BHAG NEWS 01/2016 Inhaltsverzeichnis S02 S10 Von Kreditoren und Debitoren zum Geschäftspartner S12 S04 Kommunalmesse 2015 S13 S06 Bundesrechnungsabschluss 2015 Kundenbefragung 2015 Seminarangebot 2016 Steuerkennzeichen bei Auslandsrechnungen S08 Kunden der agentur für rechnungswesen gmbh 01 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Von Kreditoren und Debitoren zum Geschäftspartner Die Abteilung Stammdatenmanagement ist das Nesthäkchen unter unseren Abteilungen – wurde sie doch erst im Juli 2015 im Zuge der Reorganisation der BHAG gegründet. Im aktuellen Newsletter möchte ich über ihre schwerpunktmäßigen Tätigkeiten im vergangenen Jahr berichten und einen Ausblick auf bevorstehende Neuerungen geben. D ie Abteilung Stammdatenmanagement ist für die Verwaltung der Personenkonten (Freigabe der Kreditoren- und Debitorenstammsätze), die SAP-Userverwaltung (sowohl der User unserer Kunden als auch der BHAG selbst) und die Hinterlegung von Eilnachrichtverzichtserklärungen in SAP zuständig. Zur laufenden Bearbeitung der einlangenden Personenkontenanlagen und –änderungen gehört auch die Verhinderung von Mehrfachanlagen sowie die Prüfung auf bestehende Duplikate. Bereinigung der Kreditoren- und Debitorenstammsätze Die Abteilung Stammdatenmanagement hat diese Aufgabe im vergangenen Jahr im Rahmen einer schwerpunktmäßigen 02 Aktion wahrgenommen, die eine umfangreiche Bereinigung der bestehenden Stammsätze zum Ergebnis hatte. Ausgehend von einem Datenvolumen von rund 290.000 Stammsätzen (180.000 Kreditoren, 110.000 Debitoren) konnten technisch unterstützt etwa 73.000 Duplikate identifiziert werden. Bei den Kreditoren (49.000) waren die Bezeichnung und die UID-Nummer die relevanten Kriterien, bei den Debitoren (24.000) die Bezeichnung und die Adresse. Über diese technische Unterstützung hinausgehend wurden alle Fälle einer Detailprüfung bzw. einer sogenannten Sichtprüfung unterzogen: • • Handelt es sich wirklich um Duplikate? Gibt es weitere Doppelanlagen, die aufgrund unterschiedlicher Schreibweise nicht sofort als Duplikat erkannt werden? Diese erweiternde Überprüfung war vor allem bei jenen Stammsätzen zielführend, bei denen bekanntermaßen unterschiedliche Schreibweisen auftreten. So finden sich Gemeinden unter „Gemeinde“, „Stadtgemeinde“, „Marktgemeinde“ oder auch abgekürzt als „Gem.“. Das Gleiche gilt beispielsweise auch für Bezirkshauptmannschaften. Ein Ergebnis, das sich sehen lassen kann Bisher wurden knapp 24.000 Stammsätze, also etwa acht Prozent aller Stammsätze, mit einer Löschvormerkung versehen. Diese werden in den kommenden Wochen vom BRZ archiviert, d.h. die 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Stammsätze scheinen im HV-System nicht mehr auf (Bewegungsdaten bleiben natürlich erhalten). Aktuell wird in Abstimmung mit dem BMF auch geprüft jene Stammsätze zu archivieren, die in den letzten zwei Jahren keine Bewegungen aufgewiesen haben. Das könnte eine weitere Reduktion um 60.000 Stammsätze bedeuten. Fehlerfreie Stammsätze sind als Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung das Aushängeschild jeder Buchhaltung. Schon alleine deshalb ist die BHAG hier mit besonderer Sorgfalt tätig und auf die permanente Einhaltung von Qualitätsstandards bedacht. Darüber hinaus ist die Bereinigung von Duplikaten, aber auch vorbereitend auf die nächste technische Entwicklungsstufe notwendig: Das Geschäftspartnermodell Die getrennte Verwaltung der Stammsätze nach Kreditoren und Debitoren ist seit Jahren ein Kritikpunkt des Rechnungshofs. Steht der Bund mit einem Vertragspartner wechselseitig in einem Leistungserbringer-Leistungsempfänger-Verhältnis, so erschwert unsere Form der Stammdatenverwaltung die sofortige