt met het agentschap Wonen-Vlaanderen.
Deze afstemming kan doorkruist worden door de autonome keuzes van de lokale overheden.
Ook voor het toezicht op particulieren bepaalde de afdeling Toezicht prioriteiten. Deze zijn
echter bijna uitsluitend gericht op het toezicht op de woonactoren en het toezicht op
particulieren en gemeentes - waarvan de subsidies nochtans een aanzienlijke materialiteit
vertegenwoordigen - slechts in geringe mate wordt ingevuld. Een concreet inspectieplan wordt
niet opgemaakt omwille van de complexiteit van het werkterrein.
..
AanbeveJiAA(en).
Teneinde de toezichtstaak m.b.t de aanwending van de subsidies conform het oprichtingsbesluit
in te vullen, bepaalt iRWO naast de geformuleerde doelstellingen en prioriteiten voor het
toezicht op de subsidies aan woonactoren eveneens onderbouwde doelstellingen, prioriteiten en
een concrete planning met streefcijfers voor het toezicht op de overige subsidies voor de 3
beleidsvelden.
Het agentschap iRWO werkt voor het beleidsveld Onroerend Erfgoed handhavingsprioriteiten
uit, zoals voorzien in de ontwerpregelgeving, ter onderbouwing van de handhavingsstrategie.
Yerdeie ruimte voor verbetering ~"
.
Om ervoor te zorgen dat de inspecties inzake Onroerend Erfgoed met de juiste focus worden uitgevoerd,
werkt het agentschap prioriteiten uit, zoals voorzien in de ontwerpregelgeving, en stemt deze af met het
politieke niveau en overige belanghebbenden.
iRWO realiseert de aanbeveling A2 uit de validatie-audit ''Het doelstellingenproces wordt
systematisch aangepakt Aandachtspunten daarbij zijn de integratie van de input van
belanghebbenden, de doorvertaling van de strategische en operationele doelstellingen uit de BO in
een ondernemingsplan en in de individuele planningsdocumenten van de medewerkers." Verder is
hierb~ ook de ontwikkeling van een handhavingsplan en b~horende prioriteiten inzake OE van
belang, deze zijn al voorzien in de ontwerprege!geVÎOg.
. \' .
Commentaar van iRWO
. •.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
35
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~:::
Mste
tnetbelatt2hebbende~
Beheersdoelstellingen
iRWO zorgt in de voorbereiding en uitvoering van het inspectieproces voor de nodige afstemming met
andere overheidsdiensten, controle-instanties en betrokkenen.
•
•
•
Zijn de betrokkenen geïdentificeerd en hun verwachtingen gekend?
Hoe gebeurt de informatie-uitwisseling met de verschillende betrokkenen? Is de werking van iRWO transparant voor
de betrokkenen?
Is er een duidelijke bevoegdheids- en taakverdeling met de andere controle-instanties en inspectiediensten?
Vaststellingen
ol' De strategische doelstellingen (actief informatie- & communicatiebeleid en iRWO uitbouwen tot
expertisecentrum inzake juridische kennis en deze aanbieden aan de partners cf. infra) van de
beheersovereenkomst 2011-2015 richten zich specifiek op de belanghebbenden.
ol' In september 2012 werd een 1ste ontwerp van visienota belanghebbendenmanagement iRWO op
de directieraad geagendeerd die daarop aansluit. Daarin werden uitgaande van de missie, de visie
en de waarden een 8-tal principes (communicatie, overleg, samenwerking, informatie-uitwisseling,
vorming en klachtenmanagement) geformuleerd en vanaf 2013 wordt een jaarlijkse evaluatie van
dit belanghebbendenmanagement door het directiecomité vooropgesteld. Een aangepaste nota
wordt voorzien voor de directieraad van oktober samen met de geactualiseerde lijst van de
belanghebbenden. Deze werden voor beide afdelingen van iRWO geïdentificeerd en enerzijds hun
impact en belang en anderzijds de gevoerde dialoog werden in kaart gebracht.
ol' Uit de gesprekken blijkt dat voor een deel van de belanghebbenden binnen de Vo de
verwachtingen duidelijk zijn. Voor het beleidsveld Onroerend Erfgoed werd aangegeven dat de
verwachtingen nog verder moeten worden uitgeklaard en mogelijks zouden opgenomen worden in
een protocol met het agentschap OE. Ook het kabinet RO gaf aan dat het zelf haar verwachtingen
zou moeten formuleren t.a.v. de gewenste rapportering van iRWO.
ol' De veelheid aan handhavingspartners op het terrein en de huidige regelgeving kan de vlotte
afstemming met de handhavingspartners en uniforme behandeling van overtreders bemoeilijken.
iRWO is voor de detectie / het op het spoor komen van inbreuken in grote mate afhankelijk van
de goodwill van de andere handhavingspartners.
ol' iRWO voert een dialoog met haar belanghebbenden op verschillende ruveaus (entiteiten
beleidsdomein, geïnspecteerden, handhavingspartners, andere inspectiediensten, doelgroepen).
o Er is periodiek overleg met de kabinetten van de drie beleidsvelden. Daarnaast is er ook
overleg met het kabinet milieu m.b.t. de omgevingsvergunning.
o Ad hoc wordt overlegd met federale diensten bv. met het kabinet van staatssecretaris voor
fraudebestrijding, bv. met de minister van financiën m.b.t. een optimale toegang tot gegevens
van kadaster- en registratiekantoren. Er werd aangegeven dat dit niet altijd even soepel
verloopt.
o In de commissie handhavingsbeleid RWO gebeurt afstemming en informatie-uitwisseling met
de verschillende handhavingspartners. Aan deze commissie nemen vertegenwoordigers van
DRWO, aOE, Wonen-Vlaanderen, iRWO, parketten, politie, steden en gemeenten deel
o In de (tweemaandelijkse) stuurgroep handhaving RO wordt de uitvoering van het
handhavingsplan RO opgevolgd. Daarin zijn naast DRWO ook het kabinet RO, iRWO en de
HrH RO vertegenwoordigd. Aan deze stuurgroep zijn ook 2 werkgroepen m.b.t monitoring
en risicoanalyse gekoppeld die aangestuurd worden vanuit DRWO.
o Een stuurgroep rond bestuurlijke handhaving werd geïnstalleerd n.a.v. de studie inzake
bestuurlijke handhaving RO.
o Bij de COSI-vergaderingen van de stedenbouwkundig inspecteurs wordt ook het DRWO
uitgenodigd i.k.v. informatie-uitwisseling en afstemming.
o Met Wonen-Vlaanderen is er periodiek overleg. De gelijke interpretatie door beide
agentschappen in de technische verslagen wordt bewerkstelligd door de organisatie van
gezamenlijke vorming.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
36
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ,~
o
O.a. met ANB werd een protocol opgesteld dat ondermeer de onderlinge afstemming en
informatie-uitwisseling regelt. Het zou de bedoeling zijn om ook een protocol met aOE op te
stellen n.a.v. de nieuwe ontwerpregelgeving. Het lijkt aangewezen dat hierbij ook gefocust
wordt op inzicht in mekaars werkwijze en een samenwerking opgezet wordt om een optimale
invulling van de handhavingscascade te verkrijgen (risico's, wanneer welke instrumenten
worden ingezet, ...).
o De buitendieqsten hebben vooral op dossierniveau overleg met de respectievelijke decentrale
diensten van aOE en Wonen-Vlaanderen.
o Per stad en gemeente (>3001) kan een samenwerkingsakkoord worden afgesloten met iRWO
(via de buitendiensten). Dit blijkt op het terrein geen evidentie te zijn. Ook met de politiezones
kan structureel worden samengewerkt, eventueel aansluitend aan de zonale of nationale
veiligheidsplannen. Een werkgroep is opgericht om de prioriteitskeuzes (focus) van gemeentes
te ondersteunen en hiertoe een procedure uit te werken. I.k.v. efficiëntie en effectiviteit lijkt
het aangewezen om if.v. kosten/baten de uitwerking van een dergelijke samenwerking op het
(inter)lokale niveau te evalueren.
o Bij de buitendiensten worden eveneens initiatieven genomen om (informeel) samen te werken
met de parketten. In Oost en West-Vlaanderen worden recente dossiers nog door 1 parket
voor de ganse provincie opgestart en opgevolgd. Bij de andere buitendiensten gebeurt de
afstemming nog steeds per gerechtelijk arrondissement.
o Op vaststaande stappen tijdens de handhavingscydus van alle beleidsvelden wordt op
dossierniveau schriftelijk gecommuniceerd met lokale overheden, parketten, politie,
gerechtsdeurwaarder, overtreders, klagers, ...
o In de jaarverslagen van Wooninspectie, Onroerend Erfgoed en de afdeling Toezicht, het
activiteitenoverzicht van RO en de gepubliceerde draaiboeken en de code goede praktijken
RO wordt inzicht gegeven in de inspectiewerking van iRWO.
o In de gezamenlijke rapportering van iRWO met de HrH RO werden een aantal knelpunten
m.b.t. werking en informatie-uitwisseling opgesomd.
o Inzake het toezicht op de aanwending van de subsidies verloopt de informatie-uitwisseling
binnen het beleidsdomein RWO moeizaam. De samenwerking met het agentschap Wonen­
Vlaanderen is niet optimaal V.w.b. het beleidsveld Wonen en is er geen afstemming voor de
beleidsvelden Onroerend Erfgoed en Ruimtelijke Ordening.
o iRWO gaf aan momenteel geen contact te hebben met Franstalige of Nederlandse
inspectiediensten. Het lijkt aangewezen dat iRWO met het oog op uitwisseling van good
practices het nut hiervan bekijkt.
./' Het groot aantal onafhankelijke (lokale) handhavingspartners die ook op het terrein al dan niet
acties kunnen ondernemen of standpunten kunnen innemen, bemoeilijken een afgestemde
taakverdeling (single inspectie) in de praktijk.
o Taak- en bevoegdheidsverdeling tussen iRWO en haar handhavingspartners zijn inzake RO
opgenomen in het handhavingsplan. Het plan bepaalt een aantal parallelle bevoegdheden
waar het gewestelijke en lokale niveau beiden actief kunnen zijn. Ook de aanwezigheid van de
HrH, die bindende adviezen aflevert, als tussenstap in de handhavingsketen RO verzwaart de
procedures. Het lijkt aangewezen dat de rol/taken van de HrH geëvalueerd worden if.v.
efficiëntie en effectiviteit van de handhaving.
o Voor het beleidsveld Wonen vindt afstemming plaats tussen iRWO en Wonen-Vlaanderen
m.b.t. de opstart van strafrechtelijke dan wel administratieve procedure. In de praktijk blijkt
dat dit wordt doorkruist door de autonome keuzes van de lokale overheden die altijd een
administratieve procedure kunnen laten opstarten.
o In de ontwerpregelgeving OE is naar analogie van RO voorzien in de opmaak van een
handhavingsplan. Daarin zouden taakafspraken moeten worden verduidelijkt.
