Propiedad intelectual Nota Toda la información contenida en este documento es propiedad intelectual de Marketing Support Intelligence. La reproducción o copia de este documento, sin la aprobación expresa de Marketing Support Intelligence, es prohibida. Por respaldo y auditoría, toda propuesta se almacena en nuestros servidores centrales. Derechos Propietarios La totalidad de aplicaciones y documentación entregada por Marketing Support Intelligence son de propiedad exclusiva de Marketing Support Intelligence. Todos los derechos aplicables a patentes, derechos de autor y otros derechos propietarios son de Marketing Support Intelligence. COMPROBANTES ELECTRONICOS Son una novedad los COMPROBANTES ELECTRONICOS para aquellos sistemas informáticos tradicionales que todavía mantienen sus estructuras antiguas de funcionamiento (DOS, Windows, cliente/servidor, etc.). Hoy en día, sistemas robustos similares a Marketsoft, trazan sus lineamientos hacia la usabilidad actual de la información, 100% web, en línea, móvil (Tablets, smartphones), smartTV, etc. siempre con un paso adelante y evitando que las empresas gasten en software, permitiendo que inviertan en innovación, efectividad, y actualidad. Base Legal El proceso de autorización para la emisión de documentos electrónicos se basa conforme a lo dispuesto en el inciso tercero del número 3 del artículo 6 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios vigente y conforme lo norma la resolución establecida para el efecto. - Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 557 de 17 de abril de 2002. - Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos, publicado en el Registro Oficial No. 735 de 31 de diciembre de 2002. - Decreto No. 181 publicado en el Registro Oficial No. 553 de 11 de octubre del 2011, en el cual norma la numeración de identificadores de campo y campos mínimos de los tipos de certificados. - Resolución NAC-DGERCGC-00105 del 09 de Marzo del 2012 -Reformas al Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios publicado en el Registro Oficial No. 877 de 23 de Enero del 2013. -Registro Oficial No. 956 del 17/may/2013 se publicó la Resolución NAC-DGERCGC13-00236 Resolución NAC-DGERCGC12-00105 9 - Mar - 2012 Los sujetos pasivos de tributos deberán consultar la validez de los comprobantes electrónicos directamente a través de los servicios en línea del SRI Los sujetos pasivos de tributos deberán obligatoriamente y por única vez ingresar la solicitud de emisión en un ambiente de pruebas, en el cual podrán efectuar todos los ajustes necesarios en sus sistemas computarizados, los comprobantes emitidos en este ambiente no tendrán validez tributaria. Una vez que los contribuyentes hayan realizados todas las verificaciones en el ambiente de pruebas, ingresarán la solicitud de producción, todos los comprobantes emitidos en este ambiente y que sean autorizador por el SRI tiene validez tributaria. Los sujetos pasivos de tributos que realicen las solitudes antes referidas deberán cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y sus Documentos Complementarios con sus reformas. El SRI otorgará un número de claves de acceso contingentes Generalidades (1) Comprobante electrónico Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos los comprobantes, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma electrónica. Beneficios Tiene la misma validez que los documentos físicos. Reducción de tiempos de envío de comprobantes. Ahorro en el gasto de papelería física y su archivo. Contribuye al medio ambiente, debido al ahorro de papel y tintas de impresión. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Documentos pueden ser emitidos electrónicamente Facturas Notas de crédito Notas de débito Comprobantes de retención Guías de remisión Generalidades (2) Requisitos para emitir un documento electrónico Firma electrónica Software que genere comprobantes electrónicos Conexión a Internet Clave de acceso a servicios en línea Firma electrónica Son los datos en forma electrónica que se adjuntan o asocian a un mensaje de datos, y que pueden ser utilizadas para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en dicho mensaje. La firma electrónica reemplaza a la firma escrita. Entidades autorizadas a emitir una firma electrónica Existen 3 entidades certificadoras en el país: Banco Central del Ecuador Security Data ANF Generalidades (3) El esquema de comprobantes electrónicos tiene dos ambientes: 1. 