Consignes générales de catalogage - Sudoc

Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Table des matières
1. Quelles sont les procédures de catalogage? .............................................................................1
1.1. Schémas récapitulatifs ................................................................................................1
1.2. Les formats de catalogage et les modes d’affichage ......................................................3
1.3. Les aides au catalogage ..............................................................................................6
1.3.1. L’AIDE en ligne de WinIBW ...........................................................................6
1.3.2. Le Guide méthodologique ................................................................................7
1.3.3. Les listes SUCAT, CORCAT, CORAUT ..........................................................7
1.3.4. Le guichet web de l’assistance : ABESstp .........................................................8
2. Comment se présentent les fonctions de catalogage de WinIBW ? ..........................................10
2.1. Les commandes WinIBW .........................................................................................10
2.2. Le Mode expert ........................................................................................................10
2.3. Le Mode semi-expert
.........................................................................................11
2.3.1. Activer le formulaire de saisie des notices bibliographiques comme suit : .........11
2.3.2. Activer le formulaire de saisie des notices d’autorité comme suit : ....................14
2.4. Le Mode grille de saisie
.....................................................................................15
2.4.1. Activer le formulaire de saisie des notices d’exemplaire comme suit : ...............16
2.5. Utiliser la Baguette Magique
(avec les modéles de notices pré-définies) .........17
3. Comment sont organisées les informations bibliographiques dans le Sudoc ? ..........................19
3.1. Les données bibliographiques communes (niveau 0) ...................................................19
3.2. Les données bibliographiques locales (niveau 1 : ILN) ...............................................19
3.3. Les données d’exemplaire (niveau 2 : RCR) ...............................................................19
4. Comment est contrôlé le catalogage en ligne ? ......................................................................21
4.1. La validation d’une notice .........................................................................................21
4.2. Le caractère de contrôle @ ........................................................................................21
4.3. Le type de notice et le support matériel (zone 008) .....................................................22
4.3.1. Le statut des notices bibliographiques et les habilitations (zone 008) .................22
4.3.2. Le niveau de catalogage descriptif des notices bibliographiques .......................24
4.3.3. Le statut des notices d’autorité et les habilitations (zone 008) ...........................25
4.3.4. Le niveau de catalogage descriptif des notices d’autorité ..................................26
4.4. Les messages d’erreur ..............................................................................................27
4.5. Les alertes : créations de doublons en ligne ................................................................28
ii
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Chapitre 1. Quelles sont les
procédures de catalogage?
Le Sudoc fonctionne dans une logique de catalogage partagée. Une notice créée par une bibliothèque du
réseau peut être utilisée par la suite par toutes les autres bibliothèques qui n’y ajouteront plus que leurs
propres données d’exemplaire.
1.1. Schémas récapitulatifs
Connexion
Etablir une connexion avec le Sudoc et choisir une base.
1 Recherche
Chaque activité de catalogage est précédée d’une recherche (Les
commandes de recherche sont décrites dans le Manuel d’interrogation).
En fonction des résultats de la recherche, une des procédures suivantes
sera choisie :
2/3 Création de notices
Création d’une nouvelle notice (notice bibliographique, notice
d’autorité) ex-nihilo ou par copie d’une notice existante (base Sudoc)
Création par dérivation d’une notice existante (bases externes, base
d’appui)
4 Localisation
Création d’une notice d’exemplaire (création d’une notice
d’exemplaire, création des données locales, création d’un état de
collection)
5 Création de liens
Etablissement des liens entre notices (Liens Biblio-Biblio, BiblioAutorité, Autorité-Autorité)
6 Mise à jour de notices
Modification d’une notice
Dédoublonnage
Suppression de notices ou d’exemplaires
Le schéma suivant propose une vue d’ensemble de ces procédures.
1
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
1.2. Les formats de catalogage et les modes
2
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
d’affichage
Le catalogage dans le Sudoc repose sur l’utilisation des normes AFNOR et l’emploi d’un format commun
UNIMARC.
Pour tous les détails concernant les références des normes, les règles de description en usage et les
formats utilisés, référez-vous au guide méthodologique du Sudoc en ligne :
• sur le site de l’ABES http://www.abes.fr/ > Sudoc > Produire dans le Sudoc > Guide méthodologique
• par l’interface de WinIBW, icône
• par l’interface de WinIBW, en aide contextuelle par la touche de fonction <F1>
Le travail de saisie en catalogage n’est possible qu’en mode d’affichage UNIMARC.
