LOHN & SOZIALVERSICHERUNGEN JUNI 2016 SPEZIALFÄLLE – BERECHNUNGSBEISPIELE – RECHTLICHES Liebe Leserin, lieber Leser Bis im Frühling 2017 soll der neue Gesetzesentwurf des GUMG, des Bundesgesetzes über genetische Untersuchungen beim Menschen, stehen. Welche Konsequenzen wird dieses neue Gesetz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben? Wir geben Ihnen einen Ausblick auf die Auswirkungen. Ein zweiter Schwerpunkt dieser Ausgabe liegt auf der Frühpensionierung. Was gilt es beim Einkauf in die berufliche Vorsorge zu beachten? Wir zeigen Ihnen, auf welche Stolpersteine Sie achten sollten. Ich wünsche Ihnen eine interessante Lektüre! Herzlichst Ihre Jennifer Aellen, Senior Product Manager Bereich Personal Neues bei der Entsendung von Mitarbeitenden Entsendungen sind für viele Branchen im internationalen Kontext wichtig. Die rechtlichen und administrativen Voraussetzungen für sozialversicherungsrechtliche Entsendungen sind vielfältig und komplex. Wir beleuchten die jüngsten Entwicklungen. Von Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz Einleitung Entsendungen von Mitarbeitern1 gehören zum geschäftlichen Alltag von multinationalen Unternehmen. Auch für international ausgerichtete KMUs haben sie seit jeher eine grosse Bedeutung. Eine Entsendung in andere Länder birgt immer soziale und kulturelle BesonLOHN & SOZIALVERSICHERUNGEN NEWSLETTER 03 derheiten. Gerade im Bereich der Sozialversicherungen sind Stolpersteine zu beachten. Der vorliegende Artikel verschafft einen Überblick über die heutigen Rahmenbedingungen, die sich mit dem jüngst lancierten Projekt ALPS2 verändern werden. Zunächst fasst er NEWSLETTER 03 IN DIESER AUSGABE: Aktuell: Totalrevision des GUMG Seite 1 Top-Thema: Berufliche Vorsorge Seite 3 Berechnungsbeispiel: Abrechnung von Krankenoder Unfalltaggeldern Seite 4 Kommentierte Gerichtsentscheide Seite 6 Fragen & Antworten: Best Practice Seite 8 Top-Thema: Krankheit und Lohnansprüche Seite 10 Kolumne: Lohnbuchhaltung Seite 12 die Rahmenbedingungen und Auswirkungen einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn zusammen. In einem zweiten Schritt beschreibt er die drei möglichen Szenarien im Zusammenhang mit einer sozialversicherungsrechtlichen Entsendung aus Schweizer Sicht. Schliesslich weist der Beitrag auf die Veränderungen aus dem Projekt ALPS hin. Der letzte Absatz fasst die zentralen Erkenntnisse zusammen und gibt grobe Handlungsempfehlungen ab. Voraussetzungen für eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn Grundsätzlich unterstehen Personen den Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit eines einzigen Staates – in der Regel desjenigen, in dem sie eine Erwerbstätigkeit ausüben. Bei einer vorübergehenden Entsendung JUNI 2016 1 TOP-THEMA ENTSENDUNG in einen anderen Vertragsstaat ist eine Ausnahme von diesem Grundsatz möglich. Von Entsendung spricht man gemeinhin, wenn ein Arbeitnehmer auf Rechnung seines Arbeitgebers in einem anderen Land einen Auftrag erledigt. Eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn liegt dann vor, wenn sämtliche der nachstehenden Bedingungen erfüllt sind und die entsprechenden Gesuche um Befreiung von der Sozialversicherungspflicht von den zuständigen Versicherungsträgern im Ursprungs- und im Zielland genehmigt wurden: 1) Die Entsendung darf nur vorübergehend angelegt sein, in der Regel nicht länger als 24 Monate. Für längere Entsendungen muss eine Ausnahmevereinbarung über einen Zeitraum von maximal fünf bis sechs Jahren vorliegen. 2) Weiter muss der entsendende Arbeitgeber vor Beginn der Entsendung während einer gewissen Zeit eine nennenswerte wirtschaftliche Aktivität ausgeübt haben. 3) Der entsandte Mitarbeiter muss vor der Entsendung im Sozialversicherungssystem des Ursprungslands versichert gewesen sein (in der Schweiz üblicherweise mindestens einen Monat als Arbeitnehmer bzw. zwei Monate als Selbstständigerwerbender. 