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Construire et piloter les tableaux de bord de gestion d’une
collectivité territoriale
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Objectifs de la formation
• Identifier les fonctions d’une unité de travail et du
Tableau de bord de pilotage (TdB).
• Définir les conditions d’existence d’un TdB.
• Concevoir, construire et utiliser un TdB.
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Contenu de la formation
 contexte général pour Construire et piloter les tableaux
de bord de gestion d’une collectivité territoriale
 significations et portées pour Construire et piloter les
tableaux de bord de gestion d’une collectivité territoriale
 pourquoi Un tableau de bord de pilotage?
 les caractéristiques d’un tableau de bord
 Les 5 rôles essentiels
 Conception, élaboration, et réalisation
 Limites du tableau de bord dans la gestion communale
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Outil de pilotage
Tableau de
bord
un outil
d'évaluation
de l'organisation
instrument de
mesure de la
Performance
(outil indicateur)
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Tableau de bord de gestion: significations et portés
 Le Tableau de bord est un document rassemblant des
indicateurs financiers et économiques et sociaux d'une
organisation. Le plus souvent, il est mensuel mais peut
s'établir sur des périodes plus ou moins courtes. C'est une
aide à la gestion de l‘organisation.
 un tableau de bord est un instrument de mesure de la
performance facilitant le pilotage "pro-actif" d'une ou plusieurs
activités dans le cadre d'une démarche de progrès. Il
contribue à réduire l'incertitude et facilite la prise de risque
inhérente à toutes décisions. C'est un instrument d'aide à la
décision.
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Tableau de bord de gestion: significations et portés
 Le tableau de bord de gestion est un outil d'évaluation
de l'organisation d'une entreprise ou d'une institution constitué
de plusieurs indicateurs de sa performance à des moments
donnés ou sur des périodes données.
 Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit
d'indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l'évolution
des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de
référence (objectifs fixés, normes internes ou externes,
références statistiques), le plus possible en temps réel, en se
concentrant sur ceux qu'il considère comme les plus
significatifs.
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Tableau de bord de gestion: significations et portés
 Le tableau de bord est un outil de pilotage à la disposition
d'un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions
et agir en vue de l'atteinte d'un but qui concourt à la réalisation
d'objectifs stratégiques. C'est un outil d'aide au management
pour piloter (orienter les évolutions et les effets du
fonctionnement d'un système), animer une équipe en
développant une réflexion collective, et organiser dans le but
d'utiliser au mieux les ressources
 Le tableau de bord est un outil d’aide à la gestion composé
d’un ensemble de rapports dont le but est de fournir au
gestionnaire une vision claire de la situation actuelle de son
système par rapport aux objectifs fixés
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Tableau de bord de gestion: les types
un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit
d'indicateurs. On distingue entre deux types:
1. tableau de bord de pilotage
2. tableau de bord prospectif
le tableau de bord de pilotage est constitué d'un
ensemble d'indicateurs consensuellement définis, de
procédures de collecte d'information et de procédures
d'exploitation (utilisation des résultats). Il permet de mettre
l'opérationnel au service de la stratégie.
Le tableau de bord prospectif est un tableau de bord
qui intègre des gains tangibles et non mesurables, pour
relier les nouvelles capacités d'évolution qualitative de
l'organisation aux résultats financiers de celle-ci. Il permet
de valider et d'ajuster la stratégie.
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Simplicité
efficacité
clarté
Les caractéristiques
d’un tableau de
bord
Facilité
Pertinence
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Tableau de bord de gestion : les objectifs
Un tableau de bord de pilotage d'un gestionnaire ou d'un
décideur présente des indicateurs permettant de suivre et
d'anticiper le fonctionnement et l'activité de l‘organisme ou du
service. Il renseigne à tout moment le gestionnaire sur l’état de
fiabilité, d’efficience et d’efficacité de l’ensemble de son système
ainsi il permet de répondre aux objectifs de management
suivants :
1. évaluer la performance
2. réaliser un diagnostic de la situation
3. communiquer
4. informer
5. motiver les collaborateurs
6. progresser de façon continue
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Tableau de bord de gestion: le contenu
Le contenu d’un tableau de bord consiste à concilier des
exigences apparemment contradictoires, à savoir :
1. Retenir peu d’indicateur mais tous ceux qui sont
essentiels ;
2. Personnaliser le tableau de bord pour son destinataire
tout en respectant une présentation homogène ;
3. Abréger les informations en passant d’un niveau à un
autre en facilitant le dialogue entre les responsables de
ces différents niveaux.
 Le tableau de bord contient des indicateurs et des
graphiques .
 La présentation du tableau de bord doit être abrégée,
synoptique et convergente
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Tableau de bord de gestion: les rôles
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Tableau de bord de gestion: les rôles
-1- Réduire l'incertitude
Le contexte n'est jamais totalement connu (en référence, la
rationalité limitée de Herbert Simon), les conséquences des
décisions ne sont à ce stade guère plus que des conjectures, des
scénarios hypothétiques.
Nous ne vivons pas un univers déterministe
-2- Stabiliser l'information
L'information est changeante par nature. Le tableau de bord
propose un instantané cohérent de la situation. Les informations
présentées ne sont pas en décalage temporel l'une par rapport à
l'autre. Le temps est arrêté pour un moment, le temps d'apprécier
globalement le contexte.
-3- Faciliter la communication
Bien conçu cet instrument est un référentiel commun pour des
échanges constructifs.