Aufrechnung von Forderungen und Verbindlichkeiten. Es ist auch schwieriger, die Richtigkeit der ausgewiesenen Salden (zB in Form von Saldenbestätigungen des Vertragspartners) zu bestätigen. Die Empfehlung des Rechnungshofs ging daher immer in Richtung der Einführung des von SAP angebotenen Geschäftspartnermodells, wie es beispielsweise auch einige Landesregierungen im Einsatz haben. Was ist ein Geschäftspartner? Der Geschäftspartner ist eine natürliche oder juristische Person, die mit dem Bund in einer Geschäftsbeziehung steht. Der Bund nimmt Leistungen des Geschäftspartners in Anspruch oder erbringt Leistungen an den Geschäftspartner. 03 Den technischen „Geschäftspartner“ kann man sich als ein mehrere Stammsätze umfassendes Objekt vorstellen. Möchte man alle Geschäftsbeziehungen (zB für den Zweck einer Saldenbestätigung) in Erfahrung bringen, wird der Geschäftspartner abgefragt. Im Objekt Geschäftspartner werden die bisherigen Kreditoren und Debitoren zusammengefasst, wobei diese aus verschiedenen Sparten stammen können. Es ist dann möglich, in einem Geschäftspartner einen bestehenden Kreditor „Firma“, einen ES-Kreditor (e-Shop der BBG), einen Kreditor für das Fördermittelmanagement und einen klassischen Debitor zu vereinen. zukünftigen Verhinderung von Mehrfachanlagen. Die BHAG wird ihre Erfahrungen und Vorstellungen bei der Umsetzung dieses wichtigen Projekts einbringen können. Im Besonderen die Überleitung der bestehenden Kreditoren und Debitoren in die neuen Geschäftspartner wird eine große Herausforderung werden. Es wird ganz entscheidend sein, mit einem korrekten Datenbestand zu starten. Zeitlicher Ausblick Nach Abschluss einer Vorprojektierungsphase hat das eigentliche Umsetzungsprojekt im Spätsommer begonnen. Mit der tatsächlichen Implementierung ist aus heutiger Sicht im dritten bis vierten Quartal 2016 zu rechnen. Wie gewohnt, werden wir laufend über den aktuellen Entwicklungsstand berichten! Wichtigkeit der Datenqualität Auch aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit der Stammdatenverwaltung ist den Projektverantwortlichen im BMF und BRZ genauso wie der BHAG die hohe Datenqualität bei der Implementierung des Geschäftspartnermodells ein großes Anliegen. Die Grunddaten der Geschäftspartner werden über die im BMF angesiedelte „Grunddatenverwaltung“ (GDV) mit Zugriff auf verschiedene öffentliche Register (zB Firmenbuch, Vereinsregister) angelegt bzw. bei Änderungen regelmäßig abgeglichen werden. Die GDV stellt eine einheitliche Datenbasis für die allgemeinen Daten der Geschäftspartner dar und ist durch das Mitgeben eindeutiger Merkmale (zB Firmenbuchnummer, Vereinszahl) ein wesentlicher Aspekt bei der 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Kommunalmesse 2015 Von 09. – 11. September 2015 fand in den Räumlichkeiten der Messe Wien die diesjährige Kommunalmesse statt. Die „agentur für rechnungswesen gmbh“ (arw) war heuer erstmals mit einem eigenen Stand vertreten. N achdem man im Vorjahr noch im Namen der Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) auf der Kommunalmesse vertreten war, hatte die arw heuer mit einem eigenen Messestand erstmals ihren großen Auftritt. winnspiel, bei dem Schätzungen zu der Anzahl von Erbsen (es waren 13.156 Stück) in einer Lostrommel abgegeben werden konnten. Die abgegebenen Schätzungen wurden nach der Messe ausgewertet und die 10 Tipps, die Messestand Der Messestand wurde einen Tag vor Beginn der Kommunalmesse vom Vertriebsteam vorbereitet. Heuer war zum ersten Mal die digitale Steele im Einsatz, die – wenn sie nicht gerade bei einer Messe benötigt wird – beim Empfang der BHAG zur Begrüßung von Besucherinnen und Besuchern dient und Auskunft über anstehende