Elektronische Rechnungen - da war doch was? - creative-it-service.de

Rechnung elektronisch
als PDF-Datei – da war doch was?
Hilfestellung zur korrekten Handhabung
von elektronischen Rechnungen
im Rahmen der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Dipl. Finanzwirtin Petra Ackmann,
Steuerberaterin
Karsten Ackmann,
Creative IT Service GmbH
Auch wenn Sie nun gelassen abwinken und für sich feststellen, dass Sie gar keine
elektronischen Rechnungen aktiv erzeugen und Sie das Thema nicht anginge, so lohnt
sich das Weiterlesen.
Denn die rechtlichen Rahmenbedingungen müssen auch vom Rechnungsempfänger
eingehalten werden, so er denn die elektronische Rechnung akzeptiert und als
Unternehmen die Vorsteuer geltend machen will. Doch vorab erst einmal eine kleine
Einführung in das Thema:
Ein einfaches Beispiel aus der täglichen Praxis:
Einem Unternehmen werden monatlich von einem Dienstleister aus dem Bereich
Telekommunikation Gebühren und Nutzungsentgelte für einen Telefon- und InternetAnschluß berechnet. Die Rechnung wird über ein Kundenportal zur Verfügung
gestellt, aus dem sich das Unternehmen die Rechnung herunter laden kann / muss.
Eine herkömmliche "Papierrechnung" erhält das Unternehmen nicht. Da für eine
Papierrechnung vom Telekommunikationsdienstleister eine Gebühr von 2,50 Euro
monatlich berechnet würde, verzichtet das Unternehmen auf die postalische
Zustellung einer Papierrechnung.
Das Unternehmen erhält also eine "elektronische Rechnung".
Was ist eine elektronische Rechnung?
Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung unterscheidet sich eine elektronische
Rechnung ganz simpel durch die Art der Übermittlung, die nämlich hier durch Prozesse
der Informationstechnologie (z. B. E-Mail oder Kundenportal) erfolgt.
Wo genau liegt nun eigentlich das Problem?
Elektronische Rechnungen wurden vom Gesetzgeber aufgrund des digitalen
Übertragungsweges als stärker manipulierbar eingestuft. Der Fokus liegt aus Sicht des
Gesetzgebers hierbei auf der korrekten Ermittlung des Vorsteueranspruchs. Es soll dem
Vorsteuerbetrug mit manipulierten Rechnungen ein Riegel vorgeschoben werden.
Aus diesem Grund hat man höhere Anforderungen an die elektronische Rechnung
gestellt. Für die Übermittlungen auf elektronischem Wege gelten in zusammengefasster
Kurzform folgende gesetzliche Grundlagen (Europäische Rechnungsrichtlinie 2001/115/
EG, Steueränderungsgesetz 2003 und damit Änderung UStG, Abgabenordnung, GoBS,
GDPdU):
•
Die Zustimmung des Empfängers ist erforderlich (§ 14 Abs. 3 UStG).
•
Die Echtheit der Herkunft („Authentizität“) und die Unversehrtheit der
Daten („Integrität“) müssen durch eine qualifizierte elektronische
Signatur gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 UStG).
•
Es ist erforderlich, eine Verfahrensdokumentation (z. B. einen Prüfbericht
seitens des Empfängers) zu erstellen (§ 145 AO).
•
Geltende Aufbewahrungspflichten und -fristen müssen beachtet
werden (Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 UStG). Hier gilt auch die
Anforderung der unversehrten digitalen Überprüfbarkeit der Rechnung, der
Signatur und des Prüfprotokolls).
Was also muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung nun tun,
damit er die Vorsteuer geltend machen kann?
