Retouradres: Postbus 8 3300 AA DORDRECHT Gemeentebestuur Spuiboulevard 300 Aan de VVD Dordrecht t.a.v. de heer M.D. Burggraaf Burgemeester Jaslaan 18 3319 AC DORDRECHT 3311 GR DORDRECHT T 14 078 F (078) 770 8080 www.dordrecht.nl Contactpersoon Datum Ons kenmerk 9 september 2014 SBC/1278237 Betreft Beantwoorden vragen ex artikel 40 Reglement van Orde over betalingsgedrag en -beleid Dordrecht Geachte heer Burggraaf, In uw brief van 11 juli 2014 stelde u ons - conform art. 40 Reglement van Orde van de Raad - een zevental schriftelijke vragen over het betalingsgedrag en betalingsbeleid van de gemeente Dordrecht. Vanwege het zomerreces en de noodzakelijke nadere analyse van de gerealiseerde betaaltermijnen heeft wethouder Mos u op 21 juli 2014 laten weten dat wij niet binnen 30 dagen maar wel uiterlijk op 11 september 2014 kunnen antwoorden. Met dit schrijven doen wij die belofte nu gestand. In uw brief verwijst u naar de onderzoeksresultaten van Dun&Bradstreet, waaruit volgt dat de gemeente Dordrecht in 2013 76% van de facturen binnen 30 dagen betaalde. Het percentage is de uitkomst van een steekproef. Nemen we alle 27.196 facturen in beschouwing die we in 2013 betaalden, dan betaalden we 78,8% daarvan op tijd. Over het eerste halfjaar van 2014 betaalden we 84,4% van de 13.590 facturen op tijd. Daarmee komen we steeds dichter bij de norm van minimaal 90%, een doel dat ooit door de minister van Financiën is genoemd. Er kunnen immers altijd redenen zijn waarom een betaling later plaatsvindt dan de wettelijke betaaltermijn van binnen 30 dagen, bijvoorbeeld wanneer de factuur onduidelijk is of wanneer er overleg moet plaatsvinden met de leverancier. Vraag 1. L J . van den Beukei T (078) 770 4160 E Ij.vanden.beukel@dordrecht DOSSIER f Afschrift: - SBC/CC, U van den Beukei SK Dordrecht West 2 etage - wethouder J Mos SK Dordrecht 813 - bestuursvoorlichter MJA van Wijnen SK Dordrecht 410 - bestuursvoorlichter CJW ter Linde SK Dordrecht 810 e - SBC/Concern, EG Imthorn SK Dordrecht 713 - raadsgriffier Van Hall t.b.v. raads- en burgerraadsleden, SK Dordrecht Oost l etage e In hoeverre zijn de conclusies van de Nationale ombudsman over de oorzaken voor de betalingsachterstand bij gemeenten - onvoldoende maatwerk, betrokkenheid en eigenaarschap medewerkers - ook van toepassing op de situatie in Dordrecht? Antwoord: Het kan bijna niet anders of onvoldoende maatwerk, betrokkenheid en eigenaarschap van medewerkers komt incidenteel ook in Dordrecht voor. Het is alleen niet mogelijk om aan te geven in hoeveel gevallen dit geleid heeft tot te late betaling. De oorzaken van te late betaling worden niet in het financiële systeem vastgelegd en/of zijn daaruit moeilijk af te leiden. Uit een nadere analyse van de zogenaamde factuurroutes bleek wel, dat bepaalde routes een groter dan gemiddeld aandeel hebben in de te laat betaalde facturen. En het betreft dan niet alleen de langere routes, waarbij meer dan het gebruikelijke aantal van drie medewerkers een rol heeft in de afhandeling. Pagina 1/3 /-V MIX Datum Ons kenmerk Betreft Vraag 2: 9 september 2014 SBC/1278237 Beantwoorden vragen ex artikel 40 Reglement van Orde over betalingsgedrag en -beleid Dordrecht Welk beleid is ingezet door gemeente Dordrecht om de verbetering van betalingstermijn die Dun&Bradstreet waarneemt sinds 2012, in Dordrecht in gang te zetten? Antwoord: Het beleid om sneller betalen mogelijk te maken kent twee hoofdlijnen. Ten eerste krijgen leveranciers duidelijker opdrachten waarbij ook wordt gewezen op de voorwaarden waaraan een factuur moet voldoen. Een belangrijke voorwaarde voor een vlotte afhandeling is de vermelding van een routenummer. Voldoet een factuur niet aan de eisen, dan krijgt de leverancier hierover bericht, zodat alsnog een verbeterde factuur ingezonden kan worden. Ten tweede is de informatievoorziening rondom de facturenstroom nu