- Traitement de la paie des mensuels

MANUEL DE PROCEDURES
Domaine :
Ressources Humaines
Procédure :
- Traitement de la paie des mensuels
Versio
n
VF
Action
Entité
Nom des intervenants
Date
Conception
Validation V Projet
Validation V
Finale
SOMMAIRE
Manuel des procédures
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1. Présentation de la procédure
1.1. Objet
Cette procédure a pour objet la description des traitements administratifs de la paie des mensuels au sein
de la société THERMO DARIAS.
Élément déclencheur : Récupération des feuilles de présence mensuelles.
Élément de clôture : Paiement des salaires et archivage des pièces justificatives.
1.2. Règles de gestion
RDG 1. Les feuilles de présence doivent être validées par l'agent administratif du personnel et approuvées
par le Chargé de mission RH.
RDG 2. Les jours d'absence non justifiés doivent être déduits du salaire du mois concerné.
RDG 3. Tous les éléments variables de la paie doivent être appuyés par des pièces validées par le Gérant
Associé ou mandataire.
RDG 4. L'état des salaires mensuels doit être validé par le Directeur Administratif et Financier et approuvé
par le Gérant Associé ou mandataire.
RDG 5. L'accès aux informations relatives de la paie doit être limité au Gérant Associé, Directeur
Administratif et Financier, Chargé de mission RH et au personnel faisant partie du service paie.
Manuel des procédures
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2. Acteurs et rôles de la procédure
2.1. Acteurs
Acteurs dans la procédure
Responsabilité
Agent de Paie
Banque
Caissier
Chargé des Titres de Paiement
Chef Comptable
Directeur Administratif et Financier
Gérant Associé
2.2. Rôles
Rôles dans la procédure
Acteurs jouant le rôle
Chargé de la Paie Chantier
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3. Logigramme de la procédure
Age nt de P a ie
Dire cte ur Adminis tra tif
e t F ina ncie r
G é ra nt As s ocié
C he f C ompta ble
F in du mo is
R é c upé re r e t a na lys e r le s fe uille s de pré s e nce
Inté gre r le s a bs e nce s e t le s congé s da ns le
s ys tè me de ge s tion de la pa ie
S ys tè me de G e s tion
de la P a ie
Inté gre r le s a utre s va ria ble s de la pa ie da ns
le s ys tè me de ge s tion de la pa ie
E ta t d e s s a la ire s
m e n s u e ls
E ta blir un é ta t de s s a la ire s me ns ue ls
Va lide r l'é ta t de s
s a la ire s me ns ue ls
E ta t d e s s a la ire s
m e n s u e ls
Approuve r l'é ta t
de s s a la ire s
me ns ue ls
E ta t d e s s a la ire s m e n s u e ls a p p ro u v é
J o u rn a l d e p a ie
g lo b a l
E dite r le journa l e t le s fiche s de pa ie
?
Vire me nt ou e s pè s e s
C ompta bilis e r
le journa l de
pa ie globa l
Espèses
Virement
E ta blir un é ta t ré c a pitula tif
de s s a la ire s pa r zone
E ta blir l'é ta t e t l'ordre de
vire me nt
E ta t d e s s a la ire s p a r
zo ne
C la s s e r le
journa l de pa ie
globa l
E ta t e t o rd re d e
v ire m e n t
C ha rgé de s Titre s de
P a ie me nt
Va lide r l'ordre de
vire me nt e t l'é ta t
ré ca pitula tif de s
s a la ire s pa r zone
C ha rgé de la P a ie
C ha ntie r
E ta t d e s s a la ire s é m a rg é
Archive r le s piè ce s jus tifica tive s de la
pa ie de s me ns ue ls
Manuel des procédures
E ta t e t o rd re d e
v ire m e n t
T itre s d e p a ie m e n t
d e s s a la ire s
m e n s u e ls
E ta blir le s chè que s
e t le s mis e s à
dis pos ition pour le
pa ie me nt de s
s a la ire s pa r zone
S igne r le s titre s de
pa ie me nt de s
s a la ire s de s
me ns ue ls
T itre s d e p a ie m e n t s ig n é s
Tra ns me ttre le s titre s de pa ie me nt a u
cha rgé de la pa ie cha ntie r
E ta t d e s s a la ire s p a r
z o n e v a lid é
E ta t d e s s a la ire s + T itre d e
p a ie m e n t
Ba nque
R e me ttre le s s a la ire s
a ux bé né ficia ire s
contre s igna ture da ns
l'é ta t de s a la ire s
E ta t e t o rd re d e v ire m e n t
C o p ie d e l'é ta t e t d e l'o rd re
d e v ire m e n t s ig n é e
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4. Opérations de la procédure
Récupérer et analyser les feuilles de présence
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la fin de chaque mois, l'Agent de Paie récupère les feuilles de présence signées par les salariés et procède à
l'analyse de celles-ci en vérifiant que les absences ou les congés sont autorisés conformément aux procédures en
vigueur (Cf. Procédure Gestion des congés et des absences).
