Mit dem gemischten Doppel an die Spitze! Das Mentoring-Programm des DOSB Mentoring-Reader Inhaltsverzeichnis Mentoring 1. Gesprächsführung 3 2. Themen 4 Methoden 1. Kommunikation 7 2. Feedback 7 3. Fragetechniken 9 4. Standortbestimmung 10 5. Kompetenzbestimmung 11 6. Zielfindung 12 3 Was bedeutet Mentoring im Allgemeinen? Unter Mentoring wird die one-to-one-Beziehung zwischen einer erfahrenen Führungs-Persönlichkeit (Mentor/in) und einer Führungsnachwuchskraft (Mentee) verstanden, in der die Mentorin/der Mentor die persönliche und berufliche oder ehrenamtliche Entwicklung der Mentee unterstützt. Eine Mentoring-Beziehung erstreckt sich üblicherweise über einen längeren Zeitraum und wird nicht zwischen Personen praktiziert, die in einem Vorgesetzten-Mitarbeiter-Verhältnis stehen. Die Mentorin/der Mentor ermutigt die Mentee, wichtige Fähigkeiten und Einstellungen für die Zukunft zu entwickeln und gibt ihr Feedback. Sie/Er steht ihr vor dem Hintergrund ihrer/seiner Erfahrungen mit persönlichem Rat zur Seite und hilft ihr, Probleme neu zu durchdenken und eigene Erfolgsstrategien zu entwickeln. Die Mentorin/der Mentor eröffnet der Mentee Kontakte und führt sie in Netzwerke ein. 1. Gesprächsführung im Mentoring Anregungen für das Erstgespräch In diesem ersten Treffen lernen Sie sich kennen und legen die Basis für eine vertrauensvolle, offene Beziehung. Das Gespräch dient auch der Vereinbarung von Länge, Häufigkeit und Form des Kontakts. Stellen Sie sich mit Ihrer beruflichen/ehrenamtlichen Position und Ihrem Werdegang vor, skizzieren Sie einige wichtige Erfahrungen und erläutern Sie Ihre Motivation zur Teilnahme an dem Programm. Lernen Sie sich kennen: – Machen Sie im ersten Gespräch Angebote zum Vertrauensaufbau. Zeigen Sie sich Ihrer Mentee, berichten Sie von Ihren beruflichen/ehrenamtlichen Erfahrungen, Ihren Erfolgen und Misserfolgen, Ihren persönlichen Erfolgskriterien und Ihren eigenen beruflichen/ehrenamtlichen und persönlichen Zielen. Fragen Sie die Mentee nach ihren beruflichen Zielen, ihrem Hintergrund, ihren Wünschen und Erwartungen an das Programm. Klären Sie Rollen und Erwartungen und legen Sie die Form Ihrer Zusammenarbeit fest: – Ihre Rolle als Mentor/Mentorin, die Erwartungen der Mentee. – Die Rolle der Mentee, Ihre Erwartungen als Mentor/Mentorin. – Ihr Umgang miteinander: Klären Sie grundsätzliche Regeln bezüglich Vertraulichkeit, Offenheit, Erreichbarkeit und des Umgangs mit möglichen Konflikten. – Wie wollen Sie das Mentoring gestalten, welche Inhalte sollen besprochen werden, gibt es konkrete Anliegen der Mentee? Legen Sie Ziele des Mentoring fest, die Sie auf den folgenden Treffen überprüfen und entwickeln können. Sprechen Sie über Ihre Pläne für den Zeitraum des Mentorings. Welche Termine stehen an? Wann wäre das Shadowing möglich? Zu welchen Konferenzen o. ä. könnte Ihre Mentee Sie begleiten? Wie wollen Sie die Mentee in Ihrem beruflichen/ehrenamtlichen Umfeld vorstellen? Wie wird sich die Mentee vorstellen? Häufigkeit der Treffen, wo wollen Sie sich treffen, wie werden die Treffen vereinbart, wie können Sie sich gegenseitig erreichen? 