活動プログラム参考例第１日目テーマ：自分達のルール作りと目標設定テレワークを学ぶ・考えるステップ③ ステップ② ステップ① 実施手順ポイント    “テレワーク”の理解度チェック！自分たちの導入状態の確認より効率の上がる、働きやすい働き方はどんなものか考えてみる阻害要因があるとしたら何があるだろうそれを取り除くのにできることを考えみてる今回の取り組みへどんな期待をしてるかを考える • • • • • • • テレワークの定義が説明できるコミュニケーションツールは導入済み会議室でも社食でも、外に居てもメールをチェックすることができる一人一台PCはあるけれど外でつながるWifiが無い業務時間外も仕事をしてしまいそうで不安試しにWifiをレンタルしてみるフレキシブルワークを実践して良さを実感したい   他社の取り組み事例やコンテンツを読んでみる得たヒントを共有し合ってみる • • マイクロソフトから提供する資料や各種サイトをチームで見てみる必要なことを実現するために、実際にできそうな事を考えてみる    週間中にチャレンジしてみたいことを決める自分たちに必要なルールを考えてみる週間が終わったら、振り返ってみよう              現状の確認他社を知る週間をどう過ごすか目標設定をまとめる内容例全員別の場所から参加するオンライン会議をしてみたい移動の新幹線の中で会議に参加してみたい部下の状況確認がちゃんとできるか試してみたい会議を会議室で行わない1日にしてみたい始業と終業時にはメンバーにはメールを入れるお互い予定表を公開するコミュニケーションツールには必ずログインしておく携帯は必須携帯資料は自分のPCに保存せず共有シェアで管理する会議を設定する時、必ずオンライン会議も設定する活動プログラム参考例第２日目テーマ：コミュニケーションと共同作業チームワークを実践するシナリオ② シナリオ① 概要実施手順ポイントメールの代わりにSkype等のソフトウェアのチャット機能を使い、上司や同僚に用件を伝える。 <例> • 仕事上の質問（不明点の確認、予定の確認、など） • お願いごと（会議室の予約、資料を送ってほしい、など） 1. Skype等のチャット機能を使って、上司や同僚に話しかけよう。 2. チャット機能が使えたら、次は同僚や知り合いをインバイトして、同時に複数名に話しかけてみる。 3. 複数名でのチャットに成功したら、次はワードやパワーポイントなどのファイルや写真を共有してみよう。 4. メールと比較したメリット、デメリットなどをみんなでチャット上で話合う。社内の同僚と、Skype等のソフトウェアで、全員別々の場所からオンライン会議を行い、チームで一つの資料を完成させる。 1. Skype等でオンライン会議に参加し、メンバーを招集する。 2. 実際に共同作業をする資料を、オンラインで共有する。 3. 議論をしながら、決まった内容や決定事項を順番に資料に書き込んでいく。 4. 最後に全員で会議の総括を行い、出来上がった成果物を確認しよう。 <通信インフラ> - ネット環境は良好な状態か？ - 通信ソフトは使える状態か？ • Skype, Skype for Business • その他 - 資料の共同編集はできる状態か？ • OneDrive/Office Web Apps • その他(Google Doc等) <チャット> - 相手のオンラインステータスを確認してから話しかけよう。 - 複数名でのチャットにもチャレンジしてみよう。 <会議準備> - 会議の目的、議題は事前に全員に共有されているか？ - 成果物イメージは全員クリアか？ - 多数の場合、ファシリテーターは決めているか？ <オンライン会議> - 多数の場合、発言者以外はミュートになっているか？ - 多数の場合、チャット機能も使っているか？ <例> • • • • 提案資料チーム組織図営業報告書売上データ表活動プログラム参考例第3日目テーマ：経営と現場チームの生産性向上と危機管理での活用シナリオ② シナリオ① 概要チームリーダーが行う、チームミーティングをオンラインで実行する。 • • • 週次営業報告プロジェクト進捗報告定期ミーティング等自然災害等が発生し、チームメンバーが出社できない状況を仮定。携帯電話が通じない中、チームメンバーの安否確認を取る。実施手順ポイント 1. Skype等でオンライン会議を設定し、チーム全員が参加。 2. ミーティングの参加に条件が付くメンバーは（外出先でノイズが入る、声を出しずらい）自分の状況を報告。声が出せなければチャット機能を使うなど、必要な措置を取る。 3. チームリーダーが、いつも通りに議論を進める。必要であれば参加者の一人にノートを取ってもらう。 4. 議題を話し終え、次のアクションアイテムを確認し終了。必要があればノートをオンラインで共有し、参加者で内容を確認する。 <会議準備> • 会議の目的、議題は事前に全員に共有されているか？ • 多数の場合、ファシリテーターは決めているか？ <オンライン会議> • 多数の場合、発言者以外はミュートになっているか？ 1. チームリーダーや課長は、災害が起こり携帯通話が通じない時、チームメンバーの安否確認が必要だが、事前にやるべきことはわかっているか？ • まず確認項目は何がある？ • 携帯通話以外に、チームメンバーへはどんな連絡手段がある？ 2. チームメンバーへの<要緊急返信>の連絡をメール／チャット／伝言など複数の手段で実施。何分／何時間でメンバーの安否確認(居場所や消息)がとれるかやってみよう？ 3. どんな手段や方法が、一番伝わりやすいかなど、チームで話合って今後の災害に備えよう。 <確認項目> 関東大震災の時に、何を確認したか／する必要があったか？ • メンバーの居場所 • メンバーの家族の安否 • 今後の行動予定（明日や明後日等） • 今後の連絡先／方法 <連絡手段> 携帯／固定電話が不通の際、大体連絡手段は？ • 会社／個人の加入する安否確認サービス、災害掲示板等（あれば) • 会社／個人メール・携帯メール • Line, Skype, カカオトーク等の携帯アプリ活動プログラム参考例第4日目テーマ：社外関係者との連携社外の施設や、賛同企業間で取り組みを共有しよう。シナリオ② シナリオ① 概要賛同企業間でのオンライン会議を実施社外施設やサービスの活用実施手順ポイント 1. マイクロソフトがファシリテーターとなり、賛同企業間の共同会議を開催。 2. 「テレワーク週間」の事務局より連絡があったURLをクリックして、賛同企業間のオンライン会議に参加しよう。 3. オンライン会議では日本マイクロソフトから賛同各社に対して、以下の事を中心に発表をお願いする予定。 • 「テレワーク週間」に参加した主な理由は？ • 何か自社の特別なチャレンジはしているか？ • 会社より特別許可をもらっていることはあるか？ • 今までの所で、何か気づきはあったか？ <事前準備> • 「テレワーク週間」事務局から連絡がある、オンライン会議への参加方法と議題の確認。 1. テレワーク週間中には、賛同企業の施設活用やサービス提供がされる予定。 2. 参加／活用できそうなサービスを、是非使ってみよう。 3. 詳細は「テレワーク週間」事務局より情報提供あり。(7月中旬~8月上旬） <事前準備> • 事務局より事前に、賛同企業が提供する「テレワーク週間」向けのサービスの情報提供あり。内容を確認しておこう。 • 日本マイクロソフト、その他賛同法人提供のワークプレイス交換スペース • 公共施設／コピーの割引チケット (予定) • その他活動プログラム参考例第4日目テーマ：社外関係者との連携社外の施設や、賛同企業間で取り組みを共有しよう。シナリオ② シナリオ① 概要実施手順 1. 参加／活用できそうなサービスを、是非使ってみよう。 2. 詳細は「テレワーク週間」事務局より、賛同企業の提供するサービスの情報提供あり。