BHAG - News 02/2014 - Buchhaltungsagentur des Bundes

BHAG NEWS 02/2014
Inhaltsverzeichnis
S02
S13
Fit for Future - „Wir haben die Nuss geknackt“
S08
Es begann vor zehn Jahren, ...!
S16
Der neue Bereich „Nachprüfung“
Umsatzsteuererklärung in FinanzOnline
Ein Produkt der Buchhaltungsagentur des Bundes
S11
Die BHAG auf der Fachmesse „Nutzen.Leben 2014“
01
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BHAG NEWS 02/2014
Fit for Future – „Wir haben die Nuss geknackt“
Mit dem Bundeshaushaltsgesetz (BHG) 2013 und der Bundeshaushaltsverordnung (BHV)
2013 wurden Änderungen im Haushaltsrecht in Kraft gesetzt.
I
m Rahmen des Projektes Fit for Future gab es eine Vielzahl an spannenden
und interessanten Erkenntnissen und
Aufgabenstellungen. Angefangen von
der SWOT-Analyse, bei der die Stärken,
Schwächen, Chancen und Risiken der
Buchhaltungsagentur (BHAG) dargestellt wurden, wurden Optimierungspotentiale sowie Umsetzungsvarianten
und Szenarien ausgearbeitet. Die Ergebnisse der Kunden- und der Mitarbeiterbefragung sind ebenfalls in die Betrachtungen von Fit for Future eingeflossen.
Die Schaffung einer effizienten Organisation mit klaren Strukturen und
einheitlichen und klaren Aufgabenzuordnungen stellte eine große Herausforderung dar. Es war ein langer und intensiver Weg von der Vorbereitung bis zur
Umsetzung von Fit for Future. Es mussten einige Nüsse geknackt werden. Wobei einige einfacher, andere schwieriger
02
Helmut Dietrich, Mag Helmut Brandl und Franz Schuster
zu bewältigen waren. Nach 2 ½ Jahren
intensiver Vorbereitung ist mit 1.5.2014
die Geschäftseinteilung für den Bereich
Nachprüfung und mit 1.7.2014 die neue
Organisationstruktur der BHAG in Kraft
getreten.
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Die letzten 3 Monate
Im Zuge des Führungskräfteforums und
einer abschließenden BereichsleiterKlausur im April 2014 erfolgten eine
intensive Auseinandersetzung mit der
Umsetzung der neuen Struktur und eine
übergreifende Abstimmung.
In den letzten Wochen und Monaten
wurde an den Aufgabenzuordnungen,
den Schnittstellen und der Abgrenzung
zwischen den Organisationseinheiten
sowie an den Regelwerken gearbeitet.
Eine erste Information an die Kunden
erfolgte im Zuge der Beiratssitzung am
19.03.2014. Die weiteren Informationen
an die einzelnen Anspruchsgruppen erfolgen entsprechend dem festgelegten
Kommunikationsplan.
in der Prüfungskoordination. Bisher und
zukünftig wurde und wird in diesem
Aufgabenbereich die eine oder andere
harte Nuss zu fassen und zu bearbeiten
sein. Brandl übereicht Schuster als Dank
und als Symbol dafür einen Plüsch-Scrat
(= Säbelzahneichhörnchen aus dem Film
Ice Age).
In der neuen Unternehmensstruktur ab
1.7.2014 gibt es neben bisherigen Aufgabenbereichen auch neue Unternehmensfunktionen und eine geänderte Zuständigkeiten. In der Folge werden diese
erläutert:
Support
Im neu gegründeten Bereich Support
sind Aufgaben der bisherigen Stabsabteilungen und des Bereiches Service
zusammengeführt. Diese werden durch
neue Aufgaben ergänzt.
In der Abteilung Finanzen sind die Finanzbuchhaltung und die Controllingaufgaben angesiedelt. Schwerpunkte
werden die Bündelung der Controllingaktivitäten (Personalbedarfs-, Bildungs-,
Vertriebs-, IT-, Budget- und Leistungscontrolling) sowie die Weiterentwicklung der Funktionalitäten des BMDSystems sein.
Der neue Bereich Nachprüfung ist seit
1.5.2014 aktiv. Am 28. und 29.4.2014
fand ein Workshop mit allen Prüferinnen
und Prüfern statt. Dieser diente, neben
dem gegenseitigen Kennenlernen, der
Implementierung der neuen Abläufe und
bereichsinternen Regelungen.
