2,5ha 35.000 - Beurs Amalia

35.000
BEZOEKERS
2,5 ha
BEURSTERREIN
BEURS AMALIA
24-27 SEPTEMBER 2014
WWW.BEURSAMALIA.NL
STANDHOUDERSBROCHURE
ZEVENDE EDITIE BEURS AMALIA
Na zes succesvolle edities wordt de
Beurs Amalia ook in 2014 georganiseerd.
Vier beursdagen, 260 standhouders en
35.000 bezoekers, de verwachting zijn
hooggespannen.
De organisatie van deze editie is enigszins veranderd. Eén belangrijke verandering daarin is dat
de verkoop van de stands verzorgd wordt door
Bastiaan Vos (O-O-Events). Voor alle informatie
en vragen rondom uw inschrijving kunt u bij hem
terecht; één aanspreekpunt, wel zo gemakkelijk!
Van woensdag 24 tot en met 27 september 2014
vindt aan de Wencopperweg te Barneveld alweer
de zevende editie plaats. Het enorme terrein
biedt plaats aan één hectare beurstenten en anderhalf hectare buitenterrein. Voldoende ruimte
voor vier dagen beursplezier.
Graag verwelkomen wij u (ook) dit jaar als standhouders aan de zevende editie van de Beurs
Amalia in Barneveld. We gaan er samen een
succes van maken!
In deze brochure worden alle mogelijkheden
weergegeven die de Beurs Amalia u als exposant
biedt. Inschrijven kan dit jaar via een geheel
nieuw, online systeem. In deze brochure laten we
u kennismaken met het gehele proces.
Richard van der Zande
Voorzitter
Namens het bestuur,
ORGANISATIE
BEURSINFORMATIE
De Beurs Amalia wordt georganiseerd door het stichtingsbestuur,
ondersteund door drie bedrijven.
De belangrijkste beursinformatie wordt hieronder weergegeven. Overige informatie is te vinden op de website
van de Beurs Amalia.
BESTUUR
OPBOUWEN, GROOT MATERIAAL
Richard van der Zande, 06 532 54 898
Wim Top, 06 297 31 086
Kees van Hierden, 06 511 73 843
Maandag
Dinsdag
22 september 2014
23 september 2014
07.00 - 22.00 uur
07.00 - 22.00 uur
OPBOUWEN, KLEIN MATERIAAL
STANDVERKOOP
Woensdag
Bastiaan Vos (O-O-Events)
06 166 77 087
[email protected]
OFFICIËLE OPENING
SECRETARIAAT
OPENINGSTIJDEN
Nency van Essen
06 23 754 796
[email protected]
Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag Woensdag 24 september 2014
07.00 - 10.00 uur
24 september 2014 12.00 - 13.00 uur
24 september 2014
25 september 2014
26 september 2014
27 september 2014
13.00 - 22.00 uur
13.00 - 22.00 uur
13.00 - 22.00 uur
10.00 - 17.00 uur
COMMUNICATIE EN PR
Wilhelm Beens
0342 745 289
[email protected]
UITSLAG MOOISTE STANDVERKIEZING (RESTAURANT)
Woensdag 24 september 2014
22.30 - 24.00 uur
27 september 2014
29 september 2014
17.00 - 22.00 uur
06.00 - 10.00 uur
AFBOUWEN
POSTADRES
Beurs Amalia
t.a.v. Nency van Essen
De Bonkelaar 9
3774 SB Kootwijkerbroek
Zaterdag
Maandag
TERREINBEWAKING
Het beursterrein wordt van maandag 22 september 22.00
uur tot maandag 29 september 2014 10.00 uur bewaakt.
ACTUELE INFORMATIE
Vragen voor, tijdens of na uw
inschrijving? Bel Bastiaan Vos
(O-O-Events)!
Alle relevante informatie wordt in deze brochure weergegeven. Voor actuele informatie en nieuws gaat u naar de
website www.beursamalia.nl. Via de mailing, die eens in de
drie weken wordt verzonden, wordt u op de hoogte gehouden van de actuele stand van zaken.
06 166 77 087
BETAALTERMIJN FACTUREN
Factuur 1 à 10%, voldoen binnen 10 dagen na inschrijving
Factuur 2 à 50%, voldoen voor 1 augustus 2014
Factuur 3 à restant, voldoen voor 1 september 2014
Informatie en inschrijven:
WWW.BEURSAMALIA.NL
Mocht één van bovenstaande facturen voor 1 september
2014 nog openstaan, dan sluit de organisatie u uit van
deelname.
