Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 1 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO ANÁLISIS DEL SECTOR COMO SOPORTE DEL PROCESO DE MÍNIMA CUANTIA PARA LA ADQUSICION DE LOS INSUMOS DE LAS IMPRESORAS DE LA ENTIDAD CORRESPONDIENTES AL “PROYECTO VALORIZACIÓN EL POBLADO”. 1. INTRODUCCIÓN El presente documento hace referencia al análisis realizado por el Fondo de Valorización del Municipio de Medellín desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo del sector de prestación de servicios, específicamente la adquisición de insumos para las impresoras de la entidad, correspondientes al “Proyecto Valorización El Poblado”. En la Clasificación Industrial Internacional Uniformes de Todas las Actividades Económicas, clasifica la actividad al cual se hace este análisis del sector económico de la siguiente manera: Sección D: Industrias manufactureras. División 22: Actividades de edición e impresión y de Reproducción de grabaciones. Grupo 222: Actividades de Impresión Clase 2220: Actividades de impresión varias. Con información proporcionada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE), en su muestra trimestral de servicios, publicada el 17 de Diciembre de 2014, se obtiene la siguiente información sobre el comportamiento del grupo general al cual pertenece este servicio. Muestra Trimestral de Servicios MTS III trimestre de 2014, Otras actividades empresariales: Resultados año corrido: Los mayores incrementos en el personal ocupado se presentaron en los servicios de informática (12,5%) y en los servicios agrupados en “otras actividades empresariales" (10,4%). Resultados doce meses: Los mayores incrementos en el personal ocupado se presentaron en las actividades postales y de correo (12,5%), informática (11,1%) y en los servicios agrupados en “otras actividades empresariales" (9,8%). Evolución general de los subsectores investigados, evolución de ingresos nominales por subsectores de servicios: En el tercer trimestre de 2014, los mayores incrementos en los ingresos nominales se presentaron en los servicios agrupados en “inmobiliarias y de alquiler de maquinaria” (12,9%), servicios de educación superior privada (12,5%) y salud humana privada (11,4%), respecto al mismo periodo del año anterior. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 2 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Gráfico 1. Variación anual de los ingresos nominales, según subsector de servicios III trimestre 2014p Evolución de personal ocupado promedio por subsectores de servicios: Los mayores incrementos anuales en contratación de personal se presentaron en los servicios de informática (11,5%), salud humana privada (9,9%) y otras actividades empresariales (8,6%). Los únicos descensos se presentaron en servicios postales y de correo (-2,9%) y entretenimiento y otros servicios (-2,7%). Gráfico 2. Variación anual del personal ocupado, según subsector de servicios III trimestre 2014p Otras actividades empresariales: Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 3 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO En el tercer trimestre de 2014, los servicios de otras actividades empresariales registraron un crecimiento de 7,8% en los ingresos nominales y de 8,6% en el personal ocupado, respecto al mismo periodo de 2013. Durante lo corrido del año hasta el tercer trimestre, el crecimiento de los ingresos nominales fue de 10,5% y el del personal ocupado de 10,4%, respecto al mismo periodo del año anterior. En los últimos doce meses hasta el tercer trimestre de 2014 los ingresos crecieron 10,0% y el personal ocupado aumentó 9,8%, respecto al año precedente. Gráfico 15. Variación anual, año corrido y doce meses de los ingresos nominales y el personal ocupado Otras actividades empresariales III trimestre 2014p Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 4 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO La variación de 7,8% en los ingresos totales se explica principalmente por el incremento de 8,9% de los ingresos por servicios y la disminución en 45,1% de la venta de mercancías. Gráfico 16. Variación anual de los ingresos nominales por tipo, y del personal ocupado por categoría ocupacional Otras actividades empresariales III trimestre 2014p La variación de 8,6% en el personal total se explica fundamentalmente por el incremento de 14,8% del personal permanente. El personal contratado a través de agencias aumentó 4,6%. 