BHAG-News - Buchhaltungsagentur des Bundes

BHAG NEWS 01/2016
Inhaltsverzeichnis
S02
S10
Von Kreditoren und Debitoren zum Geschäftspartner
S12
S04
Kommunalmesse 2015
S13
S06
Bundesrechnungsabschluss 2015
Kundenbefragung 2015
Seminarangebot 2016
Steuerkennzeichen bei Auslandsrechnungen
S08
Kunden der agentur für rechnungswesen gmbh
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BHAG NEWS 01/2016
Von Kreditoren und Debitoren zum Geschäftspartner
Die Abteilung Stammdatenmanagement ist das Nesthäkchen unter unseren Abteilungen –
wurde sie doch erst im Juli 2015 im Zuge der Reorganisation der BHAG gegründet. Im aktuellen Newsletter möchte ich über ihre schwerpunktmäßigen Tätigkeiten im vergangenen Jahr
berichten und einen Ausblick auf bevorstehende Neuerungen geben.
D
ie Abteilung Stammdatenmanagement ist für die Verwaltung
der Personenkonten (Freigabe der
Kreditoren- und Debitorenstammsätze), die SAP-Userverwaltung (sowohl
der User unserer Kunden als auch der
BHAG selbst) und die Hinterlegung von
Eilnachrichtverzichtserklärungen in SAP
zuständig.
Zur laufenden Bearbeitung der einlangenden Personenkontenanlagen und
–änderungen gehört auch die Verhinderung von Mehrfachanlagen sowie die
Prüfung auf bestehende Duplikate.
Bereinigung der Kreditoren- und
Debitorenstammsätze
Die Abteilung Stammdatenmanagement
hat diese Aufgabe im vergangenen Jahr
im Rahmen einer schwerpunktmäßigen
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Aktion wahrgenommen, die eine umfangreiche Bereinigung der bestehenden
Stammsätze zum Ergebnis hatte. Ausgehend von einem Datenvolumen von rund
290.000 Stammsätzen (180.000 Kreditoren, 110.000 Debitoren) konnten technisch unterstützt etwa 73.000 Duplikate
identifiziert werden. Bei den Kreditoren
(49.000) waren die Bezeichnung und die
UID-Nummer die relevanten Kriterien,
bei den Debitoren (24.000) die Bezeichnung und die Adresse.
Über diese technische Unterstützung
hinausgehend wurden alle Fälle einer
Detailprüfung bzw. einer sogenannten
Sichtprüfung unterzogen:
•
•
Handelt es sich wirklich um Duplikate?
Gibt es weitere Doppelanlagen,
die aufgrund unterschiedlicher
Schreibweise nicht sofort als Duplikat erkannt werden?
Diese erweiternde Überprüfung war vor
allem bei jenen Stammsätzen zielführend, bei denen bekanntermaßen unterschiedliche Schreibweisen auftreten. So
finden sich Gemeinden unter „Gemeinde“, „Stadtgemeinde“, „Marktgemeinde“ oder auch abgekürzt als „Gem.“. Das
Gleiche gilt beispielsweise auch für Bezirkshauptmannschaften.
Ein Ergebnis, das sich sehen lassen
kann
Bisher wurden knapp 24.000 Stammsätze, also etwa acht Prozent aller Stammsätze, mit einer Löschvormerkung versehen. Diese werden in den kommenden
Wochen vom BRZ archiviert, d.h. die
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BHAG NEWS 01/2016
Stammsätze scheinen im HV-System
nicht mehr auf (Bewegungsdaten bleiben natürlich erhalten). Aktuell wird in
Abstimmung mit dem BMF auch geprüft
jene Stammsätze zu archivieren, die in
den letzten zwei Jahren keine Bewegungen aufgewiesen haben. Das könnte
eine weitere Reduktion um 60.000
Stammsätze bedeuten.
Fehlerfreie Stammsätze sind als Teil
einer ordnungsgemäßen Buchführung
das Aushängeschild jeder Buchhaltung.
Schon alleine deshalb ist die BHAG hier
mit besonderer Sorgfalt tätig und auf
die permanente Einhaltung von Qualitätsstandards bedacht. Darüber hinaus
ist die Bereinigung von Duplikaten, aber
auch vorbereitend auf die nächste technische Entwicklungsstufe notwendig:
Das Geschäftspartnermodell
Die getrennte Verwaltung der Stammsätze nach Kreditoren und Debitoren
ist seit Jahren ein Kritikpunkt des Rechnungshofs. Steht der Bund mit einem
Vertragspartner wechselseitig in einem
Leistungserbringer-Leistungsempfänger-Verhältnis, so erschwert unsere
Form der Stammdatenverwaltung die
sofortige Aufrechnung von Forderungen
und Verbindlichkeiten. Es ist auch
schwieriger, die Richtigkeit der ausgewiesenen Salden (zB in Form von Saldenbestätigungen des Vertragspartners)
zu bestätigen.
