Le Quick Audit Plateformes ACHA

Séminaire d’échanges
22 mai 2014
Le Quick Audit
Plateformes ACHA - HCL
Véronique Faujour & Jean Luc Pitaval
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UCA
UCA
1- Contexte : Évolution de l’offre ambulatoire aux
HCL.
Structure autonome sans
bloc opératoire dédié
Structure autonome avec
bloc opératoire dédié
Plate-forme en installation
Nord (A&B)
2 x 10 places dont
13 places Chir. & 7 places end.dig
2010
UCA
Nord
UCA
5 places
2008
Chir. gynéco
Quelques chiffres
Capacité 2013 : 95 places dédiées à
l’ambulatoire en 2013
Chiffre d’affaire 2013 de la chirurgie 0 nuit :
21 M€ / versus 268 M€ chirurgie conventionnelle
(inclus séjour = > 1 nuit)
UCA
 La chirurgie ambulatoire représente 7 % des produits
HEH 10 places Chir.
2010 UCA -Pavillon C
du total des séjours chirurgicaux (289 M€)
Activité 2013 : 18 760 passages en UCA,
2012
versus 15 300 GHM chirurgicaux zéro nuit /
HFME
UCA
HEH 10 places 40 800 séjours conventionnels = taux de zéro
UCA
Gynéco
UCA-Pavillon U
4 armées sur 8 places 2008
nuit 27,2 %
HFME
2013
UCA
UCA
Pédiatrie 20 places
2 UCA : 15 lits + 5 lits
UCA
1999 Lyon sud
25 places chirurgie armées sur 29
SOURCE : Equipe projet
Objectif Horizon 2017 : 36 %
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2- Méthodologie de la démarche « Quick Audit »
 Evaluer la mise en œuvre des « bonnes pratiques » professionnelles et
Objectif
Champ
d’application
institutionnelles au regard des recommandations organisationnelles et outils
 Principe du Quick Audit validé en comité de pilotage de l’ACHA (fev 2013)
 Toutes les plateformes des groupements hospitaliers
 Patients présents le jour du recueil
 Une journée donnée : étude de dossiers, observations et entretiens (+
lendemain matin)  les auditeurs : V Faujour et JL Pitaval
 Grille de recueil : 47 questions factuelles portant sur les éléments clefs du
Méthode




circuit de prise en charge depuis la consultation pré opératoire au suivi postchirurgicale, grille élaborée en juin, validée en été après concertation
Période de recueil : oct-nov 203
Période d’analyse : nov-dec 2013
Communication amont et aval faite tant pour les équipes que pour les
patients
Restitution à tous les niveaux : plateformes, direction et adoption des plans
d’action personnalisés à chaque plateforme : janvier-février 2014
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3 – Quelques constats du « Quick Audit »
1 – L’appel de la veille est une étape clef du processus.
L’utilisation du passeport ACHA (90% des cas) facilite
pour partie, l’information du patient : son contenu reste
à standardiser
▪
Les patients ont majoritairement la consigne d’appeler la veille
secrétariat de l’UCA, sauf en pédiatrie
-
▪
le
On lui précise (ou confirme) l’horaire d’arrivée à l’UCA ainsi que différentes
consignes préalables (check-ist d’appel à harmoniser avant généralisation) :
 Difficulté évoquée par certains patients d’être présents à l’ouverture de
l’UCA,
 Il peut être appelé à nouveau pour modification même si la fenêtre est
étroite.
Deux formes d’organisation sont rencontrées avec un secrétariat
majoritairement partie prenante
SOURCE : Equipe projet
Mode « entrant » : le patient est appelant, souvent sur une plage horaire
(matin) qui lui a été préalablement communiquée. En cas de non appel, le
secrétariat a la charge de contacter le patient pour valider la venue du
lendemain
Mode « sortant » : le patient est appelé (principalement en pédiatrie, et par
une IDE)
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2 – L’horaire d’arrivée des patients est un facteur clef dans la
gestion des flux en ambulatoire.
▪
L’organisation des horaires d’arrivée est variable d’une plateforme à l’autre :
▪
Le séquençage dépendant de l’horaire de passage au bloc
-
▪
Des plateforme à fort séquençage = plusieurs plages d’arrivée de patients
dans la journée:
 Pédiatrie, GHN, GHS (voir détail sur circuits courts – diapo suivante).
Les consignes sont généralement rappelées (contrôle oral et traçabilité auprès
du patient).
Stabilité de l’ordre de passage des patients au bloc opératoire : si 94% des
patients sont préparés dans les délais, l’horaire de bloc opératoire est
respecté dans seulement 53% des cas (+/- 15 min)
Durée prévisionnelle du temps pré bloc (arrivée/bloc) variable : 30 min à 1h30
Impact marginal si bloc dédié ou bloc non dédié
 Compliance des chirurgiens et anesthésistes –réanimateurs vis-à-vis de
la chirurgie ambulatoire
 Le patient ambulatoire : variable d’ajustement ?
