備監第 9 9 号平成 27 年 3 月 31 日備前市長  村武司様備前市議会議長田口健作様備前市監査委員大田備前市監査委員掛谷淳一繁平成 26 年度行政監査結果報告書の提出について地方自治法第 199 条第 2 項の規定に基づき監査を実施し、同条第 9 項の規定により、その結果に関する報告を決定したので、別紙のとおり提出します。行政監査結果報告備前市監査委員第１．行政監査の意義行政監査は、地方自治法第 199 条第 2 項に基づき一般行政事務の執行について行うもので、組織、人員、事務処理方法その他行政運営全般に関し、同法第 2 条第 14 項の「事務を処理するに当たっては、最少の経費で最大の効果を挙げ」及び同条第 15 項の「常にその組織及び運営の合理化に努めるとともに」、「その規模の適正化を図らなければならない」という規定の趣旨に沿って、同法第 199 条第 3 項及び同施行令第 140 条の 6 の「事務の執行が法令の定めるところに従って適正に行われているかどうか」について、その適法性及び経済性・効率性・有効性の観点から行う監査である。第２．監査のテーマ「鍵の保管と管理状況について」第３．監査の目的例月現金出納検査において、支出伝票等の検査を行っているが、支出伝票に添付された請求書の品目に「合鍵」が含まれているものが散見された。合鍵の種類や用途は確認できないが、価格は数百円程度と比較的安価であり、消耗品費として支出されている。備前市の場合、予定価格が 3 万円未満の物品の購入に際しては、各課長は市長等の決裁を省略し、直接購入できる（備前市会計規則（規則第 57 号）第 158 条第 3 項）とされており、また、食糧費、修繕料を除いたその他の需用費が 20 万円未満の場合の支出負担行為等に関しては、各課長が専決を行うもの（備前市事務決裁規程（訓令第 7 号）第 6 条）とされており、実際に、支払伝票には課長の決裁があることから、合鍵の購入自体については、問題はない。しかしながら、安価であることや事務決裁が簡素化されているがために、安易に合鍵を購入し、その鍵の目的とする財産、動産、安全、情報などの保全、管理、保安等が危険にさらされる可能性を危惧するものである。さらに、合鍵の購入とオリジナルの鍵の保管や管理状況は密接な関係にあるものと容易に推察される。従って、備前市での各種、各用途の鍵の保管や管理が適正、かつ、効率的に行われているかを主眼に監査を実施し、市民の財産である公有物品や施設の保全、使用が適正に行われることを目的とするものである。第４．監査の範囲監査の対象範囲は本庁内（北棟、保健センター、福祉事務所含む。）の部署が所管している、あるいは取り扱う錠・鍵に限り監査を実施した。ただし、次に掲げるものは除いた。・公用車（自動車等の車両）の鍵・本庁舎や執務室への入退室用電子鍵・業務用パソコンやコピー機等事務用機器のセキュリティ解除用カードキー・更衣用ロッカー等で個人所有物品の保管を主な目的としているもの 1 第５．監査の着眼点・鍵の管理は適切に行われているか。財産等の保全、管理、保安等の重要性などによる施錠方法と錠の堅牢性の評価、財産等の保全、管理、保安等の重要性と使用頻度による現有本数の適正性、管理者の設定、使用者の限定と把握、紛失時の対応、職員の異動時の引き継ぎ状況等を確認する。・鍵の保管は適切に行われているか。財産等の保全、管理、保安等の重要性や鍵の使用頻度を反映した保管場所であるか。貸出・使用管理簿等は設置されているか。第６．監査の期間平成 27 年 2 月 18 日から平成 27 年 3 月 25 日まで第７．監査の方法監査の実施に当たっては，「第５．監査の着眼点」に沿って監査することを基本とし、「第４．監査の範囲」に掲げた部署を対象に資料の提出を求め、実地調査により検分するべき対象を選定、抽出し、14 部署について平成 27 年 3 月 17 日に実地調査を行った。第８．監査結果概ね鍵の保管や管理は適正、かつ、効率的に行われているものと認められたが、一部改善及び検討を要する事項が見受けられたので、以下、提出された資料や実地調査により得られた調査結果を含め、意見を付するものとする。１提出資料について対象部署に対して、次の項目について作成した資料の提出を求めた。 № 項目 1 鍵の名称 2 鍵が目的とする保存等物品の種類【保存している物品等で主なものを 3 種まで選択可能とした】 3 鍵が目的とする保存等物品の価値 4 保存等物品を保管している場所 5 錠の堅牢性選択するものとして指定した項目【各課で名称を付与複数の鍵で同じ管理、取扱いのものは、「一式」等とまとめて報告してもよいものとした】金品（証券・通帳）／公印／車両／パソコン（電子機器）／材料（補修材）・器具（測定器具）・道具（ペンチ）／文具書類・本類／情報（電子・紙）／個人所有物品／その他（部屋・主要・高額）／その他（軽微）高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）／中（取扱者を限定している・すぐに補充ができない）／低（単に保管している・個人所有物品）手元（机・執務室内）／直近（庁舎内・敷地内）／外部（近隣地・市内）／遠隔地（県内外）堅牢（金庫・電子ロック・ダイヤル式・ピンプル錠・複合）／その他（堅牢性高）／通常（扉・シリンダー錠）／簡易（机・ロッカー・市販南京錠）／その他（堅牢性弱） 2 6 施錠方法常時（ほとんど）施錠／執務時間外施錠／使用時開錠後施錠／常時開錠（使用中止等時施錠）／その他 7 鍵の使用頻度（主に開錠や使用に際して必要とする回数）多（毎日）／中（頻回）／少（年数回） 8 鍵の保有数の把握状況把握している／把握していない／鍵がない（ダイヤル・テンキー方式） 10 鍵、錠（施錠する施設等）の管理者の設定鍵使用（保有・貸与）者の限定 11 鍵の保管場所 9 12 13 14 15 16 17 有／無有／無専用場所（鍵付）（キーボックス・金庫）／常時携行・管理者専属／指定・固定場所（人目につかない）／指定・固定場所（オープン）／その他（保管の必要なし・暗証）台帳（施錠する施設の場所、マスターキー所有者、鍵の本数、保管場所）台帳有／台帳無／必要なしの有無必要性高く設置済・運用中／必要性高いが未設鍵使用履歴管理簿・貸与者名簿・貸置・検討中／必要なし（他種帳票で管理・使用者出簿等の必要性と設置の有無限定）顛末書等の提出を求めている／口頭での報告を鍵紛失時等の対応求めている／特段の定めはしていない／その他理由書等の提出を求めている／口頭での報告を錠破損、交換時の対応求めている／特段の定めはしていない／その他起案等文書で決裁を得ている／責任者・係長の合合鍵（スペアキー）（購入するとし意を得ている／消耗品購入と同様としている／た場合も含む）作成の決裁状況合鍵の作成は認めていない／その他錠の交換、暗証番号等の変更を行っている／返職員の異動時の対応却・引継を確認し履歴を保存している／特段の対応はしていない／その他所属長記載欄【各課担当者が設定した鍵名称ごとに所属長が次の項目について記載するものとした】上記の鍵、錠について現有数、管理把握していた／一部分、把握していた／知らなか a 状況、保存等物品の種類及び価値をった／他部署等、管理者が他にあるため、把握の把握されていましたか。必要がない／その他現状の運用や管理方法についての【自由記入とした】 b 意見等を記入してください。今後の運用や管理方法についての【自由記入とした】 c 方針等を記入してください。 ※表中の【】は現注記である。 3 ２資料の集計結果 1 鍵の名称 2 鍵が目的とする保存等物品の種類（その１、２、３共通） 200 金品（証券・通帳）公印件数（重複あり） 14 書類・本類情報（電子・紙）鍵が目的とする保存等物品の価値 4 保存等物品を保管している場所手元（机・執務室内）常時（ほとんど）施錠 37 多（毎日）中（頻回） 67 把握している 186 有件数 10 鍵使用（保有・貸与）者の限定 160 有件数 11 鍵の保管場所件数件数 13 14 鍵紛失時等の対応 2 顛末書等の提出を求めている件数 15 錠破損、交換時の対応 16 6 170 必要なし 98 合鍵（スペアキー）（購入するとした場合も含む）作成の決裁状況理由書等の提出を求めている 17 職員の異動時の対応件数 200 計 200 計 175 起案等文書で決裁を得ている 23 0 200 計 177 0 責任者、係長の合意を得消耗品購入と同様として合鍵の作成は認めていているいるない 4 錠の交換、暗証番号等の変更を行っている 100 2 0 200 4 200 その他計 87 返却・引継を確認し履歴特段の対応はしていないその他を保存している 0 200 計 172 22 計 0 口頭での報告を求めてい特段の定めはしていないその他る 0 件数 12 99 26 その他（保管の必要なし・暗証）口頭での報告を求めてい特段の定めはしていないその他る 3 件数 200 200 