Die Empfehlung des Rechnungshofs ging
daher immer in Richtung der Einführung
des von SAP angebotenen Geschäftspartnermodells, wie es beispielsweise
auch einige Landesregierungen im Einsatz haben.
Was ist ein Geschäftspartner?
Der Geschäftspartner ist eine natürliche oder juristische Person, die mit dem
Bund in einer Geschäftsbeziehung steht.
Der Bund nimmt Leistungen des Geschäftspartners in Anspruch oder erbringt Leistungen an den Geschäftspartner.
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Den technischen „Geschäftspartner“
kann man sich als ein mehrere Stammsätze umfassendes Objekt vorstellen.
Möchte man alle Geschäftsbeziehungen
(zB für den Zweck einer Saldenbestätigung) in Erfahrung bringen, wird der
Geschäftspartner abgefragt.
Im Objekt Geschäftspartner werden die
bisherigen Kreditoren und Debitoren
zusammengefasst, wobei diese aus verschiedenen Sparten stammen können.
Es ist dann möglich, in einem Geschäftspartner einen bestehenden Kreditor
„Firma“, einen ES-Kreditor (e-Shop der
BBG), einen Kreditor für das Fördermittelmanagement und einen klassischen
Debitor zu vereinen.
zukünftigen Verhinderung von Mehrfachanlagen.
Die BHAG wird ihre Erfahrungen und
Vorstellungen bei der Umsetzung dieses
wichtigen Projekts einbringen können.
Im Besonderen die Überleitung der bestehenden Kreditoren und Debitoren in
die neuen Geschäftspartner wird eine
große Herausforderung werden.
Es wird ganz entscheidend sein, mit
einem korrekten Datenbestand zu starten.
Zeitlicher Ausblick
Nach Abschluss einer Vorprojektierungsphase hat das eigentliche Umsetzungsprojekt im Spätsommer begonnen. Mit
der tatsächlichen Implementierung ist
aus heutiger Sicht im dritten bis vierten
Quartal 2016 zu rechnen.
Wie gewohnt, werden wir laufend über
den aktuellen Entwicklungsstand berichten!
Wichtigkeit der Datenqualität
Auch aufgrund der bisherigen Erfahrungen mit der Stammdatenverwaltung
ist den Projektverantwortlichen im BMF
und BRZ genauso wie der BHAG die
hohe Datenqualität bei der Implementierung des Geschäftspartnermodells ein
großes Anliegen.
Die Grunddaten der Geschäftspartner
werden über die im BMF angesiedelte
„Grunddatenverwaltung“ (GDV) mit Zugriff auf verschiedene öffentliche Register (zB Firmenbuch, Vereinsregister) angelegt bzw. bei Änderungen regelmäßig
abgeglichen werden. Die GDV stellt eine
einheitliche Datenbasis für die allgemeinen Daten der Geschäftspartner dar
und ist durch das Mitgeben eindeutiger
Merkmale (zB Firmenbuchnummer, Vereinszahl) ein wesentlicher Aspekt bei der
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BHAG NEWS 01/2016
Kommunalmesse 2015
Von 09. – 11. September 2015 fand in den Räumlichkeiten der Messe Wien die diesjährige
Kommunalmesse statt. Die „agentur für rechnungswesen gmbh“ (arw) war heuer erstmals
mit einem eigenen Stand vertreten.
N
achdem man im Vorjahr noch im
Namen der Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) auf der
Kommunalmesse vertreten war, hatte
die arw heuer mit einem eigenen Messestand erstmals ihren großen Auftritt.
winnspiel, bei dem Schätzungen zu der
Anzahl von Erbsen (es waren 13.156
Stück) in einer Lostrommel abgegeben werden konnten. Die abgegebenen Schätzungen wurden nach der
Messe ausgewertet und die 10 Tipps, die
Messestand
Der Messestand wurde einen Tag vor Beginn der Kommunalmesse vom Vertriebsteam vorbereitet. Heuer war zum ersten
Mal die digitale Steele im Einsatz, die –
wenn sie nicht gerade bei einer Messe
benötigt wird – beim Empfang der BHAG
zur Begrüßung von Besucherinnen und
Besuchern dient und Auskunft über
anstehende Besprechungen und Schulungen gibt.
