Resumen Metodología para la documentación Procedimientos El presente trabajo de grado tuvo como objetivo desarrollar, tres procedimientos para la evaluación de la efectividad de las acciones tomadas, estandarización de técnicas para el muestreo durante la auditoria y emisión de un informe de conformidad, para ser incluidos en el manual interno del área de seguridad y calidad. Con este fin, desarrollar una metodología para que sean documentados los distintos procedimientos. FLUJOGRAMA DE TÉCNICAS DE MUESTRO DURANTE LA AUDITORIA Inicio 1. Selección de los elementos a auditar. 3. Selección de los elementos específicos de la población . Examinándose el estado de cumplimiento de los procedimientos frente a la norma IOSA, realizando una recopilación de información mediante la aplicación de una lista de chequeo a los jefes y dueños de los procesos, donde se revisó el manual frente a lo exigido en la norma, observándose falencias en el sistema documental en cuanto a la revisión y actualización de procedimientos en el área. A continuación se realiza una propuesta de los procedimientos y de la metodología de documentación que permitirán mantener una organización en un enfoque de mejora continua. Los procedimientos a ser documentados serán incluidos e instrumentados en el Manual del área mediante la elaboración y actualización de boletines deben contener como mínimo los siguientes parámetros: 2. ¿Los Elementos tienen una importancia elevad? Sí No 4. Realizar un muestreo de auditoría. 5. Determina :Tipos de muestreo a usar . 6. Emisión del informe de inspección. 7. Determinar el tamaño de la muestra. Uniformar y controlar el cumplimiento de las prácticas de trabajo. 8. Identificar el riesgo de la auditoria. Objetivos FLUJOGRAMA DE PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A ACCIONES TOMADAS O IMPLEMENTADAS POR AUDITORIA Inicio Elaborar los procedimientos para la evaluación de la efectividad de las acciones tomadas, estandarización de técnicas para el muestreo durante la auditoria y emisión de un informe de conformidad relacionados con el Sistema de Seguridad y Calidad en Copa Airlines Colombia. 1. Establecer cronograma de Seguimientos y/o Evaluaciones . 2. Asignar los equipos y/o auditores responsables. 3. Revisar auditorías realizadas, y sus Planes de acciones correspondientes y/o necesidades de seguimiento. Elaborar un diagnóstico frente al manual ISMS de la compañía con el fin de establecer si existe información relacionada con los procedimientos. Elaborar los procedimientos mediante la información recolectada con el objetivo de que se ajusten a las necesidades reales del área. 4. ¿Las auditorias tienen hallazgos? Sí No 6. .Solicitar a los responsables el reporte del estado de las acciones correctivas. 7. Consolidar los resultados reportados. 8. Realizar verificación de las evidencias de los avances reportados. Diagnostico 9. Realizar spot check. Situación de la empresa, en donde se logró levantar toda la información general de la compañía como la actividad económica, estado frente a competidores y portafolios de productos. 10. Analizar Cumplimiento y Elaborar Informe de Seguimiento / Evaluación . 11. Revisar y aprobar Informe. 12. Elaborar Informe ejecutivo y presentación para el área auditada. Fin FLUJOGRAMA DE REALIZACION DEL INFORME DE CONFORMIDAD Inicio 1. Describa la sección a la que pertenece el ISARP evaluado. 2. Numeral del ISARP evaluado. 3.Describa lo que pide el ISARP en Inglés. Al realizar el análisis de la información obtenida por medio de la matriz se obtuvo 6 debilidades y 6 amenazas, muchas de estas se enfocan a un problema en específico, por ello se deduce que se encuentran inmersas en dos grandes problemas: Estandarización y documentación, esto determinara cuáles de las mismas son los más relevantes y los cuales se deben intervenir con mayor prioridad, para así dar continuidad al proceso de cumplimiento de la auditoria IOSA. 4. Introduzca la fecha en la que se evaluó la disposición. El formato de la fecha es "06-Nov-1983". 5. Introduzca el nombre de la persona que evalúa la disposición. 5. Escriba referencia manual / documento para cada prestación, incluyendo el título o el acrónimo y el capítulo o subcapítulo. 6. Proporcione la evidencia que fue evaluado para confirmar la ejecución. 7. Seleccione la evaluación adecuada: Finding (Not Documented, Not Implemented),Observation (Not Observation (Documented, Not Implemented)Documented, Not Implemented) Diagnóstico de requisitos exigidos en la norma IOSA, se utilizara el método de la entrevista no estructurada, donde se validó todos los requisitos en una lista de chequeo. Documentar el funcionamiento interno en lo relativo a descripción de tareas. Ayudar a la coordinación de actividades y a evitar duplicidades. Apoya el análisis y revisión de los procesos del sistema y emprender tareas de simplificación de trabajo. Facilita las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia. 5. Consolidar los planes según la naturaleza de la Auditoria Internas o Externas. Sugerir una metodología para la documentación de los procedimientos con el objetivo que sirva de modelo para futuras inclusiones. Con el fin de conseguir la mayor cantidad de información sobre la situación actual de la empresa, características de los diferentes procedimientos, identificando las mejoras o ser incluidos en el manual en su versión actual, el análisis se enfoca en cuatro ISARPS de IOSA documentados en el MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y CALIDAD - ISMS Rev. 6 que se deben analizar, los cuales son: Aseguramiento de Seguridad y Programa de Evaluación interna; Revisión Gerencial y Auditoria IOSA., se definieron diferentes métodos: VENTAJAS Fin 8. Realizar verificación de las evidencias de los avances reportados. 9. Escriba una descripción detallada de la no conformidad. 10. proporcione una causa raíz de la no conformidad. Conclusiones La situación del área de Seguridad y Calidad de Copa Airlines Colombia mostró que se presentaba un cumplimiento del 94% de la norma, lo que implicaba falta de estándares claros, que permitieran satisfacer plenamente las necesidades del requerimiento, haciendo clara la necesidad del cumplimiento en su totalidad de los ISARP´s ORG 3.4.1; 3.4.4; 3.4.6 Y 3.4.7 basados en los requisitos de la norma. Se diseñaron los procedimientos para la contestación de los ISARP´s ORG 3.4.1; 3.4.4; 3.4.6 Y 3.4.7 de la auditoria IOSA a partir de la identificación las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas que posee el área de la compañía Copa Airlines Colombia, planteándose los flujo gramas de estandarización del muestreo de evidencia durante la auditoria, el programa de seguimiento a los planes de acción tomados e implementados por finding de auditorías y el formato de informe de conformidad, para ser ejecutados en cada una de las auditorias de la compañía, los cuales contribuirán para mejorar la calidad de la atención en salud en cada uno de los programas y facilitar la ejecución de las auditorías. Fue generada una nueva perspectiva para la gestión de indicadores que le permite a la empresa analizar periódicamente sus actividades y realizar una toma de decisiones, asegurando una verdadera planeación estratégica y mejoras de una forma más sencilla y en menor tiempo. 11. Registre la acción correctiva (s) que se utiliza para cerrar la no conformidad . 12. Seleccione el estado de la evaluación en el momento de la Conformidad Reporte Fin Karen Andrea Colorado Sánchez Director: Milton Mauricio Herrera Ramírez Programa de Ingeniería Industrial Universidad Católica de Colombia Bogotá D.C., Colombia