6 ème maquette Dossier de demande FEDER_V1

Dossier de demande de
subvention FEDER
Objectif « Investissement pour la croissance et l’emploi »
Version du 2 décembre 2014
Dossier de demande de subvention
P ro gr a mm e O p ér at io nne l 2014 -2020
FONDS
EUROPEEN
OBJECTIF : « Investissement pour la croissance et l’emploi »
ORGANISME PORTEUR DE PROJET :
..............................................................................................................................................................................................................................................................
INTITULE DU PROJET :
de
..................................................................................................................................................................................................
..................................................................................................................................................................................................
DEVELOPPEMENT
Un exemplaire de ce dossier, complété et accompagné
de l’ensemble des pièces administratives, doit être adressé :
par courrier à :
REGIONAL
M. Le Président de la Région des Pays de la Loire
Direction de la contractualisation
1 rue de la loire
44966 NANTES CEDEX 9
ET
par voie électronique à :
[email protected]
Point de vigilance : ce dossier est susceptible de modifications en raison
de l’évolution de la réglementation européenne.
Cadre réservé au service instructeur
Dossier reçu le :
N° SYNERGIE :
Axe / Priorité d’investissement /
Objectif Spécifique :
N° d’enregistrement (Post Office) :
Date d’accusé de réception de
dossier complet :
2
Présentation du dossier
A qui
s’adresse ce
dossier ?
Vous êtes porteur d’un projet
et vous souhaitez obtenir un financement européen FEDER.
Le dossier de demande de subvention FEDER est composé de plusieurs fiches identifées
par une couleur et un numéro.
En voici le sommaire :
Que contient
ce dossier ?
Fiche 1
Fiche 2
Fiche 3
Fiche 4
Fiche d’identité du porteur de projet
Présentation de l’opération
Evaluation
Publicité européenne
Pages 6 à 8
Pages de 9 à 13
Pages 14 à 17
Page 18
Fiche 5
Fiche 6
Fiche 7
Plan de financement du projet
Engagements du porteur de projet
Pièces à joindre
Pages 19 à 21
Pages 22 à 23
Pages 24 à 27
Le dossier est accompagné d’une notice explicative qui vous aidera à le remplir et
d’annexes composées de documents-type à remettre avec le dossier.
1 – Téléchargez et imprimez la notice explicative afin de pouvoir vous y référer plus facilement
pour remplir le dossier de demande de subvention FEDER.
Conseils pour
une
utilisation
efficace du
dossier, de la
notice et des
annexes
2 – Téléchargez et remplissez le dossier sous le format informatique en vous référant le plus
possible à la notice explicative.
3 – Téléchargez, remplissez et imprimez les annexes qui concernent votre opération.
4 –Cochez les cases de la liste des pièces justificatives à fournir au fur et à mesure que vous avez
joint les documents.
Il convient de vous référer en permanence à la notice explicative :
Exemple : vous devez compléter la rubrique 2F de votre dossier de demande :
2F
Comment
compléter
votre dossier
de demande
de
subvention ?
LES RESULTATS
Précisez les documents (photos, bilans d’activité,….) qui seront transmis à la fin de votre opération pour justifier de
la réalisation de votre opération. Cette description sera utile lors des visites sur place pour constater la réalité de
l’opération.
Vous vous reportez à la rubrique 2F de la notice explicative :
3
LES RESULTATS :
2F
Les résultats :
Décrivez aussi concrètement que possible le résultat de votre
opération et la nature des livrables qui seront transmis au solde de
votre opération justifiant de la réalité de celle-ci (photos, bilan
d’activité…). Cette description sera utile lors des visites sur place pour
constater la réalité de l’opération.
Selon les cas, certains documents spécifiques seront à fournir pour la prise en compte de
vos dépenses. Pour ce faire, vous trouverez des modèles appelés « annexes » en cliquant sur
les trombones correspondantes ci-dessous.
ANNEXE : Attestation de délégation de
signature du représentant légal
ANNEXE : Attestation de nonassujettissement à la TVA
ANNEXE
Quels
documents
sont en
annexe ?
ANNEXE 1 - Attestation de délégation de signature
du représentant légal
ANNEXE 2 - Attestation de non-assujettissement à
la TVA
: Fiche de suivi de temps
ANNEXE 3_Modèle fiche de relevé de temps FEDER
ANNEXE : Tableau récapitulatif des frais
de personnel
ANNEXE 4_justification_frais de personnel
ANNEXE : Tableau de calcul des recettes
nettes générées par l’opération
ANNEXE 5 - Tableur article 61
ANNEXE : Pièces justificatives à fournir
pour les marchés publics
ANNEXE 6 - Pièces justificatives marchés publics
ANNEXE : Plan de financement (2 onglets
« Dépenses » et « Ressources »)
ANNEXE 7 - Tableaux récapitulatifs des dépenses
et des ressources
Dans le dossier et la notice, vous trouverez les pictogrammes suivants :
Vous devez exécuter une action
Joindre un document, compléter une annexe, se rendre à la rubrique suivante.
Vous pouvez vous faire aider du chargé de programme FEDER référent à votre dossier.
Pictogrammes Se faire accompagner pour compléter une rubrique particulière.
Point de vigilance
Une attention particulière est requise.
Bon à savoir
Qui peut vous
aider à
remplir votre
Des informations vous sont transmises.
Les chargés de programme du service FEDER sont à votre disposition pour répondre à toutes vos
questions. Ils peuvent vous aider à compléter votre dossier de demande de subvention et vous
informer sur le traitement de votre dossier.
Vous trouverez, ci-dessous, leurs coordonnées :
4
dossier ?
