INSTRUCTIVO PARA LAS RENDICIONES DE SEMANA NACIONAL DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGIA 2015 El presente instructivo procura establecer cómo deben confeccionarse las Rendiciones de gastos de la XIII SEMANA NACIONAL DE LA CIENCIA Y LA TECNOLOGIA (en adelante “Semana”), para su presentación ante la PROGRAMA DE POPULARIZACION DE LA CIENCIA Y LA INNOVACION (PPCI) del MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGIA E INNOVACION PRODUCTIVA DE LA NACION. El siguiente instructivo es para la confección de rendiciones por aquellas instituciones que operan como Unidades de Administración. Si usted está en duda de si su institución es una Unidad de Administración o no, probablemente no lo sea. En ese caso, contáctese con el PPCI. 1. Formato de rendición La rendición se compone de a) comprobantes de gastos, b) presupuestos, c) una planilla según formato adjunto, y d) nota de elevación. Todos los elementos deben estar encarpetados. En caso de que se administren fondos para más de una institución beneficiaria, se elevará una rendición por cada institución beneficiaria. 1.1. Comprobantes 1.1.1. Los comprobantes pueden ser a) Facturas B o C b) Ticket-facturas c) Tickets 1.1.2. Deben presentarse pegados en hojas en un solo lado del papel (utilizar goma de pegar, evitando la cinta adhesiva o el abrochado excepto si en el reverso del comprobante hubiera una aclaración o firma importante para su consideración como gasto elegible) 1.1.3. Ser numerados en forma correlativa; el número que se asigne a cada uno será el mismo que se vuelque en la planilla de rendición al lado de su descripción. 1.1.4. Estar autorizados mediante firma y sello del Responsable de la Institución Beneficiaria. 1.1.5. No se admitirán comprobantes incompletos, tachados, enmendados o que dificulten la correcta lectura e interpretación de los mismos. 1.1.6. Podrán presentarse comprobantes fotocopias con el sello “ES COPIA FIEL” avalada por autoridad competente. 1.2. Presupuestos En el caso de prever una erogación mayor a PESOS UN MIL ($1.000), deberán adjuntarse TRES (3) presupuestos comparables entre sí, para que permitan verificar que la adquisición y/o contratación ha sido realizada al menor precio de plaza. 1.3. Planilla Se confeccionará la planilla (adjunta como Anexo A) en la que se consignará, para cada gasto, número de comprobante (ver punto 1.1.2), fecha, número y tipo de comprobante (factura, ticket o ticket-factura), concepto, monto. La planilla de Rendición deberá estar firmada y sellada por el responsable de la Unidad de Administración que autoriza y aprueba los gastos. 1.4. Nota de elevación La rendición, con sus comprobantes respaldatorios, será elevada mediante nota dirigida a la PPCI solicitando el reintegro de la suma rendida. Dicha nota y la planilla de detalle deberán contar con firma y sello del Funcionario Responsable de la Unidad de Administración. 2. Gastos financiables El Ministerio cubrirá los gastos en que incurran las instituciones organizadoras de actividades, según estén contenidos en los siguientes rubros financiables: 2.1. Material Didáctico: compra de toner y cartuchos de tinta para impresoras, fotocopias, impresiones de textos, anillados, CDs, DVDs y alquiler de equipamiento multimedia que se necesite para las presentaciones, consumibles destinados a la actividad como marcadores, papel, sustancias químicas. 2.2. Refrigerios: alquiler de dispensers de agua, té, café, azúcar, golosinas, sándwiches. Aclaración: no se reintegrarán servicios de catering. 2.3. Movilidad interna: taxis, remises y alquiler de micros para el traslado de alumnos, docentes e investigadores, fletes para traslado de equipamiento educativo. Deberá identificarse nombre y apellido completo de pasajero, organismo y domicilio de origen / destino, tiempo de espera si lo hubiere, y motivo del traslado por ese medio. 2.4. Pasajes terrestres: pasajes para traslado de docentes e investigadores. 2.5. Combustible: en casos especiales debidamente justificados. La justificación se realizará a través de una nota, explicando los motivos por los cuales se debió realizar el gasto. Adicionalmente, se podrán presentar los correspondientes gastos de peajes. (Ver Decreto Nº1189/2012) 2.6. Alojamiento: en casos especiales debidamente justificados. La justificación deberá realizarse a través de una nota, explicando los motivos por los cuales se debió realizar el gasto 3. Formatos requeridos para las facturas y ticket-factura: 3.1. Datos pre-impresos: 3.1.1. Los establecidos por las normas fiscales vigentes (AFIP-DGI). 3.1.2. Solo se deben aceptar comprobantes clase B o C, o ticket factura. 3.1.3. Los datos contenidos en ellos no deben presentar enmiendas o tachaduras. 