ERFAHRUNGEN Verfügbare Investitionsmittel gezielter einsetzen IT-Benchmarking in der Berufsgenossenschaftlichen Unfallklinik Franfurt am Main Eine bauliche Veränderung und die Ablösung des BOSS-KIS durch Siemens medico//s waren Anlass für ein IT-Benchmarking. Damit wollte die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Frankfurt die Basis für Effizienzsteigerung und gleichzeitige Kostensenkung schaffen. hängigkeiten zwischen den Einzelmaßnahmen bestehen. So sollen sich die verfügbaren Investitionsmittel gezielter einsetzen lassen und zu Kostenreduzierungen und einem Effizienzanstieg führen. Der Bau eines neuen Gebäudeteils und die damit verbundenen Herausforderungen an die IT waren für die Verantwortlichen ein geeigneter Anlass, die Effizienz der vorhandenen Infrastruktur überprüfen zu lassen. Die vorhandene IT-Infrastruktur wird im Rahmen einer intensiven Standortbestimmung mit allen Hard- und Softwarekomponenten, vor allem aber mit ihren Prozessen und den darin eingebundenen Mitarbeitern erfasst und in eine für medizinische Einrichtungen erstellte Idealstruktur eingetragen. Ziel ist eine objektive Einschätzung, wo das untersuchte Krankenhaus im Vergleich zu anderen medizinischen Einrichtungen steht. Vor allen Dingen sollen nach einer solchen Untersuchung tatsächliche Einsparungspotenziale und zu optimierende Bereiche ersichtlich sein, ebenso wie jene Maßnahmen, die sich zu deren Umsetzung eignen, und inwieweit Ab- Die Grundlagen des Verfahrens wurden von der Junctim GmbH in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer Institut entwickelt. Zunächst erfolgt dabei die möglichst vollständige Erfassung der drei Kernkomponenten Hardware, Software und Dienstleistungen, darauf aufbauend werden alle wesentlichen Prozesse erfasst. „Als Analysebasis orientieren wir uns an aktuellen Krankenhaus-IT-Benchmarks sowie an Standards und Best-practices im IT-Bereich wie beispielsweise ITIL und CobiT. So kann die bestimmt werden“, erläutert Michael Nagel, Senior Consultant der Junctim GmbH. „Anschließend werden der Kostenindex, also die Gesamtkosten eines IT-Arbeitsplatzes, und der Serviceindex betrachtet. Der Serviceindex beschreibt die Summe der den Betrieb unterstützenden Merkmale, wie beispielsweise Performance, Verfügbarkeit, Sicherheit, Anwenderunterstützung 62 Ausgabe 4/2008 Vergleich mit dem Gesamtmarkt Thomas Mangelmann, Leiter Patientenmanagement bei der BGU Frankfurt und verantwortlich für die IT: „Wir wollten eine neutrale Bewertung unserer Prozesse und unserer IT-Landschaft.“ Michael Nagel, Senior Consultant der Junctim GmbH: „Als Analysebasis orientieren wir uns an aktuellen Krankenhaus-IT-Benchmarks sowie an Standards und Best-practices im IT-Bereich wie beispielsweise ITIL und CobiT.“ usw. Ein statistisches Mittel – der Marktdurchschnitt – wird durch Berücksichtigung der Werte vergleichbarer Krankenhäuser gebildet und dient für die weitere Analyse als Benchmark.“ Hinzu kommt die Einbeziehung des „Faktors Mensch“ in den Lösungsansatz .„Wir erfassen nicht nur die reinen Fakten, wir führen mit allen Verantwortlichen und möglichst vielen involvierten Mitarbeitern strukturierte Interviews, bei denen auch Platz für persönliche Gespräche ist,“ erläutert Michael Nagel. Als Unterschied zu anderen Analyseansätzen zählt die Prozessvisualisierung. Am Ende der Analyse steht ein übersichtliches Schaubild in DIN A 0-Größe, in dem in einem Krankenhausreferenzmodell alle Kernprozesse in Form einer Prozesslandschaft abgebildet sind. Nach dem Ampel-Prinzip können darin Handlungsbedarfe dargestellt werden: Grün für Bereiche, die schon gut organisiert sind, gelb für Aspekte, die überprüft werden sollten und rot für Probleme, bei denen akuter Handlungsbedarf besteht. BGU-Benchmarking für die IT Die Berufsgenossenschaftliche Unfallklinik Frankfurt am Main (BGU) wurde als Spezialklinik für die Behandlung von Berufsunfällen gegründet und hat sich zu einem Zentrum für Unfall- und orthopädische Chirurgie entwickelt, in dem 650 Mitarbeiter den Patienten die bestmögliche Behandlung auch bei schwersten Verletzungen zukommen lassen. Benchmarking ist in der BGU gängige Praxis, wurde bislang aber nur für das Personalwesen und den Bereich der Medikamente realisiert. Für die IT-Infrastruktur war der Ansatz der Junctim GmbH, eines Tochterunternehmens der März Network Services AG, neu. IT-Befund für die BGU Thomas Mangelmann, Leiter Patientenmanagement bei der BGU Frankfurt und seit vier Jahren verantwortlich für die IT, über die Ausgangssituation: „Wir wollten eine neutrale Bewertung unserer Prozesse und unserer IT-Landschaft, die aufzeigt, wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen und wo wir Kostenreduzierungen vornehmen können, ohne dass dies zu Lasten der Qualität geht. Der Bau eines neuen Gebäudetraktes mit den damit verbundenen Herausforderungen an die IT-Struktur erschien uns als günstiger Zeitpunkt, unsere IT einem intensiven Check zu unterziehen.“ Im ersten Schritt wurde eine eingehende Bestandsaufnahme durchgeführt. Basis der IT in der BGU bildet demnach ein LAN mit 450 PCs, einer AS400 und 19 zum Teil dezentralen Servern, ein System, das über die Jahre mit dem Bedarf gewachsen ist. Bisher war das Krankenhausinformationssystem (KIS) von BOSS im Einsatz. Hier führte die BGU zusammen mit vier weiteren BGU-Kliniken das Siemens-KIS medico//s ein. Der Benchmark sollte zeigen, ob alle Voraussetzungen für diese Einführung gegeben waren. Im Zusammenhang mit dem Neubau sollte er zudem Hinweise für die Anbindung der neuen Abteilungen liefern und helfen, die Rahmenparameter für ein in diesem Trakt neu einzurichtendes Data Center zu liefern. Nachdem die gesamte Struktur systematisch beschrieben ist und die IT-Abteilung klare Ziele gesetzt bekommen hat, stehen für Verhandlungen mit der Leitung der BGU konkrete Planungsunterlagen zur Verfügung, die beispielsweise die Budgetierung der Mittel deutlich erleichtern. Über die Kosten für Software und Beratung bei diesem Benchmarking wollte die BGU keine Aussage treffen. Klare Definitionen schaffen Planungssicherheit Als erstes Projekt, das vom Benchmarking beeinflusst wurde, entsteht derzeit ein modernes Data Center. Bisher wurden die Server bedarfsorientiert in den einzelnen Abteilungen aufgesetzt und gepflegt. Jetzt werden sie im Data Center zusammengefasst und dort konsolidiert. Auch im Service wird sich durch die Einführung von klar definierten Abkommen (SLAs, Service-Level-Agreements) und garantierten Antwortzeiten einiges ändern. Und letztlich geht man künftig auch bei der Hardwarebeschaffung neue Wege. Eine weitgehende Vereinheitlichung der eingesetzten Systeme soll die Betriebs- und Wartungskosten deutlich senken. 63 Ausgabe 4/2008