informe de auditoria 2013

INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
INFORME DEL AUDITOR INTERNO.
A la Asamblea General de Representantes
De la Cooperativa de Ahorro y Crédito Cooprogreso Ltda.
El artículo 1 de la Resolución No. JR-STE-2012-004 del 26 de diciembre de 2012 dictada por la
Junta de Regulación de Sector Financiero Popular y Solidario, señala que “La Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria, para el ejercicio de sus funciones de supervisión y control de cajas
centrales y de cooperativas de ahorro y crédito que conforman el segmento cuatro, aplicará el
marco regulatorio que hasta el 31 de diciembre de 2012, ha sido utilizado por la Superintendencia
de Bancos y Seguros”.
Por lo expuesto cumpliendo con lo dispuesto en el artículo 29 de la Ley de Instituciones del
Sistema Financiero presento a ustedes el informe de Auditoría Interna por el ejercicio
correspondiente al año 2.013.
Auditoría Interna emite este informe tomando como base todas las revisiones y auditorías a los
diferentes sub-procesos examinados durante el año 2013; mismos que forman parte del Plan de
Trabajo de la Unidad, así como revisiones o auditorías adicionales ejecutadas.
Las auditorías tienen como objetivos generales: Verificar el cumplimiento de Políticas y
Procedimientos; velar por el acatamiento de disposiciones legales; comprobar que se cumplan las
disposiciones del catálogo único de Cuentas; analizar que las actividades que se ejecutan
permitan el desarrollo adecuado de los procesos, se validan que los controles importantes
funcionan y por los tanto mitigan los riesgos existentes, se comprueba que la información
financiera y operativa sea precisa, confiable y oportuna; además se analiza la matriz de riesgos
de cada subproceso verificando la inclusión de los riesgos más importantes detectados en los
informes, también se analiza el cumplimiento de planes operativos, objetivos estratégicos y de las
metas presupuestadas.
Por lo tanto en cada revisión o auditoría se asiste a los miembros de la Organización en el
cumplimiento efectivo de sus responsabilidades, proporcionando análisis, valoraciones,
recomendaciones que permiten mejorar el sistema de control interno, optimizar el proceso, corregir
errores y prevenir riesgos; por lo tanto dando cumplimiento al rol de asesor que tiene la Unidad de
Auditoría Interna.
El auditor informático en el año 2013 valido subprocesos diferentes a los revisados el año anterior
con el propósito de cubrir en dos años todos los procesos de Tecnología y Seguridad de la
Información; entre los principales aspectos evaluado tenemos: Bases de Datos de Ahorro y
Captaciones, Gestión de la Configuración; planificación y monitoreo de seguridad de la
información, se ha realizado seguimiento a la Resolución 2148 que se refiere a la implementación
de seguridades en canales electrónicos conforme la normativa lo establece, etc. Está área
también soporta los requerimiento internos para revisiones de otros procesos que requieren
obtener información sobre la data de los diferentes sistemas que maneja Cobis.
Desde este año se incrementó para las revisiones tecnológicas la evaluación de madurez de los
subprocesos analizados bajo la metodología PAM “Modelo de Valoración de procesos” con Cobit
4.1; con lo que se determina el nivel alcanzado por el sub-proceso en cuanto a gestión, monitoreo
y productos de trabajo.
Cumpliendo con lo que establece la codificación de resoluciones de manera trimestral se ha
evaluado e informado sobre los avances del plan de auditoría y se han realizado los seguimientos
a las recomendaciones planteadas por: Auditoria Externa e Interna, también se ha verificado el
cumplimiento de las resoluciones dictadas por el Consejo de Administración; siendo los resultados
puestos en conocimiento de la Gerencia General, de las Gerencias responsables de los procesos,
Consejos de Administración y Vigilancia y de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
De manera mensual se informa tanto al Consejo de Administración como al de Vigilancia los
aspectos más relevantes detectados en las revisiones y auditorias ejecutadas.
En los primeros meses del 2014 se realizaron las modificación al sistema ERA (Aplicativo de
Auditoría) incluyendo la metodología de riesgos que la Cooperativa va a utilizar a partir de este
año; con lo cual cada observación levantada será medida a través de impacto y frecuencia por lo
que se podrá priorizar cuáles son las recomendaciones que deben ser ejecutadas de manera
oportuna, evitando posibles pérdidas para la Institución. También se han incluido una serie de
parámetros que serán implementados por el Organismo de Control durante este año, por lo que
las Auditorías contendrán la información necesaria según lo solicite la SEPS.
Por todo lo indicado se concluye que los Balances y el Estado de Pérdidas y Ganancias presentan
de manera razonable la situación financiera de la Cooperativa Cooprogreso Ltda. y que los
procesos apalancan el cumplimiento de los Objetivos estratégicos planteados. En los informes se
detallan los aspectos que deben mejorarse e implementarse, con lo cual el sistema de control
interno se fortalece y se obtienen mejoras en los procesos.
Con relación al área de Tecnología y de Seguridad de Información se concluye que los procesos
cumplen con su propósito y se ha recomendado actividades de mejoramiento en el control y
administración de actividades relacionadas con los diferentes sub-procesos evaluados.
Quito, 12 de marzo del 2.014
PATRICIA BATALLAS A.
AUDITORA GENERAL.
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
INFORME DE CUMPLIMIENTO DE CONTROLES PARA EVITAR EL LAVADO DE ACTIVOS
PROVENIENTE DE ACTIVIDADES ILICITAS.
Conforme lo dispuesto en el Art. 93 de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del
Sector Financiero Popular y Solidario en el presente informe se incluye la opinión del auditor
referente al cumplimiento de controles para evitar el lavado de activos provenientes de actividades
ilícitas.