INSCHRIJVING
Inschrijven voor de beurs verloopt via het geautomatiseerde inschrijfsysteem. In dit systeem voert u
uw gegevens in, maakt u uw keuze in stand en aanvullende opties (de kosten zijn direct zichtbaar) en
bevestigd tenslotte uw deelname. Het verloop van uw inschrijving ziet er als volgt uit:
1
GA NAAR HET INSCHRIJFSYSTEEM
Ga naar de website (www.beursamalia.nl) en klik rechtsboven op inschrijfsysteem. Vervolgens wordt u doorgestuurd naar het systeem.
! Het doorlopen van het inschrijfsysteem kost circa 15-20 minuten
van uw tijd. Tip: Bepaal vooraf uw standkeuze in de plattegrond.
2
INSCHRIJVING STARTEN
Lees de eerste pagina van het systeem goed door. Klik vervolgens op
de knop ‘Start inschrijving’ (onderaan de pagina).
! Zorg dat u de volgende zaken bij de hand heeft: KvK-nummer,
BTW-nummer, IBAN-nummer en e-mailadres (deze heeft u nodig
voor de bevestiging).
3
INVOEREN GEGEVENS
Voer de gevraagde gegevens in. Velden met een ster zijn verplichte
velden. Wij raden u aan alle velden in te vullen. Al gereserveerde opties worden in hoofdzaak in ‘Uw inschrijving’ aan de linkerzijde van
het scherm weergegeven. Het totaalbedrag excl. BTW is hier tevens
vermeld.
4
KEUZE STAND
In stap twee kiest u de gewenste stand. Alleen groene stands zijn
nog beschikbaar. Voor meer informatie over de stand klikt u op een
groene markering. Klik vervolgens op ‘Reserveren’ om deze toe te
voegen aan uw reservering. De vervolgstappen spreken voor zich.
5
RESERVERING PLAATSEN
1. Na alle stappen verschijnt er een reserveringsoverzicht. Als deze
akkoord is bevonden klikt u op ‘Verificatie e-mail sturen’.
2. Hierna ontvangt u op het opgegeven mailadres een link.
3. Klik op deze link om uw optie definitief te plaatsen.
4. Na uw verificatie ontvangt u op hetzelfde mailadres de bevestiging met aanbetalingsfactuur en een kopie van de algemene
voorwaarden.
! Betaal het aanbetalingsbedrag binnen 10 dagen na het plaatsen
van uw inschrijving om uw stand definitief te reserveren. Na 14
dagen verdwijnt u reservering (én uw optie) uit het systeem.
MOGELIJKHEDEN EN PRIJZEN
BINNENSTANDS
Op het terrein wordt een tentenkamp van circa
1 hectare gerealiseerd dat ruimte biedt aan 240
binnenstands. De tenten is te betreden via twee
ingangen.
STROOMVOORZIENING
Standaard wordt elke stand voorzien van één
aansluitpunt à 16 ampère. Mocht u meer stroom
wensen dan kunt u dit aangeven in het inschrijfsysteem.
De stands zijn in diverse oppervlakten beschikbaar. Door in het inschrijfsysteem twee stands
naast elkaar te selecteren, kunt u deze samenvoegen tot één grote stand. De prijzen die in
stap twee van het systeem worden weergegeven
zijn prijzen exclusief vloerbedekking en standbouw. De ondergrond bestaat standaard uit een
houten cassettevloer.
Standaard: Eén aansluitpunt per 16 m2, 16 ampère
Optie: Extra aansluitpunt, 16 ampère: € 50,00
Optie: Extra aansluitpunt, 380 volt, 32 ampère: €
125,00
In de derde stap van het systeem kunt u aangeven van welke extra opties u gebruik wenst te
maken. De tapijttegels zijn zwart, de standbouw
wit. Bij de keuze voor standbouw wordt er langs
de paden een frieslijst toegepast, aan de overige
zijden worden dichte wanden geplaatst.
Basisprijs middenstand, p/m2: € 79,50
Basisprijs hoekstand, p/m2: € 89,50
Optie: Tapijttegels, p/m2: € 5,50
Optie: Tegels en standbouw, p/m2: € 55,00
BUITENSTANDS
Op het buitenterrein, langs de Amalia Boulevard
waar de bezoekers binnen komen, zijn er diverse
buitenstands aanwezig. In stap twee van het systeem worden deze weergegeven als kavels met
vaste afmetingen
Alle stands worden standaard voorzien van een
ondergrond van 5 centimeter nieuw gemalen
houtsnippers. Optioneel kan uw buitenstand
worden voorzien één of twee pagodetenten (5x5
meter) en/of stelcomplaten (2x2 meter, gelegd
op het maaiveld).
