Voorsorteren als het om privacy van werknemers gaat VPR-jaarcongres 2014 Cathérine Jakimowicz • Grondslag • Controle • Social media Grondslag • Hoffmann Bedrijfsrecherche, Rechtbank Zwolle-Lelystad 4 juli 2012, JAR 2012, 16 • artikel 5 lid 2 Wbp/WP 48 (8/201-on the processing of personal data in the employment context)/WP 187 (15/2011on the definition on consent) Grondslag Toestemming: • Europese Commissie: art. 7 (4) “Consent shall not provide a legal basis for the processing, where there is a significant imbalance between the position of the data subject and the controller.” • Europees Parlement: art. 82 1(b) “Consent of an employee shall not provide a legal basis for the processing of data by the employer when the consent has not been given freely.” Grondslag • • • Gerechtvaardigd belang: Europese Commissie: art. 6 (f) “Processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by a controller, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data, in particular where the data subject is a child. (…)” Europees Parlement: art. 6(f) “Processing is necessary for the purpose of the legitimate interests pursued by the controller, or in case of disclosure, by the third party to whom the data is disclosed, and which meets the reasonable expectations of the data subject based on his or her relationship with the controller except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data. (…)” Let op Europees Parlement: art. 82 1c (a) “the processing of employee data without the employee’s knowledge shall not be permitted.” (…) “providing there exists a suspicion based on factual indication” (…) providing also the collection data is necessary and proportionate to the purpose for which it is intended” (…) “The investigation shall be carried out by the competent authority.” Controle • Uitgangspunt: “Iedereen heeft recht op privé-leven” (art. 8 EVRM, art. 17 IVBPR, universele verklaring van de rechten van de mens) • Recht op privacy ook op de werkvloer (HR 27 april 2001, JAR 2001 (Wennekes), 95 en Copland vs Verenig Koninkrijk EHRM 3 april 2007 en EHRM NJ 1998, 506 (Halford) Cameratoezicht • HR 27 april 2001, JAR 2001, 93 (Wennekes Lederwaren) (vermoeden, geen alternatief, zo beperkt mogelijk). Zie ook EHRM 5 oktober 2010, NJ 2011/566 (Köpke) • 1 januari 2004 – Wet uitbreiding strafbaarstelling heimelijk cameratoezicht (werknemers vooraf in kennis stellen) • Rb. Haarlem, 22 december 2004, JAR 2005, 26 (Schiphol) • Mediamarkt: (i) “(…)gemaakt in de werksituatie waardoor de privacy nauwelijks in het geding was. (…)”, (ii) “Gezien de onvoldoende resultaten van de eerdere trainingen op deze basis is na afweging van alle betrokken belangen besloten om het element van “bewustwording” aan het programma toe te voegen”. Cameratoezicht • Reglement instemmingsplichtig (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR) • Doeleinden (bijvoorbeeld: veiligheid, onderzoek strafbare feiten/bedrijfsregels, juridische procedures ondersteunen); verborgen cameratoezicht en de voorwaarden daarvan; bewaartermijn; toegang Cameratoezicht Do’s & Don’ts • • • • • • Privacytoets Melding tenzij vrijgesteld art. 38 van het vrijstellingsbesluit Instemming OR Informeren van werknemers en bezoekers, bv door bordjes Beveiligen betekent niet gebruiken voor beoordelingen Inbreuk privacy werknemers zo klein mogelijk houden, bv geen camera’s op het toilet Cameratoezicht Do’s & Don’ts • Gebruik verborgen camera’s alleen in bijzondere omstandigheden, zoals bij diefstal of fraude • Meld het verborgen cameragebruik bij het CBP • Zorg dat u kunt aantonen dat u eerder andere inspanningen heeft gepleegd om een einde te maken aan de diefstal of fraude • Gebruik geen verborgen camera’s voor trainingsdoeleinden. Zo is ‘mystery shopping’ met een verborgen camera niet toegestaan. De inzet van verborgen camera’s is een te zwaar middel voor dit doel • Zet de verborgen camera’s tijdelijk in. Permanent heimelijk cameratoezicht is nooit toegestaan • Informeer de betrokken werknemers achteraf over de controle met de verborgen camera Telefoon • Vuistregels CBP (informatieblad Opnemen telefoongesprekken op de werkplek, nummer 24a, februari 2011) – – – – Meeluisteren en opnemen beperken tot minimum en tot zakelijke inhoud In het kader van functioneren uiterste redmiddel Vooraf inlichten werknemer Heimelijk: alleen als sprake is van dreigend strafbaar gedrag en andere maatregelen niet mogelijk • Rb. Utrecht 25 september 1996, JAR 1997, 6 (afluisteren statutair directeur) • Kantonrechter Breda, 15 februari 2007, JAR 2007, 78 E-mail • Vuistregels CBP (zie onder meer: Goed werken in netwerken) • Jurisprudentie – reglement – stelselmatig – tijdens werktijd • JAR 2007, 164 (e-mail tijdens ziekte) • Rechtbank Gelderland, 10 oktober 2013, RAR 2014/20 “Is Ma Flodder er al? (…)” “Keek ik net door het raampje van (…) kantoor naar binnen, kijk ik tegen een deel van (…) witte rug en zijkantje aan. brrrr (…) ik denk dat ik niet kan slapen vannacht” “met een string en dan links en rechts van die veter van die grote hompen bibbervlees. Moet er niet aan denken. hahaha.” “Niet aan (…) denken tijdens het eten hè anders houd je het misschien niet binnen.” • KG Rechtbank Amsterdam (kanton) 17 augustus 2012, LJN: BX 4940 (“toegang inbox”) E-mail • Verboden gebruik; beperkt gebruik; afwezigheid wegens ziekte; bewaartermijn; doelen (bijvoorbeeld controle op de naleving van wet en regelgeving; juiste informatievoorziening; kosten- en capaciteitsbeheersing; tegengaan van verboden gebruik; bewijs; systeem- en netwerkbeveiliging; tegengaan van intimidatie); controle; sancties. • Instemmingsplichtig (artikel 27 lid 1 onder l en k WOR) E-mails Do’s & Don’ts • Stel duidelijke regels op voor het gebruik van e-mail en internet op het werk en informeer uw werknemers hierover. Let op: u kunt privégebruik van e-mail en internet onder werktijd niet helemaal verbieden, uw werknemers hebben namelijk recht op een bepaalde mate van privacy op hun werk • Controleer het gebruik van e-mail en internet van uw werknemers alleen bij een vermoeden van misbruik en zorg dat u aan de (wettelijke) voorwaarden voldoet die hier gelden Onrechtmatig verkregen bewijs? • Art. 152 Rv, waarheidsvinding voorop • In beginsel zijn alle bewijsmiddelen toegestaan en is de rechter vrij in de waardering • Steun in strafrecht, uitspraak HR en Hof Den Bosch NJ 2003, 279 • Ktr. Amsterdam 19 oktober 2005, JAR 2006, 1 Is het invoeren van een social mediacode op de werkvloer verplicht? • Nee, wel wenselijk in het kader van transparantie en sanctionering • Instructiebevoegdheid 7:660 BW • Tijdens werk tot minimum beperken; geen negatieve uitlatingen bedrijf / collega’s; onthouden van bepaalde meningen / gevoelens (niet onethisch, strafbaar); geen bedrijfsinformatie; persoonlijke titel; informatie moet juist zijn (JAR 2011, 72 (advocaat); waarschuwen voorzichtig te zijn (niet impulsief / bij twijfel niet plaatsen) • Controle bepalingen: artikel 27 lid 1 onder l en k WOR Mag een werkgever ieder gebruik van social media aan banden leggen? • Binnen kaders: goed orde bedrijf en werk mag er niet onder lijden. Een totaal verbod gaat te ver (vrijheid van meningsuiting). • Mogelijk anders in specifieke omstandigheden (bijvoorbeeld Ktg. Roermond 10 april 1984, NJ 1984/676 (centrumpartij)). Wat kan een werkgever ondernemen bij ongewenste uitlatingen over werknemers op social media? • Zorgplicht werkgever (art 7:611 BW): voorbeelden Rb. Den Haag, 21 november 2007, LJN BB8427 (Vodafone) “Verschillende mensen wezen erop dat het feit, dat @ naam op @ fingeert, het haar moeilijk kan maken bij sollicitaties. Welnu, dat is nu juist het mooie van google! Werkgevers die overwegen @ in dienst te nemen, weten nu na enkele muisklikken wat voor vlees ze met deze dame in de kuip hebben. Zoeken ze een leugenaarster zonder enige scrupules, die totaal niet servicegericht is, haar beloftes niet nakomt en die nog brutaal wordt als je daarover je irritatie kenbaar maakt, dan is @ hun vrouw. (…)” • Sancties waaronder in bepaalde gevallen de beëindiging van het dienstverband: voorbeelden Rb. Arnhem, sector kanton, 19 maart 2012, LJN BV9483 (Blokker) “blokker wat een hoerebedrijf spijt dak er ben gaan werken en die mensen ook d er werken vooral me teamleider wat een gore achter de ellebogen nijmegseple nep wout je ken aan die kkstreken van hem wel merken dat hij uit nijmegen ko en wout uis geweest de hoerestumperd ooit komt mijn dag en geloof me dan st ze te janken kkhomo,s” Social Media Do’s & Don’ts • Controleer alleen wat werknemers op sociale media doen als u een legitieme reden heeft en de controle hiervoor noodzakelijk is. Laat uw werknemers weten dat controle mogelijk is, bv in de vorm van interne richtlijnen • Plaats niet zomaar gegevens van werknemers, zoals naam, functie en foto, op uw (bedrijfs)website • Verplicht uw werknemers niet om hun persoonsgegevens op een sociale netwerksite te plaatsen, zoals LinkedIn