1 van 5 -W- T QEMEENTE J ^ Q Q J * J ^ Zaaknummer : 1058470 Behoort bij oplegger: 1058470 Raadsvoorstel Raadsvoorstelnr. 1058470 Portefeuillehouder : Mevr. Nel Douw Programmabegroting: 6. Sociale Voorzieningen en Maatschappelijke Dienstverlening Steller Afdeling : J . Verbeek : Advies en Control - PC Telefoonnummer Email ; 0229-252200 : [email protected] Onderwerp: Voorbereiding op de decentralisaties Agendering: Ter besluitvorming Actie: Budget beschikbaar te stellen ten behoeve van de voorbereiding op de decentralisaties Stukken ter inzage: (geef ook aan indien vertrouwelijkheid) • Budgetoverzicht decentralisaties • Bijbehorende begrotingswijziging Gevraagd besluit: De raad besluit: 1) Akkoord te gaan om ter voorbereiding op de decentralisaties tot 1 januari 201 5 kennis en capaciteit in te huren. De kennis wordt waar mogelijk overgedragen, zodat dit behouden blijft voor de ambtelijke organisatie, en is gericht op: a. de bedrijfsvoering (inkoop, informatievoorziening/ICT, communicatie); b. de gebiedsteams. 2) Hiervoor een budget beschikbaar te stellen van € 696.000 en dit: a. voor € 155.000 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat 2014 (restant achtervang decentralisaties); b. voor € 151.000 ten laste te brengen van het begrotingsresultaat {invoeringsbudgetten jeugdzorg: uitkering in meicirculaire 2014); c. voor € 340.000 te dekken uit bestaande budgetten {resultaatbestemmingen 2013, separaat besluit Jaarstukken 2013); d. voor € 50.000 te dekken uit de vergoeding van de regio voor de uitvoering van regionale inkooptaken voor jeugdzorg. 3) De bijbehorende begrotingswijziging vast te stellen. Samenvatting Vanaf 1 januari 201 5 krijgt de gemeente er taken en verantwoordelijkheden bij op het gebied van (jeugd)zorg, ondersteuning, werk en inkomen. Om per 1 januari a.s. de nieuwe taken uit te voeren, zal de gemeente een aantal zeer intensieve voorbereidingen moeten treffen in het restant van 2014. Om de continuïteit van zorg in 201 5 te borgen, zal de gemeente inkoopafspraken moeten maken met zorgaanbieders. Hierbij treedt Hoorn op als contract-Zcentrumgemeente voor de regio West-Friesland. Er zijn meer werkzaamheden die voor 1 januari 2015 verricht moeten zijn, onder andere het inrichten van de planning en control cyclus en de administratieve organisatie. De kennis en capaciteit die nodig is om bovengenoemde voorbereidingen te treffen zijn niet voldoende aanwezig binnen de ambtelijke organisatie. Het Is van cruciaal belang om deze kennis in te huren en te borgen binnen de ambtelijke organisatie. Bijvoorbeeld op het gebied van inkoop moeten er voor miljoenen euro's contracten worden gesloten met zorgaanbieders. Dit vergt inhoudelijke kennis van de (zorg)markt en over het inkoopproces. Daarbij vraagt het oprichten en positioneren van de gebiedsteams ook om expertise en nieuwe functies (o.a. teamleiders) die momenteel niet aanwezig zijn binnen de organisatie. printdatum: 21-05-2014 2 van 5 Registratienummer Afdeling Portefeuillehouder 1058470 A & C - PC Mevr. Nel Douw Raadsvoorstelnr. : Steller , J . Verbeek Programmabegr. : 6 s v e n M D Raadsvoorstel 1. Inleiding: reden van het voorstel Aanleiding De gemeente Hoorn is vanaf 1 januari 201 5 verantwoordelijk voor de organisatie van taken op het gebied van (jeugd)zorg, ondersteuning, werk en inkomen. In het afgelopen jaar (2013) heeft de gemeente zich voornamelijk beleidsmatig voorbereid op de decentralisaties. Dit heeft onder andere geresulteerd in de vaststelling van de beleidsdocumenten AWBZ en