Intégrer les absences et les congés dans le système de
gestion de la paie
Acteur(s) :
Agent de Paie
Une fois l'analyse des feuilles de présence est effectuée, l'Agent de Paie procède à l'intégration des données ressortant
de cette analyse au niveau du Système de Gestion de la Paie. L'Agent de Paie renseigne les jours de congé pris ainsi
que les absences non justifiés qui vont être déduits des salaires des salariés absents.
Intégrer les autres variables de la paie dans le système de
gestion de la paie
Acteur(s) :
Agent de Paie
Suite à l'intégration des congés et des absences, l'Agent de Paie intègre les autres éléments variables de la paie du
mois dans le système de gestion de la paie :
- Les avances et les prêts à déduire des salaires,
- Les indemnités de déplacement,
- Les jours de dimanche travaillés (cas des chauffeurs par exemple).
Etablir un état des salaires mensuels
Acteur(s) :
Agent de Paie
Après l'intégration de l'ensemble des éléments variables de la paie du mois, l'Agent de Paie établit un état des salaires
mensuels comprenant les éléments suivants :
- Matricule du salarié,
- Nom et Prénom du salarié,
- Fonction,
- Zone,
- Nombre de jours travaillés,
- Jours d'absence,
- Salaire de base,
- Avance à retenir,
- Déplacement,
- Salaire net à payer.
L'Agent de Paie s'assure de la conformité des données figurant au niveau de cet état puis le transmet au Directeur
Administratif et Financier pour validation.
Valider l'état des salaires mensuels
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Contrôle
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Acteur(s) :
Directeur Administratif et Financier
A la réception de l'état des salaires mensuels, le Directeur Administratif et Financier le contrôle en le comparant
avec celui du mois précédent et en s'assurant par sondage du correct calcul des variables de la paie du mois.
En cas d'anomalie, le Directeur Administratif et Financier en avise l'Agent de Paie et s'assure de sa régularisation.
Dans le cas contraire, il valide l'état des salaires mensuels et le transmet au Gérant Associé pour approbation.
Approuver l'état des salaires mensuels
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de l'état des salaires mensuels, le Gérant Associé s'assure qu'il est dûment validé par le Directeur
Administratif et Financier puis l'approuve.
Une fois approuvé, l'état des salaires mensuels est retourné à l'Agent de Paie.
Editer le journal et les fiches de paie
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception de l'état des salaires mensuels dûment approuvé par le Gérant Associé, l'Agent de Paie procède à
l'édition du journal de paie à partir du Système de Gestion de la Paie, puis s'assure de la concordance entre le journal
de paie et l'état des salaires mensuel.
L'Agent de Paie transmet, ensuite, le journal de paie global au Chef Comptable pour comptabilisation.
Comptabiliser le journal de paie global
Acteur(s) :
Comptabilisation
Chef Comptable
A la réception du journal de paie global, le Chef Comptable comptabilise celui-ci selon le schéma comptable suivant :
Débit : Compte 6171 "Rémunération du personnel",
Compte 6174 "Charge sociales".