Der Empfänger muss zunächst einmal die Entscheidung fällen, ob er die Rechnung auf
elektronischem Wege akzeptiert. Er hat laut Gesetzgeber das Recht, die Zustimmung zum
elektronischen Rechnungsprozess zu verweigern. In diesem Fall muss dann wieder eine
herkömmliche Papierrechnung ausgestellt werden. Die Mehrkosten für die Papierkosten
muss der Empfänger in der Regel allerdings akzeptieren.
Wie das Unternehmen der Telekommunikationsbranche aus unserem Beispiel berechnen
viele Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen für die Ausstellung einer
"herkömmlichen" Rechnung eine monatliche Gebühr.
Hat sich der Empfänger entschieden die elektronische Rechnung zu akzeptieren, so muss
er auf folgende Dinge achten:
⁃
Hat die Rechnung (z. B. PDF-Datei) eine qualifizierte digitale Signatur?
⁃
Wenn ja, ergibt eine Überprüfung der Signatur den korrekten Empfänger und
ist die Rechnung nicht nachträglich manipuliert worden?
⁃
Das Ergebnis der Überprüfung wird als Prüfprotokoll (z. B. als PDF-Datei)
festgehalten.
⁃
Das Rechnungsdokument, die evtl. Signaturdatei (falls nicht im Rechnungsdokument gespeichert) und das Prüfprotokoll müssen ebenso wie
herkömmliche Rechnungen unverändert 10 Jahre aufbewahrt – also archiviert
werden.
⁃
Die Archivierung muss hier in einem digitalen Format erfolgen. Es reicht also
nicht die Dateien auszudrucken. In kleiner Stückzahl können CD-ROMs ein
geeignetes Medium sein. Laut Gesetzgeber müssen die Dateien während des
gesamten Aufbewahrungszeitraums digital überprüfbar sein.
Was versteht man unter einer qualifizierten elektronischen Signatur?
Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur handelt es sich um eine Datei, die
zweifelsfrei den Erzeuger eines Dokumentes ausweist. Mit einer qualifizierten
elektronischen Signatur wird ein Dokument "elektronisch unterschrieben" und somit
vom "Signierenden" als echt und unverfälscht autorisiert.
Technisch handelt es sich um ein mathematisch-kryptographischens Verfahren, bei dem
zwei unterschiedliche "Signaturschlüssel" zum Einsatz kommen. Es handelt sich dabei um
einen privaten und einen öffentlichen Signaturschlüssel. Bei einer Signatur Überprüfung
wird der öffentliche Schlüssel mit der mitgelieferten Signatur überprüft. Passen beide
Schlüssel zueinander, ist gilt das signierte Dokument als autorisiert. Sogenannte neutrale
"Trust-Center" (z. B. die Deutsche Post mit Ihrem Signtrust Service) bestätigen hierbei die
Übereinstimmung mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders.
Wie sehe ich ob ein Dokument signiert ist oder nicht?
In vielen Fällen wird in Kundenportalen oder bei Zustellung der Rechnung per E-Mail
die elektronische Signatur als separate Datei zum Download bereitgestellt bzw. versandt.
Andernfalls muss man die Rechnungsdatei von einer geeigneten Anwendung auf
Signaturen prüfen lassen.
Wie genau läuft der praktische Prozess beim Empfang
einer elektronischen Rechnung ab?
Bleiben wir bei unserem Beispiel aus der Telekommunikationsbranche. Der Kunde erhält
per E-Mail die PDF-Datei "DRP34903895.pdf" das Rechnungsdokument und die Datei
"DRP34903895.sig" als Signatur. Um den Vorsteueranspruch gelten machen zu können,
muss sich der Empfänger nun ein "Bild" vom Rechnungsaussteller machen oder
anders gesagt: Er muss die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung überprüfen.
Dies kann mit geeigneten kostenlosen Programmen oder ebenfalls kostenlosen OnlinePortalen geschehen. Es ist aus unserer Sicht empfehlenswert die Überprüfung lokal auf
dem eigenen Rechner mit geeigneten Programmen vorzunehmen, um nicht Daten auf
fremde Server zu übertragen.