Jeugdzorg. In de komende maanden zal de gemeente zich intensief moeten richten op - 1 - de organisatorische voorbereiding op de decentralisaties (o.a. inkoop en automatisering) en -2- de lokale implementatie van het vastgestelde beleid. Voor beide aspecten geldt dat de kennis die hiervoor nodig is niet voldoende is geborgd binnen de ambtelijke organisatie. Dit geeft aanleiding om voor te stellen de ontbrekende kennis in te huren en deze kennis voor het vervolg te borgen binnen de organisatie. Belang Om per 1 januari 2015 de decentraliserende taken uit te voeren en te voldoen aan de nieuwe verantwoordelijkheden, zullen er in de komende maanden een aantal zeer intensieve werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Dit betreft onder andere het sluiten van contracten met zorgaanbieders, de inrichting van de administratieve organisatie en het positioneren van de gebiedsteams. Als dit niet voor 1 januari 201 5 gebeurt, is de gemeente niet in staat de decentraliserende taken uit te voeren. Centrale vraag In hoeverre is het nodig om tijdelijk - tot 1 januari 201 5 - kennis en capaciteit in te huren om als gemeente voorbereid te zijn op de decentralisaties per 1 januari 2015? 2. Beoogd maatschappelijk resultaat De continuïteit van zorg moet gewaarborgd zijn en blijven, zodat burgers die zorg nodig hebben er verzekerd van zijn dat zij zo spoedig mogelijk kunnen worden geholpen. Cliënten die op 31-12-2014 in zorg zijn ("zittende" cliënten), hebben daarbij het recht om deze zorg in 201 5 voort te zetten. Door de betreffende functies in te kopen bij zorgaanbieders, beoogt de gemeente de continuïteit van zorg voor 2015 te garanderen. Daarbij wordt door het uitvoeren van het nieuwe beleid - wat voornamelijk tot uiting komt in het werken met gebiedsteams - een begin gemaakt met de verandering van de structuur en cultuur van het stelsel. Hiermee wordt gestreefd naar toekomstgerichte zorg en hulpverlening, toegankelijk voor en in de nabijheid van de burger. In deze lijn wordt de burger gestimuleerd tot zelf- en samenredzaamheid, waardoor zwaardere ondersteuning kan worden voorkomen. 3. Kaders Wettelijke kaders: • Per 1 januari 201 5 is de gemeente verantwoordelijk voor de jeugdzorg, de begeleiding en dagbesteding van mensen die langdurige zorg nodig hebben, en voor de sociale participatie van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. • De gemeente is verantwoordelijk de continuïteit van zorg in 201 5 en verder te borgen. Cliënten die op 31-12-2014 in zorg zijn ("zittende" cliënten), hebben daarbij het recht om deze zorg in 201 5 voort te zetten. Met betrekking tot de decentralisaties heeft de gemeenteraad van Hoorn in een eerder stadium de volgende gerelateerde besluiten genomen: • Jun-2013: De raad heeft de regionale projectplannen vastgesteld en een budget beschikbaar gesteld van € 513.000 voor de uitvoering van deze plannen in 2013 en 2014. • Okt-2013: Voornamelijk voor de op- en inrichting van de gebiedsteams heeft de raad een budget beschikbaar gesteld van € 543.000. Van dit budget wordt € 355.500 in 2014 ingezet (zie ook het bijgevoegde budgetoverzicht). printdatum: 21-05-2014 3 van 5 Registratienummer Afdeling : 1058470 : A&C - PC Raadsvoorstelnr. : Steller : J . Verbeek Portefeuillehouder : Mevr. Nel Douw Programmabegr. : 6 s v e n M D Raadsvoorstel 4. • Dec-2013 • Dec-2013 • Jan-2014 De raad heeft de beleidsdocumenten AWBZ en Jeugdzorg vastgesteld. In beide documenten is het vastgestelde beleid gericht op een gebiedsgerichte aanpak en