Une notice peut être affichée selon différents modes :
Affichage en format UNIMARC, en utilisant la commande AFF UNM
3
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Affichage en format ISBD, en utilisant la commande AFF I
4
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Affichage en format libellé (affichage public), en utilisant la commande AFF U
5
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
D’autres formats d’affichage sont disponibles (Consulter le Manuel Modes d’affichage de WinIBW).
Une barre d’outils, contenant les boutons pour appeler les différents affichages, peut être placée sur
l’interface, si l’utilisateur le souhaite (Menu Options > Personnaliser > Barre d’outils).
1.3. Les aides au catalogage
1.3.1. L’AIDE en ligne de WinIBW
Elle présente sous forme d’articles l’ensemble des commandes utiles dans WinIBW en précisant son
6
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
usage, sa syntaxe avec des exemples. Des renvois permettent de naviguer d’article en article mais aussi
vers des pages du Guide méthodologique.
1.3.2. Le Guide méthodologique
Il met à disposition des utilisateurs professionnels du réseau l’ensemble de la documentation du Sudoc
actualisée. Ce guide est accessible :
• par le site de l’ABES http://www.abes.fr/ > Sudoc > Produire dans le Sudoc > Catalogage partagé
• par le logiciel WinIBW, par l’icône dédiée
• par le logiciel WinIBW, en aide contextuelle par la touche de fonction F1. Il suffit de placer son
curseur sur la zone concernée et de taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s’active
et affiche automatiquement la page de la zone demandée du format.
Aide au catalogage :
Cette partie propose, à l’attention des catalogueurs, tous les détails concernant les références de normes
de description bibliographique, les règles de description (fiches techniques issues de groupes de travail) et
les formats de catalogage à utiliser.
Manuels :
Cette partie propose, à l’attention de l’ensemble des utilisateurs professionnels et des correspondants
Sudoc chargés de tâches spécifiques d’encadrement (coordinateurs, responsable PEB, responsables de
centre régional), des manuels utilisateurs concernant les procédures de travail à utiliser selon sa fonction
et ses spécificités.
Autoformation :
Cette partie propose, à l’attention de l’ensemble des utilisateurs professionnels des tutoriels et les supports
de formation concernant la prise en main du logiciel WinIBW et les procédures de travail.
1.3.3. Les listes SUCAT, CORCAT, CORAUT
• La liste SUCAT ([email protected] [mailto:[email protected]]) est une liste de
discussion réservée aux catalogueurs. Vous pouvez y intervenir et y poser les questions d’intérêt
général concernant le catalogage.
Chaque membre du réseau gère son abonnement.
Pour s’inscrire :
Il suffit de demander soi-même son abonnement ou son réabonnement à partir des archives de la liste ou
en envoyant un message sans sujet et sans signature à [email protected] [mailto:[email protected]]
en indiquant dans le corps du message « SUB catalogage Prénom Nom »
7
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Pour se dés-inscrire :
Il suffit de se désabonner soi-même à partir des archives de la liste ou en envoyant un message sans sujet
et sans signature à [email protected] [mailto:[email protected]], en indiquant dans le corps du
message « SIG catalogage ».
Les archives de SUCAT sont aussi consultables directement :
https://listes.abes.fr/sympa/arc/catalogage
• Les listes CORCAT ([email protected] [mailto:[email protected]]) et CORAUT
([email protected] [mailto:[email protected]]) sont réservées aux correspondants catalogage et
aux correspondants autorités de chaque établissement.
Pour les inscriptions à ces 2 listes correspondants catalogage bibliographiques (CORCAT) et
correspondants catalogage autorités (CORAUT), vous devez faire la demande sur le guichet ABESstp,
Application Sudoc Pro.
1.3.4. Le guichet web de l’assistance : ABESstp
Pour tout problème technique rencontré au cours du travail quotidien dans le Sudoc mais aussi à propos
de questions de catalogage n’intéressant que sa bibliothèque comme :
• une correction zone 530
• un import ISSN à la demande
• une fusion monographie-publication en série
• un envoi ISSN (centre régionaux) - avec fichier excell attaché
• un traitement de doublon de périodique
• un traitement de doublon de notice d'autorité
• une proposition de vedette Rameau multiple
• une suppression de zone 035
• des requêtes ISSN,
• et autres : des chargements, des opérations de rétroconversions, etc.
un guichet Web est disponible pour permettre aux utilisateurs professionnels d’envoyer leurs questions et
de consulter les réponses. Vous pouvez ainsi y consulter toutes les questions/réponses émises par les
autres utilisateurs professionnels.