./' Bij iRWO worden klachten behandeld door de klachtenbehandelaars op de betrokken diensten.
De klachtenbeheerder gaat na of die klachtenbehandeling voldoet aan de decretaal opgelegde
voorwaarden, staat in voor de coördinatie en de registratie en rapporteert jaarlijks aan de Vlaamse
ombudsdienst.
./' Klachten m.b.t. mogelijke inbreuken worden geregistreerd bij de opening van de dossiers van de
verschillende beleidsvelden. Dit bleek ook uit de dossiertesten.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
37
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ::
1\
D
Conclusie
Recent werd een 1ste ontwerp van visienota belanghebbendenmanagement iRWO op de
directieraad geagendeerd. Op afdelingsniveau zijn de belanghebbenden geïdentificeerd. De
dialoog met de belanghebbenden wordt naargelang het beleidsveld via diverse kanalen gevoerd.
De veelheid aan handhavingspartners op het terrein en de huidige regelgeving kan de vlotte
afstemming met de handhavingspartners en uniforme behandeling van overtreders
bemoeilijken. iRWO is hiervoor immers in grote mate afhankelijk van de goodwill van de
andere handhavingspartners en deze kunnen onafhankelijk beslissen om acties te ondernemen
of standpunten in te nemen. Verdere afstemming met (lokale) handhavingsactoren m.b.t.
(parallelle) bevoegdheden is nodig. Ook lijkt het aangewezen om de rol/taken van de HrH te
evalueren if.v. efficiëntie en effectiviteit bij de handhaving bij RO. Optimalisatie van
informatie-uitwisseling en (nieuwe vormen van) samenwerking kunnen de efficiëntie en de
effectiviteit van de inspecties en het toezicht op de aanwending van de subsidies verhogen.
Aanbevelingen
-­
Overige ruimte·voorverbetering
iRWO realiseert de aanbevelingen uit de validatie-audit die impact hebben op de omgang met de
belanghebbenden teneinde de risicoafdekking te bepalen, de inspectieplanning te faciliteren en de
efficiënte inzet van de beschikbare middelen te optimaliseren:
A4: "Nadat op basis van de uitgewerkte visie werd bepaald hoe Inspectie RWO zich naar de
0
verschillende belanghebbenden toe wenst te profileren, wordt in functie van de behoeften van
het agentschap en die van de belanghebbenden, bepaald hoe in dialoog wordt getreden, hoe
wordt samengewerkt en hoe transparantie wordt verzekerd."
A9: "Het agentschap werkt een externe en interne communicatiebeleid uit in functie van de
0
organisatiedoelstellingen."
All: "In functie van het bepaalde informatie en communicatiebeleid wordt een
0
communicatiestructuur opgezet en worden de nodige instrumenten/kanalen ingezet afgestemd
op de behoeften van externe belanghebbenden."
cc-·
-
-
-
.-
_-
-
-
-
--:
__ c _
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
38
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ~
Probleem-/risicoanalyse en prioriteitste~
Beheersdoelstellingen
De inspectieprioriteiten van iRWO zijn onderbouwd en gedocumenteerd (bv. in een inspectieplan).
• Beschikt tRWO over een .rysteem dat toelaat inspectieprioriteiten te bepalen (bv. probleem- of risicoana!Jse) bij het
opmaken van haarplanning?
• Beschikt tRWO over een planning waarin de inspectieprioriteiten iifn opgenomen?
t>··
·.•. .·.'.;;8·;
. VaststeJJ.1ngen ...>', .•....
.' .
"
./ De l s'" strategische doelstelling van de beheersovereenkomst 2011-2015 handelt over de
afstemming en de verfijning van de prioriteiten en het instrumentarium. Voor de verschillende
beleidsvelden worden inspectieprioriteiten geformuleerd:
o Voor bouwinspectie werden bij de opmaak van het handhavingsplan ruimtelijke ordening
2010-2015 inspectieprioriteiten bepaald voor de verschillende handhavingspartners. Een
aantal prioriteiten zijn gezamenlijk voor de handhavingspartners, dit zijn de zogenaamde
parallelle bevoegdheden (enerzijds optreden in ruimtelijk kwetsbaar gebied en open ruimte
gebied en anderzijds gebiedsgericht en themagericht optreden o.b.v. duidelijke beleidskeuzes).
Daarnaast zijn er specifiek voor iRWO enkele gewestelijke prioriteiten bepaald, namelijk
ondersteuning van het lokale handhavingsbeleid Oogistiek en operationeel), optreden bij
zware en complexe dossiers en optreden tegen inbreuken van overheden. Een risicoanalyse
i.f.v. prioriteiten en klachtenopvolging door het departement RWO is eveneens voorzien in
dit handhavingsplan.
o Wooninspectie bepaalde haar prioriteiten bij de opstart in 2001. Omwille van de invoering
van de herstelvordering in 2006 en bijhorende hercontroles werden de prioriteiten in 2011
aangepast tot drie, meest erge, categorieën (blijvende verhuring, ernstige risico's voor de
bewoners, vraag van het gerecht). Vragen gericht aan wooninspectie die niet binnen deze
categorieën vallen worden ter behandeling doorgegeven aan Wonen-Vlaanderen.
o Voor de inspectie inzake Onroerend Erfgoed wordt de opstelling van prioriteiten voorzien in
de nieuwe ontwerpregelgeving. In afwachting behandelt iRWO vooral dossiers inzake
Onroerend Erfgoed die naar hen worden geëscaleerd door de erfgoedconsulenten van het
agentschap Onroerend Erfgoed.
o De afdeling Toezicht beschikt over prioritaire toezichtdomeinen o.b.v. het risicoprofiel per
domein, het gewenste niveau van risicobeheersing en de beleidsdoelstellingen. Deze
toezichtsdomeinen zijn bijna uitsluitend gericht op de woonactoren. Voor het toezicht op
particulieren zijn enerzijds de renovatiepremies en anderzijds de sociale huurders (bestrijding
domiciliefraude, behandeling inbreuken op leefhaarheid/burenhinder en taal- &
inburgeringsbereidheid) opgenomen, maar dit toezicht voor het beleidsveld Wonen wordt
slechts gering ingevuld. Ook blijkt uit een steekproefsgewijs onderzoek ter plaatse door het
agentschap Wonen-Vlaanderen in 2011 bij een 400-tal dossiers dat ca. 10% van de uitbetaalde
renovatie- en aanpassingspremies (deels) moesten worden teruggevorderd (wegens niet
uitgevoerde werken, onterecht gefactureerde materialen, ...). Momenteel heeft iRWO geen
toegang tot de subsidie-applicatie SPW (SocialePremiesWonen) van het agentschap Wonen­
Vlaanderen. De 30 dossiers die de afdeling Toezicht in 2011-2012 geïnspecteerd had op het
ogenblik van het terreinwerk, werden door het agentschap Wonen-Vlaanderen uitgekozen en
de originele stukken werden doorgestuurd. De afdeling Toezicht dient zelf te bepalen welke
dossiers ze wil inspecteren en toegang van iRWO tot de SPW-applicatie kan dit enkel
faciliteren. Het is ook aangewezen dat de afdeling Toezicht de inspectieprioriteiten ta.v. het
toezicht op subsidies aan particulieren - die toch een aanzienlijke materialiteit (ruim 150
miljoen )€ en aantal dossiers (ruim 35,000 goedgekeurd in 2011) vertegenwoordigen ­
formuleert o.b.v. een onderbouwde risicoanalyse.
o iRWO heeft onvoldoende zicht op de eerstelijnscontroles bij de subsidieverstrekkende
entiteiten voor de 3 beleidsvelden.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
39
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie
~~.. c~._.
=
~
,n./ Het agentschap iRWO beschikt niet over een jaarplanning o.b.v. inspectieprioriteiten.
o De afdeling Toezicht die o.a. instaat voor het toezicht op de particulieren, beschikt wel over
een jaarplanning o.b.v. prioriteiten.
o De afdeling Inspectie waartoe bouwinspectie, wooninspectie en inspectie Onroerend Erfgoed
behoren, beschikt niet over een jaarplanning. Wel handelt de afdeling o.b.v. de
bovenbeschreven prioritering. Ook werden in de beheersovereenkomst minimum streefcijfers
opgenomen m.b.t het aantal jaarlijkse controles op het terrein. Momenteel worden inspecties
in het beleidsveld ruimtelijke ordening in belangrijke mate geïnitieerd o.b.v. de ontvangen
klachten (verplicht te onderzoeken indien deze niet-anoniem zijn), terwijl voor het beleidsveld
wonen en Onroerend Erfgoed veelal dossiers worden opgestart o.b.v. input die wordt
verkregen vanuit respectievelijk de gemeentes en de erfgoedconsulenten van het agentschap
Onroerend Erfgoed.
Het is aangewezen dat DRWO snel werk maakt van haar risicoanalyse RO en dat de
handhavingspartners voor de beleidsvelden OE en Wonen de mogelijkheid van de uitwerking van
een risicoanalyse evalueren if.v. het gebruik ervan als planningsinstrument.
Conclusie
A4
A5
Voor het merendeel van de inspectieactiviteiten heeft iRWO de prioriteiten bepaald. Dit is het
geval voor bouw- en wooninspecties door de afdeling Inspectie en voor de afdeling Toezicht
(toezicht op woonactoren). De uitgevoerde inspecties kaderen binnen de bestaande
prioritering. In de ontwerpregelgeving Onroerend Erfgoed wordt eveneens voorzien om
inspectieprioriteiten op te maken. Enkel bij de afdeling Toezicht werd een risicoanalyse
uitgevoerd om de prioriteiten vast te leggen inzake de woonactoren. De afdeling Toezicht dient
zelf te bepalen welke dossiers ze wil inspecteren en toegang van iRWO tot de SPW-applicatie
kan dit enkel faciliteren. Het is ook aangewezen dat de afdeling Toezicht de
inspectieprioriteiten t.a.v. het toezicht op subsidies aan particulieren - die toch een aanzienlijke
materialiteit en aantal dossiers vertegenwoordigen - formuleert o.b.v. een risicoanalyse Voor
de 3 beleidsvelden heeft iRWO onvoldoende zicht op de eerstelijnscontroles bij de
subsidieverstrekkende entiteiten.
De afdeling Inspectie beschikt niet over risicoanalyses ter onderbouwing van de
inspectieprioriteiten. Het is aangewezen dat DRWO snel werk maakt van haar risicoanalyse
RO en dat de handhavingsactoren voor de beleidsvelden OE en Wonen de uitwerking van een
instrument.
risicoanalyse overwegen if.v. het gebruik ervan als '
Aanbeveling(en)
Het DRWO maakt een risicoanalyse if.v. prioriteiten en klachtenopvolging zoals voorzien in
het handhavingsplan RO
iRWO overweegt samen met de betrokken handhavingspartners de opmaak van een
risicoanalyse voor de beleidsvelden Onroerend Erfgoed en Wonen ter onderbouwing van de
handhavingsstrategie en -prioriteiten.