Eine Liste mit Herstellerverweisen und Links finden Sie am Ende des Dokumentes.
In unserem Beispiel verwenden wir zur Demonstration dennoch das Online Portal von
SecCommerce. Als erstes müssen wir nun die Signaturdatei und das signierte
Rechnungsdokument im Portal hoch laden (siehe unten):
Mit einem Klick auf „weiter“ startet man die Überprüfung der Signatur:
Nun wird noch die Gültigkeit des öffentlichen Schlüssels durch einen Klick auf
„Online-Zertifikat-Überprüfung“ geprüft:
Der Zertifikatsstatus ist gültig und somit handelt es sich um eine gültige qualifizierte
elektronische Signatur.
Das Ergebnis der Prüfung muss laut Gesetzgeber dokumentiert werden. Dies wird durch
das Anzeigen und Speichern des Prüfberichtes erreicht. Wir lassen uns den Prüfbericht
anzeigen und speichen ihn anschließend als PDF-Datei ab.
Die PDF-Datei mit dem Prüfbericht wird gemeinsam mit der Signatur und dem
Rechnungsdokument digital abgelegt und später in geeigneter Form archiviert (z. B. CDROM).
Den Bericht unserer Online Prüfung sieht folgendermaßen aus:
Prüfbericht für elektronische Signatur/Zertifikatprüfung
Signaturdetails
Dokumentdateiname lt.
Unterzeichner
aktueller Dokumentdateiname
Signaturzeitpunkt lt. Unterzeichner
Datum der Signaturprüfung
Signaturmodus
Dokumentgröße in Bytes
Hashalgorithmus
Signaturalgorithmus
Schlüssellänge in Bits
24560460
DRP34903895.pdf
01.08.2009 14:33:27
13.08.2009 14:51:42
Die Signatur bezieht sich auf externe Daten.
48898
SHA-256
RSA Verschlüsselung
2048
Der vom Unterzeichner signierte Hashwert passt zu
den signierten Daten.
Gesamtergebnis
Die Signaturprüfung wurde erfolgreich abgeschlossen. Die Signatur ist gültig und
gehört zu einem vertrauenswürdigen Zertifikat.
Signaturzertifikatdetails
Inhaber des Zertifikates
Zertifikatsklasse
Strato AG 2:PN, Cronon AG
Das Unterzeichnerzertifikat wurde auf ein
Pseudonym ausgestellt.
qualifizierte Signatur
Online-Sperrabfrage für Signaturzertifikat
Das Signaturzertifikat ist lt. Online-Abfrage beim Trustcenter nicht gesperrt.
Zeitpunkt der Sperrabfrage
Inhaber des Zertifikates
Typ
Seriennummer (hex)
Zertifikat frühestens gültig seit
Zertifikat längstens gültig bis
Zeitpunkt für den die Gültigkeit
geprüft wird
13.08.2009 14:51:34
D-TRUST OCSP-01 2008:PN, D-Trust GmbH
Benutzerzertifikat
7dc90
25.07.2008 10:26:12
24.07.2013 10:26:12
13.08.2009 14:51:34
Der geprüfte Zeitpunkt liegt in der Gültigkeitsdauer
des Zertifikates. Eine mögliche Sperrung ist dabei
nicht berücksichtigt.
Was passiert wenn die Signaturen von elektronischen Rechnungen
nicht überprüft werden?
Der Gesetzgeber schreibt die Prüfung und Dokumentation des Verfahrens als Bedingung
für den Vorsteuerabzug vor. Werden Signaturen nicht geprüft oder elektronische
Rechnungen ohne Signatur akzeptiert, so besteht die Gefahr, dass bei einer
Betriebsprüfung die jeweiligen Rechnungen nicht als ordnungsmäßige Rechnungen
anerkannt werden und der Anspruch auf Vorsteuerabzug aberkannt wird.