4 Wie dokumentieren Sie den Prozess? Bis wann werden Gesprächsprotokolle durch die Mentee erstellt? Gesprächsstruktur für Folgegespräche Entspannt ankommen (störungsfreier Raum, Handy aus, pünktlich sein) Einleitung: Begrüßung, Small-Talk Themen und Ziele des Gesprächs festlegen: – Was steht heute an? – Falls bereits Gespräche stattgefunden haben: Wie ist es seit dem letzten Gespräch gelaufen? Sind die Ziele des letzten Gesprächs verwirklicht? Problemerörterung und -diskussion: Welche Barrieren und Hindernisse standen der Umsetzung dieser Ziele bisher im Weg (z.B. hinsichtlich der Persönlichkeit, im beruflichen/ehrenamtlichen/ persönlichen Umfeld)? Mögliche Lösungsansätze diskutieren: – Wie können Sie Barrieren überwinden? Wer oder was kann Ihnen dabei helfen? – Welche Ressourcen benötigen Sie? Handlungs-Ziele formulieren Nächster Termin, Themen für das nächste Treffen? Verabschiedung, Small Talk Vor- und Nachbereitung der Gespräche 1. Die/der Mentee überlegt sich im Vorfeld das Gesprächsthema und die Fragestellung und informiert die Mentorin/den Mentor darüber. 2. Die/der Mentee hält die Ergebnisse des Gesprächs in einem kurzen, stichwortartigen Protokoll per Mail fest. Shadowing Ihre Mentee soll Sie nach Möglichkeit zu ausgewählten Terminen des Arbeitsalltags begleiten. Sie erhält so praktischen und anschaulichen Einblick in Ihre Tätigkeitsfelder sowie den Führungsstil. Im anschließenden Gespräch haben Sie dann die Gelegenheit die Fragen Ihrer Mentee zu beantworten und die Situation gemeinsam zu analysieren. Vereinbaren Sie nach Möglichkeit bereits zu Beginn der Mentoring-Beziehung Termine für das Shadowing, die dann ergänzt werden können. 2. Themen für ein erfolgreiches Mentoring Nachfolgend wird eine Sammlung von Themen aufgeführt, die die Mentees häufig im Rahmen des Mentoring beschäftigten: 5 Themen rund um den Karriereweg Welchen Karriereweg möchte und kann ich einschlagen? Wo werden meine Qualifikationen aus dem Studium/der Ausbildung gebraucht? Welche Berufsbzw. Engagement-Felder passen dazu? Welche Organisationen könnten für mich interessant sein? Wie finde ich diese? Wie lese ich eine Stellenausschreibung? Wie schreibe ich eine interessante Bewerbung? Wie bereite ich mich auf ein Bewerbungsgespräch vor? Was erwartet ein Arbeitgeber im Bewerbungsgespräch? Themen aus der konkreten Arbeit Wie gehe ich mit Konflikten im Team um? Wie kann ich Kritik äußern? Wie gehe ich selbst mit Kritik/schlechter Einschätzung seitens Kolleg/innen, Vorgesetzen oder meinen Mitarbeiter/innen um? Mit Herrn X oder Frau Y komme ich nicht klar. Was kann ich tun? Ich schaffe meine Arbeit nicht, es ist einfach zu viel. Was kann ich tun? Seit kurzem arbeite ich in Teilzeit, jedoch habe ich das gleiche Arbeitspensum zu erledigen wie bei meiner vorherigen Stundenzahl. Wie kann ich diesen Konflikt lösen? In den Arbeitssitzungen bringe ich neue Ideen ein, keiner geht drauf ein, später kommt Kollege X damit, und alle sind begeistert. Wenn ich meine/n Gruppenleiter/in vertreten soll, werde ich nicht ernst genommen. Ich muss vor der Geschäftsleitung präsentieren und habe weiche Knie, wenn ich nur daran denke. Wie kann ich überzeugen? Die Sticheleien von Frau Y nerven mich, wie kann ich ihr das so sagen, dass wir danach trotzdem noch gut zusammen arbeiten können? Wie gehe ich damit um, wenn meine Autorität in Frage gestellt wird? Themen im Lebenszusammenhang Was bedeutet für mich Erfolg, was bin ich bereit, dafür zu tun oder aufzugeben? Welche Werte sind mir wichtig, wo und wie kann ich sie leben? Mein/e Partner/in will aus Karrieregründen umziehen, wie entscheide ich mich jetzt? Will ich Familie? Wie kann ich Kind/er mit dem Beruf/Ehrenamt vereinbaren? Themen zur Karriereentwicklung War meine Entscheidung für dieses Berufs- bzw. Engagement-Feld richtig? Wie kann ich mich in der Organisation weiterentwickeln? Wie werde ich mit meinen Leistungen sichtbar? Welche Netzwerke muss ich mir erschließen? Wie sind die informellen Spielregeln in der Organisation? Welche Anforderungen kommen auf mich zu? Werde ich ihnen gewachsen sein? Wieweit muss ich mich anpassen, was werde ich von mir aufgeben müssen? Wie wird sich eine Karriere mit anderen Lebensbereichen vertragen (Familie, Hobbies etc.)