鍵使用履歴管理簿・貸与者名簿・必要性高く設置済・運用必要性高いが未設置・検必要なし（他種帳票で管貸出簿等の必要性と設置の有無中討中理・使用者限定）件数 200 計指定・固定場所（人目に指定・固定場所（オープつかない）ン）台帳無 3 29 計常時携行・管理者専属台帳（施錠する施設の場所、マス 12 ターキー所有者、鍵の本数、保管台帳有場所）の有無計 200 40 12 200 計無専用場所（鍵付）（キーボックス・金庫） 0 200 0 40 160 計 27 109 無その他（堅牢性弱）計鍵がない（ダイヤル・テンキー方式） 14 200 85 少（年数回）把握していない 285 計常時開錠（使用中止等時その他施錠） 47 24 28 0 102 60 計 200 簡易（机・ロッカー・市販南京錠）使用時開錠後施錠 8 計 33 2 執務時間外施錠その他（軽微）遠隔地（県内外）通常（扉・シリンダー錠） 11 件数鍵、錠（施錠する施設等）の管理 9 者の設定 19 14 65 36 外部（近隣地・市内）堅牢（金庫・電子ロック・ダイヤル式・ピンプル錠・その他（堅牢性高）複合）件数 8 鍵の保有数の把握状況 3 31 148 件数鍵の使用頻度（主に開錠や使用 7 に際して必要とする回数）個人所有物品直近（庁舎内・敷地内）件数 6 施錠方法 23 その他（部屋・主要・高額） 44 133 件数 5 錠の堅牢性 3 高（金品・公印・個人情中（取扱者を限定してい低（単に保管している・個報・財産価値が高い・取る・すぐに補充ができな人所有物品）い）替ができない）件数材料（補修材）・器具（測文具定器具）・道具（ペンチ）パソコン（電子機器） 11 72 3 車両 7 計 0 200 200 提出された資料において鍵の総数は 200 である。ただし、鍵が複数ある場合で管理や取扱いが同じである時は「一式」として資料作成をしてもよいものとしたため、実際の鍵自体の本数はさらにあるものと推察される。３監査の結果と意見監査の着眼点により鍵の管理や保管状況等を検証するところであるが、200 件全ての検証は事務の効率性や時間の面からも難しい。従って、リスクによるランク付けを行う意味からも、「保存等物品の価値が高い」とした鍵や錠について、監査の着眼点に基づき、検証を行った。また、現況においての鍵の保管や管理の状況を検分するため、実地調査を行った。（１）錠の堅牢性について表１集計条件：保存等物品の集計条件：保存等物品の価値保存等物品の価値「高」価値「高」＞「高」＞錠の堅牢性＞錠の堅牢性＞保存等物品を保管堅牢性＞保存等物品を保管している場所高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）件数 133 堅牢（金庫・電子ロック・ダイヤル式・ピンプル錠・複合） 9 手元（机・執務室内） 8 直近（庁舎内・敷地内） 1 その他（堅牢性高） 2 手元（机・執務室内） 2 通常（扉・シリンダー錠） 67 手元（机・執務室内） 47 直近（庁舎内・敷地内） 9 外部（近隣地・市内） 11 簡易（机・ロッカー・市販南京錠） 55 手元（机・執務室内） 48 直近（庁舎内・敷地内） 4 外部（近隣地・市内） 3 保存等物品の価値が高い 133 のうち錠の堅牢性が堅牢であるものは 9 であった。堅牢としているものは耐火金庫や金庫の錠であり、堅牢性を有しているものと認められた。保存している物品は表２のとおりである。表２保存等物品の種類件数情報（電子・紙） 5 5 金品（証券・通帳） 4 公印 4 書類・本類 4 その他（軽微） 1 その他（部屋・主要・高額） 1 ※複数回答有錠の堅牢性がその他（堅牢性高）は 2 であった。内訳は、手提げ金庫と建物出入口扉であり、実地調査により堅牢性を有していることが認められた。錠の堅牢性が通常（扉・シリンダー錠）は 67 55 簡易（机・ロッカー・市販南京錠）はであるが保存等物品の価値が高いにもかかわらず、堅牢性が通常、または簡易である場所に保存していることの合理性、安全性を検証するため、実地調査の必要性を認めたが、錠の堅牢性が簡易であるもののほうが端的に現況を表すものとの観点から、錠の堅牢性が簡易なもので保存等物品を保管している場所が手元、直近であるもののうちから、保存等物品が金品、または公印であるものを抽出したところ、5 件であった。実地調査を行ったところ、保存場所はロッカー等、堅牢性が簡易な場所であったが、施錠後の鍵は施錠されていないが人目につかない場所に保管されていたもの、保存等物品が公印であったが、現在、使用していない公印であったもの、施錠後の鍵は複数場所、多重施錠により保管されていたものなど、概ね、適正に管理されているものと認められた。