Durante el año 2013 nos hemos regido por la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia
de Bancos y Seguros vigente a diciembre 2012; para el año 2013 no ha existido por parte del
Organismo de Control cambios a la normativa, por lo que el manual de Prevención de lavado de
Activos y Financiamiento de Delitos aprobado el 21 de agosto del 2012 y las políticas de este
manual que fueron actualizadas el 3 de enero del 2013 son las que se encuentran vigentes.
Las funciones que ha desempeñado el área de cumplimiento como ente de control son las
siguientes:
Monitoreo permanente de la existencia del formulario de licitud de fondos por los depósitos
acumulados mensuales que superan el umbral permitido que es de $ 5.000 en efectivo y a través de
Cajas; o la existencia del formulario de transacciones especiales o de excepción “ Anexo 3” que es
utilizado para sociedades que realizan transacciones de captaciones a plazo de manera
permanente.
Se sigue utilizando para monitoreo de los socios/clientes que realizan transacciones fuera del perfil
registrado en Cobis el sistema Eudox BSA-TM; producto del uso de esta herramienta se ha
identificado la necesidad en ciertos casos de actualizar la información de nuestros socios/clientes
con relación a sus ingresos y actividades económicas, aspecto que es responsabilidad de las
Jefaturas de Agencias.
La metodología para establecer el perfil de riesgo de los Socios/Clientes establecida en el año 2012
se mantiene, por lo que para el establecimiento de perfiles transaccionales y de comportamiento de
los socios se considera el perfil del cliente lo que incluye: Cliente (Actividad económica e ingreso);
productos (Ahorro, Plazo fijo y crédito); canales (Propios, terceros o varios) y zonas geográficas
(ubicación de oficinas). Para determinar el perfil transaccional se consideró el volumen y frecuencia
de transacciones; este proceso se actualiza de manera mensual con la información existente en
Cobis; con esta información se mantiene la transaccionalidad y monto histórico del socio/ cliente;
aspecto que complementa la información obtenida en el sistema Eudox BSA-TM; con lo que se
puede conocer de manera más clara las personas que requieren debidas diligencias.
Con relación a los Estudios de Mercado para validar los perfiles económicos de los socios/clientes;
se contrató en el año 2013 a la Empresa Facilita; los resultados están siendo utilizados de manera
parcial por cuanto se requiere ampliar la información considerando que los negocios son pequeños,
medianos y grandes y que de este aspecto depende el nivel de ingresos; así como la ubicación
geográfica de los mismos.
Se mantiene control permanente de las transacciones de todos los funcionarios y empleados en las
cuentas de ahorros para cumplir la política Conozca a su empleado. Adicional mantiene el control
del cumplimiento de la existencia de la documentación necesaria para el ingreso a la Cooperativa.
La Cooperativa mantiene el sistema Risk Control Service el cual contiene la lista de sindicados; el
análisis incluye el cruce de la base de socios/clientes contra todas las listas de impedidos que
mantiene el sistema; obteniendo como resultado las personas sindicadas y/o homónimos que
requieren la presentación de Certificados del Consep para ser aceptados o rechazados como
socios/clientes.
De manera semanal y trimestral el área de Cumplimiento ha capacitado al personal que ingresa a la
Institución. También se capacitó a todos los funcionarios y empleados a través del aplicativo elearning para reforzar los conocimientos adquiridos.
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
El área de Cumplimento ha ejecutado el plan de trabajo planteado para el año 2013.
Dando cumplimiento a la normativa establecida de manera mensual el Comité de Cumplimiento se
reúne para conocer el resumen del trabajo efectuado por la Unidad de Cumplimiento; para resolver
sobre incumplimientos a procedimientos reportados por la Oficial de Cumplimiento; y para analizar y
pronunciarse sobre transacciones inusuales no justificadas a ser reportadas a la UAF (Unidad de
Análisis Financiero) cuando corresponda.
Por lo indicado se puede concluir que la Unidad de Cumplimiento cumple de manera adecuada los
procesos establecidos tanto en la Codificación de Resoluciones de la Superintendencia de Bancos y
Seguros, las funciones establecidas por la UAF y con las actividades planteadas en los manuales
internos, tendientes a evitar que la Cooperativa de Ahorro de Crédito Cooprogreso Ltda. sea
utilizada para el cometimiento de lavado de activos y financiamiento de delitos; aspectos que
impactan fuertemente en la Reputación de una Institución, como consecuencia una pérdida de
confianza en la Entidad.
También las áreas de cajas; servicio al cliente, oficiales de crédito y pivot apoyan en el control,
dando cumplimiento con los procedimientos establecidos.
Atentamente,
Patricia Batallas Aguilar
AUDITOR INTERNO.
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
III.
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.
1.-
PLANIFICACION ESTRATEGICA.
La Planificación del año 2.014 mantiene los mismos pilares fundamentales con los cuales se ha
trabajado en los últimos años que son:
Financiero, que permita la sustentabilidad del negocio en el largo plazo.
Socios/Clientes, para satisfacer las expectativas de nuestros socios/clientes.
Procesos yTecnología, para alcanzar niveles de excelencia comercial y operativa para la entrega
oportuna de productos y servicios.
Aprendizaje y desarrollo, para lograr el fortalecimiento de la cultura organizacional basados en el
compromiso y maximización del recurso humano.
Todos estos puntos sustentados en una adecuada administración integral de riesgos.
