Sachbearbeitung im Lehrveranstaltungs

Im Asien Afrika Institut der Fakultät für Geisteswissenschaften ist voraussichtlich zum
22.02.2017 die Stelle einer bzw. eines Tarifbeschäftigten für die
Sachbearbeitung
im
Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement
- EGr. 9 FG 2 TV-L befristet für die Dauer des Mutterschutzes und anschließender Elternzeit der Stelleninhaberin
voraussichtlich für ein Jahr in Teilzeit zu besetzen. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 31,2
Stunden.
Ihre Aufgaben:
Wahrnehmung der Rolle als Prüfungsmanagerin bzw. als Prüfungsmanager: Planung, Organisation und Durchführung von softwaregestützten Prüfungsverfahren in Bachelor- und Masterstudiengängen, Magister-, Promotions- und Habilitationsverfahren; Beratung
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Planung und Organisation von Abschlussprüfungen, inkl. Frist- und Terminüberwachung
Überprüfung der Zulassungsvoraussetzungen, Anerkennung von Leistungen, Prüfung
der Unterlagen, Bearbeitung von Attest-, Ausnahme- und Härtefällen
Erstellung von Bescheinigungen, Transkripts und Zeugnisdokumenten
Pflege und Verwaltung der Prüfungsakten
Beratung (Studierende, Lehrende, Ausschüsse) zu Prüfungsfragen, Zulassungsvoraussetzungen, Verfahren, Fristen und zu rechtlichen Fragen gemäß der Rahmenprüfungsordnung und fachspezifischen Bestimmungen
Beratung bei Anerkennung von auswärtigen Studien- und Prüfungsleistungen
Neuentwicklung bzw. Anpassung von Verwaltungsverfahren bei Änderungen bzw.
Neueinführungen von Studiengängen, inkl. Anpassung von Formularen und Informationsmaterialien
Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Pflege der Informationen zu Abschlussverfahren auf der Homepage
Kommunikation der Abläufe in die Studiengänge sowie Kontrolle der Abläufe
Erstellung von Prüfungsstatistiken
Unterstützung bei der Gremienbetreuung (Prüfungsausschüsse)
Wahrnehmung der Rolle als Lehrveranstaltungsmanagerin bzw. als Lehrveranstaltungsmanager: Planung des Semesters, Lehrveranstaltungsmanagement (STiNE), Beratung
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Mitwirkung bei der Erstellung des Semesterprogramms
Nachpflegen und Generieren von Lehrveranstaltungsdaten, Verknüpfen mit modellierten Studienbausteinen
Einpflegen der Anmeldedaten und Vergabekriterien in STiNE
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Durchführen der Platzvergabe: Anmeldelisten schließen ,überwachen , führen
Pflegen von Teilnehmer- und Prüfungslisten in STiNE
Einpflegen von Einzelfällen in STiNE (Härtefälle, Nachmeldungen, etc.)
Beratung von Lehrenden und Studierenden zu Fragen der Lehrveranstaltungsanmeldung
Beraten von Lehrenden zu Fragen von Teilnehmer- und Prüfungslisten
Beratung und Unterstützung der Lehrenden bei der Dateneingabe
Information bzw. Öffentlichkeitsarbeit zu Anmeldeverfahren
Information und Support für Studierende (Request Tracker) und Lehrende
Mitarbeit bei der Pflege von Studieninformationen auf der Homepage (inhaltlich, redaktionell)
Wahrnehmung von Aufgaben im Prüfungsmanagement
Einstellungsvoraussetzungen
Sie verfügen über ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium (Bachelor oder FH) oder über
vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse. Alternativ verfügen Sie z. B über eine abgeschlossene Berufsausbildung zur bzw. zum Verwaltungsfachangestellten oder eine kaufmännische
Ausbildung mit mindestens dreijähriger, fachbezogener Berufserfahrung.
Erforderliche Fachkenntnisse
 gute Kenntnisse über den Aufbau modularisierter Bachelor-und Master-Studiengänge
im deutschen Hochschulsystem
 sehr gute Kenntnisse der Universität Hamburg bzw. der Fakultät für Geisteswissenschaften, insbesondere ihrer Verwaltungs-, Gremien- und Studiengangsstruktur
 Kenntnisse von Zuständigkeiten, Abläufen innerhalb der Verwaltung und akademischen Selbstverwaltung sowie von der Lehrsituation des Fachbereichs
 gute Kenntnisse der relevanten rechtlichen Grundlagen und ihrer Anwendung, insbesondere der jeweils gültigen Rahmenprüfungsordnungen und der dazugehörigen fachspezifischen Bestimmungen auf Basis der Regelungen des HmbHG bzw. die Bereitschaft, sich in diese einzuarbeiten
 sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere der MS-Office-Anwendungen; die Bereitschaft
zur Aneignung neuer Kenntnisse oder anderer Programme wird erwartet
 Kenntnisse der Funktionalität von Campus-Management-Systemen, insbesondere gute
Anwenderkenntnisse des Studieninformationssytems STINE/CampusNet erwünscht
 gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
 grundlegende Kenntnisse zur Erhebung statistischer Daten
Idealerweise verfügen Sie über differenzierte Kenntnisse im Bereich der Wissenschaftsverwaltung an einer deutschsprachigen Hochschule
Persönliche Fähigkeiten
 Bereitschaft sich in weitere Fachgebiete bspw. des Studien- und Prüfungsbüros einzuarbeiten sowie hier unterstützend tätig zu werden
 hohe Sozialkompetenz, insbesondere Kommunikationsfähigkeit und Beratungskompetenz
 Freude am Umgang mit Studierenden
 hohe Gewissenhaftigkeit und Gründlichkeit sowie Zuverlässigkeit und Entscheidungsstärke
 Belastbarkeit in hochfrequentierten Phasen sowie Fähigkeit zur Aufgabenpriorisierung,
 Flexibilität
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ausgeprägte Bereitschaft zur Teamarbeit
diplomatisches Geschick gepaart mit Durchsetzungsvermögen sowie freundlichem Auftreten
Bildschirmtauglichkeit
Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. In dem Bereich, für den diese Stelle ausgeschrieben wird, sind Männer unterrepräsentiert im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes. Wir fordern Männer daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden
bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerberinnen und Bewerbern gleicher Eignung, Befähigung und
fachlichen Leistungen.
Bei Rückfragen stehen Ihnen Frau Tanja Poppe unter der E-Mail Adresse [email protected] und Herr Dr. Ozanan Rocha unter der E-Mail Adresse [email protected] gern zur Verfügung.
Bitte stellen Sie insbesondere dar, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen und senden Sie
unter Angabe der Kennziffer Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 19.01.2017 an:
Universität Hamburg
Stellenausschreibungen
Kennziffer: 507/1
Mittelweg 177
20148 Hamburg
oder per E-Mail an: [email protected]
Die Universität Hamburg ist zertifiziert.
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