8
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Le guichet web d’assistance au professionnel du Sudoc est accessible directement à l’adresse web
https://stp.abes.fr
[https://stp.abes.fr/]
ou
via
le
guide
méthodologique
[http://documentation.abes.fr/sudoc/index.htm] de WinIBW.
Pour les cas d'urgence, il existe un numéro de téléphone (04 67 54 84 59).
Une permanence est assurée tous les jours du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 et de 13h30 à 18h (17
heures le vendredi).
Pendant les congés scolaires de la zone A, la permanence est assurée du lundi au vendredi de 9h à 12h30
et de 13h30 à 17h.
9
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Chapitre 2. Comment se présentent les
fonctions de catalogage de WinIBW ?
2.1. Les commandes WinIBW
Pour toutes opérations de catalogage, il faut au préalable lancer des commandes de création :
Création d’une notice bibliographique : CRE
Création d’une notice d’autorité : CRE E
Création d’une notice d’exemplaire : CRE e01 (pour le 1er exemplaire)
Création de données locales : CRE L
En outre, vous disposez de trois modalités de saisie des informations bibliographiques et d’exemplaires:
2.2. Le Mode expert
En désactivant les options « données codées »
et en lançant la commande de création CRE se
présente un écran d’édition permettant la saisie libre des notices en format Unimarc.
10
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Le mode expert sous entend que l’on connaît suffisamment le format Unimarc.
Pour tous les détails concernant les références de normes, les règles de description et les formats de
catalogage à utiliser, consulter le Guide méthodologique. Il est possible à tout moment de l’utiliser en
aide contextuelle en cliquant sur l’icône
ou en utilisant la touche F1.
2.3. Le Mode semi-expert
En mode semi-expert, on catalogue à l’aide d’un formulaire pour saisir les données codées. Elles
présentent les zones UNIMARC 100 à 140. Cela concerne également certaines données propres au Sudoc
qui seront directement générées par ce biais comme le statut de la notice (Etat de la notice). Il est
fortement conseillé d’ utiliser ces formulaires de saisie.
2.3.1. Activer le formulaire de saisie des notices
bibliographiques comme suit :
1. Sélectionner le bouton « données codées »
2. Taper la commande CRE
En l’activant, un menu déroulant s’affiche et permet de déterminer le type de document à créer
11
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
3. Sélectionner le type de document à créer
Suite à votre choix, un écran d’édition avec un formulaire de saisie des données codées s’affiche comme
dans l'exemple suivant, pour une notice bibliographique – monographie.
12
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Le formulaire de saisie ou de modification des données codées des notices bibliographiques comporte les
onglets suivants :
• Le premier onglet (NoticeBib) permet d’afficher la notice seule
• Générales (données générales)
• Langues
• Pays
• Période historique
• Microformes
• Monographie (pour une notice bibliographique de Monographie ), Périodiques (pour une notice
bibliographique de Périodique), etc
• Caractéristiques physiques.
2.3.2. Activer le formulaire de saisie des notices
13
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
d’autorité comme suit :
1. Sélectionner le bouton « données codées »
2. Taper la commande CRE E
En l’activant, un menu déroulant s’affiche et permet de déterminer le type de notice d’autorité à créer
3. Sélectionner à partir du menu déroulant le type de notice
Suite à votre choix, un écran d’édition avec un formulaire de saisie des données codées s’affiche comme
dans l’exemple suivant pour une notice d’autorité – Personne physique
14
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Le formulaire de saisie ou de modification des données codées des notices d’autorité comporte les onglets
suivants:
• Le premier onglet (NoticeAUT) permet d’afficher la notice seule
• Générales (données générales)
• Langues
• Pays
• Date
• Règles
• Personne (pour une notice d’autorité Auteur - Personne physique), Collectivité (pour une notice
d’autorité Auteur - Collectivité), etc.
Ces formulaires de saisie des données codées évoluent suivant les pratiques et usages du catalogage dans
le Sudoc et se mettent à jour automatiquement (lors de nouvelles règles de catalogage).