Toelichting
Er wordtgezjen naar:
- een IangetermijnperspectieJ bij de risico-inschatting.
- de wijze van verzameling van informatie if.v. deze risico-inschatting (o.a. uit diverse (externe) databanken)
- wie in zal staan voor de opmaak en opvolging van de risicoana!yse.
Gezien de veelheid aanpotentië'le inspectieobjecten en de gelimiteerdepersoneelscapaciteit iPu de effectiviteit van
iRWO en de efficiënte in:ret van de middelen beter kunnen worden }lewaarbo1J!.d.
A6
iRWO neemt initiatieven t.a.v. de subsidieverstrekkende entiteiten om (elektronische) toegang
te krijgen tot hun dossi~s en zicht te krijgen op de wijze waarop hun eerstelijnscontroles
worden georganiseerd teneinde de keuze van te inspecteren dossiers te kunnen sturen en if.v.
een risicoanalyse de inspectieprioriteiten if.v. het 2de lijnstoezicht op subsidies - andere dan
deze voor woonactoren - te onderbouwen.
­
Ruimte voor verbetering
- Aansluitend op de uitvoering van een risicoanalyse RO door DRWO, evalueert iRWO haar
inspectieprioriteiten en bekijkt de mogelijkheid van het gebruikt van de risicoanalyse als
planningsinstrument
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELlJK
40
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ,..:.
Commentaar van iRWO
In heel 2012 werd een steekproef van 50 renovatiepremiedossiers gecontroleerd.
In slechts 1 dossier diende een inbreuk ter plaatse te worden vastgesteld, met name dat sommige
werken waarvoor een premie werd toegekend, (nog) niet waren uitgevoerd. Deze inbreuk werd voor
verder gevolg gemeld aan het agentschap Wonen-Vlaanderen. Het verdere verloop van dit dossier is
ons nog niet bekendgemaakt
De afdeling Toezicht heeft ook een meerjarenplanning opgesteld.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
41
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ;;
~ethodoloeie/aanpak
Beheersdoelstellingen
iRWO beschikt over de nodige instrumenten om hun doelstellingen en strategie inzake het uitoefenen
van toezicht en het bevorderen van de naleving van de regelgeving te bereiken.
~
~
~
~
~
~
Vaststellingen
Om het opstellen van processen-verbaal te faciliteren werd een handleiding opgesteld die voor de
drie beleidsvelden verduidelijkt wie een proces-verbaal kan opmaken en wanneer, wat de vereisten
qua inhoud van een proces-verbaal zijn, welke bevoegdheden de controleurs hebben en wat de
verdere afhandeling van processen-verbaal inhoudt. Ook worden specifieke richtlijnen gegeven
m.b.t de uitvoering van verhoor en huiszoekingen.
iRWO beschikt voor de verschillende beleidsvelden over een handhavingsinstrumentarium. Er is
telkens voorzien in preventieve, rechtsherstellende en curatieve instrumenten. Bij de afhandeling
van de dossiers wordt de handhavingsketen gevolgd.
Ter ondersteuning van de handhavingspartners publiceert iRWO code goede praktijken,
draaiboeken, modeldocumenten.
In de nieuwe ontwerpregelgeving inzake Onroerend Erfgoed is naast strafrechtelijke ook
bestuurlijke handhaving uitgewerkt en is de opmaak van een handhavingsplan en de vastlegging van
prioriteiten naar analogie van bouwinspectie ingeschreven.
De aanwezigheid van een algemene inspectieaanpak en instrumenten inzake preventie, rechtsherstel
en bestraffing bleek ook uit de dossiertesten.
Ook voor het toezicht op de aanwending van subsidies werd een draaiboek uitgewerkt.
Conclusie
iRWO beschikt over een handhavingsaanpak en over de (handhavings)instrumenten nodig voor
het uitvoeren van inspecties en het handhaven van de regelgeving inzake ruimtelijke ordening,
wonen en Onroerend Erfgoed. De ontwerpregelgeving voor Onroerend Erfgoed voorziet naar
analogie van ruimtelijke ordening in de ontwikkeling van een meer gestructureerde
handhavingsaanpak voor Onroerend Erfgoed. De handhavingsinstrumenten werden
geconcretiseerd en verduidelijkt in een code goede praktijken, draaiboeken en
standaarddocumenten. Ook voor het toezicht op de aanwending van subsidies werd een
draaiboek uitgewerkt.
•
Aanbev~n
/
Ove~
ruimte voor verbetering
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
42
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ ~o
3 Organisatorisch kader
Binnen deze dimensie wordt nagegaan of:
de inspectieactiviteiten bij iRWO georganiseerd zijn om
• de vastgelegde inspectiedoelstellingen te kunnen bereiken;
• de onafhankelijke werking van de inspectieactiviteiten te waarborgen.
de inspectieactiviteiten bij iRWO een objectieve en professionele organisatie bevordert, met oog voor
organisatorische kwetsbaarheden.
de inspectieactiviteiten bij iRWO, voor wat betreft het personeelsbeleid:
• beschikken over de nodige capaciteit in functie van het takenpakket en streven naar een zo
efficiënt mogelijke inzet van het personeel;
• de ontwikkeling van de nodige kennis en vaardigheden stimuleren.
de inspectieactiviteiten bij iRWO beschikken over de nodige (financiële en logistieke) middelen voor
de uitvoering van de inspectietaken en deze worden goed beheerd;
de werking van de inspectieactiviteiten bij iRWO worden ondersteund door de nodige en gepaste
ICf-tools.
Onderstaande tabel geeft weer in welke mate de inspectieactiviteiten bij iRWO invulling geeft aan deze
beheersdoelstellingen.
Evaluatie'
'0
.
(')
•
:.
' .. ::h•. :.
BeheersdoelstellingeÓ:: ..
Organisatorische opbouw
Organisatiecultuur/integriteit
HRM
Financieel en logistiek beheer
ICT
.
:
:......
.!.
Aanbevelina':en .
A7 -p43
Le.gende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelstellingen
te..
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
(Nog) geen toepassing
1201 019 - audit inspec)ie/handhaving bij het agentschap iRWO
.
STRIKT VERTROUWEUJK
43
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~:::
Organisatorische opbouw
BeheersdoelsteIlingen
De inspectieactiviteiten bij iRWO zijn op een zodanige manier georganiseerd waardoor de vastgelegde
inspectiedoelstellingen op een efficiënte manier kunnen bereikt worden en de onafhankelijke werking
van de inspectieactiviteiten bij iRWO kan gewaarborgd worden.
• Wordt de autonomie van de inspectieactiviteiten bij iRWO in voldoende mate gegarandeerd en kunnen de inspecteurs
hun inspectie-activiteiten onafhankelijk en los van externe druk uitvoeren?
• Wordt de ejficiè"ntie en dJectiviteit van de inspectieactiviteiten bij zRWO bevorderd door de wiji! waarop dei!
J!.eoYJ!.aniseerd is?
VaststeIlingen
ol' De autonomie en de onafhankelijke uitvoering los van externe druk wordt gefaciliteerd door het
onderbrengen van de inspectie-activiteiten in een apart agentschap, door de hoedanigheid van haar
inspecteurs en verbalisanten, door de inbedding ervan in wet- en regelgeving van de verschillende
beleidsvelden, door de uitvoering van inspecties per twee en door de opgezette functiescheiding
binnen het agentschap iRWO (ondermeer v.w.b. bekrachtiging van stakingsbevelen, behandeling
van beroep t.a.V. àdmif1istratieve boetes, de vorderingen bij de rechtbanken, de tenuitvoerlegging
van vonnissen en arresten).
ol' Het agentschap heeft een structuur opgezet die afgestemd is op haar kerntaken (en beleidsvelden)
en rekening houdt met de situering van haar potentiële inspectieobjecten en overige
handhavingspartners op. het terrein. Het agentschap bestaat uit een centrale staf en de afdelingen
toezicht en inspectie:
e De afdeling Inspectie wordt aangestuurd door het afdelingshoofd en bestaat naast een centrale
cel te Brussel uit 5 decentrale buitendiensten met aan het hoofd een directeur. Aan elke
provinciale dienst zijn telkens bouwinspecteurs, wooninspecteurs, verbalisanten, technici en
administratief personeel toegewezen. Naargelang de omgeving waarin de buitendienst
(organisatie parketten, lokale overheden, ...) opereert, zijn bepaalde regio's of gemeentes
toebedeeld aan een team van woon-, bouwinspecteurs en verbalisanten of aan een individuele
inspecteur/verbalisant.
e Voor de uitvoering van de inspecties wordt altijd met 2 personen ter plaatse gegaan, dit zowel
i.kv. veiligheid en integriteit. Zij kunnen desgevallend ook vergezeld worden van politie,
brandweer, gemeentelijke ambtenaren, tolken ....
De coördinatie van de afdeling gebeurt in de maandelijkse stafvergadering. Voor de bouw- en
wooninspecteurs wordt structureel overleg georganiseerd via respectievelijk het COSI en
cowr. Het is de bedoeling dat in de toekomst ook voor het beleidsveld OE een dergelijk
overlegorgaan wordt georganiseerd.
e De afdeling Toezicht bevat een cel 'subsidies, premies, tegemoetkomingen' die instaat voor de
inspecties i.kv. de renovatiepremies en i.kv. sancties aan huurders die hun verplichtingen niet
nakomen (o.a. domiciliefraude, taalbereidheid, ...). Daarnaast staat deze cel ook in voor de
invordering van tegemoetkomingen en premies van particulieren en woonactoren als deze
door Wonen-Vlaanderen niet konden worden geïnd.
e De afdeling Inspectie bestaat uit een centrale cel en 5 provinciale buitendiensten, dit
bevordert een efficiënte organisatie van de inspecties. Daarnaast wordt in deze afdeling
momenteel gefocust op multifunctionaliteit bij de inspecteurs/verbalisanten/technici op
minstens 2 van de beleidsvelden. Dit om de uitvoering van inspecties die méér dan 1
beleidsveld omvatten te faciliteren, inspecties geografisch optimaal te clusteren en daarnaast
ook de flexibele inzet en back-up mogelijkheden te verhogen.
ol' De coördinatie op agentschapsniveau vindt plaats in het maandelijkse directiecomité.
Conclusie
De onafhankelijkheid en de autonomie van de inspectieactiviteiten van iRWO wordt
gefaciliteerd door de positionering in een apart agentschap en wordt versterkt door de bestaande
wet- en regelgeving en de gerealiseerde functiescheiding in de inspectieprocessen van het
agentschap.
