Rundschreiben April 2015

VSA Rhein Neckar Rundschreiben
April 2015
Aktuelles und Wissenswertes aus Ihrem Verwaltungs- und Serviceamt
Liebe Leserinnen und Leser aus den Kirchenbezirken und Kirchengemeinden,
inzwischen steht Ostern vor der Tür.
Wir haben Frau Riedel aus der Kindergartenabteilung verabschiedet und neue Stellen
ausgeschrieben. Mit den Jahresabschlüssen können wir voraussichtlich Ende des Monats
beginnen, um bis Ende Juni für Sie verwertbare Ergebnisse zu haben.
Ab April wird Markus Radke, der im EOK für die öko-fair-soziale Beschaffung von
Kirchengemeinden, -bezirken und Verwaltungsämtern zuständig ist, einmal wöchentlich im
VSA Meckesheim sein um die Verzahnung sicher zu stellen. Wir empfehlen ihn Ihrer
Fürsorge.
Es ist vieles im Aufbruch, wir sind gespannt, was noch kommen wird.
Gesegnete Festtage
Ihre
Simone Heitz
Finanzabteilung
Haushaltspläne
Die Haushaltspläne 2014-2015 sind bis auf zwei eingegangen und liegen dem EOK vor. Alle
Planungen auf der Haushaltsstelle .5129 mussten wir auf die übergeordnete Haushaltsstelle
.5120 umsetzen. Beim Haushaltsvolumen und der Höhe des Planansatzes gab es keine
Veränderung, daher bitten wir schlicht um Kenntnisnahme.
Nach den Sommerferien werden wir mit der Haushaltsplanung 2016-2017 beginnen.
Rechnungsabschluss 2014
Mit Nebenkostenabrechnungen und Kindergartenabrechnungen haben wir angefangen. Die
Barkassen sind in KFM Basis übernommen, Zinsen und Sparbücher weitgehend
durchgebucht. Abrechnungen mit den Filialgemeinden und Gebäudeunterhaltungsausgaben
gegen Rücklagen werden nächste Schritte sein. Positionen die gegen Budget zu rechnen
sind, wie z.B. möglicherweise Jugend oder Chöre, bitten wir Sie, uns mitzuteilen.
Die Substanzerhaltungsrücklagenzuführung werden aus Ebeka heraus automatisch gemacht.
Wir gehen davon aus zwischen Ende Mai und Ende Juni die Rechnungsabschlüsse fahren zu
können. Sollte im Projekt Ebeka alles glatt laufen, ist das möglich. Laut EOK sollten
spätestens für die gesamte Landeskirche zum 30.09 alle Rechnungsabschlüsse gefahren
sein.
Erweiterte Betriebskameralisitik - Ebeka
Wir haben begonnen Kirchengemeinde für Kirchengemeinde überzuleiten und werden Sie
bitten, Ihre erste kirchliche Bilanz zu prüfen und zu autorisieren.
Im Rahmen einer Ebeka Tagung im Mai wird die Evaluation der Pilotgemeinden erfolgen.
Barkasse - Beanstandungen durch das Rechnungsprüfungsamt
Wir haben Beanstandungen erhalten zum Themenbereich Opferbücher und Abrechnungen
von Festen und Freizeiten
Um künftig diese Beanstandungen zu vermeiden, bitten wir auf folgende Punkte zu achten:
• Opfer und die Kollekten sind grundsätzlich sofort nach dem Gottesdienst, in dem sie
erhoben wurden, von zwei Kirchenältesten oder, wenn solche nicht anwesend sind, von zwei
anderen damit zu beauftragenden Gemeindegliedern, die die Wählbarkeit nach §4 LWG
haben, zu zählen und in das Opferbuch einzutragen. Der Eintrag ist durch Unterschrift der
Zählenden zu bestätigen. Die Gelder sind sicher zu verwahren und zeitnah bei der
zuständigen kirchlichen Kasse einzuzahlen und von dieser zu verbuchen. Spätestens nach
Ablauf eines Kalendervierteljahres ist das Opferbuch vom Kirchengemeinderat bzw.
Ältestenkreis (und nicht von der Pfarramtssekretärin) abzuschließen. Bei Berichtigungen von
Beträgen muss der ursprüngliche Betrag leserlich bleiben und vom Anordnungsberechtigten
abgezeichnet sein.
• Nach den Buchführungsrichtlinien sind bei der Abrechnung von Freizeiten namentliche
Teilnehmerverzeichnisse mit den im Einzelnen entrichteten Beiträgen und eine Abrechnung
über die Einnahmen und Ausgaben der Freizeit beizufügen. Abrechnungen sind, auch bei
Festen und Veranstaltungen, erforderlich.
• Vorlage eines Teilnehmerverzeichnisses der Konfirmanden.
