Personalmanagement „I-POOL“ T rotz guter Planung ist der tatsächlich benötigte Personalbedarf an den Betriebsstellen (Stationen, OP’s ...), am Tag bzw. prognostisch für die nächsten Tage, nicht immer adäquat vorhersehbar. Gründe dafür sind u. a. folgende: :: Sehr unterschiedliche und nicht immer planbare Auslastung der Betriebsstellen :: Höherer Arbeitsaufwand (Akutsituationen, Aufnahmen über Rettungsdienste, hoher Pflegebedarf...) :: Kurzfristiger Ausfall von Mitarbeitern (z.B. Krankheit, Pflegefreistellung) Reguläre Dienstpläne sind längerfristig zu erstellen (zwei Monate im Voraus). Dies erfolgt auf Basis des durchschnittlichen Arbeitsaufwandes und kann somit die genannten kurzfristigen Anforderungen nicht berücksichtigen. Die Betreuungsqualität in den Wiener Gesundheitseinrichtungen ist sehr hoch. Dies macht ein bedarfs-, wie auch verteilungsgerechtes Personalmanagement notwendig. Im Sinne der Qualitätssicherung (z.B. Patientenorientierung), der effizienten Betriebsführung (z.B. Ökonomie) sowie einer gesundheitsfördernden Arbeitsumwelt (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit)1 ist es sinnvoll, Schwankungen im Angebot (Personalressourcen) und der Nachfrage (Arbeits-, Pflegeaufwand) durch geeignete Maßnahmen der Personalsteuerung, aber auch der Patientensteuerung, weitgehend auszugleichen2. Bedarfs- und verteilungsgerechtes Personalmanagement sichert die hohe Betreuungsqualität Der Ausgleich personeller Engpässe an den Betriebsstellen erfolgt zumeist durch den innerbetrieblichen Personalausgleich und/oder die Anordnung von Mehrdienstleistungen/ Überstunden. Durch die Etablierung von ergänzenden Maßnahmen im Personalmanagement – wie einem Personalpool – können auch über einzelne Organisationen (Krankenhäuser, Geriatriezentren usw.), Personalressourcen aktiviert werden. Gleichzeitig wird für interessierte Mitarbeiter die Möglichkeit eröffnet, andere Bereiche kennen zu lernen (= Wissenstransfer). 16 ÖKZ :: Günter Dorfmeister, Markus Schell IT-gestütztes Management von organisationsinterne Pooldiensten im Wiener Krankenanstaltenverbund „i-Pool“ – eine innovative Idee für den internetunterstützten flexiblen Personaleinsatz im Pflegedienst Die Organisation des Personalpools kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Bevorzugt wird von den Mitarbeitern zumeist folgende Variante: Bestimmte Arbeitsstunden eines Mitarbeiters stehen für den Personalpool – in konkreten Diensten geplant – zur Verfügung. Ansonsten ist eine fixe Zuteilung zu einer Betriebsstelle („Stamm-“ Station, OP usw.) gegeben. Ein Beispiel: 40 Stunden Wochenarbeitszeit auf der „Stammstation“ im Dienstplan eingeteilt und Überstunden im „i-Pool“. Regelungen des Arbeitszeitgesetzes sind dabei zu beachten. Eine weitere attraktive Möglichkeit ist der Einsatz von MitarbeiterInnen, die sich in Karenz befinden und gerne einige Dienste anbieten möchten. Beim Einsatz von PoolMitarbeitern sind auch die Qualifikation und die Aufgabenstellung entsprechend dem Einsatzort zu berücksichtigen. Zum Einen um eine tatsächliche Entlastung für die anfordernde Betriebsstelle zu gewährleisten (Geriatriebereiche, Allgemeinpflege-, Intensivstationen, OP’s u. a.) und zum Anderen, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern. Die Nutzung des Personalpools ergibt sich sowohl kurzfristig beim SOLL-/IST-Abgleich des Arbeitsaufwands (Nachfrage an Arbeitszeitressourcen), zum vorhandenen Personal (Angebot an Arbeitszeitressourcen) sowie auch für die prospektive Dienstplanung. Grundidee von „i-Pool“ Die Grundidee von „i-Pool“, welches von der Generaldirektion des Wiener KAV in Auftrag gegeben wurde, ist eine, auf Webtechnik basierende Datenbank, die den Zugriff von „Anbieter“ (= Mitarbeiter) und „Nachfrager“ (= Betriebsstelle) von Arbeits- bzw. Leistungszeit und den gegenseitigen Informationsaustausch gewährleistet (Abb. 1). Das Ziel ist, einen „Marktplatz“ für Arbeitszeit (Dienste) zu schaffen und eine ökonomische EDV-Administration – mit selbststeuernden Elementen – anzubieten, sowie eine