•
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
44
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de VIaamse Administratie ~
.
De structuur van iRWO is afgestemd op haar kemtaken (en beleidsvelden) en de situering van
haar potentiële inspectieobjecten en andere handhavingspartners op het terrein. Samen met de
focus op multifunctionaliteit van de medewerkers stimuleert dit de efficiëntie en effectiviteit van
de inspectieactiviteiten.
R:uÏtnte voor vci:l;>e
Naar analogie, van COSI en COWI voor de beleidsvelden RO en Wonen, kan ook voor het
beleidsveld OE worden voorzien in een structureel ov<::rleg op agentschapsniveau.
De impact van de multifunctionaliteit in het nieuwe personeelsplan op de huidige
organisatiestructuur dient te worden geëvalueerd m.h.o.o. eventuele aanpassingen ervan if.v. de
efficiënte en effectieve uitvoerin van ins ectie-activiteiten.
Commentaar van iRWO
Ook in de afdeling Toezicht wordt overleg georganiseerd o.m. via de COTOE (COmité
TOEzichthouders en Staf celhoofden .
I-
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
45
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie 4..~~"r :=
~
Jf
w"_
~
Or2'anisatiecultuur/intewiteit
Beheersdodstellingen
Bij iRWO zijn er cultuurversterkende instrumenten gericht op het bevorderen van een objectieve en
professionde organisatiecultuur met oog voor organisatorische kwetsbaarheden.
•
•
Zijn voor inspectieactiviteiten bb' zRWO i:f.v. haar missie, visie en opdracht bepaalde na te streven
cultuurkenmerken/waarden gedefinieerd?
Welke initiatieven, acties, regelgeving, instrumenten,... ondersteunen/bevorderen de cultuurkenmerken/waarden en
hoe zvorden intepiteit en objectiviteit naJ!.estreefd?
Vastste~n
.;' Met behulp van het model van de concurrerende waarden (Cameron & Quinn) heeft iRWO een
visie op haar organisatiecultuur ontwikkdd. De focus ligt op de verzoening van de mensgerichte
benadering met de hiërarchische en de resultaatgerichte dimensie. Hiertoe wil het agentschap de
betrokkenheid en de participatiemogelijkheden van de medewerkers verhogen en evolueren naar
een lerende organisatie.
.;' Uit het oogpunt van integriteit en veiligheid worden inspecties steeds per twee uitgevoerd.
.;' Het agentschap iRWO hanteert volgende waarden als richtsnoer bij hun denken en handden i.f.v.
het nastreven van het algemeen belang: objectief & integer, correct & consequent, onafhankelijk,
transparant, loyaal samenwerken, voortdurend verbeteren, klantgericht en betrokken.
.;' In 2011 werd de uitbouw van een gestructureerd integriteitsbdeid opgestart.
o Een projectgroep werd samengesteld en voerde een risicoanalyse uit m.b.t kwetsbare
handdingen en organisatorische kwetsbaarheden (md bepaling kwetsbare en hoogkwetsbare
functies). Na inventarisatie van de kwetsbaarheden werden de integriteitsrisico's bepaald, de
bestaande weerbaarheid in kaart gebracht en werd beoordeeld of nieuwe maatregden nodig
waren. Dit resulteerde in een nota integriteitsbe1eid die het directiecomité in het voorjaar 2012
goedkeurde.
o In de nota wordt het bdang van een integriteitsbdeid voor iRWO erkend. Integer handelen
wordt door het agentschap gezien als een onmisbare voorwaarde voor een gdoofwaardig
handhavingsbdeid en de creatie van een draagvlak. voor hun inspeetie- en
toezichtsopdrachten. Er wordt benadrukt dat het integriteitsbdeid gericht moet zijn op
enerzijds het vergroten van de weerbaarheid t.a.v. mogelijke aantastingen van de integriteit en
anderzijds het ondersteunen van de medewerkers bij de omgang met moeilijke situaties.
Omdat de weerbaarheid beïnvloed wordt door onwetendheid, normenbesef, persoonlijke
mentaliteit, sociale druk en verleiding wil iRWO werken rond al deze elementen. De nota
formuleert acties (communicatie, HRM, evalueren restrisico's ) die het integriteitsbdeid tegen
eind 2013 verder moeten vormgegeven en voorziet eveneens in een jaarlijkse evaluatie door
de projectgroep en het directiecomité. Daarnaast wordt ook uitgetekend hoe moet worden
omgegaan met integriteitsschendingen.
o iRWO moet nog verder werk maken van de verankering van het integriteitsbeleid doorheen
de organisatie. De communicatie over dit bdeid en de verdere implementatie en opvolging
ervan moet ervoor zorgen dat dit ook voldoende doorleeft in de verschillende buitendiensten.
o In september 2012 gaf het directiecomité haar fiat aan een specifieke deontologische code
voor het agentschap. Deze code sluit aan bij de deontologische code van de Vlaamse
overheid en is opgebouwd rond de waarden van het agentschap (objectief, onafhankelijk,
correct & consequent, transparant) waarbij telkens het verwachte/gewenste gedrag wordt
toegelicht/geconcretiseerd. De communicatie & implementatie van de code is gepland in het
najaar 2012. Voor 2013 worden dilemmatrainingenvoorzien die kaderen binnen het HRM­
plan 2010-2015 (traject handhavingsmentaliteit uittekenen voor elke medewerker). Ook bij de
aanwerving en evaluatie van het personed wordt integriteit specifiek bevraagd/beoordedd.
Conclusie
iRWO heeft een visie m.b.t. organisatiecultuur ontwikkdd, haar waarden bepaald en sinds 2011
/.. gewerkt aan de ontwikkeling van een gestructureerd integriteitsbdeid. Nu de integriteitsaanpak
~ er is, dient iRWO nog verder werk te maken van de verankering van het integriteitsbdeid in de
ganse organisatie. De communicatie over dit beleid en de verdere implementatie en opvolging
ervan moet ervoor zorgen dat dit ook voldoende doorleeft in de verschillende buitendiensten.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
46
STRIKT VERTROUWEUJK
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie.~
Aanbevelingen
A7
'F
iRWO neemt initiatieven om het integriteitsbeleid te verankeren doorheen de organisatie zodat
het beleid ook werkelijk doorleefd wordt.
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Toelichting:
- het integriteitsbeleid implementeren doorheen de org,anisatie bv. via de org,anisatie van dilemmatrainingen,'
- communiceren over het beleid doorheen de org,anisatie;
- opvolgen en evalueren van het integriteitsbekid om de om de toepassing I!1'1Jtm te waarborgen.
",,;,.,;,'
Ruinlte voor verbet~ ."{,,;,, .'. • . .. '
....
.'
.......:-.
'<,
.
Commentaar van .iRwo
. . . •. . . ,'"
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
.
o
'j)
'.':'
47
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~~ :""
~~
HRM
Beheersdoelstellingen
iRWO heeft zicht op de optimale capaciteit en de vereiste deskundigheid in functie van het
takenpakket en streeft naar een zo efficiënt mogelijke inzet van het personeel.
•
•
Heeft iRWO ~cht op de vereiste capaciteit in junctie van de optimale invulling van hun taken en bevoegdheden?
Wordt de beschikbare capaciteit op een efficiênte wijze ingezet?
Zijn de competenties, vaardigheden en kennis om invulling te geven aan de inspectieactiviteiten bij iRWO
beschikbaar ofwordt aandacht besteed aan het opbouwen ervan?
Vaststellingen
./ iRWO beschikt over een HRM-plan waarin strategische HRM-doelstellingen voor 2010-2015
werden opgenomen, gekoppeld aan de organisatiedoelstellingen. De HRM-doelstellingen richten
zich onder andere op de ontwikkeling van competenties inzake procesanalyse, integreerbare
informaticatoepassingen, communicatie en netwerking om de toegankelijkheid van informatie en
samenwerking met belanghebbenden te optimaliseren en de informatisering van de processen te
verhogen. Het agentschap hecht uitdrukkelijk belang aan de polyvalente inzetbaarheid van
medewerkers
wil via coachend leiderschap de betrokkenheid en wil tot verandering faciliteren.
Ook de waarborging van integriteit, het bevorderen van een handhavingsmentaliteit en de rol van
het agentschap als expertisecentrum worden benadrukt in het HRM-plan.
./ Het agentschap heeft in oktober 2012 het nieuwe personeelsplan afgewerkt.
o Dit plan focust op competentieopbouw en multifunctionaliteit (zoals voorzien in het HRM­
plan) op minstens 2 van de beleidsvelden om de efficiënte inzet van haar medewerkers te
faciliteren. Het is de bedoeling dat doorgroei binnen iRWO in de toekomst aan beide
principes wordt afgetoetst.
o Het agentschap geeft aan dat de standaardtijden die voor de verschillende taken werden
gehanteerd bij de opmaak van het vorige personeelsplan, nog steeds bruikbaar zijn en
zodoende gebeurde nu geen nieuwe tijdsregistratie.
o Het nieuwe plan gaat uit van de berekende personeelsbehoefte van het agentschap in zijn
geheel (uitgangspunt is de geactualiseerde behoefte uit het personeelsplan van 2008) o.b.v. de
procesanalyse en houdt rekening met de beperkingen die uit de huidige begrenzing van het
aantal koppen voortvloeien.
o Er werd geen schatting gemaakt van de benodigde inspectiecapaciteit per beleidsveld gezien
de focus op multifunctionaliteit in het nieuwe plan. Ook de aanwezigheid van verschillende
handhavingspartners die op het omvangrijke werkterrein allemaal PV's kunnen opmaken
n.a.v. een klacht/melding en de onzekerheid over de verdere handelingen van de overtreder
en de anticipatie daarop door iRWO met de inzet van handhavingsmaatregelen bemoeilijken
een accurate schatting. Wel formuleerde iRWO haar prioriteiten voor Wonen en in het
handhavingsplan RO zijn (gemeenschappelijke) prioriteiten gedefinieerd voor de
verschillende handhavingspartners. Op basis van deze prioriteiten bepaalt iRWO of een
dossier wordt opgestart/voortgezet en hoe de aanwezige capaciteit wordt ingezet. Voor
Onroerend Erfgoed is het meestal de erfgoedconsulent van agentschap OE die een dossier
escaleert als hun eigen tussenkomst geen soelaas brengt. Vanaf de 2de hercontrole bij Wonen
(aangevraagd door de eigenaar) wordt vóóraf een administratiekost aangerekend, dit om de
efficiënte inzet van de wooninspecteurs te faciliteren.
o Het nieuwe personeelsplan 2012 werd op een evenement in oktober voorgesteld aan de
medewerkers. Suggesties en medewerking werd aan hen gevraagd om de implementatie ervan
te faciliteren.