herstructurering van het stelsel. In het Regionale Transitie Arrangement (RTA) Jeugdzorg zijn afspraken gemaakt met instellingen en het Rijk over een aantal taken om de continuïteit van (jeugd)zorg in 2015 te kunnen garanderen. Daarbij hebben de regionale portefeuillehouders het standpunt ingenomen om de gemeente Hoorn als contractgemeente te benoemen voor de inkoop van jeugdzorg voor 2015 namens de gemeenten in West-Friesland. Vooruitlopend op de formele mandatering treedt de gemeente Hoorn op als onderhandelaar, penvoerder en contractant namens de West-Friese gemeenten. Argumenten Met de kennis van nu blijkt dat het eerder aangevraagde budget niet toereikend is om op 1 januari 2015 organisatorisch voorbereid te zijn op de decentralisaties en in 2014 te starten met de gebiedsteams. Met dit voorstel wordt geadviseerd om de bestaande capaciteit voor het restant van 2014 uit te breiden, ten behoeve van - 1 - de organisatorische voorbereiding op de decentralisaties (o.a. inkoop en automatisering) en -2- de lokale implementatie van het vastgestelde beleid. Hiervoor gelden de volgende argumenten: Organisatorische voorbereiding • Inkoop: op het gebied van inkoop krijgt de gemeente er een grote verantwoordelijkheid bij, zeker nu de gemeente de centrumfunctie vervult voor de regio. Op het gebied van inkoop zal zowel qua capaciteit, als qua kwaliteit, veel gevraagd worden. Het gaat hierbij zowel over inkoop en contractmanagement, als kwaliteitsborging en monitoring van zorg en zorggebruik. De wijze waarop de inkoop nu is georganiseerd zal voor een deel zal moeten kantelen. Als er meer integraal moet worden ingekocht, gestuurd en gemonitord op de gebiedsteams, dan vraagt dat om extra capaciteit en kennis over zorginkoop. • Beleidsplanning en control: de begroting van de gemeente Hoorn zal met 20-25% toenemen. Dit vergt extra handelingen, voornamelijk op het gebied van budgetbepaling en het inrichten van de administratieve organisatie. • Informatievoorziening: de beleidsmatig opgestelde werkprocessen zullen moeten worden geïmplementeerd. Om de informatiestromen die hiermee samenhangen te verwerken binnen de gemeentelijke organisatie zal er extra capaciteit beschikbaar moeten zijn op het gebied van informatievoorziening. • Communicatie en communicatiemiddelen: instellingen, burgers en overige betrokkenen moeten worden geïnformeerd over wat de gevolgen zijn voor de veranderingen. • Lijncapaciteit Stadsontwikkeling: op dit moment wordt er capaciteit uit de lijn ingezet om het tekort aan capaciteit in het programma aan te vullen. Dit gaat ten koste van de lijnactiviteiten en draagt bij aan een zeer hoge werkdruk. Dit is op de lange termijn niet houdbaar. Implementatie beleid: gebiedsgericht werken • Teamleiders gebiedsteams: voor ieder van de drie gebiedsteams wordt een teamleider vanuit de gemeente aangesteld. Hij of zij verzorgt de dagelijkse leiding aan de professionals binnen het team en is de contactpersoon van de gemeentelijke organisatie. Aansturing vanuit de gemeente is hierbij belangrijk, aangezien de teamleider een sleutelrol vervult bij doorverwijzing naar instellingen. • Inhoudelijke ondersteuning gebiedsteams: bij het op- en inrichten van de gebiedsteams spelen veel vragen en onzekerheden op. Om dit proces te begeleiden zal er tijdelijk inhoudelijke kennis aanwezig moeten zijn om ervoor te zorgen dat bij de inrichting van de teams aan alle (of: zo veel mogelijke) facetten is gedacht. • Specialistische functie zorg voor jeugd: afhankelijk van de mate waarin de gemeente