4) Es ist unzulässig, Arbeitnehmer zu entsenden, um einen anderen Entsandten abzulösen, dessen Entsendezeit abgelaufen ist. 5) Die Arbeitnehmer müssen eine direkte Bindung zum Arbeitgeber vorweisen können, bei Selbstständigen muss die im Ausland auszuübende Tätigkeit mit der Tätigkeit im Ursprungsland vergleichbar sein. Für eine Bejahung der direkten Bindung zum Arbeitgeber im Ursprungsland reicht eine arbeitsvertragliche Klausel nicht aus; die Behörden stellen auf den effektiven Vertragsinhalt oder die Ausgestaltung in der Praxis ab – nicht auf den Wortlaut der vertraglichen Vereinbarungen. Die wichtigsten Eckpfeiler bei der Überprüfung der direkten Bindung zum Arbeitgeber im Ursprungsland umfassen das Recht um Einstellung und Entlassung des Mitarbeiters, das Ausführen von Arbeiten im Interesse des Arbeitgebers, das Recht, die Arbeiten des Mitarbeiters in Grundzügen be- 2 LOHN & SOZIALVERSICHERUNGEN WICHTIG Für eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung zu beachten: geschuldet, allerdings besteht hier auch kein Anspruch auf Leistungen aus den Sozialversicherungen. 1. Vorübergehender Charakter des Einsatzes 2. Entsendender Arbeitgeber mit nennenswerter wirtschaftlicher Aktivität 3. Entsandter muss im Sozialversicherungssystem des Ursprungslandes versichert gewesen sein 4. Kein Ablösen von Entsandten 5. Direkte Bindung des Entsandten zum entsendenden Arbeitgeber bzw. vergleichbare Tätigkeit bei Selbständigen stimmen zu können, und die Belastung der Lohnkosten im Ursprungsland. Ausserdem ergeben sich in den Szenarien Schweiz–EU und Schweiz–EFTA Einschränkungen in Bezug auf die Nationalität von Entsandten, je nachdem wohin ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber entsandt wird. Als Entsandte im sozialversicherungsrechtlichen Sinn können im Verhältnis Schweiz–EU nur Arbeitnehmer angesehen werden, die über eine Staatsbürgerschaft der Schweiz oder eines EU-Staats verfügen. Auf die sozialversicherungsrechtliche Entsendung im Verhältnis Schweiz–EFTA Staaten können sich nur Staatsbürger der Schweiz oder der EFTAStaaten berufen. Entsendungen aus und in Drittstaaten, mit denen die Schweiz ein Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen hat, unterliegen keinen Einschränkungen in Bezug auf die Nationalität der entsandten Mitarbeiter. Auswirkungen einer Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn Während der Entsendungsdauer bleiben alle Rechte und Pflichten des Heimatstaats in Bezug auf die vom jeweiligen Abkommen erfassten Sozialversicherungen anwendbar. Damit wird das Erwerbsortsprinzip durchbrochen. Für einen aus der Schweiz in die EU oder EFTA entsandten Mitarbeiter muss der Arbeitgeber also weiterhin Beiträge an AHV, IV, EO, Arbeitslosenversicherung, Pensionskasse und Familienzulagenordnung abliefern. Selbstständige führen weiterhin die für sie obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge ab. Auch die obligatorische Krankenversicherung für den Mitarbeiter und seine nichterwerbstätigen Familienangehörigen bleibt nach wie vor anwendbar. Beiträge an die Sozialversicherungen im Einsatzland sind keine NEWSLETTER 03 Läuft die Entsendungsdauer ab und ist aufgrund der zeitlichen Beschränkungen keine Verlängerung der Entsendung möglich, untersteht der Mitarbeiter nach Ablauf der Entsendungsfrist dem Sozialversicherungsrecht des Beschäftigungsstaates. Beiträge an die Schweizer Sozialversicherungen sind ab diesem Zeitpunkt keine mehr geschuldet. Allerdings kann der Arbeitnehmer mit dem Einverständnis des Schweizer Arbeitgebers (sofern er weiterhin von diesem entlohnt wird) die Schweizer Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung sowie die Arbeitslosenversicherung und die berufliche Vorsorge freiwillig weiterführen (Details dazu nachfolgend). Entsendungen in Staaten ohne Abkommen über soziale Sicherheit Rein terminologisch sind Entsendungen aus und in jedes Land denkbar. Allerdings handelt es sich in Konstellationen, bei denen die Schweiz mit dem Zielland kein Abkommen über soziale Sicherheit geschlossen hat, nicht um Entsendungen im sozialversicherungsrechtlichen Sinn. Ohne zwischenstaatliche Vereinbarungen ist es nicht möglich, einen entsandten Mitarbeiter von der Sozialversicherungspflicht im Zielland zu befreien. Das Erwerbsortsprinzip, von dem die Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn eine Ausnahme bildet, findet uneingeschränkt Anwendung. BEISPIEL Ein vorübergehender Einsatz eines Schweizer Mitarbeiters in der Ukraine kann keine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn darstellen, da