Como todos los años se ha actualizado el FODA, aspecto base que nos permite conocer cuáles son
las debilidades que debemos mejorar, las fortalezas y oportunidades a aprovechar, así como
conocer las amenazas existentes, aspectos que nos permiten enfocarnos en las actividades que
debemos ejecutar con el propósito de lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos
planteados.
En este año el Consejo de Administración actualizó la Misión, Visión y Valores, en el primer caso con
el propósito de plasmar de manera sencilla lo que queremos lograr incorporando los principios
cooperativos y responsabilidad social. En la Visión se dio énfasis a la sustentabilidad y generación
de valor. Los Valores Institucionales se disminuyeron de seis a cinco considerando aquellos que son
imprescindibles y que deben cumplir todos los colaboradores a fin de mantener una adecuada
cultura organizacional; así:
MISION.Servir y Satisfacer a nuestros socios clientes con productos y servicios financieros
de calidad, cumpliendo los principios cooperativos y responsabilidad social.
VISION.Ser sustentables en el sistema financiero popular y solidario, con generación de
valor social, ambiental y económico de sus asociados y la comunidad a través de productos y
servicios innovadores.
VALORES.-
Trabajo en equipo, fidelidad, servicio, compromiso y comunicación.
La evaluación del cumplimiento de los indicadores de los objetivos estratégicos para el año 2013 fue
del 96,15% y para los planes operativos del 97,78% de acuerdo a la evaluación efectuada por
Control Interno. Auditoría validará la información indicada.
2.-
BALANCE Y CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO AÑO 2.013
En el mes de julio 2013 el Consejo de Administración aprobó una modificación al presupuesto
inicialmente planteado y los resultados analizados corresponden al último presupuesto.
Entre el presupuesto inicial y el ajustado la variación es del -8.04% con relación a los Activos,
modificación que en su mayor parte corresponde a cartera de créditos.
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
ACTIVO
En miles de dólares
NOMBRE CUENTA
CUENTA
11 FONDOS DISPONIBLES
13 INVERSIONES
14 CARTERA DE CREDITOS NETA
1499 PROVISIONES
14 + 1499 CARTERA BRUTA
16 CUENTAS POR COBRAR
17 BIENES NO UTILIZADOS
18 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
19 OTROS ACTIVOS
1 TOTAL DE ACTIVOS.
SALDO DIC
2012
30,403
17,468
175,350
(7,440)
182,790
2,887
18
3,710
2,002
231,838
SALDO DIC
2013
CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
2013
% CUMPLIM.
35,764
27,302
189,648
(10,088)
199,736
3,303
272
3,790
2,755
262,834
5,361
9,834
14,298
(2,648)
16,946
416
254
80
753
30,996
33,766
19,681
196,217
(11,844)
208,061
3,378
29
6,316
2,348
261,735
VARIACION
CON
PRESUP.
106
139
97
85
96
98
938
60
117
100
1,998
7,621
(6,569)
1,756
(8,325)
(75)
243
(2,526)
407
1,099
El total de activos tiene un cumplimiento del 100%.
Las cuentas que no alcanzaron la meta
presupuestada son cartera de créditos y propiedad planta y equipo. En el primer caso la cartera
bruta (sin restar provisiones) tuvo un cumplimiento del 96%, con un crecimiento en el año 2013 de $
16.946M; siendo la cartera de microcrédito bruta la que mantuvo un cumplimiento menor (92%) y
consumo (99%), el valor bruto no colocado fue de $ 8.323 M.
En el caso de propiedad planta y equipo se presupuestó la compra de un bien para el
funcionamiento de la Agencia ubicada en Av. Amazonas, aspecto que no pudo concretarse.
La liquidez producto del crecimiento de depósitos y obligaciones financieras incrementó el saldo
tanto de inversiones y de fondos disponibles.
PASIVOS
Los pasivos también tuvieron un ajuste en el presupuesto inicial de -8.39%; modificación que se
refleja en la disminución de las obligaciones financieras.
Al igual que en el Activo los datos que se presentan a continuación consideran el presupuesto
ajustado.
En miles de dólares:
CUENTA
NOMBRE CUENTA
21
2101
2103
2105
25
26
29
2
OBLIGAC. CON EL PUBLICO
Depósitos a la Vista
Depósitos a Plazo
Depósitos Restingidos
CUENTAS POR PARGAR
OBLIGACIONES FINANCIERAS
OTROS ACTIVOS
TOTAL PASIVOS
SALDO DIC
2012
156,332
49,820
106,411
101
3,857
44,751
74
205,014
SALDO DIC
2013
189,620
57,422
132,111
87
4,534
39,553
59
233,766
CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
2013
% CUMPLIM.
33,288
7,602
25,700
(14)
677
(5,198)
(15)
28,752
189,765
52,236
137,440
89
4,639
37,329
74
231,807
100
110
96
98
98
106
80
101
VARIACION
CON
PRESUP.
(145)
5,186
(5,329)
(2)
(105)
2,224
(15)
1,959
El presupuesto total del Pasivo tiene un cumplimiento del 101%. Depósitos a plazo tuvo un
cumplimiento del 96%, el no crecimiento conforme lo planificado se ve compensado con el
crecimiento del 110% que tuvo la cuenta de depósitos a la vista; es necesario indicar que el costo
del fondeo de depósitos a la vista es menor que el de depósitos a plazo, aspecto que por una
parte conviene a la institución.
6
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
Las Obligaciones Financieras tuvieron un sobrecumplimiento lo que indica que la Cooperativa se
endeudo en 6% más sobre lo planificado; lo indicado para mantener un colchón adecuado en
activos líquidos netos por tema de calces.