./ Het agentschap heeft in 2011 een vormingsplan uitgewerkt waarin ze haar visie t.a.v. leren en
ontwikkeling expliciteert, de rol van de verschillende functies hierin schetst en uittekent hoe
organisatie, opvolging en communicatie m.b.t. vorming zal verlopen. Voor 2012 werd een
vormingskalender opgesteld o.b.v. de vormingsbevraging (najaar 2011) en afgetoetst aan de
doelstellingen van het agentschap.
en
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
48
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie '
</' Voor de verschillende functiegroepen werden de gewenste vaktechnische en gedragscompetenties
uitgetekend. De huidige competenties werden nog niet in kaart gebracht. Het is aangewezen om
daar zicht op te hebben en na een kloofanalyse tussen de huidige en gewenste competenties een
opleidingsplan te ontwikkelen gericht op de overbrugging van de competentiekloof.
</' De verschillende functies beschikken over functiebeschrijvingen waarin de waarden (inclusief
integriteitsaspecten) zijn opgenomen. N.a.v. het meuwe personeelsplan worden de
functiebeschrijvingen binnenkort herzien.
</' iRWO gebruikt het PLOEG-systeem voor de opvolging én evaluatie van de medewerkers.
</' Een back-upreg~bij ziekte of afwez~heidis voorzien.
•..
Conelusk
U
iRWO zet haar beschikbare capaciteit in op basis van haar vastgelegde prioriteiten inzake RO en
Wonen en de dossiers die de erfgoedconsulenten van het agentschap OE door~turen. Via deze
werkwijze streeft iRWO naar een efficiënte inzet van haar capaciteit. Bij het nieuwe
personeelsplan, waar de berekende personeelsbehoefte en de actuele begrenzing als uitgangspunt
dienden, wordt momenteel gefocust op de uitbouw van competenties en multifunctionaliteit.
Ook het HRM-plan 2010-2015 stelt de ontwikkeling van competenties en de rol van het
agentschap als expertisecentrum centraal. De gewenste competenties werden reeds
geïdentificeerd terwijl de huidige competenties nog niet in kaart werden gebracht. Zodoende kon
nog geen kloofanalyse worden uitgevoerd om gericht vorming te kunnen organiseren.
/
" .. . . . , ;
Ruimte voor verbetering
iRWO realiseert de aanbeveling A6 uit de validatie-audit: "Het agentschap bouwt een gepast
instrumentarium uit voor de implementatie van het geformuleerde HRM-beleid." Hierbij dient
ondermeer te worden gefocust op het in kaart brengen van de huidige en gewenste competenties,
gevolgd door een kloofanalyse om vervolgens een gericht vormingsplan op te kunnen maken.
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
49
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ,~-
Financieel en lOe1stiek beheer
Beheersdoelste1ling'en
iRWO beschikt over de nodige middelen voor de uitvoering van de inspectietaken en beheert deze als
een goede huisvader.
• Werden de financie'le en logistieke behoeften if.v. de realisatie van de inspectiedoelstellingen bepaald?
• Beschikken de inspectieactiviteiten bij iRWO over de noodzakelijke financie'le en logistieke middelen voor de
uitvoering van de inspecties?
• Wordt toege!Jjen op het efficie'nt beheer van de beschikbare middelen?
VaststelJ.ingen
./ Rapportering m.b.t. de besteding van de budgetten wordt opgevolgd door het directiecomité en de
stafvergaderingen van de afdelingen. Het agentschap geeft aan de rapportering ook te gebruiken bij
de prognoses voor de volgende jaren. Momenteel heeft iRWO geen direct zicht op de kost van een
inspectie. Aan de hand van de standaardtijden van het vorige personeelsplan en de personeelskost
zou een inschatting kunnen worden gemaakt.
./ Het agentschap heeft een overzicht van de benodigde materialen om haar taken te kunnen
uitvoeren.
De behoeften aan gespecialiseerde facilitaire middelen werden bij de afdeling Inspectie per
0
kerntaak gecapteerd, getoetst aan de relevantie i.f.v. de opdracht en de kosten werden
geraamd.
• Elke buitendienst van de afdeling Inspectie beschikt over een aantal voertuigen om ter
plaatse te gaan. iRWO heeft specifieke richtlijnen voor het gebruik van dienstvoertuigen
uitgeschreven. Het gebruik van de voertuigen wordt opgevolgd.
• Voor de 3 beleidsvelden werden de persoonlijke beschermingsmiddelen en
arbeidsmiddelen opgelijst en de kostprijs ingeschat. In 2011 gebeurde m.h.o.o. op een
actualisatie en evaluatie van de persoonlijke beschermingsmiddelen een bevraging bij het
personeel over het aanwezige materiaal. In 2012 worden o.b.v. deze lijst de persoonlijke
uitrustingen aangepast en aangevuld.
• Mogelijke nieuwe instrumenten worden uitgetest door één buitendienst en na positieve
evaluatie voor de verschillende buitendiensten aangeschaft (bv handscanner).
De logistieke behoeften komen aan bod op de diverse interne overlegfora.
0
Conclusie
De behoeften werden geïdentificeerd en de medewerkers beschikken over de logistieke
instrumenten nodig voor de uitvoering van hun inspecties ter plaatse. De besteding van de
middelen wordt opgevo4!:d door het directiecomité en de stafvergaderingen.
Aanbevelingen
•
/
Ruimte voor verbetering
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
50
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de VIaamse Administratie ~ .
ICT
Beheersdoelstellingen
De inspectieactiviteiten bij iRWO worden ondersteund door de nodige IeT-instrumenten.
• Heeft men bij iRWO een zicht op de behoeften op het vlak van IeT
• In welke mate beantwoorden de huidige IeT-instrumenten aan de~ behoeften?
./ iRWO beschikt over een jaarlijks IeT-plan en heeft de bedoeling om een meerjarenplan met
horizon 2015 inzake IeT op te maken.
./ Het agentschap heeft zicht op de behoeften inzake ICT. Het agentschap heeft bij de ontwikkeling
van applicaties aandacht voor toegankelijkheid, uitwissdbaarheid en bescherming van informatie.
./ Om de planning, opvolging, uitvoering en monitoring van de inspecties dektronisch te beheren en
de verslagen ervan te bewaren, beschikt iRWO over verschillende systemen naargelang het
bdeidsveld. Het agentschap gaf tijdens de gesprekken aan dat het de bedoeling heeft om een aantal
toepassingen verder te integreren.
o Voor opvolging, uitvoering en rapportering bouwinspectie wordt gebruik gemaakt van
Bredero, een systeem dat binnen het bdeidsdomein RWO wordt gebruikt voor de
beleidsvelden RO en OE. Per provincie is een Bredero-database, de verdere toegang van de
medewerkers hangt af van de individuele inste1lingen. Alle stukken van bouwinspectie worden
sinds midden 2012 via een access-applicatie gekoppeld aan een digitaal klassement (BIK)
o Voor opvolging, uitvoering en rapportering wooninspectie werd een eigen applicatie SARA
ontwikkeld waarin de ganse procesflow is opgenomen. De autorisatie van de medewerkers
voor toegang tot SARA is voorzien per parketzone. Voor het ganse proces zijn de
standaarddocumenten opgeladen zodat op efficiënte wijze uniforme documenten (brieven,
PV's, herstdvorderingen...) kunnen worden gegenereerd. Voor de planning van de taken
maken de centrale dienst en een aantal buitendiensten gebruik van een specifieke tooI (RWO­
ps) om manued taken met tijdstippen in te geven. De andere buitendiensten maken voor
deze opvolging gebruik van eigen systemen (bv excell, outlook). Het agentschap gaf aan dat
het de bedoeling is om RWO-ps te integreren in SARA zodat in de toekomst een
automatische opvolging van de taken zou kunnen gebeuren. De wooninspecteurs hebben ook
toegang tot de applicatie HOLV van Wonen-Vlaanderen waarin de dossiers inzake
administratief toezicht op de woonkwaliteit zijn opgenomen. iRWO kunnen de applicatie
SPW van Wonen-Vlaanderen waarin de Vlaamse premies Wonen (subsidies aan particulieren)
worden verwerkt, niet consulteren. Toegang tot deze applicatie kan de uitoefening van het
toezicht op particulieren door iRWO faciliteren.
o In het IeT-plan 2012 is de ontwikkeling van procedures voor OE in Bredero voorzien. Tot
dan gebeurt de dossieropvolging via de eigen tools van de betrokken medewerkers.
./ Voor het uitvoeren van de diverse inspectieopdrachten hebben zowd de centrale als de
buitendiensten toegang tot verschillende databanken (GEO-viewer, Rijksregister, Vlabel, ...).
Machtigingen werden hiervoor aangevraagd en het gebruik van de databanken wordt gelogd.
./ iRWO ontwikkelde eveneens een arrestendatabank om zo de 'rechtspraak' voor de verschillende
beleidsvelden te kunnen opvolgen en kosten/baten in te schatten wdke verdere stappen kunnen
worden genomen voor lopende dossiers.
./ De uitwisseling van de ingediende herstelvorderingen aan en de uitgebrachte adviezen door de
Hoge raad voor Handhaving verloopt dektronisch.
./ In 2012 werd de digitalisçring van dossiers opgestart. Naast de nieuwe dossiers, worden ook alle
rdevante documenten van lopende dossiers gescand.
./ M.b.t. informatieveiligheid heeft de veiligheidsconsulent van iRWO de medewerkers
gesensibiliseerd voor de specifieke omgang met ge~evens uit de persoonlijke levenssfeer d.m.v. een
uiteenzetting. De privacy.regelgeving, de regelgeving openbaarheid van bestuur, de taken van de
commissies (Vlaams en federaal) en van de veiligheidsconsulent, de verantwoordelijkheden van de
medewerkers en de werking in de praktijk (autorisatie, loggen, opsporingsmechanismen) werden
verduidelijkt.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
51
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ .:..:­
-/ iRWO geeft aan dat een eerste inschatting van de bedrijfsconintuïteitsrisico's reeds gebeurde. Ook
kwam een denkoefening aan bod i.k.v. BCM en het veiligheidsplan m.b.t. de mogelijke
continuïteitsrisico's op het niveau van het agentschap en de impact/waarschijnlijkheid van het
stilvallen van (tijds)kritische processen.
Conclusie
iRWO heeft al heel wat inspanningen geleverd om te voorzien in ICT-systemen ter
ondersteuning van de inspecties voor de verschillende beleidsvelden. Ook heeft het agentschap
toegang tot een aantal tools van andere entiteiten van de Vlaamse overheid en federale
databanken om de uitvoering van hun kerntaak te faciliteren. De toegang van iRWO tot de
applicatie SPW van Wonen-Vlaanderen zou de uitoefening van het toezicht op particulieren
vergemakkelijken. Het agentschap heeft de bedoeling om een aantal van haar tools verder te
integreren i.f.v. de automatisering van de opvolging. Het agentschap heeft bij de ontwikkeling
van applicaties aandacht voor toegankelijkheid, uitwisselbaarheid en bescherming van informatie.