Um die Aufmerksamkeit der Besucherinnen und Besucher auf den arwMessestand zu lenken, gab es ein Ge-
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Das arw-Standteam
der Anzahl an Erbsen am nächsten kamen, mit einem Buchpreis belohnt.
Messeteam
Neben Ralf Hammer, Franz Hödl und
Johannes Silhavy, die von Mittwoch bis
Freitag die arw am Messestand vertraten, war Mag Brandl immer wieder vor
Ort, um potentiellen Kundinnen und
Kunden die Leistungen der arw zu präsentieren.
Der Messeauftritt wurde nicht nur genutzt, um Interessierten die arw vorzustellen, sondern auch, um bereits bestehende Kontakte zu pflegen. Es wurden
unter anderem Gespräche mit dem für
die BHAG zuständigen Key Account der
Bundesrechenzentrums GmbH sowie mit
dem Vorstand der Kommunalakademie
Niederösterreich, Dir Harald Bachhofer,
MPA MBA, geführt.
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BHAG NEWS 01/2016
Aussteller aus allen Branchen
Um den Besucherinnen und Besuchern
der Kommunalmesse ein abwechslungsreiches Aufgebot von Ausstellern bieten
zu können, waren nicht nur Finanzdienstleister, sondern auch Aussteller
aus den Branchen Wasser- und Kanaltechnik, Nahversorgung, Abfallwirtschaft, Spielplatzbau, Kommunale Beleuchtung, Umwelttechnologie und viele
mehr vertreten.
Prominenter Besuch
Am zweiten Tag durften wir einige
hochrangige Politikerinnen und Politiker als Besucher am Messestand der
arw begrüßen. Unter anderem konnten
die Landeshauptmann-Stellvertreterin
und Finanzlandesreferentin des Landes
Kärnten, Drin Gabriele Schaunig und die
ehemalige Justizministerin Maga Karin
Gastinger als Gäste empfangen werden.
Mag Helmut Brandl mit Dir Harald Bachhofer, MPA MBA
Programm
Die Kommunalmesse 2015 startete am
09. September mit der offiziellen Eröffnung. Hier gaben unter anderem
Bundesminister Alois Stöger und der
Präsident des Gemeindebundes, Helmut Mödlhammer, einen Einblick in
ihre Fachvorträge, die im Rahmen der
Kommunalmesse abgehalten wurden.
Die wesentlichen Themen dieses Jahres
waren Infrastruktur und Technologie,
Bürgernähe und Servicequalität sowie
Gesundheit. Zu allen Themen konnten
die Besucherinnen und Besucher Vorträge bzw. Podiumsdiskussionen besuchen.
Mag Brandl im Gespräch mit Dr Franz Sturm und Drin Gabriele Schaunig
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Ganz besonders freute es uns, dass auch
Finanzminister Dr Hans Jörg Schelling
am Messestand begrüßt werden konnte.
Maga Karin Gastinger und
Mag Helmut Brandl
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Bundesrechnungsabschluss 2015
Vor genau einem Jahr habe ich an dieser Stelle über die geplante Unterstützung unserer Kundinnen und Kunden bei den mit dem Bundesrechnungsabschluss in Zusammenhang stehenden Aufgaben berichtet. Im Lauf des vergangenen Jahres ist aus der Planung ein konkretes
Umsetzungskonzept geworden!
Schauen wir noch einmal zurück
Unsere Kundinnen und Kunden haben in
den vergangenen beiden Jahren im Rahmen der Beiratssitzungen wiederholt
den Wunsch an die Buchhaltungsagentur (BHAG) herangetragen, bei den mit
dem Bundesrechnungsabschluss (BRA)
in Zusammenhang stehenden Aufgaben
besser unterstützt zu werden.
Waren früher diese Tätigkeiten vielfach
den Ressortbuchhaltungen zugeordnet,
so hat sich das einerseits mit der Gründung der BHAG und andererseits auch
durch die inhaltlichen Anforderungen
aufgrund der Haushaltsrechtsreform
2013 verändert. Die Erstellung des BRA
bzw. der Begründungen zum BRA ist
Aufgabe der Budgetabteilungen. Zum
Teil ist aber spezifisches, (bilanz-)buchhalterisches Know-how erforderlich
bzw. wäre zumindest hilfreich.