2.4. Le Mode grille de saisie
15
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Le mode grille de saisie, qui permet de cataloguer à l’aide d’un formulaire, est UTILISABLE
UNIQUEMENT pour la création de notices d’exemplaire. Ce mode permet de se servir d’un choix
prédéfini de zones présentées avec des libellés, et non des étiquettes Unimarc.
Après la validation de la notice d’exemplaire, il n’est plus possible de retourner au mode grille de saisie.
Pour modifier ou ajouter des informations, si des zones non définies dans le formulaire doivent être
ajoutées, il faut passer en mode expert et utiliser le format de catalogage.
Pour cela, il faut afficher la notice d’exemplaire en modification, en tapant la commande AFF S ou MOD
e01.
2.4.1. Activer le formulaire de saisie des notices
d’exemplaire comme suit :
1. Sélectionner le bouton «Créer un exemplaire»
Le programme choisit le premier numéro d’exemplaire pouvant être attribué.
<n°> correspond au numéro de l’exemplaire à créer (c’est donc « 01 » en cas d’absence d’exemplaire de
votre bibliothèque ou bien le numéro du dernier exemplaire créé + 1). Il faut toujours préciser un numéro
: e01 pour le premier ou e04, e05 etc… Plusieurs exemplaires peuvent donc être « attachés » à une notice
donnée. Le système ne supporte que 99 exemplaires pour un même titre sous un même ILN. C’est
pourquoi, la construction du numéro d’exemplaire est basée sur 2 chiffres.
2. Le formulaire de saisie comporte les onglets suivants:
• Le premier onglet (Données de base) permet de saisir une cote (non obligatoire) et le code PEB
(obligatoire). Ce formulaire crée la zone 930 du format des exemplaires.
• Les onglets 1ère séquence, 2ème séquence, etc. réservés à la localisation des ressources continues
permettent de saisir jusqu’à 6 séquences d’un état de collection. Le dernier onglet Commentaires
permet de saisir les commentaires (texte libre) et la mention de lacunes. Ces formulaires créent la zone
955 du format des exemplaires.
16
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Ces formulaires évoluent suivant les pratiques et usages du catalogage dans le Sudoc et se mettent à jour
automatiquement (lors de nouvelles règles de catalogage).
2.5. Utiliser la Baguette Magique
(avec les
modéles de notices pré-définies)
Vous disposez par le bouton Baguette Magique de différents modéles de création de notices
En sélectionnant, dans la liste la création de notice souhaitée, une fenêtre de création de notice
bibliographique apparaît automatiquement.
17
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
18
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Chapitre 3. Comment sont organisées
les informations bibliographiques dans
le Sudoc ?
Les données de catalogage du Sudoc sont organisées en trois niveaux. Les différences sont perceptibles
au niveau des étiquettes de zones en format de catalogage (affichage UNIMARC des notices).
3.1. Les données bibliographiques communes
(niveau 0)
Au NIVEAU COMMUN (niveau 0) de la notice figurent les données bibliographiques communes à tous
les exemplaires de toutes les bibliothèques, telles que le titre, l’auteur ou le lieu d’édition (correspondant
au pavé ISBD). Elles sont visibles et peuvent être mises à jour par tous les participants du réseau. En
catalogage, ce sont les étiquettes du format unimarc de 0XX à 8XX.
3.2. Les données bibliographiques locales
(niveau 1 : ILN)
Au NIVEAU LOCAL (niveau 1) de la notice figurent les données bibliographiques communes à tous les
exemplaires d’un établissement (un ILN, plusieurs RCR). Elles sont visibles par tous en format
d’affichage UNIMARC avec exemplaire (AFF UNMA). Ce sont les informations utiles à l’identification
des exemplaires d’un système local donné et donc d’un établissement (ILN); par exemple le numéro de la
notice dans le système local (SIGB). En catalogage, ce sont les étiquettes précédées de « L ».
3.3. Les données d’exemplaire (niveau 2 : RCR)
Au NIVEAU DE L’EXEMPLAIRE (niveau 2) de la notice figurent les données d’exemplaire spécifiques
à une bibliothèque donnée (un RCR), comme la localisation, la cote ou le numéro d’inventaire. En
catalogage, ce sont les zones 9XX du format et les étiquettes précédées de « E ».
Le rapport entre ces trois niveaux des données de catalogage du Sudoc est illustré par le schéma suivant :
19
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
20
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Chapitre 4. Comment est contrôlé le
catalogage en ligne ?