einfache, weitgehend selbsterklärende Anwendung durch die Benutzer zu ermöglichen. Obwohl für den Pflegedienst entwickelt, sind über „i-Pool“ auch andere Berufsgruppen zu managen. Die Steuerung und Suchfunktionen erfolgen weitgehend über Qualifikationen und Zeit (Datum, Dienstart). Österreichische Krankenhauszeitung (ÖKZ) 46. Jg. (2005), 11 http://www.oekz.at Personalmanagement i-Pool „Marktplatz Arbeits-, Leistungszeit“ Literaturhinweise: Dorfmeister G. (2002): Arbeit – Zufriedenheit – Gesundheit? Aspekte der Arbeitsorganisation und Arbeitszeitgestaltung – Förderung von Gesundheit und Zufriedenheit im betrieblichen Kontext von Gesundheitseinrichtungen. Österreichische Krankenhauszeitung – OKZ, 06-07, S. 12–16. 2 Dorfmeister G. (1999): PflegeManagement. Personalmanagement im Kontext der Betriebsorganisation von Spitals- und Gesundheitseinrichtungen. W. Maudrich, S. 122,161-165 1 „Anbieter“ A www Datenbank „Nachfrager“ N Userinterface Mitarbeiter (Pflegedienst) Angebot Datenbank (SQL) Userinterface Betriebsstelle (Station, OP ...) Nachfrage Zeitressourcen (Dienste durch DGKP, PH ...), Qualifikation, Information, Buchung, ... DatensatzKonfiguration, Datenschutz, Administrator, InformationsAssistent (A & N, E-Mail ...), ... Zeitressourcen (Dienste für DGKP, PH ...), Qualifikation, Information, Buchung, ... Abb. 1: „i-Pool“-Grundstruktur Die Vorraussetzung um „i-Pool“ in den KAV-Organisationen zu aktivieren, ist die Etablierung von „i-Pool“-Administratoren, z.B. in den Pflegedirektionen oder anderen geeigneten Organisationseinheiten. Diese Administratoren haben die Aufgabe, die Betriebsstellen des eigenen Hauses einmalig anzulegen und Mitarbeiter, die sich für „i-Pool“ melden zu administrieren. Interessierte Mitarbeiter müssen ein Anmeldeblatt, zur eindeutigen Identifikation und Bestätigung der Qualifikation ausfüllen. Danach werden die Daten von den Administratoren in das „i-Pool“-System eingegeben. Der Mitarbeiter erhält automatisiert User und Passwort per E-Mail und schon können mögliche Pool-Dienste angeboten werden. Betriebsstellen, die Dienste über „i-Pool“ besetzen wollen, können offene Dienste eingeben, nach Verfügbarkeit den geeigneten Mitarbeiter für diese Dienste auswählen und anfragen (per E-Mail oder Telefon). Die Auswahl des Mitarbeiters steuert man über die Qualifikation und das Datum. Sagt der Mitarbeiter zum angefragten Dienst zu, erhält er ein Bestätigungsmail und die genauen Dienstbeginn und -endzeiten. Der geleistete Dienst wird von der anfordernden Einrichtung über die Personalabteilung als Überstunden abgerechnet und mit dem Gehalt ausbezahlt. Der Einstieg (Login) in die „i-Pool“-Applikation ist über eine „geschützte“ Leitung sowohl vom KAV-Intranet als auch vom Internet möglich. Alle datenschutzrechtlichen Bedingungen wurden umgesetzt. Günter Dorfmeister MSc, MAS DGKP, Gesundheits- und akad. Krankenhausmanager, Stv. Dir. des Pflegedienstes Sozialmedizinisches Zentrum Ost Wien – Donauspital (SZO-DSP) A-1220 Wien, Langobardenstraße 122 Tel.: +43 / (0)1 / 28802–2208 od. 2202 [email protected] Markus Schell DGKP, HTL-Absolvent (Nachrichtentechnik/Informatik) Notfall-Aufnahmestation SZO-DSP A-1220 Wien, Langobardenstraße 122 [email protected] Ins TimeBase Die mehrheitlich organisationsinternen Personalpools werden zurzeit überwiegend von Mitarbeitern der Pflegedirektion mittels Listen und Telefonaten organisiert. Durch das „iPool“-Projekt soll eine Möglichkeit geschaffen werden, direkt via Internet den Personalpool weitgehend selbstgesteuert zu managen – und das über die Grenzen der eigenen Einrichtung hinweg. Dies funktioniert umso besser, je mehr Einrichtungen und Mitarbeiter im „i-Pool“-System aktiv sind. Mit „i-Pool“ steht ein ergänzendes, IT-gestütztes Werkzeug zur Personaleinsatzplanung zur Verfügung, das die Idee der Pooldienste für die eigenen Gesundheitsorganisation aufgreift und innovativ umsetzt. Österreichische Krankenhauszeitung (ÖKZ) 46. Jg. (2005), 11 http://www.oekz.at :: ÖKZ 17
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