平成２２年度　今治市立図書館　指定管理者モニタリング結果施設名今治市立中央図書館、今治市立波方図書館、今治市立大三島図書館所在地今治市常盤町5丁目203番地２、今治市波方町樋口甲72番地１、今治市大三島町宮浦5713番地指定管理者名　称今治図書館管理センター代表者株式会社IJC　代表取締役社長　河北　興次　㈱日立ビルシステム　取締役社長　佐々木　英一住　所今治市天保山町二丁目５番地１　東京都千代田区神田美土代町７番地本施設の管理運営業務の確認にあたっては、管理運営状況を事業報告書、実地調査、利用者アンケート、指定管理者へのヒアリング等モニタリングの実施により把握しました。方針・方法等その後、指定管理業務の課題ごとに、指定管理者による自己評価及び市による評価結果を取りまとめました。教育委員会　社会教育課　図書情報サービス室担当部課 (問合せ先) ＴＥＬ：０８９８－３６－１６０２Ｅ－mail：[email protected] 評価内容課題総括事業収支指定管理者自己評価ＢＡ基本事項管理･運営体制個人情報保護ＢＡ図書館を適切に管理運営していく上で、職員に対しては、基本となる市条例、規則、仕様書等を十分理解し、業務に取り組むよう指導徹底している。また、特定の利用者にサービスが偏らないように、適切な管理運営を行い、利用者への公平なサービスの提供に向けて尽力している。経理については、会計責任者並びに庶務担当を定め、伝票や証憑書類について適切に作成、管理を行っている。また、監査当局からの指摘に対し､本社と随時改善を協議し、実現させていった。現金については本社管理とし、チェック体制の強化を図っている。光熱水費等の経費節減により、剰余金も発生しており安定経営基盤のための準備金積立金を増加させた。図書館業務を利用者満足度を低下させることなく円滑に実施できる体制を構築し、職員の作業環境の向上、積極的な職員研修の実施及び職員のモチベーション向上対策に注力した。また、個人情報保護教育及び外部講師を招いての職員研修を実施し、ビジネススキル向上並びに意識改革の実現に寄与出来た。個人情報を適切に扱う事業所に交付されるプライバシーマーク（以下、Ｐマーク）を取得しているため、職員全員に対して誓約書を徴収のうえ、Ｐマークの教育を実施すると共に、個人情報を含む書類については、保管方法並びに保管場所を施錠可能なキャビネットまたは施錠出来る部屋に保管するような適正化を徹底した。市による評価ＢＢＢＡ指定管理者として、公共図書館の設置目的や意義については理解しており、それに基づいて図書館の管理運営ができている。職員の研修についても館内での研修開催、館外での研修会への派遣などを積極的に行っており、また毎日のミーティングや班長会などを実施して職員間の意識・情報共有に努力していることを評価する。今後も図書館職員一人ひとりが意識を高め、利用者への公平なサービス提供に努められたい。事業収支計画は適正で、経理事務においても伝票・帳簿処理や現金管理等も適正に執行されている。また、積極的な経費節減により発生した剰余金を準備金として積み立てており、自主的な安定した運営資金の確保を評価する。今後は、剰余金についてその一部を積極的に社会還元されんことを期待する。図書館運営に必要な職員数については、専門職である司書資格者数を含め「仕様書」で定める水準を確保しており安定的な図書館運営が可能となっている。また、平成22年度より積極的に障害者雇用を実施していることを評価する。今後は、職員間の情報や業務スキルの共有化を一層向上させるとともに、管理職員の勤務シフトや緊急時の対応等についてより迅速に対処できるように改善を検討し、機能的な組織体制の構築を望む。指定管理者自身が個人情報を適切に取り扱っている事業所に交付されるプライバシーマークを取得しており、指定管理者移行以後、毎年全職員に対し個人情報保護を徹底させるため、社内研修など職員教育を積極的に実施していることを評価する。また、個人情報が含まれる書類の管理についても、施錠キャビネットで保管し廃棄する際も厳格に管理されていることを評価する。課題一般管理業務修繕管理業務指定管理者自己評価Ａ一般管理業務については業務基準表に定められた回数を適切に実施した。なお、業務基準表に定められた基準以外にも植栽の剪定や水やりを随時実施すると共に、図書館敷地内はもとより周辺の公園、道路の清掃を毎日実施した。また、省エネ・節電対策も実施した。Ａ来館者の安全にかかわるものや法令に定められている修繕は迅速に実施し、月報にて報告を実施している。これにかかわらない一定額を超える修繕については、協議書で申し入れると共に、修繕計画に反映させている。Ｂ個人情報保護の遂行のため、裁断機及び個人用キャビネットを購入した。キャビネットについてはロックできない4台を優先して買い替えを行った。波方の本棚については、本の収納処理に以前より継続的に困惑していたため、収支決算に余裕もあったので購入することとした。Ｂ館内に意見箱を設置し、いただいたご意見は職員全員に回覧し、返答先が記されているものは、協議の上、迅速に返答している。