REGION DES PAYS
DE LA LOIRE
1, rue de la Loire
44966 NANTES
CEDEX 9
Responsable du
service FEDER
Responsable du
pôle gestion
Axes 1,2,3
Recherche,
innovation, TIC,
compétitivité des
PME
Responsable du
pôle gestion
Axes 4,5,6
transition
énergétique,
environnement,
territoires
Assistante du
service FEDER
Chargés de
programme FEDER
Axe 1,2,3
Recherche,
innovation, TIC,
compétitivité des
PME
Direction de la Contractualisation
Xavier DELORME
02.28.20.61.57
[email protected]
Nathalie DONADILLE
02.28.20.61.82
[email protected]
Sonia LETORT
02.28.20.61.40
[email protected]
Ingrid PAHAUT
02.28.20.61.56
[email protected]
AXE 1 :
Chargée de programme Recherche
Claire PICHON
02.28.20.56.57
AXE 2 :
Chargé de programme TIC
(en cours de recrutement)
02.28.20.
[email protected]
et
Chargé de programme Innovation
Pascal JOUSSET
02.28.20.56.45
[email protected]
AXE 3 :
Chargée de programme
Compétitivité des PME
Isabelle GARDON-KUPISZ
02.28.20.57.13
[email protected]
Chargés de
programme FEDER
Axes 4,5,6
Transition
énergétique,
environnement,
territoires
AXE 4 :
Chargé de programme Energie
Patrice ROUSSEL
02.28.20.
[email protected]
AXE 5 :
Chargée de programme
Environnement et prévention des
risques
Julie SIMAILLEAU
02.28.20.
[email protected]
AXE 6 :
Chargée de programme Territoires
Emmanuelle FORGET
02.28.20.54.77
[email protected]
5
1- FICHE D’IDENTITE
DU PORTEUR DE PROJET
Référez-vous à la notice pour vous aider à compléter cette fiche
LE PORTEUR DE PROJET
1A
Raison sociale
Ou nom si vous êtes un
particulier :
N° SIRET
Code NAF :
N° d’enregistrement :
(A renseigner pour les
associations, il s’agit du
n° d’enregistrement en
préfecture ou au TGI).
Statut juridique :
Adresse
du siège
social :
Joindre une copie du récépissé de déclaration des statuts
Service de l’Etat (Précisez) : ....................................................................................................
Collectivité territoriale (Précisez) :
Etablissement public
Organisme consulaire
Association (Précisez) :
Entreprise (Préciser le type) :
Autre (Préciser, exemple SEM, SPL) : .................................................................................
N° - Libellé de
la voie :
Complément
d’adresse :
Code postal :
1B
Ville :
LE REPRESENTANT LEGAL
Civilité :
Madame
Monsieur
NOM et Prénom :
Fonction :
Coordonnées :
Tél :
Fax :
Mail
:
……
………………………………….@.................................
Le représentant légal doit avoir la capacité à
Pour les organismes publics et les associations, joindre tout
engager la responsabilité de l’organisme pour document attestant de cette capacité (délibération de la
l’opération : collectivité, du conseil d’administration)
6
1C
CE PROJET FAIT-IL L’OBJET D’UNE DELEGATION DE SIGNATURE ?
OUI (1)
(1) Si oui, joindre l’ANNEXE
NON
« Délégation de signature du représentant légal »
LA PERSONNE CHARGEE DU SUIVI DE L’OPERATION
1D
Si c’est le représentant légal qui suit l’opération
Civilité :
Madame
passer à l’étape 1E
Monsieur
NOM et Prénom :
Fonction :
Coordonnées :
Tel fixe :
Mobile :
Mail : …............................................@.................................................
Adresse si différente de celle du
siège social :
1E
VOTRE PROJET FAIT-IL L’OBJET D’UNE MAITRISE D’OUVRAGE DELEGUEE ?
OUI (1)
NON Si non, passez à la rubrique suivante
(1) Si oui, remplir la rubrique ci-dessous et joindre les documents mentionnés dans la partie 7D PIECES A JOINDRE
Raison sociale du maitre
d’ouvrage délégué :
NOM et Prénom de la personne
en charge du dossier :
Fonction :
Coordonnées :
Tél :
Fax :
Mail : …............................................@.................................................
7
SI VOUS ETES UNE ENTREPRISE
1F
Si ce n’est pas le cas, passez à la rubrique 1G
Votre entreprise appartient-elle à
un groupe :
OUI
NON
Vous trouverez une explication de la notion de groupe dans la rubrique 1F de
la notice explicative.
Effectifs total du groupe …………………………ETP
Chiffre d’affaires de l’entreprise :
ASSUJETTISSEMENT AU REGIME DE LA TVA
1G
OUI
NON (1)
Partiellement assujetti
Taux d’assujettissement ………..%
(1) Joindre tout document l’attestant (attestation fiscale ou autre)
OU
compléter l’ANNEXE
« Attestation de non-assujettissement au régime de la TVA »
8
2- PRESENTATION
DE VOTRE OPERATION
Référez-vous à la notice pour vous aider à compléter cette fiche
Pour rattacher votre projet au programme opérationnel 2014-2020, 1 seule case à cocher par axe et
par objectif
Vous pouvez vous faire accompagner par le chargé de programme pour compléter cette partie.
2A
RATTACHEMENT DE VOTRE PROJET AU PROGRAMME OPERATIONNEL 2014-2020
Axe 1 - Renforcer la
recherche, le développement
technologique et l’innovation
Axe 2 - Améliorer l'accès
aux technologies de
l'information et de la
communication (TIC), leur
utilisation et leur qualité
Axe 3 - Renforcer la
compétitivité des petites et
moyennes entreprises
A quel axe
et objectif
votre
projet
est-il
rattaché ?
