ARBEITS-, SOZIAL- UND TARIFRECHT A 054/2015 vom 13.05.2015 Neues Lohnnachweisverfahren für die Unfallversicherung ab 01. Januar 2017 Bisher war der Lohnnachweis als Grundlage des Beitragsbescheids der Unfallversicherung jährlich von den Unternehmen auszufüllen und als Papierformular an die Unfallversicherungsträger zu übersenden. Seit dem Jahr 2009 übermitteln die Arbeitgeber im Rahmen des gemeinsamen Meldeverfahrens zusätzlich beschäftigungsbezogene Daten zur Unfallversicherung elektronisch im Datenbaustein DBUV an die Sozialversicherung. Der Datenbaustein bildet die Grundlage für die Betriebsprüfungen der Rentenversicherung nach § 28p SGB IV. Die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung hat darüber hinaus die Aufgabe, auf Basis der im DBUV enthaltenen Werte einen elektronischen Lohnnachweis zu erstellen. Das vollelektronische Verfahren sollte nach einer Qualifizierungsphase den Papierlohnnachweis ablösen und damit die Arbeitgeber entlasten. Jedoch ist es trotz zahlreicher Anpassungen nicht gelungen, eine ausreichend Qualität im elektronischen Lohnnachweisverfahren sicherzustellen, weshalb der Gesetzgeber das Lohnnachweisverfahren im 5. SGB IV-Änderungsgesetz zum 01. Januar 2017 neu regelt. Das Gesetz hat den Bundesrat am 27. März 2015 passiert. Nach den neuen Regelungen soll der Arbeitgeber den elektronischen Lohnnachweis erstellen, auf dessen Basis die Unfallversicherungsträger die Beiträge festlegen. Dies ist vom Arbeitgeber erstmalig im Jahr 2017 für das Kalenderjahr 2016 parallel zum Papierlohnnachweis zu erfüllen. Das neue System ermöglicht Arbeitgebern, den Lohnnachweis für das Kalenderjahr einer Beitragspflicht bis zum 16. Februar des Folgejahres aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe durch elektronische Datenübertragung an die Unfallversicherung zu übermitteln. Fehlerhafte Meldungen müssen dabei storniert und neu gemeldet werden. Der elektronische Lohnnachweis soll die Mitgliedsnummer des Unternehmens, die Betriebsnummer der die Abrechnung durchführenden Stelle und eine Liste der dazugehörigen Beschäftigungsbetriebe, die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers sowie das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Arbeitsentgelt, die geleisteten Arbeitsstunden und die Anzahl der zu meldenden Versicherten, bezogen auf die anzuwendenden Gefahrtarifstellen, enthalten. Bei mehreren meldenden Stellen eines Unternehmens in komplexeren Unternehmensstrukturen mit mehreren Abrechnungskreisen für unterschiedliche Arbeitnehmer Geschäftsstelle Hamburg • Loogestraße 8 • 20249 Hamburg • Tel.: 040 468656-0 • Fax: 040 468656-26 Geschäftsstelle Schleswig-Holstein • Ringstraße 54 • 24103 Kiel •Tel.: 0431 53548-0 • Fax: 0431 53548-14 E-Mail: [email protected] • Internet: www.biv-hh-sh.de -2- oder bei Nutzung verschiedener Entgeltabrechnungsprogramme sind die Meldungen als Teillohnnachweise zu erstatten. Die Unfallversicherungsträger werden eine Stammdatendatei einrichten und pflegen, um die Vollständigkeit von Teillohnnachweisen und die damit verbundene korrekte Beitragsberechnung zu gewährleisten. Die Frist zur Abgabe beträgt in Fällen der Insolvenz, der Einstellung des Unternehmens oder der Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse sechs Wochen. Der Lohnnachweis im Papierformat ist für eine Übergangszeit von zwei Jahren weiterhin einzureichen. Unabhängig von der Regelung des Lohnnachweisverfahrens wird die Übertragung der für die Betriebsprüfung notwendigen Angaben zur Unfallversicherung im DBUV aufgrund von Schwierigkeiten bei der Umsetzung unfallspezifischer Besonderheiten in den Entgeltabrechnungsprogrammen zum 01. Januar 2016 angepasst. Der Arbeitgeber hat zukünftig für jeden in einem Kalenderjahr Beschäftigten, der in der Unfallversicherung versichert ist, im Gleichlauf mit der Abgabe des elektronischen Lohnnachweises zum 16. Februar des Folgejahres eine von den Meldungen zur restlichen Sozialversicherung unabhängige Jahresmeldung zur Unfallversicherung zu erstatten. Hierzu werden weiterhin der DBUV und die bestehenden Meldewege genutzt. Das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, welches unter anderem das elektronische Verfahren zur Erstellung des Lohnnachweises für die Unfallversicherung zum 01. Januar 2017 neu gestaltet, wurde zwischenzeitlich im Bundesgesetzblatt verkündet (Quelle: Bundesgesetzblatt Jahrgang 2015 Teil I Nr. 15) und als Anlage beigefügt. Anlage auf Anforderung bzw. im Mitgliederbereich unserer Homepage