Crédit : Compte 4432 "Rémunérations due au personnel",
Compte 4441 "Caisse Nationale de Sécurité Sociale".
Classer le journal de paie global
Acteur(s) :
Chef Comptable
Après la comptabilisation du journal de paie global, le Chef Comptable classe celui-ci à son niveau dans un classeur
spécifique aux charges de personnel.
Etablir un état récapitulatif des salaires par zone
Acteur(s) :
Agent de Paie
Pour les salariés qui sont réglés en espèces, l'Agent de Paie établit un état récapitulatif des salaires par zone
géographique et par projet et le transmet au Directeur Administratif et Financier pour validation.
Etablir l'état et l'ordre de virement
Acteur(s) :
Agent de Paie
Manuel des procédures
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Pour les salariés qui sont payés par virement, l'Agent de Paie établit l'ordre et l'état de virement puis les transmet au
Directeur Administratif et Financier pour validation.
L'état de virement doit mentionner :
- Matricule du salarié,
- Nom et prénom du salarié,
- Numéro du compte bancaire du salarié (le RIB),
- Salaire net à payer.
Valider l'ordre de virement et l'état récapitulatif des salaires
par zone
Acteur(s) :
Contrôle
Directeur Administratif et Financier
A la réception de l'ordre de virement et de l'état récapitulatif des salaires par zone, le Directeur Administratif et
Financier s'assure de la cohérence des montants mentionnés au niveau de ceux-ci par rapport à l'état des salaires
mensuels initialement approuvée.
Une fois validés, l'état récapitulatif des salaires par zone est transmis au Chargé des Titres de Paiement et l'ordre de
virement est communiqué au Gérant Associé pour signature.
Etablir les chèques et les mises à disposition pour le
paiement des salaires par zone
Acteur(s) :
Chargé des Titres de Paiement
A la réception de l'état récapitulatif des salaires par zone, le Chargé des Titres de Paiement établit les titres de
paiement convenus par zone (Chèque ou mise à disposition).
Le Chargé des Titres de Paiement transmet, ensuite, l'état récapitulatif des salaires par zone accompagné des titres
de paiement au Gérant Associé pour signature.
Signer les titres de paiement des salaires des mensuels
Acteur(s) :
Contrôle
Gérant Associé
A la réception de l'ordre de virement et de l'état récapitulatif des salaires par zone accompagné des titres de paiement,
le Gérant Associé s'assure de la conformité des titres de paiement (Chèques, Mises à disposition, Ordre de virement)
avec les états de salaires validés préalablement puis signe les titres de paiement.
Une fois signé, l'ordre de virement est transmis à la banque accompagné de l'état de virement et une copie est
transmise à l'Agent de Paie pour archivage.
Les chèques et mises à disposition sont transmis à l'Agent de Paie.
Transmettre les titres de paiement au chargé de la paie
chantier
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception des titres de paiement signés par le Gérant Associé, l'Agent de Paie les transmet aux chargés de la
paie chantier accompagnés d'un état des salaires par zone.
Remettre les salaires aux bénéficiaires contre signature dans
l'état de salaires
Acteur(s) :
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Dès réception du titre de paiement accompagné de l'état des salaires, le Chargé de la Paie Chantier procède à
l'encaissement du titre de paiement puis remet les salaires aux bénéficiaires contre signature de ceux-ci sur l'état des
salaires.
Après avoir remis l'ensemble des salaires aux bénéficiaires, le Chargé de la Paie Chantier retourne l'état des salaires
signé à l'Agent de Paie pour archivage.
Archiver les pièces justificatives de la paie des mensuels
Acteur(s) :
Agent de Paie
A la réception de l'état des salaires signé par les bénéficiaires, l'Agent de Paie s'assure de la remise exhaustive des
salaires puis procède à l'archivage des éléments suivants :
- Journal de paie des mensuels,
- Etat des salaires validé par le Directeur Administratif et Financier,
- Copie de l'état et de l'ordre de virement,
- Etat des salaires par zone signé par les salariés.
Manuel des procédures
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