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Planung anhand des BRA 2014
Aufbauend auf den Diskussionen in den
Beiratssitzungen hat die HV-Steuerung
im November 2014 einen Workshop mit
allen Kundinnen und Kunden veranstaltet, um deren Erwartungshaltung nochmals zu präzisieren und die weitere Vorgehensweise zu vereinbaren.
Als Ergebnis aus diesem Workshop hat
die BHAG vier Kundinnen und Kunden
(Bundesministerium für Finanzen, Bundesministerium für Gesundheit, Präsidentschaftskanzlei und Volksanwaltschaft) bei der Erstellung des BRA 2014
begleitet und mit diesen gemeinsam die
geplante Vorgehensweise für die kommenden Jahre entwickelt.
Das Projektteam der BHAG bestand dabei aus insgesamt 12 Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern aus den Bereichen V1
und V2, bei denen ich mich an dieser
Stelle auch nochmals ganz herzlich für
ihre engagierte Mitwirkung bedanken
darf!
Aufbau interner Schulungen
Im Rahmen eines Workshops hat das
Projektteam, gemeinsam mit Vertretern
des Fachbereichs HV-Steuerung (Hödl,
Kettinger) sowie der Abteilung Marketing/Vertrieb/Schulung (Schaden) dann
ein Schulungskonzept entwickelt und im
Verlauf des Sommers die erforderlichen
Schulungsunterlagen aufbereitet.
Im November 2015 war es dann soweit:
In insgesamt vier Schulungsveranstaltungen (drei in Wien, eine in Graz) fungierten Kathy Penz und Franz Schaden
als Vortragende und brachten das erworbene Wissen an „die Frau“ und an
„den Mann“.
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BHAG NEWS 01/2016
jedem Aufgabenschwerpunkt wurden
auch die relevanten Termine genannt.
Besonders wichtig war zu jeder Teilaufgabe die Feststellung, wie und in welchem Umfang die BHAG die Kundinnen
und Kunden unterstützen kann. Dazu ist
auch die Abgrenzung erforderlich, wo
die BHAG keine Unterstützung leisten
kann (z.B. § 25 RLV 2013: Rücklagen; §§
27 und 28 RLV 2013: Angaben zu Transaktionen mit nahe stehenden Einheiten
oder Personen; Informationen über das
Personal des Bundes).
Wie geht es weiter?
Die beiden Wiener Bereichsleiter Verrechnung, Johann Baumgartner und
Martin Kuso, werden nochmals mit allen Kundinnen und Kunden ein Gespräch
führen, ob und in welchem Umfang sie
beim BRA 2015 Unterstützung benötigen. Für jede/n Kundin/Kunden wurde
aus der Gruppe der geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine konkrete
Ansprechperson nominiert.
Franz Schaden
Die konkrete Tätigkeit wird sich voraussichtlich auf die beiden Wiener Verrechnungsbereiche konzentrieren, aber gerade für dezentral organisierte Ressorts
kann es auch nützlich sein, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen
Verrechnungsabteilungen ausgebildet
wurden. Zeitgleich erhielten unsere
Kundinnen und Kunden im Rahmen der
November-Beiratssitzung einen Bericht
über den aktuellen Status und die weitere Vorgehensweise.
Was waren die Inhalte der Schulung?
In der Schulung wurden die aufgrund
der Rechnungslegungsverordnung (RLV)
2013 erforderlichen Tätigkeiten erklärt
und auch der Umgang mit den verschiedenen technischen Systemen (Portalanwendungen BRA-Tool und Kontenplan
des Bundes; HIS; HV-SAP) gezeigt. Zu
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Für die Kundinnen und Kunden, die diese Unterstützungsleistung in Anspruch
nehmen, steht je Verrechnungsabteilung
bzw. je Verrechnungsbereich ein gut
ausgebildetes Team bereit.
Kathy Penz
Dieses Team steht den Kundinnen und
Kunden bei Fragestellungen zum BRA
zur Verfügung und unterstützt, wie
bereits ausgeführt, mit Auswertungen
in HV-SAP und informiert über die relevanten haushaltsrechtlichen Bestimmungen (z.B. die Differenzierung von
Finanzierungs- und Operating Leasing,
die Bildung von Rückstellungen, die Forderungsbewertung oder die Verwaltung
von Vorräten).
zendes Zahlenmaterial (Detailabfragen
aus HV-SAP) liefern und sie bei der Auswahl und Anwendung der am besten geeigneten HV-SAP-Berichte unterstützen.