Objectif « Rattraper une partie du retard de la région dans les domaines
de recherche et d’innovation en lien avec les spécialisations intelligentes »
Objectif « Accroître les projets innovants pour les entreprises dans les
domaines de spécialisations intelligentes »
Objectif « Déployer le très haut débit sur l’ensemble du territoire
régional en ciblant les communautés d’innovation »
Objectif « Accroître l’offre de services numériques et les usages
associés »
Objectif « Favoriser le renouvellement et l’accroissement du tissu
économique en accompagnant la création d’entreprises »
Objectif « Accroître la compétitivité des PME pour faire face aux
mutations économiques »
Objectif « Accroître la production d’énergie issue de sources
renouvelables »
Axe 4 - Soutenir la
transition vers une économie
à faibles émissions de
carbone dans tous les
secteurs
Objectif « Améliorer la performance énergétique des logements et
bâtiments publics »
Objectif « Accroître le recours aux transports collectifs »
Objectif « Réduire les émissions de gaz à effet de serre dans les
agglomérations »
Objectif « Accroître l’utilisation des modes de déplacements doux »
Objectif « Augmenter le nombre d’entreprises intégrant les éco-filières »
Axe 5 - Promouvoir
l’adaptation au changement
climatique, la prévention et la
gestion des risques
Objectif « Réduire la vulnérabilité des populations et des entreprises face
aux inondations et submersions marines »
Objectif « Renforcer les fonctionnalités des espaces protégés pour une
gestion adaptée »
Objectif « Redonner une vocation aux sites urbains pollués de la région »
Axe 6 – Promouvoir
l’inclusion sociale et lutter
contre la pauvreté et toute
forme de discrimination
Objectif
urbains »
« Réduire les inégalités de revenus au sein des territoires
9
VOTRE OPERATION
Le service instructeur
vous informe
2B
L’opération pour laquelle vous sollicitez un financement du FEDER peut s’inscrire dans un projet plus
global, se décliner en actions, et se réalise dans une période définie.
Pour permettre au chargé de programme de mieux connaître votre dossier, vous devez pouvoir
compléter les champs de présentation du projet ci-après pour :
-
Intitulé de
l’opération :
expliquer le contexte, faire un état des lieux,
définir des objectifs à atteindre, dans des délais estimés,
déterminer les moyens humains et matériels à mettre en œuvre pour atteindre le résultat
escompté.
Il vous est conseillé de consulter la rubrique 2A ci-dessus de la notice pour trouver
l’intitulé le plus juste de votre opération.
Lieu de réalisation :
(adresse précise où
se déroule
l’opération)
En lien avec la partie 2A ci-dessus, expliquez le rattachement de votre opération à l’axe et
à l’objectif selon les critères de sélection du Document de mise en œuvre (DOMO).
Vous pouvez consulter le Document de mise en œuvre sur le site Internet :
www.europe.paysdelaloire.fr
Critères de
sélection :
-
Il vous est conseillé de consulter la rubrique 2B de la notice pour établir le calendrier
de réalisation de l’opération.
Début d’exécution prévue :
Calendrier de
réalisation de
l’opération :
/
/20—
Il faut entendre par « début d’exécution » la date correspondant aux premières
dépenses engagées impliquant la demande de subvention FEDER (vous pouvez inclure les
dépenses des études préalables si elles sont nécessaires à la réalisation de l’opération).
Fin d’exécution prévue :
/
/ 20—
La « fin d’exécution » correspond au dernier paiement émis et décaissé (date de débit
sur le compte du porteur de projet. Veuillez intégrer les délais nécessaires aux derniers
paiements notamment les retenues de garantie ou les études de suivi de performance si
elles sont intégrées au coût total éligible).
Pluri-annualité du projet :
OUI
NON
Précisez ci-dessous l’état prévisionnel de réalisation des dépenses par exercice et l’année
10
prévisionnelle de fin de paiement.
Année
Montant des dépenses du projet susceptible de faire l’objet de
demandes de paiement FEDER
20..
20..
20..
Total
2C
LES OBJECTIFS DE VOTRE OPERATION
1- L’origine de votre opération
Pourquoi vous envisagez cette opération ? Dans quel contexte ?
2- Quels sont les objectifs visés, résultats attendus ?
11
2D
LA MISE EN ŒUVRE DE VOTRE OPERATION
Descriptif détaillé de l’opération en lien avec les dépenses présentées :
12
MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LE PORTEUR DE PROJET
Le service instructeur
vous informe
2E
Ces moyens permettent au service instructeur d’apprécier la cohérence de votre projet et de s’assurer
que votre opération pourra être réalisée dans les délais prévus.
Combien de personnes seront affectées à l’opération ? _____________
Fonction des personnes affectées
à l’opération
Quels moyens humains allez-vous
mobiliser pour cette opération ?
Temps prévisionnel consacré à
l’opération (précisez l’unité : ex :
jours, heures)
1234-
Quels moyens matériels et
immatériels allez-vous mobiliser
pour cette opération ?
Quels moyens administratifs allezvous mettre en œuvre pour le suivi
administratif du dossier ?
Partenariat(s)nécessaire(s) dans le
cadre de cette opération :
(Structures avec lesquelles vous
travaillez,…)
2F
RESULTATS
Précisez les documents (photos, bilans d’activité, réception de travaux, résultats d’études….) qui seront transmis
à la fin de votre opération pour justifier de la réalisation de votre opération ainsi que les dates prévisionnelles
de livraison.