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Tableau de bord de gestion: les rôles
-4- Dynamiser la réflexion
Bien conçu cet instrument incite le décideur à pousser plus
avant sa prospection.
-5- Maîtrise du risque
Le tableau de bord contribue à une prise de risque "réfléchie".
Toute décision est une prise de risque. On ne peut envisager à priori
avec certitude les conséquences de la décision. Celle-ci comporte
une part plus ou moins importante de risques. En facilitant la prise
en compte du contexte de la décision, le tableau de bord contribue
quelque part à mieux apprécier la valeur et la portée du risque de la
décision.
Cet instrument de pilotage oriente en un sens celui de la
démarche de progrès.
Il balise un parcours, celui choisi par le(s) décideur(s).
Il offre un regard cohérent de la situation en rapport aux objectifs
s'adapte aux besoins et à la sensibilité du ou des décideurs.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
La Conception:
L’élaboration du tableau de bord doit être cohérente avec
l’organigramme de la commune. Cette cohérence existe à deux
niveaux :
Au niveau de l’ensemble, le réseau de tableaux de bord épouse
l’articulation des niveaux hiérarchiques et des fonctions. La liste des
tableaux de bord est en fonction du nombre de responsables dans
la commune. On mettra en œuvre le principe cigogne. Celui-ci
consiste à regrouper les différents tableaux de bord sous une forme
calquée sur l’organigramme ;
Au niveau de chaque tableau de bord, les informations retenues
concernent spécifiquement la gestion du responsable qui en est le
premier destinataire et couvrent les points clés de la délégation qu’il
a reçue.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
La Conception:
un tableau de bord se conçoit comme un ensemble d'indicateurs
renseignés périodiquement et destinés au suivi. Ces derniers jouent
un rôle d’alarme et se déclenchent automatiquement pour signaler
une anomalie ou une performance dans le fonctionnement du
système.
Remarque: Il n’existe pas de modèle standard de tableau de bord.
C’est un instrument personnel, conçu sur mesure suivant les
responsabilités et les objectifs de son utilisateur.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
Le modèle SWOT et la réussite de la conception de tableau de bord
Facteurs
négatifs
Facteurs
positifs
Risques: juridiques et
politiques
(T)
opportunités
(O)
Facteurs
De faiblesse
(W)
Facteurs
De force
(S)
L’environnement
externe
L’environnement
interne
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
La Conception:
L’élaboration du tableau de bord doit être cohérente avec
l’organigramme de la commune. Cette cohérence existe à deux
niveaux :
Au niveau de l’ensemble, le réseau de tableaux de bord
épouse l’articulation des niveaux hiérarchiques et des fonctions. La
liste des tableaux de bord est en fonction du nombre de
responsables dans la commune. On mettra en œuvre le principe
cigogne. Celui-ci consiste à regrouper les différents tableaux de
bord sous une forme calquée sur l’organigramme ;
Au niveau de chaque tableau de bord, les informations
retenues concernent spécifiquement la gestion du responsable qui
en est le premier destinataire et couvrent les points clés de la
délégation qu’il a reçue.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
La Conception:
un tableau de bord
se conçoit comme un ensemble
d'indicateurs renseignés périodiquement et destinés au suivi. Ces
derniers jouent un rôle d’alarme et se déclenchent
automatiquement pour signaler une anomalie ou une performance
dans le fonctionnement du système.
un tableau de bord ne se conçoit pas comme un outil de
contrôle ou un instrument de motivation du personnel. C’est un
instrument de comparaison et d’amélioration. Il est un déclencheur
d’enquête. Lorsqu’un dysfonctionnement est mis en évidence par
rapport aux objectifs fixés, le tableau de bord aide le gestionnaire à
identifier les actions correctives adéquates.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
l’élaboration:
Cette phase dépond d’une base des données, généralement
issues d'un système d'information de gestion (SIG). Pour la
fixation des indicateurs
Un indicateur est un paramètre ou une combinaison de
paramètres qui représente l'état ou l'évolution d'un système, il est
choisi en fonction des leviers d'action qui seront utilisés pour
prendre d'éventuelles mesures correctives et donc en fonction de
décisions à prendre dans le futur.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
l’élaboration:
Les indicateurs que contient le tableau de bord doivent
répondre à certains critères préalablement sélectionnés. Ils
doivent être :
 Claires et simples.
 Significatifs et durables.
 Cohérents entre eux.
 Personnalisés : l’opérationnel concerné doit y reconnaître
ce qui le différencie des autres centres de responsabilité et ce
qui traduit le résultat de ses efforts et de la qualité de sa
gestion.
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
Le tableau de bord bien conçu ne comporte qu'un
nombre limité d'indicateurs assurant une perception
adaptée du contexte.
5 à 10 indicateurs sont suffisants.
Ces indicateurs bien spécifiques sont sélectionnés :
 selon les activités pilotées
 selon les besoins et préférences du décideur ou du
groupe de décideurs
 selon les objectifs "tactiques" poursuivi
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
D’un point de vue technique, les indicateurs prennent la
forme :
 D’indicateurs physique (quantité, heures machines,
heures travaillées, visites effectuées).
 D’indicateur financiers se rapportant aux coûts, aux
produit, aux marges, aux résultats.
 De ratios.
 D’indicateurs relatifs à l’environnement (évolution
de la concurrence, évolution des statistiques relatives
au coût de la vie).
 D’indicateurs relatifs à l’activité (quantités vendues
ou fabriquées, chiffre d’affaires
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Conception, élaboration, et réalisation d’un tableau
de bord
La réalisation: exercices pratiques
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merci
merci
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