Auch die Daten aus der Anlagenbuchhaltung (FI-AA) werden bei der Beantwortung von Fragen zur Vermögensrechnung miteinbezogen.
Wir sind jedenfalls froh über den erfolgreichen Abschluss einer langen Projektund Entwicklungsphase und hoffen darauf, schon bald möglichst viele unserer
Kundinnen und Kunden bei dieser Tätigkeit unterstützen zu können!
Die BHAG wird im Rahmen dieser Unterstützungsleistung auf Anforderung
der Kundinnen und Kunden zu den im
BRA-Tool ausgewiesenen Werten ergän-
Die Interpretation des Zahlenmaterials,
die Feststellung der Ursachen bei Abweichungen zwischen Voranschlag und
Ergebnis sowie die Formulierung von Begründungen zum BRA wird aber Aufgabe
der Ressorts bleiben.
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BHAG NEWS 01/2016
Kunden der agentur für rechnungswesen gmbh
Nach der Gründung der Tochtergesellschaft agentur für rechnungswesen gmbh (arw) war die
Kundengewinnung die nächste Herausforderung. Mit dem Auftritt bei der Kommunalmesse
wurde ein großer Schritt in Richtung Steigerung der Bekanntheit getan. Ausschlaggebend für
die ersten Kundenbeziehungen waren aber vor allem persönliche Gespräche mit und bei den
Kundinnen und Kunden.
A
uch als Tochtergesellschaft eines
bereits bekannten Unternehmens
muss man viel Zeit und Arbeit investieren um die ersten Kundinnen und
Kunden zu akquirieren. Neben Infomaterial wie z.B. Folder, in denen die Leistungen des Unternehmens beschrieben
sind, ist vor allem der persönliche Kontakt sehr wichtig.
Leistungen der arw
Abhängig vom zuständigen Geschäftsbereich der arw können den potentiellen
Kundinnen und Kunden verschiedene
Leistungen angeboten werden.
Geschäftsbereich Public
Für Bundesländer, Städte und Gemein-
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den dürfen folgende Leistungen erbracht
werden:
der arw folgende Arten der Leistungserbringung erwerben:
•
•
•
•
•
•
•
Laufende Buchführung
Personalabrechnung
Schulungen
Sonstige Leistungen
Unter „sonstige Leistungen“ fallen Tätigkeiten wie zum Beispiel die Prüfung
von Förderabrechnungen oder Unterstützungsleistungen vor Ort.
Geschäftsbereich Corporate
Öffentliche Unternehmungen, die direkt
oder indirekt zu mindestens zu 25% im
Eigentum des Bundes oder sonstiger Gebietskörperschaften stehen, können von
Finanzbuchhaltung
Personalabrechnung
Betriebswirtschaftliche Beratung
Erste Vertragspartner
Im Laufe der letzten Monate wurden
zahlreiche Gespräche geführt und es
freut uns sehr, dass es bei zwei Kundinnen und Kunden bereits zu einem
erfolgreichen Vertragsabschluss gekommen ist.
Ab 01.01.2016 zählen sowohl die Monopolverwaltung GmbH als auch die Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt
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BHAG NEWS 01/2016
für Gartenbau Schönbrunn zum Kundenkreis der arw.
Monopolverwaltung GmbH
Die Monopolverwaltung GmbH arbeitet auf der Grundlage des Tabakmonopolgesetzes. Sie wurde 1996 als unabhängige Stelle gegründet und steht
zu 100% im Eigentum des Bundes. Zu
ihren Tätigkeiten zählt die Verwaltung
der Angelegenheiten des Kleinhandels
mit Tabakerzeugnissen. Das umfasst unter anderem die Bestellung der für die
Nahversorgung erforderlichen Anzahl an
Tabaktrafikanten.
Die arw übernimmt für die Monopolverwaltung GmbH einige wichtige Tätigkeiten. Neben der jährlichen Erstellung
des Budgets und der Erstellung der Beteiligungsberichte für das BMF wird ab
01. Jänner 2016 die laufende Buchführung in der arw durchgeführt. Buchung
von Belegen, Führung von Nebenbüchern und die Verwaltung offener Posten
sind nur einige Themen, die in Zukunft
von der arw bearbeitet und durchgeführt werden.
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Zusätzlich erfolgen die Personalabrechnung und die Erstellung des Jahresabschlusses durch die arw.
Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt für Gartenbau Schönbrunn
Die Höhere Bundeslehr- und Forschungsanstalt für Gartenbau Schönbrunn (HBLFA) bildet in jeweils fünf
Schulstufen Schülerinnen und Schüler
in den Fachrichtungen „HLA für Garten- und Landschaftsgestaltung“ und
„HLA für Gartenbau“ aus. Die HBLFA ist
dem Bundesministerium für Land- und
Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft unterstellt, die Zuständigkeit
in pädagogischen Belangen obliegt dem
Bundesministerium für Bildung und
Frauen.
Bezüge aufgrund Änderungen im Kollektivvertrag.
Die Übernahme der Tätigkeiten wird eine
spannende und interessante Herausforderung für alle Beteiligten.
Die arw übernimmt für die HBLFA
Schönbrunn mit 01. Jänner 2016 zahlreiche Tätigkeiten im Rahmen der Personalabrechnung der Kollektivvertragsbediensteten. Das betrifft unter anderem
die monatliche Gehaltsabrechnung, die
Abrechnung von Dienstreisen im Inland,
An- und Abmeldungen bei der Krankenkasse und die jährliche Valorisierung der
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BHAG NEWS 01/2016
Kundenbefragung 2015
Die wichtigsten Ergebnisse der Kundenbefragung aus Sicht des Marktforschungsinstitutes:
…Die Ansprechpersonen – eine zentrale Stärke der Buchhaltungsagentur…
…Das Reklamationswesen offenbart Spielraum für Verbesserungen…
…Das Image aus Kundensicht – die BHAG im Aufwind…
U
m die Zufriedenheit unserer
Kundinnen und Kunden zu messen und Anregungen zur Verbesserung und Optimierung einzuholen, wurde im Jahr 2015 wieder eine
Kundenbefragung durchgeführt. Rund
3.400 Personen erhielten die Einladung
zur Teilnahme an der Kundenbefragung,
welche online und anonym durchgeführt
wurde.
Aufgrund der organisatorischen Änderungen in der BHAG gab es erstmals
eine getrennte Bewertungsmöglichkeit
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der Bereiche Verrechnung, Nachprüfung
und Stammdatenmanagement. Es wurde erhoben, wie wichtig den Befragten
bestimmte Themen sind und wie sie die
Umsetzung dieser Themen in der BHAG
bewerten.
Ergebnisse
Bei den Stärken der BHAG werden erfreulicherweise die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter an erster Stelle genannt. Vor allem durch Kompetenz und
Hilfsbereitschaft sind sie eine große Unterstützung für die Befragten.
Im Bereich Verrechnung wurde die BHAG
in der Kundenbefragung sehr gut bewertet. Themen wie „rasche Rückmeldung
bei Problemen“ und „zufriedenstellende
Bearbeitung der Geschäftsfälle“, die den
Befragten sehr wichtig sind, wurden fast
zur Gänze positiv bewertet.
Die Bereiche Nachprüfung und Stammdatenmanagement wurden von den Befragten kritischer beurteilt. In Summe
überwiegen zwar die positiven Bewertungen, jedoch gab es auch einige negative Beurteilungen. So setzt sich hier zB
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BHAG NEWS 01/2016
der positive Eindruck aus dem Bereich
Verrechnung in Bezug auf die rasche
Rückmeldung bei Problemen leider nicht
fort.
Die vertraglichen Leistungen konnten in
der Kundenbefragung ebenfalls bewertet werden. Die Befragung hat ergeben,
dass das Angebot der vertraglichen Leistungen sehr vielen bekannt ist und das
Interesse, diese zu nutzen, vorhanden
ist. Vor allem die Vertretungsleistung
durch die BHAG im Rahmen der Vorerfassungen, insbesondere bei längerfristigen Ausfällen, findet großen Anklang
bei den Befragten.
Neben der Messung der Zufriedenheit
wird die Kundenbefragung aber vor
allem als Grundlage für Veränderungen
herangezogen. Jene Themen, bei denen
unserer Kundinnen und Kunden Optimierungsbedarf sehen, werden analysiert
und Verbesserungsvorschläge erarbeitet.
So wird es in Zukunft in Teilbereichen
unterstützende Maßnahmen zur Optimierung der Kommunikation und des
Beschwerdemanagements geben.
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Statements einiger Befragten:
Bin zufrieden und würde es als gute Zusammenarbeit sehen
Raschere Übermittlung von Neuerungen an die Dienststellen
Danke, dass die Damen und Herren immer bereit und da sind
und auch helfen, wenn ich sie brauche
Die überprüften Stellen werden nach zu strengen Kriterien geprüft
Nach anfänglichen Schwierigkeiten bin ich mit den Dienstleistungen der BHAG nunmehr sehr zufrieden
Ich bin froh, dass ich mich jederzeit an meine Ansprechpartner
wenden kann.