なお、事故については、館内の整備や警備の充実により、発生そのものを抑止している。また、開館中は、責任者もしくは準ずる監督職が常に就業しており、タイムリーな対応体制を維持している。管理業務備品管理業務その他の管理業務（事故・苦情対応）総括Ｂ利用業務一般利用業務電算システム運営業務運営業務図書館資料運営業務その他の運営業務（利用者アンケートを含む）来館者数は目標には達しなかったが微増していますが一層の努力が必要と思われる。利用者登録総数、貸出人数、貸出点数についてはおおよそ３％程度の減尐となっている。来館者数の微増との関連からでは図書館の利用形態が尐し変化してきているかもしれない。この要因については深く協議を行い、今後も利用者満足度の向上やＰＲについての取り組みを強化し、利用率・稼働率の向上を図って行きたい。本年度も中央館、波方館、大三島館、ＢＭ利用者に対してのアンケート調査を実施しアンケートの集計結果を作成し、今治市および図書館利用者倶楽部に提出すると共に、館内での公表を実施した。開館日数については、中央館が第４月曜日を新たに開館し、波方館・大三島館については祝日並びに第４月曜日の開館を実施したが、今年度も継続し、３館の開館日の統一が図られた。昨年度に引き続き、館内の全面禁煙、水分補給コーナの設置、状況に応じた閲覧用机の増設、自主講座の開催及び館内警備の充実等により、利用者が従来より来館しやすい環境づくりに注力した。Ａ利用者からの問い合わせ等に対して適切な対応並びに案内が出来るよう、周知文書の作成、配架場所を解りやすく表示した文書を作成の上、適宜配布を行うと共に積極的かつ適切なレファレンスが実施できるような研修を行い、利用者サービスの向上に寄与した。また、館内掲示物の見直しを行い、来館者に分かりやすい掲示方法並びに掲示物の工夫・改善を実施すると共に図書館内の定期的な巡回を実施し、秩序を乱す行為を未然に防止すると共に、適切な対応を実施した。Ａ電算システムに伴う障害、改善事項等については情報の一元化を図るため、システム取りまとめ責任者を設置し、円滑な運用に努めている。また、システムに障害が発生した場合には、速やかに今治市主管課に報告すると共に、システム取りまとめ責任者とシステム保守担当者との迅速な連携により、早期の復旧に努めている。Ａ仕様書に定められた選定基準にもとづき、原則として、毎週木曜日に選書会を実施し、選定結果を速やかに今治市主管課に承認申請を行い、承認後、発注、受入れ、装備、配架作業を実施している。なお、中央館においては郷土資料の充実、波方及び大三島館においては、それぞれの地域性を考慮した選定に注力すると共に、高齢者等に配慮した大活字本の収集を行った。また、図書館資料購入予算については指定管理料の他の会計とは別管理し、予算管理の適正化に努めた。Ａ教育的事業のブックスタートについては、昨年度と同様に継続的に実施した。夏休み自由研究/読書感想文　しらべかた/かきかた教室については、当方の館長が元中学校長のため、経験並びに人脈を活用し、迅速かつ的確な計画にもとづいた説明会・相談会を実施し、多数の相談者が利用され、おおむね高い評価を受けた。市による評価Ｂ各種保守・管理業務について、「仕様書」で定めている業務内容や実施回数等の水準を維持できている。省エネ・環境(エコ）対策についてもその意識は高く、こまめなON・ OFFにより積極的な節電対策を行い実績を上げている。また、指定管理者移行後から図書館職員による周辺の公園及び歩道の自主清掃も継続しており、地域に対する貢献を評価する。Ｂ日常点検を小まめに行うことによって、故障箇所の早期発見・早期修繕を心がけている点を評価する。今後は長期的・総合的な観点より、効果的な修繕計画を策定し、市と連携して適切な施設管理に勤められたい。ＢＢ市より引き継いだ備品については、概ね適正に管理されている。開館より相応の年数が経過しているため、耐用年数を超えて使用しているものも多いので日常点検などを小まめに行い安全性・利便性に考慮した備品管理に努められたい。「接客マナー」や「クレーム対応」の研修を積極的に実施し、職員全体としてクレーム対応のスキルアップが見受けられる。寄せられた苦情や要望を今後の管理・運営に適切に反映させるとともに、その対応について他の利用者へ周知し、より利用しやすい図書館となるよう努められたい。指定管理者移行後に開館日数の拡大、開館時間の延長を継続しており、これが利用者に定着している。図書館利用の評価項目は貸出資料数・貸出人数以外の数値化しにくい要素も多くあるが、客観的に判断しやすいこの指標が伸び悩んでる。その要因は単に「図書館の利用者が減尐した」という単純なものではなく、色々な複合的な要素が考えられるが、収集している各種のデータをもとに、今治市立図書館の利用現状を的確に分析し、妥当な目標数値の設定及び効果的な対策を策定するように努められたい。ＢＢ各利用業務について、「仕様書」で定められている水準を維持されている。平成22年度において図書館ホームページの改訂を実施し、図書館に関する情報提供を大幅に拡大させたことを評価する。