事務所における情報管理の問題点 1. 2. 3. 4. 5. 6. 情報管理の現状 “欲しいデータが探せない” 情報管理の現状 “媒体ごとの個別管理” 事務所におけるデータ管理の課題 課題 “ガイドラインの事務所への周知徹底が必要” 課題 “ガイドラインの受注者への周知徹底が必要” 課題 “納品時のチェック・研修の仕組みがない” 情報管理の現状 “欲しいデータが探せない” データが散在 媒体がバラバラ 報告書 調査課 委員会資料 防災対策課 管理課 地図 ○×課 ５ ３ ４ ２ ３ ○○規格の PCのハードディスク CD-ROM ６ 倉庫 MO １ ２ １ データの管理責任 が不明確 書棚 GIS CAD 水文水質データベース 河川環境データベース ・・・・・・ 情報の所在を探すだけ大 変 情報が履歴管理 されていない フォーマットが バラバラ どれが最新の信頼できるデー タかわからない 作成したデータの格納・再利 用が難しい 情報管理の現状 “媒体ごとの個別管理” 工事事務所のデータ 紙媒体で納品 電子納品 一部再利用 性の高いもの 更新システムを 有するもの データ ベース化 して管理 共有化・再 利用が前提 システム 管理 電子化 電子 電子 電子 ファイ ファイ ファイ ルでの ルでの ルでの 保存 保存 保存 活用システムが無 いと利用されない 電子ファイル 管理 業務での利用頻 度の高いもの 経験的ノウハウで の管理 担当部署 担当部署 担当部署 毎の個別 毎の個別 毎の個別 台帳 台帳 台帳 （一覧表） （一覧表） （一覧表） 経験的ノウハウで の資料管理・活用 経験則での 管理 大部分のもの 書棚・倉庫へ 書類の名前で 管理 箱の名前で管理 箱の名前で管理 箱の名前で管理 書棚→インデックス管理へ 書類管理 事務所におけるデータ管理の課題 事務所のデータ管理上の問題点 調査発注時に、制定されているガイドライン・ 仕様書等によることが明記されていない可能性 調査会社 データ作成 発 注 事務所 調査会社がガイドライン等を 正確に理解していない可能性 成果品納品 事務所において電子データの 品質をチェックできない。 データ利用、共有、更新 データを利用する仕組みがない データを更新する仕組みがない 責任体制が明確でない 円滑にデータが管理されるために、 いくつかの課題がある 課題 “ガイドラインの事務所への周知徹底が必要” 事務所からの業務発注時点の問題点 河川局制定のガイドライン・標準仕様等 の存在が事務所職員に認識されていな い可能性 ガイドライン、標準仕様等が発注仕様書 に明記されていない可能性 事例 本省からの通達が担当職員まで 伝わらない。 また伝わっても、それを理解しない （できない） 事務所 本省 通達 回覧等 的確に届く仕組み 理解可能となる 教育・啓発 担当職員 ？ 実働現場である事務所に「ガイドライン」「標準仕様」等の 通達と、その必要性が正確・迅速に届く仕組みが必要 課題 “ガイドラインの受注者への周知徹底が必要” 調査会社におけるデータ作成時の問題点 調査会社がガイドライン等を正確に理解 していない可能性 また伝わっても東京と地方支社では隔 差が生じている ガイドラインを認識しているが、自社のシ ステム構成を提案している可能性 事例 東京本社ではガイドライン等を 理解していても、地方支社まで 伝わらない 東京本社 地方支社 情報 通達類 発注時に調査会社に、ガイドライン・標準仕様等を 正確に知らしめ、理解させる仕組みが必要 課題 “納品時のチェック・検収の仕組みがない” 成果品納品時の課題 事例 調査会社からの成果品の品質を事務所 がチェックするシステムがない 成果品検収後にデータがチェックされる ような業務プロセスになっている（河川環 境データ） 品質を検収後、データベースに正規に格 納されるためのデータチェック体制がな い 河川基盤地図の納品においてあ る調査会社より、次の成果品が納 入され、事務所職員はどれをどの 様に使ったら良いかわからない DMデータ 河川基盤地図ガイドライン フォーマットデータ 調査会社で使用している GISエンジンでのデータ 納品時にデータの品質をチェックし検収できる 仕組みの構築が必要
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