次に、堅牢性が簡易で保存等物品を保管している場所が外部であるもの 3 堅牢性が通常で保存等物品を保管している場所が外部であるもの 11 については、も含めて検証したところ、すべて市内各施設や建物の出入口の鍵であり、施設は鍵保管部署以外の部署が通常管理しているが、夜間や特定の作業や業務時に入館する必要があるため、鍵を保管しているものなどであった。また、資料作成時には、保存等物品は取替ができないものである時は価値を高とするとの選択肢しかなかったことから、建物についてはその価値を高とせざるを得ず、結果、堅牢性が通常や簡易であることはやむを得ないものと認められた。（２）鍵の使用頻度について表３集計条件：保存物品等の価値＞鍵の使用頻度高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）件数割合（％） 133 －多（毎日） 58 43.6 中（頻回） 16 12.0 少（年数回） 59 44.4 31 －中（取扱者を限定している・すぐに補充ができない） 6 多（毎日） 6 19.4 中（頻回） 5 16.1 20 64.5 36 －多（毎日） 3 8.3 中（頻回） 3 8.3 30 83.3 200 －少（年数回）低（単に保管している・個人所有物品）少（年数回）総計価値が高いほうが使用頻度が多い傾向にある。（３）鍵の保管場所について表４集計条件：保存等物品の価値「高」＞鍵の保管場所高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）件数 133 専用場所（鍵付）（キーボックス・金庫） 6 常時携行・管理者専属 1 指定・固定場所（人目につかない） 115 指定・固定場所（オープン） 11 保存等物品の価値が高いもので、鍵の保管場所が専用場所 6 指定・固定場所で人目につかないところに保管している 115 付く場所に保管している 11 であった。表４では常時携行・管理者専属は 1 常時携行・管理者専属 1 指定・固定場所だが人目にだが、保存等物品の価値に限定しなければ、常時携行・管理者専属としているものが 6（２資料の集計結果参照）であった。実地調査を行ったところ、そのすべては会計課の管理であり、業務に使用する主な金庫等については、会計管理者と他の担当者で分担するなどして、適正に鍵の管理が行われているものと認められたが、保存等物品が帳票等であるもので金庫に保存しているものについて、施錠が行われていない状況が見受けられた。保存等物品の価値は高くないとはいえ、当該金庫は会計課出入口付近に設置されていることから、他の金庫と同じく、勤務時間外は施錠するなど、適正な管理に努められたい。【会計課】指定・固定場所だが人目に付く場所（オープン）に保管している 11 について、鍵の保管場所や管理状況の適否によっては、他の措置を講じるべきものである。従って、実地調査により鍵の保管場所や管理状況を検分したところ、執務時は鍵が人目に付くところに掲示されているが、執務時間以外では施錠され、施錠後の鍵は、施錠はできないが人目につかない場所に保管されている、あるいは施錠できる場所に保管されているもの、鍵の使用は係員に限定しているものなど、他の措置を講じているものと認められたものは 9 件であった。他方、鍵を使用する者の氏名、返却時の確認を記入するなどの使用者 7 名簿を設置しているが、鍵は常に執務室入口に掲示しているもの、鍵を使用するときは担当者が使用者に同行しているが、鍵は常に執務室入口に掲示しているものが見受けられた。執務時間以外は、人目につかない場所等に保管するなど、適正な管理に努められたい。【総務課】（４）鍵の現有数の把握状況について表５集計条件：保存等物品の価値＞鍵の現有数を把握しているか高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）把握している件数 133 121 把握していない 12 中（取扱者を限定している・すぐに補充ができない）把握している 31 30 把握していない 1 低（単に保管している・個人所有物品） 36 把握している 35 把握していない 1 総計 200 保存等物品の価値が高いもので現有数を把握している 121 把握していない 12 であった。