Besprechungen und Schulungen gibt. Um die Aufmerksamkeit der Besucherinnen und Besucher auf den arwMessestand zu lenken, gab es ein Ge- 04 Das arw-Standteam der Anzahl an Erbsen am nächsten kamen, mit einem Buchpreis belohnt. Messeteam Neben Ralf Hammer, Franz Hödl und Johannes Silhavy, die von Mittwoch bis Freitag die arw am Messestand vertraten, war Mag Brandl immer wieder vor Ort, um potentiellen Kundinnen und Kunden die Leistungen der arw zu präsentieren. Der Messeauftritt wurde nicht nur genutzt, um Interessierten die arw vorzustellen, sondern auch, um bereits bestehende Kontakte zu pflegen. Es wurden unter anderem Gespräche mit dem für die BHAG zuständigen Key Account der Bundesrechenzentrums GmbH sowie mit dem Vorstand der Kommunalakademie Niederösterreich, Dir Harald Bachhofer, MPA MBA, geführt. 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Aussteller aus allen Branchen Um den Besucherinnen und Besuchern der Kommunalmesse ein abwechslungsreiches Aufgebot von Ausstellern bieten zu können, waren nicht nur Finanzdienstleister, sondern auch Aussteller aus den Branchen Wasser- und Kanaltechnik, Nahversorgung, Abfallwirtschaft, Spielplatzbau, Kommunale Beleuchtung, Umwelttechnologie und viele mehr vertreten. Prominenter Besuch Am zweiten Tag durften wir einige hochrangige Politikerinnen und Politiker als Besucher am Messestand der arw begrüßen. Unter anderem konnten die Landeshauptmann-Stellvertreterin und Finanzlandesreferentin des Landes Kärnten, Drin Gabriele Schaunig und die ehemalige Justizministerin Maga Karin Gastinger als Gäste empfangen werden. Mag Helmut Brandl mit Dir Harald Bachhofer, MPA MBA Programm Die Kommunalmesse 2015 startete am 09. September mit der offiziellen Eröffnung. Hier gaben unter anderem Bundesminister Alois Stöger und der Präsident des Gemeindebundes, Helmut Mödlhammer, einen Einblick in ihre Fachvorträge, die im Rahmen der Kommunalmesse abgehalten wurden. Die wesentlichen Themen dieses Jahres waren Infrastruktur und Technologie, Bürgernähe und Servicequalität sowie Gesundheit. Zu allen Themen konnten die Besucherinnen und Besucher Vorträge bzw. Podiumsdiskussionen besuchen. Mag Brandl im Gespräch mit Dr Franz Sturm und Drin Gabriele Schaunig 05 Ganz besonders freute es uns, dass auch Finanzminister Dr Hans Jörg Schelling am Messestand begrüßt werden konnte. Maga Karin Gastinger und Mag Helmut Brandl 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Bundesrechnungsabschluss 2015 Vor genau einem Jahr habe ich an dieser Stelle über die geplante Unterstützung unserer Kundinnen und Kunden bei den mit dem Bundesrechnungsabschluss in Zusammenhang stehenden Aufgaben berichtet. Im Lauf des vergangenen Jahres ist aus der Planung ein konkretes Umsetzungskonzept geworden! Schauen wir noch einmal zurück Unsere Kundinnen und Kunden haben in den vergangenen beiden Jahren im Rahmen der Beiratssitzungen wiederholt den Wunsch an die Buchhaltungsagentur (BHAG) herangetragen, bei den mit dem Bundesrechnungsabschluss (BRA) in Zusammenhang stehenden Aufgaben besser unterstützt zu werden. Waren früher diese Tätigkeiten vielfach den Ressortbuchhaltungen zugeordnet, so hat sich das einerseits mit der Gründung der BHAG und andererseits auch durch die inhaltlichen Anforderungen aufgrund der Haushaltsrechtsreform 2013 verändert. Die Erstellung des BRA bzw. der Begründungen zum BRA ist Aufgabe der Budgetabteilungen. Zum Teil ist aber spezifisches, (bilanz-)buchhalterisches Know-how erforderlich bzw. wäre zumindest hilfreich. 