2. Ambiente de PRUEBAS Ambiente de PRODUCCIÓN AMBIENTE DE PRUEBAS O CERTIFICACIÓN Todo contribuyente debe solicitar primero autorización para el ambiente de pruebas en el portal web; para lo cual, debe ingresar con su RUC y clave a la opción Servicios en línea. El ambiente de PRUEBAS permite revisar el funcionamiento del esquema de emisión electrónica, realizar los ajustes a los sistemas y corregir posibles errores. Los comprobantes que se emitan en este ambiente no tienen validez tributaria. AMBIENTE DE PRODUCCIÓN Una vez culminadas todas las pruebas en ambiente de certificación, el contribuyente podrá solicitar la autorización para que se le habilite el ambiente de producción. Todos los comprobantes electrónicos autorizados en ambiente de producción tienen validez tributaria. Para habilitar ambos ambientes el SRI verificará que el contribuyente se encuentre al día en sus obligaciones tributarias. Generalidades (4) Formato RIDE Es un formato de representación impresa de un documento electrónico. Las representaciones impresas de los comprobantes electrónicos deben cumplir con los requisitos del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y la Ficha Técnica. El RIDE debe ser emitido: 1. 2. 3. Cuando no exista el consentimiento del usuario o consumidor para recibir el comprobante electrónico; Cuando la impresión sea requerida de manera expresa por el receptor, en el momento de la emisión o después Cuando en la compra no se identifique al consumidor o usuario (consumidor final). La impresión de la representación del comprobante electrónico (RIDE) tendrá igual validez que los comprobantes establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios y su contenido podrá ser verificado con la información que reposa en la base de datos de la Administración Tributaria. Formato XML y RIDE <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <autorizacion> <estado>AUTORIZADO</estado> <numeroAutorizacion>0906201412461517912561150010442538160</numeroAutorizacion> <fechaAutorizacion>2014-06-09T12:46:15.153-05:00</fechaAutorizacion> <ambiente>PRODUCCIÓN</ambiente> <comprobante><?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><factura id="comprobante" version="1.0.0"><infoTributaria> <ambiente>2</ambiente><tipoEmision>1</tipoEmision><razonSocial >OTECEL S. A.</razonSocial><nombreComercial>MOVISTAR</nombreComercial><ruc& gt;1791256115001</ruc><claveAcceso>08062014011791256115001200132700784 75451288441613</claveAcceso><codDoc>01</codDoc><estab>001</ estab><ptoEmi>327</ptoEmi><secuencial>007847545</secuencial> <dirMatriz>AV REPUBLICA E7-16 Y LA PRADERA. QUITO- Nuestras Soluciones Nuestra Solución (Todos con énfasis en el Marketing) GEDI Es una herramienta que permite la generación, firma, envío y administración de todos los documentos electrónicos, eliminando el gasto de papel y permitiendo su registro, almacenamiento, consulta (búsqueda avanzada) y respaldo de los comprobantes electrónicos exigidos y sugeridos por el SRI, adicionalmente de otros factibles como: Pedidos, Ordenes de Compra, Comprobantes de Pago, Roles de Pago firmados, e-mails enviados y recibidos, etc. También habilita el escaneo para archivo de documentación física existente (cheques, facturas anteriores, documetnos de lotes de producción, etc.). Y cuando requerimos de firmas internas de responsabilidad entre diferentes departamentos de la empresa, el llamado workflow. Posibilitando la eliminación casi total del desperdicio de papel. Por ejemplo, firmas de recepción de materiales, firmas de constatación de horas hombre productivas, etc. La Gestión Documental, junto con MarketSoft, pueden ser usadas desde tablets, smartphones, o cualquier dispositivo móvil, otorgando libertad al empleado y ejecutivo. La Tecnificación como Herramienta La tecnología como herramienta de ayuda, debe adaptarse al giro de cualquier negocio con Buenas Practicas y Estándares de Procedimientos Gedi MSI Glosario de Términos (1) Factura: Es el comprobante que acredita la transferencia de bienes o la prestación de servicios, y que pueden o no tener grabación de tributos. Cuando se especifican productos, afectan directamente al inventario, en su fecha de emisión. Nota de Crédito: Las notas de crédito son documentos que se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. En el caso de devoluciones: Pueden ser descriptivas por sí mismas, es decir que afectan directamente al inventario, o que están enlazadas a una Nota de Ingreso por