2. ANÁLISIS LEGAL Normativa aplicable al objeto del Proceso de Contratación: Serán aplicables al proceso de contratación la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, y sus decretos reglamentarios, Decreto 104 de 2007, Acuerdo Municipal 058 de 2008 y demás normas vigentes sobre la materia, y las demás normas que las modifiquen o sustituyan, en especial el Decreto 1510 de 2013 que rige a partir del primero de Enero de 2014. Las normas aquí referidas sustentan la necesidad que tiene el Fondo de Valorización del Municipio de Medellín de contratar Servicio de impresión, escaneo y fotocopiado de documentos y planos correspondientes al “Proyecto Valorización El Poblado”. 3. ANÁLISIS COMERCIAL 3.1 ANÁLISIS DE LA DEMAND Código : ABS - F - 02 Versión : 01 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Página 5 de 14 Adquisiciones previas del Fondo de Valorización del municipio de Medellín CONCEPTO No. Contrato Objeto del contrato Contratista Modalidad de selección del contratista Valor Plazo 2014 2014-00200 Suministro, distribución y administración de insumos para la impresión y copiado de los diferentes documentos que se requieren para la entidad. UNIPLES S.A Mínima cuantía $ 17,278,200 Peso Colombiano 249 Días Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades Estatales y otros consumidores del bien o servicios ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE SAN PEDRO CONCEPTO No. Contrato Objeto del contrato Contratista Modalidad de selección del contratista Valor Plazo 2015 P-001-2015 Compra de implementos de papelería, útiles de oficina, insumos de tinta y tóner para impresora con destino a la personería municipal PAPELERIA EL PUNTO S.A.S Mínima cuantía $ 1,910,999 Peso Colombiano 15 Días ANTIOQUIA - ALCALDÍA MUNICIPIO DE GIRARDOTA CONCEPTO No. Contrato Objeto del contrato Contratista Modalidad de selección del contratista Valor Plazo 2015 416 Compra de impresora de alto volumen y suministros de alto rendimiento, toda vez que la misma es requerida de manera urgente para la prestación de servicios en la tesorería municipal WAVY-TECHNOLOGY S.A.S Mínima cuantía $ 7,420,520 Peso Colombiano 3 Días Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 6 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO 3.2 ANÁLISIS DE LA OFERTA A continuación se hace una relación de entidades que pueden ejecutar este proceso de contratación: DATOS DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE ENTIDAD: Uniples sa. DIRECCIÓN: Cra. 46 # 48 c sur 40 bodega BARRIO: Envigado TELÉFONO: 4441616 105 PERSONA CONTACTO: Luis Eduardo CARGO: Vendedor Jaramillo PERFIL INSTITUCIONAL Es una compañía en el ámbito nacional especializada en la comercialización de tecnología informática y consumible. TIEMPO DE FUNCIONAMIENTO: 15 años CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Suministro, distribución y administración de consumibles para impresión y copiado. DATOS DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE ENTIDAD: Portátil sa. DIRECCIÓN: Carrera 48 c # 10 sur 130 BARRIO: Poblado PERSONA CONTACTO: Adriana Castro CARGO: Ejecutiva de insumos TELÉFONO: 3110052 ext. 221 PERFIL INSTITUCIONAL Somos una compañía dedicada a implementar soluciones de tecnología informática integrando productos de Hardware y Software complementados con servicios profesionales y un acompañamiento en consultaría de negocios pre y post venta. TIEMPO DE FUNCIONAMIENTO: 16 años CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Suministro, distribución y administración de consumibles para impresión y copiado. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 7 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO DATOS DE IDENTIFICACIÓN NOMBRE ENTIDAD: Papelería el punto. DIRECCIÓN: Carrera 50 # 35 - 40 BARRIO: San diego PERSONA CONTACTO: Ángela Buritica CARGO: Asesora Comercial TELÉFONO: 4447070 PERFIL INSTITUCIONAL Somos una empresa encargada de comercializar y distribuir productos de Papelería, Tecnología, Implementos y Muebles de Oficina, Escolares, básicos de Aseo, Cafetería y Botiquín. TIEMPO DE FUNCIONAMIENTO: 28 años CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Suministro, distribución y administración de consumibles para impresión y copiado. 