Lijst

Verslag raadscommissie feestelijkheden, toerisme, burgerzaken en jeugd
Maandag 12 mei 2014
Aanwezig:
De heer Johan Geleyns, gemeenteraadslid commissievoorzitter
De heer Dirk Vansina, schepen
Mevrouw Els Van Hoof, schepen
Mevrouw Laila El Abouzi, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Lothe Ramakers, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Mieke Vandermotte, gemeenteraadslid effectief commissielid
De heer Etienne Bruggemans, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Mieke Wellens, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Karin Brouwers, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Frieda Aerts, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Karen Van Herck, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Katelijne Dedeurwaerder, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Lies Corneillie, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Hilde Van Wichelen, gemeenteraadslid effectief commissielid
De heer Hagen Goyvaerts, gemeenteraadslid
De heer Kris Torts, directeur burgerzaken secretaris
Mevrouw Annick Robeets, deskundige evenementen verslaggeefster
De heer Steven Dusoleil, directeur communicatie en stadsmarketing
Mevrouw Karolien Hellemans, afdelingshoofd stadsmarketing
De heer Wouter Pelgrims, adviseur communicatie
Mevrouw Marjan Van Hecke, webredacteur
De heer Kris Peeters, Leuvenement
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
—
-
Verhinderd:
De heer Peter Van Rompuy, gemeenteraadslid effectief commissielid
Mevrouw Sabine Bovend’aerde, gemeenteraadslid plaatsvervangend commissielid
—
—
redkeuring van het verslag van 14 april 2014
Het verslag wordt goedgekeurd.
Goedkeuring overeenkomst Meeting Leuven en Vlaams Brabant (stad Leuven, Toerisme
Vlaams-Brabant vzw en KU Leuven) 2014-2019
Het afdelingshoofd stadsmarketing overloopt de samenwerkingsovereenkomst en de analyse
van de aanvragen van 2013. De overeenkomst en de analyse maken integraal deel uit van
het verslag.
De overeenkomst wordt 1 jaar langer afgesloten dan de duur van de huidige legislatuur. Dit
is om de continuïteit van de werking te garanderen.
De stad stelt 1,5 voltijds personeelslid ter beschikking. Hiervoor betaalt de KU Leuven een
bijdrage van € 33.000.
Een raadslid merkt op dat deze bijdrage niet werd opgenomen in de overeenkomst. Omwille
van een btw-technisch probleem wordt dit niet opgenomen in de overeenkomst. Uiteraard
werd de overeenkomst wel besproken met de KU Leuven. De samenwerking is er zeker.
De procedure voor de aanwerving van een extra personeelslid is ondertussen afgerond.
Op een vraag van een gemeenteraadslid wordt geantwoord dat de meeste organisaties
doorgaan in de gebouwen van de KU Leuven. Indien mogelijk wordt er gebruik gemaakt van
de verschillende aula’s. Dit is echter niet altijd evident omdat de aula’s uiteraard ook gebruikt
worden voor colleges. Een bijkomend probleem is dat grote groepen vaak bijkomende
opsplitsingfaciliteiten vragen.
Voorbereidend onderzoek, werkwijze en stand van zaken nieuwe website
De twee adviseurs communicatie (Marjan Van Hecke en Wouter Pelgrims) geven een
toelichting over de nieuwe website. Deze presentatie maakt integraal deel uit van het
verslag.
De schepen legt uit dat er zal eerst een analyse gemaakt wordt van de huidige website
waarvan de resultaten al kunnen dienen als voorbereiding tot maken van een nieuwe
website. De analyse bestaat uit een enquête op de website en een analyse van het gebruik
van de website
De directeur communicatie licht toe dat er nieuwe communicatieacties zullen opgestart
worden. De website is daar één van. Zo zal er ook een communicatieplan opgesteld worden
en de participatie zal uitgewerkt worden.
Een raadslid vraagt of de nieuwe werking van de agenda van het college en de
gemeenteraad (e.agenda) hier ook onder valt. Dit zijn initiatieven van de dienst algemene
zaken.
De acties rond communicatie zijn niet alleen een verhaal van de dienst communicatie maar
van verschillende diensten waaronder bv. de dienst algemene zaken en de dienst
burgerzaken (e-government).
Het raadslid vraagt wanneer de nieuwe website online zal zijn. De vernieuwing loopt parallel
met Hasselt in overleg met Helics. De data hangt af van een aantal factoren maar ten laatste
Pasen 2015 moet ze volledig online zijn. Kwaliteit wordt boven snelheid gesteld.
De schepen van communicatie deelt mee dat deze website veel efficiënter zal werken dan
de huidige. Nu telt de huidige website meer van 30.000 pagina’s aan informatie. Bij de
nieuwe website zal men de focus leggen op de belangrijkste pagina’s.
Een raadslid treedt de bemerking bij dat het soms moeilijk is om bepaalde informatie terug te
vinden omdat de website een overdaad aan informatie bevat.
De moeilijkste taak zal zijn om aan de diensten uit te leggen dat zij op de nieuwe website
enkel nog de belangrijkste informatie kunnen meedelen.
De adviseur communicatie geeft een voorbeeld hierbij. Op de meeste gemeentelijke
websites in Nederland staat bijvoorbeeld over de identiteitskaart enkel de basisinformatie. Dit
zal ook betracht worden met de uitwerking van de nieuwe website.