Mag Brandl bedankte sich in diesem
Rahmen bei Franz Schuster für die in
den letzten 10 Jahren geleistete Arbeit
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Darstellung der neuen Zuständigkeiten und Aufgaben ab 01.07.2014
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Im Rahmen der Geschäftsfelderweiterung wird die Projektleitung „Neukunden
Corporate“ dieser Abteilung zugeordnet
sein. Die rechtlichen Angelegenheiten
werden durch die Unternehmenssteuerung übernommen.
Die Abteilung Infrastruktur übernimmt
die bisherigen Aufgaben des Bereichs
Service.
In der Abteilung Marketing, Vertrieb
und Schulung (MVS) werden fortan
die Vertriebsaktivitäten gebündelt. Die
Abteilung fungiert als erste Ansprechstelle für die Kundinnen und Kunden.
Eine wesentliche Themenstellung für das
Vertriebskonzept stellen die zukünftigen
Marketingaktivitäten dar.
Die bisher durch die Bildungskoordination wahrgenommenen Aufgaben der
internen Aus-, Fort- und Weiterbildung
werden der Abteilung MVS zugeordnet. Darunter fallen auch die Planung,
Durchführung und Evaluierung des externen Seminarkataloges. Ein hauptberuflicher Trainer wird zusätzlich zu
den nebenberuflichen Trainerinnen und
Trainern zum Einsatz kommen und auch
die Erstellung der Schulungsunterlagen
übernehmen.
04
HV-Steuerung
„You say Goodby - I say Hello!“ Schon
die Beatles wussten offenbar, dass jedes
Ende auch einen neuen Anfang bedeutet.
Mit 1. Juli 2014 gehen PEK-CC, Userverwaltung und Verrechnungskoordination
im neuen Bereich HV-Steuerung auf.
Das Teilprojekt „Verrechnung/Prozesse“
aus dem Gesamtprojekt Fit for Future III
hatte als Zielsetzung, die Aufbau- und
Ablauforganisation des neuen Bereiches
HV-Steuerung zu entwickeln.
Die bisherigen Tätigkeiten der Verrechnungskoordination gehen 1:1 an die HVSteuerung über, werden aber auch durch
neue Aufgaben ergänzt (siehe eigener
Abschnitt in diesem Artikel).
Darüber hinaus galt es aber auch zu definieren, wie die Personenkontenfreigabe (PEK-CC) und die Userverwaltung
(Keyuser und Superkeyuser) in der neuen
Abteilung „Stammdatenmanagement“
bestmöglich vereint werden können.
Struktur und Standorte
Der Bereich HV-Steuerung ist in Wien
angesiedelt. Die Abteilung Stammdatenmanagement wird von zwei Standor-
ten aus (Graz und Wien) tätig werden.
Das ist zwar kein Novum in der Buchhaltungsagentur (so ist ja beispielsweise
auch ein Teil der Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter der Nachprüfung Linz in
Salzburg tätig), aber dennoch nicht alltäglich. Für die Abteilungsleitung ist es
sicher eine Heraus-forderung, dass sich
die Abteilung wirklich als eine Abteilung
(und nicht als zwei) wahrnimmt.
Mit der Entscheidung für zwei Standorte wurde auch klar zum Ausdruck
gebracht, dass eine Neustrukturierung
nicht zwangsläufig „weg aus den Bundesländern“ und „alles nach Wien“ bedeuten muss.
Personelles
Der Bereich HV-Steuerung wird von
Franz Hödl geleitet werden. Seine bisherige Assistentin Christa Pechhacker wagt
ebenfalls einen Neuanfang und begleitet
ihn in die neue Funktion.
Die bisherigen Mitarbeiterinnen der Verrechnungskoordination, Karin Katzensteiner und Andrea Kettinger, werden
hinkünftig durch eine dritte Person unterstützt werden.
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Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
sind eine durchaus bunt gemischte Gruppe, zusammengesetzt aus schon bisher
mit den Aufgaben befassten Damen und
Herren (alle Superkeyuser wechseln in
die Abteilung Stammdatenmanagement,
weiters zwei Mitarbeiterinnen des PEKCC) und vier „Neulingen“.