Cette description sera utile lors des visites sur place pour constater la réalité de l’opération :
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
13
3- EVALUATION
Référez-vous à la notice pour vous aider à compléter cette fiche
INDICATEURS
Le service instructeur
vous informe
3A
L’Union européenne développe pour la programmation 2014-2020 une culture accrue de la notion de résultat.
Les instances européennes demandent donc de définir des objectifs à atteindre mesurables sur la base
d’indicateurs prédéfinis selon différentes typologies :
-
Les indicateurs de réalisation,
Les indicateurs de résultats.
La définition et le suivi des indicateurs permettent de rendre compte de l’avancement de l’opération et du
niveau d’atteinte des objectifs, et plus largement de contribuer aux travaux d’évaluation menés dans le cadre
du programme.
La demande de subvention d’une aide émanant du FEDER vous engage à recueillir et à compléter l’ensemble
des indicateurs selon la liste définie par le Conseil régional pour votre projet.
Pour compléter les indicateurs relevant de votre demande de subvention, vous devez procéder de la façon suivante :
1. Sélectionner le tableau adéquat en fonction de l’axe sur lequel repose votre projet,
2. Dans ce tableau, ne renseigner que les indicateurs se rapportant à la priorité d’investissement et à l’objectif
spécifique dont relève votre opération.
Une fois le fichier complété, veuillez l’imprimer et le joindre au dossier de demande de subvention FEDER
Vous pouvez vous rapprocher du chargé de programme pour déterminer le fichier à compléter et les
renseignements attendus.
14
Thématiques
Fichier à renseigner en cliquant sur le trombone
Axe 1
Recherche,
développement
technologique et
innovation
Indicateurs
R&D-innovation.xlsx
Cliquez sur le trombone
Axe 2
Technologies de
l’information et de la
communication
Indicateurs TIC.xlsx
Cliquez sur le trombone
Axe 3
Compétitivité des PME
Indicateurs
Compétitivité PME.xlsx
Cliquez sur le trombone
Production énergie
renouvelable
Rénovation
énergétique
bâtiments
Transports doux
Investissements RDI
Indicateurs
Indicateurs
Transition énergétique_4.c.xlsxIndicateurs
Transition énergétique _4.f.xlsx
Transition énergétique_4.e.xlsx
Axe 4
Soutien à la transition
énergétique
Indicateurs
Transition énergétique_4.a.xlsx
Favoriser la production
d’énergie renouvelable
4.a
Cliquez sur le trombone
Axe 5
Prévention des risques et
préservation de
l’environnement
Axe 6
Inclusion sociale, lutte
contre la pauvreté et
discrimination
Améliorer la
performance
énergétique des
logements et
bâtiments publics
4.c
Cliquez sur le
trombone
Priorité
investissement
4.e
Cliquez sur le
trombone
Priorité
investissement
4.f
Cliquez sur le
trombone
Indicateurs
Risques_environnement.xlsx
Cliquez sur le trombone
Indicateurs Inclusion
sociale.xlsx
Cliquez sur le trombone
15
PRIORITES TRANSVERSALES
Le service instructeur
vous informe
3B
Les priorités transversales correspondent à :
-l’égalité femmes-hommes ;
- l’égalité des chances et le principe de non-discrimination ;
- le développement durable.
L’opération présentée peut prendre en compte les principes transversaux de l’Union européenne, de
manière directe, indirecte, ou non.
Afin de permettre au chargé de programme de qualifier les priorités données à l’opération, complétez le
questionnaire suivant par priorité, et détaillez vos réponses si nécessaire.
Point de vigilance :
La qualification de chaque priorité transversale sera reprise dans la convention qui vous sera adressée.
Vous pouvez vous rapprocher du chargé de programme pour vous aider à compléter ces informations.
PRIORITES
OUI
Sans
objet
Si OUI, décrivez les actions
EGALITE HOMMES - FEMMES
(Ex : permettre aux femmes d’accéder à
des
fonctions
dont
elles
sont
traditionnellement absentes, …)
Êtes-vous en capacité de fournir des
justificatifs
matériels
(indicateurs,
chiffrages, supports,…) ?
Précisez lesquels :
EGALITE DES CHANCES
DISCRIMINATION
ET
NON-
(Ex : faciliter l’intégration des personnes en
situation de handicap, projet visant la
réduction des inégalités et d’amélioration
de la qualité de vie,…)
Êtes-vous en capacité de fournir des
justificatifs
matériels
(indicateurs,
chiffrages, supports,…) ?
Précisez lesquels :
16
DEVELOPPEMENT DURABLE
(Ex : des actions de sensibilisation dans le
cadre de la protection de l’environnement :
- Une construction ou une rénovation de
bâtiments certifiés « NF démarche Haute
Qualité Environnementale » (HQE),
-Une réduction des consommations
énergétiques et/ou une utilisation des
énergies renouvelables,
-Améliorer le traitement des déchets
(collecte, recyclage, valorisation, …)
Êtes-vous en capacité de fournir des
justificatifs
matériels
(indicateurs,
chiffrages,
supports,…) ?
17
4-
OBLIGATIONS DE PUBLICITE EUROPEENNE
Référez-vous à la notice pour vous aider à compléter cette fiche
Chaque porteur de projet bénéficiant d’une subvention européenne pour son opération a l’obligation
légale de communiquer sur le financement FEDER obtenu.
Tous les supports appropriés (page dédiée à l’opération sur votre site Internet, brochures et documents
divers à destination du public) devront comporter l'emblème européen et une mention indiquant que
l'opération est cofinancée par le FEDER.
Le service instructeur
vous informe
Pour plus de renseignements, veuillez- vous référer à la partie 4A « publicité » de la notice
explicative.