PATRIMONIO
En miles de dólares
CUENTA
SALDO DIC 2013
31
33
34
35
36
3601
3603
3
CAPITAL SOCIAL
Reservas
Otros Aportes Patrimoniales
Superávit por Valuación
Resultados
Resultados Acumulados
RESULTADOS DEL EJERCICIO
TOTAL PATRIMONIO
SALDO DIC
2012
15,453
6,493
1
2,221
2,657
349
2,308
26,825
SALDO DIC
2013
17,294
7,640
1
2,218
1,916
349
1,567
29,069
CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
2013
% CUMPLIM.
1,841
1,147
(3)
(741)
(741)
2,244
17,398
7,640
1
2,229
2,660
349
2,311
29,928
99
100
100
100
72
100
68
97.13
VARIACION
CON
PRESUP.
(104)
(11)
(744)
(744)
(859)
El patrimonio de la Institución alcanzó un nivel de cumplimiento del 97.13%, siendo los resultados
del ejercicio los que alcanzaron un cumplimiento del 68% con relación al valor proyectado. Lo
indicado principalmente por el incremento de provisiones requeridas por la Cooperativa.
INGRESOS.
El presupuesto ajustado estableció $ 1.911 menos de ingresos.
En miles de dólares
31 de Diciembre del 2013.
CUENTA
51
52
53
54
55
56
5
NOMBRE CUENTA
Intereses
Comisiones
Utilidades Financieras
Ingresos por Servicios
Otros Ingresos Operacionales
Otros Ingresos
TOTAL DE INGRESOS
SALDO DIC
2012
30,451
2
68
1,590
74
1,563
33,748
SALDO DIC CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
2013
2013
% CUMPLIM.
34,695
4,244
35,658
97
7
5
3
221
3
(65)
49
6
1,735
145
1,689
103
473
399
63
751
1,640
77
1,995
82
38,553
4,805
39,457
98
VARIACION
CON
PRESUP.
(963)
4
(46)
46
410
(355)
(904)
Considerando el monto son tres cuentas de ingresos las que tienen mayor importancia, así:
Intereses con una representatividad del 89,99% Otros Ingresos 4,25% e ingresos por servicios el
4,50%
El cumplimiento de los ingresos fue del 98%, las cuentas que inciden en el no cumplimiento son:
Intereses (Grupo 51) con el 97% de cumplimiento, con una variación con relación al presupuesto
de $ -963 M; como se presenta en el cuadro siguiente los intereses de cartera y los intereses
recibidos por Depósitos a la Vista no alcanzaron la meta presupuestada.
7
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
En miles de dólares
31 Diciembre 2013
NOMBRE CUENTA
CUENTA
51
Int. Y Descuentos Ganados
5101 Intereses Depósitos a la Vista
5103 Intereses en Inversiones
5104 Interese de Cartera de Créditos
SALDO DIC
2012
30,451
268
1,397
28,786
SALDO DIC CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
AÑO 2013
2013
% CUMPLIM.
34,695
4,244
35,658
97
176
(92)
210
84
1,575
178
1,442
109
32,944
4,158.0
34,006
97
VARIACION
CON
PRESUP.
(963)
(34)
133
(1,062)
Otros ingresos (grupo 56) con un cumplimiento del 82%, $ 355 menos a lo proyectado; aspecto
que se compensa con el sobre cumplimiento de la cuenta 55 es decir $ 410 sobre lo planificado,
lo indicado ya que a partir de septiembre 2013 los ingresos por Seguro de Desgravamen y del
Seguro médico dejaron de contabilizarse en la cuenta 56 y se registraron en el grupo 55.
La cuenta de intereses de Cartera de Créditos (5104) representa el 94.96% de los Intereses y
Descuentos Ganados; esta cuenta tiene un cumplimiento del 97% en esta cuenta se registran los
intereses ganados por los créditos otorgados y la acrualización de los créditos vigentes. Los
intereses ganados de inversiones representan el 4,54% de los intereses ganados y corresponden
a la generación de utilidades producto de las inversiones efectuadas.
GASTOS
El presupuesto ajustado estableció $ 1.433 menos de gastos.
En miles de dólares
31 diciembre 2013
CUENTA
41
42
43
44
45
46
47
48
4
NOMBRE CUENTA
Interes Causados
Comisiones Causadas
Pérdidas Financieras
Provisiones
Gastos de Operación
Otras Pérdidas Operacionales
Otros Gastos y Perdidas
Imp. y Participación Empleados
TOTAL GASTOS
SALDO DIC
2012
10,136
5
78
4,442
15,569
29
135
1,045
31,439
SALDO DIC CRECIMIENTO PRESUPUESTO
2013
2013
2013
% CUMPLIM.
12,301
2,165
12,651
97
132
127
10
1,320
119
41
81
147
5,223
781
4,720
111
18,223
2,654
18,503
98
9
(20)
0
2,116
108
(27)
116
93
871
(174)
1,066
82
36,986
5,547
37,147
100
VARIACION
CON
PRESUP.
(350)
122
38
503
(280)
9
(8)
(195)
(161)
Las cuentas más representativas del gasto son: Gastos de Operación (grupo 45) que corresponde
al 49% de total de gastos; la cuenta de Intereses Causados (41) con un equivalente al 33% y
Provisiones (44) que representa el 14%.
Grupo 45
“Gasto de Operación” no alcanzó lo presupuestado, aspecto positivo ya que se gastó menos $
280 M.
Las cuentas más representativas de este grupo son:
Gastos de personal (Grupo 4501) con un valor a diciembre de $ 8.444 M, representa el 46,34%
del total de Gastos de Operación, dentro de esta cuenta se registran los remuneraciones, fondos
de Reserva; IESS, Pensiones y Jubilaciones, uniformes, capacitaciones etc.