4.1. La validation d’une notice
Par validation nous entendons l’ensemble des mécanismes de contrôle concernant la présence des zones
et sous-zones, ainsi que leur position et leur syntaxe interne et déterminant la conformité du contenu
d’une notice.
Ainsi le type de notice et le support matériel associé sont des facteurs déterminants lors des contrôles de
validation.
Un contrôle est systématique dans le catalogue du Sudoc lors de la validation d’une notice nouvellement
créée, créée par copie ou modifiée. Si le contrôle de validation rencontre des erreurs, la notice soumise ne
sera pas acceptée et des messages d’erreur seront affichés. Vous devrez alors corriger la notice et la
soumettre à nouveau.
Les mécanismes de contrôle s’appliquent dans tous les cas :
• présence du caractère de classement @
• contrôle du contenu des zones destinées aux informations codées (codes pays, codes langues, etc.)
• contrôle du contenu des indicateurs de certaines zones
• code de contrôle des numéros d’identification tels que PPN ou ISBN
• validité des étiquettes d’identification des zones
• longueur du contenu des zones
• présence des zones obligatoires
• présence des sous-zones obligatoires dans une zone (par exemple le $4 en 7XX)
• répétitivité des zones ou des sous-zones
• ordre de saisie des sous-zones (qui peut différer de l’UNIMARC standard)
4.2. Le caractère de contrôle @
En dehors des étiquettes et codes identifiant les zones et sous-zones, le Sudoc utilise un caractère de
contrôle spécifique pour contrôler l’indexation du contenu des zones. Le caractère ‘@’ doit être placé
devant le premier mot significatif contenu dans une sous-zone et ce pour les notices d’autorité comme
pour les notices bibliographiques. Ce @ influence directement la génération des index dans différentes
zones et sous-zones.
21
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Il ne faut pas d'espace entre l'apostrophe d'un article et le premier mot comme suit : 200 1#$aLa @peste,
mais 200 1#$aL’@oiseau bleu
Exemples :
200 1#$a@La Fontaine fabuliste
200 1#$aThe @Penguin atlas of ancient history
200 1#$aUna @voce poco fa
200 1#$aUn @peu de douceur
Liste des champs où il doit y avoir un @
• 200 @ obligatoire dans le $a
• 4XX @ obligatoire après le $t. S'il y a un lien (donc $0), absence d'arobase.
• 5XX @ obligatoire après le $a. S'il y a un lien (donc $3), absence d'arobase.
• 60X @ est obligatoire après le $a (ou $t pour 604 en revanche s'il existe un lien (donc $3), absence
d'arobase.
• 710, 711, 712 @ obligatoire après le $a. S'il y a un lien (donc $3), absence d'arobase.
4.3. Le type de notice et le support matériel
(zone 008)
Le type de notice et le support matériel sont des facteurs déterminants lors des contrôles de validation.
Le format UNIMARC retient, dans les positions 6 et 7 du label de notice, des options fondamentales
quant au type de document traité (position 6 : type de document) et à la catégorie à laquelle ce document
ou cet ensemble de documents appartient (position 7 : niveau bibliographique).
Dans le logiciel WinIBW ces éléments sont générés par le biais de la zone 008, position 1 et 2, qui a été
rajoutée au format de catalogage. Quel que soit le type de notice, cette zone est une zone fondamentale.
La précision du format de catalogage (zone 008) permet d’utiliser une combinaison de codes qui
définissent tous types de documents (en position 1) et de supports associés (en position 2).
4.3.1. Le statut des notices bibliographiques et les
habilitations (zone 008)
Les contrôles de qualité et de complétude d’une notice lors de sa validation dépendent de son statut qui
est défini par le code présent en troisième position de la sous-zone 008 $a. Ce code est placé dans le
champs ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.
Des valeurs différentes co-existent dans le Sudoc selon le type de notice : Codes « alphabétiques » pour
les notices bibliographiques (utilisés en troisième position de la sous-zone 008 $a)
22
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Ces valeurs sont celles du système PICA. Dans la mesure où la table de valeurs correspondantes du
format UNIMARC est moins étendue, il n’y aura pas de correspondance univoque avec le format dans ce
cas précis. Même si l’ensemble des valeurs listées ci-dessous peut être utilisé, dans la pratique, les
catalogueurs se limiteront principalement à l’utilisation des valeurs " v ", " x ", " r " et " a ".
