Datum: 29.06.2016 ESMA/2016/VAC17/FGIII STELLENAUSSCHREIBUNG VERWALTUNGSASSISTENT (RESERVELISTE) (M/W) REF: ESMA/2016/VAC17/FGIII Vertragsart Funktionsund Besoldungsgruppe Laufzeit des Vertrags Abteilung Ort der dienstlichen Verwendung Bewerbungsfrist Die Reserveliste ist gültig bis Vertragsbediensteter1 FGIII 3 Jahre, mit der Möglichkeit einer Verlängerung2 nicht angegeben / gesamte ESMA Paris, Frankreich 28.08.2016, 30.09.2016 (23.59 Uhr, Ortszeit Paris) 31.12.20173 1. Die Behörde Die ESMA ist eine unabhängige EU-Behörde, die am 1. Januar 2011 gegründet wurde. Der Auftrag der ESMA besteht in einer Verbesserung des Anlegerschutzes und der Förderung stabiler und ordentlicher Finanzmärkte. Dieser Auftrag leitet sich aus der Gründungsverordnung der ESMA4 ab und umfasst drei Ziele: Anlegerschutz: stärkere Berücksichtigung der Bedürfnisse von Verbrauchern im Finanzbereich und Stärkung ihrer Rechte als Anleger bei gleichzeitiger Anerkennung ihrer Verantwortlichkeiten; Ordentliche Märkte: Förderung der Integrität, Transparenz, Wirksamkeit und des guten Funktionierens der Finanzmärkte und einer soliden Infrastruktur der Märkte sowie Finanzstabilität: Stärkung des Finanzsystems, damit es Schocks standhalten und finanzielle Ungleichgewichte auffangen kann, bei gleichzeitiger Förderung des Wirtschaftswachstums. Die ESMA erreicht ihre Ziele im Rahmen des Europäischen Finanzaufsichtssystems (ESFS) im Zuge einer aktiven Zusammenarbeit mit den zuständigen nationalen Behörden (insbesondere den Regulierungsbehörden für die Wertpapiermärkte) sowie der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (EBA) und der Europäischen Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die betriebliche Altersversorgung (EIOPA). Die ESMA hat innerhalb des Europäischen Finanzaufsichtssystems (ESFS) eine einzigartige Stellung, da ihr Schwerpunkt auf 1 Nach Artikel 3 Buchstabe a der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten (BBSB) der Europäischen Union. Vertragsbedienstete können im Rahmen ihres ersten Vertrags über einen befristeten Zeitraum eingestellt werden. Der Vertrag kann um einen zweiten befristeten Zeitraum verlängert werden. Bei einer zweiten Verlängerung wird der Vertrag zu einem unbefristeten Vertrag umgewandelt. Die Probezeit für den ersten Vertrag umfasst neun Monate. 3 Die Gültigkeit der Reserveliste kann verlängert werden. 4 Verordnung (EU) Nr. 1095/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. November 2010 zur Errichtung einer Europäischen Aufsichtsbehörde (Europäische Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde), zur Änderung des Beschlusses Nr. 716/2009/EG und zur Aufhebung des Beschlusses 2009/77/EG der Kommission. 2 Seite 1 von 6 der Dimension der Wertpapiere und Finanzmärkte sowie den übergeordneten europäischen Aspekten dieser Ziele liegt. Weiterführende Informationen finden sich auf der Website der ESMA: http://www.esma.europa.eu 2. Stellenprofil und Rahmen Die ESMA führt ein Auswahlverfahren durch, um eine Reserveliste mit etwa 15 geeigneten Bewerbern für künftige Einstellungen zu erstellen. Die erfolgreichen Bewerber werden für die allgemeine administrative Unterstützung eines Referats/Teams/Abteilungsleiters sowie möglicherweise für die Bearbeitung von Angelegenheiten im Finanz- und Haushaltsbereich zuständig sein. Der Stelleninhaber wird für die allgemeine administrative und Sekretariatsunterstützung zuständig sein, darunter beispielsweise die folgenden Aufgabenfelder: Organisation und Weiterverfolgung von internen und externen Sitzungen sowie Geschäftsreisen und Erstattungsanträgen für Dienstreisen; Protokollführung, Weiterverfolgung von Informationsflüssen und Fristen, Verwaltung von Terminplänen/Tagesordnungen; Verfassen von Korrespondenz, Erstellen von einschlägigen Berichten, Statistiken, Datenbanken, Aufzeichnungen, Präsentationen und Korrekturlesen von Dokumenten; Verwaltung des