Notice pour compléter vos déclarations annuelles des effectifs (DAE) et de cotisation (DAC) I - DECLARATION ANNUELLE DES EFFECTIFS (DAE) En cas de doute, il est conseillé de contacter l’assistante de votre médecin du travail. Comment déclarer ? Dans toutes les situations, il faut vérifier, corriger ou compléter le document envoyé par le service 1 de santé au travail. Plusieurs situations sont décrites ci-dessous, à savoir : • • • • Situation 1 : Ce qu’il faut faire dans toutes les situations Situation 2 : Je souhaite retirer un salarié Situation 3 : Je souhaite ajouter un salarié Situation 4 : Je n’ai plus de salarié(s) ► Situation 1 : Ce qu’il faut faire dans toutes les situations Il faut compléter, vérifier vos coordonnées et les corriger le cas échéant sur la feuille « déclaration annuelle des effectifs 2015 ». (Fig 1) Coordonnées à compléter ou à modifier si nécessaire : Téléphone : Fax : Email : N° SIRET : Code APE : Figure 1 Tableau des coordonnées à compléter ou à corriger si nécessaire Il faut ensuite pour chaque salarié, vérifier ses nom, prénom, date de naissance, (Fig 2) vérifier l’intitulé du poste de travail, le corriger si celui-ci est erroné (le document reçu reprend les données 2014, qui sont à actualiser). (Fig 2) Le poste de travail est obligatoirement déclaré par l’employeur. L’employeur est responsable de l’intitulé du poste de travail. Il correspond à une réalité dans l’entreprise et ne peut être défini par le médecin du travail. Il correspond en général au poste de travail déclaré dans le contrat de travail. En l’absence de poste de travail déclaré par l’employeur, le médecin pourrait ne pas délivrer de fiche d’aptitude. compléter ou corriger si nécessaire les données PCS (code et intitulé) qui nous sont indispensables. Ces données issues de la classification INSEE 2003 peuvent figurer sur les fiches de paie, les déclarations URSSAF et sont accessibles sur le site internet de l’INSEE comme sur notre site www.ast6259.fr (Fig 2) s’assurer que la classification de Surveillance Médicale est la bonne, compléter la catégorie 2015 et s’il s’agit d’une classification SMR indiquer le(s) motif(s) par une (des) croix dans la (les) colonne(s) correspondante(s). (Fig 2) La surveillance médicale renforcée est déclarée par l’employeur sur une base légale, le législateur prévoit que les : • • • • • • • • • • 2 Travailleurs âgés de moins de 18 ans, Femmes enceintes, Salariés exposés à l’amiante, Salariés exposés aux rayonnements ionisants, Salariés exposés au plomb dans les conditions prévues à l’article R. 4412-160, Salariés exposés au risque hyperbare, Salariés exposés au bruit dans les conditions prévues au 2° de l’article R. 4434-7, Salariés exposés aux vibrations dans les conditions prévues à l’article R. 4443-2, Salariés exposés aux agents biologiques des groupes 3 et 4, Salariés exposés aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (CMR) mentionnés à l’article R. 4412-60, • Travailleurs handicapés. bénéficient d’une telle classification. L’ensemble des autres salariés sont à déclarer en SMS (surveillance médicale simple). Figure2 Totaliser le nombre de salariés déclarés en SMS et en SMR. A titre informatif est indiqué le nombre de salarié pour chaque catégorie en 2014. (Fig 3) Figure 3 Dans toutes les situations : Valider le document avec le tampon de l’établissement (Fig 4) Date, cachet et signature de l’entreprise : Figure 4 Ne pas oublier de valider avec le tampon de l’établissement 3 ► Situation 2 : Je souhaite retirer un salarié Barrer la ligne correspondante et indiquer en bout de ligne, une date de sortie des effectifs. (Fig 5) Figure 5 Un salarié est sorti de l’entreprise, la ligne correspondante est barrée et il faut indiquer une date de sortie ►Situation 3 : Je souhaite ajouter un salarié Saisir la globalité des éléments de la ligne pour chaque nouveau salarié sur le formulaire prévu à cet effet avec la date d’embauche. ►Situation 4 : Je n’ai plus de salarié(s) Cocher simplement la case « Si vous n’avez plus de personnel, veuillez cocher : □ » sur la page déclaration annuelle des effectifs 2015. (Fig 6) Figure 6 Absence de salarié en 2015 Barrer la(les) ligne(s) correspondante(s) et indiquer en bout de ligne, une date de sortie des effectifs. (Fig 5) II - DECLARATION ANNUELLE DE COTISATION (DAC) Pour tout renseignement concernant la DAC, vous pouvez contacter notre service comptabilité dont voici les coordonnées : - Comptabilité secteur Arras : 03.21.15.12.51 - Comptabilité secteur Lens Hénin : 03.21.15.12.46 - Comptabilité secteur Béthune : 03.21.15.12.47 4 POUR L ANNEE 2014 (Fig 7) Compléter le tableau effectif total 2014 en distinguant le nombre de salariés en SMS et SMR. (Fig 7) Rappel : l’effectif total 2014 à renseigner correspond au nombre total de salariés ayant figuré à l’effectif au cours de l’année 2014, quels que soient leur temps de travail et leur temps de présence dans l’entreprise. Le tableau 2014 doit impérativement être renseigné même si vous n’avez plus de salarié en 2015. ANNEE 2014 EFFECTIF TOTAL 2014 (y compris les apprentis) SMS (Surveillance Médicale Simple) SMR (Surveillance Médicale Renforcée) TOTAL EFFECTIF Nombre total de salariés ayant figuré à l’effectif au cours de l’année 2014 (quels que soient leur temps de travail et leur temps de présence) Figure 7 Tableau des effectifs 2014 à compléter POUR L ANNEE 2015 (Fig 8) Après avoir complété la déclaration annuelle des effectifs 2015, reporter dans les cases orangées de la déclaration annuelle de cotisation, le nombre de salariés en SMS, SMR et le total pour 2015. (Fig 8) ANNEE 2015 EFFECTIF JANVIER 2015 VEUILLEZ REPORTER ICI LES TOTAUX 2015 DE VOTRE DECLARATION DES EFFECTIFS SMS (Surveillance Médicale Simple) SMR (Surveillance Médicale Renforcée) TOTAL EFFECTIF Figure 8 Tableau des effectifs 2015 à compléter Choisir un mode de règlement (Fig 9) CHOIX DU MODE DE REGLEMENT (Cocher la case correspondante) PRELEVEMENT SEPA (simple et rapide, avec la possibilité de paiement en plusieurs fois sans frais, lors d’une première souscription remplir le mandat joint) VIREMENT sur notre compte CDN ARRAS RIB : 30076 02703 11145000200 65 IBAN : FR76 3007 6027 0311 1450 0020 065 BIC : NORDFRPP CHEQUE BANCAIRE Figure 9 Choix du mode de règlement 5 Valider le document avec le tampon de l’établissement (Fig 10) Date, cachet et signature de l’entreprise : Figure 10 Ne pas oublier de valider avec le tampon de l’établissement Une fois les documents correctement remplis, les retourner avant le 31 JANVIER 2015 au service de santé au travail à l’adresse suivante : ASSOCIATION SANTE TRAVAIL 62-59 6 RUE DE LA SYMPHORINE PARC DES BONNETTES – CS 60503 62008 ARRAS CEDEX