Zu geringes Kursangebot
Ich bin mit dem Programm HV-SAP und der Zusammenarbeit mit der BHAG sehr zufrieden.
Formalfehler werden unserer Meinung nach überbewertet
In der Umstellungsphase 2013 war eine intensive Zusammenarbeit nötig, die durch Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft
und Kompetenz der BHAG Mitarbeiter immer gegeben war.
Wir waren mit dem Prüfablauf sehr zufrieden
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BHAG NEWS 01/2016
Seminarangebot 2016
Auch 2016 werden in der Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) wieder Seminare angeboten. Die im Vorjahr zum ersten Mal durchgeführten Ausbildungsreihen erfreuten sich
großer Beliebtheit. Aus diesem Grund sind heuer wieder beide Ausbildungsreihen Bestandteil
unseres Seminarangebots.
E
rfreulicherweise werden die Seminare der BHAG mit großem Interesse angenommen, sodass auch
heuer wieder ein Seminarangebot für
unsere Kundinnen und Kunden zur Verfügung gestellt wird.
Neben den Klassikern wie zum Beispiel
unser dreitägiges Seminar „ Anweisungsreferent (ARE)“ oder das eintägige
Seminar „Anordnungsbefugter (AOG)“
findet sich auch heuer wieder des sehr
beliebte eintägige Seminar „Infouser
(INU)“ im Seminarangebot.
Zusätzlich bieten wir auch weiterhin die
Seminare „Rolle Anlagenreferent (ANR)“
und „Modul Materialmanagment (MM)“
an. Beide dauern zwei Tage und bieten
12
den Teilnehmerinnen und Teilnehmern
einen großzügigen Überblick über das
jeweilige Thema.
Im Bereich Fachausbildung gibt es weiterhin die „Basisschulung Buchhaltungspraxis“, die vor allem wesentliche Eckpunkte des Haushaltsrechts vermittelt.
auf sieben Tage) eine ideale Basis für die
Tätigkeiten im Arbeitsalltag.
Obwohl sie im Vorjahr das erste Mal angeboten wurden, waren unsere Ausbildungsreihen sehr gefragt – beide Durchgänge im zweiten Halbjahr waren noch
vor dem Sommer komplett ausgebucht
und auch im ersten Halbjahr waren bei
beiden Ausbildungsreihen fast alle Plätze vergeben.
Das Seminarangebot für das Jahr 2016
ist seit 01. Jänner 2016 auf unserer
Website
www.buchhaltungsagentur.
gv.at aufrufbar. Neben detaillierten Informationen zu den einzelnen Seminaren können Sie sich direkt über die
Website mittels Online-Anmeldung Ihren Platz sichern.
Die Ausbildung zur/zum qualifizierten
ARE bietet in vier Modulen (aufgeteilt
Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung!
Für alle Anordnungsbefugten gibt es unsere Ausbildung zum qualifizierten AOG.
Hier wird ebenfalls in vier Modulen (fünf
Tage) umfangreiches Wissen vermittelt.
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BHAG NEWS 01/2016
Steuerkennzeichen bei Auslandsrechnungen
Werden grenzüberschreitend Dienstleistungen bezogen oder Waren im Zuge von innergemeinschaftlichem Erwerb gekauft, sind bestimmte Vorschriften zu beachten. So muss zum
Beispiel der Übergang der Steuerschuld auf der Rechnung ausgewiesen werden. Bei der Erfassung in HV-SAP ist ebenfalls besondere Vorsicht geboten.
L
aut Umsatzsteuergesetz (UStG)
1994 sind – unter Berücksichtigung
allfälliger Steuerbefreiungen nach
§ 6 – alle Lieferungen und sonstigen
Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt ausführt, steuerbar.
Der Bund ist generell kein Unternehmer,
sondern nur im Rahmen seiner Betriebe
gewerblicher Art unternehmerisch tätig
und unterliegt auch nur in diesem Bereich der Umsatzsteuerpflicht bzw. Vorsteuerabzugsberechtigung.
Allerdings enthält das UStG 1994 auch
einige Bestimmungen, die sich auf juristische Personen des öffentlichen Rechts
bzw. auf Nicht-Unternehmer mit UIDNummer (erweiterter Unternehmerbe-
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griff nach § 3a Abs. 5 Z. 2 UStG 194)
beziehen.