Büromaterials; Registrierung, Verteilung und Pflege von physischen und elektronischen Dokumenten, gemeinsamen Dateien, Korrespondenz und Klärungsanfragen nach festgelegten Ablageverfahren und einschlägigen Bestimmungen; Postverwaltung, einschließlich einer möglichen Filterung und Umverteilung innerhalb des Teams; Unterstützung bei der Erstellung und Weiterverfolgung des Haushaltsplans; Vorbereitung und Weiterverfolgung von finanziellen Transaktionen; administrative Unterstützung im Vertragsmanagement und bei allen Stufen von Vergabeverfahren; Verfolgung von laufenden Arbeiten und Sicherstellung der Weiterverfolgung von zugewiesenen Aufgaben bis zu ihrem Abschluss; Funktion als erste Kontaktstelle für interne und externe Anfragen; Pflege und Aktualisierung des Intranets und/oder der Website der ESMA sowie Wahrnehmung sonstiger Sekretariats- und administrativer Aufgaben, die für notwendig erachtet werden. 3. Berufliche Qualifikationen und sonstige Anforderungen A. Zulassungskriterien Die Bewerber werden auf der Grundlage aller folgenden Zulassungskriterien, die bis zum Bewerbungsschluss erfüllt sein müssen, für das Auswahlverfahren in Betracht gezogen: ein durch ein Diplom bescheinigter postsekundärer Bildungsabschluss5, 5 Es werden nur Qualifikationen berücksichtigt, die in den EU-Mitgliedstaaten erworben oder von den zuständigen Behörden der betreffenden EU-Mitgliedstaaten als gleichwertig anerkannt wurden. Seite 2 von 6 ODER ein Bildungsniveau, das einem durch ein Zeugnis6 bescheinigten Sekundarabschluss, der Zugang zur postsekundären Bildung ermöglicht, entspricht, und eine dreijährige nachgewiesene Berufserfahrung nach Erwerb des Abschlusses7; Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der Europäischen Union oder des EWR (Norwegen, Liechtenstein, Island); Besitz der bürgerlichen Ehrenrechte8; Erfüllung der Verpflichtungen aus den geltenden Wehrgesetzen; Nachweis der für die Ausübung der angestrebten Tätigkeit erforderlichen sittlichen Anforderungen; gründliche Kenntnis einer der Amtssprachen der Europäischen Union9 und ausreichende Kenntnis10 einer weiteren Amtssprache der Europäischen Union sowie Besitz der für die Ausübung der Tätigkeiten erforderlichen körperlichen Eignung11. B. Auswahlkriterien VORAUSWAHL Bewerbungen, die die Zulassungskriterien (Teil A) erfüllen, werden auf der Grundlage der grundlegenden Anforderungen (Teil B.1) bewertet. Bewerber, die nicht alle der grundlegenden Anforderungen (Teil B.1) erfüllen, werden vom Auswahlverfahren ausgeschlossen. Bewerber, die sämtliche der grundlegenden Anforderungen (Teil B.1) erfüllen, werden anhand der wünschenswerten Anforderungen eingestuft (Teil B.2). Im Rahmen dieser vergleichenden Bewertung der Bewerbungen werden die ersten 40 Bewerber, die die höchsten Punktzahlen und ein Mindestergebnis von 65 % erreichen, zu gemeinsamen schriftlichen Prüfungen eingeladen. Anschließend werden die besten Bewerber, die ein Mindestergebnis von 65 % in den schriftlichen Prüfungen erzielen, zu einem Gespräch eingeladen. B.1. Grundlegende Anforderungen a) Zwei (2) Jahre Berufserfahrung auf dem Gebiet der administrativen Unterstützung in Zusammenhang mit den unter Punkt 2 genannten Zuständigkeiten; b) Erfahrung in der administrativen Unterstützung im Bereich Finanzen oder Vergabeverfahren; 6 Es werden nur Qualifikationen berücksichtigt, die in den EU-Mitgliedstaaten erworben oder von den zuständigen Behörden der betreffenden EU-Mitgliedstaaten als gleichwertig anerkannt wurden. 7 Weitere Informationen zur Berechnung der Berufserfahrung sind dem Dokument „Candidates Guidelines“ zu entnehmen, das auf der Website der ESMA veröffentlicht wurde: https://www.esma.europa.eu/about-esma/careers 8 Vor der Einstellung muss der Bewerber ein polizeiliches Führungszeugnis oder eine ähnliche behördliche Bescheinigung vorlegen. 