藤沢市特別研修講座エクセルでデータ処理をしよう

教員研修用： Excelの利用
2007年度夏の研修講座
情報工学研修講座
Excelで多忙な校務を効率UP!!
藤沢市教育文化センター
湘南工科大学
共催
2007.8.9(木) 14:30～17:00
10(金) 14:30～17:30
湘南工科大学 1312教室
二見
尚之
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■ Excelを用いてデータ処理をする
基本的なスキルを実習します
■次の４項目を取り上げます．
１．名簿を作る．
２．〃のデータを使って，出席簿や連絡網，
個人記録表を作る．
３. 成績処理
４．会計報告書を作る．
■練習用のﾌｧｲﾙは３つ：
2007実習.xlsと2007実習-個人記録.xls
補足.xls
☆ この３つのﾌｧｲﾙには，実習で必要となるﾃﾞｰﾀを入
力してあります．
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宜しくお願い致します。
☆ Excelのｳﾞｧｰｼﾞｮﾝには幾つかありますが，
共通する基本的なことを取り上げます．
・資料
・・・ Excel2000
・実習で使用
・・・ Excel2002
☆ まわりくどい処理の仕方をする所，
同様の処理をする所
がありますが，ご了承下さい。
☆ まず，MS-Excelの機能や名称を確認しましょう．
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MS-Excel について、
確認しておきましょう
 表計算ソフトの１つです。
２次元の作業用の表（ﾜｰｸｼｰﾄ）に、
データを入力し、様々な処理を
行うことができます。
・ワークシートを複数持てます。
・ワークシート間，あるいは，Excelﾌｧｲﾙ間のデータの参照ができます。
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Excelは表計算ソフトの代表的なものの１つ
主な機能
•ﾃﾞｰﾀの入力・編集・保存・読込み：文字，数値，日付，式，など
•計算：＋，－，＊，／，＝，関数などを使って，計算．自動計算．
•表での表現：行と列に，文字飾り，色，網掛け，など
• 集計：和，度数，クロス集計，など
• グラフ化、並べ換え(ｿｰﾄ)、特定ﾃﾞｰﾀの抽出・表示：
棒グラフ，昇順・降順，フィルタ，など
• 印刷：ヘッダ・フッタや枠線を付ける，
大きな表を１枚に，
行列のﾀｲﾄﾙを付ける，など
• 他ソフトとの連携： WPや他の表計算ソフトとのやり取り
• データ分析など。
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主な名称
数式バー
メニューバー
（ｱｸﾃｨﾌﾞｾﾙの内容を表
示）
ツールバー
ｱｸﾃｨﾌﾞセル
（編集対象と
なっているセル）
ワークシートウィンドウ
セル
（列番号＋行番
号の形式でセル
の番地を表す）
シート選択タブ
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Tipsのいくつか
•
•
•
•
１行に１件を入力しましょう。
項目名を付けましょう．
なるべく項目を分けましょう。
処理を行ったら，幾つかのデータをピックアップして，
検証を必ずしましょう．
•
コピーなどするときは，番地の参照方法を意識して．
（セルの相対参照か，絶対参照かを確認）
分からなくなったら，まず「ﾍﾙﾌﾟ」を利用しましょう．
（メニュー－「ヘルプ」－「MicroSoft Exel ヘルプ」）
•
＊ WWWへ検索してみるのも１つの方法です．
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1.1 実習用の文書
(既存ﾌｧｲﾙ）を“開く”
1.2 文字の種類，太さ，
大きさ等を変える
1.3 元に戻す/もう一度
1.4 文書の保存/開く
1.5 列幅，行高さの変更
1.6 セル内での配置
1.7 見出し,長い文章を見
易く...ｾﾙ結合,改行
1.8 枠をつける［罫線］
■ここでは，基本的に数字は順序を，
英字は並列を表すことにします．
1.9 入力
(1)連続ﾃﾞｰﾀの入力
-オートフィル(2)氏名の入力
(3)フリガナを表示
･･･PHONETIC関数
(4)郵便番号を使って，
住所を入力。
(5)郵便番号を表示
･･･PHONETIC関数
全角を半角に
･･･ASC関数
(6)番地の入力
･･･セル書式
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1.10 ｳｨﾝﾄﾞｳよりも大きい
表
…ｳｨﾝﾄﾞｳ枠の固定
1.11 行や列の
コピー/挿入/削除
1.12 ２つのExcelのｼｰﾄや
文書を同時に見る
1.13 印刷
1.14
(1)操作対象について
(2)入力中に，英字の先頭
が大文字になって困るな
ど。･･･ｵｰﾄｺﾚｸﾄ機能
(3)セルの行と列を
入れ替える
(4)「（名）」の形式で表示
する
･･表示形式
(5)表を見やすく
･･･ｵｰﾄﾌｫｰﾏｯﾄ
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2.1 出席簿作り
(1) ﾜｰｸｼｰﾄの挿入
(2) 式による参照
(3) 別ｼｰﾄにあるセルの
参照
(4) 枠を付けたり，
列の幅を調節
(5) 「式」について
(6) ［注意：セルの番地］
2.2
(1)
(2)
(3)
連絡網作り
VLOOKUP関数
セルのｺﾋﾟｰ＆ﾍﾟｰｽﾄ
「関数」について
2.3 個人記録表
･･･ｼｰﾄのｺﾋﾟｰ
3.1 会計の合計
･･･SUM関数
3.2 収支表の作成
4.1 成績の平均点など
4.2 ５段階表示
4.3 ソート（並べ換え）
［補足] 様式に沿った
文書作成について
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文字飾りの例
(1) 使用するボタンを示す
(2) 「太字」にする手順を示す
(3) 元に戻す手順を示す
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1.2 文字の種類，太さ，大きさ等を変える
■フォントの種類
■大きさ
■太字、斜体、下線、色
■ 方法
(a)簡単には、
ﾂｰﾙﾊﾞｰから
(b)細かい設定は，
ﾒﾆｭｰから，｢書式-セル｣で。
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(1) やってみましょう～太字
(a) 「安久津義則」を太字にしましょう．
①セルB3をクリック
･･･操作対象を指定
②