inhoudelijk zal willen sturen op (jeugd)zorg en uitvoering, moet er aanvullende specialistische capaciteit zijn binnen de beleidsafdelingen. Ook de relatie tussen gebiedsteams (uitvoering) en inkoopafdeling (centraal) zal sterker moeten worden. Dat vraagt ook andere competenties (kennis over het domein). printdatum: 21-05-2014 4 van 5 Registratienummer Afdeling Portefeuillehouder Raadsvoorstelnr. : Steller :J. Verbeek 1058470 A & C - PC Mevr. Nel Douw Programmabegr. : 6 s v e n M D Raadsvoorstel • Budget voor scholing: de verandering in de structuur van het stelsel vraagt ook andere competenties van de medewerkers (vraaggericht, kennis over de verschillende domeinen, meedenken en prikkelen/sturen/monitoren). Alternatieven Het beleid niet uitvoeren en de zorg en ondersteuning niet in te kopen is geen optie, aangezien de gemeente de verplichting heeft de verlening van zorg en ondersteuning te continueren. Vandaar dat er eigenlijk maar één alternatief denkbaar is: de taken uitvoeren met de bestaande bezetting. De voorbereidende taken uitvoeren met de bestaande bezetting zal leiden tot langere implementatietermijnen, waardoor 1 januari 2015 mogelijk niet gehaald wordt. Voor inkoop is uitstel niet mogelijk, in dit geval wordt de continuïteit van zorg niet gegarandeerd. Verder is de investering in de gebiedsteams er op gericht in de toekomst kosten te besparen. Wanneer deze investering niet wordt gedaan of wordt uitgesteld, zullen de opstartkosten van de gebiedsteams in 201 5 naar verwachting hoger uitvallen. Vandaar dat niet wordt geadviseerd de taken uit te voeren met de bestaande bezetting. 5. Maatschappelijk draagvlak Het maatschappelijk draagvlak van dit voorstel is niet onderzocht. 6. Financiële consequenties Om tot 1 januari 2015 kennis en capaciteit in te huren, wordt er een budget aangevraagd van € 696.000. Dit budget kan gedekt worden uit bestaande budgetten, de hiervoor gereserveerde achtervang en de invoeringskosten voor jeugdzorg die via de meicirculaire worden ontvangen: Omschrijving kosten / budget Budget Verwachte kosten Organisatorische kosten Gebiedsgericht werken Inkoop Totaal € € € € 288.500 726.000 267.000 1.281.500 Bestaande dekking Raadsvoorstel 'gebiedsteams' (oktober 2013) € 355.500 CJG-budget 2014 Domotica Totaal € € € 225.000 5.000 585.500 Tekort e 696.000 Voorgestelde dekking Invoeringsbudgetten Jeugdzorg Resultaatbestemming: teamleiders gebiedsteams € € 151.000 30.000 Resultaatbestemming: inhuur externe capaciteit € 40.000 Restant achtervang 2014 Resultaatbestemming: CJG-middelen 2013 Vergoeding regio voor centrumfunctie inkoop jeugdzorg € € € 155.000 270.000 50.000 Totaal € 696.000 printdatum: 21-05-2014 5 van 5 Registratienummer Afdeling A & C - PC Raadsvoorstelnr. : Steller ;J. Verbeek Portefeuillehouder Mevr. Nel Douw Programmabegr. 1058470 : 6 s v e n M D Raadsvoorstel 7. Communicatie Dit besluit wordt intern gecommuniceerd bij de betrokken ambtenaren. 8. Realisatie De aanstelling van extra capaciteit en expertise betreft bedrijfsvoering, hiervoor is het betreffende management verantwoordelijk. Indien de aanstelling van de aangevraagde functies akkoord is, zullen er vacatures worde opgesteld en wordt er binnen een zo kort mogelijke termijn mensen worden aangesteld. Vooruitlopend op dit raadsbesluit zijn vanwege de korte termijnen een aantal functies als ingehuurd, voornamelijk op het gebied van inkoop. Hoorn, 27 MEi ZOH het college van burgemeester en wethouders van Hoorn, 4 de secretaris. printdatum: 21-05-2014 de burgemeester