S Wartburg Sparkasse

S Wartburg
Sparkasse
Checkliste SEPA-Umstellung
Für
im Zahlungsverkehr
Unternehmen
Der europäische Zahlungsverkehr wird vereinheitlicht!
Ab 1.02.2014 ist der SEPA-Zahlungsverkehr der gesetzlich vorgeschriebene Rahmen für Ihr Unternehmen.
Doch die Umstellung ist mit einigen Vorbereitungen verbunden, die Sie schon 2013 erledigt haben sollten.
Die Wartburg-Sparkasse begleitet Sie gern auf Ihrem Weg zu SEPA. Im Folgenden finden Sie einige
Aufgaben, die sich Ihnen im Jahr 2013 stellen.
1
Erled
Geschäftskorrespondenz auf SEPA-Anforderungen umstellen
Eigene IBAN + BIC und ggf. die Gläubiger-ID in Kopfbögen, Rechnungen, Mahnungen o.ä.
aufnehmen.
Verwendete Vordrucke (Zahlscheine usw.) anpassen.
2
Anpassung eingesetzter Software
Mit dem Support der im Unternehmen eingesetzten Programme für die Buchhaltung,
Lohnrechnung, OnlineBanking u. ä. den Zeitpunkt der SEPA-Fähigkeit abklären.
Anschließend kann der frühest mögliche Umstellungstermin für das Unternehmen festgelegt
werden.
Wichtige Kriterien.
!!!
- Zahlungsverkehrsdateien im XML-Format
WICHTIG
- max. 140 Zeichen Verwendungszweck
Hilfsmittel der Wartburg-Sparkasse: SEPA-XML-Checker (prüft Dateien auf Formattreue)
Fragen Sie Ihren Kundenberater!
3
Zeitpunkt der Umstellung im Unternehmen festlegen
Legen Sie für sich einen Termin fest, der in Ihren Arbeitsablauf passt.
In Absprache mit dem EB-Team der Wartburg-Sparkasse können vorher auch Testeinreichungen
vorgenommen werden.
4
Beleghafte Sammelüberweisungen oder Disketten? Nicht mit SEPA!
Falls Sie zur Zeit noch beleghafte Sammler oder Disketten bei uns einreichen, sollten Sie den
Einsatz von Online-Banking erwägen. Beide Varianten sind bei SEPA nicht mehr möglich.
Ihr Kundenberater informiert Sie gern über unsere Angebote!
5
IBAN + BIC der Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter ermitteln/anfordern
Art und Weise der Umstellung BLZ/KTO in IBAN/BIC von Kreditoren, Debitoren , Mitarbeitern
(programmtechnisch oder manuell) mit der zuständigen Softwarebetreuung klären.
Hilfsmittel der Wartburg-Sparkasse: SEPA-Account-Converter auf www.wartburg-sparkasse.de
6
ec-Kartenterminal im Einsatz
Sie bieten Ihren Kunden den Service der Kartenzahlung bei Ihnen an. Muss das Terminal auch
SEPA-ready sein? Für Sie gibt es vorerst in dieser Richtung keinen Handlungsbedarf.
In Deutschland gibt es hierfür eine abweichende Sonderregelung bis 1.2.2016. Netzbetreiber
können Kartenzahlungen noch im alten Format liefern.
V100 050 Stand: Januar 2013
Für ein Unternehmen, das ausschließlich „überweist“ kann die Umstellung nun
erfolgen!
Ziehen Sie jedoch Forderungen bei anderen per Einzugsermächtigung oder
Abbuchungsauftrag ein, besteht weiterer Handlungsbedarf...
!
Checkliste SEPA-Umstellung
S Wartburg im Zahlungsverkehr
Für
Unternehmen
Sparkasse (Lastschriften)
1
Gläubiger-ID beantragen
Die Gläubiger-ID kann nur online bei der Bundesbank beantragt werden:
http://glaeubiger-id.bundesbank.de
Die Gläubiger-ID wird für alle nachfolgenden Schritte benötigt.