Il est à noter que les informations relatives à l'opération seront publiées par la Région sur un site
Internet dédié aux fonds européens (nom du bénéficiaire, nom de l’opération, résumé de l’opération,
dates de début et de fin de l’opération, total des dépenses éligibles de l’opération, taux de
cofinancement UE, code postal de l’opération ou tout autre indicateur, pays, dénomination de la
catégorie d’intervention dont relève l’opération).
Des actions de communication et d’information pourront également être prévues conformément aux
obligations de publicité prévues par la règlementation.
Bon à savoir :
Un document appelé « Kit de publicité » rassemblant toutes les informations sur les obligations de
publicité vous sera transmis avec la convention d’attribution de l’aide FEDER.
Les dépenses de publicité menées dans le cadre des actions FEDER constituent des dépenses éligibles.
4A
LES OBLIGATIONS DE COMMUNICATION
Quelles actions de communication envisagez-vous ?
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………….
La mise en place d’actions de
communication sur votre projet : ………………………………………………………………………………………………
Et précisez à quel moment :
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
18
5- PLAN
DE FINANCEMENT PREVISIONNEL DU PROJET
Référez-vous à la notice pour vous aider à compléter cette fiche
5A
LE PLAN DE FINANCEMENT A COMPLETER
Le plan de financement est constitué de 2 documents à compléter en ANNEXE
de demande de subvention :
-
et à joindre au dossier
Le tableau récapitulatif des dépenses prévisionnelles,
Le tableau récapitulatif des ressources prévisionnelles.
Les informations que vous inscrirez dans ces tableaux serviront de base pour le calcul de l’aide FEDER.
Le service instructeur
vous informe
Certaines dépenses indirectes de fonctionnement pourront être prises en compte au réel ou au forfait.
Le choix de cette prise en compte se fera après discussion avec le chargé de programme en fonction de
la nature de votre opération.
Lorsque l’opération s’intègre dans un projet plus large et pour une meilleure compréhension
financière du projet par le chargé de programme, un plan de financement global du projet
devra être annexé au dossier de demande de subvention en plus de l’ANNEXE
: le plan de
financement de l’opération.
Veuillez- vous référer à la partie 5A «Plan de financement prévisionnel du projet » de la
notice explicative afin de remplir votre plan de financement au mieux.
Il vous est fortement conseillé de vous rapprocher du chargé de programme pour vous aider à
compléter ces informations.
Point de vigilance :
1) Il est impératif de vérifier que vos dépenses répondent aux critères d’éligibilité des dépenses
avant de compléter le tableau des dépenses prévisionnelles de l’opération (ANNEXE ).
2) Le plan de financement doit être en équilibre (dépenses = recettes).
3) Les dépenses déclarées dans le cadre de la présente demande d’aide européenne ne peuvent
être présentées au titre d’un autre fonds ou programme européen.
19
5B
VOTRE PROJET EST-IL GENERATEUR DE RECETTES NETTES ?
Les recettes à considérer sont les entrées de trésorerie directement payées par les utilisateurs pour les
biens et/ou les services fournis par le projet.
Les fonds européens ont vocation à financer la partie de votre projet qui ne peut être financée par le
projet lui-même avec les recettes nettes qu’il génère.
Le service instructeur
vous informe
Des recettes nettes sont-elles générées au cours de la mise en œuvre de votre opération ?
OUI
NON
Si oui, merci de bien vouloir les estimer et veiller à compléter la ligne « recettes » dans le plan de
financement (onglet ressources) de l’ANNEXE .
Que votre projet soit générateur de recettes ou non, vous devez transmettre au service FEDER, à
l’instruction de votre dossier, un tableur article 61 (ANNEXE
) daté et signé ainsi qu’une note
explicative des recettes perçues et des charges prises en compte dans le calcul du tableur.
Vous pouvez vous rapprocher du chargé de programme pour vous aider à compléter ces
informations.
5C
LES OBLIGATIONS DE MISE EN CONCURRENCE
(Dépenses d’investissement, d’équipement, de prestations externes, de fonctionnement…..)
Les aides européennes peuvent être attribuées seulement si vous transmettez au service FEDER la justification
suffisante du respect de la commande publique et de la mise en concurrence pour les dépenses que vous
présenterez dans le dossier de demande de subvention.
Afin de répondre aux questions ci-dessous, il vous est vivement conseillé de lire la rubrique 5C de la notice
explicative ainsi que l’ANNEXE .
Le chargé de programme pourra vous aider à déterminer à quel régime vous êtes soumis.
1- Vous êtes soumis au code des marchés publics
OUI (1)
NON
2- Vous êtes soumis à l’ordonnance du 6 juin 2005
OUI (1)
NON
3- Vous n’êtes pas soumis au droit de la commande publique
OUI (1)
NON
(C’est-à-dire ni au code des marchés publics, ni à l’ordonnance
Du 6 juin 2005)
(1) Vous devez nous transmettre les pièces justificatives de la commande publique selon l’ANNEXE
20
FICHE DE RENSEIGNEMENTS A REMPLIR PAR LES ORGANISMES EXERÇANT
UNE ACTIVITE ECONOMIQUE OU COMMERCIALE CONCURRENTIELLE REGULIERE
5D
Le service instructeur
vous informe
L’opération est-elle concernée par la réglementation des aides d’Etat ?
OUI
NON
NE SAIT PAS
Cette rubrique concerne les dossiers concurrentiels relevant du règlement des aides de minimis et de
minimis SIEG.
Point de vigilance : La règlementation limite le montant des aides cumulées pour une même
entreprise sur trois années consécutives.
Lister dans le tableau ci-dessous l'ensemble des aides publiques perçues au cours des 3 dernières années
fiscales (aides, bonifications d'intérêt, exonérations fiscales, apport en nature, ...).