? 6 Konkrete Themenangebote für Mentees, die sich auf die Erfahrungen der Mentorin / des Mentors beziehen (Lernangebote): Erfolgsfaktoren: Was war entscheidend für Ihre berufliche/ehrenamtliche Entwicklung? Durchsetzung von Projektideen: Wie haben Sie Projektideen in der Organisation durchgesetzt und was haben Sie dabei gelernt? Selbstmanagement: Wie organisieren Sie sich, wie erschließen Sie sich neues fachlichen Hintergrundwissen? Abwägung: Wie finden Sie Ihre Balance zwischen beruflichen/ehrenamtlichen und persönlichen Anforderungen und Interessen? Strategie und Politik: Welche Rolle spielen Sie im Kontext der Organisation? Organigramm: Wie sehen die formellen und die informellen Strukturen aus? Wie sind die Machtverhältnisse in der Organisation? Netzwerke: Welche Bedeutung haben hausinterne und firmenübergreifende Netzwerke für Ihre Karriere gehabt? Wie entwickeln und pflegen Sie Ihre Netzwerke? Die Aufzählungen sind beispielhaft, mithin nicht vollständig. Literatur: Junk, Ann (2004): 30 Minuten für erfolgreiches Mentoring. Gabal: Offenbach. 7 Methoden Kommunikation Aktives Zuhören Immer ausreden lassen Versuchen Sie, die Perspektive des/der anderen einzunehmen Nicht bewerten, sondern akzeptieren: Es ist was es ist! Kein „Ja, aber…“ nicht immer gleich eigene Ratschläge parat haben, sondern lieber erst fragen: „Ist es möglich, dass…? Spiegeln: „Verstehe ich Sie richtig?“ „Es scheint Ihnen vor allem um … zu gehen?“ „Ihnen kommt es also darauf an…“ Paraphrasieren: Wiedergeben des Gesagten mit eigenen Worten Ich-Botschaften statt Du-Botschaften Keine Pauschalurteile Keine Vorwürfe Eigene Gefühle schildern Eigene Wahrnehmung schildern Beschreiben, wie es dazu gekommen ist Feedback Feedback … trägt dazu bei, gemeinsame Ziele zu erreichen baut Vertrauen auf und verbessert die Atmosphäre im Team / in der Organisation fördert die persönliche Weiterentwicklung ermöglicht, aus Fehlern zu lernen und diese zu vermeiden thematisiert das VERHALTEN einer Person, nicht seine Persönlichkeit gibt Informationen über die subjektiven Eindrücke des/der Feedbackgebenden: Welche Reaktionen / Gefühle werden in ihr/ihm ausgelöst? kann zu Lernerfahrungen und Veränderungen im Verhalten der anderen Person führen, muss aber nicht 8 In drei Schritten zum Feedback Für den/die Feedbackgebende/n Bereiten Sie Ihr Feedback vor. Geben Sie Feedback in einer angebrachten Situation und Umgebung. Fragen Sie den/die Feedbacknehmer/in, ob Sie Ihr Feedback erhalten möchte. 1. Beschreiben Sie Ihre Wahrnehmung Sprechen Sie zunächst über positive Rückmeldung, dann über negative. Lassen Sie die positiven Aspekte nicht zu kurz kommen, sie sind ebenso wichtig – um den/die Empfänger/in in ihren Stärken zu bestärken. Sprechen Sie in Ich-Aussagen: – Ich habe den Eindruck … – Ich habe das Gefühl … – Ich habe erlebt … Sprechen Sie über konkrete Situationen und Beispiele und beschreiben Sie diese. Treffen Sie keine allgemeinen Aussagen. 