keine Befreiung von der Sozialversicherungspflicht im Zielland möglich ist. Hier greift das Erwerbsortprinzip und der Mitarbeiter untersteht obligatorisch den sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen in der Ukraine. Eine parallele Weiterführung bestimmter Sozialversicherungszweige in der Schweiz ist unter gewissen Voraussetzungen dennoch möglich. Um zu verhindern, dass in solchen Konstellationen Beitragslücken für aus der Schweiz entsandte Mitarbeiter entstehen, sieht das Schweizer Sozialversicherungsrecht die freiwillige Weiterversicherung vor. Dieses Vehikel deckt die Versicherungszweige Alters- und JUNI 2016 TOP-THEMA ENTSENDUNG Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung und Arbeitslosenversicherung ab, bei letzterer nur die Beiträge. Durch die Abdeckung der AHV sind indirekt oft auch die Versicherungszweige berufliche Vorsorge, obligatorische Unfallversicherung (mit zeitlicher Beschränkung) und gegebenenfalls Unfallzusatzversicherungen und Krankentaggeldversicherungen gedeckt. Diese Möglichkeit steht Schweizer Bürgern sowie EU- und EFTA-Staatsangehörigen offen, die für ihren Schweizer Arbeitgeber im Ausland tätig werden, ihren Wohnsitz ausserhalb des EU-/ EFTA-Gebiets nehmen und davor während mindestens fünf Jahren in der Schweiz obligatorisch der AHV unterstellt waren. Arbeitnehmer und Arbeitgeber müssen beide der freiwilligen Weiterversicherung zustimmen. Das Beitrittsgesuch für die freiwillige Weiterversicherung muss innerhalb von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt des Ausscheidens aus der obligatorischen Versicherung gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Weiterversicherung im Rahmen der freiwilligen Versicherung nicht mehr möglich. Die Beiträge richten sich nach den Vorgaben der obliLOHN & SOZIALVERSICHERUNGEN NEWSLETTER 03 gatorischen Versicherung und können daher nicht selbst festgelegt werden. Vorgehen und Veränderungen im Verhältnis mit der EU/EFTA und mit Vertragsstaaten Um eine Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn vorzubereiten, muss der Arbeitgeber bei Entsendungen bis zu 24 Monaten oder zur im Staatsvertrag vorgesehenen maximalen Entsendungsdauer bei der zuständigen Ausgleichskasse die Entsendungsbescheinigung beantragen. Bei Entsendungen aus oder in einen EU- oder EFTA-Staat wird der Antrag mittels Formular A1 gestellt, bei Vertragsstaaten mit bilateralen Abkommen gibt es derzeit noch je nach Vertragsstaat unterschiedliche Formulare. Sollte die maximale Entsendungsdauer gemäss Abkommen nicht ausreichen, kann der Arbeitgeber beim zuständigen Sozialversicherungsträger im Ursprungsland (in der Schweiz beim Bundesamt für Sozialversicherungen) einen Antrag auf Entsendungsverlängerung oder Ausnahmevereinbarung einreichen. Diese Vielfalt an Formularen führt nicht selten zu Missver- ständnissen und Verständigungsproblemen, die den Prozess verlangsamen und verkomplizieren. Eine Vereinfachung auf dieser Ebene und eine transparentere Nachverfolgung von Entsendungsbescheinigungen wären wünschenswert. Im neuen Antragsformular werden Fragen zu den Rahmenbedingungen der Entsendung deutlich detaillierter gestellt als bisher. Aktuell ist es den Ausgleichskassen noch freigestellt, ob sie die neuen oder bisherigen Formulare verwenden. Im Verhältnis zwischen der Schweiz und den EU-Staaten zeichnet sich diesbezüglich eine Verbesserung ab, welche sich auch auf das Verhältnis zu Staaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen auswirken wird. ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) nennt sich die Drehscheibe, auf der TIPP Nutzen Sie die anstehenden Veränderungen in den Rahmenbedingungen für Expats um Ihre Prozesse, Checklisten und Vereinbarungen zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. JUNI 2016 3 TOP-THEMA ENTSENDUNG FUSSNOTEN 1 Der Begriff «Mitarbeiter» enthält selbstverständlich auch Mitarbeiterinnen. Zugunsten einer besseren Leserlichkeit wurde in diesem Artikel auf die Nennung beider Geschlechter verzichtet. 