Eine erstmalige Prüfung einer von signierten elektronischen Rechnungen lange nach
Erhalt z. B. im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung Jahre später stellt ebenfalls ein
Problem da: Da bis zu diesem Zeitpunkt ein Vorsteuerabzug ohne Prüfung der Signatur
nicht rechtmäßig war, muss gegebenenfalls mit einer Rückforderung der Vorsteuer oder
Verzinsung gerechnet werden.
Kann man elektronische Rechnungen nicht einfach ausdrucken
und wie ein Papierrechnung behandeln?
Nein, das Ausdrucken von elektronischen Rechnungen zur Behandlung wie eine
herkömmliche Papierrechnung ist nicht möglich.
Den Prüfern des Finanzamtes ist bei großen Unternehmen durchaus bekannt, wie zum
Beispiel Rechnungen eines bestimmten Telekommunikationsunternehmens aussehen und
ob diese in der Regel digital verschickt werden.
Eine elektronische Rechnung hat keine Signatur. Was kann man tun,
um dennoch einen Vorsteuerabzug zu erreichen?
Eine elektronische Rechnung ohne qualifizierte elektronische Signatur sollten Sie nicht
akzeptieren. Treten Sie mit dem Rechnungsaussteller in Kontakt und bitten Sie ihn, die
Rechnung signiert zu übermittelt.
Sollte das nicht möglich sein, fordern Sie eine herkömmliche „Papierrechnung“ an.
Wie lange muss ich die elektronischen Rechnungen aufbewahren?
Gemäß Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden, dabei
macht es keinen Unterschied, ob die Rechnung elektronisch oder herkömmlich vorliegt
(rechtliche Auseinandersetzungen und Prüfungen, die die Verfügbarkeit der Rechnung
erfordern können den Zeitraum verlängern).
Gibt es bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen etwas zu beachten?
Die elektronische Rechnung muss jederzeit auswertbar vorliegen und „verlustfrei
reproduzierbar“ sein. Nachweise über die Unversehrtheit und Echtheit der Daten sind
ebenfalls aufzubewahren. Was heißt das nun im Detail:
–
Die Rechnung als PDF-Datei, die qualifizierte elektronische Signatur (als separate
Datei oder als „in die Rechnung eingebettete Signatur“) und die Datei mit dem
Prüfbericht müssen lesbar digital vorgehalten werden.
–
Wenn der Empfänger also die Signatur geprüft und als Dokumentation ein
Prüfprotokoll erstellt hat, stellt er alle oben aufgeführten Dateien zusammen und
sorgt für eine revisionssichere Archivierung.
–
Im ganz einfachen Fall bei kleinen Mengen an Rechnungen könnte man die oben
aufgeführten Dateien auf CD- oder DVD-ROM brennen. Unter Umständen bieten Ihre
Warenwirtschafts- und Projektmanagementssysteme Funktionen, die eine revisionssicheres Dokumentenmanagement unterstützen.
–
Bei einigen Dokumentenmanagementsystemen werden Konvertierungsschritte in
interne Dateiformate durchgeführt. Hier verlangt der Gesetzgeber, dass alle
Orignaldateien, alle Zwischenprodukte, die Endformate und eine Dokumentation des
Verfahrens vorgehalten und archiviert werden müssen.
Was genau ist hier unter dem Begriff revisionssichere Archivierung zu verstehen?
Einfach gesagt, müssen die Dateien verwertbar, unverändert und unbeschadet vorliegen.
Im Detail meint der Begriff „revisionssichere Archivierung“ die konsistente,
unveränderbare, nachvollziehbare und über einen Index recherchierbare Datenhaltung.
Es gelten nach HGB und AO folgende Kriterien:
Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor
Veränderungen und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung durch Berechtigte,
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehund Prüfbarkeit.