2. Erklären Sie die Bedeutung bzw. die Konsequenzen Konsequenzen auf inhaltlicher Ebene: – Ich bin besorgt, dass … – Ich habe die Befürchtung, das könnte dazu führen, dass … Persönliche Bedeutung: – – – Ich bin enttäuscht / irritiert / unzufrieden … Es löst in mir folgendes Gefühl aus … Es hat auf mich folgende Wirkung … 3. Kommunizieren Sie Ihr Anliegen / Ihren Wunsch / Ihre Erwartung Ich würde mir wünschen … Ich möchte, dass Du … Meiner Meinung nach könnte sich unser Team in folgenden Punkten verbessern … Ich könnte mir folgende Alternative vorstellen … Wie könnten wir …? Für den/die Feedbacknehmende/n Nehmen Sie keine defensive Rolle ein. Rechtfertigen Sie sich nicht, sondern hören Sie genau zu, stellen Sie sicher, dass Sie die Rückmeldung verstanden haben. Denken Sie darüber nach und kommunizieren Sie ggf. Grenzen. Bedanken Sie sich: Wertschätzendes Feedback ist ein Geschenk und fällt in der Regel Ihrem Gegenüber nicht leicht. 9 Fragetechniken Zielfragen (W-Fragen) Zur genauen Klärung des Ziels Was genau möchten Sie erreichen? Wann möchten Sie es erreicht haben? Wie können Sie das Ziel erreichen? Achtung: Gehen Sie sparsam mit „Warum“-Fragen um, da sie gerade zu Beginn der Zielsuche den Prozess eher behindern. Ressourcenfragen Zur Entlastung und zur Aktivierung zielerreichender Zustände Wer könnte Ihnen hierbei helfen? Welche Ihrer Fähigkeiten könnten Ihnen hierbei nützlich sein? Als-Ob-Fragen Ausweg aus festgefahrener Position, führt zur unbewussten Suche nach Antworten Was würde passieren, wenn …? Nehmen wir einmal an, dass …? Wenn Sie eine Lösung für Ihr Problem hätten, welche wäre es? Paradoxon-Fragen Perspektivenwechsel und Provokation zur Verdeutlichung unbewusster Barrieren Was gewinnen Sie durch das Problem? In welchem Zusammenhang könnte das Problem sogar nützlich sein? Ökologie-Fragen klären weitere Interessen, erweitern den Blick auf das gesamte System Was sagt Ihre Umgebung (Mann, Frau, Freunde etc.) zu Ihrem Entschluss? Welche Konsequenzen hat dieser Schritt? Wer ist noch betroffen? Szenario-Fragen Was könnte schlimmstenfalls passieren, wenn Sie diesen Schritt tun? Was könnte bestenfalls passieren, wenn Sie diesen Schritt tun? 10 Standortbestimmung Ziel: Selbstreflexion der eigenen Kompetenzen, Ressourcen und Präferenzen als persönliche Planungsgrundlage für den Karriereweg Werdegangs-Reflexion und Stärken-Schwächen-Reflexion Was betrachte ich als meine wichtigsten Leistungen? Wie lässt sich mein Verantwortungsbereich bemessen (z.B. Anzahl Geschäftskontakte, Umsatz, Budget, Anzahl Mitarbeitende, besondere Kompetenzen, spezielle Projekte)? Welche besonderen Erfolge kann ich vorweisen (Wo habe ich das Betriebsergebnis des Unternehmens gesteigert, Kosten gespart, Märkte erschlossen, Problemlösungen gefunden, Kunden akquiriert, Mitglieder gewonnen oder sonstige Leistungen vollbracht)? Stärken Welche fachlichen und beruflich-praktischen Stärken und Schwächen habe ich? Was kann ich gut? Welche Aufgaben übernehme ich besonders gerne? Warum erledige ich diese Aufgaben gerne? In welchen Situationen habe ich meine Stärken erworben bzw. unter Beweis gestellt? Wie ausgeprägt sind die geforderten Schlüsselqualifikationen bei mir? Wie ausgeprägt sind Fach-, Methoden- und Sozialkompetenzen? Welche Stärken und Schwächen resultieren aus meiner Ausbildung? Welche Stärken und Schwächen ergeben sich aus meiner Persönlichkeit und meinem Charakter? Wie kann ich meine Stärken weiter ausbauen und meine Schwächen verringern? Was schätzen meine Kolleg/innen, Mitarbeiter/innen, bzw. Vorgesetzten an mir? Welche Rückmeldungen habe ich bisher erhalten? Schwächen Was kann ich nicht gut? Welche Aufgaben mache ich nur ungern oder widerwillig? Warum erledige ich diese Aufgaben so ungern? Was sind meine beruflichen/ehrenamtlichen Misserfolge? Was mögen meine Kolleg/innen, Mitarbeiter/innen, bzw. Vorgesetzten nicht an mir? Welche Rückmeldungen habe ich bisher erhalten? Was sind