日常的な貸出・返却サービスやレファレンスサービスへの利用者からの要望に的確に応えるとともに、利用者から親しみをもたれ信頼される図書館を目指して、様々な事業を展開し、利用促進に向けて努力されたい。Ｂ電算システム運用・管理について、日常的な点検・稼動確認や障害発生時の緊急対応等が適切に実施されており、安定したシステム運用が確保されていることを評価する。平成23年度に予定しているシステム更新に向け、市及びシステム管理者と連携を密にして機能的なシステム構築のため積極的な協力を期待する。Ｂ図書館資料の運営業務については「仕様書」で定める水準を遵守し、年間を通し適正に資料の計画的収集が行われている。平成22年度に全館での「資料選定・発注・登録」の手続きが統一され、「選書会」にも中央図書館以外の司書も参加し、各館の情報共有が進んだ点を評価する。今後とも、館ごとに地域特性を活かした資料収集に努めるとともに市立図書館全体での蔵書構成に留意しつつ、適正な資料運営に努められたい。Ｂ市が実施する「ブックスタート事業」や「読み聞かせ」について積極的に協力していることを評価する。ＰＴＡやボランティア団体等新たな協力団体の掘りおこしを検討されたい。また、毎年利用者に対してアンケート調査を実施しており、そこで得られたデータや要望などを日々の業務にフィードバックさせていることを評価する。今後は、アンケート結果をリニューアルされた図書館ホームページで公表し、他の利用者にも積極的な情報提供を検討されたい。課題一般奉仕業務指定管理者自己評価Ａ奉仕業務その他の奉仕業務Ａ資料の閲覧が自由に行えるよう、配架場所が解りやすくなるような地図を作成し、必要に応じて配布を行い、利用者の利便性の向上を図った。貸出については、大人向け、ヤングアダルト向け及び小学生向けに、それぞれ「読んでみよう１００冊の本」を紹介したパンフレットの作成を行うと共に、企画テーマごとに閉架図書の紹介を実施し、新しい読書機会の提供に努めた。返却業務については、今治市立図書館のどこで借りた資料であっても、すべての図書館への返却を可能とする「相互返却」サービスについて、平成22年度から本番業務を開始している。末返却資料の督促については、長期延滞者に対するペナルティ強化をして、一定の効果を得ることが出来たが、毎月、中旪から下旪にかけて延滞者に対する電話連絡並びに現地訪問を実施し、長期延滞資料の返却に向けての督促処理を行い、一定の効果が得られた。また、予約督促についても１週間に１回の電話連絡により一定の効果が得られた。また、レファレンスサービスそのものの認知度が低いため、「調べ物のお手伝いをします。」旨のポスターを作成し、館内掲示で周知すると共に、ベテラン司書のコーチングによる職員研修を実施し、利用者に対するレファレンスサービス向上に努めた。自主事業として、「歴史講座」、「今治俳句講座」、「製本教室」、「平和学習会」、「読み聞かせ講座」、「おり紙教室」、及び「今治・波方読書講演会」を開催し、多数の利用者が講座を利用されると共に、アンケート結果もおおむね高い評価を受けた。なお、自主講座を実施するに当たり、事前に計画立案を実施のうえ、今治市主管課との協議を実施した。内容は地域に根差した今治地方の歴史、愛媛県の代表的な文化である俳句等をテーマとし、受講者のアンケートにおいても地域性並びに独創性についての高い評価を得ることが出来た。市による評価平成22年度より開始した「今治市立図書館のどこで借りた資料でも、どこの市立図書館でも返却できる」返却サービスは利用者の利便性を大いに向上させたと評価する。今後は「予約方法の見直し」、「移動図書館車の巡回エリア拡大」、「資料の貸出方法の見直し」等更なる利便性の向上を目指して、新規事業を検討されたい。Ｂ指定管理者移行後、自主事業のうち「自主講座」について充実を図っており、図書館で実施される生涯学習講座として認知度が上がってきていることを評価する。平成23年度は大三島図書館での開催を増やしているが、今後はその他の図書館でも同様に自主講座を充実させ、市民の図書館利用機会の向上を図られたい。Ｂ提出があった財務諸表など関係書類を分析した結果、特に問題となる点もなく、経営状態は健全で安定していると判断する。指定管理者の経営状態総　合　コ　メ　ン　ト　今治市立図書館指定管理者においては、「業務仕様書」や「事業計画書」に従い、施設の設置目的に応じた施設管理と利用者サービスを提供し、概ね良好な管理・運営が行われていると評価するが、指定管理者制度導入後3年を経過し、資料貸出件数等の利用実績が伸び悩んでいる傾向が見受けられる。平成23年度に予定している「図書館システム更新」と呼応して、「予約方法の見直し」、「貸出方法の見直し」など利用者の利便性向上にむけての努力を期待する。また、自主講座の拡充や読み聞かせ会など教育的事業を継続的に実施し、市民に対して「資料を借りるだけの図書館」から「生涯学習の場としての図書館」としての認知が徐々に進んできていると思われるので、今後もこのような事業を充実させ市民の一層の図書館利用につながるよう努められたい。