STATUT
Niveau
validé
CODE DEFINITION
complet v
Une notice de statut v doit répondre à des exigences spécifiques de qualité
et de cohérence : présence d’un certain nombre de zones obligatoires ;
présence des liens avec les notices d’autorité, par exemple. Voir à ce sujet
dans le Guide méthodologique « Richesse et complétude du catalogage en
ligne ».
La bibliothèque qui applique le statut v prend en même temps la
responsabilité de la qualité de la notice. La bibliothèque responsable du
passage en statut v de la notice est indiquée dans la zone 006, qui contient
le RCR de la bibliothèque en question et la date d’application du statut v.
Les bibliothèques autres que la bibliothèque responsable ne peuvent pas
modifier le contenu de la plupart des zones d’une notice passée en statut v:
celles-ci sont protégées et apparaissent en rouge en mode expert.
Les données locales et d’exemplaires peuvent toujours être ajoutées /
modifiées par la bibliothèque détentrice de l’exemplaire, mais uniquement
si :
- pour les données locales, le RCR auquel est rattaché le « logon » du
catalogueur fait partie de l’ILN concerné par ces données.
- pour les données d’exemplaire, le RCR auquel est rattaché le « logon » de
l’utilisateur concerné est celui qui figure dans la notice d’exemplaire.
Dans le cas où des modifications du contenu des zones protégées semblent
nécessaires dans une notice en statut v, un message sera adressé à la
bibliothèque responsable.
L’enrichissement (ajout des zones non encore présentes) de la notice
bibliographique est possible pour les zones 6XX seulement, à insérer en fin
de notice.
Ce statut n'est pas approprié aux titres de publications en série vivants. Il
est attribué par les CR du Sudoc-PS pour les titres morts.
Niveau complet
x
Notice complète créée par un catalogueur du Sudoc ou provenant d’une
source bibliographique extérieure telle que les bibliographies nationales.
Une notice en état x peut être modifiée par tout participant du Sudoc qui a
les autorisations nécessaires.
C'est le statut préconisé pour le catalogage courant
Notice de rétro- r
Notices créées dans les programmes de catalogage rétrospectif. La base
23
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
STATUT
CODE DEFINITION
conversion
d’information pour la création de la notice est donc une fiche de catalogue
dans la plupart des cas = la notice n’a pas été créée « livre en main ».
En
cours a
d’acquisition
Notice créée lors de la commande d’un document chez un fournisseur. Ces
notices ne sont pas saisies livre en main, mais proviennent de l’extérieur et
font partie du réservoir interne du Sudoc.
En
cours
catalogage
Notice créée sur la base de renseignements des éditeurs avant la
publication de l’ouvrage (CIP). Ces notices ne sont pas saisies
manuellement, mais proviennent de l’extérieur et font partie du réservoir
interne du Sudoc.
Provisoire
de c
y
Doublon potentiel B ?
Notice provisoire créée par un catalogueur du Sudoc mais non complète.
Ce statut est utilisé pour signaler qu’une notice chargée dans la base du
Sudoc est similaire à une autre notice déjà présente dans la base. Depuis le
1er janvier 2006, ce statut est attribué ponctuellement et provisoirement à
des notices en cours de traitement par l’ABES. Les notices, sous lesquelles
on ne peut pas se localiser, sont traitées dans la journée ou la semaine par
l’ABES. La localisation est ensuite possible.
4.3.2. Le niveau de catalogage descriptif des notices
bibliographiques
Les codes utilisés en quatrième position de la sous-zone 008 $a indiquent le niveau de catalogage
descriptif. Ce code est placé dans le champs ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des
données codées.
Les codes disponibles avec leur statut associé sont les suivants :
3
Notice conforme ISBD
Le niveau de catalogage descriptif attendue dans le Sudoc doit
être conforme à l’ISBD.
2
Notice partiellement conforme ISBD
1
Notice non conforme ISBD
Les notices comportant ce code sont souvent issues d’opération
de rétroconversion et doivent être améliorées.
24
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Dans le catalogue du Sudoc, la complétude d'une notice n'est pas jugée sur l'exhaustivité des informations
collectées (notion subjective pour les zones autres que celles du pavé ISBD) mais sur le fait que
l'ensemble des informations collectées l'a été conformément aux normes, règles et formats applicables, et
que l'intervention d'une nouvelle bibliothèque sur une notice se limite à ajouter des informations non
présentes, et non à modifier celles déjà existantes. Dans la pratique, de tels ajouts doivent concerner
essentiellement les zones propres aux accès à la notice, et notamment les zones de liens et les zones
contrôlées sous autorité.