鍵が何本あるか把握できていない状況で、保存等物品の適正な管理が行えるのか、甚だ疑問であり、憂慮する事態である。従って、保存等物品の価値が高いものに限らず、現有数を把握していないもの 14 について実地調査を行ったところ、施設は鍵保管部署以外の部署が通常管理しているが、夜間や特定の作業等のために入館する必要があるため、鍵を保管しており、キーボックスに他の鍵と一括して保管しているもの、そのうち頻度は少ないものの他部署の職員が使用するものは、管理簿の設置を検討しているものが見受けられた。キーボックスは執務室内の壁に設置されており、錠はあるが鍵が無い状態であると説明をうけた。キーボックス内の鍵については担当部署以外のものが容易に持ち出せる環境ではないが、可能性を否定できるものでもない。その他の鍵については、担当部署で保管している鍵の現有数は把握しているが、指定管理者制度に基づく指定管理者に貸し出している鍵の現有数は不明であるもの、担当者は現有数を把握しているが、現有している鍵の他に存在する可能性があるため、現有数を把握していないとした部署も見受けられたが、このことは、現有数を把握しているとした他の部署にも当然、あてはまることであると推察される。本件に係る意見を文末に付する。 8 （５）合鍵作成の決裁状況について表６集計条件：保存等物品の価値「高」＞合鍵作成の決裁状況高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない）合鍵の作成は認めていない件数 133 69 起案等文書で決裁を得ている 1 責任者、係長の合意を得ている 59 消耗品購入と同様としている 2 その他 2 合鍵の作成は認めていない 69 起案等文書で決裁を得ている 1 責任者、係長の合意を得ている 59 消耗品と同様としている 2 その他 2 であった。起案等文書で決裁を得ている 1 について、他の模範となるものとして実地調査により現況を検分したところ、当該鍵は担当部署が管轄している複数の部屋のマスターキーであって、鍵の保管は、複数場所、多重施錠により保管されており、最終、複数人の担当者が持ち帰っていた。当該鍵については合鍵を作製したとの記録等はなく、仮に合鍵を作製する必要があれば、鍵の重要性に鑑み、所属長の許可を得る必要性があるため、起案等の文書により決裁を得るものとしているとのことであった。また、保存等物品の価値が高いもの以外では、起案等文書で決裁を得ているとしているものが 3 件あり、同様に実地調査を行ったところ、いずれも非常時に開設等がされる避難所などの施設の鍵であって、鍵は施錠はできないが人目につかない場所に保管されていた。当該鍵は、地元団体等との協定の締結に伴って鍵の管理や保管等について決裁を受けているものであり、担当部署の専属とする鍵の合鍵作成については、起案等文書をもって決裁を受けているものは見受けられなかった。次に、消耗品購入と同様としている 2 について、保存等物品の価値が高いものであることに鑑み、合鍵作成を消耗品と同様と取り扱うことの是非を検分するため、実地調査を行ったところ、当該鍵は市内施設に設置されている設備や器具の鍵であって、鍵は施錠できる場所に保管されていた。当該鍵については合鍵を作製したとの記録等はなく、仮に合鍵を作製する必要があれば、単に現在と同じく、消耗品費として支出するとのことであった。以上のことから、合鍵を作製する、あるいは作成するとした場合においては、起案等文書により決裁を受けてはいないが、責任者や係長の合意、または、支払書での決裁をうけて作成されているものと認められた。（６）台帳の有無と使用履歴管理簿等の必要性と設置の有無について表７ 9 集計条件：保存等物品の価値＞台帳の有無件数高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない） 133 台帳有 3 台帳無 72 必要なし 58 中（取扱者を限定している・すぐに補充ができない） 31 台帳無 10 必要なし 21 低（単に保管している・個人所有物品） 36 台帳無 16 必要なし 20 総計 200 表８集計条件：保存等物品の価値「高」＞鍵使用履歴管理簿・貸与者名簿・件数貸出簿等の必要性と設置の有無高（金品・公印・個人情報・財産価値が高い・取替ができない） 133 台帳有 3 必要性高く設置済・運用中 2 必要性高いが未設置・検討中 1 台帳無 72 必要性高いが未設置・検討中 16 必要なし（他種帳票で管理・使用者限定） 56 必要なし 58 必要なし（他種帳票で管理・使用者限定） 58 台帳有は全件中（200）3 件のみであり、そのうち使用履歴管理簿等の必要性高く設置済・運用中 2 使用履歴管理簿等の必要性高いが未設置・検討中 1 であった。