procedimiento de auditoría interna - DGB

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO
DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS
PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
SB_P_PAI_8.2.2_2015_01
CONTROL DE CAMBIOS
No.
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
3ª
Todo el documento
4ª
Diagrama
Actividades
FECHA
Se cambia la estructura del documento y el contenido, ampliando el
alcance de las auditorías internas a todos los SGC certificados,
responsabilidades, desarrollo de actividades y anexos.
Se modifica el diagrama de flujo, se modifican y ajustan algunas
actividades relativas con los días de entrega del informe y el seguimiento
Se incorpora la Responsabilidad de los Responsables de los procesos de la
DGB y se modifica el diagrama en algunos nombres de las actividades, así
mismo se cambia de Power Point a Word para dejarlo integrado en una
sola hoja, se integran y modifican los indicadores.
Se modifica en la entrega del informe de auditoría, quedando este como
opcional a entregar el mismo día o 5 días a más tardar.
17 Septiembre de 2009
27 de Septiembre 2010
5ª
Responsabilidad y
Autoridad
1ª 2011
Entrega de Informe
1ª 2012
Actualización del
procedimiento
Se actualiza la autoridad y responsabilidad de los participantes, algunas
actividades y los indicadores.
17 de Octubre 2012
1ª 2013
Descripción de
actividades
Se actualiza la forma de atención de encuestas de satisfacción y
conformidad de auditoría.
10 de Abril 2013
2ª 2013
Entrega de
documentación,
responsabilidades y
seguimiento.
Los RPC documentarán, atenderán e informarán sobre los hallazgos
detectados en los centros de información que impacten en sus áreas.
4 de octubre 2013
3º 2013
Seguimiento y Nota 2
Participación del Subcomité de Calidad del Sistema Bibliotecario.
23 de octubre 2013
1º 2014
Responsabilidades y
Autoridad
Se incluyen las responsabilidades del RD de la DGB para revisar hallazgos
de auditoría y dar tratamiento a controversias y; del auditor interno para
declarar inviable una auditoría interna, por causa justificada.
26 de mayo de 2014
2º 2014
Responsabilidades y
Autoridad, descripción
de actividades y
diagrama.
Se modifican diversos aspectos relacionados con la responsabilidad y
autoridad y descripción actividades del procedimiento.
29 de octubre de 2014
1° 2015
Descripción de
actividades
Se modifica la selección de auditores.
25 de marzo de 2015
REVISÓ
15 de Marzo 2011
APROBÓ
Representante de la Dirección
de la Calidad de la DGB
FECHA Y EVIDENCIA DE
REVISIÓN
Minuta
25 de marzo de 2015
1 de Noviembre 2010
Comité de Calidad de la Dirección General de
Bibliotecas
FECHA Y EVIDENCIA DE APROBACIÓN
Minuta
25 de marzo de 2015
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1. PROPÓSITO
Establecer los lineamientos para dirigir la planeación, ejecución y seguimiento del proceso de auditoría interna,
con el fin de garantizar la efectividad y mejora de los SGC-SB.
2. ALCANCE
Los lineamientos establecidos en este procedimiento se aplican para auditar a los SGC del Sistema Bibliotecario
de la UMSNH.
3. CRITERIOS
Normas aplicables para auditorías internas:
-
ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad- Requisitos.
ISO 9000:2005 Sistema de gestión de la calidad-Fundamentos y vocabularios.
ISO 19011: 2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
4.1 RESPONSABILIDAD
PUESTO
1.
RD DE LA DGB
2.
3.
1.
2.
3.
4.
COORDINADOR DE AUDITORÍAS
5.
RESPONSABILIDAD
Revisar los informes de las auditorías internas, en cuanto a la
redacción de los mismos, antes de que sean entregados a las
partes interesadas.
Dar tratamiento a las controversias que surjan en las auditorías
internas con las partes interesadas.
Dar el tratamiento a la declaración de inviabilidad de una auditoría
interna con las partes interesadas.
Elaborar la propuesta del calendario anual de auditorías.
Difundir el calendario a través del foro virtual, correo electrónico y
entregando una copia impresa del mismo, al RD o GIC de las áreas
a auditar.
Asegurarse de que las auditorías internas sean programadas,
planificadas, realizadas y registradas de acuerdo a este
procedimiento.
Dar de alta en la plataforma los hallazgos de auditorías (internas y
externas) considerando el proceso o centro de información que
deban atenderlo. Se dará de alta exclusivamente la parte de
identificación del hallazgo, considerando que serán los centros de
información y procesos quienes deberán atender los hallazgos
antes mencionados, así como documentar las evidencias de su
atención.