Une notice est considérée comme complète (statut x3 ) si :
• Les zones de données codées sont complètes (zones 1XX)
• les zones du pavé ISBD sont transcrites complètement (hors zones de notes) conformément à la norme
applicable.
• au moins un lien d'autorité de type indexation sujet (cf. zones 6XX du format bibliographique et zones
adéquates du format d'autorité) a été créée.
• les liens d'autorité pour l'auteur principal et l'ensemble des auteurs secondaires cités dans le pavé ISBD
ont été créés.
• les zones nécessaires à l'accès aux titres (titre propre, titre de collection si applicable) ont été créées.
Toutes les autres notices, et en particulier celles qui ne comportent pas de liens aux référentiels d'autorité,
ne peuvent pas être considérées comme complètes, sauf bien sûr si la création de liens d'autorité est
impossible ou inopérante (romans anonymes par exemple).
Pour éviter de perdre votre notice, vous pouvez la valider dés que les zones obligatoires du format sont
présentes (zones UNIMARC 100, 101, 200 en choisissant temporairement le statut y en zone 008
[champs ETAT du formulaire]). Vous pourrez ensuite la compléter en tapant la commande MOD.
4.3.3. Le statut des notices d’autorité et les habilitations
(zone 008)
Les contrôles de qualité et de complétude d’une notice lors de sa validation dépendent de son statut qui
est défini par le code présent en troisième position de la sous-zone 008 $a. Ce code est placé dans le
champ ETAT de l’onglet Générales du formulaire de saisie des données codées.
Des valeurs différentes co-existent dans le Sudoc selon le type de notice : Valeurs « numériques » pour
les notices d’autorité (utilisés en troisième position de la sous-zone 008 $a).
Pour chacun des types de notice d’autorité, la valeur la plus haute utilisable par un utilisateur est définie
dans ses habilitations.
Le système contrôle qu'une valeur supérieure à la valeur la plus haute définie dans les habilitations de
l'utilisateur n'est pas déjà attribuée à la notice que l'utilisateur veut modifier (mise à jour) ou n'est pas
attribuée par l'utilisateur à la notice qu'il veut valider (création ou mise à jour).
Si une notice existante a un statut égal à la valeur maximale définie dans les habilitations de l'utilisateur
pour ce type d'autorité, le fonctionnement "v-statut" s'applique : L'utilisateur ne peut modifier la notice
25
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
que s'il appartient à la "bibliothèque" du dernier intervenant ayant validé la notice.
Valeur
Signification
1
La notice est une notice BnF issu d'un lot particulier de notices créées lors d'opérations de
rétroconversion. Elle ne contient en général qu'une vedette, générée automatiquement à
partir d'un point d'accès d'une notice bibliographique, et des données codées par défaut.
Son contenu n'a jamais été révisé.
3
La notice est une proposition RAMEAU envoyée à La BnF ou en instance de l'être (le
statut 3 est proposé par défaut dans le masque de saisie des données codées et ne doit pas
être modifié). Son contenu actuel est provisoire.
5
La notice est une notice de statut standard. Ce statut est proposé comme valeur par défaut
Elle n'est pas verrouillée.
La notice peut être mise à jour par tout catalogueur (ou coordinateur).
6
La notice est une notice validée dans le Sudoc avec un statut immédiatement supérieur au
statut 5 standard. Cela lui confère un niveau de protection plus élevé qui doit être justifié
par son contenu ou le travail qu’elle a nécessité.
La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur ou un « Vcatalogueur ».
7
La notice a été validée par un coordinateur. La présence de ce statut 7 suppose la volonté
de "verrouiller" l'accès en modification de cette notice considérant son état de
complétude.
La notice ne peut être mise à jour que par un coordinateur de la même bibliothèque que
celui qui a attribué le statut 7 à cette notice.
8
La notice est une notice FMeSH ou une notice RAMEAU. La notice est verrouillée.
Aucune mise à jour en ligne n'est possible.
9
La notice a été validée par un administrateur. La notice est verrouillée pour des raisons de
gestion. Aucune mise à jour en ligne n'est possible.