8
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
Servicios Varios cuenta 4503 mantiene un valor de $ 4.012 M. (22,02%), se registran: Servicios
de Guardianía, publicidad y propaganda, servicios básicos, seguros, arrendamientos, Credireport,
transporte de valores etc,
El grupo 4507 “Otros Gastos” asciende a $ 2.501 M (13,72%) e incluye gastos como: Limpieza, no
deducibles, gastos de viaje, Asamblea, responsabilidad social, suscripciones entre las principales;
también abarca mantenimiento y reparación y suministros.
Impuestos y Contribuciones con un valor de $ 1.777 M (9.75%); las principales cuentas que se
presentan son: Aportes Cosede; impuestos fiscales, contribución SEPS, Impuesto salida de
divisas etc.
Grupo “ 41” Intereses Causados cuyo gasto a diciembre fue de $ 12.301M. En estas cuentas se
gastó $ 350 M menos de lo previsto.
En la cuenta de Obligaciones con el público se contabilizan todos los valores pagados por
intereses a nuestros socios/clientes que mantienen cuentas de ahorros y certificados de depósitos
en la Cooperativa el valor fue de $ 9.674 M, según presupuesto se cumplió el 104%, es decir un
pago adicional de $ 334 M.
Los intereses que pagamos a nuestros proveedores de fondos tuvieron un cumplimiento del 79%
como consecuencia $ 684 M a favor de la Institución.
Grupo 44 “ Provisiones” La cooperativa provisionó $ 503 M más de lo planificado por esto el
cumplimiento de esta cuenta es del 111%.
Por concepto de cartera de créditos el valor
provisionado en el año es de $ 5.089 M, se provisionó $ 486M más de lo presupuestado y por
concepto de cuentas por cobrar el saldo de provisión asciende $ 117 M, superior en $ 31M.
La utilidad del año 2013 fue de $ 1.567M alcanzando un cumplimiento del 68% con relación al valor
presupuestado $2.310 M.
CUENTAS CONTINGENTES.
Registra aquellas operaciones mediante las cuales la Entidad adquiere un derecho o asume una
obligación cuyo seguimiento está condicionado a que un hecho se produzca o no, dependiendo de
factores futuros probables, posibles o remotos.
En miles de dólares
31 diciembre 2013
NOMBRE CUENTA
CUENTA
6402 Fianzas y Garantías
6404 Créditos Aprobados no Desembolsos
TOTAL CONTINGENTES
SALDO DIC
2012
32
1,364
1,396
SALDO DIC
2013
37
4,248
4,285
VARIACION
AÑO 2013
5.0
2,884.0
2,889.0
CUENTAS DE ORDEN
En las cuentas de orden se registran valores que no modifican los estados financieros de la
entidad, pero es necesaria para establecer recordatorios en forma contable.
9
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
En miles de dólares
31 de diciembre de 2013
NOMBRE CUENTA
CUENTA
7102 Activos propios en poder de terceros
7103 Activos Castigados
7104 Líneas de Crédito no utilizadas
Operaciones activas con empresas
7105 vinculadas
Cartera de Créditos en Demanda
7107 Judicial
7109
7190
7401
7402
7407
7414
7415
III.-
SALDO DIC
2012
43,137
4,566
11,779
SALDO DIC
2013
32,691
6,605
24,979
816
816
VARIACION
AÑO 2013
(10,446)
2,039
13,200
-
5,763
6,833
1,070
Intereses y Comisiones en Suspenso
Otras Cuentas de Orden Deudoras
Valores y Bienes recibidos de terceros
Operaciones pasivas con empresas
Vinculadas
Depósitos de Entidades del Sector
Público
4,084
3,077
361,614
6,078
24,223
424,251
1,994
21,146
62,637
835
1,480
645
2,101
183
(1,918)
Provisioneso Constituidas
Depósitos
Captaciones constituidas
como Garantía de Préstamos
TOTAL CUENTAS DE ORDEN
1,770
1,693
(77)
101
439,643
87
529,919
(14)
90,276
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Durante el año 2013 el Consejo de Administración aprobó:
•
La creación del cargo Supervisor de Tarjeta de Crédito, bajo la responsabilidad del área de
la Gerencia de Negocios
•
En el Acta 11 del 9 de diciembre 2013 el CDA solicita que en el organigrama el Asesor
Jurídico no se coloque a nivel gerencial y se ubique como asesor.
•
La incorporación del Jefe de Recuperación Judicial, bajo la responsabilidad del área de
Negocios.
•
En base a lo aprobado el 4 de junio se incorpora al área de UPIC: Un Coordinador de
Crédito, Un Pivot y un Coordinador Operativo.
•
Se creó el área de Contac Center, bajo la supervisión del área de Control Interno, razón por
la que se traspasaron 2 gestores telefónicos del área de Marketing a la nueva unidad y
adicionalmente se contrataron 7 gestores y 1 supervisor de Contac Center.
También se han dado los siguientes cambios.
•
Seguridad física salió del control de la Gerencia de Operaciones y pasó bajo la
responsabilidad del área de Seguridad de la Información.
10
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
•
La Gestión de pago a Proveedores se trasladó del área de Operaciones al área Financiera.
•
En la Upic se ha incrementado 1 auxiliar operativo y 5 indexadores.
•
Se Trasladó 1 Asistente de Tarjeta de Crédito del área de Operaciones a Contabilidad.
•
Al área Legal se incrementó un Asistente.
•
6 cobradores extrajudiciales.