PROMOTIEPAKKET
Informatie beurskrant:
Verspreiding: Twee weken voor aanvang
Oplage:
155.000 adressen
Omvang:
Circa 56 pagina’s
Formaat:Tabloid
Basispakket (verplichte afname): € 250,00
- 1/8 pagina advertentie, 132x90 mm (bxh)
- Vermelding op plattegrond beurskrant
- Vermelding op de website
Aanvulling 1: € 225,00
- 1/8 pagina extra. Totaalformaat: Kwart pagina advertentie, 132x185 mm (bxh)
Aanvulling 2: € 500,00
- 3/8 pagina extra. Totaalformaat: Halve pagina
advertentie, 269x185 mm (bxh)
Aanvulling 3: € 1.000,00
- 7/8 pagina extra. Totaalformaat: Hele pagina
advertentie, 269x375 mm (bxh)
De advertenties dienen uiterlijk 15 augustus 2014
per mail aangeleverd worden bij: communicatie@
beursamalia.nl.
Prijzen buitenstands, diverse mogelijkheden
vanaf € 11,00 p/m2, zie inschrijfsysteem.
Optie: 1 Pagodetent, incl. vloer: € 450,00
Optie: 2 Pagodetenten, incl.. vloer: € 850,00
Optie: Stelcomplaten, per 4 m2, € 95,00
Aanvullin
ng 3
CATERING
STANDHOUDERSKAARTEN
Op basis van de gereserveerde oppervlakte bepaald het systeem het aantal standhouderskaarten dat u ontvangt. Extra standhouderskaarten
kunnen worden besteld voor een bedrag van €
30,00 per stuk.
RELATIEKAARTEN
Ook het aantal relatiekaarten (waarde: € 7,50)
wordt door het systeem bepaald. Extra relatiekaarten kunnen worden besteld voor een bedrag
van € 3,00 per stuk. De standhouderskaarten
en relatiekaarten worden medio augustus 2014
bezorgd.
PROMOTIE LANGS DE AMALIA BOULEVARD
Alle bezoekers komen de beurs binnen via de
Amalia Boulevard. U kunt promotie maken voor
uw bedrijf door middel van een vlag.
Eén vlaggenmast: € 35,00
Twee vlaggenmasten: € 70,00
PROMOTIE LANGS DE AMALIA BOULEVARD
Mocht u overwegen snel ontvlambaar materiaal
te verwerken in uw stand, dan bent u verplicht
hier een brandveiligsheidscertificaat voor aan te
vragen. Mocht u hier gebruik van willen maken dan dient u dit vooraf aan te geven in het
inschrijfsysteem.
Aanvulling 2
Basis
Aanvulling 1
KOFFIECORNERS
De organisatie stelt gratis koffie en thee beschikbaar die u kunt tappen bij de koffiecorners
(3 binnen, 1 buiten). U dient zelf te zorgen voor
thermoskannen.
MAALTIJDEN
Centraal op de beurs wordt er een standhoudersruimte gerealiseerd waar dagelijks tussen
17.00 en 20.00 uur gebruik kan worden gemaakt
van een uitgebreid en gevarieerd buffet (bestaande uit soep, koude en warme gerechten en
dessert). Inclusief drankjes bedragen de kosten
per maaltijd € 17,50 per persoon.
SNACKPUNTEN
Verdeeld over de beurs zijn er vier snackpunten
waar u en de bezoekers tegen betaling een snack
kunnen kopen.
CATERAAR
Ook deze editie wordt de catering verzorgd door
De Elstar Catering uit Barneveld. Vooraf wordt u
uitgebreid geïnformeerd over de catering en de
mogelijkheden. Mocht u vooraf wensen hebben
dan kunt u rechtstreeks contact met hen opnemen via telefoonnummer: 0342 42 1006 of per
mail: [email protected].
CAMPAGNE
Om de Beurs Amalia breed onder de aandacht
te brengen wordt er een uitgebreide campagne opgezet:
5
Tabloid beurskrant, 155.000 stuks
Geselecteerd verspreid, i.s.m. BDU
Radiocommercials, twee weken lang, Radio
Gelderland, Radio NL
Driehoeksborden langs de wegen, 750 posters in totaal, één - twee weken
100.
Via de standhouders worden er vanaf
medio augustus 100.000
relatiekaarten verspreid.
Advertentiecampagne in
diverse titels van de BDU.