(7月中旬~8月上旬）社外施設やサービスの活用賛同企業間でのオンライン会議を実施 1. マイクロソフトがファシリテーターとなり、賛同企業間の共同会議を開催。 2. 「テレワーク週間」の事務局より連絡があったURLをクリックして、賛同企業間のオンライン会議に参加しよう。 3. オンライン会議では日本マイクロソフトから賛同各社に対して、以下の事を中心に発表をお願いする予定。 • 「テレワーク週間」に参加した主な理由は？ • 何か自社の特別なチャレンジはしているか？ • 会社より特別許可をもらっていることはあるか？ • 今までの所で、何か気づきはあったか？ポイント <事前準備> • 事務局より事前に、賛同企業が提供する「テレワーク週間」向けのサービスの情報提供あり。内容を確認しておこう。 • 日本マイクロソフト、その他賛同法人提供のワークプレイス交換スペース • 公共施設／コピーの割引チケット (予定) • その他 <事前準備> • 「テレワーク週間」事務局から連絡がある、オンライン会議への参加方法と議題の確認。活動プログラム参考例第5日目テーマ：チャレンジのまとめテレワークの感想・困難を話し合う＜実施内容＞ 30人の営業部門で1週間のテレワークをできる範囲で実施。在宅勤務はチームで述べ70日、約3/4のメンバーが経験。ミーティングは半分以上はオンラインミーティングで実施。期間中は、PCの持出しは特別に許可、タイムカードは、メールを受けた上司が代わりに押すことで対応。ステップ①：感想をまとめよう (記入例) ステップ②：問題点をクリアにしよう (記入例) <メリット> • 通勤の往復2時間を、仕事やプライベートに活用できるのはとてもよい。 • 訪問先でビデオ会議を使い、同行できなかった技術担当とも一緒にお客様の質問に答えることが出来た。再度、訪問をする必要がなくなった。 • 営業チームメンバーはバラバラに動くので、チームミーティングのスケジュールが難しかったが、リモート会議にすると、毎日夕方にはタイムリーに打ち合わせが可能に。 <企業制度> • テレワーク／在宅勤務制度はそもそもない。あっても特定の人が対象。 • ＰＣの持ち出しは原則禁止。例外申請はできるがプロセスが複雑なので誰もやらない。 • タイムカードがあり、勤怠管理上、毎日それを押すことになっている。 <デメリット> • チームメンバーが周囲にいないと、非常に管理が難しい。 • 会議でホワイトボードをいつも使っているが、それができないのが非常に不便。 • 家で仕事を行うと、子供等が話しかけてきて集中できない。 • 今年入社した新人にもやってもらったが、リモートだと非常に質問しずらいようだ。 • 在宅勤務の際、仕事に必要な大量の書類を持って帰る必要があり、大変だった。 <文化・経験> • 在宅勤務制度はあるが、普段は上司や同僚の目が気になり、なかなか実行できない。 • 社外での勤務が、そもそも容易にさぼりにつながる等、マイナスイメージがある。 • オンライン会議では、顔が見えないと議論の進め方などが非常に難しい。 • 多くの紙の資料が社内／自席周辺にあり、会社に出ないと仕事が進まない。 • チームの共有電話がかかってくる通話が多く、それを何人かで取る仕組みなので、常にチームの誰かは、電話のそばにいる必要がある。 <改善点や気づき> • ホワイトボードのかわりに、ファイルをオンラインで共有編集機能にチャレンジするが、慣れていないメンバーも多く上手くいかなかった。 • 会議中に、自宅周辺の雑音が入ったり、通信回線が安定していない為、上手く接続できないメンバーが多かった。環境を整えることは必須。 <社内インフラ> • ハードウェア：ノートPC、スマホ、Wifiルーターなどの機器が支給されていない。 • ソフトウェア：オンライン会議などの、有効な仕組みがない。 • 電話システム：社内にかかってくる電話が、外出先／社外でとれない。 <その他> <その他>