9 Die Amtssprachen der EU sind: Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Estnisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Irisch, Italienisch, Kroatisch, Lettisch, Litauisch, Maltesisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Schwedisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch. 10 Voraussetzung sind Sprachkenntnisse, die mindestens dem Niveau B2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen entsprechen: http://europass.cedefop.europa.eu/de/resources/european-language-levels-cefr Die Kenntnisse der zu einem Gespräch eingeladenen Bewerber in der zweiten Amtssprache der EU werden sowohl mündlich als auch schriftlich geprüft. 11 Vor der Einstellung muss sich der erfolgreiche Bewerber einer Untersuchung in einer der medizinischen Einrichtungen der EU unterziehen, um sicherzustellen, dass er die Anforderungen des Artikels 82 Absatz 3 Buchstabe d der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der EU (körperliche Eignung für die Ausübung der Tätigkeit) erfüllt. Seite 3 von 6 c) Erfahrung in der Organisation von Sitzungen und Reisevorbereitungen/Geschäftsreisen sowie d) ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kenntnis der englischen Sprache12. B.2. Wünschenswerte Anforderungen e) Eine über die in Kriterium a geforderte Berufserfahrung hinausgehende Erfahrung wäre von Vorteil. f) Kompetenz im Umgang mit IT-Anwendungen (Word, Excel, Outlook und PowerPoint); g) Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften; h) Erfahrung im Vertragsmanagement; i) Erfahrung im Korrekturlesen von Dokumenten in englischer Sprache; j) Erfahrung im Verfassen von Berichten und/oder der Erstellung von Statistiken; k) Erfahrung in der Administration von Websites und Intranets sowie Kenntnisse in Designund/oder Publishing-Software; l) Kenntnis der französischen Sprache; m) Erfahrung in einem multikulturellen Umfeld und insbesondere im institutionellen Rahmen der EU sowie n) Motivation für die Bewerbung um die ausgeschriebene Stelle. BEWERBUNGSGESPRÄCH UND SCHRIFTLICHE PRÜFUNGEN Die zu einem Bewerbungsgespräch und schriftlichen Prüfungen eingeladenen Bewerber werden anhand aller Auswahlkriterien bewertet (Teile B1, B2 und B3). B.3. Zusätzliche Anforderungen o) Professionalität und Detailgenauigkeit; p) hervorragende Kommunikations- und Schreibkompetenz; q) Fähigkeit, unter Druck und bei knappen Fristen genau zu arbeiten, Fähigkeit zur Organisation des Arbeitspensums und zur Priorisierung von Aufgaben; a) kundenorientierte Arbeitshaltung; b) Fähigkeit zur Teamarbeit und guten Zusammenarbeit mit anderen. Die erstellte Reserveliste kann abhängig von den Anforderungen der ESMA für die Besetzung einer ähnlichen Stelle verwendet werden. Zu beachten ist, dass eine Aufnahme in die Reserveliste keine Garantie für eine Einstellung ist. B.4. Wie können Sie sich bewerben? Die Bewerbungen sind mit den folgenden Unterlagen bis zum Bewerbungsschluss per E-Mail an die folgende Adresse zu übermitteln: [email protected] Die Bewerbungen müssen einen Lebenslauf und ein Bewerbungsschreiben in englischer 12 Mindestens entsprechend Niveau B2. Englisch ist die interne Arbeitssprache der ESMA gemäß Beschluss ESMA/2011/MB/3 des Verwaltungsrats der ESMA vom 11.1.2011. Mit diesem Beschluss wird Artikel 73 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 1095/2010 zur Errichtung der ESMA umgesetzt. Seite 4 von 6 Sprache (Arbeitssprache der ESMA) umfassen13. Die Bewerbungsunterlagen müssen mit der Referenznummer der Stellenausschreibung (siehe nachfolgende Vorlagen) gekennzeichnet sein. Lebenslauf im Europass-Format14, gespeichert als: ESMA_2016_VAC17_FGIII_NACHNAME_Vorname_CV Beispiel: ESMA_2016_VAC17_FGIII_SCHMIDT_Anna_CV Bewerbungsschreiben von höchstens zwei Seiten, in dem der Bewerber sein Interesse und seine Motivation für diese konkrete Stelle erläutert, gespeichert als: ESMA_2016_VAC17_FGIII_NACHNAME_Vorname_Motivation letter Die Bewerber werden anhand der in der Stellenausschreibung erläuterten Zulassungs- und Auswahlkriterien (entsprechend den Ausführungen in Teil 3) bewertet, die bis zum Zeitpunkt des Bewerbungsschlusses erfüllt sein müssen. 