4.3.4. Le niveau de catalogage descriptif des notices
d’autorité
Les notices d’autorité n’ont pas de quatrième position de la sous-zone 008 $a qui indique le niveau de
catalogage descriptif.
Cependant, dans le catalogue du Sudoc, la complétude d'une notice n'est pas jugée sur l'exhaustivité des
informations collectées (notion subjective) mais sur le fait que l'ensemble des informations collectées l'a
été conformément aux normes, règles et formats applicables.
Hormis la zone vedette, aucune zone du format n'est rendue obligatoire par les normes qui ne statuent en
26
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
fait que sur le choix ou la forme des seuls points d'accès dans les notices bibliographiques. Seules existent
des recommandations proposées par l'IFLA en vue de l'échange des notices d'autorité.
Toutefois, pour des raisons de gestion des fichiers, un certain nombre de données (codées) sont requises
dans le Sudoc. Elles sont précisées dans les documents spécifiques aux règles de chaque type de données
d'autorité. Des valeurs par défaut sont prévues dans la plupart des cas (valeurs le plus fréquemment
utilisées).
On peut tenter de définir 2 niveaux de contenu pour le catalogage des notices d'autorité gérées de manière
autonome dans le Sudoc.
Contenu minimal :
• Zones de données codées
• Zone vedette telle que requise par la norme concernée. Les informations provenant de l'ouvrage
catalogué
• Zone de source citant l'ouvrage catalogué
Ce contenu correspond à des notices minimales, qui sont cependant parfaitement valides et utilisables
dans le Sudoc. De telles notices ne nécessitent pas un travail fastidieux de la part du catalogueur tout en
facilitant la gestion des données du Sudoc. Toutefois, en l'absence d'informations plus détaillées sur
l'entité décrite, il subsiste des risques, par exemple celui de confondre cette entité avec une entité
homonyme.
Contenu moyen souhaité pour le Sudoc :
• Toutes zones de données codées pertinentes pour le type d'autorité catalogué,
• Zone vedette (2XX)
• Forme(s) d'exclusion de la vedette (4XX),
• Toutes zones de liens vers d'autres notices d'autorité pertinentes,
• Toutes zones de notes pertinentes en vue d'un bon usage de la notice dans le Sudoc (340),
• Zone de sources citant de préférence un ouvrage de référence reconnu (810).
Le supplément d'informations d'une telle notice par rapport au contenu "minimal" doit permettre de lever
toute ambiguïté sur la nature de l'entité décrite et donc de faciliter le choix, pour un catalogueur, d'utiliser
ou non la vedette de cette notice comme point d'accès de sa notice bibliographique.
Du point de vue de la consultation du catalogue, les formes d'exclusions permettent une réorientation
automatique des requêtes vers les formes retenues.
4.4. Les messages d’erreur
27
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Lors de la détection d’une erreur dans une notice, un message d’erreur s’affiche :
Ce message vous signale l’erreur (ou les erreurs) comme par exemple :
« Les vies parallèles de Boris Vian dans 200 doit contenir @ » : ce message indique au catalogueur que le
caractère de contrôle @ manque dans la sous-zone 200 $a, zone du titre propre.
4.5. Les alertes : créations de doublons en
ligne
Si un catalogueur crée une nouvelle, le logiciel compare cette notice entrant dans la base avec les notices
qui s’y trouvent déjà et avertit si elle est presque similaire. Le contrôle vérifie si la notice n’est pas un
doublon potentiel par comparaison des numéros standards internationaux : l’ISBN (par l’index ISB) ou
l’ISSN (par l’index ISN) et le titre (par l’index clé titre CTI).
Ce mécanisme est activé lors de la validation de la notice et aboutit à un message tel que :
Doublon possible; ISB est généré par ppn… (Comparaison de l’ISBN),
Doublon possible; ISN est généré par ppn… (Comparaison de l’ISSN),
Doublon possible; CTI est généré par ppn… (Comparaison de la clé titre),
Validation acceptée, Notice créée avec PPN...
Ce message n’empêche pas la validation de la notice.
28
Consignes générales de catalogage
Version : 24-11-2014
Ce message ne signifie pas toujours que la nouvelle notice est un doublon (cas des multivolumes, des
nouvelles éditions, des éditions sur d’autres supports par exemple).
Il est de la responsabilité du catalogueur de vérifier la notice dont le n° ppn lui est indiqué et supprimer sa
notice si elle s’avère être un doublon.
29