Unternehmer sind selbständig, gewerblich oder betrieblich tätig und haben
die Absicht, Einnahmen zu erzielen.
Somit unterliegen viele Geschäftspartner des Bundes der Umsatzsteuerpflicht
und weisen auf ihren Rechnungen auch
eine Umsatzsteuer aus. Vor allem bei
Geschäftspartnern aus dem Ausland ist
diesem Punkt besondere Beachtung zu
schenken.
Erwerbsteuer und Reverse Charge
Innergemeinschaftliche Erwerbe unterliegen ebenfalls der Umsatzsteuer.
In diesem Fall spricht man von der Er-
werbsteuer. Hier kommt das Bestimmungslandprinzip zur Anwendung: das
Unternehmen, das die Lieferung aus dem
EU-Ausland bezieht, hat im Inland die
Erwerbsteuer (inländischer Steuersatz)
zu entrichten, während das liefernde
Unternehmen steuerbefreit bleibt.
Um einen innergemeinschaftlichen Erwerb handelt es sich, wenn der Gegenstand der Lieferung von einem Mitgliedstaat in einen anderen Mitgliedstaat
befördert oder versendet wird. Weiters
müssen die Lieferung sowie der Erwerb
steuerbar und der Abnehmer ein Unternehmen oder eine nicht-unternehmerische, juristische Person sein. Aufgrund
der Bestimmungen des Art. 19 der Bin-
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nenmarktregelung (BMR; Anhang zum
UStG 1994) ist bei innergemeinschaftlichen Erwerben der Erwerber der Steuerschuldner.
Bei sonstigen Leistungen (zB Dienstleistungen), die aus dem Aulsand bezogen
werden, gilt das Reverse Charge-System.
Das bedeutet, dass die Steuerschuld auf
den Leistungsempfänger übergeht und
von diesem an das zuständige Finanzamt (sein Firmensitz-Finanzamt) abzuführen ist. Der leistende Unternehmer
haftet aber jedenfalls für diese Steuer.
Steuerkennzeichen
Bei innergemeinschaftlichem Erwerb
oder sonstigen Leistungen aus dem Ausland ist in HV-SAP neben dem Nettobetrag zusätzlich ein Steuerkennzeichen
zu erfassen. Wurde eine Ware gekauft,
ist ein Steuerkennzeichen beginnend mit
E* zu verwenden.
Handelt es sich um eine sonstige Leistung, ist ein Steuerkennzeichen beginnend mit R* zu verwenden. Für die Betriebe, die unternehmerisch tätig sind,
14
sind Steuerkennzeichen mit Y* vorgesehen.
Rechnungsmerkmale
Handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung oder eine sonstige
Leistung aus dem Ausland, muss die
Rechnung zusätzlich zu den allgemeinen Rechnungserfordernissen folgende
Merkmale enthalten:
•
•
•
UID-Nummer des Empfängers
Nettorechnung
Hinweis auf die Steuerfreiheit der
innergemeinschaftlichen Lieferung
bzw. den Übergang der Steuerschuld.
Bereits bei der Bestellung ist es notwendig, die UID-Nummer bekannt zu geben,
damit diese auf der Rechnung vermerkt
werden kann und der Lieferant weiß,
dass er eine Nettorechnung ausstellen
muss.
Einfuhr-Umsatzsteuer
Werden Waren aus dem Drittland (also
außerhalb des EU-Gemeinschaftsge-
bietes) gekauft, fällt bei der Einfuhr
die sogenannte Einfuhr-Umsatzsteuer
an. Diese ist gesondert beim Finanzamt anzugeben, die Vorschreibung erfolgt zumeist aufgrund der Anmeldung
beim Zoll. In HV-SAP ist für die EinfuhrUmsatzsteuer keine gesonderte Eingabe
notwendig.
Umsatzsteuervoranmeldung (UVA)
Fallen Erwerbsteuer und/oder Reverse
Charge an, sind seitens der betroffenen
Dienststellen auch regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen zu erstellen und
dem Finanzamt zu übermitteln.
Die Tätigkeiten im Zusammenhang mit
der UVA können bei Abschluss einer
dementsprechenden vertraglichen Leistung von der Buchhaltungsagentur
(BHAG) übernommen werden. In diesem Fall ist eine „Spezialvollmacht“ des
haushaltsleitenden Organes notwendig,
damit die BHAG via FinanzOnline auf die
Steuernummer zugreifen kann.
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