さいたまトリエンナーレ２０１６パブリシティ・プロモーション業務 企画提案募集要領 １ 企画提案書の招請に付する事項 （１）件名 さいたまトリエンナーレ２０１６パブリシティ・プロモーション業務 （２）業務概要 さいたま市で平成 28 年秋に初めて開催する国際芸術祭「さいたまトリエンナーレ２０１６」 の認知度の向上を図りながら、開催に向けた気運を醸成し、開催時の集客促進につなげること ができる効果的なパブリシティ・プロモーション活動等を実施する業務 （３）履行期間 契約の日から平成 29 年 2 月 28 日（火）まで ２ 企画提案書の提出者の資格 企画提案書を提出しようとする者は、次に掲げる要件をすべて満たしていなければならない。 （１）本募集開始日において、平成 27・28 年度さいたま市競争入札参加資格者名簿（業務委託）に 業務「イベント・催事」で登載されている者であること。 （２）次のいずれにも該当しない者であること。 ア 特別な理由がある場合を除き、契約を締結する能力を有しない者、破産手続開始の決定を受 けて復権を得ない者及び暴力団員による不当な行為の防止等に関する法律（平成 3 年法律第 77 号）第 32 条第 1 項各号に掲げる者 イ 地方自治法施行令（昭和 22 年政令第 16 号）第 167 条の 4 第 2 項の規定により、さいたま市 の一般競争入札に参加させないこととされた者 （３）本募集開始日から企画提案書等提出期限までの間、さいたま市物品納入等及び委託業務業者 入札参加停止要綱（平成 19 年さいたま市制定）による入札参加停止の措置又はさいたま市の締 結する契約からの暴力団排除措置に関する要綱（平成 13 年さいたま市制定）による入札参加除 外の措置を受けている期間がない者であること。 ３ 企画提案仕様書等の交付 企画提案書の提出を希望する者に対し、企画提案仕様書等を交付するものとする。 （１）交付場所 さいたま市浦和区常盤 6-4-4（さいたま市役所 7 階） さいたまトリエンナーレ実行委員会事務局 （さいたま市スポーツ文化局文化部文化振興課トリエンナーレ係） 電話 048-829-1225 （２）交付期間 平成 28 年 5 月 10 日（火）∼5 月 18 日（水） ただし、土曜日、日曜日、祝日を除く午前 9 時から正午まで及び午後 1 時から午後 5 時まで 1 ４ 質問の受付及び回答 企画提案書を提出しようとする者は、企画提案に関する事項について、次のとおり質問するこ とができる。 （１）受付期間 平成 28 年 5 月 10 日（火）∼5 月 13 日（金） （２）質問方法 電子メールのみとし、電話による質問には応じない。なお、送付の際には以下の事項を順守 すること。 ア 電子メールの表題は「 【トリエンナーレ】パブリシティ・プロモーション業務の質問」とす ること。 イ 書式は自由だが、電子メールの本文としてテキストで記載すること。 ウ 電子メールにより質問事項を送信後、電話による到着確認を行うこと。 （土・日・祝日を除 く午前 9 時から正午まで及び午後 1 時から午後 5 時まで） （３）質問先メールアドレス [email protected] ※ 到着確認は、さいたまトリエンナーレ実行委員会事務局（048-829-1225）へ行うこと。 （４）質問に対する回答 平成 28 年 5 月 17 日（火）までに回答する。 ※ 希望するすべての事業者に対して、電子メールにより回答するので、回答送付先となるメ ールアドレスを平成 28 年 5 月 16 日（月）に（３）のメールアドレスあてに連絡すること。 ※ 回答については、平成 28 年 5 月 18 日（水）から平成 28 年 5 月 20 日（金）まで（ただし、 午前 9 時から正午まで及び午後 1 時から午後 5 時まで）さいたまトリエンナーレ実行委員 会事務局において、希望する事業者に対して配布を行う。 ５ 参加表明書の提出 企画提案書を提出しようとする者は、次のとおり参加表明手続きを行うこと。 （１）提出書類 参加表明書（様式１） （添付書類） ①会社概要（様式２） ②類似業務実績（様式３） （２）提出方法 持参又は書留郵便（簡易書留郵便を含む）による郵送により提出すること。 ア 提出期限 平成 28 年 5 月 18 日（水）午後 5 時 なお、郵送の場合は、同日必着とし、郵送後に連絡すること。 イ 提出先 ３（１）と同じ （３）参加資格確認結果の通知 参加表明書を提出したすべての者に対し、平成 28 年 5 月 19 日（木）までに確認結果を通知 する。 2 ６ 企画提案書等の提出 （１）提出書類 ア 企画提案書（様式任意、A4 判 10 ページ以内） ①トリエンナーレの広報・PR に関する考え方、戦略 ②パブリシティ業務に関する実施計画 ③プロモーション活動の実施計画 ④協賛セールス支援方法 ⑤全体スキーム及び業務スケジュール イ 業務実施体制（様式４） ウ 見積書 （２）提出方法 持参又は書留郵便（簡易書留郵便を含む）による郵送により提出すること。 ア 提出期限 平成 28 年 5 月 20 日（金）午後 5 時 ただし、参加表明手続きを行い、参加資格が実行委員会にて確認された後、提出すること。 なお、郵送の場合は、同日必着とし、郵送後に連絡すること。 イ 提出先 ３（１）と同じ ７ 事業者選定の方法 （１）選定委員会 さいたまトリエンナーレ実行委員会内に「さいたまトリエンナーレ２０１６パブリシテ ィ・プロモーション業務事業者選定委員会」（以下「選定委員会」という。）を設置し、審査 を行う。 （２）審査（プレゼンテーション審査） 提案事業者が企画提案内容についてプレゼンテーションを行い、選定委員会で審査したう えで最優秀提案事業者を選定する。 ア 審査日時 平成 28 年 5 月 24 日（火） イ 結果通知 平成 28 年 5 月 26 日（木）頃に電子メール及び書面にて通知する。 ８ その他 （１）企画提案書等の作成に係る費用は、提案者の負担とする。 （２）提出された企画提案書等は、返却しない。 （３）詳細は、企画提案仕様書による。 ９ 連絡先 〒330-9588 さいたま市浦和区常盤 6-4-4 さいたま市文化振興課内 さいたまトリエンナーレ実行委員会事務局 3 電 話 048-829-1225 ＦＡＸ 048-829-1996 E-mail [email protected] 4
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