Kirchensteuer auf Kapitaleinkünfte
Banken informieren auch dieses Jahr wieder über das Verfahren zur automatisierten
Erhebung von Kirchensteuer auf Kapitaleinkünfte ab 01.01.2015. Unter der kostenfreien
Nummer 0800 7137137 beantwortet die Landeskirche alle Fragen rund um die
Kirchensteuer. Die Broschüre „Was Sie uns anvertrauen“ ist ebenfalls eine sinnvolle
Informationsquelle für Kirchenglieder.
Kindergartenabteilung:
Zuständigkeiten Kindergarten-Abteilung
Miriam Riedel, bisherige Leitung der Kindergartenabteilung, ist zum 31.3.2015 auf eigenen
Wunsch ausgeschieden und stellt sich neuen Herausforderungen.
Es ergeben sich daher zum Teil geänderte Zuständigkeiten.
Die Leitungsfrage und weiteres wird im Laufe des Jahres geklärt.
Für den Bezirk Südliche Kurpfalz und die Kirchengemeinden im Kraichgau 2778-2798 ist nun
Olivia Braun zuständig.
Anne Hoffmann kümmert sich wie gehabt um den Bezirk Neckargemünd und übernimmt im
Kraichgau die Kirchengemeinden 2711-2775.
Um den Übergang reibungslos zu gestalten wird Bettina Friederich ab 1.4.2015 die
Kindergartenabteilung zu 50% unterstützen. Zudem wurde ihr die Leitung der
„Elternbeitragseinzüge“ übertragen.
Ich bin mir sicher, dass unser Team Sie weiterhin kompetent begleiten wird.
Microsoft-Office-Lizenzen für Kindergärten
Fragen Sie in Ihren Kindergärten nach, ob diese über aktuelle Lizenzen verfügen.
Wir haben für 49€ zzgl. MwSt noch zwei Lizenzen abzugeben:
Microsoft Office Standard 2013- Academic Volumenlizenzen
- Version 2010 für alle Windows Versionen
- Version 2013 für ab Windows 7,8 und neuer Word, Excel, Powerpoint. Volumenlizenz zzgl.
Outlook.
Bitte melden Sie sich bei Olivia Braun oder Anne Hoffmann.
Liegenschaften, Bau und Umwelt:
Pfarrdienstwohnungen:
Eine Handreichung zur Rechtsverordnung über die Pfarrdienstwohnungen, die am 13.1.2015
beschlossen wurde und zum 01.02.2015 in Kraft tritt, wurde in das Service-Portal der
Landeskirche www.service-ekiba.de unter dem Stichwort Pfarrdienstrecht / Arbeitshilfen
zum Download bereit gestellt.
Diese Handreichung soll fortlaufend aktualisiert werden. Es empfiehlt sich ins Service-Portal
zu klicken.
Gebäude- und Grundstückserlöse
Gebäude- und Grundstückserlöse werden entgegen den Vorgaben der Landeskirche auch
über Konten vor Ort abgewickelt. Das sollte nicht sein und führt regelmäßig zu
Beanstandungen des RPA.
Wir bitten Sie in den Kaufverträgen ein Konto des VSA, vorzugsweise das Volksbankkonto
-Volksbank Neckartal (IBAN DE33 6729 1700 0000 0780 00 BIC GENODE61NGD)anzugeben, damit wir den Geldeingang überwachen und die erforderlichen nächsten Schritte
einleiten können.
Die Zahlung an das VSA sollte den Hinweis „zugunsten der Kirchengemeinde XY RT XXXX“
enthalten.
Öko-fair soziale Beschaffung- Projekt der Landeskirche
Markus Radke ist über [email protected] für Sie ansprechbar und greifbar.
Personalabteilung:
Mitarbeiterversammlung:
Sofern keine Mitarbeitervertretung gewählt wurde, hat der Arbeitgeber gemäß § 7 Abs. 1
Mitarbeitervertretungsgesetz Baden jährlich eine Mitarbeiterversammlung einzuberufen,
dort ist erneut der Versuch zu unternehmen, eine Mitarbeitervertretung zu bilden. Dies kann
in Einrichtungen bis ca. 100 Mitarbeitern in einem vereinfachten Verfahren geschehen,
wobei zunächst in der Mitarbeiterversammlung ein Wahlvorstand zu bilden ist, der dann die
Wahl weiter begleitet. Finden sich keine Kandidaten und kommt es zu keiner Wahl, so ist
spätestens im nächsten Jahr erneut eine Mitarbeiterversammlung vom Arbeitgeber
einzuberufen, um dann erneut zu versuchen eine Mitarbeitervertretung zu wählen.
Zusatzurlaub nach § 4 Nr. 7 AR-M
für Schwerbehinderte von 30% bis unter 50% Grad der Behinderung
Die Arbeitsrechtliche Kommission der Evangelischen Landeskirche hat rückwirkend zum
01.01.2015 eine Regelung beschlossen, nachdem auch Schwerbehinderte mit einem Grad
der Behinderung von mehr als 30% bis unter 50% Zusatzurlaub erhalten.
Der gesetzliche Anspruch auf Zusatzurlaub für Schwerbehinderte entsteht erst ab einem
Grad der Behinderung von mindestens 50%.