2
Unser Rat:
sofort
beantragen
SEPA-Inkassovereinbarung abschließen
Für die Einreichung von SEPA-Lastschriften muss mit der Wartburg-Sparkasse o.g. Unser Rat:
Vereinbarung abgeschlossen werden. Fragen Sie Ihren Kundenberater!
sofort
SEPA-Basis-Lastschrift → ehemals Einzugsermächtigungsverfahren
nach Vorlage
SEPA-Firmenlastschrift → ehemals Abbuchungsauftrag
Gläubiger-ID
3
Mandatsreferenz bestimmen / Mandatsverwaltung aufbauen
Die Mandatsreferenz kennzeichnet eindeutig den Zweck der Lastschrift und muss für jeden
Lastschrifteinzug vergeben werden. Sie kann 35 Zeichen lang sein und ist individuell vom
Zahlungsempfänger gestaltbar (z.B. Kunden-Nr., Rechnungs-Nr. o. ä)
Bei mehreren Forderungen zu einer Kundennummer ist ein weiteres Kennzeichen hinzuzufügen.
4
Zahlungsverkehrsprogramm prüfen/anpassen/anschaffen
5
Künftige Forderungsfälligkeiten festlegen und Kundeninformation regeln
Unser Rat:
Da SEPA ein anderes Dateiformat (XML-Format) für die Verarbeitung von Zahlungen
2013
verwendet, muss Ihre vorhandene Software auf SEPA-Fähigkeit geprüft werden. Stellen erledigen!
Sie mit der Softwarebetreuung sicher, dass die notwendigen Updates eingepflegt wurden.
Werden z. Zt. noch Lastschriften per Beleg oder Diskette eingereicht, ist die Anschaffung einer
Zahlungsverkehrssoftware notwendig, da bei SEPA keine beleghaften Lastschriften und
Disketten mehr möglich sind. Sprechen Sie mit Ihrem Berater!
Neue Einzugsermächtigungen 2013 nur noch mit einem Kombimandat abschließen. Der textliche
Inhalt ist von der EU vorgeschrieben. Ein Muster können Sie per Download auf www.wartburgsparkasse.de/sepa herunterladen. Ab dem Tag der Umstellung nur noch das SEPA-BasisLastschriftmandat einsetzen!
6
Interne Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen anpassen
Für SEPA-Basis-Lastschriften gelten folgende Einreichungsfristen bei der Bank:
Erst- oder Einmallastschriften = 5 Tage vor Fälligkeit u Folgelastschriften = 2 Tage vor Fälligkeit
Für SEPA-Firmenlastschriften gilt die Einreichungsfrist = 1 Tag vor Fälligkeit
7
Neue Mandate einholen
Die bestehenden Einzugsermächtigungen können als SEPA-Mandat für SEPA-BasisLastschriften weiter genutzt werden. Die Zahlungspflichtigen müssen vorher über den Zeitpunkt
des ersten Einzuges mittels SEPA-Lastschrift schriftlich informiert werden (s. Pkt. 8).
Für bestehende Abbuchungsaufträge muß ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat eingeholt
werden. SEPA-Firmen-Lastschriften mit Verbrauchern sind unzulässig und können in ein SEPABasis-Lastschriftmandate gewandelt werden.
V100 050 Stand: Januar 2013
8
Information der Kunden über den erstmaligen Einzug im SEPA-Verfahren
SEPA-Basis-Lastschriften haben im Gegensatz zu den bisherigen Einzugsermächtigungen eine
feste Fälligkeit und einen festen Betrag, die dem Zahlungspflichtigen mit der
Gläubiger-ID und der dazugehörigen Mandatsreferenz mindestens 14 Tage vor der ersten
Fälligkeit schriftlich mitgeteilt werden muss. (Gilt auch für die Umstellung!)
!
9
Archivierung der Einzugsermächtigungen/SEPA-Mandate
Gemäß den SEPA-Regeln müssen SEPA-Mandate für evtl. Rückforderungen bis zu 14 Monate
nach dem letzten Einzug im Original aufbewahrt werden.

Download Report