Asegurar que se lleve a cabo el seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas resultantes de las auditorías internas y
externas, así como el estado de éstas, a través de la Plataforma de
Atención de Hallazgos.
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6. Preparar el plan de auditoría y entregarlo al auditor líder, cinco
días hábiles previos a la realización de la misma. Así como
disponer la documentación correspondiente: en formato digital,
formato del informe de auditoría, y la norma ISO 9001:2008 y; en
formato impreso, las listas de asistencia y registro de verificación
de hallazgos de la auditoría interna y externa anterior.
7. Mantener copia impresa y digitalizada del informe de auditoría de
los procesos centrales o centros de información auditados.
8. Coordinar el proceso de evaluación de los auditores y conformidad
de auditoría realizada por los auditados.
9. Asegurar que se lleve a cabo el seguimiento de las acciones
correctivas y preventivas resultantes de las autorías internas y
externas, así como el estado de éstas, a través de la “Plataforma
de
Atención
de
Hallazgos”,
PAH
(SB_R_PAH_5.4.1_7.2.3.C_8.2.1_8.2.2_8.2.4_8.5.2_8.5.3).
1. Revisar el programa de auditorías y acordar su participación en las
2.
3.
AUDITOR LÍDER
4.
5.
6.
1.
2.
EQUIPO AUDITOR
(Auditores)
3.
4.
5.
1.
GESTOR INTERNO DE CALIDAD DE
LOS CENTROS DE INFORMACION
(GIC-CI)
2.
3.
4.
5.
mismas.
Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación.
Realizar la auditoría en la fecha y hora acordada.
Presidir las reuniones de apertura y cierre de la auditoría,
informando sobre los objetivos, el alcance y la norma de
referencia de la auditoría.
Prevenir y resolver conflictos.
Declarar en el informe de auditoría las controversias surgidas, de
existir éstas.
Realizar la auditoría interna de acuerdo con el plan de
auditoría previamente elaborado y conforme a lo establecido en
este procedimiento.
Participar en la elaboración de las conclusiones y del informe de
auditoría.
Mantener y salvaguardar los documentos de la auditoría.
Cooperar y ayudar al auditor líder.
Desempeñarse en apego estricto a los principios de auditoría
(integridad, presentación ecuánime, debido cuidado profesional,
confidencialidad, independencia y enfoque basado en la
evidencia).
Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante
la realización de la auditoría, proporcionando la información
necesaria para cubrir el objetivo de la misma.
Revisar el plan de auditoría e informar al coordinador sobre algún
cambio o situación especial.
Evaluar el desempeño del equipo auditor y entregar las
evaluaciones al coordinador de auditorías.
Proveer todos los recursos necesarios para el equipo auditor,
que permitan alcanzar los objetivos de la auditoría.
Documentar las acciones correctivas y preventivas en la
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“Plataforma Atención de Hallazgos”.
1. Gestionar recursos para la realización de la auditoría.
2. Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
(RD) EN LOS CENTROS DE
INFORMACIÓN
la realización de la auditoría, proporcionando la información
necesaria para cubrir el objetivo de la misma.
3. Evaluar el desempeño del equipo auditor conforme al
registro Encuesta de Satisfacción y Conformidad, a través de la
PAH.
4. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad.
1. Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante
RESPONSABLES DE PROCESOS
CENTRALES
(RPC)
la realización de la auditoría, proporcionando la información
necesaria para cubrir el objetivo de la misma.
2. Evaluar el desempeño del equipo auditor y entregar las
evaluaciones al coordinador de auditorías.
3. Documentarán, atenderán e informarán sobre el estado de
atención del (los) hallazgo(s) que impacten en su área, detectados
en un centro de información durante una auditoría.
4. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad o
declarando en el mismo, las controversia, de existir éstas.
4.2 AUTORIDAD
PUESTO
RD DE LA DGB
COORDINADOR DE AUDITORÍAS
AUDITOR LÍDER
AUTORIDAD
1. Aprobación del Programa de auditoria.
2. Revisar los informes de las auditorías internas, en cuanto a la
redacción de los mismos, antes de que sean entregados a las
partes interesadas.
3. Dar tratamiento a las controversias que surjan en las auditorías
internas con las partes interesadas.
4. Dar el tratamiento a la declaración de inviabilidad de una
auditoría interna con las partes interesadas.