台帳有 3 については、他の模範となるものであるので実地調査により現況を検分したが、そのうちの使用履歴管理簿等の必要性高く設置済・運用中 2 について実地調査を行ったところ、台帳とされていたものは、いずれも保存等物品の使用管理簿や鍵の使用履歴簿であったもので、台帳とは言い難いものであった。従って、台帳有 3 のうち 2 件は台帳無と認められた。また、当該使用履歴管理簿等の必要性高く設置済・運用中 2 のうち 1 件について、使用履歴管理簿等が設置済、あるいは運用中とされていたものは、保存等物品の使用管理簿であり、鍵の使用履歴管理簿等ではないと認められたが、1 件については、鍵を使用する際に、使用者の氏名を記入させるなど、鍵の管理運用について適正に行われているものと認められた。次に、台帳有で使用履歴管理簿等の必要性高いが未設置・検討中 1 について、実地調査を行ったところ、当該鍵は市営住宅各部屋の鍵であり、各部屋の鍵本数が記載された台帳の設置が認められた。使用履歴管理簿等の必要 10 性については、入居者への鍵の貸出や返却履歴、また、錠の取替実績の記録等の管理簿の設置を検討しているとのことであった。以上のことから、保存等物品の価値が高いもの 133 件のうち、1 件のみが台帳を設置しており、使用履歴管理簿等の設置も検討しているとのことであった。全体を通して意見を付する。実地調査にあたり、簡易な場所に価値の高いものを保存していることや施錠後の鍵が施錠できない場所に保管されていることの保障に、警備会社の設置したセキュリティー機器の存在をあげるものが多数あった。備前市は警備会社と警備業務委託契約を締結しており、夜間等の本庁舎への入館や執務室への入室については比較的強固に守られていると認められるものであるが、当該セキュリティー機器に漫然とせず、保存等物品の保管、管理には万全を期すことを期待するものである。各課に依頼した資料の項目の一つには、施錠する施設の場所やマスターキー所有者、鍵の本数、保管場所などを記載した台帳の有無について調査するものを設定していたが、提出された資料を基に実地調査を行ったところ全 200 件中、1 件のみが台帳を設置しているとの結果となった。「（４）鍵の現有数の把握状況について」で述べたが、鍵の現有数が把握できているとした部署においても、元々の鍵の本数や現在までの占有者、使用者等が不明であり、鍵の管理状況も検討されていないとすれば、現在において鍵の現有数を把握することは困難であると推察される。さらに、合鍵を作製する場合には、起案等文書で決裁を受けるにしろ、責任者等の合意を得るにしろ、合鍵を作製したとの履歴が記録されていないことは、さらに、鍵の現有数の把握を困難とし、現在の鍵の保管が厳重であっても、保存等物品が危険にさらされているといわざるを得ない。現在、現有する鍵や錠の台帳を設置しても、前述したとおり、不安を払しょくすることはできないが、施設等の改修や機械備品の更新、造作物等の新築や新造に伴い、錠や鍵の把握ができるときには台帳を整備するなどし、鍵の使途や使用頻度等を考慮した管理方法や保管場所などを検討され、鍵の本数や使用者に変更があった場合は履歴を記録するなど、適正な管理に努められたい。実地調査を行ったところ、鍵を施錠できる場所に保管、施錠し、施錠後の鍵を再度、他の施錠できる場所に保管、施錠を行い、最終、鍵を複数人に分散して持ち帰っている部署が見受けられた。保存等物品の管理の点からは、有効かつ適切な方法であると認められるものである。ついては、職員が鍵を持ち帰ることのリスクも十分検討され、保存等物品の価値に着目するなどし、鍵の持ち帰りについて、ルールや規則の制定に努められたい。各課に依頼した資料の項目の一つには、職員が異動した際の鍵の対応について調査するものを設定していたが、提出された資料では、200 件の全てにおいて「特段の対応をしていない」との結果となったが、資料の所属長意見では、これまでの口頭での引継を引継書に記載し、確実に引き継ぐように改めるとする意見が多数あったことは、評価するも 11 のである。異動する職員が鍵や錠についての保管、管理責任を問われないためにも、異動時に後任者に確実に引き継ぎ、記録することが必要不可欠であると思慮するものである。今後も鍵や錠の管理について、万全を期されたい。 12