Werkinstructie informatie uitwisseling tussen gebiedsteams jeugd Hoorn en de (j-)ggz om informatie uitwisseling tussen gebiedsteams jeugd en de (j)ggz binnen de regels en zo soepel en effectief mogelijk te laten verlopen. De uitwisseling van informatie is gebonden aan regels en wetgeving. Daaraan weten de gebiedsteams in Hoorn zich gehouden. Als een burger/cliënt een toestemmingsverklaring tekent, dan mogen de partners in het gebiedsteam onderling bepaalde informatie uitwisselen zoals vastgelegd in deze toestemmingsverklaring. Daarbij wordt de afweging hieronder gebruikt. Informatie uitwisseling (indien toestemming is verkregen van de burger/cliënt) gaat uit van noodzakelijke informatie: ‘need to know’ in plaats van ‘nice to know’. Daarmee geven we aan dat informatie uitwisseling alleen plaats vindt als dat noodzakelijk is. Die afweging wordt meestal in een drieslag gemaakt: - Heb je de informatie echt nodig ofwel is de actie in verhouding tot het doel (proportionaliteit) - Wat is de minst ingrijpende manier om aan die informatie te komen ofwel wie moet ik om informatie vragen (subsidiariteit) - Is dit de meest geschikte actie om aan die informatie te komen gezien vanuit de omstandigheden van de betrokken cliënt / burger (doelmatigheid) 1. Wijze van informatie uitwisseling; mail, telefoon, team en onderling. Als je beslist dat informatie uitwisseling nodig is, doe het dan op de volgende manieren:  Per mail Maak gebruik van een beveiligde e-mail verbinding (zoals Zorgring) bij het versturen van gegevens. Er mogen geen cliëntgegevens worden gemaild via een onbeveiligde verbinding. Zorg dat je werkt met beveiligde bestanden zolang er geen beveiligde mailverbinding is. Onder menu ‘Extra’ zit in het Word programma de optie ‘document beveiligen’. Spreek per team per kwartaal een wachtwoord af dat wordt gebruikt voor het openen van beveiligde bestanden. Verstuur dit wachtwoord via SMS.  Per telefoon Zorg dat je alleen in een afgesloten ruimte belt zodat anderen de inhoud van het gesprek niet kunnen horen.  In een team of onderling Als er (nog) geen toestemmingsverklaring is getekend mag je overleggen zolang dit anoniem is. Je kunt werken met een situatieschets. Gebruik daarbij ‘moeder’, ‘kind 1’, ‘buurvrouw’, ‘huisarts’ etc. en vergeet niet de leeftijden van de kinderen te vermelden. Als er wel een getekende toestemmingsverklaring ligt mag je binnen de grenzen van de toestemmingsverklaring noodzakelijke informatie uitwisselen maar neem de drieslag (zie kader) altijd even door. Bedenk dan ook wie de informatie daadwerkelijk nodig heeft. Dat is over het algemeen niet het hele team. Het is dan goed gebruik om ook apart te overleggen en degenen voor wie de informatie niet noodzakelijke is, te vragen de vergaderruimte tijdelijk te verlaten. Blijf hier kritisch in. 2. Wat mag De wet- en regelgeving laat ruimte om informatie uit te wisselen op de volgende manieren: Uitwisselen van informatie zonder toestemming van burger / cliënt  Anoniem (zonder namen en andere gegevens van de betrokken cliënt / burger te noemen) overleggen per mail, telefoon of in een team en onderling. Werkinstructie informatie-uitwisseling (j)-ggz en gebiedsteams jeugd gemeente Hoorn, door Clara Pels, Clara Pels Advies en Mirthe Maessen, GGZ NHN sep. 2014 Deze werkinstructie is onderdeel van het privacybeleid gebiedsteams jeugd in Hoorn. Dat bestaat verder uit het privacy protocol gebiedsteams jeugd Hoorn en het toestemmingsformulier gebiedsteams jeugd Hoorn. Het privacybeleid wordt geflankeerd door de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling van de gemeente Hoorn en GGZ NHN.  