をクリック
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(1) やってみましょう
～戻す（直前の操作を取り消す）
(b) もう一度
をクリックしてみて下さい．
～元にもどりましたね．
他に，戻す方法には，
a) 「編集」ー「元に戻す～」
①
②
b) Ｃｔｒｌ＋Ｚ
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(2) やってみましょう～フォント
(a) 「安久津義則」を「MS Pゴシック」にしましょう．
①セルB3をクリック
･･･操作対象を指定
②
をクリック
③
ここをクリック
［｢P｣付きは文字幅が可変，
付いて無いのは等幅］
(b) 戻す方法は，
a) 「編集」-「元に戻す～」
b) Ｃｔｒｌ＋Ｚ
フォントは，ﾊﾟｿｺﾝやﾌﾟﾘﾝﾀによって異なる場合があります
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操作対象の指定方法～セルの場合
■ １つのセル
… 当該のセルをクリック
■ 複数のセル
■隣り合った（連続した）セル … ドラッグする
■とびとびのセル
… Ctrlキーを押しながら，当該セルをクリック
■ 行
■ 列
… 行番号をクリック
… 列番号を〃
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• 操作には，幾つかの方法がある．
– 使い易い方法
– 覚えやすい方法
– 便利な方法
– など
を示せたら．．．
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1.3 元に戻す／もう一度
(a) 戻すには，
a) 「編集」ー「元に戻す～」
①
②
b) Ｃｔｒｌ＋Ｚ
(b) もう一度同じことをするには
a) 「編集」ー「繰り返し～」
b) Ｃｔｒｌ＋ Y
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• Excelでの規定値の例
– ここでは，文字の配置
• 変更方法
– 簡易的な方法
– 細かく指定する方法
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1.6 セル内での配置
• セルに入力されているデータの横の表示位置
［左寄せ、中央揃え、右寄せ］を設定します。
☆Excelでは、入力すると、自動的に
文字は左寄せ、
数値は右寄せ、に配置されます。
■ 数字を文字として扱うには、
｢‘｣を入力してから数字を入力します。
（注）数値ではないので，算術演算はできません．
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(a)
横の配置は
のいずれかのボタンを
クリックする
左寄せ
中央揃え
右寄せ
(b)｢書式-セル-配置｣の｢横位置」で指定します．
☆ 縦位置は、(b)で、｢縦位置｣で指定します。
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やってみましょう：ｾﾙの中で、改行<1>
(1) 結合するｾﾙの範囲を指定します
ここでは、 A44:D44 をドラッグして指定します。
(2)「結合」「中央配置」
を指定します。
①
②
③
④
⑤
⑥
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• 関数があること
– 関数を使うと，多少柔軟な処理ができること
– 関数の使い方
– 関数のネスト
• 自動計算機能があること
• 練習
– あらかじめ，練習用のデータを用意して，
– 手順をし，
– 練習してもらう．
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1.9(3) フリガナを表示
･･･ PHONETIC関数
C11，C12には，次の関数を入力してあります．
それで，B11,B12に氏名が入力されたと同時に，
かなが表示されました（Excelの自動計算機能）
■ PHONETIC関数
「= PHONETIC（セル番地)」
指定のセルに入力した文字の日本語変換前の「かな」
を表示します。
練習：
①セルC13に，「=PHONETIC(B13)」を入力しましょう。
②オートフィルで，
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C42まで，この式をコピーしましょう。
1.9(5b) 郵便番号を表示，全角を半角に．
･･･ PHONETIC， ASC関数
■ 1.9(5b) で，全角になってしまった場合．
ASC関数で，全角文字を半角文字に変換することができ
ます．
形式は，「ASC（変換対象）」です．
変換対象には，
文字でも，セル番地，関数などを記述できます．
練習
・セルD3に，「=ASC(PHONETIC(E3)」
を入力して下さい。
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操作上の注意
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注
意
！
(a) 記憶させたのを、貼り付けるときに、
④「②で記憶させたものを挿入」でなく、
「編集－貼り付け」や、
右ボタンで、「貼り付け」、をすると、
貼り付け先の列やセルを
上書きしてしまいます。
（既入力のデータが消えます）
(b) 記憶させたものは、１回操作すると、無効
になります。
・・・ﾒﾆｭｰには、「ｺﾋﾟｰしたｾﾙ」などは表示されません。
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• ちょっと複雑な関数を使う前の練習
– ワークシート形式で，
関数を完成させる．
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VLOOKUPを使う前に，下線部を埋めましょう
（検索値と一致するﾃﾞｰﾀを見つける場合）
1)検索値のｾﾙ番地 → ①
2)検索先の範囲
→
：
[形式]範囲の左上端のｾﾙ番地：右下端のｾﾙ番地
絶対番地では→② $ $ ：$ $
3)返す値が入力されている列は左から③
番目．
4)この①～③の値を，下の式にあてはめましょう
=VLOOKUP(①,②,③,FALSE)
=VLOOKUP(
,
：
,
,FALSE)
＊検索先は，なるべく，唯一の値で，昇順に並べ換えておく．
29
練習
=VLOOKUP(
,
：
,
,FALSE)
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