Aanbevelingen
•
/
-
-
Ruimte voor verbetering
iRWO realiseert de aanbeveling A18 uit de validatie-audit: "Het agentschap neemt de nodige
maatregelen om een ICT-veiligheidsbeleid uit te werken met bijzondere aandacht voor het
ontwikkelen van een strategie inzake bedrijfscontinuïteit in het algemeen conform de beslissing
van het CAG dd. 17 november 2010."
iRWO neem initiatieven om toegang te verkrijgen tot de SPW-applicatie van Wonen-Vlaanderen
zodat de uitoefening van het toezicht op particulieren wordt gefaciliteerd en de capaciteit gericht
kan worden ingezet.
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
52
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~
4 Uitvoering
Binnen deze dimensie wordt nagegaan of:
de inspectieactiviteiten uitgevoerd worden conform het inspectieplan met aandacht voor een
professionele uitvoering van het toezicht
en/of actuele en adequate procedures en werkinstructies aanwezig zijn die de toezichthouders helpen
om hun taken op een professionele en uniforme wijze uit te voeren;
tijdige en relevante rapportering omtrent de inspectiebevindingen en opvolging van de correctieve
maatregelen n.a.v. inspecties aanwezig zijn.
Onderstaande tabel geeft weer in welke mate de inspectieactiviteiten bij iRWO invulling geeft aan deze
beheersdoelstellingen.
Evaluatie
••
Legende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelstellingen
t-'o
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelstellingen
•
(Nog) geen toepassing
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
53
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~
Uitvoe~,
=
procedures en instructies
Beheersdoelstel.lin2"en
De inspectie-/handhavingsactiviteiten worden uitgevoerd conform het vooropgestelde inspectieplan­
en programma. De inspectiedienst handelt op basis van procedures en werkinstructies voor de
voorbereiding en uitvoering van haar taken.
• Worden de inspectieopdrachten uitgevoerd volgens het inspectieplan?
• Zijn er procedures en werkinstructies aanweiJg die de inspecteurs/verbalisanten helpen om hun taken op een
professionele en uniforme wihe uit te voeren?
Vaststellingen
ol' De inspecties worden uitgevoerd o.b.v. de vastgelegde prioriteiten (cf. probleem/risicoanalyse en
prioriteitstelling). Voor bouw- en wooninspectie wordt telkens geregistreerd om welke inbreuk het
gaat en wie aan de basis ligt van de uitvoering van de inspectie (initiatiefnemer). Dit bleek ook uit
de dossiertesten. De operationele planning van de inspecties, steeds uitgevoerd met twee personen,
gebeurt door de buitendiensten. Meestal worden inspecties geclusterd in een actie van een hele of
halve dag in een bepaalde regio omwille van efficiëntieredenen. Tot nu toe gebeurt de clustering op
niveau van woon- of bouwinspecties. In de toekomst zou het de bedoeling zijn om de efficiëntie
van de clustering tijdens de acties verder te verhogen door de inzet van multifunctionele teams die
alle soorten inspecties kunnen uitvoeren (cf ORG en HRM).
ol' Voor de verschillende soorten inspecties zijn draaiboeken, sjablonen, checklists, richtlijnen
uitgewerkt i.f.v. kwaliteitsvol en uniform inspecteren.
e Er werd een algemene handleiding rond het opstellen van het proces-verbaal ter beschikking
gesteld.
e Specifiek voor bouwinspectie werd een code goede praktijken Uitgewerkt ten behoeve van de
verschillende handhavingspartners. Ook het handhavingsplan ruimtelijke ordening bevat heel
wat richtlijnen en verduidelijking omtrent het doel en het gebruik van de verschillende
handhavingsinstrumenten. Over de doorlooptijd voor de behandeling van kantschriften zijn
afspraken gemaakt.
e Voor wooninspectie werden standaardformulieren uitgewerkt. Om de interpretatie en het
gebruik van technische verslagen inzake de kwaliteitsnormen van woningen en kamers af te
stemmen organiseert Wonen-Vlaanderen vorming waaraan ook de wooninspectie deelneemt.
Momenteel zijn de wooninspecteurs ook gestart met de opmaak van een 'vademecum
wooninspectie' met het oog op het verder uniformiseren van de inspecties in de verschillende
buitendiensten. Doorlooptijden zijn bepaald voor de opmaak van een proces-verbaal en
technisch verslag na een onderzoek ter plaatse.
e Voor de uitoefening van het toezicht op particulieren beschikt de cel premies over
gedetailleerde draaiboeken (o.a. renovatiepremie, sancties huurders, domiciliefraude).
ol' Voor de inspecteurs van bouw- en wooninspectie worden periodiek COSI's en COWI's
georganiseerd. Recent wordt i.k.v. informatie-uitwisseling eveneens een vertegenwoordiger van het
DRWO uitgenodigd om de vergaderingen van het COSI bij te wonen. Op deze fora worden
specifieke problemen uitgeklaard, afspraken verduidelijkt en ervaringen uitgewisseld. Het is de
bedoeling dat ook voor inspecteurs voor Onroerend Erfgoed een dergelijk overlegorgaan wordt
opgericht.
ol' Inspectieprocessen werden uitgetekend en zijn ingevoerd in de ICT-systemen (SARA, Bredero) die
de inspectieprocessen ondersteunen. Voor wooninspectie werd een handleiding voor het gebruik
van SARA uitgeschreven.
ol' Naast de 5 buitendiensten is er ook een centrale cel te Brussel die een aantal specifieke taken
uitvoert en zo de uniforme en professionele afhandeling van dossiers ondersteunt (advisering,
behandeling van beroepen tegen administratieve boetes bij doorbreking van een staking of
stillegging, afhandeling van dossiers die werden ingeleid voor de rechtbank en uitvoering van de
arresten). Bij de behandeling van beroepen t.a.v. administratieve boetes (5.000 )€ fungeert de
centrale verantwoordelijke als een administratieve rechter. Er werd aangegeven dat informeel
overleg plaatsvindt over het al dan niet verminderen van de boetes. Het is aangewezen dat voor
deze beroepsprocedure de beslissingen/motiveringen op een toegankelijke manier voor alle
betrokkenen worden ontsloten om de gelijke behandeling van de overtreders te faciliteren.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
54
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ .
./ Voor het toezicht op particulieren (domiciliefraude en renovatiepremie) zijn gedetailleerde
draaiboeken uitgewerkt i.f.v. kwaliteitsvol en unifonn toezicht.
..
Conclusie·:
De înspectieactiviteiten worden uitgevoerd confonn de bepaalde inspectieprioriteiten.
•
Procedures, richtlijnen, checklists, fonnulieren i.f.v. een kwaliteitsvolle en unifonne uitvoering
en afhandeling van inspectie(dossier)s zijn aanwezig. Dit is ook het geval voor de uitoefening
van het toezicht op particulieren (domiciliefraude en renovatiepremie). Fora voor woon- en
bouwinspecteurs worden periodiek georganiseerd en het is de bedoeling om ook een
overlegforum voor inspecteurs Onroerend Erfgoed uit te bouwen.
Ic.
.. .
....
Ruimte voor verbeterttm
'cc
....,";
- iRWO bekijkt hoe de uitspraken bij de beroepsprocedures n.a.v. administratieve boetes op een
toegankelijke manier voor alle betrokkenen kunnen worden ontsloten om de gelijke behandeling
van de overtreders te faciliteren.
Commentaar van iRWÓ
Ook de toezichthouders komen wekelijks samen in COTOE's.
••
Voor de uitoefening van het toezicht op particulieren 1S ook een draaiboek over
leefbaarheidsproblemen in ontwikkeling. Omtrent de behandeling van verweerschriften tegen
ingebrekestellingen, en het opleggen van administratieve maatregelen en boetes o.m. aan huurders
wordt advies uitgebracht door een comité (Comité B). Van alle samenkomsten wordt een verslag
opgemaakt en beschikbaar gesteld.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
55
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~~' :::
~
.~
"-'
=->
~
RapporterÏn2 en opvo~
Beheersdoelstellinl:!:en
iRWO rapporteert over de uitgevoerde inspectieopdrachten en volgt de resultaten van de inspecties op.
•
•
Worden inspectiebevindingen, conform de rirhtlijnen terzake, opgenomen in de verslagen?
Worden de resultaten van de insperties opgevolgd?
VaststellinJ:!:en
./ iRWO rapporteert altijd over de uitgevoerde inspectieopdrachten. Als een inbreuk wordt
vastgesteld neemt iRWO de bevindingen altijd op in een proces-verbaal, tenzij dit reeds door een
externe verbalisant gebeurde (bv politie).
o Als tijdens het onderzoek ter plaatse of uit de klacht/melding geen inbreuk blijkt, dan wordt
diegene die het dossier heeft geïnitieerd, per brief geïnformeerd over welke stappen bij andere
instanties mogelijk zijn. Als al een proces-verbaal werd opgemaakt door een externe, dan
wordt de Procureur des Konings ook geïnformeerd.
o Indien wordt vastgesteld dat de inbreuk niet tot de inspectieprioriteiten van iRWO behoort,
dan wordt in een brief doorverwezen naar de diensteen) die instaan voor de verdere
afhandeling.
o Inbreuken die vallen onder de inspectieprioriteiten van iRWO worden naargelang het soort
inspectie volgens een traject met bijhorend handhavingsinstrumentarium uitgewerkt. Dit kan
als opvolging van de inbreuken worden aanzien.
./ De handhavingsketens met bijhorend handhavingsinstrumentarium omvatten een preventief, een
rechtsherstellend en een curatief traject dat steeds wordt gevolgd door iRWO en srapsgewijs wordt
doorlopen.
o Bij bouwinspectie wordt het modeltraject uit de code van goede praktijk 'aanpak inbreuken
RO' gevolgd. Na de kennisname van een inbreuk en de opstelling van een proces-verbaal volgt
een waarschuwing/aanmaning en kan een stakingsbevel worden uitgevaardigd die bij het niet
respecteren leidt tot de oplegging van een administratieve boete. Er wordt nagegaan of een
regularisatievergunning of een planologisch attest werd aangevraagd of een minnelijke
schikking werd opgestart. Indien bovenstaande instrumenten niet het gewenste effect
opleveren, maakt de inspecteur een herstelvordering (herstel in oorspronkelijke vorm of
aanpassingen of betaling van de verkregen meerwaarde) op die voor goedkeuring naar de HrH
wordt gestuurd. Na positief advies wordt het dossier ingeleid bij de rechtbank. Na het
uiteindelijk verkregen arrest of de seponering onderneemt de bouwinspectie verdere stappen
if.v. rechtsherstel (dwangsommen, ambtshalve uitvoering, procedure burgerlijke rechtbank
afhankelijk van positief advies HrH). Betrokkenen worden o.b.v. standaarddocumenten
geïnformeerd.
o Bij wooninspectie wordt na het aanvankelijke proces-verbaal (na plaatsbezoek en verhoren)
een herstelvordering bij de rechtbank ingeleid, tenzij de eigenaar snel spontaan overgaat tot
herstel. De gemeente wordt geïnformeerd en desgevallend beslist de burgemeester over te
gaan tot ongeschiktheid- of onbewoonbaarheidsverklaring. De wooninspecteurs volgen de
dossiers op totdat alle strafpunten werden weggewerkt en voeren daartoe hercontroles uit,
(meestal) op vraag van de eigenaars omwille van het betalend karakter ervan. Over afgeronde
dossiers wordt gecommuniceerd naar de gemeente en parket.
o Bij inspecties m.b.t. Onroerend Erfgoed wordt na opmaak van het proces-verbaal verdere
opvolging voorzien. De nieuwe ontwerpregelgeving voorziet in een aantal nieuwe
handhavingsinstrumenten om het afdwingen van herstel te faciliteren.