Ein Tip zur täglichen Praxis:
Für Selbständige und kleine Unternehmen mit geringem elektronischem Rechnungsaufkommen ist eine strukturierte (z. B. hierarchische Ordner nach Datum und oder Kreditor)
Archivierung auf CD- oder DVD-ROM ein geeigneter Weg. Die CD-/DVD-ROMs lassen
sich in kleine Datenbanken (z. B. CDFinder für Mac OS X oder CDWinder für Windows)
einlesen und somit einfach recherchierbar machen.
Bei größeren Mengen empfiehlt sich der Einsatz von geeigneten
Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen.
Fazit und Ausblick
Das Verfahren ist durchaus aufwendig und es stellt sich dem Betrachter die Frage,
inwieweit es gerechtfertigt ist, die Hürden für elektronische Rechnungen deutlich höher zu
legen, als die für herkömmliche Rechnungen. Vorsteuerbetrug ist sicherlich auch mit
herkömmlichen Rechnungen in gleichem Maße möglich, doch scheint man seitens des
Gesetzgebers das Gefahrenpotential im digitalen Sektor deutlich höher einzuschätzen.
Trotzdem scheint man mit der aktuellen Verfahrensweise seitens der politischen
Administration nicht wirklich glücklich zu sein. Von Seiten der Europäischen Administration
läuft im Rahmen einer Initiative zum Bürokratieabbau auch ein Projekt zur Harmonisierung
und Vereinfachung der Anforderungen an elektronische Rechnungen. Die aktuellen
Verfahren werden dabei überprüft und die Signatur soll nicht mehr als einzig zugelassenes
Verfahren für elektronische Rechnungen eingesetzt werden dürfen. Wie die anderen
zugelassenen „Verfahren“ aussehen könnten, ist allerdings nicht konkretisiert worden.
Aufgrund der aufwendigen Abstimmungsprozesse der Institutionen, sowie der nationalen
Regierungen ist mit einem Ergebnis vermutlich vor 2013 nicht zu rechnen.
Auf nationaler Ebene hat die Bundesregierung ein ambitioniertes Projekt mit dem Namen
„De-Mail“ verabschiedet, welches ein geschlossenes und sicheres System für
Kommunikationsprozesse darstellen soll. Zertifizierte De-Mail-Provider garantierten die
Identität Ihrer Nutzer untereinander. Jeder De-Mail-Nutzer muss sich vollständig
authentifiziert haben, so dass eine De-Mail-Adresse vollständig transparent ist. Die
Nachrichten sind außerdem verschlüsselt.
Um Versand und Zustellung einer De-Mail nachweisen zu können, können Nutzer
entsprechende Bestätigungen anfordern, die qualifiziert elektronisch signiert sind und
somit eine hohe Beweiskraft haben. Somit zeichnet sich hier auch ein nationaler
Lösungsansatz für elektronische Rechnungen ab. De-Mail soll laut den Veröffentlichungen
der Bundesregierung bereits ab 2010 eingeführt werden. Erste Portal Versuche in
einzelnen Bereichen sollen bereits in diesem Jahr durchgeführt werden. Bleiben noch die
Detailfragen und natürlich nach den Kosten der „De-Mail“.
Da man letztlich bereits jetzt mit elektronischen Rechnungen umgehen muss, sollte man
sich ein geeignetes Verfahren überlegen und auf jeden Fall die Vorgaben einhalten. Wir
hoffen, Ihnen mit diesem Dokument eine Hilfestellung zum korrekten Umgang mit
elektronischen Rechnungen gegeben zu haben. Für weitere Informationen stehen wir
Ihnen natürlich gerne zur Verfügung.
Wenn Sie jetzt aber auf den Geschmack gekommen sind und sich fragen, warum erzeuge
ich / erzeugen wir nicht elektronische Rechnungen, verschicken unsere Lieferscheine und
Mahnungen per E-Mail, dann lohnt es sich tiefer in das Thema einzusteigen und die für
Sie bzw. für Ihr Unternehmen richtige Lösung zu suchen.
