Afak "Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations" 3. Semester – Dozent: Florian Grewe M.A. Erstellen von Pressemitteilungen – Merkblatt Erstellung: - Anlass bestimmt Thema mit, Thema umfasst aber weit mehr Information - Keine Werbesprache, sachliche Mitteilung, Informationsgehalt im Vordergrund - Das Wichtigste zuerst - 1. Wer tut was? - 2. Wann, wie, wo und warum? - 3. Woher stammt die Information? (Backrounder, boiler plate zum Verfasser der PM bzw. dem Unternehmen) Inhaltliche Bestandteile: - Datum, Ort - Pre-Headline (Vor-Überschrift) – evtl. Pressemitteilungsnummer - Headline (Überschrift) - Sub-Headline (Unterüberschrift) - Teaser/Lead mit den wichtigsten Information (Wer macht was, wann, wo, wie und warum und ggf. für wieviel) - Haupttext mit Einzelheiten und Hintergründen (Æ Meldung, inkl. Teaser ca. 600 Zeichen) - Details, Vorgeschichte, Ausblick (Æ Nachricht, bis 1.200 Zeichen) - Backrounder/boiler plate (Æ Bericht, 1.200 Zeichen plus X, möglichst unter 2.000 Zeichen) - Kontaktdaten für Rückfragen - Bildmaterial zur honorarfreien Verwendung ggf. mit Foto(grafen)nachweis (Druckfähig: 10 x 15 cm bei 300 dpi, jpeg, aussagekräftiges Motiv) - Bildunterschrift(en) - ggf. Sperrfrist - Angabe des Umfang (Bsp. „980 Zeichen“) Afak - Akademie für Absatzwirtschaft Kassel e.V. Afak "Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations" 3. Semester – Dozent: Florian Grewe M.A. Inhaltliche Tipps/Merker: - Schreibe in einfachen, kurzen Sätzen mit höchstens einem Nebensatz. - Schreibe in der dritten Person (außer bei Zitaten!). - Formuliere aktiv, nicht passiv - Die PM muss vom Ende her kürzbar sein, ohne dass die Kerninformationen verloren gehen. - Trenne Nachricht (Fakten) und Meinung (Einschätzungen) - Biete O-Töne/Zitate an und kennzeichne (wörtliche Rede) diese so, dass deutlich wird, wer etwas sagt. Nicht nur Chef sprechen lassen, nach Möglichkeit „gendern“ (d.h. Mann und Frau zu Wort kommen lassen) - Vermeide Substantivierungen (Behördensprache) - Vermeide: Allgemeine Behauptungen, Pauschalurteile, nicht belegbare Anschuldigungen, Ironie, Häme, Spott, Beschimpfungen, allzu theoretische Abhandlungen - Stelle Bezug zu Menschen her - Wörter zählen, Word Æ Extras – Wörter zählen – Zeichen (mit Leerzeichen) Formale Bestandteile: - E-Mail Versand: - Presseverteiler/Mailadressen ins BCC-Feld setzen, ins An-Feld die eigene Adresse bzw. Firmen-E-Mail z.B. [email protected] - Betreff-Feld immer ausfüllen z. B. Pressemitteilung Nr. 1 – Headline/Thema - Anrede im Textfeld - Pressemitteilungstext im Textfeld ohne komplizierte Formatierungen (erleichtert dem Journalisten das rauskopieren) - Kontaktdaten/Signatur - Anhang: Pressemitteilung als PDF-Datei, Bilddaten, Charts - PDF-Datei: - DIN A4, einseitig - gut lesbare Schrift (min. 10 pt.) - Zeilenabstand: 1,5-zeilig - Ränder: links Heftrand (25 mm), rechts Korrekturrand (ca. 40 mm) Afak - Akademie für Absatzwirtschaft Kassel e.V. Afak "Öffentlichkeitsarbeit und Public Relations" 3. Semester – Dozent: Florian Grewe M.A. Termin und Frequenz: - Presseeinladungen ca. 14 Tage vor Termin - Pressemitteilungen mindesten viermal pro Jahr - Ablauf in Tageszeitungsredaktion: - 10 Uhr – Arbeitsbeginn, - 11 Uhr – Redaktionskonferenz, - 11:30 Uhr – Recherche, Termine, - 14 Uhr – Textproduktion, - 15:30 Uhr – Nachmittagskonferenz, - 17 Uhr – Redaktionsschluss - Wichtig ist es, den Redaktionsschluss zu beachten: - Tageszeitungen: ca. 17 Uhr - Wochenzeitungen: meist 3 bis 4 Tage, bis zu 2 Wochen vor Erscheinen - Monatszeitschriften: meist 2 bis 3 Wochen, bis zu 6 Wochen vor Erscheinen - Fach-, Wirtschafts-, und Publikumszeitschriften: 2 bis 3 Wochen, bis zu 6 Monate vor Erscheinen - Beilagen von Tageszeitungen/Anzeigenblättern: einige Tage bis zu 2 Wochen vor Erscheinen - Kontakt mit Redaktionen: - Anrufe am besten vor 11 Uhr - Pressemeldungen frühzeitig versenden, bei Tageszeitungen vor 10 Uhr - Pressetermine zwischen 10 und 14 Uhr planen Presseverteiler: - Gute Pflege der Pressekontakte sind oberste Pflicht - Kenntnis des genauen Ansprechpartners erhöht Veröffentlichungschance - Pressekontakte sind erhältlich und recherchierbar bei folgenden Anbietern: STAMM www.stamm.de, ZIMPEL www.zimpel.de, KROLL www.kroll-verlag.de, PRESSGUIDE www.pressguide.de Afak - Akademie für Absatzwirtschaft Kassel e.V.