Aufgaben HV-Steuerung
Die neue Geschäftseinteilung sieht für
die HV-Steuerung folgende Schwerpunkte vor:
•
•
•
•
•
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Produktentwicklung und Prozessgestaltung in der Verrechnung
Information über gesetzliche Änderungen, neue Richtlinien etc und
allenfalls daraus resultierende Änderungen in den Verrechnungsprozessen
Erstellung und Evaluierung der
Handbücher, Konzepte und sonstiger Arbeitsbehelfe
Planung und Durchführung von
Workshops, fachlicher Abstimmrunden und verrechnungsspezifischer Arbeitsgruppen
Ansprechpartner für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der
Buchhaltungsagentur (BHAG) für
verrechnungsrelevante Fragestellungen
• Qualitätssicherung für die Aufgabenbereiche:
• Verrechnung und Nachprüfung
(Zusammenarbeit mit dem Bereich
Nachprüfung)
• Leistungsabrechnung (Mitwirkung
erfolgt durch die Abteilung Finanzen)
• Schulungen (Mitwirkung erfolgt
durch die Abteilung Marketing, Vertrieb und Schulung)
• Schnittstelle zu BMF (Sektionen II
und V), BRZ GmbH (Gesamtüberblick über alle SAP-Aufträge) und
Rechnungshof
• Projektleitung „Neukunden Public“
• Erstellung von Berichten
• Datenanalyse/-aufbereitung für bestimmte Auswertungen (z.B. offene
Posten, unzulässige Salden)
• Zeitenevaluierung
• ICR-Abstimmung
Aufgaben Stammdatenmanagement
In der Abteilung Stammdatenmanagement sind die Aufgabengebiete „Userverwaltung“ und „Personenkontenfreigabe“ angesiedelt.
Userverwaltung
• Anlage, Änderung, Sperre und Entsperrung von Usern in HV-SAP und
Fonds-SAP (für Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter unserer Kunden sowie der BHAG selbst)
• Generierung und Verwaltung der
erforderlichen Rollen
• Organisationsmanagement
(für
manche Ressorts sowie für die gesamte BHAG)
• Kontakt mit den zu betreuenden
Usern bei Fragen zu den vergebenen
Berechtigungen
• Kontakt mit der BRZ GmbH
Kreditoren-/Debitorenverwaltung
• Prüfung der einlangenden RMVorgänge zur Anlage und Änderung
von Kreditoren- und Debitorenstammsätzen
• Bearbeitung der e-Shop Kreditoren
• abschließende Freigabe, Retournierung oder Löschung der Stammsätze
• laufende Prüfung der Stammsätze
auf vorhandene Duplikate und Bereinigung
• Kontakt mit den Anwenderinnen
und Anwendern der Ressorts und
der BHAG bei Fragen zur Kredi-
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BHAG NEWS 02/2014
•
toren-/Debitorenverwaltung
Verwaltung der Unbedenklichkeitsbescheinigungen und Eintragung in
ein Gesamtverzeichnis (Excel oder
HV-SAP)
Unterstützende Tätigkeit für die HVSteuerung
• Erstellung von Datenauswertungen
aus HV-SAP und Fonds-SAP (im
Wesentlichen für offene Posten und
unzulässige Salden)
So möchten wir diesen Artikel mit einem
Zitat des deutschen Philosophen Eckhart
beenden:
Und plötzlich weißt du: „Es ist Zeit, etwas
Neues zu beginnen und dem Zauber des
Anfangs zu vertrauen“.
Zwei neue Stabsabteilungen
Zwei Stabsabteilungen mit neuen Aufgaben und Zusammenfassung bestehender Themen sind jene für Unternehmenssteuerung und Unternehmenssicherheit.
Die Umsetzung der Ergebnisse aus dem
Projekt Fit for Future bringt auch Änderungen bei den Stabsabteilungen mit
sich. Während die Aufgaben Personal
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und Finanzen in den Bereich Support
gewandert sind, gibt es nunmehr zwei
neue Stabsabteilungen, die direkt bei der
Geschäftsführung (GF) angesiedelt sind.
Sie haben diese insbesondere bei der
Leitung und Planung zu unterstützen,
sowohl in strategischen und rechtlichen
Angelegenheiten als auch bei der Kontrolle und den Sicherheits- und Risikothemen.
Stabsabteilung Unternehmenssteuerung
Die Stabsabteilung Unternehmenssteuerung (ST) deckt die Aufgabenblöcke
Recht und Unternehmenssteuerung ab.
Die ST versteht sich als Unterstützung
und Dienstleister für die GF und trägt
maßgeblich und im Einklang mit allen anderen Organisationseinheiten
der Buchhaltungsagentur (BHAG) zur
Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
sowie zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Die ST hat sich als Ziel
gesetzt, dies durch Sicherstellung der
korrekten Vorgehensweise bei allen
rechtlichen Themenstellungen, durch
korrekte Dokumentation und Protokollierung, durch Unterstützung der GF und
durch die Zusammenarbeit mit den Prozess- und Themenverantwortlichen zu
gewährleisten.