Vous pouvez vous faire accompagner par le chargé de programme pour compléter cette partie.
Type de
financeur Ex :
collectivité
territoriale,
Etat, autres
organismes
publics…
Forme de
l’aide Ex :
subvention
aide
remboursable
….
Intitulé de
l’opération
cofinancée et
identification du
dossier
Montant de l’aide par année (€)
N-1
N-2
Total financeur
N-3
TOTAL
21
6- ENGAGEMENT
DU
PORTEUR
DE PROJET
Les règlements européens imposent aux Etats-membres certaines obligations pour le versement des aides de
l’Union européenne. En conséquence, le porteur de projet bénéficiaire de l’aide attribuée partiellement ou en
totalité doit s’engager, sauf renonciation expresse à cette aide, à respecter les obligations ci-après qui seront
reprises dans l’acte juridique attributif de l’aide européenne :
Je, soussigné
, représentant légal de
m’engage, à réaliser le projet présenté à l’appui de cette demande dans les conditions énoncées ci-après :
1 - Les contrôles de l'utilisation des fonds européens :
Je m’engage à me soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et/ou sur place, y
compris au sein de ma comptabilité, effectué par toute autorité commissionnée par le président du Conseil
régional ou par les corps d’inspection et de contrôle nationaux ou européens. A cet effet je m’engage à présenter
aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l’éligibilité des dépenses
encourues
2 - Le plan de financement – Aides publiques :
Je m’engage, afin que la Région puisse répondre à ses obligations européennes, à transmettre au service
instructeur, dès réception, et au plus tard avant le versement du solde de l’aide européenne, les décisions
relatives aux aides publiques sollicitées (notification des aides nationales et délibérations des collectivités
territoriales) (sauf si elles sont jointes au présent dossier) et à l’informer au plus tôt de l’encaissement de cellesci, y compris lorsque cet encaissement intervient postérieurement à celui de la subvention européenne.
Si le plan de financement initial venait à être modifié, j’en informerais le président du Conseil régional qui ferait
procéder au réexamen du dossier, le taux maximum d’aide publique autorisé devant être respecté.
3 - Les dépenses éligibles :
Je dois informer le service instructeur du début d’exécution du projet.
Je prends note que ne peuvent être incluses dans l’assiette de la subvention que des dépenses conformes aux
dispositions du décret n° 20xx-xxxx du xxx 20xx fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses des
programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2014-2020 et effectuées pour la réalisation de
l’opération telle qu’elle pourrait être acceptée par le président du Conseil régional et acquittées du
/
/20
au
/
/20
. Ce délai doit être cohérent avec le calendrier financier
prévisionnel du dossier de demande de subvention.
4 - Le paiement de l’aide européenne :
Pour le paiement de l’aide européenne (qui intervient en fonction de la disponibilité des crédits européens) :
- s’il est prévu un versement d’acomptes, je déposerai à l’appui des demandes de paiement d’acomptes
auprès du service instructeur, un état récapitulatif détaillé certifié exact des dépenses réalisées
conformément au projet retenu, accompagné des factures acquittées ou de pièces de valeur probante
équivalente.
- je déposerai la demande de paiement du solde dans les deux mois au plus tard à compter de la date de
fin d’opération prévue à la convention ou à l’arrêté, accompagné de l’ensemble des facture,
comportant notamment :
o un compte-rendu d’exécution de l’opération ;
o la justification de la totalité des dépenses éligibles effectuées avec les pièces justificatives des
dépenses encourues (sauf celles produites lors des acomptes) ;
o les décisions des cofinanceurs publics (si elles n’ont pas été produites antérieurement) ;
o l’état des cofinancements publics encaissés (origines et montants) et visé par le comptable public,
l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes ou relevés bancaires correspondants.
22
5 - La réalisation du projet :
J’informerai le service instructeur régulièrement de l’avancement de l’opération. Le calendrier qui sera
communiqué quant à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses et aux indicateurs de
réalisation et indicateurs de suivi du déroulement du projet devra être respecté.
En cas de modification du plan de réalisation, j’informerais le service instructeur dans les plus brefs délais avec
communication des éléments. Si le projet était abandonné, j’en informerais aussitôt le service instructeur.
6 – Livrables attendus :
Je m’engage à transmettre, au moment de la demande du solde de l’opération ou pour les opérations
pluriannuelles à chaque demande d’acompte, les documents permettant de justifier la réalisation effective de
l’opération. Ces documents seront inscrits dans l'acte attributif de subvention en concertation avec le service
instructeur.
7 – Publicité européenne :
J’assurerai la publicité de la participation européenne selon les dispositions prescrites par le règlement européen
n° 1303/2013 du 17 décembre 2013 (panneaux, information des publics concernés,…).
8 - Respect des politiques européennes :
Je devrai respecter les politiques européennes (qui me sont opposables) et notamment les règles de concurrence
et de passation des marchés publics, la prise en compte du développement durable, le principe d’égalité des
chances et de non-discrimination et l’égalité des chances entre hommes et femmes.
Je m’engage à ne pas tirer parti de l’aide attribuée pour pratiquer des prix anormalement bas et plus
généralement à ne pas détourner la clientèle des entreprises concurrentes par l’octroi d’avantages anormaux par
rapport à ceux consentis habituellement.
9 - La comptabilité de l’opération :
Une comptabilité séparée, ou établie selon une codification comptable adéquate, sera tenue. Un système extracomptable par enliassement des pièces justificatives peut être retenu.