500.000 LUISTERAARS
500.000 KRANTENLEZERS
Elburg
Putten
.000 RELATIEKAARTEN
750 POSTERS
Nijkerk
Bunschoten
Apeldoorn
Soest
Barneveld
Amersfoort
Zeist
Leusden
Scherpenzeel
Ede
Renswoude
155.000 BEURSKRANTEN
ALGEMENE VOORWAARDEN
1. ORGANISATIE, OPENINGSDAGEN EN TIJDEN
1.1 De Beurs Amalia zal worden georganiseerd door de Stichting Amalia.
1.2 Woensdag
24 september 2014
13.00 - 22.00 uur
Donderdag 25 september 2014
13.00 - 22.00 uur
Vrijdag
26 september 2014
13.00 - 22.00 uur
Zaterdag
27 september 2014
10.00 - 17.00 uur
2. INSCHRIJVING VOOR STANDRUIMTE
2.1 Elke aanvraag voor standruimte op de Beurs Amalia staat uitsluitend
ter beoordeling aan de Beurs Amalia. De Beurs Amalia behoudt zich
het recht voor, om zonder verdere opgaaf van redenen een inschrijving uit het systeem te verwijderen. De aanvrager kan pas recht op
ruimte doen gelden nadat de inschrijving door de Beurs Amalia is
aanvaard en dit schriftelijk dan wel per mail is bevestigd.
2.2. Tijdens de inschrijving dient de deelnemer gespecificeerd aan te
geven welke producten en/of diensten er tijdens de beurs zullen
worden aangeboden. De Beurs Amalia heeft het recht om zonder
opgave van redenen het aanbod van producten en/of diensten
te weigeren en (tijdens het evenement) te verwijderen indien de
deelnemer producten en/of diensten aanbiedt die niet tijdens de
inschrijving zijn vermeld (en aantoonbaar op de bevestiging) staan
vermeld en waar ook geen schriftelijke mededeling over is gedaan.
2.3 Door middel van een volledig ingevuld inschrijfformulier, ingezonden
aan de organisatie, verklaart de aanvrager zich akkoord met de
voorwaarden van de Beurs Amalia, vervat in de Algemene Voorwaarden.
2.4 De deelnemer is niet gerechtigd een zodanig gebruik van de
standruimte te maken dat andere deelnemers of bezoekers van de
Beurs Amalia daardoor schade of hinder ondervinden in de vorm van
geluidsoverlast, belemmering van toe- of doorgangen, belemmeringen van lichtval of in enige vorm van hinder.
2.5 De deelnemer is niet gerechtigd reclamemateriaal uit te reiken
elders dan in of voor eigen stand.
2.6 Graven in het terrein is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van de Beurs Amalia.
2.7 De organisatie behoudt zich het recht voor om ten bate van de
stroomvoorziening verdeelkasten in de stands te plaatsen.
2.8 De Beurs Amalia wijst de aangevraagde standruimte aan de deelnemer toe. Zij behoudt zich het recht voor de toewijzing van de ruimte
te wijzigen, indien omstandigheden daartoe nopen. Door het bericht
van toewijzing is de deelnemer verbonden en tot betaling van de
standhuur gehouden.
3. ANNULERINGEN
3.1 De deelnemers van de Beurs Amalia kunnen een inschrijving annuleren. Het opzeggen dient schriftelijk, aangetekend en ondergetekend
te gebeuren, waarbij de volgende vergoeding is verschuldigd:
- 10% van de standhuur, bij annulering nadat u uw inschrijving
heeft bevestigd.
- 50% van de standhuur binnen acht weken voor aanvang van de
beurs.
- 75% van de standhuur binnen zes weken voor aanvang van de
beurs.
- 100% van de standhuur binnen veertien dagen voor aanvang
van de beurs.
4. BETALINGSVOORWAARDEN
4.1 Elke deelnemer dient de aanbetalingsfactuur binnen 10 dagen na het
bevestigen van de reservering te voldoen. Tenzij schriftelijk anders is
overeengekomen met de deelnemer dient de betaling van de tweede
factuur (50% van het totaalbedrag) voor 1 augustus 2014 en het
resterende bedrag voor 1 september 2014 betaald te zijn op het op
de factuur vermelde bankrekeningnummer.
4.2 Als één of meerdere facturen niet door u voldaan zijn, kan de organisatie u de toegang tot de beurs weigeren.
4.3 De organisatoren zijn gerechtigd de invordering van de door de
deelnemer te betalen bedragen uit handen te geven waarbij alle
kosten, zowel gerechtelijk als de buitengerechtelijk, ten laste van de
deelnemer komen, vermeerderd met de wettelijke rente gerekend
vanaf de vervaldag van het verschuldigde bedrag.
