紙による保存義務ナシｅ－文書法～契約書、領収書、見積書、納品書等を電子化し、企業の省スペース化を実現～高橋直樹主催：岩﨑会計事務所平成１７年１０月１５日（土）於：ＴＫＣ首都圏北情報サービスセンター 1 ４つのテーマ ①ｅ－文書法とは何か？ ②ｅ－文書化のメリット ③皆様が関わるｅ－文書法 ④電子文書の保存方法 2 ｅ-文書法とは 3 ｅ-文書法とは～概要～ 4 ｅ-文書化のメリット（１）（１）紙：書面の保管コストの削減書類を紙で保管するためには、倉庫・運送・仕分けなどの作業におけるコストが発生します。具体的にコスト削減できる部分としては、 ①倉庫保管を廃止することによる倉庫代 ②事務所の保管スペース削減による事務所代 ③紙文書の運搬コストなどが挙げられます。 5 ｅ-文書化のメリット（２）（２）紙の保管による制約がなくなりビジネスプロセスの変革も容易に事務所内での文書作成作業で、部署間にわたって帳票等を使用する場合には、ｅ－文書化をすることにより、多くの紙による保管の制約がなくなります。また、全社での同時閲覧を可能にすれば、「情報伝達・共有」の仕組みを大幅に改善していくことができます。 6 ｅ-文書化のメリット（３）（３）検索性や参照性が高まり、情報の有効活用とリスク分散も可能に社内文書を電子化することにより一元管理が容易になり処理状況の履歴の確保で機密保持を充実することができます。さらにバックアップデータを分散保管すれば、災害時など不慮の事故でも復旧の迅速化が図れ、さまざまなリスクに対応することも可能になりました。また問い合わせや監査にともなう際にも検索や参照のスピードアップを図ることができます。 7 ｅ-文書化のメリット（４）（４）地球に優しくｅ－文書は、それ自体形がないものです。それにより物流にともなう排気ガスを削減したり、紙の使用を最小限にとどめたりすることが可能になります。すなわち地球温暖化の原因となる二酸化炭素の排出量を削減し、森林資源を保護することになり、環境経営にも一役買うことができます。 8 皆様が関わるｅ-文書法とは電子帳簿保存法 ↓ 「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」 ●国税関係の帳簿や書類の保存にかかる負担軽減を図るため、所轄税務署の承認を得て、一定の要件のもとに電子データ保存認めた制度 9 新電子帳簿保存法～どこが変わったの？～以前の電子帳簿保存法＋新しく追加された電子帳簿保存法．．．e文書整備法によって 10 新電子帳簿保存法～対象帳簿書類について～以前の電子帳簿保存法 ●仕訳帳 ●総勘定元帳 ●損益計算書 ●貸借対照表 ●補助元帳＋新しく追加された電子帳簿保存法．．．e文書整備法によって ●契約書 ●領収書 ●請求書 ●納品書 ●送り状 ●検収書 ●見積書 ●注文書 ●契約の申込書及びこれらの写し 11 新電子帳簿保存法～スキャナ保存区分～スキャナをしないで電子文書の保存が可能 ↓ ↑ 紙での保存 12 新電子帳簿保存法～承認申請について～ 13 電子文書の保存方法ＣＤ－ＲＯＭに保存 14 本日のまとめ ①ｅ-文書法とは紙による保存しか認められていなかったものがＣＤ-ＲＯＭやサーバーなどで電磁的に保存ができること。 ②ｅ―文書化のメリットとして、コストのカット、情報の伝達・共有一元管理、リスクの回避、検索や参照のスピードＵＰ。そして、何より人材教育を通じての管理能力の向上。 ③皆様が関わるｅ-文書法として電子帳簿保存法。電子帳簿保存法が改正されスキャナでの保存が追加。ただし、契約書・領収書で３万円以上のものは引き続き紙での保存。 ④スキャナでの保存で必要なものとして、１．電子署名２．タイムスタンプ ☆電子署名とはスキャナ文書に、パソコン上で印鑑を押すこと。 ☆タイムスタンプは第三者の信頼できる時刻の証明書。 15 紙による保存義務ナシｅ－文書法～契約書、領収書、見積書、納品書等を電子化し、企業の省スペース化を実現～ E N D 岩﨑会計事務所高橋直樹 16