10 - Reversement et résiliation :
Je suis informé qu’en cas de non-respect des obligations énumérées ci-dessus et en particulier, de la nonexécution totale ou partielle de l’opération, de la modification du plan de financement ou du programme des
travaux sans autorisation préalable, de l’utilisation des fonds non conforme à l’objet ou en cas de refus des
contrôles, le président du Conseil régional exigera le reversement partiel ou total des sommes versées.
Dans le cas où, dans les 5 ans suivant l’achèvement de l’opération, celle-ci connaîtrait une modification
importante affectant sa nature ou ses conditions de mise en œuvre ou procurant un avantage indu au
bénéficiaire ou à un tiers et résultant soit d’un changement d’affectation sans autorisation ou d’un changement
dans la propriété de l’objet de la subvention, soit de l’arrêt ou du changement de localisation d’une activité
productive, le président du Conseil régional exigera le reversement partiel ou total des sommes versées.
Je m’engage en cas de non-respect de mes engagements et obligations à procéder au reversement des sommes
indûment perçues dans le mois qui suit la réception du titre de perception.
11 - J’atteste sur l’honneur de :
- la régularité de la situation fiscale et sociale de l’organisme que je représente ;
- l’exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier et des documents annexés ;
- avoir sollicité les aides publiques indiquées au plan de financement du présent projet.
12 – Archivage
Je m’engage à conserver toutes les pièces du dossier jusqu’au 31 décembre 2030, et archiver celui-ci dans un lieu
unique.
Fait à
, le
/
/
Fonction du signataire :
Cachet et signature du porteur de projet
(Représentant légal ou délégué)
23
7- PIECES
A JOINDRE AU DOSSIER
Point de vigilance : Au moment de la programmation de votre opération, les pièces justificatives
doivent être transmises. Le service instructeur vous accompagnera pour déterminer les documents relevant
spécifiquement de votre opération.
Point de vigilance : Au stade du paiement et en fonction de l’avancée de votre opération, des
pièces complémentaires seront susceptibles de vous être demandées.
PIECES COMMUNES A FOURNIR PAR TOUT PORTEUR DE PROJET
PIECES COMMUNES
7A
Dossier de demande de subvention FEDER daté, signé, cacheté
Document attestant de la capacité du représentant légal à engager la responsabilité de l’organisme pour
l’opération
Délégation éventuelle de signature du représentant légal (délibération ou selon modèle ANNEXE
)
Relevé d’Identité Bancaire ou Postal
Attestation fiscale ou à défaut sur l’honneur de non-assujettissement à la TVA (selon modèle ANNEXE
)
Document attestant de l'engagement de chaque financeur public (certifications des co-financeurs ou lettres
d'intention, conventions et/ou arrêtés attributifs), et privé le cas échéant
Fichier sur les indicateurs complété (en lien avec la partie 3A)
Plan de financement (dépenses et ressources) signé du responsable légal (selon modèle ANNEXE
)
Tableau « Recettes nettes» daté et signé pour un projet générateur de recettes (selon modèle ANNEXE
)
PIECES SPECIFIQUES EN FONCTION DE LA NATURE DU PORTEUR DE PROJET
7B
POUR LES ASSOCIATIONS
Statuts
Copie de la publication au Journal Officiel ou du récépissé de déclaration en Préfecture
Liste des membres du Conseil d’administration
Dernier bilan et compte de résultat approuvés
Rapport éventuel du commissaire aux comptes
7C
POUR LES ENTREPRISES
Preuve de l’existence légale (extrait Kbis, inscription au registre ou répertoire concerné)
Bilan comptable ou compte de résultat approuvés et signés du dernier exercice clos
Documents financiers prévisionnels afférents à l’exercice en cours
Rapports du Commissaire aux comptes ou de l’expert-comptable
Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de participation,
effectifs, chiffres d’affaires et bilans des entreprises du groupe
Si vous déposez plusieurs dossiers FEDER en une année, vous n’aurez à transmettre ces documents qu’une fois
par an dans la mesure où vous préciserez clairement pour quel dossier vous les avez déjà transmis.
24
BENEFICIAIRE PUBLIC
7D
Délibération de l'organe compétent approuvant l’opération et le plan de financement prévisionnel
Compte administratif du dernier exercice clos et budget de l’exercice en cours
En cas de maîtrise d’ouvrage déléguée :
Les documents juridiques (convention de mandat…)
Point de vigilance : Pour vos demandes de paiement, les documents suivants vous seront demandés :
Le tableau des avances du maître d’ouvrage au maître d’ouvrage délégué daté, signé et certifié par le
comptable public.
Le tableau de réconciliation des avances du maître d’ouvrage et des dépenses du maître d’ouvrage délégué.
Pièces justificatives des dépenses acquittées par le maître d’ouvrage délégué.
GROUPEMENTS D’INTERET PUBLIC
7E
Copie de la publication de l’arrêté d'approbation de la convention constitutive
Délibération de l'organe compétent approuvant l’opération et le plan de financement prévisionnel
Convention constitutive
Dernier bilan et compte de résultat approuvés
Rapport éventuel du commissaire aux comptes
OBLIGATIONS DE MISE EN CONCURRENCE
7F
Point de vigilance : Pour tout projet déposé au co-financement FEDER en mode marché public ou non,
se référer à l’ANNEXE pour les pièces justificatives des dépenses à fournir.
PIECES SPECIFIQUES EN FONCTION DE LA NATURE DES DEPENSES
7G
POUR LES ACQUISITIONS FONCIERES ET IMMOBILIERES
Document précisant la situation juridique des terrains et immeubles, établissant que le demandeur a ou
aura la libre disposition de ceux-ci (promesse de vente), son prix et les besoins auxquels répondra la
construction ou l’aménagement prévu (Document à fournir au plus tard au moment de l'engagement
comptable de la subvention communautaire.)