•
El último cambió implementado es el traslado de la parte operativa de la UPIC al Contac
Center que se encuentra bajo la responsabilidad del área de Control Interno. Se han trasladado los
siguientes cargos:
3 Pivot
1 Coordinador Operativo.
9 Asistentes Operativos (indexadores)
6 Auxiliares Operativos (Digitadores)
13 Verificadores de Crédito
IV:
RIESGOS.
Riesgo de Crédito
Al 30 de diciembre 2013 el saldo de la cartera bruta asciende a $ 199.736M existiendo durante
este año un incremento de $ 16.946.M que representa el 9,27% de crecimiento.
A diciembre 2013 la cartera por vencer representa el 95.17%, la no devenga el 3,40% y la vencida
1,43%; por lo que la cartera en riesgo representa el 4.83% del total de la cartera.
Durante este año se evidencia un incremento de la cartera en riesgo de $ 2.766 M aspecto que
incide en el incremento del indicador de morosidad el cual a diciembre 2013 fue del 4.83% el
mismo que en este año se ha incrementado en 1.07 puntos porcentuales.
Las provisiones a diciembre ascienden a $ 10.088 M existiendo durante este año un incremento de
$ 2.648 M, como resultado del incremento de cartera en riesgo.
Durante el año 2013 el indicador de morosidad se incrementó en 1.07 puntos porcentuales ya que
a diciembre 2012 la morosidad era del 3,76% y a diciembre 4,83%. Si se revisa los indicadores
de sistema Cooperativo también se observa un incremento de 1.05 puntos porcentuales, el grupo
considerado como nuestros competidores (Peer Group) tuvo un incremento de 0.38% en el
indicador; tan solo la Banca tuvo una disminución de 0.28 puntos porcentuales.
Al comparar nuestro indicador de morosidad con el cual se cerró el año 2013 (4,83%), se observa
que mantenemos un indicador menor que el sistema de Cooperativas (5,10%); siendo mayor
nuestro indicador con relación al Peer Group (4.28%), es decir 0.55 y 2.23 puntos porcentuales por
encima. La Banca mantuvo un indicador de 2.60%.
A diciembre 2013 la Cooperativa mantiene una Cobertura del 104,65%; 3.58 puntos porcentuales
por debajo del mantenido en diciembre 2012.
Riesgo de Liquidez.
Los índices de liquidez de primera y segunda línea al 31 de diciembre /2013 fueron del 38.98% y
29.93% respectivamente, manteniendo la posición de liquidez por encima de los límites
establecidos por la Superintendencia de Bancos y Seguros a septiembre 2012, última fecha de
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
actualización por parte del ex ente de control que requería para primera línea el 5.64% y 7.06%
para segunda, según circular IG-INSFPR-DNR-SRFA-2012-049 de agosto 17 2012.
Durante este trimestre no ha existido liquidez en riesgo en ninguna de la bandas tal como se
demuestra en las estructuras R45 y el Reporte de Brechas Contractual enviados a la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
La Cooperativa, presenta un descalce de plazos entre activos y pasivos, situación propia del giro
del negocio, por lo que la Institución requiere mantener liquidez para cubrir las necesidades según
se refleja en el análisis de liquidez por brechas a partir de la sexta banda de tiempo, lo que nos ha
obligado a mantener una buena cantidad de recursos líquidos.
Los límites de exposición e indicadores para mantener controlada las exposiciones generadas por
las brechas de liquidez se monitorea y controla permanente y los resultados se presentan en el
informe de Comité Integral de Riesgos.
Riesgo de Mercado.
Los activos sensibles registran un valor actual de $ 127.6 MM con una duración de 0.37 años,
mientras que los pasivos registran un valor actual de $ 199.5 MM con una duración de 0.24 años,
lo cual genera el GAP de duración negativo, al presentar mayor volumen de pasivos sensibles y
con una duración más corta.
La metodología de Brecha de Sensibilidad mide el cambio en el margen financiero para un
horizonte esperado (12m) ante un desplazamiento (+/- 1%) de la curva de los tipos de interés.
Según esta metodología la Cooperativa registra una sensibilidad del margen financiero de +/- $
672 mil ante movimientos en las tasas de interés, al mes de diciembre.
Riesgo Operativo.
En este año la Cooperativa nuevamente se encuentra en proceso de actualización de las matrices
de riesgo; actividad que se inició a partir de Abril 2013, hasta el momento los procesos revisados
son: Gestión de Operaciones del Back Office - Subprocesos: Desembolso y Gestión de Custodia;
Gestión de Cobranzas; Colocación – Subprocesos: Digitación, Indexación, Pivot, Verificación y
Análisis de Operaciones y Aprobación de Crédito; Captaciones – Sub proceso Depósitos a Plazo;
y, Proceso de Contratación – Subprocesos: Selección, Contratación y Visita al Colaborador.
Adicionalmente se encuentran en proceso de revisión los siguientes subprocesos: Depósitos a la
Vista e Inducción.
Con este levantamiento también se está actualizando los controles existentes y la calificación
asignada a los mismos; además se está levantando las acciones a tomar para disminuir los
eventos detectados; seguimiento que es de responsabilidad del área de Riesgos y que lo
controlará de manera mensual.
La Matriz de eventos de Riesgo es alimentada de manera mensual por lo que se está
construyendo una base de datos con todos los eventos reportados por todos los dueños de los
procesos.
Con relación al Plan de Contingencia y Continuidad si bien contamos con el manual respectivo aún
no se realizan las pruebas y simulacros que nos permitirán conocer si este funciona
adecuadamente y si el personal responsable conoce las actividades que deben llevarse a cabo. Lo
que se ha realizado son pruebas controladas para la activación del site alterno, evidenciando la
continuidad del servicio de los diferentes sistemas y continuidad de operaciones.