Der Aufgabenblock Recht umfasst beispielsweise die juristische Unterstützung
der GF, die Betreuung des Aufsichtsrates
und des Beirates, die Bearbeitung unternehmensrelevanter Fragestellungen,
Mitwirkung im Vertragswesen und die
Agenden der Datenschutzkoordinatorin.
Der Aufgabenblock Unternehmenssteuerung umfasst beispielsweise das
Entwickeln und Abstimmen von Zielen,
Unterstützung der Planungstätigkeiten
in der BHAG, Monitoring von Zielen
und Daten, beratende Unterstützung
bei Prozessoptimierungen, Steuerung
des betrieblichen Vorschlagswesens und
Wartung von Geschäftseinteilung und
Kompetenzmatrix.
An neuen Aufgaben werden Compliance-Tätigkeiten und das Qualitätsmanagement in der ST durchgeführt. Im
Rahmen der Compliance wird gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen
die Einhaltung von Vorgaben und Richtlinien unterstützt.
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Stabsabteilung Unternehmenssicherheit
Wie die Bezeichnung schon zum Ausdruck bringt, sind durch diese Abteilung
wesentliche Themen abzudecken, die
der Sicherheit des Unternehmens dienen. Es sind jene Themen, die zu größeren Problemen oder sogar zu massiven
Gefährdungen für das Unternehmen
Buchhaltungsagentur des Bundes führen könnten. Da sich daraus mehrere
Aufgabengebiete ergeben, ist die Teilung
in zwei Gruppen notwendig.
Zunächst die Gruppe Interne Revision
(IR), die wie in der Vergangenheit das
gesamte Spektrum der Aufgaben einer
Revision im Sinne der internationalen
Standards abdeckt. Die fachliche Leitung
und Verantwortung liegt ausschließlich bei der Gruppenleitung, wodurch
die geforderte Unabhängigkeit und die
Vermeidung von Unvereinbarkeiten gewährleistet sind.
rungsprüfung wurden früher ausschließlich von der IR miterledigt. Jetzt wird die
IR nur mehr in personeller Hinsicht dabei mithelfen.
Die IS war bisher quasi nur eine Querschnittsaufgabe, die keiner Abteilung
zugeordnet war. Die Mitglieder des ISTeams kommen jedoch weiterhin größtenteils aus verschiedenen Abteilungen
der Bereiche HV-Steuerung und Support und decken so das gesamte Spektrum der IS (Schutz von Informationen
nach den Grundwerten Vertraulichkeit,
Integrität und Verfügbarkeit) ab. Die
Gesamtverantwortung ist jedoch jetzt
einer Abteilung zugeteilt. Das dritte
Aufgabengebiet der Gruppe SI ist neu.
Es handelt sich dabei um das Risikomanagement (RM), welches derzeit noch
im Aufbau ist, aber bis zum Jahresende
voll implementiert sein wird. Das RM soll
insbesondere helfen potentielle Risiken,
die die Aufgabenerfüllung durch die
BHAG gefährden oder gar verhindern,
frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig
geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen
zu können. Es dient aber auch zur Weiterentwicklung in den „nächsten zehn
Jahren“.
Die zweite Gruppe mit der Bezeichnung
Sicherheit (SI) deckt drei Themenbereiche ab. Zwei gab es bisher schon,
nämlich die HV-Gebarungsprüfung
und die Informationssicherheit (IS). Die
Aufgaben der wöchentlichen HV-Geba-
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Der neue Bereich „Nachprüfung“
„Einer für alle – alle für einen“ - das Motto der Musketiere trifft seit 1. Mai 2014 wohl auch
für alle Nachprüferinnen und Nachprüfer der Buchhaltungsagentur (BHAG) zu. Seit diesem
Zeitpunkt sind unter der Leitung von Herrn Helmut Dietrich alle im neuen Bereich „Nachprüfung“ vereint.
W
as sich zu Beginn des Jahres
2014 noch ein wenig visionär
anhörte, wurde mit 1. Mai
2014 Realität: Der Bereich Nachprüfung
wurde – als erster der neuen Organisationseinheiten – aus der Taufe gehoben.
Im Zuge dieser Zusammenführung fand
am 28. und 29. April 2014 ein Workshop
für alle Nachprüferinnen und Nachprüfer der BHAG statt. Gleichzeitig wurde
in diesem würdigen Rahmen der bisherige Prüfungskoordinator, Herr Franz
Schuster, verabschiedet und der Dank
für seine Leistungen und langjährige Tätigkeit durch Herrn Geschäftsführer Mag
Brandl und durch die Bereichsleiter, die
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter sowie durch Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter der Nachprüfung ausgespro-
08
chen. Mit einem lachenden und einem
weinenden Auge übergab „unser“ Prüfungskoordinator seine Agenden dem
neuen Bereichsleiter.