zo ingericht dat snel duidelijk is waar in de organisatie knelpunten ontstaan en er gericht acties op kunnen worden gezet. Vraag 3: Wat zijn de voornaamste oorzaken waardoor gemeente Dordrecht desondanks nog steeds niet voldoet aan de wettelijke norm om 90% van de facturen binnen 30 dagen te betalen? Antwoord: Naast hetgeen we hierover al onder vraag 1 hebben aangegeven dat sommige routes voor vertraging zorgen, is een andere voorname oorzaak gelegen in facturen die vragen oproepen en waarvoor nader overleg met de leverancier nodig is. Deze facturen worden dan in het systeem geparkeerd. Een beperking van het systeem is dat deze geparkeerde facturen na betaling niet meer als zodanig te herkennen zijn. Hoeveel facturen het exact betreft en welk aandeel deze facturen hebben in het niet voldoen aan de 90% norm, is daarom niet aan te geven. Grof geschat gaat het om 5% van de facturen. Deze schatting is gebaseerd op een momentopname waarbij 137 van de 864 in behandeling zijnde facturen staan geparkeerd. Samengevat betekent dit dat in het eerste halfjaar van 2014 van de 13.590 facturen: - 84,4% op tijd werd betaald, - 10,6% te laat werd betaald door vertraagde afhandeling in de routes, en - 5,0% te laat werd betaald door onduidelijke facturen. Kortom, 2/3 van de vertraging heeft interne oorzaken, 1/3 heeft externe oorzaken. Vraag 4: Zijn er al extra maatregelen genomen om wel zo snel mogelijk aan de wettelijke betalingsnorm te gaan voldoen in Dordrecht? Antwoord: Ja, recentelijk is de maatregel genomen om op basis van de beschikbare informatie omtrent knelpunten strakker te gaan sturen. Concreet betekent dit dat een centraal aangestelde regisseur wekelijks signaleert waar vertragingen dreigen en dat deze functionaris hierop meteen actie onderneemt door degenen op wiens werkvoorraad de facturen staan tot spoed te manen. Pagina 2/3 Datum Ons kenmerk Betreft Vraag 5: 9 september 2014 SBC/1278237 Beantwoorden vragen ex artikel 40 Reglement van Orde over betalingsgedrag en -beleid Dordrecht Zijn er verbeteringen mogelijk in het betalingsproces van de gemeente in dezelfde lijn als geschetst door de Nationale ombudsman in hoofdstuk 8 van zijn onderzoeksrapport? Antwoord: Ja, een aantal elementen uit de aanbevelingen van de Nationale ombudsman zijn al in ons betalingsproces opgenomen, maar kunnen wellicht nog scherper. Voorbeelden zijn de onderlinge vervangbaarheid bij vakanties en de informatieverstrekking over factuureisen bij opdrachtverlening. Ook zullen wij de toepasbaarheid en de effecten laten onderzoeken van die elementen die nog niet in onze organisatie zijn ingebed. Een voorbeeld is het alvast betalen van een deel van de factuur wanneer duidelijk is dat een deel van de prestatie reeds is geleverd. Een ander voorbeeld is het informeren van de leverancier wanneer hij de betaling mag verwachten. Vraag 6: Bent u bereid om de raad 2 keer per jaar (bij de jaarrekening en in het najaar) te informeren over de percentages van de facturen die conform de wettelijke norm worden voldaan? Antwoord: Ja, die bereidheid hebben wij. En wij stellen voor om dit in het najaar bij de begrotingsbehandeling te doen. Vraag 7: De VVD ambieert dat gemeente Dordrecht bij het volgende Dun&Bradstreet rapport, dus binnen 1 jaar vanaf nu, wel aan de wettelijke betalingsnorm voldoet en gewoon voor 100% binnen 30 dagen betaalt. Bent u bereid om deze ambitie over te nemen? Antwoord: Nee, de ambitie van 100% is niet reëel. Dit wordt onderschreven door de Nationale ombudsman, die stelt dat 95% het maximaal haalbare is. Verder is het - gegeven de score over het eerste halfjaar van 2014 (84,4%) - cijfermatig niet mogelijk om in het Dun&Bradstreet rapport over 2014 op meer dan 90% uit te komen. Onze ambitie is wel om over het tweede halfjaar van 2014 aan de betalingsnorm van 90% te voldoen en vervolgens niet meer onder die norm te zakken.