Conveners Maurice van Beers (Ministerie van Buitenlandse Zaken; [email protected]), Olaf Estoppeij (Haagse Inkoop Samenwerking; [email protected]) Bert van de Putte (onafhankelijk adviseur) Ivo van der Linden (NWP; [email protected]) Rapporteur/aanspreekpunt Joris van Oppenraaij (NWP; [email protected]) Workshop titel Procurement ambassades Aantal deelnemers Bij beide sessies ongeveer 25 personen (inschatting) Presentaties http://nwp.nl/_docs/nieuwsbrief_bijlagen/geldalswater_am bassades.pdf Belangrijkste samenvattende punten van de sessie (max. 5):  Maurice van Beers, programma manager Water OS MinBuZa/DGIS/DME: o Toelichting op het nieuwe beleid voor Ontwikkelingssamenwerking o Verbinden van lokale vraag, inclusieve groei en betrokkenheid Nederlandse sector; o Water OS programma (samenwerking tussen MinBuZa/DGIS/DME, RVO en NWP) als belangrijk instrument voor optimaliseren NL toegevoegde waarde en sectorbetrokkenheid in de watersamenwerking met OS-partnerlanden o Kernadviseurs als belangrijke schakel/ scharnierpunt tussen de NL watersector, NL ambassade programma water en de lokale watersector in het partnerland.  Olaf Estoppeij, o Alle tenders uitgeschreven voor ambassades worden gepubliceerd op de website www.tenderned.nl; o Ambassade procurement voldoet altijd aan Europese regels voor ‘level playing field’ volgens de beginselen van PRONTI:  Proportioneel  Objectief  Non discriminatoir(gelijkheid)  Transparantie  Integer NB. In de discussie komt naar voren dat landen de EU regelgeving verschillend interpreteren. Nederland hanteert de regels vrij strikt, andere landen gaan hier wat soepeler mee om. o Het formele inkoopproces biedt weinig tot geen ruimte voor positioneren/ ‘voortrekken’ van de Nederlandse sector. Deze ruimte zit m.n. in het voortraject om de sector vroegtijdig te betrekken (bij bijv. de initiatiefase of het scoping document). Dit kan in theorie tot het beschrijvend document, wat het formele startdocument is voor een tender publicatie; o Formele inkoop proces verloopt op hoofdlijnen als volgt:  Startpunt is de publicatie van het ‘beschrijvend document’ (programma document) met diverse bijlagen  Q&A fase met nota van inlichtingen  officiële tender  beoordeling economisch meest voordelige inschrijving, dus prijs en kwaliteit  20 dagen bezwaar  definitief  Bert van de Putte, zelfstandig consultant en betrokken bij formulering en evaluatie van verschillende tenderprocessen ‘Ambities vs. Realiteit’: waar kan proces worden geoptimaliseerd op betrokkenheid van Nederlandse sector te maximaliseren? (Zie presentatie) Wat is goed aan ambassade procurement Goed dat beleid/ambitie er ligt om NL sector te betrekken Wat zijn tips voor verbetering van ambassade procurement Operationaliseren van de ambitie is nog uitdagend en er is nog ruimte voor verbetering en een beter samenspel tussen beleid, sector en (formele) inkoop. Specifieke punten van opvolging/acties  Uitzoeken hoe andere landen erin slagen om ongebonden hulp via openbare tenders toch bij hun sector te laten landen (bijv. Denemarken);  Nederlands publiceren blijft een mogelijkheid maar doorgaans niet gewenst. Vragen en opmerkingen  Als NL hebben wij met decennia lange inzet van kennis en capaciteitsopbouw veelal een sterk alumni netwerk opgebouwd, bijv. via Unesco-IHE. Van deze vertrouwensrelatie maken we nog onvoldoende gebruik;  De relatie/ontwikkeling tussen water en voedselzekerheid. Belangrijk om deze cross over (met potentie) in te bouwen in aanbestedingen;  De kosten en de voorinvestering van aanbesteding zijn hoog bij de Nederlandse ambassadeprogramma’s zoals die nu in de markt worden gezet (tot een kwartaal aan uren inzet) Dit is veelal voor kleine bedrijven ondoenlijk. Belangrijke voorwaarden zijn een organisatie die ervaren is met het inschrijven op tenders en een dosis enthousiasme!  Zijn de kosten en voorinvestering bij Nederlandse ambassade programma’s hoger dan bij bijvoorbeeld andere IFI’s (WB)? Nee is vergelijkbaar.  Een pre-kwalificatie inbouwen in een tender kan een model zijn om kosten te reduceren  Hoe krijg je MKB beter en meer betrokken? Dat blijft bij de huidige opzet vaak achterwege door de omvang van het project. Koppel daarom TA los van de uitvoering.  In hoeverre is het mogelijk om de lokale regels van het land te gebruiken en op die manier NL sector te positioneren. Vaak is het hybride (land investeert mee) afhankelijk van verdeling van investering. Dan zou inderdaad lokaal recht kunnen gelden en dat zou wellicht positioneringsvoordelen opleveren.  Hoe kom je als klein bedrijf erachter wat er binnen die ambassades speelt? Zorg voor goede aansluiting op de landenplatforms en benader kernadviseurs actief. Voor betrokkenheid bij uitvoering is het advies mee te liften met de grotere organisaties;  Anderzijds is er veel informatie beschikbaar (o.m. meerjaren beleidsplannen), wat ook weer een tijdrovende activiteit is om dat voor meerdere ambassades te doen;  Hoe wordt de bereidheid ervaren van ambassades om Nederlandse bedrijven en initiatieven positief te waarderen? Ambassades zijn ook op zoek naar ideeën, dus proactief benaderen kan waardevol zijn!  Raamwerkcontracten? Open of dichte aanbesteding. Zuid Soedan bijvoorbeeld was niet openbaar maar met een pre kwalificatie. Tijdswinst (door geen prekwalificatie te doen) is vaak geen winst in kwaliteit. Eigenlijk is een prekwalificatie gewoon heel gewenst (witbo)  Goede poppetjes vaak niet in eigen organisatie. Zoek goede CV’s buiten je eigen organisatie in de lokale markt!