Der „Neue“
„Wie „tickt“ der „Neue“? Welche Erwartungen hat er an seine Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter? Werde ich mein Aufgabengebiet behalten, kommt Neues
auf mich zu?“ Diese und andere Fragen
beschäftigten die Teilnehmerinnen und
Teilnehmer an diesem Workshop.
Es war mucksmäuschenstill im Saal, als
der 52-jährige Bereichsleiter in seiner
Vorstellungsrede die Schwerpunkte seiner Tätigkeit ankündigte und von der
Notwendigkeit des Aufbaues des neuen
Bereiches sprach.
„Der Neue“ - Bereichsleiter Nachprüfung
ADir Helmut Dietrich
Wie ernst er seine neue Tätigkeit und
die damit verbundene Verantwortung
gegenüber dem Unternehmen und seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
nimmt, legte er klar, in dem er völlig unerwartet seine Funktion als Betriebsrat
mit 30. April 2014 zurücklegte.
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Deutliche Aufbruchsstimmung war zu
spüren, als die Erwartungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die Führungskräfte in Arbeitsgruppen erarbeitet
und zu Papier gebracht wurden. Der
Wunsch nach aktivem Mitgestalten und
einem „offenen Ohr“ für die Ängste und
Sorgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war unüberhörbar.
Die Organisation
Veränderungen im Unternehmen sind
immer schwierig. Sie verlangen von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
ein Umdenken, Anpassungen, Verhal-
Die Prüferinnen und Prüfer der BHAG
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tensänderungen, aktives Mitmachen
und damit mehr Energie, als wenn alles
beim Alten bleiben würde.
Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tolle Leistungen vollbringen und
im Team hervorragend zusammenarbeiten, wenn die Führungskräfte ihre Strategien umsetzen können – dann ist das
immer auch der Organisationskultur zu
verdanken. Sie ist die Basis der Zusammenarbeit im Bereich und der Kitt, der
alles zusammenhält. Ziel des neuen Bereiches ist, eine eben solche Organisationskultur aufzubauen.
Das „A“ und „O“ einer guten Zusammenarbeit ist einerseits die Kommunikation
untereinander, aber auch die Definition
von Prozessen. Die verschiedenen Tätigkeiten bzw. Vorgehensweisen innerhalb
des Bereiches „Nachprüfung“ auf ein
gemeinsames Ziel auszurichten, ist mit
einem erheblichen Informations- und
Kommunikationsaufwand verbunden.
Diese Erkenntnis ist unbestritten, die
praktische Umsetzung ist eine der obersten Prioritäten des neuen Bereichsleiters. Die Abhaltung von regelmäßigen
Jour-fixes (JF) für die Abteilungslei-
10
tungen, aber auch die Teilnahme an den
abteilungsinternen Besprechungen, wird
ab nun ein fixer Bestandteil in seinem
Terminkalender sein.
Um die Wichtigkeit seines Anliegens zu
untermauern, hat er bereits die Nachprüfungsabteilungen in Innsbruck, Linz
und Graz besucht und an Abteilungs-JF
in Wien teilgenommen.
gangsphase möchten wir Frau Isabella
Putz herzlich danken.
Herr Philipp Koppensteiner übernimmt
mit 1. Juli 2014 die Tätigkeit „Mitarbeiter Assistenz“. Dabei wird in der BHAG
erstmals mit dem Tabu gebrochen, dass
die Funktion „Assistenz“ ausschließlich
mit Damen besetzt ist.
Um den gleichen Informations- und Wissensstand unter den Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern zu gewährleisten, soll
eine Wissensdatenbank – unter der Verantwortung von ausgewählten Personen
– aufgebaut werden.
Für einzelne Handlungen wurden Prozesse und Vorgehensweisen definiert,
die, bedingt durch laufende Veränderungen, eine permanente Anpassung
und Optimierung erforderlich machen.
Doch auch die „ganz banalen Dinge
des Arbeitsalltages“ gehören geregelt:
Durch die tägliche Führung einer Anwesenheitsliste ist der Personalstand
im Bereich aktuell ersichtlich. Für die
tatkräftige Unterstützung im Rahmen
der Tätigkeit „Assistenz“ in dieser Über-
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Die BHAG auf der Fachmesse „Nutzen.Leben 2014“
Am 27. März 2014 fand am Gelände der Messe Wien die Fachmesse „Nutzen.Leben 2014“ der
Bundesbeschaffungsgesellschaft (BBG) statt. Als zentrales Dienstleistungsunternehmen für
das Rechnungswesen des Bundes war auch die Buchhaltungsagentur mit einem Messestand
vertreten.