06 Planung anhand des BRA 2014 Aufbauend auf den Diskussionen in den Beiratssitzungen hat die HV-Steuerung im November 2014 einen Workshop mit allen Kundinnen und Kunden veranstaltet, um deren Erwartungshaltung nochmals zu präzisieren und die weitere Vorgehensweise zu vereinbaren. Als Ergebnis aus diesem Workshop hat die BHAG vier Kundinnen und Kunden (Bundesministerium für Finanzen, Bundesministerium für Gesundheit, Präsidentschaftskanzlei und Volksanwaltschaft) bei der Erstellung des BRA 2014 begleitet und mit diesen gemeinsam die geplante Vorgehensweise für die kommenden Jahre entwickelt. Das Projektteam der BHAG bestand dabei aus insgesamt 12 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus den Bereichen V1 und V2, bei denen ich mich an dieser Stelle auch nochmals ganz herzlich für ihre engagierte Mitwirkung bedanken darf! Aufbau interner Schulungen Im Rahmen eines Workshops hat das Projektteam, gemeinsam mit Vertretern des Fachbereichs HV-Steuerung (Hödl, Kettinger) sowie der Abteilung Marketing/Vertrieb/Schulung (Schaden) dann ein Schulungskonzept entwickelt und im Verlauf des Sommers die erforderlichen Schulungsunterlagen aufbereitet. Im November 2015 war es dann soweit: In insgesamt vier Schulungsveranstaltungen (drei in Wien, eine in Graz) fungierten Kathy Penz und Franz Schaden als Vortragende und brachten das erworbene Wissen an „die Frau“ und an „den Mann“. 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 jedem Aufgabenschwerpunkt wurden auch die relevanten Termine genannt. Besonders wichtig war zu jeder Teilaufgabe die Feststellung, wie und in welchem Umfang die BHAG die Kundinnen und Kunden unterstützen kann. Dazu ist auch die Abgrenzung erforderlich, wo die BHAG keine Unterstützung leisten kann (z.B. § 25 RLV 2013: Rücklagen; §§ 27 und 28 RLV 2013: Angaben zu Transaktionen mit nahe stehenden Einheiten oder Personen; Informationen über das Personal des Bundes). Wie geht es weiter? Die beiden Wiener Bereichsleiter Verrechnung, Johann Baumgartner und Martin Kuso, werden nochmals mit allen Kundinnen und Kunden ein Gespräch führen, ob und in welchem Umfang sie beim BRA 2015 Unterstützung benötigen. Für jede/n Kundin/Kunden wurde aus der Gruppe der geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine konkrete Ansprechperson nominiert. Franz Schaden Die konkrete Tätigkeit wird sich voraussichtlich auf die beiden Wiener Verrechnungsbereiche konzentrieren, aber gerade für dezentral organisierte Ressorts kann es auch nützlich sein, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Verrechnungsabteilungen ausgebildet wurden. Zeitgleich erhielten unsere Kundinnen und Kunden im Rahmen der November-Beiratssitzung einen Bericht über den aktuellen Status und die weitere Vorgehensweise. Was waren die Inhalte der Schulung? In der Schulung wurden die aufgrund der Rechnungslegungsverordnung (RLV) 2013 erforderlichen Tätigkeiten erklärt und auch der Umgang mit den verschiedenen technischen Systemen (Portalanwendungen BRA-Tool und Kontenplan des Bundes; HIS; HV-SAP) gezeigt. Zu 07 Für die Kundinnen und Kunden, die diese Unterstützungsleistung in Anspruch nehmen, steht je Verrechnungsabteilung bzw. je Verrechnungsbereich ein gut ausgebildetes Team bereit. Kathy Penz Dieses Team steht den Kundinnen und Kunden bei Fragestellungen zum BRA zur Verfügung und unterstützt, wie bereits ausgeführt, mit Auswertungen in HV-SAP und informiert über die relevanten haushaltsrechtlichen Bestimmungen (z.B. die Differenzierung von Finanzierungs- und Operating Leasing, die Bildung von Rückstellungen, die Forderungsbewertung oder die Verwaltung von Vorräten). zendes Zahlenmaterial (Detailabfragen aus HV-SAP) liefern und sie bei der Auswahl und Anwendung der am besten geeigneten HV-SAP-Berichte unterstützen. Auch die Daten aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden bei der Beantwortung von Fragen zur