3.1.4. En su parte superior:(datos del Vendedor o Prestador del Servicio) a) Apellido y nombres, denominación o razón social. b) Domicilio comercial. c) La leyenda "IVA RESPONSABLE INSCRITO", "IVA EXENTO", "NO RESPONSABLE IVA", "RESPONSABLE MONOTRIBUTO", "PEQUEÑO CONTRIBUYENTE EVENTUAL", "MONOTRIBUTISTA SOCIAL", "PEQUEÑO CONTRIBUYENTE EVENTUAL SOCIAL", según corresponda. d) Las letras "B" o "C", según corresponda e) Tipo o denominación de comprobantes, Ejemplos, Factura, Nota de Débito o Nota de Crédito. f) Numeración consecutiva y progresiva, de DOCE (12) dígitos. g) Fecha de emisión, de adquisición del Bien o prestación del Servicio. h) Fecha de inicio de actividades en el local o establecimiento afectado para su desarrollo o, en su caso, las correspondientes a los respectivos puntos de ventas habilitados, precedida de la leyenda "INICIO DE ACTIVIDADES". i) Clave Única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.). j) Número de inscripción del impuesto sobre los ingresos brutos o condición de no contribuyente. 3.1.5. En su parte inferior: a) Apellido y nombres, denominación o razón social y Clave Única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.) de quien efectuó la impresión, el número de habilitación del establecimiento impresor, otorgado por el organismo competente. b) El primero y el último de los números de los documentos que comprenda la impresión efectuada, y fecha en que se realizó. Verificar que el N° citado en Inc f) este incluido en el presente lote Autorizado por AFIP. c) Código de autorización de impresión, precedido de la sigla "CAI N° .... o CAE N°”. d) Fecha de vencimiento del comprobante, precedido de la leyenda "Fecha de Vto. ....". e) La palabra "ORIGINAL" (no se aceptarán duplicados). 3.2. Datos a consignar por el proveedor: 3.2.1. Datos del comprador claramente identificados. Estos datos pueden corresponder a la Institución Beneficiaria (es decir, aquella que en efecto está organizando las actividades pertinentes de la Semana e incurre en los gastos), o a la Unidad de Administración. 3.2.2. En ningún caso los comprobantes deberán estar a nombre del Mincyt o del PPCI. 3.2.3. Fecha de emisión. 3.2.4. Bienes adquiridos o servicios prestados, cantidades, precios unitarios y precios totales. 4. Formatos requeridos para los tickets 4.1. Los tickets deberán cumplir con las normas dictadas al respecto por la AFIP-DGI, verificando que en su parte inferior o al final del mismo contenga la siguiente leyenda, CF seguida de una Numeración de registro y debajo las siglas DGI. 5. Límite en cuanto al importe rendido por gasto individual/concepto 5.1. No podrán pagarse o erogarse gastos cuyo monto, individualmente o por un mismo concepto, supere los PESOS DIEZ MIL ($ 10.000.-). 5.2. Adicionalmente, cuando el monto de la adquisición y/o contratación de bienes y/o servicios superare la suma de PESOS MIL ($ 1.000), resultará necesario, que con la respectiva rendición de los gastos efectuados, se acompañen al menos TRES (3) presupuestos comparables entre si, para que permitan verificar que la adquisición y/o contratación ha sido realizada al menor precio de plaza. 6. Exclusiones a los gastos admitidos por Semana En principio, todo lo que no esté incluido en el apartado 2, no es financiable en el programa Semana. En particular, téngase en cuenta que los siguientes tipos de erogaciones no son financiables por Semana en ningún caso:      Bienes de capital: proyectores, motores, aparatos de laboratorio. Pasajes aéreos Honorarios profesionales Panfletos, volantes, banners de publicidad ni impresiones no destinadas específicamente a los destinatarios de la actividad Seguros médicos ni de otro tipo 7. Monto total aprobado La transferencia inicial se realiza por el monto presupuestado para cada actividad. La rendición de gastos no puede en ningún caso exceder dicho presupuesto. En el caso de que los gastos rendidos sumen un monto menor a la cifra transferida, la Unidad de Administración deberá transferir al Mincyt la diferencia. Para ello se tomará la cifra de la rendición aprobada, es decir, compuesta de los gastos cuyos comprobantes y planilla cumplan con los requisitos descriptos en el presente instructivo. Todo gasto que no cuente con comprobante aprobado se considera como no financiable y el monto correspondiente deberá ser restituido al MIncyt independientemente de si el gasto fue realizado o no. 8. Fecha límite para entregar la rendición La rendición será recibida por la Unidad de Administración y posteriormente deberá ser enviada al PPCI: Av. Córdoba 831 3º piso – CABA – C1054AAH. Los gastos deberán ser rendidos, como máximo, a los 30 días de finalizadas las actividades.