W
ie schon 2012 war die Buchhaltungsagentur auch dieses
Jahr auf der BBG-Messe „Nutzen.Leben“ mit einem Messestand vertreten. Ziel des Messeteams war es, den
Besucherinnen und Besuchern Aufgaben
und Leistungen der Buchhaltungsagentur (BHAG) näherzubringen sowie das in
Gründung befindliche Tochterunternehmen, die „agentur für rechnungswesen“
(arw), vorzustellen.
Gestaltung des Messestandes
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Die Aufbauarbeiten für den Messestand erfolgten bereits am Vortag. Mit
diversen Roll-Ups, Foldern und einer
elektronischen Präsentation konnte ein
ansprechender Messestand gestaltet
werden, um die Aufmerksamkeit der Besucherinnen und Besucher zu wecken.
Der Messetag
Nach der Ankunft des Messeteams wurden noch die letzten Vorbereitungen für
den Start in den Messetag getroffen und
nach der offiziellen Eröffnung der Messe
kamen auch schon die ersten Besucherinnen und Besucher zum Stand. Bald
wurden erste konstruktive Gespräche
geführt. Ob die Besucherinnen und Besucher Kunden der BHAG waren oder
nicht wirklich viel mit dem Namen, den
Aufgaben und Leistungen der BHAG
bzw. der „arw“ anfangen konnten – das
Messeteam gab allen in freundlicher Art
Auskunft und Informationen zu allfälligen Fragen.
Gewinnspiel als Anreiz
Natürlich war auch dieses Jahr wieder
ein Gewinnspiel geplant. Dieses war
wieder ein Anziehungspunkt für das Publikum, woraus sich auch die eine oder
andere interessante Unterhaltung entwickelte. Unter dem Slogan „Wie schwer
kann das schon sein?“ wurde folgende
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Aufgabe gestellt: „Schätzen Sie das Gewicht der beiden Gefäße ohne sie zu
berühren“. Dafür wurden mit Büroklammern gefüllte Wasserkrüge der BHAG
vorbereitet.
Hoher Besuch am Messestand
Wie schon im Jahr 2012 durften wir
auch dieses Jahr Herrn Staatssekretär
a.D. Dr Alfred Finz als Besucher bei uns
am Messestand begrüßen.
Ebenso freuten uns die Besuche vieler
Kundinnen und Kunden sowie von Mitgliedern des Beirates. Daraus konnte
auch das positive Image der BHAG nach
außen festgestellt werden.
vom Messeteam geführt worden sind,
sind auch einige vielversprechende Kontakte geknüpft worden.
Der Auftritt der BHAG auf der „Nutzen.
Leben 2014“ ist gelungen. Der nächste
Auftritt der BHAG fand von 12.-13. Juni
2014 auf der Kommunalmesse in Oberwart statt.
Unser Geschäftsführer, Mag Helmut
Brandl, ließ es sich auch dieses Jahr
nicht nehmen, das Messeteam aktiv
zu unterstützen und führte mit Besucherinnen und Besuchern intensive
Gespräche. Durch seinen Besuch des
Messestandes unterstrich er auch die
Wichtigkeit der Präsentation der BHAG
in der Öffentlichkeit.
Nach zögerndem Beginn wagten immer
mehr Besucherinnen und Besucher einen
Schätzversuch. Von den abgegebenen
Tipps wurden jene 10 Teilnehmerinnen
und Teilnehmer ermittelt, die der Lösung
am nächsten kamen. Diese erhielten einen Buchpreis zugesandt.
12
Fazit
Das Ziel, den Bekanntheitsgrad der
Buchhaltungsagentur sowie unserer
Aufgaben und Leistungen zu erhöhen,
konnte erreicht werden. Ebenso konnte
die in Gründung befindliche Tochtergesellschaft „arw“ den Besucherinnen
und Besuchern nähergebracht werden.
Durch die Vielzahl an Gesprächen, die
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Es begann vor zehn Jahren, ...!
Im März 2004 war es so weit! Die Buchhaltungsagentur des Bundes wurde per Gesetz ins
Leben gerufen. Spannende zehn Jahre sind seither vergangen. Dieser Bericht soll diese Zeitspanne im Rückblick durchlaufen lassen.