5. AANSPRAKELIJKHEID
5.1 Alle op het beursterrein aanwezige goederen van de deelnemers
blijven voor eigen risico. De Beurs Amalia aanvaardt geen enkele
aansprakelijkheid voor verlies, diefstal enz. van bedoelde goederen,
noch voor enigerlei schade, in wat voor vorm dan ook waaronder
letsel van personen. De deelnemer dient zelf toezicht te houden
op zijn/haar stand en de daarin aanwezige goederen en personen.
De deelnemers vrijwaren de Beurs Amalia onvoorwaardelijk voor
alle schade waarvoor de Beurs Amalia door derden mocht worden
aangesproken, ontstaan in verband met hun deelneming aan het
evenement.
5.2 De deelnemer is aansprakelijk voor alle schade van welke aard dan
ook die is ontstaan door toedoen of nalatigheid van hemzelf, personeel, personen die voor hem werkzaam zijn of personen die door
hem in bezit van een standhouderskaart zijn gesteld.
5.3 De deelnemer vrijwaart de organisatie voor vorderingen van derden
uit deze hoofde.
6. TIJDENS HET EVENEMENT
6.1 Het is de deelnemer niet toegestaan om de toegewezen ruimte
ongebruikt te laten, geheel of gedeeltelijk aan anderen te verhuren
of aan derden af te staan. De deelnemer is verplicht zorg te dragen
dat voor de opening van de beurs de gehuurde ruimte overeenkomstig haar bestemming in gereedheid is gebracht en gedurende de
huurtijd volgens deze bestemming wordt aangewend.
6.2 Indien de deelnemer in strijdt met deze voorwaarden handelt c.q. indien wangedrag wordt vastgesteld kan dat ertoe leiden dat verdere
deelneming aan en de toegang tot het evenement met onmiddellijke
ingang wordt ontzegd, zonder dat de Beurs Amalia gehouden is
kosten/schade te vergoeden.
6.3 Het aanbieden van (niet-alcoholische) consumpties in de stand van
de deelnemer zelf is toegestaan. Verkoop dient met toestemming
van de Beurs Amalia. De deelnemer heeft daarvoor derhalve vooraf
schriftelijke toestemming van de Beurs Amalia nodig.
6.4 Het is uitsluitend toegestaan alcoholische dranken te nuttigen op de
daarvoor, door de organisatie aangewezen locaties en tijden.
6.5 Indien de deelnemer de ruimte ongebruikt laat, of op andere wijze
handelt in strijd met het vorige artikel, heeft de Beurs Amalia het
recht de ruimte op andere wijze te benutten of op kosten van de
deelnemer te ontruimen, zonder dat de deelnemer enige aanspraak
kan maken op een vergoeding of terugbetaling van de standhuur.
6.6 De deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de organisatie en het
personeel van de Beurs Amalia op te volgen.
7. REGELING GEEN DOORGANG
7.1 De organisatie van de Beurs Amalia heeft het recht, op grond van
overmacht of niet te voorziene omstandigheden, dewelke buiten
haar toedoen ontstaan en niet in haar risicobeheer liggen, het
evenement geheel of gedeeltelijk niet door te laten gaan, en/of data,
tijden en plaatsen te wijzigen, zodat dat de deelnemers aanspraak
kunnen doen maken op vergoeding van schade/kosten in welke vorm
dan ook. De deelnemers zullen zo spoedig mogelijk worden geïnformeerd doch hebben onder deze omstandigheden niet het recht hun
deelname geheel of gedeeltelijk te annuleren. Indien het evenement
geen doorgang vindt, worden de inschrijvingen als vervallen beschouwd en ontvangen de deelnemers hun gedane betalingen retour
onder aftrek van de door de Beurs Amalia gemaakte kosten voor wat
betreft organisatie van het evenement.
8. SLOTBEPALINGEN
8.1 De organisatie heeft het recht om tegen de deelnemer die handelt in
strijd met de bepalingen van de Algemene Voorwaarden of die door
of namens de organisatoren verstrekte aanwijzingen niet opvolgt,
zonder enige ingebrekestelling en zonder gerechtelijke tussenkomst
de volgende maatregelen te nemen:
- met onmiddellijke ingang de betrokkenen de toegang tot de
beurs of gebouwen te weigeren;
- zijn stand te doen sluiten en/of ontruimen;
- de tentoongestelde goederen alsmede al hetgeen is opgebouwd en aanwezig op de Beurs Amalia en of in de gebouwen
onder zich te houden zonder dat de deelnemer recht kan doen
gelden op enige restitutie of vergoeding.
8.2 In gevallen waarin deze Algemene Voorwaarden niet voorzien, beslist
de organisatie van de Beurs Amalia.

Download Report