4. ANÁLISIS FINANCIERO – ESTUDIO DE COSTOS El servicio requerido incluye: Tóner y el kit de mantenimiento para la impresora multifuncional Hewlett-Packard CM4730 mfp, cartuchos para la impresora multifuncional Hewlett-Packard 8600 plus, cartuchos para impresora tabloide Hewlett-Packard K8600 ubicadas en las oficinas del Fondo de Valorización del Municipio de Medellín – FONVALMED. TÓNER PARA IMPRESORA HEWLETT-PACKARD DESCRIPCION TONER HP Q6460A NEGRO TONER HP Q6461A CYAN TONER HP Q6462A YELLOW TONER HP Q6463A MAGENTA Cartucho 950XL BLACK Cartucho 951XL CYAN Cartucho 951XL YELLOW Cartucho 951XL MEGENTA Kit de transferencia de imágenes Q7504A Kit fusor de imágenes 110VQ7502A Kit alimentador de documentos Q5997A Cartucho HP 88XL C9396 AL Black CAN T 4 2 2 2 10 5 5 5 1 1 1 9 Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 8 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Cartucho HP 88XL C9393 AL Yellow Cartucho HP 88XL C9391 AL Cyan Cartucho HP 88XL C9392 AL Magenta Unidad de imágenes en negro 520Z para impresora Lexmark MX710dhe Cartucho tóner de alto rendimiento 624H para impresora Lexmark MX710dhe 5 5 5 1 1 5. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Existen diferentes figuras jurídicas y de asociación mediante las cuales se prestan los diferentes servicios de alquiler, varían según su calidad de públicas o privadas, descritas a continuación: UNION TEMPORAL: unión de dos o más personas naturales o jurídicas que conjuntamente presentan una propuesta o desarrollan una actividad o negocio, sin que esa unión o colaboración constituyan una entidad jurídica, sino que en ambos casos, los miembros del de la unión temporal mantienen su independencia, su autonomía en todos los sentidos. CORPORACIÓN: Una corporación o sociedad corporativa es una entidad jurídica creada bajo las leyes de un Estado como una entidad legal reconocida como persona jurídica y amparada por el derecho de sociedades. Cuenta con sus propios privilegios y responsabilidades distintos a aquellos de sus miembros (personas naturales). ENTIDADES PÚBLICAS: Se entiende por empresa pública, empresa estatal o sociedad estatal a toda aquella que es propiedad del Estado, sea éste nacional, municipal o de cualquier otro estrato administrativo, ya sea de un modo total o parcial. Estas pueden ser Empresas Sociales del Estado, entes descentralizados o Universidades. PERSONA JURÍDICA: es un sujeto de derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro. En otras palabras, una persona jurídica es todo ente con capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones y que no sea una persona física. Así, junto a las personas físicas existen también las personas jurídicas, que son entidades a las que el Derecho atribuye y reconoce una personalidad jurídica propia y, en consecuencia, capacidad para actuar como sujetos de derecho, esto es, capacidad para adquirir y poseer bienes de todas clases, para contraer obligaciones y ejercitar acciones judiciales. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 9 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO UNIVERSIDADES: es un establecimiento o conjunto de unidades educativas de enseñanza superior e investigación de carácter público o privado. En la ciudad de Medellín se ha logrado la identificación de varias entidades que brindan el Servicio de impresión, escaneo y fotocopiado de documentos y planos como parte de su experiencia, es fundamental para un proceso de contratación pública con el Fondo de Valorización del Municipio de Medellín que las entidades estén legalmente constituidas y su objeto misional vaya en coherencia con el objeto del contrato, así como que se demuestre su experiencia en el sector al que pertenecen. 6. ANÁLISIS TÉCNICO Descripción del objeto: Suministro, distribución y administración de insumos para la impresión y copiado de los diferentes documentos que se requieren para la entidad. Alcance del objeto: El contratista se obligará para con Fonvalmed al suministro de insumos de impresión que requiere la entidad, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente aviso de invitación pública y la propuesta presentada y aprobada por Fonvalmed. Se entiende que los elementos a suministrar, objeto de la presente selección de mínima cuantía deben ser nuevos, originales y de la misma marca de los equipos, además respaldados y garantizados por el fabricante. Igualmente, se obliga a suministrar los elementos requeridos durante la vigencia del contrato, conservando las especificaciones técnicas de los elementos Los servicios deben cumplir como mínimo con las condiciones técnicas que se describen en listado. La propuesta debe ser presentada en el estricto orden del listado que se relaciona a continuación, para los ítems que no se presente propuesta se debe dejar el espacio vacío. NO se aceptan propuestas parciales. El servicio requerido incluye: Tóner y el kit de mantenimiento para la impresora multifuncional Hewlett-Packard CM4730 mfp, cartuchos para la impresora multifuncional Hewlett-Packard 8600 plus, cartuchos para impresora tabloide Hewlett-Packard K8600 ubicadas en las oficinas del Fondo de Valorización del Municipio de Medellín – FONVALMED. Especificaciones esenciales: El contratista deberá entregar los productos, en las instalaciones del Edificio Nuevo Centro la Alpujarra, el cual se encuentra ubicado en la Carrera 55 # 40A - 20 Oficinas 1307 – 1308 – 1312. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 10 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Reposición de suministros defectuosos: Durante la ejecución del contrato, Fonvalmed si lo considera pertinente, requerirá al contratista para que en el término de 2 días hábiles, realice la reposición de aquellos tóner o cartuchos defectuosos, que a juicio del Interventor estén defectuosos, previos los soportes y sustentación respectiva, sin importar que inicialmente se haya expedido el recibo a satisfacción. Los bienes objeto de reposición deberán ser de características iguales, es decir, con las mismas especificaciones técnicas, sin que ello implique un sobre costo para el Fonvalmed. Autonomía administrativa y operativa: El proponente debe contar con bodega con las siguientes especificaciones: Temperatura entre 17° y 21°, espacio libre de humedad, los insumos deben estar debidamente almacenados. Adicionalmente, deberá anexar el documento que lo acredita como Distribuidor Autorizado de insumos de impresión de las marcas: HEWLETT PACKARD y Lexmark. Equipo: Los vehículos necesarios para la distribución, correrán por cuenta del Contratista, lo mismo que su depreciación y mantenimiento. Solicitud de nuevos elementos: Se refiere a la solicitud de nuevas referencias de cintas, tintas y tóner no contemplados en el listado inicial de requerimientos, pero que por razones de demanda son requeridas por Fonvalmed, las características técnicas estarán definidas de acuerdo con las necesidades periódicas de los usuarios. Por lo tanto, Fonvalmed podrá adquirir cintas, tintas y tóner adicionales a los relacionados, siempre y cuando el precio ofrecido se ajuste a los del mercado, aspecto que será verificado permanentemente por Fonvalmed a través de la Interventoría. Igualmente, Fonvalmed se reservará la facultad de cambiar algunos artículos durante la ejecución del contrato, si previo análisis de calidad, eficiencia y rendimiento, no atiende a los requerimientos esperados, para este efecto, el artículo objeto del cambio será reemplazado por otro de mejor calidad y su precio deberá ser acorde a los del mercado Entrega de pedidos mensuales: El proponente deberá controlar la entrega a Fonvalmed, suministrará los elementos requeridos por la entidad, previa validación de los pedidos por parte del Área Administrativa de Fonvalmed o interventor designado. Igualmente, deberá tener en cuenta que las cantidades iníciales pueden variar de acuerdo a las necesidades mensuales reales de la entidad. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 11 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO El contratista DEBERÁ tener la capacidad de hacer las entregas ordinarias en un plazo no superior a tres (3) días hábiles, así mismo, la entrega de los pedidos extraordinarios no podrá ser superior a 24 horas, contados a partir de la fecha y hora de la solicitud. El supervisor o la persona responsable deberán firmar las respectivas remisiones o soportes de entrega. Fonvalmed no reconocerá el valor de los artículos solicitados por personas diferentes al Interventor y/o supervisor del contrato o el responsable del apoyo a la interventoría o la supervisión, para el efecto deberán coordinar las entregas sólo con las personas autorizadas las cuales serán informadas después de haber sido adjudicado el contrato. Las personas autorizadas por Fonvalmed, podrán solicitar cambios, por imperfecciones de los insumos, de igual manera, para las devoluciones por especificaciones del artículo que no correspondan con lo requerido, el cual no podrá exceder de dos (02) días hábiles, a partir de la fecha y hora de la solicitud de devolución o cambio. Los suministros deben ser entregados en paquetes individuales, en la dirección suministrada por el interventor. Los insumos deberán ser entregados por el proveedor o en su defecto por la persona que este autorice de forma personal, en ningún caso se recibirán insumos a empresas transportadoras. La propuesta deberá contener como mínimo los siguientes elementos: Las condiciones de entrega: Periodo y tiempo estimulado par la entrega de la totalidad de los productos requeridos Administración del sistema de entrega: novedades por devolución o faltantes Estructura de Precios: Tiempo de vigencia de los precios y sistemas de revisión Condiciones Comerciales: Forma de pago y descuentos. Condiciones generales para el desarrollo del contrato Disponibilidad de productos: el contratista deberá tener la capacidad de entrega. La lista de artículos solicitados con los precios debe ser presentada en medio impreso y en magnéticos Plazo de Ejecución: Hasta el 30 de diciembre de 2015 Forma de Pago: El Fondo de Valorización del Municipio de Medellín realizará la transferencia electrónica mediante pago parcial, a la cuenta informada por el proponente en el formulario de inscripción en el Directorio de Proveedores y Contratistas de FONVALMED. Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 12 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO 7. ANÁLISIS DE RIESGOS El Decreto 1510 de 2013 define Riesgo como un evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del Proceso de Contratación o en la ejecución de un contrato. También, el Decreto 1510 establece que la Entidad Estatal debe evaluar el Riesgo que el Proceso de Contratación representa para el cumplimiento de sus metas y objetivos, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente. A continuación se presenta la matriz de riesgos del proceso de contratación de Servicio de impresión, escaneo y fotocopiado de documentos y planos, según el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013 Código : ABS - F - 02 1 1 2 Bajo No Supervi sor 1 1 2 Bajo No Supervi sor No Supervi sor 2 3 Bajo 1 2 3 Bajo Contr atista Exigenci a de cumplimi ento Bajo Contr atista Exigenci a de cumplimi ento 3 CATEG ORIA 1 1 2 Bajo 1 1 1 1 2 2 Bajo Bajo COMO SE REALI ZA PERIODICI DAD Diciembre 2016 Exigenci a de cumplimi ento 3 Exigenci a de cumplimi ento CALIFI CACIO N TOTAL super visión const ante Mensual Diciembre 2016 Bajo Contr atista Exigenci a de cumplimi ento IMP AC TO super visión const ante Mensual Diciembre 2016 No Supervi sor Contr atista PROB ABILID AD MONITOREO Y REVISION super visión const ante Mensual Diciembre 2016 Supervi sor Bajo 1 2 No 3 ASIGN ACION Contr atista 1 FECHA DE TERMINA CION DEL TRATAMI ENTO CATEG ORIA TRATAMI ENTOS O CONTRO LES super visión const ante Mensual Diciembre 2016 Retrasos en el cumplimien to de los objetivos incremento de los costos Retrasos en el cumplimien to de los objetivos incremento de los costos 2 FECH A DE INICI O DEL TRAT AMIE NTO CALIFI CACIO N TOTA L abril 2015 Ejecución Ejecución Retrasos en el cumplimien to de los objetivos 1 2 PERSON A RESPON SABLE POR LA INPLEM ENTACI ÓN DEL TRATAM IENTO abril 2015 La no suscripció n del contrato sin justa causa Retrasos en el cumplimien to de los objetivos 1 IMPAC TO AFECT A EL EQUILI BRIO ECONO MICO DEL MERCA DO abril 2015 No aporte de la garantía de cumplimie nto Retrasos en el cumplimien to de los objetivos PROB ABILI DAD IMPACTO DESPUES DEL TRATAMIENTO O CONTROL abril 2015 Retrasos o faltas CONSECUE NCIA DEL EVENTO Página 13 de 14 abril 2015 TIPO Ejecución Operacional ETAPA Ejecución Operacional Incumpli miento de las obligacion es contractu ales Ejecución Operacional Deficienci a en la calidad de los bienes o servicios Operacional DESCRIPC ION Operacional FUENTE Externo Externo Externo Externo Externo General General General General General CLASE Versión : 01 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO super visión const ante Mensual Código : ABS - F - 02 Versión : 01 Página 14 de 14 ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO 8. CONCLUSIONES En este análisis del sector del servicio de suministro, distribución y administración de consumibles para impresión y copiado para las impresoras de la entidad, correspondientes al “Proyecto Valorización El Poblado”, se trabajó con varios oferentes que participarían en la convocatoria para la contratación del servicio, como también otras entidades que hicieron contratación de este servicio a terceros. Los datos presentados en este informe fueron tomados por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE, en el boletín de prensa emitido el 19 de Marzo de 2014, de la muestra trimestral de servicios del IV Trimestre de 2013. En este informe observamos que hubo incremento tanto en los ingresos, como en la contratación de personal, tanto fijo como temporal, en los dos grupos a los cuales pertenece el servicio que estamos requiriendo para la entidad. CLAUDIA PATRICIA ROJAS B. Abogada JOHN FREDY RUEDA ZULETA Ingeniero Informático Revisó: Maria Alejandra García Jaramillo Profesional administrativo Revisó: Luis Javier Alvarez Franco Abogado Proyectó: Arly Humberto Díaz Balbin. Apoyo: Control Interno y Gestión de la Mejora Fecha: Abril 2015
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