2 Das Projekt ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) stellt die Schweizer Drehscheibe für Informationen im Rahmen des Projekts SNAP-EESSI (Swiss National Action Plan for Electronic Exchange of Social Security Information) dar. SNAP-EESSI wurde lanciert im Rahmen der Digitalisierungsvorgaben der EUVerordnungen EG Nr. 883/2004, geändert durch die Verordnungen EG Nr. 988/2009 und EG Nr. 987/2009 und hat einen überwiegend digitalen Austausch von Informationen zum Ziel. 3 Verordnungen EG Nr. 883/2004 und EG Nr. 987/2009. AUTORIN die Schweizer Sozialversicherungsträger die im Rahmen des europäischen Datenaustauschs von Sozialversicherungsinformationen3 vorgesehenen Daten zur Verfügung stellen werden. Das Projekt befindet sich zurzeit in der Pilotphase. Eine repräsentative Auswahl von multinationalen Unternehmen erfasst seit November 2014 langfristige Entsendungen von über zwei Jahren sowie Entsendungsverlängerungen elektronisch. Mit dem dritten Release von November 2015 können die Pilotfirmen nun auch Anträge auf kurzfristige Entsendungen bei ausgewählten Pilotausgleichskassen direkt elektronisch einreichen oder genehmigen lassen. Im Rahmen der Arbeiten zu ALPS wurde ein neues Formular zur Entsendungsbescheinigung für Staaten mit bilateralen Sozialversicherungsabkommen erarbeitet. Im neuen Antragsformular werden Fragen zu den Rahmenbedingungen der Entsendung deutlich detaillierter gestellt als bisher. Aktuell ist es den Ausgleichskassen noch freigestellt, ob sie die neuen oder bisherigen Formulare verwenden. Mehr Transparenz, mehr Kontrolle Das neue Vorgehen und der erleichterte Zugriff auf die Unterlagen einer Entsendung führen zu mehr Transparenz für die Sozialversicherungsträger sowohl im Ursprungs- als auch im Zielland. Das vereinfacht die Kommunikation zwischen den Sozialversicherungsträgern 4 LOHN & SOZIALVERSICHERUNGEN in den verschiedenen EU-Staaten und dürfte zukünftig den Prozess bis zur Erlangung einer Entsendungsbescheinigung spürbar beschleunigen. Gleichzeitig stellt die gesteigerte Transparenz höhere Anforderungen an die Genauigkeit der Angaben in den Anträgen für eine Entsendungsbescheinigung. Für Arbeitgeber, die Mitarbeiter aus der Schweiz in Zielländer der EU oder aus Ländern der EU in die Schweiz entsenden, wären die anstehenden Veränderungen eine gute Gelegenheit, den aktuellen Prozess für Entsendungen von Mitarbeitern auf Effektivität und Effizienz zu überprüfen. Gegebenenfalls müssen sie Checklisten oder Entsendeverträge und -richtlinien anpassen, um den gesteigerten Anforderungen an Exaktheit gerecht zu werden. Brigitte Zulauf, PwC, Partner, Leiterin Treuhand Schweiz, absolvierte die Grundausbildung Wirtschaftsmatura und anschliessend das Lehrerpatent. 1992 erwarb sie den Fachausweis Treuhänder. Sie bildet sich seitdem laufend weiter und hat im November 2013 den Master of Advanced Studies ZFH in Human Capital Management abgeschlossen. Nebst der Gesamtverantwortung für den Bereich Treuhand bei PwC prägt sie vor allem die Weiterentwicklung der Outsourcing- und Beratungsdienstleistungen rund um die Personal- und Saläradministration. SEMINARTIPP International Human Resource Management I Das Grundlagen-Know-how für das internationale Personalwesen Termin: Donnerstag, 25. August 2016 Praxis-Seminar, 1 Tag International Human Resource Management II Internationales Personalmanagement für Fortgeschrittene Termin: Donnerstag, 3. November 2016 Praxis-Seminar, 1 Tag Referentin: Brigitte Zulauf Fazit Sozialversicherungsrechtliche Entsendungen sind komplex und bedürfen einer eingehenden Auseinandersetzung. Die Voraussetzungen und Herangehensweisen der Entsendung unterscheiden sich je nach involvierten Staaten leicht. Die anstehenden Veränderungen in der Abwicklung von Gesuchen für Entsendungsbescheinigungen bieten eine willkommene Gelegenheit, die Prozesse zu überprüfen und nötigenfalls zu aktualisieren. Im Hinblick auf eine gesteigerte Transparenz ist es wichtig, nur absolut verlässliche und gesicherte Angaben im Antragsformular vorzunehmen. NEWSLETTER 03 Ort: Zentrum für Weiterbildung der Uni Zürich Anmeldung und weitere Informationen: www.praxisseminare.ch Entsendungen und internationale Arbeitseinsätze Dieser Ratgeber liefert Antworten zu Entsendungen und internationale Transfers in Bezug auf Arbeits-, Aufenthalts-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Bestellung: www.b-books.ch JUNI 2016
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