TECNOLOGIA
La Cooperativa funciona con el Sistema Bancario Cobis utilizando los módulos de Cartera,
Garantías, Captaciones, Contabilidad, Ahorros, información de clientes, los mismos que soportan
el nivel de operaciones que actualmente tiene la Institución y mantienen las seguridades
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
necesarias. El 31 de abril de 2013 se procedió a realizar el upgrade de la base de datos utilizada
para el funcionamiento de estos sistemas de Sybase 12.5 a Sybase 15.7.
Las redes Wan son administradas por el proveedor de comunicaciones TEUNO, incluyendo todas
las agencias (18), ventanillas especiales (5), los 9 ATMS los tenemos en modo de outsourcing con
el proveedor Coonecta. Los acuerdos de servicio de telecomunicaciones con el proveedor están
establecidos para darnos un up time del 99.8% para agencias normales y para las agencias la Y,
Villaflora, Matriz, Sto. Domingo, Portoviejo el 99.9% por poseer éstos enlaces redundantes. El
Departamento de Tecnología lleva el control permanente del cumplimiento del contrato, con sus
respectivos SLAS.
El Data Center principal se encuentra en las instalaciones de Level 3 en la ciudad de Quito, el Site
Alterno al Proveedor Sinetcom, cuya ubicación es en el Data Center de Level 3 en la ciudad de
Guayaquil. Adicionalmente, se cuenta con el Servicio de Outsourcing de Seguridad Perimetral
Externa con la empresa Level 3.
La Institución cuenta con un servicio de Mesa de Ayuda (F11), utilizando el software base SYSAID
donde se ofrecen servicios acerca de soporte técnico y aplicativo. Además, se realizan servicios
de TI de software, hardware y telecomunicaciones, así como también se ejecuta de manera
continua el Capacity Planning para obtener la relación de capacidades de la plataforma
tecnológica.
A fin de ofrecer un adecuado soporte tecnológico en los procesos críticos de la organización, se
implementó: Office 365 para mejorar la disponibilidad del software de Ofimática, Exchange y Lyncs;
Tunning proceso Batch, que permite optimizar el tiempo de ejecución de los procesos batch;
centralización y alta disponibilidad, que mejora la capacidad para la continuidad de las operaciones
del negocio y System Center que administra el despliegue de versiones del CORE bancario y demás
aplicaciones de la Cooperativa.
El sistema Cobis con el que actualmente funcionamos fue incorporado a la Cooperativa desde el
año 2000, realizando durante estos 13 años cambios y modificaciones. El principal problema que
debemos enfrentar es que actualmente no es fácil la parametrización lo que impide la creación de
productos y servicios de manera ágil y oportuna, limitante para obtener ventaja competitiva dentro
del mercado.
En el año 2013 se tomó la decisión de cambiar nuestro Core Banking, luego de los análisis técnicos
y económicos se tomó la decisión de adquirir el Sistema Denarius, que es un core bancario cloud de
propiedad de la empresa Denarius, sistema con características ventajosas con relación a un core
bancario tradicional, en vista de que la cooperativa ya no debe invertir en infraestructura para
procesamiento y almacenamiento; bajo esta nueva metodología todos los servicios de tecnología
van a ser provistos por esta empresa por lo que la Cooperativa cancelará el uso del sistema por
transacción y por desarrollos adicionales solicitados
V.-
PATRIMONIO TECNICO
La Cobertura de Patrimonio Técnico al 31 de diciembre de 2.013 es del 12,70% superior al límite
fijado por la SBS que es el 9%, sin embargo se requiere ejecutar acciones que incrementen el
patrimonio ya que los crecimientos en activos consumen la cobertura patrimonial; siendo necesaria
la capitalización de utilidades y el incremento de nuevos socios con lo cual se aumenta el capital
social de la Cooperativa.
VI
CUMPLIMIENTO
GENERAL.
DE LAS
RESOLUCIONES
DICTADAS
POR LA ASAMBLEA
En el año 2.013 se llevaron a cabo 3 Asambleas Ordinarias de Representantes.
13
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
Según Acta No. 7 del 23 de marzo 2013, los puntos tratados se refieren al conocimiento y resolución
de los diferentes informes que deben ser presentados para conocimiento y aprobación de la
Asamblea; además resolver sobre la capitalización de utilidades y la designación de Auditoría
Externa para el año 2013, así como conocer sobre el Plan Estratégico, Operativo, Presupuesto.
Con relación la Resolución de capitalizar el 100% de los excedentes disponibles del ejercicio 2012,
es necesario indicar que el 16 de mayo 2013 la Cooperativa procedió a dar cumplimiento con la
instrucción dictada y se capitalizaron las utilidades.
Dando cumplimiento con la designación realizada la Cooperativa firmó con la Empresa Nuñez
Serrano & Asociados el contrato para que presten sus servicios como Auditores Externos durante el
año 2013.
Gerencia General se comprometió en la próxima sesión de trabajo a: Anexar el ranking por oficinas,
informar sobre las operaciones vencidas y las acciones para mejorar la morosidad.
Además se solicita a la Gerencia que se presente los resultados de las propuestas para adquirir el
bien inmueble donde funcionará la oficina de la Y. De lo informado estos temas serán tratados en la
sesión de trabajo que se tendrá con la Asamblea General.
El Acta No. 8 del 20 de Abril tiene como puntos la aprobación del acta anterior y del Estatuto. Se
solicita al Departamento Legal que remita el Estatuto de acuerdo a los requerimientos del
Organismo de Control. El Estatuto fue aprobado por la SEPS mediante Resolución No. SEPSROEPS-2013-000465 del 29 de Abril del 2013.