./ Het gebruik van sjablonen en de handleiding "Opstellen proces-verbaal" bevordert de volledigheid
en uniformiteit van de rapportering en opvolging. Richtlijnen en afspraken omtrent de termijn
waarbinnen bv. een kantschrift wordt afgehandeld, een proces-verbaal en technisch verslag inzake
wooninspectie worden opgemaakt, zijn aanwezig.
./ Bij de uitoefening van het toezicht op particulieren (domiciliefraude en renovatieprernies) maakt de
afdeling Toezicht voor elk dossier telkens een verslag op en bezorgd dit aan het agentschap
Wonen-Vlaanderen.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEliJK
56
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie
"(".-.
•
:f;i!'; '",
..•...
";;,
/,,"'," :'.
"i';'
.
Bij de inspecties worden de vastgestelde inbreuken opgenomen in de processenverbaal. Als
geen inbreuk wordt vastgesteld dan wordt dit in een brief aan de betrokkenen gemeld. De
verdere opvolging bij de verschillende beleidsvelden gebeurt a.d.h.v. de voorziene
handhavingsinstrumenten in de handhavingsketen en de specifieke richtlijnen en afspraken.
Bij de uitoefening van het toezicht op particulieren (renovatiepremies en domiciliefraude)
maakt de afdeling Toezicht voor elk dossier i.k.v. renovatiepremies telkens een verslag op en
bezorgd dit aan het agentschap Wonen-Vlaanderen en i.k.v. domiciliefraude wordt een proces­
verbaal naar het parket gestuurd.
..
.
,
;""';"
e
Aanhevelingen
,
Conc1usi~
,
..
"
'
,'.
.... '<'"" .
. ,'>'Cé."."",,:;·:·::.e
Ruimte voor verbetering, '" '
"
ConUne1).taar yan iRWÖ"
"j.;
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
"
':;,:'"
'"
'.'.'"
' ,
'.
'. ,:/,
57
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~
2
5 Evaluatie
Binnen deze dimensie wordt nagegaan of:
er aandacht besteed wordt aan:
• de kwaliteit van de uitvoering van de inspecties en aan de gelijke behandeling van de
geïnspecteerden;
• een periodieke externe evaluatie van de inspectiedienst aanwezig is;
• de opvolging van de werking van de inspectiedienst middels opvolgings- en
rapporteringsinstrumenten die een inzicht bieden in de effectiviteit en efficiëntie van de
inspectiedienst.
er in het kader van beleidsvoorbereiding en -evaluatie gerapporteerd wordt over de resultaten van het
toezicht.
Onderstaa.p,de tabel geeft weer in welke mate De inspectieactiviteiten bij iRWO invulling geeft aan deze
beheersdoelste1lingen.
Evaluatie
en
Legende:
•
Algemene overeenstemming met de beheersdoelstellingen
Gedeeltelijke overeenstemming met de beheersdoelste1lingen
11I
Weinig of geen overeenstemming met de beheersdoelste1lingen
•
(Nog) geen toepassing
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
58
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ ,,_
<,'
Kwauteitsborging ÏtitemewêrkÎng
<
,
Beheersdoelstellingen
Bij iRWO wordt een systematiek gehanteerd om de kwaliteitsborging van de inteme werking te
evalueren. De inspectieactiviteiten bij iRWO beschikken over een monitoring- en rapporteringssysteem
voor de opvolging van de realisatie van de inspectiedoelstellingen en -prioriteiten en als instrument
voor sturing en verantwoording.
• Wordt er in de loop van het inspectieproces aandacht besteed aan de kwaliteit van de uitvoering van de inspecties en
aan de gelijke behandeling van de geïnspecteerde?
• Is erperiodieke externe evaluatie van de inspectieactiviteiten aanweiJg?
• Wordt de werking van de inspectieactiviteiten bij iRWO opgevolgd en ifjn hieromtrent de nodige interne
rapporteringen beschikbaar?
• Bieden de opvolgings- en rapporteringsinstrumenten een iniJcht in de effectiviteit en efficiëntie van de
inspectieactiviteiten ?
Vaststel.lingen
-I' De directeurs van de buitendiensten en de centrale cel volgen de afhandeling van de
inspectiedossiers mee op. De kwaliteitsvolle en uniforme uitvoering van inspecties wordt
gestimuleerd door:
o de procesflows die voor de inspectie-activiteiten werden uitgetekend en geïmplementeerd in
Bredero (RO) en SARA (Wonen).
o de organisatie van structureel overleg voor bouwinspecties (COS!) en wooninspectie (COWI).
o de uitvoering van inspecties door minimum 2 medewerkers.
o het geheel aan uitgewerkte draaiboeken, sjablonen, checklists, richtlijnen, handleiding opmaak
PV, Code goede praktijken RO, ..... Wooninspectie startte recent de opmaak van een
vademecum om uniforme en kwaliteitsvolle afhandeling van de inspecties te optimaliseren.
o Ondersteunende ICf-tools BIK (bouwinspectie), RWO-ps (wooninspectie) zorgen ervoor dat
medewerkers voor hun lopende dossiers systematisch zicht hebben op hun taken (datum van
volgende stap in het proces, herinneringen, ...).
o De taakverdeling tussen de decentrale buitendiensten en de centrale cel faciliteert een
kwaliteitsvolle en uniforme werkwijze bij de afhandeling van inspectiedossiers.
-I' Specifiek m.b.t. de kwaliteit van de dossiers van bouwinspectie blijkt uit de jaarstatistieken van het
Openbaar Ministerie (2005-2010) dat, in tegenstelling tot milieumisdrijven en diefstal, de motieven
van seponering vooral opportuniteitsredenen zijn en seponering om technische redenen in minder
dan een kwart van de gevallen gebeurt.
./ In de BO 2011-2015 zijn minimum streefnormen voor de controles en verschillende
handhavingsinstrumenten opgenomen. Het agentschap iRWO heeft al enkele initiatieven genomen
om de interne werking van de inspectiedienst op te volgen. Rapportering m.b.t de interne werking,
efficiëntie en effectiviteit kan uit de systemen (o.a. SARA, Bredero) worden gehaald:
o Voor Wooninspectie werd in juni 2012, n.a.v. het jaarverslag 2011, een 'monitoring
Wooninspectie' uitgevoerd met als doel de inteme werking te optimaliseren en te
benchmarken tussen de verschillende buitenafdelingen. Hierbij werd ondermeer de
doorlooptijd tussen inspectiebezoek en datum PV, de regionale spreiding, de verhouding
aanvankelijke/navolgende vaststellingen, de resultaten n.a.v. de wooninspectie (het aantal
strafpunten en het advies), het aantal herstelvorderingen, het aantal betalingen voor
hercontroles en de kwaliteit van de invoer in SARA geanalyseerd. N.a.v. deze monitoring
werd vastgesteld dat in de praktijk de taakverdeling tussen de verschillende functies niet overal
uniform verloopt, er beoordelingsverschillen zijn naargelang de buitendienst, de gemiddelde
doorlooptijden bij aanvankelijke vaststellingen 111 het merendeel van de gerechtelijke
arrondissementen hoger zijn dan wat afgesproken werd. Ook werd vastgesteld dat nadruk
moet worden gelegd op het belang van correcte invoer van gegevens in SARA. De resultaten
van deze analyse zouden ook dienen als insteek voor de opmaak van het vademecum
Wooninspectie. Een ruime overschrijding van de doorlooptijd bij de aanvankelijke
vaststellingen werd eveneens vastgesteld in 3 dossiers n.a.v. de dossiertesten.
«
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
59
I
=
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~~- :::
"?x
.J' ~ -­
e
Bij bouwinspectie werd ook al een benchmark uitgevoerd tussen de buitenafdelingen (bv het
aantal vastgestelde doorbrekingen van stillegging/staking, het aantal opgemaakt
herstelvorderingen). Na analyse in het COSI werden optimalisaties doorgevoerd.
e Voor inspectie OE gebeurden de vaststellingen tot voor kort door 2 centrale inspecteurs,
zodat hier nog geen benchmarking bij de buitenafdelingen mogelijk was.
De uitwerking van structurele rapportering en het gebruik ervan voor de verschillende
beleidsvelden kan de inteme werking van de inspectiedienst en het inzicht in de efficiëntie verder
faciliteren.
ol' In de jaarverslagen wooninspectie en inspectie Onroerend Erfgoed, die gepubliceerd worden op de
website van het beleidsdomein RWO, wordt gerapporteerd over de uitgevoerde inspecties en
belangrijke vaststellingen. Voor bouwinspectie wordt jaarlijks een activiteitentabel gepubliceerd.
iRWO heeft aangegeven dat in de toekomst ook voor RO, naar analogie van de andere
beleidsvelden, een iaarverslae: zal worden opgemaakt
Conclusie
iRWO neemt initiatieven (overleg, draaiboeken, handleidingen, ...) om kwaliteitsvolle en
uniforme uitvoering van inspecties te stimuleren. De directeurs van de buitendiensten en de
centrale cel zien toe op de afhandeling van de inspectiedossiers. De uitgetekende inspectieflows
inzake RO en Wonen liggen aan de basis van de verwerking van inspectiedossiers in Bredero en
SARA. Het agentschap is begonnen met het benchmarken van haar buitendiensten met het oog
op een verdere uniformisering en optimalisering van haar werking. De uitwerking van periodieke
rapportering voor de verschillende beleidsvelden kan de inteme werking van de inspectiedienst
verder optimaliseren en het inzicht in de efficiëntie verder faciliteren.
Voor OE en Wooninspectie wordt een jaarverslag gepubliceerd, terwijl momenteel voor RO
enkel een activiteitentabel wordt gecommuniceerd.