Le plan de situation, le plan cadastral et le plan parcellaire,
Document attestant du coût : certification d’un expert qualifié indépendant ou d’un organisme officiel agrée
certifiant la valeur et/ou confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande
Attestation de non financement des biens immeubles par des subventions publiques durant les 5 dernières
années, y compris de subventions communautaires
POUR LES COUTS D’AMORTISSEMENT
7H
Devis des investissements prévus,
Tableau d’amortissement prévisionnel se rapportant à la période d’éligibilité des dépenses du projet certifié
par l’expert-comptable
7I
POUR LES LOCATIONS (IMMOBILIER D’ENTREPRISE)
Estimation de la valeur locative par le service des domaines,
Crédit-bail ou location : projet de contrat ou contrat
25
7J
POUR LES VENTES
Estimation de la valeur vénale du bâtiment rénové au jour de la demande par le service des domaines ou un
expert qualifié indépendant
7K
POUR LES TRAVAUX
Document précisant la situation juridique des terrains et immeubles et établissant que le demandeur a ou
aura la libre disposition de ceux-ci (promesse de vente…),
Etat des autorisations préalables requises par la réglementation (permis de construire, permis de démolir,
autres…) conditionnant le démarrage immédiat du projet et dont l’absence conduit à différer la programmation,
Le plan de situation et le plan de masse des travaux.
7L
POUR L’ACQUISITION DE MATERIEL D’OCCASION
Le vendeur doit fournir une déclaration sur l’honneur (datée et signée) attestant que le matériel n’a pas déjà
été financé par une aide durant les 5 dernières années, y compris subventions communautaires
Copie de la facture initiale relative à l’achat de matériel neuf par le vendeur
Transmission d’au moins 2 devis pour un matériel équivalent afin de justifier que le prix du matériel
d’occasion n’excède pas le prix de sa valeur sur le marché et est inférieur au coût de matériel similaire à l’état
neuf.
7M
POUR LES DEPENSES DE SALAIRES
Cas n°1 : les personnes affectées sur l’opération sont déjà recrutées dans la structure :
Afin d’établir le lien avec l’opération : fiches de poste, ou lettres de mission, ou contrat de travail de la ou les
personnes affectées à temps plein ou temps partiel si celui-ci est préalablement défini à la réalisation de
l’opération.
Afin de justifier le coût : bulletin de salaire de chaque personnel, ou la déclaration annuelle des données
sociales (DADS) ou le journal de paye (transmettre le document le plus récent)
Feuille de frais de personnel signée par le responsable hiérarchique récapitulant l’ensemble des personnes
travaillant sur l’opération (selon modèle ANNEXE )
Feuille de temps signée de l’agent affecté ponctuellement à l’opération et contresignée par le responsable
hiérarchique (selon modèle ANNEXE )
Cas n°2 : les personnes non recrutées dans la structure lors du dépôt du dossier :
Afin d’établir le lien avec l’opération : fiches de poste prévisionnelle
Afin de justifier le coût : note précisant le coût salarial chargé (salaire brut + charges patronales) envisagé
Feuille de frais de personnel signée par le responsable hiérarchique récapitulant l’ensemble des personnes
travaillant sur l’opération (selon modèle ANNEXE )
Point de vigilance : lors de la demande de paiement FEDER, pour les personnes affectées ponctuellement à
l’opération le temps passé sur le projet devra être justifié par la production des feuilles de temps, signées par le
responsable hiérarchique (selon modèle ANNEXE )
7N
POUR LES FRAIS DE MISSION (DEPLACEMENTS, NUITEES ET RESTAURATION)
Note expliquant comment a été estimé le montant des dépenses inscrit dans le plan de financement.
Factures correspondantes : notes d’hôtel, fiches de remboursement, relevés de banques, notes de
restaurant, notes de taxi, billets de train et d’avion. Veuillez mentionner clairement l’objet, la date, le lieu et la
personne qui a effectué le déplacement.
26
7O
POUR LES FRAIS GENERAUX
Fournir la liste des postes comptables pris en compte pour le calcul des frais généraux affectés sur le projet
Préciser la clé de répartition et ses modalités de calcul.
7P
POUR LES CONTRIBUTIONS EN NATURE
Pour les activités de recherche, activités professionnelles et travail bénévole :
Transmettre tout document économique et/ou juridique permettant d’évaluer objectivement la valeur de la
prestation qui sera fournie à titre gracieux. Devis indicatifs des prestations telles que rapport, étude spécifique,
expertise, certification…), la copie du contrat de prestation si un tel document existe.
Personnel mis à disposition : transmettre les bulletins de salaires ou la DADS ou le journal de paie de
l’exercice n-1, ou les attestations de coût horaire visées par l’expert-comptable, ou le commissaire aux comptes,
de la structure employeur. A défaut, le coût horaire retenu sera le SMIC horaire brut chargé
Fournir la copie des contrats de mise à disposition ou lettre d’intention, ou attestation d’affectation ou
accords de consortium ou tout autre document permettant d’évaluer le temps prévisionnel consacré à
l’opération.
Transmettre la feuille de temps signée de l’agent affecté ponctuellement à l’opération et contresignée par le
responsable hiérarchique (selon modèle ANNEXE )
En cas d’apport de terrains ou de biens immeubles :
Fournir le certificat d’un expert indépendant qualifié ou par un organisme officiel dûment agréé (ex : France
domaine) par les autorités administratives compétentes, lesquels sont distincts du bénéficiaire.
Fournir une attestation d’affectation du bien à l’opération.
MENTIONS LEGALES :
Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à instruire votre dossier de demande d’aide européenne.
Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification touchant les informations qui vous
concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser au service FEDER.
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