出張申請業務の改善 ～手書き申請からの脱却～ 事務局総務部総務課、情報システム課 １．これまでの問題点 複写式伝票への 手書き申請による出張申請業務 ① 訂正に一つ一つ訂正印が必要になる ② 出張業務の集中する時期には業務担当者に負担がかかる ③ 手書き伝票用紙（2枚複写）の単価が高い（80円 / 1部） 2 ２．本システムのねらい ① 人事情報との連携 役職・身分により日当や宿泊費を自動算出させる 人事異動（校舎間・校舎内）に対応させる ② 手続き業務全般の簡略化 伝票の書き直しではなく、申請内容をデータベース上で 修正し再度出力させる また、データは残すことができる ③ 誤表記の防止 学園内の校舎間の交通費や宿泊日数による宿泊費、日当 の合計を自動算出する ④ 費用の削減 ＰＣによる印刷で従来の伝票用紙購入費用を削減する 日当・宿泊代・交通費のチェックを簡易にすることにより担 当者の出張申請書作成時間を短縮する 3 ３．申請の流れ 総務課へ提出 各所属の出張者・業務担当者 １．出張申請内容を入力／確認する ２．出張上申書と出張支出明細書・領収書を 印刷する 修正依頼 承認へ 確認完了 総務課の業務担当者 ３．総務課担当者が内容を確認する 4 ＜システムの利用＞ 代々木情報ネットワーク（イントラネット）のメニューより起動する 5 ＜システムの機能＞ ○ 検索 利用者の所属するグループ（基本は所属）に所属する教職員の一覧から申請者を選択する 6 ○ 入力 期間と出張先を設定し、交通費・日当・宿泊費を算出 7 ○ 出力 ＰＤＦファイル形式で出張上申書と出張支出明細書・領収書の２頁を出力 8 ４．本システム導入の効果 ・ 人件費の削減 出張者本人が日程や出張目的等を登録しておき、 担当者が確認・必要事項を追記することで、担当者へ の負荷を減らしている ・ 手書き伝票用紙（１綴り500枚）の使用枚数削減 導入前 ： 年間 約 2,000 枚 導入後 ： 年間 500 枚 に満たない ＊１枚80円×2,000枚=160,000円の節約が可能 ・ 2003/11/19現在 登録数 653 件 （2002/9 ～ 2003/3/31 106 件、2003/4/1～2003/11/19 547 件） 9 ５．まとめと今後の課題 ① 人事情報システムとのリンクはほぼ完成した 他校舎分の出張申請についてはまだ目処が立たない ② 手書き→入力式に変化されたことにより申請業務は 格段に簡素化した ③ ②に関連し、苦手意識の強い人の心理的な負荷減と なった ④ 印刷費だけでなく、人件費面でも残業の削減につな がった 将来的には全てパソコン上での管理が可能になるよう、 今後も提案していきたい 10
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