4. Die Beschäftigungsbedingungen im Überblick Erfolgreichen externen Bewerbern kann ein auf drei Jahre befristeter Arbeitsvertrag als Vertragsbediensteter angeboten werden. Der Vertrag kann um einen zweiten befristeten Zeitraum verlängert werden. Bei einer zweiten Verlängerung wird der Vertrag zu einem unbefristeten Vertrag umgewandelt. Erfolgreiche externe Bewerber werden in der entsprechenden Besoldungsgruppe in der Dienstaltersstufe 1 eingestellt. Funktionsgruppe / Besoldungsgruppe / Dienstaltersstufe Mindestanforderungen für die Einstufung in die Dienstaltersstufen15 (geforderter Universitätsabschluss + mindestens erforderliche Berufserfahrung in Jahren nach dem Universitätsabschluss) Monatsgehalt16 Monatliches Nettogehalt einschließlich Sonderzulagen17 FGIII 8 Dienstaltersstufe 1 FGIII 9 Dienstaltersstufe 1 FGIII 10 Dienstaltersstufe 1 Postsekundärer Bildungsabschluss + bis zu 7 Jahre Berufserfahrung Postsekundärer Bildungsabschluss + mehr als 7 Jahre Berufserfahrung Postsekundärer Bildungsabschluss + mehr als 15 Jahre Berufserfahrung 2906 EUR 3744 EUR 3288 EUR 4103 EUR 3720 EUR 4533 EUR Das monatliche Grundgehalt wird mit dem Berichtigungskoeffizienten für Frankreich (zurzeit 114,6 %) multipliziert. 13 Siehe Fußnote Nr. 12. http://europass.cedefop.europa.eu/en/documents/curriculum-vitae Im Lebenslauf ist auf alle Auswahlkriterien Bezug zu nehmen. 15 Beschluss ESMA/2011/MB/55 des Verwaltungsrats der ESMA zur Annahme von Durchführungsvorschriften für die Einstufung in Besoldungsgruppen und Dienstaltersstufen bei Ernennung oder Einstellung – Beschluss K(2004) 1313 der Kommission vom 7. April 2004): https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/ta_rules_on_classification_in_grade_and_step.pdf 16 Das Grundgehalt, das nach Maßgabe des Berichtigungskoeffizienten für Frankreich (zurzeit 114,6 %) gewichtet wird. 17 Ungefähres Nettogehalt, einschließlich Abzügen für Steuer und Sozialversicherung und zuzüglich der Zulagen (eingerechnet sind die Auslandszulage, die Haushaltszulage und die Zulage für ein unterhaltsberechtigtes Kind). Die Höhe der Zulagen richtet sich in jedem Fall nach der persönlichen Situation des Bewerbers. 14 Seite 5 von 6 Das Gehalt unterliegt einer an der Quelle einbehaltenen Unionssteuer, ist aber von nationalen Steuern befreit. Je nach familiärer Situation und Herkunftsort hat der Stelleninhaber gegebenenfalls Anspruch auf folgende Leistungen: Auslandszulage (16 % des Grundgehalts), Haushaltszulage, Zulage für unterhaltsberechtigte Kinder, Erziehungszulage, Vorschulzulage, Einrichtungsbeihilfe, Erstattung der Umzugskosten, anfängliches zeitweiliges Tagegeld und sonstige Beihilfen. Der jährliche Urlaubsanspruch beträgt zwei Tage je Kalendermonat plus weitere Tage aufgrund des Alters und der Besoldungsgruppe plus gegebenenfalls 2 ½ Tage für Heimaturlaub sowie zusätzlich durchschnittlich 17 ESMA-Feiertage pro Jahr. Aufnahme in das Versorgungssystem der EU (nach 10 Jahren Dienstzeit); Gemeinsames Krankheitsfürsorgesystem der EU, Versicherung gegen Unfall und Berufskrankheiten, Leistungen und Versicherung bei Arbeitslosigkeit und Invalidität und Möglichkeiten zur allgemeinen und relevanten fachlichen Weiterbildung sowie zur beruflichen Entwicklung. Weiterführende Informationen finden Sie auf der Seite „Careers“ der ESMA: https://www.esma.europa.eu/about-esma/careers 5. Datenschutz Die personenbezogenen Daten der Bewerber werden gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr verarbeitet. Dies gilt insbesondere für die Vertraulichkeit und Sicherheit solcher Daten. Weiterführende Informationen finden Sie unter der Datenschutzerklärung zu Einstellungsverfahren. Seite 6 von 6
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