２０１４年度業務効率化研修事前課題のお願い資料２０１４年１０月３０日、３１日に開催予定の「業務効率化研修」において、研修をより効果的にするために各自、事前課題に取り組んで頂くようお願い申し上げます。事前課題 ①業務コンセプトシートの作成 ②週間スケジュール（過去一週間分）＊研修参加者の所属組織により、業務がかなりばらつくことが予想されますので事前にそれぞれの業務をより明確にすることで、皆様の業務により結びついた効果的な研修としたいと考えております。ご協力お願い致します。業務コンセプト作成シート資料① 非営利組織の経営Ｐ・ドラッカー１．使命とは何か・非営利機関は、人と社会の変革を目的としている。したがって、まず取り上げなければならないのは、いかなる使命を非営利機関は果たしうるか、いかなる使命は果たしえないか、そしてその使命をどのように定めるかという問題である。・使命の表現は、それに基づいて現実に動けるものでなければならない。そうでなければ、単なる良き意図の表明に終わってしまう。使命の表現は、その機関が現実に何をしようとしているのかに焦点を絞ったものでなければならずその組織にかかわる一人ひとりが、目標を達成するために自分が貢献すべきことはこれだ、といえるようなものでなければならない。・非営利機関の管理者がなすべきことは、組織の使命と定めたことを、さらに個別具体化していくことである。・使命は永遠であっても、目標の有効期限は短い。個別具体的な使命が達成されたが故に、目標が大きく変わってしまうこともある。・最も犯しがちな過ちは、立派な意図をたくさん盛り込んで使命としてしまうことである。使命は簡潔、明瞭でなければならない。２．使命達成に必要な３つの要点・まず、組織の強みと成果に目を向けなければならない。うまくやっていることをもっと上手にやることが必要である。ただし、それが適切であることが条件である。・外部に目を向けて、機会、つまりニーズを探らなければならない。限られた資源の下で、「他に抜きん出て、新しい基準となりうる分野は何か」人は何事かをなし、それをうまくやることによって、基準を設定する。成果によって新しい次元を切り拓くのである。・次は、何を心底信じているのかである。その意味では使命とは、個人を離れた一般的なものではあり得ない。固く信ずることなしに物事がうまくいったためしはない。・したがって、３つのものが必要である。機会、能力、信念である。使命の表現は、必ずこの３つを示していなければならない。３．決算書のない決算・非営利機関には、成果や結果を重視しない傾向がある。しかし、企業に比べ非営利機関では、成果や結果は、はるかに重要であり、しかもその測定とコントロールはずっと難しい。・非営利機関の効率的な運営を心がける役員は「成果をどう定義するか」という問題にまず答えなければならない。４．基準の設定、適正な配置、そして評価・組織の中の人間が、貢献し、理解してもらうことについて責任を持てるようにするためには、基準が必要である。基準は具体的でなければならない。・中央が統括すると同時に、自治権を持つ地方支部の連合体であるという非営利機関の場合、特に明確な基準が必要である。５．外部の目で組織を見る・われわれは組織の中の人間、とりわけトップに対し、自分たちの職場は何のために存在しているかを「思い出させる」ために、しばしば外部の目で組織を見つめるように求めなければならない。・組織の内側には成果はない。そこにあるのはコストだけである。しかし、人は簡単に内部のことに没入し、現場から遊離してしまう。業務コンセプト作成シート資料② 組織の使命（存在意義）部門ミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）業務コンセプト部門ミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）部門ミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）係のミッション（使命・役割）業務コンセプト作成シート資料③ 組織の使命（存在意義）＊組織理念＊組織のビジョン・この組織は何を目的として存在するの？・組織が存続するための条件は何？・この組織の存在価値を大きくする将来像とは？業務コンセプト私の仕事は自部門は組織内、組織外の誰に対して＊自部門の顧客は誰か＊自部門の業績（仕事の成果）は何かどんな価値・サービスを提供して＊自部門は組織から何を期待されているか組織から評価されるか自分（係）のミッション（使命、役割）＊組織内におけるポジション１．に対して２．というサービスを提供し３．部門のミッション（使命、役割）の結果を出すことです係（自分）の与えられた役割・責任とは何か？＊期待されている業績（仕事の成果）＊自分の一次顧客は誰か仕事の成果は何によって測定され、評価されるのか？係（自分）の仕事は組織内外の誰に対する貢献・サービスか？