Vermögensrechnung miteinbezogen. Wir sind jedenfalls froh über den erfolgreichen Abschluss einer langen Projektund Entwicklungsphase und hoffen darauf, schon bald möglichst viele unserer Kundinnen und Kunden bei dieser Tätigkeit unterstützen zu können! Die BHAG wird im Rahmen dieser Unterstützungsleistung auf Anforderung der Kundinnen und Kunden zu den im BRA-Tool ausgewiesenen Werten ergän- Die Interpretation des Zahlenmaterials, die Feststellung der Ursachen bei Abweichungen zwischen Voranschlag und Ergebnis sowie die Formulierung von Begründungen zum BRA wird aber Aufgabe der Ressorts bleiben. 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Kunden der agentur für rechnungswesen gmbh Nach der Gründung der Tochtergesellschaft agentur für rechnungswesen gmbh (arw) war die Kundengewinnung die nächste Herausforderung. Mit dem Auftritt bei der Kommunalmesse wurde ein großer Schritt in Richtung Steigerung der Bekanntheit getan. Ausschlaggebend für die ersten Kundenbeziehungen waren aber vor allem persönliche Gespräche mit und bei den Kundinnen und Kunden. A uch als Tochtergesellschaft eines bereits bekannten Unternehmens muss man viel Zeit und Arbeit investieren um die ersten Kundinnen und Kunden zu akquirieren. Neben Infomaterial wie z.B. Folder, in denen die Leistungen des Unternehmens beschrieben sind, ist vor allem der persönliche Kontakt sehr wichtig. Leistungen der arw Abhängig vom zuständigen Geschäftsbereich der arw können den potentiellen Kundinnen und Kunden verschiedene Leistungen angeboten werden. Geschäftsbereich Public Für Bundesländer, Städte und Gemein- 08 den dürfen folgende Leistungen erbracht werden: der arw folgende Arten der Leistungserbringung erwerben: • • • • • • • Laufende Buchführung Personalabrechnung Schulungen Sonstige Leistungen Unter „sonstige Leistungen“ fallen Tätigkeiten wie zum Beispiel die Prüfung von Förderabrechnungen oder Unterstützungsleistungen vor Ort. Geschäftsbereich Corporate Öffentliche Unternehmungen, die direkt oder indirekt zu mindestens zu 25% im Eigentum des Bundes oder sonstiger Gebietskörperschaften stehen, können von Finanzbuchhaltung Personalabrechnung Betriebswirtschaftliche Beratung Erste Vertragspartner Im Laufe der letzten Monate wurden zahlreiche Gespräche geführt und es freut uns sehr, dass es bei zwei Kundinnen und Kunden bereits zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss gekommen ist. Ab 01.01.2016 zählen sowohl die Monopolverwaltung GmbH als auch die Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 für Gartenbau Schönbrunn zum Kundenkreis der arw. Monopolverwaltung GmbH Die Monopolverwaltung GmbH arbeitet auf der Grundlage des Tabakmonopolgesetzes. Sie wurde 1996 als unabhängige Stelle gegründet und steht zu 100% im Eigentum des Bundes. Zu ihren Tätigkeiten zählt die Verwaltung der Angelegenheiten des Kleinhandels mit Tabakerzeugnissen. Das umfasst unter anderem die Bestellung der für die Nahversorgung erforderlichen Anzahl an Tabaktrafikanten. Die arw übernimmt für die Monopolverwaltung GmbH einige wichtige Tätigkeiten. Neben der jährlichen Erstellung des Budgets und der Erstellung der Beteiligungsberichte für das BMF wird ab 01. Jänner 2016 die laufende Buchführung in der arw durchgeführt. Buchung von Belegen, Führung von Nebenbüchern und die Verwaltung offener Posten sind nur einige Themen, die in Zukunft von der arw bearbeitet und durchgeführt werden. 09 Zusätzlich erfolgen die Personalabrechnung und die Erstellung des Jahresabschlusses durch die arw. Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt für Gartenbau Schönbrunn Die Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt für Gartenbau Schönbrunn (HBLFA) bildet in jeweils fünf Schulstufen Schülerinnen und Schüler in den Fachrichtungen „HLA für Garten- und Landschaftsgestaltung“ und „HLA für Gartenbau“ aus. Die HBLFA ist dem Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft unterstellt, die Zuständigkeit in pädagogischen Belangen obliegt dem Bundesministerium für Bildung und Frauen. Bezüge aufgrund Änderungen im Kollektivvertrag. Die Übernahme der Tätigkeiten wird eine spannende und interessante Herausforderung für alle Beteiligten. Die arw übernimmt für die HBLFA Schönbrunn mit 01. Jänner 2016 zahlreiche Tätigkeiten im Rahmen der Personalabrechnung der Kollektivvertragsbediensteten. Das betrifft unter anderem die monatliche Gehaltsabrechnung, die Abrechnung von Dienstreisen im Inland, An- und Abmeldungen bei der Krankenkasse und die jährliche Valorisierung der 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Kundenbefragung 2015 Die wichtigsten Ergebnisse der Kundenbefragung aus Sicht des Marktforschungsinstitutes: …Die Ansprechpersonen – eine zentrale Stärke der Buchhaltungsagentur… …Das Reklamationswesen offenbart Spielraum für Verbesserungen… …Das Image aus Kundensicht – die BHAG im Aufwind… U m die Zufriedenheit unserer Kundinnen und Kunden zu messen und Anregungen zur Verbesserung und Optimierung einzuholen, wurde im Jahr 2015 wieder eine Kundenbefragung durchgeführt. Rund 3.400 Personen erhielten die Einladung zur Teilnahme an der Kundenbefragung, welche online und anonym durchgeführt wurde. Aufgrund der organisatorischen Änderungen in der BHAG gab es erstmals eine getrennte Bewertungsmöglichkeit 10 der Bereiche Verrechnung, Nachprüfung und Stammdatenmanagement. Es wurde erhoben, wie wichtig den Befragten bestimmte Themen sind und wie sie die Umsetzung dieser Themen in der BHAG bewerten. Ergebnisse Bei den Stärken der BHAG werden erfreulicherweise die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an erster Stelle genannt. Vor allem durch Kompetenz und Hilfsbereitschaft sind sie eine große Unterstützung für die Befragten. Im Bereich Verrechnung wurde die BHAG in der Kundenbefragung sehr gut bewertet. Themen wie „rasche Rückmeldung bei Problemen“ und „zufriedenstellende Bearbeitung der Geschäftsfälle“, die den Befragten sehr wichtig sind, wurden fast zur Gänze positiv bewertet. Die Bereiche Nachprüfung und Stammdatenmanagement wurden von den Befragten kritischer beurteilt. In Summe überwiegen zwar die positiven Bewertungen, jedoch gab es auch einige negative Beurteilungen. So setzt sich hier zB 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 der positive Eindruck aus dem Bereich Verrechnung in Bezug auf die rasche Rückmeldung bei Problemen leider nicht fort. Die vertraglichen Leistungen konnten in der Kundenbefragung ebenfalls bewertet werden. Die Befragung hat ergeben, dass das Angebot der vertraglichen Leistungen sehr vielen bekannt ist und das Interesse, diese zu nutzen, vorhanden ist. Vor allem die Vertretungsleistung durch die BHAG im Rahmen der Vorerfassungen, insbesondere bei längerfristigen Ausfällen, findet großen Anklang bei den Befragten. Neben der Messung der Zufriedenheit wird die Kundenbefragung aber vor allem als Grundlage für Veränderungen herangezogen. Jene Themen, bei denen unserer Kundinnen und Kunden Optimierungsbedarf sehen, werden analysiert und Verbesserungsvorschläge erarbeitet. So wird es in Zukunft in Teilbereichen unterstützende Maßnahmen zur Optimierung der Kommunikation und des Beschwerdemanagements geben. 