I
13
m Regierungsprogramm 2003 wurde beschlossen, die damals von 32
Buchhaltungen durchgeführten Aufgaben in einer zentralen Buchhaltung,
der Buchhaltungsagentur des Bundes,
zusammenzuführen.
Die ersten Jahre der Bewährung
Um rasch in einen geregelten Betrieb zu
kommen, nahmen am 1. April 2004 das
Amt der Buchhaltungsagentur und am
1. Mai 2004 die Geschäftsführung ihre
Tätigkeit auf.
Was als Projekt begann, endete in
einem Bundesgesetz
In zahlreichen Projektsitzungen wurden
danach nicht nur die Personalstruktur, sondern auch die Prozessabläufe
definiert und an die Projektleitung
weitergeben. Ein Projekt, das mit der
Beschlussfassung im Nationalrat am
25. März 2004 abgeschlossen wurde.
Mit Bundesgesetzblatt 37/2004 wurde
das Buchhaltungsagenturgesetz (BHAGG) veröffentlicht. Die Buchhaltungsagentur war gegründet!
Als erste operative Bereiche starteten im
Juli 2004 unter anderem die Finanzverwaltung und die Justizverwaltung mit
ihrer Arbeit im neugegründeten Unternehmen.
Eifrig wurde an der besoldungsrechtlichen Eingliederung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus diesem Bereich gearbeitet. Aber nicht nur diese
galt es zu betreuen, sondern auch jene
rund 400, die 2004 noch mittels Dienstzuteilungen zugewiesen wurden. Durch
die noch im Jahr 2004 vollständige Ein-
gliederung aller Bundesbuchhaltungen,
konnte die BHAG mit 1. Jänner 2005 den
Vollbetrieb aufnehmen. Ein erstes Stück
schwerer Arbeit lag hinter uns.
Infrastrukturelle Engpässe, dienstrechtliche Sonderfälle und Anpassungen waren zu diesem Zeitpunkt beinahe beseitigt.
Das Jahr 2005 brachte die erste Auszeichnung für das Unternehmen! So
wurde das Projekt „Buchhaltungsagentur“ als erfolgreiches Verwaltungsprojekt des Bundes mit dem Verwaltungspreis ausgezeichnet.
Schon damals lebten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens nach dem Leitspruch „Wer rastet
der rostet!“. Unterschiedliche Abläufe
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innerhalb der Agentur, die nach dem
Motto „haben wir immer so gemacht“,
angewandt wurden, führten 2006 zu
den ersten Vereinheitlichungsschritten,
sowohl in der Verrechnung als auch in
der Prüfung. Diese Vereinheitlichungen
sollten zu einer weiteren Steigerung der
Effizienz beitragen.
Die Integration der kassabuchführenden Dienststellen als besondere
Herausforderung der Jahre 2008 bis
2013
Eine große Herausforderung brachte
die Integration der kassabuchführenden Dienststellen mit sich. Was im Jahr
2008 mit der Umstellung von 20 Bundesdienststellen sehr vorsichtig begann,
endete im Jahr 2013 mit dem Abschluss
der Eingliederung all dieser Dienststellen
in das SAP-System. Der Auftrag, mit SAP
nur mehr ein Rechnungssystem in der
Bundesverwaltung im Einsatz zu haben,
war damit verwirklicht! In diesen sechs
Jahren wurden insgesamt 894 Dienststellen aus der Kassabuchführung in das
SAP-System übernommen. Herausforderungen stellten diese Übernahmen nicht
nur an unsere Kundinnen und Kunden,
sondern auch an alle Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter der BHAG. Durch den
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persönlichen Einsatz aller konnte diese
Umstellung für die Öffentlichkeit kaum
spürbar vollzogen werden.
Wir machen mehr!
Hinter dieser Aussage stehen Zahlen, die
sich sehen lassen können. Hat das Unternehmen 2005 rund 2,1 Mio Transaktionen bearbeitet, so sind diese bis 2013 auf
4,8 Mio gestiegen. Mehr als eine Verdoppelung, die natürlich nur bei einem
nahezu gleichbleibenden Personalstand
– durch die Einführung der vereinfachten Prüfung im Gebarungsvollzug möglich war.
Aber nicht nur im Geschäftsfeld der Verrechnung kann auf einen Anstieg der
Leistungen hingewiesen werden. Auch
im Geschäftsfeld Prüfung kam es zu
mehr als einer Verdoppelung der Leistungen. Im Jahr 2005 erbrachten alle
Prüfabteilung zusammen rund 50.000
Prüfstunden. Schaut man sich die Zahl
im Jahr 2013 an, so können wir rund
97.000 Stunden vorweisen. Stunden, die
durch standardisierte Prüfabläufe und
Stichprobenfindungen ein wesentliches
Qualitätskriterium für die geprüften
Dienststellen, aber auch für die Bundesverwaltung darstellen.
