Infoblatt – Dienstreise - Universität für angewandte Kunst Wien

UNIVERSITÄT FÜR ANGEWANDTE KUNST WIEN
Infoblatt – Dienstreise
Eine Dienstreise liegt vor, wenn eine zu den Dienstpflichten gehörende Tätigkeit im Auftrag oder
überwiegenden Interesse der Universität außerhalb des Dienstortes (Wien) ausgeübt werden
muss. Nur für diese Reisetätigkeiten gebührt ein Ersatz der Reisekosten gemäß
Reisegebührenvorschrift des Bundes.
In allen anderen Fällen kann ein Reisekostenzuschuss gewährt werden, wenn die Reise im
Interesse der Universität liegt.
Aus diesem Grund ist auf dem Antrag der Zweck der Reise anzugeben.
Vorgehen:
 Vor Antritt der Dienstreise ist das Formular „Antrag zur Genehmigung einer Dienstreise“
vollständig auszufüllen und der Personalabteilung zu übermitteln.
 Im Falle eines genehmigten Reisekostenvorschusses wird Ihnen dieser auf Ihr Bankkonto
überwiesen.
 Auf den Formularen „Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise“ sowie „Abrechnung der
Dienstreise“ muss – auch bei Übereinstimmung von Rechnungsleger/in und
Kostenstellenverantwortlichen – die Unterschrift des/der Dienstvorgesetzten vorhanden
sein. Bei Personen, die direkt dem Rektor unterstehen oder im Falle dass kein
Institutsvorstand erreichbar ist, werden die Formulare vom Leiter der Personalabteilung
gegengezeichnet.
Die Kostenstellenverantwortlichen sind verpflichtet auf die Kostengünstigkeit der
Dienstreise zu achten!
 Bei Dienstreisen mit der Bahn ist die ÖBB-Businesscard zu verwenden. Gegebenenfalls
kann auch eine private ÖBB Vorteilscard verwendet werden bzw. aktuell günstigere
Angebote. Die ÖBB-Businesscard kann bei Fr. Axenkopf oder Fr. Poslanovic ausgeliehen
werden. Grundsätzlich ist die 2. Klasse zu benutzen.
 Bei einer Hotelnächtigung muss auf den maximalen Höchstsatz pro Nacht geachtet
werden, lediglich dieser wird erstattet. Sie können ihren Höchstsatz für das jeweilige Land
bei Frau Axenkopf oder Fr. Poslanovic erfragen.
 Taxirechnungen werden nur ersetzt, wenn eine Taxibenützung unerlässlich ist. Eine
schriftliche Begründung muss beigelegt werden, weshalb eine Benutzung eines
öffentlichen Verkehrsmittels unzumutbar gewesen wäre.
Sollte der Transfer per Taxi zum Flughafen Wien notwendig sein, ist das Service der
AirportDriver (www.airportdriver.at, Tel. 01/22 8 22) zu verwenden, es gilt ein Sondertarif
(max. € 29 pro Fahrt werden ersetzt). Die Kundennummer sowie die OnlineZugangsdaten können Ihnen Fr. Axenkopf oder Frau Poslanovic mitteilen.
 Nach erfolgter Dienstreise ist das Formular "Abrechnung der Dienstreise" vollständig
auszufüllen und der Personalabteilung zu übermitteln.
 Bei Dienstreisen mit dem eigenen Pkw muss eine schriftliche Begründung beigelegt
werden, weshalb eine Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar gewesen
wäre.
 Alle Rechnungen, Fahrscheine, Tickets, etc., die für die Dienstreise abzurechnen sind,
sind beizulegen, denn ein Ersatz der Spesen kann nur nach Vorlage der Originalbelege
erfolgen.
Hinweis: Achten Sie bei Online-Buchungen darauf auch eine Rechnung zu erhalten.
 Bei Auslandsdienstreisen sind bei der Aus- wie auch der Einreise die
Grenzübertrittszeiten anzugeben, da eine Berechnung der Tagesgebühren sonst nicht
möglich ist (ausgenommen Flugreisen, hier gelten die Abflug- und Ankunftszeiten).
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 Die Dienstreise kann nur für die eigene Person abgerechnet werden. In der Abrechnung
können keine für Mitreisende übernommenen Ausgaben berücksichtigt werden.
 Konsumierte Mahlzeiten werden pauschal über Tagesgebühren verrechnet. Die Beilage
der Restaurantrechnungen ist nicht notwendig.
 Der Anspruch auf Reisegebühren erlischt, wenn er nicht innerhalb von sechs
Kalendermonaten, beginnend mit dem Kalendermonat, in den das Ende der Dienstreise
fällt, geltend gemacht wird.
Reisekostenzuschuss:
Ein Reisekostenzuschuss kann erst nach der erfolgten Dienstreise angewiesen werden. Und nur
in der Höhe der beigelegten Originalrechnungen und maximal in der Höhe des am Antrag
genehmigten Betrages.
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