11 Statements einiger Befragten: Bin zufrieden und würde es als gute Zusammenarbeit sehen Raschere Übermittlung von Neuerungen an die Dienststellen Danke, dass die Damen und Herren immer bereit und da sind und auch helfen, wenn ich sie brauche Die überprüften Stellen werden nach zu strengen Kriterien geprüft Nach anfänglichen Schwierigkeiten bin ich mit den Dienstleistungen der BHAG nunmehr sehr zufrieden Ich bin froh, dass ich mich jederzeit an meine Ansprechpartner wenden kann. Zu geringes Kursangebot Ich bin mit dem Programm HV-SAP und der Zusammenarbeit mit der BHAG sehr zufrieden. Formalfehler werden unserer Meinung nach überbewertet In der Umstellungsphase 2013 war eine intensive Zusammenarbeit nötig, die durch Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und Kompetenz der BHAG Mitarbeiter immer gegeben war. Wir waren mit dem Prüfablauf sehr zufrieden 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Seminarangebot 2016 Auch 2016 werden in der Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) wieder Seminare angeboten. Die im Vorjahr zum ersten Mal durchgeführten Ausbildungsreihen erfreuten sich großer Beliebtheit. Aus diesem Grund sind heuer wieder beide Ausbildungsreihen Bestandteil unseres Seminarangebots. E rfreulicherweise werden die Seminare der BHAG mit großem Interesse angenommen, sodass auch heuer wieder ein Seminarangebot für unsere Kundinnen und Kunden zur Verfügung gestellt wird. Neben den Klassikern wie zum Beispiel unser dreitägiges Seminar „ Anweisungsreferent (ARE)“ oder das eintägige Seminar „Anordnungsbefugter (AOG)“ findet sich auch heuer wieder des sehr beliebte eintägige Seminar „Infouser (INU)“ im Seminarangebot. Zusätzlich bieten wir auch weiterhin die Seminare „Rolle Anlagenreferent (ANR)“ und „Modul Materialmanagment (MM)“ an. Beide dauern zwei Tage und bieten 12 den Teilnehmerinnen und Teilnehmern einen großzügigen Überblick über das jeweilige Thema. Im Bereich Fachausbildung gibt es weiterhin die „Basisschulung Buchhaltungspraxis“, die vor allem wesentliche Eckpunkte des Haushaltsrechts vermittelt. auf sieben Tage) eine ideale Basis für die Tätigkeiten im Arbeitsalltag. Obwohl sie im Vorjahr das erste Mal angeboten wurden, waren unsere Ausbildungsreihen sehr gefragt – beide Durchgänge im zweiten Halbjahr waren noch vor dem Sommer komplett ausgebucht und auch im ersten Halbjahr waren bei beiden Ausbildungsreihen fast alle Plätze vergeben. Das Seminarangebot für das Jahr 2016 ist seit 01. Jänner 2016 auf unserer Website www.buchhaltungsagentur. gv.at aufrufbar. Neben detaillierten Informationen zu den einzelnen Seminaren können Sie sich direkt über die Website mittels Online-Anmeldung Ihren Platz sichern. Die Ausbildung zur/zum qualifizierten ARE bietet in vier Modulen (aufgeteilt Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung! Für alle Anordnungsbefugten gibt es unsere Ausbildung zum qualifizierten AOG. Hier wird ebenfalls in vier Modulen (fünf Tage) umfangreiches Wissen vermittelt. 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 Steuerkennzeichen bei Auslandsrechnungen Werden grenzüberschreitend Dienstleistungen bezogen oder Waren im Zuge von innergemeinschaftlichem Erwerb gekauft, sind bestimmte Vorschriften zu beachten. So muss zum Beispiel der Übergang der Steuerschuld auf der Rechnung ausgewiesen werden. Bei der Erfassung in HV-SAP ist ebenfalls besondere Vorsicht geboten. L aut Umsatzsteuergesetz (UStG) 1994 sind – unter Berücksichtigung allfälliger Steuerbefreiungen nach § 6 – alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt, steuerbar. Der Bund ist generell kein Unternehmer, sondern nur im Rahmen seiner Betriebe gewerblicher Art unternehmerisch tätig und unterliegt auch nur in diesem Bereich der Umsatzsteuerpflicht bzw. Vorsteuerabzugsberechtigung. Allerdings enthält das UStG 1994 auch einige Bestimmungen, die sich auf juristische Personen des öffentlichen Rechts bzw. auf Nicht-Unternehmer mit UIDNummer (erweiterter Unternehmerbe- 13 griff nach § 3a Abs. 5 Z. 2 UStG 194) beziehen. Unternehmer sind selbständig, gewerblich oder betrieblich tätig und haben die Absicht, Einnahmen zu erzielen. Somit unterliegen viele Geschäftspartner des Bundes der Umsatzsteuerpflicht und weisen auf ihren Rechnungen auch eine Umsatzsteuer aus. Vor allem bei Geschäftspartnern aus dem Ausland ist diesem Punkt besondere Beachtung zu schenken. Erwerbsteuer und Reverse Charge Innergemeinschaftliche Erwerbe unterliegen ebenfalls der Umsatzsteuer. In diesem Fall spricht man von der Er- werbsteuer. Hier kommt das Bestimmungslandprinzip zur Anwendung: das Unternehmen, das die Lieferung aus dem EU-Ausland bezieht, hat im Inland die Erwerbsteuer (inländischer Steuersatz) zu entrichten, während das liefernde Unternehmen steuerbefreit bleibt. Um einen innergemeinschaftlichen Erwerb handelt es sich, wenn der Gegenstand der Lieferung von einem Mitgliedstaat in einen anderen Mitgliedstaat befördert oder versendet wird. Weiters müssen die Lieferung sowie der Erwerb steuerbar und der Abnehmer ein Unternehmen oder eine nicht-unternehmerische, juristische Person sein. Aufgrund der Bestimmungen des Art. 19 der Bin- 01/2016 BHAG NEWS 01/2016 nenmarktregelung (BMR; Anhang zum UStG 1994) ist bei innergemeinschaftlichen Erwerben der Erwerber der Steuerschuldner. Bei sonstigen Leistungen (zB Dienstleistungen), die aus dem Aulsand bezogen werden, gilt das Reverse Charge-System. Das bedeutet, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht und von diesem an das zuständige Finanzamt (sein Firmensitz-Finanzamt) abzuführen ist. Der leistende Unternehmer haftet aber jedenfalls für diese Steuer. Steuerkennzeichen Bei innergemeinschaftlichem Erwerb oder sonstigen Leistungen aus dem Ausland ist in HV-SAP neben dem Nettobetrag zusätzlich ein Steuerkennzeichen zu erfassen. Wurde eine Ware gekauft, ist ein Steuerkennzeichen beginnend mit E* zu verwenden. Handelt es sich um eine sonstige Leistung, ist ein Steuerkennzeichen beginnend mit R* zu verwenden. Für die Betriebe, die unternehmerisch tätig sind, 14 sind Steuerkennzeichen mit Y* vorgesehen. Rechnungsmerkmale Handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine sonstige Leistung aus dem Ausland, muss die Rechnung zusätzlich zu den allgemeinen Rechnungserfordernissen folgende Merkmale enthalten: • • • UID-Nummer des Empfängers Nettorechnung Hinweis auf die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. den Übergang der Steuerschuld. Bereits bei der Bestellung ist es notwendig, die UID-Nummer bekannt zu geben, damit diese auf der Rechnung vermerkt werden kann und der Lieferant weiß, dass er eine Nettorechnung ausstellen muss. Einfuhr-Umsatzsteuer Werden Waren aus dem Drittland (also außerhalb des EU-Gemeinschaftsge- bietes) gekauft, fällt bei der Einfuhr die sogenannte Einfuhr-Umsatzsteuer an. Diese ist gesondert beim Finanzamt anzugeben, die Vorschreibung erfolgt zumeist aufgrund der Anmeldung beim Zoll. In HV-SAP ist für die EinfuhrUmsatzsteuer keine gesonderte Eingabe notwendig. Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) Fallen Erwerbsteuer und/oder Reverse Charge an, sind seitens der betroffenen Dienststellen auch regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen zu erstellen und dem Finanzamt zu übermitteln. Die Tätigkeiten im Zusammenhang mit der UVA können bei Abschluss einer dementsprechenden vertraglichen Leistung von der Buchhaltungsagentur (BHAG) übernommen werden. In diesem Fall ist eine „Spezialvollmacht“ des haushaltsleitenden Organes notwendig, damit die BHAG via FinanzOnline auf die Steuernummer zugreifen kann. 01/2016
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