1. Aprobación del Programa de Auditoría.
2. Pedir copia impresa del último informe de auditoría externa a los
centros de información certificados.
1. Coordinar con los demás auditores la elaboración del informe final
de la auditoría y entregarlo a los auditados y coordinación de
auditoría el mismo día de la realización de la auditoría o dentro de
los 5 días hábiles posteriores a la misma.
2. Conciliar con el RD los puntos en desacuerdo, respecto al informe
de auditoría.
3. Declarar inviable una auditoría interna, por causa justificada.
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GESTOR INTERNO DE CALIDAD (GIC)
1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al
informe de auditoría.
1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
(RD)
informe de auditoría, documentándolas en la “Plataforma
Atención de Hallazgos”.
2. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad o
declarando en el mismo, los puntos a tratar. Debiendo enviar una
copia digitalizada del informe de auditoría interna y externa al
área de coordinación de auditoría interna.
1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al
informe de auditoría, documentándolas en la “Plataforma
Atención de Hallazgos”.
RESPONSABLES DE PROCESOS DGB
1.
UNICOB
Llevar a cabo la medición del proceso, conforme al “Padrón de
Datos e Indicadores Básicos para la Medición de los Procesos y
Centros de Información”.
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5.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
RD DE LA DGB Y COORDINADOR
DE AUDITORÍA
Selección de
Auditores
Internos
Elaboración
de propuesta
de Programa
de auditorías
RD DE LA DGB, COORDINADOR DE
AUDITORÍA, AUDITORES, RD´s y
GIC´s de CI
COORDINADOR DE
AUDITORÍA
AUDITOR LÍDER Y EQUIPO
AUDITOR, RD´s, GIC´s de CI
Y PERSONAL.
T 1
T 8
Reunión
de
Apertura
T 2
T 5
T3
Difusión del
Programa de
Auditorías
Revisión del
Programa de
Auditorías
T 6
Aprobación
del Programa
de Auditorías
T 9
T 4
Elaboración del
Plan de
Auditoría
Realización
de
Auditoría
T 7
Entrega de
Documentación
T 10
T 11
T 12
Seguimiento
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Aplicación
de
Evaluaciones
(UNICOB)
Reunión
de Cierre
y entrega
de
informe
6.
No.
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RD de la DGB
y
Coordinador de
Auditorías
La Dirección General de Bibliotecas cuenta con un
Proceso de Formación Recursos Humanos, que capacita
a un grupo de auditores, en base al resultado de dicha
capacitación, se hace la selección del equipo auditor,
para su posterior certificación ante algún organismo
externo, con la finalidad de que la DGB cuente con su
propio equipo auditor. En ocasiones se invita a
auditores en formación como auxiliares de auditoría, con
fines didácticos, en cuyo caso, sus hallazgos son
revisados por un auditor líder.
Cuando sea posible, al iniciar cada año, se elaborará la
propuesta anual de programa de auditorías.
Considerando que el alcance y objetivos de cada
auditoría serán determinados, conforme a las
necesidades del SGC y el desempeño de los procesos y
sus evidencias.
Selección de
Auditores Internos
Elaboración de
Propuesta de
Programa de
Auditorías
Revisión del
Programa de
Auditorías
Aprobación del
Programa de
Auditorías
5.
Difusión del
Programa de
Auditorías
6.
Elaboración del
Plan de Auditoría
RD de la DGB,
Coordinador de
Auditorías,
Auditores y RD´s y GIC´s
de CI.
RD de la DGB y
Coordinador de
Auditorías
Coordinador de
Auditorías
Coordinador de
Auditoría
Una vez realizada la propuesta de Programa de
Auditorías, ésta es negociada con RD’s y GIC’s del
sistema bibliotecario a efecto de asegurar la fecha de la
realización de la auditoría.
Una vez negociado se procede a la aprobación el
Programa de Auditorías por el Coordinador de Auditorías
y el RD de la DGB. En ocasiones, la dinámica institucional
obliga a realizar cambios en el programa original, por lo
que la negociación del mismo permanece abierta
durante todo el año.
El coordinador de auditorías procede a la distribución del
Programa de Auditorías a todos los Directivos, RD’s y
GIC’s del Sistema Bibliotecario, a través del foro virtual,
correo electrónico y entregando una copia impresa del
mismo.
El Coordinador de Auditorías elabora el plan de auditoría
para cada proceso o centro de información a auditar, el
cual es revisado por el RD de la DGB antes de su envío y
se entrega al auditor líder cinco días hábiles previos a
la realización de la misma.