In der Betrachtung zu den Gesamtleistungen der Buchhaltungsagentur sind
die vertraglichen Leistungen mit rund
20.000 Stunden und der Behandlung
von 45 Verträgen im Jahr 2013 das
„kleinste“ Geschäftsfeld. Aber ein ebenso wichtiges, da die Buchhaltungsagentur in diesem Feld über die Kernleistung
hinaus Leistungen im Zusammenhang
mit der Haushaltsverrechnung anbieten
kann. Leistungen in der Förderabrechnung oder im Schulungsbereich, die entscheidend zu einem positiven Image der
Buchhaltungsagentur beitragen.
Neue gesetzliche Herausforderungen
Diese trafen die Buchhaltungsagentur
sicherlich mit 1.1.2013. Hier trat die
dritte Etappe der Haushaltsrechtsreform
in Kraft. Ein Thema, dass ein noch engeres Zusammenwirken der Kundinnen
und Kunden mit der Buchhaltungsagentur zur Folge hatte. Wie so bei vielen Veränderungen in den Jahren davor,
konnte auch diesmal eine Herausforderung erfolgreich implementiert und
umgesetzt werden. Diese Umsetzung
bedeutete aber nicht, jetzt ruhen wir
uns aus. Nein! 2014 wurde der Bundesverwaltung die e-Rechnung beschert.
Eine Rechnungslegung in elektronischer
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Form, die in erster Linie neben den Wirtschaftstreibenden besonders die Kunden der Buchhaltungsagentur fordert.
Da kein neuer Verrechnungsprozess an
uns vorbei geht, mussten auch in der
Buchhaltungsagentur
entsprechende
Schulungen und Vorkehrungen für einen
geordneten Ablauf geschaffen werden.
Zeit die Struktur zu überdenken?
Nach zehn Jahre im Treiben der Haushaltsverrechnung sollte ein erfolgreich
ausgerichtetes Unternehmen sicherlich
seine Strukturen und Abläufe überdenken.
Strukturen, die zu Beginn die erfolgreiche Entwicklung beeinflusst haben,
die aber möglicherweise nach zehn Jahren gewisse Abnützungserscheinungen
aufzeigen.
Schritte und Informationen sind 2014
gefolgt bzw. werden folgen.
Aufbruch in eine erfolgreiche Zukunft
Zehn Jahre Buchhaltungsagentur werden wir gemeinsam im Juni 2014 im
Schloss Zeillern feiern können. Eine
Feier, die zeigen soll, dass wir, aus verschiedenen Ministerien kommend und
verschiedene Kulturen lebend, in diesen
Jahren zu einem Unternehmen „BHAG“
zusammengewachsen sind.
Diese Feier soll aber nicht nur ein Rückblick auf die vergangenen Jahre, sondern
auch der Startschuss in eine erfolgreiche
Zukunft des Dienstleistungsunternehmens für das Rechnungswesen des
Bundes sein.
Aus diesem Grund wurde in der Buchhaltungsagentur das Projekt Fit for Future gestartet. Strukturiert werden alle
Themenbereiche des Unternehmens in
Teilprojekten betrachtet und evaluiert.
Unser Geschäftsführer, Mag Brandl, hat
im Rahmen der im Herbst 2013 stattgefundenen W.I.R.-Veranstaltungen einen ersten Überblick gegeben. Weitere
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Umsatzsteuererklärung in FinanzOnline
Ein Produkt der Buchhaltungsagentur des Bundes
Nach intensiver Vorbereitung und Abstimmung mit dem Bundesministerium für Finanzen
ist die Durchführung der Umsatzsteuererklärung in FinanzOnline durch die Buchhaltungsagentur möglich.
Wie weit geht die steuerliche Vertretung?
Wir übernehmen die monatliche/quartalsweise Meldung der Umsatzsteuervoranmeldung an das zuständige Finanzamt via FinanzOnline.
Wir überprüfen die Abfuhr mittels Buchungsmitteilung des Finanzamtes.
Wir veranlassen Nachzahlungen oder
fordern Guthaben an.
Was ist dafür notwendig?
Der Abschluss einer Vereinbarung mit
der BHAG und die Unterzeichnung einer
Spezialvollmacht.
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam unter
[email protected]
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