Aanbevelingen
AB
-
-
Om te vermijden dat inefficiënties in de werking van iRWO niet tijdig worden opgemerkt, bouwt
het agentschap met het oog op eventuele noodzakelijke bijsturingen, gepaste instrumenten en
bijhorende rapportering verder uit voor de drie beleidsvelden.
Toelichting:
- er dient nagegaan te worden welke indicatoren meer inS('jcht kunnen geven in de efficiënte werking van de
inspecties voor de verschillende beleidsvelden en op welke wijze de efficiénte in!?!t van de capaciteit opgevolgd
kan worden.
- de!?! instrumenten kunnen bijdragen aan de realisatie van A 12 uit de validatie-audit "Om de
efficiéntiewinsten meetbaar en aantoonbaar te maken, ontwikkelt het agentschap een systeem dat haar in staat
stelt om de (productie}middelen/apparaatskosten In hun totaliteit toe te wij!?!n aan de
o1'J!.anisatiedoelstellinj!,en en/ofde (kernJprocessen. "
Ruimte voor verbeterinj?;
iRWO werkt naar analogie van de jaarverslagen van inspectie OE en wooninspectie, een jaarverslag
m.b.t bouwinspectie uit met daarin een analyse van de uitgevoerde inspecties en een toelichting van
de belangrijke vaststellingen/knelpunten.
Aansluitend op de implementatie van de nieuwe regelgeving OE, werkt iRWO nieuwe procedures
uit met aandacht voor kwaliteit en uniforme behandeling van de geïnspecteerde.
Commentaar van iRWO
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
60
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Interne Audit van de Vlaamse Administratie ~ __
BeleidS2erichte rapporterins: 8G V'erantwoorditl2
i··\·:' 'cC)'~i"
Beheetsdoelste1lingen:
iRWO rapporteert over de inspectieresultaten ik.v. verantwoording en beleidsgerichte rapportering.
• Rapporteert zRWO op een transparante wijze omtrent de werking, de prioriteiten van de inspecties en de resultaten
van het toei/eht?
Geeft zRWO input via beleidsgerichte rapportering a.d.h.v. de inspectieresuItaten?
•
cc:, ......
.
. 'VastStelli:ó.gen.
./ De rapportering van iRWO is naargelang het beleidsveld historisch gegroeid en dit op verschillende
wijze:
voor wooninspectie wordt jaarlijks een lijvig jaarverslag opgemaakt en daarin worden de
0
werkwijze, prioriteiten en resultaten van de inspecties uitvoering toegelicht en knelpunten
aangehaald.
0 voor Onroerend Erfgoed wordt een beknopt jaarverslag gemaakt over de werking en de
resultaten van de inspecties en worden een aantal verbeterpunten voor het beleid geschetst.
Jaarlijks wordt voor RO een activiteitentabel opgemaakt met daarin de totaalcijfers van de
0
verschillende handhavingspartners van het gebruik van een aantal handhavingsinstrumenten.
Het agentschap heeft aangegeven dat het de bedoeling is om naar analogie van wooninspectie,
ook voor bouwinspectie een dergelijk jaarverslag op te maken. Er werd eveneens m.b.t. de
adviezen over de herstelvorderingen samen met de HrH een gezamenlijk rapport opgemaakt.
De opvolging van de uitvoering van het handhavingsplan RO werd toegewezen aan het
departement RWO dat hiertoe een werkgroep monitoring heeft opgericht. Ook de evaluatie
van dit plan werd aan het DRWO toegewez~, hiervoor heeft DRWO aangegeven dat een
eerste evaluatie werd opgestart.
Ook de afdeling Toezicht publiceert een jaarverslag m.b.t. haar werking.
0
Tijdens de gesprekken werd eveneens aangegeven dat rapportering over de werking ook tijdens het
overleg met de kabinetten aan bod komt.
./ Beleidsevaluaties waren vóór de transitie een taak die vooral diende opgenomen te worden door het
DRWO. iRWO leverde vooral cijfergegevens m.b.t. handhaving op het terrein aan. De
verwachtingen van de kabinetten t.a.v. iRWO daarover verschillen sterk. Het is niet helemaal
duidelijk wat er na de transitie gebeurt. Uit de gesprekken met de belanghebbenden blijkt dat er nog
een hele weg te gaan is om tot effectenmeting (definiëren indicatoren, meten, ...) te komen. Ook de
aanwezigheid van de vele handhavingspartners op het terrein bemoeilijkt de opzet van een
effectenmeting. Het lijkt aangewezen dat het MACO uitklaart hoe inzicht zal worden verkregen in
de beleidseffecten, wie instaat voor de effectenmeting en de beleidsevaluatie, welke gegevens
hiervoor van de andere handhavingspartners worden verwacht, op welke wijze de
gegevensuitwisseling zal p;ebeuren en hoe over de resultaten intern en extern wordt gerapporteerd.
.
""<:h, .:
. '
..,'
Conclusie
.
,..,;
'
.
;'
f",
Via de jaarverslagen wooninspectie, Onroerend Erfgoed en de afdeling Toezicht, het
handhavingsplan RO, en in mindere mate de activiteitentabel RO wordt aan de buitenwereld'
op transparante wijze inzicht gegeven in de werking of in de resultaten van de inspecties. Het is
de bedoeling dat ook voor bouwinspectie een jaarverslag wordt opgesteld. Inzake
effectenmeting is nog een hele weg te gaan. Vanuit iRWO werden momenteel vooral
cijfergegevens m.b.t. de handhavinl?; op het terrein verwacht.
,
. ,
.
AanbevelinJ?:en
iRWO maakt voor het beleidsveld Ruimtelijke Ordening een rapportering op met een evaluatie
van de resultaten van de handhavingdossiers en de knelpunten die ze hierbij hebben
vastgesteld. Op deze wijze worden de input voor de beleidsvoorbereiding en - evaluatie en het
opstellen van wet- en regelgeving specifiek voor Ruimtelijke Ordening gefaciliteerd en kan het
draaj?;Vlak worden versterkt.
.'·cc."·
,
;·.'·k:',
, .. 'c·>',
Ruimte voor verbete:cin$i;
.
A9
,
.
."
.>'0.~"',
Cotnmenta~van iRWO
,
De afdeling Toezicht publiceert ook de rapporten m.b.t. bijzondere toezichtsprojecten.
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWELIJK
61
I
Inteme Audit van de Vlaamse Administratie ~ "':'.
Bijlage:
Maturiteitsinschatting
iRWO per 31/12/2010
o rg anisati ebeh eersing
Naar aanleiding van de beslissing van de Vlaamse Regering m.b.t. de CUitbouw van het interne controle organisatiebeheersingssysteem binnen de Vlaamse overheid' (VR 2008 300S DOC.OS01), voerde IAVA
eind 2010 - begin 2011 een validatieaudit uit bij alle entiteiten van de Vlaamse overheid, waaronder iRWO
(rapport d.d. 13/0S/2011). In het kader van deze validatieopdracht evalueerde en valideerde IAVA of het
organisatiebeheersingssysteem van iRWO op 31/12/2010 voldeed aan het vooropgestelde
maturiteitsruveau 3 'gedefinieerd'. Dit wil zeggen dat de beheeismaatregelen gestandaardiseerd,
gedocumenteerd, gecommuniceerd en toegepast moesten zijn.
IAVA onderzocht in de validatieaudit in welke mate iRWO over de nodige sturings- en
beheersinstrumenten beschikte, die haar moesten toelaten haar doelstellingen te bereiken en
verantwoording af te leggen aan haar belanghebbenden. De werking van het instrumentarium in de
praktijk maakte echter geen voorwerp uit van dit onderzoek.
Onderstaande tabel toont de maturiteitsinschatting per 31/12/2010 voor de overkoepelende
doelstellingen en de thema's van het systeem van organisatiebeheersing bij iRWO:
Maturiteitsinschattingen organisatiebeheersing 2010 iRWO
Inschatting per doelstelling
Effectiviteit
1
Efficiêntie
2
Kwaliteit
2
inteariteit
1
Thema-inschatting
Doelstellinaen en risicomanaaement
Belanghebbendenmanagement
Monitoring
Organisatiestructuur
Human Resources Manaaement
Oraanisatiecultuur
Informatie en Communicatie
Financieel Management
Facility Management
ICT
1
2
2
3
2
1
2
2
2
1
Le ende
Gradaties
Omschri vin
Onbestaand
Binnen de organisatie bestaan geen of zeer weinig beheersmaatregejen. Controlebewustzijn is eerder laag en er
worden weinig aclies ondemomen om te komen tot een adequaat s~teem van organisatiebeheersing (interne
controJes~teem).
Ad·hoc basis
Op ad-hocbasis zijn binnen de organisatie beheersmaatregejen uitgewerkt. Het bewustzijn van de nood aan adequate
beheersmaatregejen (inteme controlemaatregelen) groeit, maar er is nog geen gestructureerde of
.
gestandaardiseerde aanpak aanwezig. Het s~teem van organisatiebeheersing (inteme ç:ontroles~teem) draait meer
rond personen dan rond s~temen.
Gestructureerde aanzet:
Een gestructureerde aanzet wordt gegellen tot de ontwikkeling van beheersm aatregelen. De beheers instrumenten zijn
F==~~~~bijgellDlg in ontwikkeling, maarworden nog niet toegepast ('Plan Î.
___
~"
Gedefinieerd (= niveau 2 +.•.)
.
Betieersmaatregelen zijn aanwezig. Zij zijn gestandaardiseerd, gedocumenteerd, gecommuniceerd en worden
toegepast ('Do ').
Beheerst systeem (= niveau 3 + ...)
De beheersmaatregelen worden intem periodiek geêvalueerd en bijgestuurd ('Check' & 'Act'). Erkan gesproken
worden oller een 'lellend' adequaat en doeltreffend s~teem van organisatiebeheersing.
Geoptimaliseerd (= niveau 4 + .•.l
De beheersmaatregelen worden 1ID0rtdurend geoptimaliseerd via benchmarking en het behalen van
kwaliteitscertificaten of externe evaluaties ('PDCA ').
1201 019 - audit inspectie/handhaving bij het agentschap iRWO
STRIKT VERTROUWEUJK
62
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I

Dienstverlening Feestdagen

Adjunct-operationeel directeur (m/v)

2014 OK-Regio audit “Tell me. Show me.” …

DOE ZOALS IK: GA VANDAAG NOG VOOR JE GRIEPPRIK

Datum :18-04-20t4 Referentie : AH/PV/35037

1. VARIO® update: nu nog functioneler

Zesde staatshervorming: focus op vastgoed en

Conclusie van de audit Effectiviteit van het Management

AO 89-04

Estafette.De Zestig van Texel 2015.Laatste info voor de teams

Reeksen en punten - Kempische Regionale

Handicappunten - Kempische Regionale

Handicappunten - Kempische Regionale