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REGISTRO
SB _DN _PPSGC_6.2.1
SB _R _PA_8.2.2
DGB _R _M_5.5.3
SB _R _PA_8.2.2
SB _R _PAI_8.2.2
7.
8.
9.
10
11.
Entrega de
Documentación
Reunión de
Apertura
Realización de
Auditoría
Reunión de cierre y
entrega de informe
Aplicación de
Evaluaciones
Coordinador de
Auditorías
Auditor líder, equipo
auditor, RD´s, GIC´s de
CI y personal
Auditor líder, equipo
auditor, RD´s, GIC´s de
CI y personal
Auditor líder, equipo
auditor, RD´s, GIC´s de
CI y personal
Coordinador de
Auditorías y UNICOB
El
coordinador entregará la documentación que se
requiera para la ejecución de la auditoría al Auditor
Líder, 3 días antes de la aplicación de la misma.
En caso necesario, cuando se dificulte la entrega en
forma personal, se utilizará el correo electrónico para
enviar toda la documentación en forma digitalizada.
El auditor líder preside la reunión de apertura, presenta
a su equipo auditor, pide a los participantes que se
presenten, comunica el plan de auditoría y las
actividades que realizará el equipo auditor, se
establecen los mecanismos de comunicación y se aclaran
las dudas; finalmente solicita el registro de los
participantes en la auditoría.
El equipo auditor ejecuta la auditoría interna, realiza
entrevistas,
recolecta
evidencias,
señala
incumplimientos al representante o al auditado en caso
de existir, y documenta el hallazgo.
PAI _R _ED_8.2.4
Se envía por correo
electrónico:
Norma ISO 9001
SB _R _IAI_8.2.2
Se entrega en forma
impresa:
PAI _R _LA_7.5
SB _R _PAI_8.2.2 Firmado
PAI _R _VEH_8.2.2
PGC _R _LA_7.5
En el caso de que, en un centro de información, se
requiere auditar aspectos relacionados con alguno de
los procesos centrales de la DGB, se deberá consultar
también al responsable del proceso central implicado,
antes de asentar un hallazgo.
Los informes de auditoría interna deberán ser revisados,
en cuanto a su redacción, por el RD de la DGB, antes de
la reunión de cierre, misma que podrá ser hasta 5 días
hábiles posteriores a la auditoría, según el acuerdo que
se tome con la parte auditada. Este caso se aplicará
mientras dure el proceso de formación de auditores
calificados, exclusivos para el servicio de la DGB y no se
utilizará para evitar o cambiar el sentido del hallazgo,
solo la pertinencia y la redacción.
El auditor líder solicita se convoque a los participantes a
la reunión de cierre y les informa sobre los hallazgos
detectados. La reunión de cierre y entrega del informe
podrá ser hasta 5 días hábiles posteriores a la
realización de la auditoría, lo anterior con el propósito
de dar tiempo a la revisión de hallazgos y la obtención de
evidencias adicionales, si se hace necesarias éstas. El
informe se entregará impreso y firmado por el auditor
líder, al RD y GIC. (La entrega del informe será
dependiendo del alcance de la auditoría). Así mismo,
enviará una copia impresa y electrónica del informe por
medio de correo electrónico al coordinador de
auditorías.
En el caso de la DGB se entregará el informe de auditoría
al Representante de la Dirección.
Después de la realización de la auditoría interna, el
Coordinador de Auditorías enviará, a través de la
Plataforma Atención de Hallazgos, la Encuesta de
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SB _R _IAI_8.2.2
SB _R _ESC_8.2.1 _8.2.4
UNICOB _R
Satisfacción y Conformidad, debiendo ser contestada
durante los 5 días posteriores a la realización de la
misma.
Al proceso de UNICOB se le proporcionará cada 6 meses
un reporte del resultado de las encuestas, para llevar a
cabo la medición del proceso, conforme al “Padrón de
Datos e Indicadores Básicos para la Medición de los
Procesos y Centros de Información”.
_PDIBMPCI_7.5.1.E _8.1
El coordinador de auditoría interna se responsabiliza de
dar de alta los hallazgos en la plataforma de hallazgos de
auditoría, teniendo el cuidado de no duplicar su captura
y asentar el hallazgo al proceso o centro de información
que corresponda atenderlo.