A noter que les patients qui arrivent de loin et qui sont convoqués tôt / patients
proches (alors que c’est la même chirurgie qui est prise en charge)
SOURCE : Equipe projet
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3 – Le fonctionnement en « circuit court » est un levier majeur
d’évolution de l’activité et des mentalités.
▪
Toutes les plateformes n’ont pas de circuits courts :
▪
Ces circuits courts permettent mécaniquement d’augmenter la rotation des
patients sur un même lit (ou place) mais
-
▪
Deux circuits courts bien identifiés:
 GHN plateforme A et GHS en ophtalmologie
 HFME Pédiatrie en imagerie.
La bonne gestion des horaires est impérative : l’arrivée simultanée de plusieurs
patients est difficile à gérer,
La « DMS » est raccourci (< 2h) :
- La maitrise du temps pré-opératoire impérative
- Les lieux d’attente (salon),
- Le brancardage assis ou debout , voire autonome du patient et non plus
en lit jusqu’au bloc
- Gestion de la sortie
Ce n’est pas qu’une question d’architecture
SOURCE : Equipe projet
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4 – L’organisation de la sortie médicale et questionnaire du
lendemain.
▪
La bonne organisation de la sortie conditionne également le bon
déroulement du « questionnaire du lendemain »
CRO disponible dans
-
▪
68% des cas
Des supports existants structurent l’appel du lendemain :
- Deux formes d’organisation rencontrées :
-
▪
C’est une étape à part à ne pas négliger
Réalisé majoritairement par les IDE de l’UCA
Temps et ressources dédiées : on sait à l’avance qui va faire les appels : le
fait de dédier la tâche est un facteur déterminant de la qualité et de la
bonne exécution de l’appel
Temps et ressources non dédiées: l’appel est réalisée mais on ne sait pas
à l’avance quel est le soignant qui va prendre en charge (annoncé plutôt fin
de matinée)
 Les informations ou mise à disposition des dossiers ou accès à
l’information plus complexes à gérer
Les patients opérés le mardi (si pas d’ACHA le mercredi) et le vendredi
SOURCE : Equipe projet
Appel le premier jour ouvert suivant  Véritable difficulté sur tous les
sites pour gérer l’appel du lendemain
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Exemple du plan d’action validé pour une UCA HCL – 2014
▪ Maitriser les « temps morts » du processus par la gestion des flux
- Réduction du délai entre horaires de convocation vs heure de passage de
-
bloc opératoire
Réduction de l’attente du patient à partir de son horaire possible de sortie
(organisation médical…)
▪ Consolider les étapes clefs du processus
- Nouvelle revue des documents d’information communiqués au patient /
-
choix et cohérence des informations (ex/ doc Sté savante vs doc local…)
Élaboration d’une check list d’appel de la veille
Définir le type de brancardage à l’arrivée du bloc opératoire : poursuivre
notamment la réflexion engagée concernant le patient valide «sur ses pieds »
Utilisation de visuel facilitant le travail de l’équipe soignante UCA
▪ Maitriser le risque et améliorer la qualité de la prise en charge
- Elaboration d’ordonnances de prévention de la douleur et des nausées
vomissements post-opératoire et prescriptions complémentaires éventuelles
(antibiothérapie…) à distribuer lors de la consultation pré-opératoire
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4- Les suites données sur les groupements et
avec les plateformes
1
Sélection de
pistes à forte
valeur ajoutée
▪ Piste 1 : travailler sur les circuits courts pour les améliorer
▪ Piste 2 : améliorer la gestion de l’horaire d’arrivée des patients
▪ Piste 3 : améliorer la gestion de la sortie du patient et de la gestion du
▪
▪
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Faire savoir et
s’approprier les
résultats
SOURCE : Equipe projet
questionnaire du lendemain
Piste 4 – utiliser des outils visuels pour la gestion logistique de la prise
en charge du patient
Piste 5 – la prescription des ordonnances de prévention de la douleur
lors de la consultation chirurgicale ou pré anesthésie
▪ Un principe : le partage des meilleures pratiques
▪ Le temps de retour du Quick Audit a particulièrement été soigné :
▪
▪
retour tant sur les plateformes qu’au niveau de la DG
Présence des personnels médicaux et soignants et de direction des
plateformes aux réunions de présentation des résultats a montré
l’implication des équipes
Adoption de plans d’action au sein des réunions de présentation des
résultats  consensus immédiat : les plans d’actions suivent la
sélection des pistes à forte valeur ajoutée avec une adaptation en
fonction des résultats et des possibilités opérationnelles
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En conclusion
 L’outil a tenu ses promesses  les résultats sont
objectivés
 Très fédérateur, les bonnes pratiques des uns profitent
aux autres.
 Les équipes en tirent un grand bénéfice managérial et
les marges de progrès sont partagées
 Effet d’entrainement motivant
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