Goedkeuring aangepaste samenwerkingsovereenkomst en afsprakennota tussen de stad
Leuven en de vzw Leuvenement.
De directeur communicatie & stadsmarketing overloopt de wijzigingen aan de
samenwerkingsovereenkomst en de afsprakennota. Beide documenten maken integraal deel
uit van het verslag.
In artikel 2 van de samenwerkingsovereenkomst werd de Organisatie van Beleuvenissen
toegevoegd als opdracht van de vereniging. De personeelsleden van de vzw werden
ondertussen al samengebracht met de personeelsleden van de cel evenementen van de
stad. De overheveling van de organisatie van Beleuvenissen heeft naast een praktische
reden ook een financiële reden. Zo kan een gedeelte van de btw gerecupereerd worden.
Bovendien kan zo de organisatie van de Zomer van Leuven 1 groot verhaal worden.
In artikel 3 werd bepaald dat de vzw geen taken mag overdragen maar dat er wel kan
samengewerkt worden met derden.
Artikel 16 werd op vraag van de dienst financiën aangepast. De financieel beheerder zal de
technisch-financiële controle op de vzw uitvoeren. Hij zal uitgenodigd worden op alle
vergaderingen van de Raad van Bestuur en van het Directiecomité.
In artikel 2.2.1 van de afsprakennota wordt toegevoegd dat de vzw voor haar verzekeringen
aansluit bij de leverancier van de stad.
In artikel 2.2.3 werden omwille van de verhuis naar het stadskantoor een aantal kosten
opgenomen die de stad nu voor haar rekening neemt.
In artikel 2.4. werd de toelage van de stad voor de Organisatie van Beleuvenissen
opgenomen.
In artikel 2.5. werd bepaald dat de vzw verplicht is om de wet op de overheidsopdrachten te
volgen.
Een raadslid vraagt of de financieel beheerder elke keer aanwezig is op de vergadering van
de vzw. Hij is niet altijd aanwezig maar hij moet wel uitgenodigd worden.
LGoedkeuring van het jaarrekenkig en het jaarverag 2013 van de
Kris Peeters, zakelijk leider van de vzw, overloopt het jaarverslag en de jaarrekening van de
vzw Leuvenement. Beide documenten maken integraal deel uit van het verslag.
Een raadslid vraagt naar de manier van werken van de buggyparking. Deze werkt op een
gelijkaardige manier als een parking. Men parkeert de buggy en men ontvangt een ticketje
dat overhandigd moet worden bij het ophalen van de buggy. Omwille van het groot aantal
bezoekers is het niet evident op het parcours met een buggy.
Zo worden er ook geen honden toegelaten op het parcours.
De commissieleden discuteren even over de voor- en nadelen van het omruilen van een
buggy tegen een draagzak
De zakelijk leider merkt op dat er een groot verschil is tussen twee opeenvolgende boekjaren
omdat in de even jaren Leuven in Scène wordt georganiseerd en in de oneven jaren
Circus&Co wat een kleiner festival is en dat uiteraard ook een kleiner budget heeft. Men
vergelijkt best de jaarrekening 2013 met die van 2011.
De subsidie die de vzw Leuvenement ontvangt komt gedeeltelijk van de Vlaamse overheid.
Een raadslid vraagt wat er juist verstaan wordt onder erelonen. De boekhouder neemt onder
andere de uitgaven van de artiesten en de vormgever van de drukwerken op als ereloon.
Een raadslid vraagt welk personeel er meewerkt aan het festival. Tijdens het festival wordt er
gewerkt met vrijwilligers. Er worden ± 100 vrijwilligers ingeschakeld. Zij krijgen eén
vrijwilligersvergoeding van € 30 per dag.
Een raadslid vraagt op welke manier deze vrijwilligers worden gezocht. Er bestaat
ondertussen een netwerk van vrijwilligers, met reeds evenementervaring. Er wordt ook een
beroep gedaan op studenten voor eenvoudigere taken, o.a. de flyering.
Een raadslid vraagt wat het verschil is tussen een ereloon en een honoraria. Hier kan niet
direct antwoord op gegeven worden. De boekhouder bepaalt dit.
rGoedkeuring van de schenking van de wagen, computers en printers aan het adoptiedorp
Cristian.
Schepen Vansina deelt mee dat er een bezoek zal gebracht worden aan het adoptiedorp
Cristian van 2 tot 8juni 2014 en dat volgende personen zullen deelnemen: Christiane
Vanneck, Kris Torfs, Bruno Dewelde, Marc Vranckx, Jeroen Ameel en Bart Gijzen.
j
Varia
•
Een raadslid vraagt naar het ecolabel ‘Groene Sleutel’ dat hotels, gastenkamers,
kunnen vergrijken door gebruik te maken van onder andere streekproducten.
Schepen Vansina verduidelijkt dat dit in het teken van Leuven Klimaatneutraal staat.
•
Voor de grotere hotels is het geen probleem om het ecolabel te behalen. De stad
voorziet begeleiding voor B&B’s om het ecolabel te behalen. Er zal een regelement
hierover worden opgesteld.
De raadsleden appreciëren dit initiatief.
Een raadslid vraagt waarom het buurtfeest in de Dijledreef niet kan doorgaan. De
schepen heeft dit ook vernomen. Er zouden moeilijkheden zijn met het terrein maar
meer weet hij ook niet. Hij zal hier meer informatie over opvragen.
De verslaggever.
Annick Robeets

Download Report