Der Zusatzurlaub für Schwerbehinderte mit einem Grad der Behinderung von mindestens
30% bis unter 50% beträgt bei der 5 Tage-Woche zusätzlich 3 Tage pro Urlaubsjahr. Der
Grad der Behinderung ist vom Mitarbeiter nachzuweisen (amtliche Feststellung durch
Bescheid oder Ausweis). Bei einer Arbeitszeitverteilung von weniger als 5 Tage pro Woche ist
der Zusatzurlaub anteilig zu gewähren.
Eine aktuelle Übersicht zur Berechnung des Urlaubs liegt diesem Rundschreiben bei.
PfarramtssekretärInnen- Stellenbeschreibung und –bewertung
s. Anlagen Stellenbeschreibung Anlage 2a und Erläuterung zu Anlage 2a
Nach einer Stellenbeschreibung wird nach Kernaufgaben und erweiterten Aufgaben
bewertet.
Folgendes ist zu beachten:
a) zur Erledigung der Kernaufgaben
Grundfaktor je Pfarramt =
pro 1.000 Gemeindeglieder der Pfarrgemeinde
6,0 Wochenstunden
5,0 Wochenstunden
b) für übertragene erweiterte Aufgaben nach einer Stellenbeschreibung
je nach Umfang der Aufgabenübertragung x,x Wochenstunden
c) eine Stundenerhöhung für übertragene erweiterte Aufgaben nach einer
Stellenbeschreibung ist nur möglich, wenn es aus eigener Finanzkraft der Kirchengemeinde
bzw. aus Budgetmittel der Pfarrgemeinde im Rahmen der Budgetregelung finanzierbar ist.
„Die regelmäßige Arbeitszeit von
Stunden wöchentlich setzt sich zusammen aus
Stunden für Kernaufgaben und
Stunden für erweiterte Aufgaben nach Nr. 6A und 6B
der beigefügten Stellenbeschreibung. Diese Aufteilung begründet keinen Anspruch auf
entsprechend anteilige wöchentliche Beschäftigung in den jeweiligen Aufgabenbereichen.
Das Weisungsrecht des Arbeitgebers wird dadurch nicht eingeschränkt.“
Die Stellenbeschreibung ist dem Arbeitsvertrag als Anlage beizufügen.
Mindestlohngesetz – Dokumentationspflichten u.a.
Mit der Einführung des Mindestlohngesetzes wurde den Arbeitgebern eine umfassende
Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht für alle geringfügig Beschäftigen (Minijober) und
kurzfristig beschäftigten Aushilfskräften (Vertretungs- und Aushilfskräfte einschließlich
Kirchenmusiker) auferlegt. Zu diesem Thema hat die Rechtsabteilung des Evang.
Oberkirchenrates nun in einem Rundschreiben konkrete Handlungsanweisungen für die
Arbeitgeber gegeben und entsprechende Vordrucke zur Verfügung gestellt.
Wir werden in den nächsten Tagen alle Kirchengemeinden individuell anschreiben, die
Mitarbeiter nennen für die eine Aufzeichnungs- und Dokumentationspflicht besteht und die
entsprechenden Vordrucke zur Verfügung stellen. Es gibt eine Monatsarbeitszeitliste sowie
einen Wochendienstplan für jeweils einen Monat. Insbesondere bei festen wöchentlichen
Arbeitszeiten wird ein Wochendienstplan empfohlen. Die Vordrucke liegen diesem
Rundschreiben bei, auch auf unserer Homepage können die Vordrucke zum
Mindestlohngesetz unter „Aktuelles/Downloads/Personal“ heruntergeladen werden.
Die Arbeitszeitnachweise sind für die Dauer von 2 Jahren vom Arbeitgeber
aufzubewahren.
Die Formulare für die kurzfristig beschäftigen Aushilfskräfte und Kirchenmusiker liegen
diesem Rundschreiben ebenfalls bei uns können auf unserer Homepage unter
„Aktuelles/Downloads/Personal“ heruntergeladen werden.
!! Für Aushilfskräfte und Kirchenmusiker dürfen wir künftig nur noch
Auszahlungsanweisungen auf Basis dieser neuen Formulare nach dem
Mindestlohngesetz akzeptieren und zur Auszahlung bringen. Alle alten Formulare
oder formlosen Anweisungen auf losen oder sonstigen Blättern dürfen nicht mehr
verwendet werden !!
Kirchentag- Sonderurlaub
Für die Teilnahme am Kirchentag gibt es bis zu 3 Tage Dienstbefreiung.
siehe Anlage 4 Abs.2 Nr. 9.3 der AR-M:
Tagungen der Kirchen und Religionsgesellschaften auf Anforderung der zuständigen
Kirchenleitung oder der Leitung der Religionsgesellschaft; Veranstaltungen des Deutschen
Evangelischen Kirchentages und des Deutschen Katholikentages.
Unsere Infos finden Sie, wie immer gebündelt auf unserer Website
www.ev-vsa-rhein-neckar.de

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