Wenn Sie übrigens eine kostenpflichtiges Premium-Mitglied beim sozialen Netzwerk XING
sind, erhalten Sie Ihre Rechnung digital als elektronisch signierte PDF-Datei. XING erstellt
keine separate Signaturdatei, sondern bettet die Signatur in die PDF-Datei ein. Zur
Überprüfung empfiehlt XING das Online-Portal „ XimantiX“ (Link im Anhang).
Falls Sie es nicht schon machen, können Sie hier gleich „praktisch“ das Verfahren
nachvollziehen.
Die eigentlichen Zeit- und somit Kosteneinsparungen, die elektronische Rechnungen mit
sich bringen, sollte man nicht unterschätzen. Je nach Anzahl der mtl. ausgehenden
Rechnungen lohnt sich unter Umständen auch selbst über elektronische Rechnungen
nachzudenken. Gerade wenn man einen einen Stamm an wiederkehrenden Kunden hat,
kann die Fakturierung im beiderseitigen Einvernehmen durchaus effizienter gestaltet
werden.
Zusätzlich profitiert man von schnelleren Zugriffs-, Versand-, Recherche- und
Archivierungszeiten bis hin zur Möglichkeit der automatischen Weiterverarbeitung.
Wenn wir Sie durch dieses Schreiben motiviert haben, sich mit elektronischer
Rechnungslegung oder weitergefasst, mit den ersten Schritten auf dem Weg zum
„papierlosen Büro“ auseinanderzusetzen, würden wir uns sehr freuen. Gerne können
Sie natürlich auch auf Herrn Ackmann von der Creative IT Service GmbH zukommen,
der Sie in diesen Dingen weitergehend beraten kann.
Viele Grüße aus dem Flachsland
Petra Ackmann
Steuerberaterin
Karsten Ackmann
Creative IT Service GmbH
Software und Link Verzeichnis:
Die Firma SecCommerce bietet einen neben einem Online-Scanner auch kostenlose
Werkzeuge zur Prüfung von Signaturen an. Neben Windows Clients wird ist auch ein
Plattform unabhängiges Java Applet (z. B. für Linux und Mac OS X) verfügbar:
https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner_download.html
Online-Portal zum Prüfen:
https://www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner_online.html
Die Firma XimantiX stellt für Windows mit „PDFFaktura“ einen kostenloses Programm zur
Verarbeitung elektronischer Rechnungen bereit. Außerdem kann man unter folgendem
Link signierte Dateien Online prüfen (von XING empfohlen):
https://tix2.ximantix.com/xisigreport/
Die Firma Intarsys bietet Signatur Lösungen mit Zertifikat des Bundesamt für Sicherheit
in der Informationstechnik. Für Windows und Mac OS X Clients sind kostenpflichtige
Lösungen zum Validieren und signieren von Dokumenten verfügbar. Es lassen sich
Bundles mit Signaturkarte und Kartenleser über den Signatur Service der Deutschen Post
erwerben. Zum kostenlosen Überprüfen bietet Intarsys für Windows Clients das Programm
„Sign Live! CC Validate“ (Lizenz ist allerdings nur bis 1.1.2010 gültig).
http://www.intarsys.de/produkte/sign-live/cc-validate
Falls man die Handhabung von elektronischen Rechnungen auslagen möchte, so
bietet der Dienstleister die hostNET Medien GmbH mit dem Portal „signagate.de“
einen ganzheitlichen Ansatz zur externen Lösung. Auch signagate stellt einen
kostenlosen Online-Scanner zu Verfügung, allerdings werden dabei zur Prüfung die
Rechnungsdokumente temporär auf den Server geladen.
http://check.signagate.de/
Informationen zu De-Mail:
http://www.CIO.bund.de/cln_094/DE/IT-Projekte/De-Mail/demail_node.html
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