El RD, RPC, GIC y personal involucrado analizan los
resultados de la auditoría y determinan las correcciones,
acciones correctivas o preventivas para eliminar las No
conformidades, Observaciones y Oportunidades de
Mejora detectadas de acuerdo a los procedimientos de
acciones correctivas y preventivas.
12.
Seguimiento
RD de la DGB,
Coordinador de
Auditorías,
Auditores y RD´s y GIC´s
de CI.
Si durante la auditoría de algún centro de información,
se detecta un hallazgo que impacte a un proceso central,
será el responsable de dicho proceso en coordinación
con el RD del centro de información involucrado, quien
de atención al hallazgo y lo documente en la plataforma
respectiva.
SB _P _PACP_8.5.2 _8.5.3
SB_R_PAH_5.4.1_7.2.3.C_8.2
.1_8.2.2_8.2.4_8.5.2_8.5.3
TIEMPO PARA LA ATENCION DE NO CONFORMIDADES y
OBSERVACIONES:
A partir de la fecha de entrega del informe de auditoría
interna, se contará con 20 días hábiles para presentar el
análisis de causa y los planes de acción en el formato en
línea SB_R_PAH_8.5.2. Tiempo en que la coordinación de
auditoría interna llevará a cabo la verificación del estado
de atención de los hallazgos. El cierre será verificado por
el auditor líder en la siguiente auditoría interna y
externa.
NOTA 1: Una observación no atendida, al ser verificada en la siguiente auditoría, se convierte en una no conformidad. Y una no
conformidad no atendida, sin justificación, el RD de la DGB turnará el caso, a la Dirección General de Bibliotecas, para su gestión formal
en relación con las responsabilidades que correspondan a los RD y GIC, según sea el caso.
NOTA 2: La atención de una oportunidad de mejora, dependerá del criterio de cada centro de información; sin embargo, deben quedar
documentadas en la “Plataforma Atención de Hallazgos”, en el campo correspondiente a “identificación”.
NOTA 3: Los hallazgos de auditoría externa deberán ser atendidos por el Centro de Información o procesos Central implicado,
manteniendo la comunicación con el RD de la DGB, quien se hará responsable de enviar dicha información al organismo certificador.
NOTA 4: En caso de que la auditoría (interna o externa) no pueda realizarse en tiempo y forma, por motivos internos de la dependencia
programada, el RD deberá informar a la Coordinador de Auditorías mediante oficio señalando el motivo, para reconsiderar la fecha en
pueda ser reprogramada.
NOTA 5: Si, durante la realización de una auditoría interna, el Auditor Líder detecta problemas de seguridad y/o falta de disposición del
auditado (directivos, RD, GIC o personal de la misma) podrá declarar inviable dicha auditoría, procederá a suspender el proceso,
debiendo documentar los hechos y elaborar su informe, justificando dicha suspensión. Caso que turnará ante el RD de la Dirección
General de Bibliotecas, para su análisis y tratamiento con las partes interesadas.
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7.
ANEXOS
CÓDIGO
SB _R _CAAI_8.2.2
SB _R _IAI_8.2.2
PGC _R _LA_7.5
SB _R _PAI_8.2.2
SB _R _ESC_8.2.1 _8.2.4
PGC _R _VEH_8.2.2
PGC _R _ED_8.2.4
SB _R _PAH_8.5.2 _8.5.3
DGB _R _M_5.5.3
PGC _R _MPAI_8.2.3 _8.2.4
8.
NOMBRE
Calendario Anual de Auditorías Internas
Informe de Auditoría Interna
Lista de Asistencia
Plan de Auditoría Interna
Encuesta de Satisfacción y Conformidad
Verificación del Estado de Hallazgos
Entrega de Documentación
Plataforma de Atención de Hallazgos
Minuta
Medición del Proceso de Auditoría Interna
ABREVIATURAS Y SIGNIFICADO
ABREVIATURA
CTCSB
RD
RPC
GIC-CI
SGC-SB
UMSNH
DGB
SIGNIFICADO
Comité Técnico de Calidad del Sistema Bibliotecario
Representante de la Dirección
Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la DGB
Gestor Interno de Calidad del Centro de Información
Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario
Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo
Dirección General de Bibliotecas
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9.
DEFINICION Y TERMINOLOGIA
Definición
Término
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Auditado
Organización que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoría .y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría.
Cliente de la Auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría.
Conclusiones de la
Auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
auditoría.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
Corrección
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Criterios de Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Equipo Auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
Evidencia de la
Auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que
son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Evidencia Objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgos de la
Auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada
frente a los criterios de auditoría.
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