Overleg en uitwisseling tussen twee professionals die beiden onder de WGBO/BIG vallen en beiden betrokken zijn bij dezelfde behandeling (behandelovereenkomst) van een burger/cliënt. Uitwisselen van informatie met toestemming van burger/cliënt  Deze toestemming dient gericht te zijn, dus niet algemene toestemming om alles te delen. Er moeten concrete vragen worden gesteld en aangegeven worden wie die informatie wil hebben. De burger/cliënt moet weten waar hij/zij toestemming voor geeft. Binnen de kaders van deze gerichte toestemming mag dan informatie worden gedeeld.  Deze toestemming moet vastgelegd worden in het dossier van de burger/cliënt (vragen, antwoorden en toestemming cliënt). Een handtekening van cliënt dat toestemming is gegeven is niet vereist, maar is soms wel aan te raden (bijv. vragen, antwoorden en handtekening cliënt).  De toestemmingsverklaring van de gebiedsteams is zo’n gerichte toestemmingsverklaring, waardoor informatie uitwisselen binnen een gebiedsteam mogelijk wordt. Willen anderen dan de leden van het gebiedsteam informatie of willen de leden van een gebiedsteam meer informatie dan de toestemmingsverklaring toestaat dan is er nieuwe toestemming van de burger/cliënt nodig.  Let op: Voor professionals die werken met medische gegevens, zoals de professionals die vallen onder de WGBO/BIG, gelden strengere eisen voor het delen van informatie. In een gebiedsteam mogen zij, met toestemming van de cliënt, informatie delen die noodzakelijk is voor de werkzaamheden van de collega. Als dat een professional is die niet onder de WGBO/BIG valt, dan sluit dat in beginsel medische informatie uit, dit is geen onderdeel van de toestemmingsverklaring van de gebiedsteams. Dus voor het uitwisselen van medische informatie is nieuwe toestemming nodig.  Wat wel onder de toestemmingsverklaring van gebiedsteams valt zijn de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden van een lid van het gebiedsteam, bijvoorbeeld informatie omtrent gedrag, beperkingen en risico’s waarmee rekening moet worden gehouden in een casus. Die afweging wordt meestal in een drieslag gemaakt, zie het kader op de vorige pagina. Voorbeelden  Is het veilig voor de professional en andere gezinsleden of aanwezigen om op huisbezoek te gaan (risico op verbaal of fysiek geweld, heeft de burger/cliënt een kort lontje, …)  Zijn er beperkingen in de sociale vaardigheden van de burger /cliënt waar rekening mee moet worden gehouden (de burger/cliënt is erg terughoudend, heeft veel en regelmatig terugkerend uitleg nodig, heeft complimenten nodig, …)  Zijn er symptomen van de ziekte van de burger/cliënt waar de professional rekening mee moet houden in het contact met de burger/cliënt (afwezigheid, extreme vermoeidheid, …) 3. Wat niet mag De wet- en regelgeving staat niet toe dat je de (j)ggz vraagt naar: - DSM classificatie - DBC gegevens - Diagnoses, bijvoorbeeld ‘depressie’ - Medicatie - Aanleiding, type en verloop behandeling - Andere medische informatie Wanneer bovenstaande informatie benodigd is dan moet hiervoor nieuwe toestemming voor worden gevraagd aan cliënt / burger. Werkinstructie informatie-uitwisseling (j)-ggz en gebiedsteams jeugd gemeente Hoorn, door Clara Pels, Clara Pels Advies en Mirthe Maessen, GGZ NHN sep. 2014 Deze werkinstructie is onderdeel van het privacybeleid gebiedsteams jeugd in Hoorn. Dat bestaat verder uit het privacy protocol gebiedsteams jeugd Hoorn en het toestemmingsformulier gebiedsteams jeugd Hoorn. Het privacybeleid wordt geflankeerd door de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling van de gemeente Hoorn en GGZ NHN.