meine fachlichen, methodischen und sozialen Defizite? Welche Verhaltenskompetenzen hätte ich gerne? Was mögen meine Freunde nicht an mir? 11 Erfolgs-Reflexion Listen Sie 5 bis 10 Erfolge auf und ordnen Sie diese nach Bedeutung. Warum war der jeweilige Erfolg wichtig? Welche Leistungen fanden besonderes Lob? Befriedigungs-Reflexion Welche (Teil-) Aufgaben lassen mich aufblühen? Was macht mir wirklich Spaß? Welche Aufgaben will ich nicht mehr machen? Lebensziel-Reflexion Welche Tätigkeit strebe ich in 3, 5 oder 10 Jahren an? Wer oder was möchte ich in 3, 5 oder 10 Jahren sein? Kompetenzbestimmung / Stärkung Häufig neigen wir dazu, sehr selbstkritisch auf das bisher Erreichte zu schauen und eher defizitorientiert an vermeintlichen Schwächen zu arbeiten. Dabei ist es weitaus ergiebiger, die bereits erzielten Erfolge im Blick zu haben und zu erkennen, welche Stärken und Talente dazu beigetragen haben. Vor diesem Hintergrund zielt diese Methode darauf ab, sich eigene Stärken bewusst zu machen, auf eigene Talente und Kompetenzen zu setzen, um auf dem Karriereweg erfolgreich zu sein. Leitfragen Was machen Sie bezogen auf Ihr Karriereziel heute schon richtig? Bei welchen Tätigkeiten haben Sie besondere Erfolge erzielt? Wie haben Sie das geschafft? Was können Sie gut (fachlich und persönlich) und wodurch zeichnen Sie sich dabei aus? Welche konkreten Beispiele fallen Ihnen ein, die Ihre einzelnen Stärken beschreiben? Stellen Sie sich vor, Sie fragen Ihre/n Chef/in, Ihre/n Kolleg/in, bzw. Ihre/n Freund/in etc., welche Stärken Sie haben. Was würde er/sie Ihnen wahrscheinlich antworten? In welchen Situationen müssen Sie darauf achten, dass Ihre Stärke auch von anderen in positiver Weise wahrgenommen wird? Wie können Sie bezogen auf Ihr derzeitiges Tätigkeitsumfeld Ihre Stärken noch besser einsetzen? Was können Sie verändern, bzw. welche Rahmenbedingungen können Sie verändern/beeinflussen, um Ihre Stärken noch besser einzubringen? 12 Zielfindung Ziel Verbesserung der Selbstdefinition und Zielorientierung Wer bin ich? Was hat mich geprägt? Welche wichtigen Entwicklungen und Etappen gab es in meinem Leben? Was ist aus meinen Träumen geworden? Wie beschreibe ich mich? Was kann ich? Stärken Schwächen Motivationen Werte Wohin will ich? Stehe ich beruflich und privat dort, wo ich will? Wie ist mein konkretes Ziel? Entscheidungsfindung Soll-Situation (Wunsch, Ziel) bestimmen Ist-Situation bestimmen Maßnahmen, Wege, Handlungsmöglichkeiten erörtern und dann festlegen Regelmäßig Ziele und Wege überprüfen Ziele sollten smart sein Spezifisch Messbar Attraktiv Realistisch Terminiert 13 Wie erreiche ich mein Ziel? Bewusstes Karriereziel – was muss ich noch erfüllen, wie und wann? Klar definierte Zielgruppe – wen spreche ich an, wie und wann? Kompetenz beweisen – welche Themen kann ich besetzen? Ausstrahlung – was kann ich verbessern und wie? Inszenierung – welche Spots kann ich auf mich richten? Unterstützende Fragen: Was genau wollen Sie stattdessen tun? Was genau wollen Sie verbessern? Was wollen Sie schaffen/erreichen/tun? Wo genau klappt es schon? Wo/wann genau haben Sie die Fähigkeiten schon eingesetzt? Wie bewerten Sie das im Nachhinein? Und wie hat es Ihnen gefallen, XYZ zu tun? © EAF Berlin | Schumannstr. 5 | 10117 Berlin | Fon: +49 (0)30-30 87 760-0 | Fax: +49 (0)30-30 87 760-59 | [email protected] | www.eaf-berlin.de © DOSB I Otto-Fleck-Schneise 12 I 60528 Frankfurt I Fon: +49 (0)69-67 000 I Fax: +49 (0)69-67 49 06 I [email protected] I www.dosb.de/mentoring
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