devolución, documento generado previamente en el departamento de Inventarios. Nótese las dependencias en las fechas de emisión. Nota de Débito: Las notas de débito son documentos que se emiten para cobrar intereses de mora, recuperar costos y gastos realizados por el vendedor luego de la emisión de la Factura. Comprobante de Retención: Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno. Guía de Remisión: La Guía de Remisión es un documento complementario a los comprobantes de ventas, que se utilizan para justificar el traslado de bienes. Nota de Ingreso: Documento que detalla la recepción o entrada de materiales o productos a su respectiva Bodega. Es uno de los documentos que afectan directamente el inventario, por lo que su fecha de emisión pasa a tener una primordial importancia en el control de productos. Nota de Egreso: Documento que detalla la salida o transferencia de productos desde su respectiva bodega. Documento que afecta directamente el inventario, y su fecha de emisión permite el control apropiado de los productos. Gedi MSI Glosario de Términos (2) Nota de Ajuste: Documento que permite ajustar valores de pago de centavos con clientes Comprobante de Egreso: Documento que registra la obligación por pagar hacia un proveedor Comprobante de Pago: Documento que permite realizar el pago en cheque o transferencia a proveedores. Comprobante de Banco: Documento que registra el movimientos bancarios y sus transferencias Comprobante de Ingreso: Documento que registra la cancelación de facturas de clientes. Nota de Crédito del Proveedor: Comprobante que detalla el saldo a favor que aceptó el proveedor, por devolución de materiales adquiridos. Orden de Compra: Documento que permite registrar la cantidad y precio de los productos solicitados a los proveedores. Pedido/ Cotización: Documento que registra lo solicitado por los clientes Orden de Producción: Documento que registra el inicio y finalización del proceso productivo, detallando todo lo sucedido en el proceso de transformación. Información Transaccional de la Empresa Esta innovación tecnológica “obligada”, permite que la información de la transacción que se realiza con el cliente, lo tenga disponible el organismo de control de manera inmediata, información como: quien consume, cuanto consume, que consume, y cuanto es el valor impositivo. A la información actual que la empresa tiene, se deberá añadir el e-mail de cliente y por reglas de la entidad de control, esta vez, permite a la Empresa invitar (casi obligadamente) a sus clientes a que le soliciten información sobre sus documentos electrónicos (especialmente sus facturas), por lo cual la empresa debe resguardarlos de manera similar al SRI. Es importante puntualizar que el nivel de seguridad se vuelve crítico, por lo que la aplicación que disponga la empresa, en todas sus transacciones, debe revisarse, para tener un alto grado de confiabilidad frente a terceros (Hackers, spams, virus informático). Con la implementación de la firma electrónica se hace muy necesario mantener una seguridad reforzada, ya que ahora el ámbito de cobertura llegará a los clientes. Modalidades Gedi MSI In House Solución a su Medida Gedi MSI SaaS Software como Servicio Impacto Comercial en la Empresa Los clientes visitan el portal web de la empresa de manera obligada El cliente puede obtener información de sus consumos las 24 horas, 7 días El cliente puede hacer pedidos periódicos Existe un mayor contacto con los clientes La promoción tiene una mayor efectividad Se podría entregar al Cliente información sobre su consumo, generando políticas de lealtad. Mayor impacto virtual con clientes y proveedores Mayor impacto de la imagen corporativa Impacto Administrativo en la Empresa Todas las áreas de la empresa mejoran su efectividad, disminuyendo errores Menos trabajos operativos de archivo y búsqueda de información Mayor contacto virtual con los clientes y disminución del contacto telefónico Disminución de impresiones innecesarias de control y revisión Menor carga en el control de errores transaccionales Disminución de las declaraciones a rentas Gracias ! Estamos seguros que nuestras soluciones le serán de gran utilidad! Siga una guía, capacítese, hable con consultores. ! Comience! Sus comentarios, son bienvenidos Demo: GEDI SaaS http://www.mksupp.com:8080/MARKETSoft [email protected] Las Empresas Digitales, hacia las ciudades Digitales… Abril / 2015
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