En el Acta No. 9 del 24 de agosto 2013 no existen resoluciones para seguimiento.
VII.-
SEGUIMIENTO RECOMENDACIONES
EXPLICACION RECOMENDACIONES NO APLICAN
Las recomendaciones No Aplican son aquellas que se encuentran planteadas en más de un
informe, por lo que el seguimiento se registra en el último informe, manteniendo el control del
status en el que se encuentra la recomendación a la fecha de seguimiento. También puede
registrar como “No aplica” una recomendación que en su momento fue aceptada pero que por el
paso del tiempo, por cambios en el proceso, la ley o normativa ya no es factible su aplicación.
EXPLICACION RECOMENDACIONES AUN NO VENCE EL PLAZO
Son las recomendaciones cuyo plazo de implementación no se ha cumplido, es decir que aún
tiene tiempo para cumplir con su compromiso.
RECOMENCACIONES EMITIDAS POR AUDITORIA EXTERNA AÑOS 2011 AL 2013.
Durante los últimos 3 años (2011, 2012 y 2013) nuestros Auditores Externos han emitido 5 informes
con un total de 112 recomendaciones, el seguimiento se efectúa a 85 recomendaciones sin
considerar las que se encuentran en estado no aplica. El detalle a continuación
14
INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
RECOMENDACIONES EMITIDAS POR AUDITORIA INTERNA AÑOS 2010, 2011, 2012 Y 2013
Durante estos 4 años el Area de Auditoría Interna ha emitido 1.742 recomendaciones, sin
considerar aquellas que ya no aplican las recomendaciones planteadas por Auditoría son 1.554;
el estado de las mismas es el siguiente:
2010, 2011, 2012, 2013
TOTAL RECOMENDACIONES
NO APLICA
PENDIENTE
AUN NO SE
CUMPLE EL
PLAZO
EN PROCESO
EJECUTADA
TOTAL
RECOMENDACIONES
PARA SEGUIMIENTO
1742
188
%
2
0.13%
15
0.97%
72
4.63%
1465
94.27%
1554
100.00%
VIII
SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES Y SOLICITUDES DEL CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN.
De manera semestral se realizan los seguimientos al cumplimiento de las solicitudes y resoluciones
dictadas por el CDA en las sesiones que se llevan a cabo.
Como se observa las resoluciones de los años 2009,2010 2011 han sido cumplidas (462) y
calificadas como no aplican 62. Las resoluciones que se encuentran en proceso corresponden a los
años 2012 y 2013 cuya sumatoria asciende a 24 y las pendientes son 3; detalle de lo informado:
Nota: Actas consideradas son las emitidas hasta el mes de Octubre 2012.
IX.
ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA.
CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE AUDITORIA.
Según Plan de Auditoría se debían ejecutar en este año un total de 56 auditorías, se han ejecutado
50 que representa el 89.29%; en este año se han ejecutado 12 revisiones y auditorías no previstas
en el Plan, en unos casos por requerimientos del Órgano de Control, otros por necesidades
institucionales o por pedido del Consejo de Administración (21,43%) y las no ejecutadas son 6
(10,71%), al compensar las no ejecutadas con las no previstas se puede indicar que el plan fue
cumplido.
Las auditorías no ejecutadas son:
Seguridad de Tarjetas de crédito
Liquidez y Mercado
Cobranzas
Salud y Seguridad Ocupacional.
Obligaciones Financieras
Costeo de Productos y Servicio
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INFORME A LA ASAMBLEA GENERAL AUDITORIA INTERNA
AÑO 2013
En el plan de auditoría del año 2014 fueron incluidas las 4 primeras revisiones
Auditoría también realiza revisiones de manera mensual o trimestral, las mismas se cumplieron en
su totalidad (50 revisiones)
Las auditorías no ejecutadas en su mayor parte se suscitan por la asignación de otros trabajos no
previstos en el plan, por ausencia de un Auditor Senior por el lapso de 7 meses, para compensar
parte de este desfase se contrató un Auditor Junior por 6 meses. Adicional otro Auditor Senior a
partir del mes de octubre 2013 participó de manera parcial en la implementación del nuevo Core
Bancario, a partir del 2014 su incorporación fue a tiempo completo.
Herramienta EnTerprise Risk Asesor V7 WorkGroup (ERA)
La herramienta ERA adquirida en el 2010 se la sigue utilizando para la emisión de informes.
Plan de Auditoría basado en riesgos.
El Plan de Auditoría basado en riesgos se lo sigue preparando utilizando la herramienta construida
por el Auditor Informático, la cual otorga puntuaciones a cada subproceso que mantiene vigente la
Cooperativa considerando varios criterios de evaluación y pesos de importancia para cada uno de
éstos.
A la fecha de elaboración del Plan de Auditoría la Cooperativa contaba con 111 subprocesos,
considerando a cada oficina como un subproceso individual.
Para la elaboración del plan se consideran los subprocesos que mantienen mayor puntuación,
aquellos que por normativa son obligatorios y aquellos que pudieran ser requeridos por Gerencia
General, CDA o Consejo de Vigilancia.
Los criterios utilizados para la elaboración del plan de auditoria año 2014 son:
CRITERIOS
Antigüedad de la Última auditoria
Evaluación última auditoria
Considerado Subproceso Crítico
Riesgo Inherente.
% Frente Activos, pasivos, ingresos y gastos
Subproceso afecta a objetivos Institucionales
PONDERACION
3
4
5
3
2
6
Atentamente,
Patricia Batallas Aguilar.
AUDITORA GENERAL
16

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