Leitfaden zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift und erster Einzug im

Leitfaden zur Umstellung auf SEPA-Lastschrift
und erster Einzug im SEPA-Verfahren
Inhaltsverzeichnis:
1. Allgemeine Informationen zu SEPA
Seite
01
2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA
Seite
02
3. Umstellung auf SEPA
Seite
03 - 05
4. Erster Einzug im SEPA-Verfahren durchführen
Seite
06 - 09
1. Allgemeine Informationen zu SEPA
Was heißt eigentlich SEPA?
SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, d.h. einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. An der SEPA nehmen alle Staaten des europäischen Wirtschaftraumes (EWR) sowie die
Schweiz und Monaco teil.
Allgemeines
Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren wird das deutsche Lastschriftverfahren zum 01.02.2014
abgelöst werden. SEPA ermöglicht es, fällige Forderungen aus vielen europäischen Staaten
einschließlich Deutschland einzuziehen, also grenzüberschreitend.
Als Einreicher bestimmen Sie auf den Tag genau den Fälligkeitstermin. SEPA erlaubt es u.a. dem
Zahlungspflichtigen innerhalb von 8 Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Betrages zu
verlangen (Rücklastschrift). Damit wird ein größtmöglicher Verbraucherschutz sichergestellt.
Durch die Benachrichtigung der Mitglieder können die bisherigen Einzugsermächtigungen in SEPALastschriftmandate gewandelt werden.
Dokumentation
Die jeweils aktuellsten Handbücher und Anleitungen stehen Ihnen unter www.sparkasseniederbayern-mitte.de/spg-verein zum Download (PDF-Format) zur Verfügung.
Hotline/Kontakt:
Hotline: 08731 / 502 – 1313
E-Mail: [email protected]
Internet: www.sparkasse-niederbayern-mitte.de
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Stand 15.10.2015
2. Voraussetzungen für die Umstellung auf SEPA
Erst wenn Sie unten stehende Voraussetzungen erfüllt haben, ist ein technischer Umstieg
(siehe 3./4.) in SPG-Verein 3.2 sinnvoll/empfehlenswert!
Schritt 1: Gläubiger-Identifikationsnummer für den Verein beantragen
Es ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu
kann unter dem Link https://extranet.bundesbank.de/scp/ aufgerufen werden. Weitere Informationen
zur Gläubiger-ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank www.bundesbank.de unter
Zahlungsverkehr nachgelesen werden.
Schritt 2: SEPA-Inkassovereinbarung bei der Sparkasse beantragen
Nachdem Sie die Gläubiger-ID von der Bundesbank erhalten haben, ist eine vertragliche
„Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften“ mit der Sparkasse
erforderlich. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Ihre
Gläubiger-ID der Bundesbank wird für die Vereinbarung benötigt und muss vorgelegt werden.
Schritt 3: Freischaltung für Online-Banking bei der Sparkasse beantragen
SEPA-Lastschriften können ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden. Die Abgabe per
Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom oder USB-Stick etc.) ist nicht mehr möglich! Bitte wenden
Sie sich für die Freischaltung an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort.
Der Einzug bzw. die Übertragung einer SEPA-Lastschriftdatei ist über das kostenlose InternetBanking oder einer Online-Banking – Software wie z.B. StarMoney oder SFirm Enterprise
möglich.
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3. Umstellung auf SEPA
Bevor Sie die Umstellung und damit die verbundenen Änderungen in SPG-Verein durchführen
empfehlen wir Ihnen dringend eine Datensicherung („Extra“ => „Datensicherung“ =>
„Stammdaten sichern“) durchzuführen.
Schritt 1: Gläubiger-ID hinterlegen
Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) wie folgt hinterlegen.
Wählen Sie
"Stammdaten“
„Stammdaten pflegen"
„Vereinsdaten pflegen“
"Karteikarte Bankverbindung"
Schritt 2: IBAN, BIC und Mandatsreferenz inkl. Datum erstellen (Massenänderung)
 Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in der Reihenfolge
BIC/IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz erfolgen. Bei allen Änderungen
bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. Die Läufe sind nur vorbreitende Massnahmen und
haben ansonsten keinerlei Auswirkungen.
 Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden
automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt.
 Die IBAN wird auch dann neu aufgebaut, wenn diese bereits vorhanden ist. Allerdings nur
diejenigen, welche mit ‘DE‘ anfangen.
 Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer aufgebaut
werden. Bei der Kennung ‘SEPA-Ausführung‘ wird Erst-Lastschrift bei allen Mitgliedern mit der
Zahlungsart ‘Lastschrift‘ eingesetzt.
 Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren.
Wählen Sie
„Mitglieder“
„Änderungsdienst“
"Massenänderung“
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Schritt 3: Mitglieder informieren (Umdeutung von Einzugsermächtigungen)
Nach der Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen im Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht
mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen neue SEPA-Mandate einzuholen.
Es besteht jedoch die Pflicht, die Zahlungspflichtigen über die Umdeutung schriftlich zu
informieren. Dabei muss die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz mitgeteilt werden. Dies kann
durch den Verein schriftlich, entweder auf dem Postweg oder per Email erfolgen.
Die Schriftliche Mitteilung per Brief:
Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen “sepa-mitteilung-umstellung.brf“ oder optional
„sepa-mitteilung-umstellung-1.brf“ zur Verfügung, den Sie unter „Mitglieder“ => „Computerbriefe“
=> „Briefe ausgeben“ drucken/erstellen können.
Musterbrief „sepa-mitteilung-umstellung.brf“ zur Umdeutung von Einzugsermächtigungen
Ggf. ist durch die Massenänderung (analog Schritt 2.) „Briefanrede aufbauen“ eine
automatische Generierung der Briefanrede notwendig/sinnvoll.
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Stand 15.10.2015
Schritt 4: Zahlungsart ‘Lastschrift‘ in ‘SEPA-Lastschrift‘ ändern (Massenänderung)
 Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA-Verfahren
genutzt werden soll.
 Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz inkl. Datum und
SEPA-Ausführung verschlüsselt sind, wird die Umstellung durchgeführt.
 Es ist empfehlenswert, die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren.
Wählen Sie
„Mitglieder“
„Änderungsdienst“
"Massenänderung“
Schritt 5: Kontrolle
Überprüfen Sie unter „Abteilungen/Beiträge (2)“ ob die Felder „BIC“, „IBAN“, „SEPA-Mandatsreferenz“,
„SEPA-Ausführung als“ und „vom“ gefüllt sind. Als Zahlungsart muss „SEPA-Lastschrift“ hinterlegt
sein.
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4. Ersten Einzug im SEPA-Verfahren durchführen
Schritt 1: Erste Beitragserhebung durchführen
Wählen Sie
"Beiträge“
„Beitragsverfahren“
„Beitragserhebung“
Schritt 2: Beitragserhebungsliste
Anhand der Beitragserhebungsliste kann festgestellt werden, welche Art der Lastschriften (Erst/Folgelastschrift) erstellt wurden. Für die Archivierung sollte die Beitragserhebungsliste ausgedruckt
werden.
Wählen Sie
"Beiträge“
„Beitragsverfahren“
„Beitragserhebungsliste“
„Ausgabe Zahlungsart“
- In der Regel ist dies „alle“ -
Listenmuster
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Schritt 3: SEPA-Lastschriftdatei erstellen
Wählen Sie
"Beiträge“
„Beitragsverfahren“
„SEPA-Lastschriftdatei erstellen“
Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist
jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig.
Führen Sie Schritt 3, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über den
Optionspunkt ‘Ausführung von‘ die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug Ihrer
gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen.
Es öffnet sich nun die Maske für die Erstellung der Zahlungsverkehrsdatei. Bitte beachten Sie die
Hinweise in den jeweiligen Masken bzw. die Beschreibung in der Hilfe.
Beachten Sie bitte das SEPA-Lastschriften ausschließlich per Online-Banking eingereicht werden können.
Die Abgabe per beleglosen Datenträgeraustausch (Diskette, CD-Rom etc.) ist nicht möglich!
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Allgemeine Informationen:
Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen „Erst-Lastschriften“
und „Folge-Lastschriften“ durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene Mitglieder müssen mit der
Funktion „Erst-Lastschrift“, bestehende und in der Vergangenheit bereits eingezogene Mitglieder mit der Auswahl
„Folge-Lastschriften“ eingezogen werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide
müssen später per Online-Banking weitergeleitet werden
Ablauf:
Wählen Sie zunächst das Vereinskonto für die Verrechnung des Gegenwertes aus. Erfassen Sie anschließend
noch den von Ihnen gewünschten Verwendungszweck (z.B. „Beitrag 201X“). Wählen Sie nun Ihr Ziellaufwerk
( USB-Stick, Festplatte etc. ) mit der Schaltfläche durchsuchen… aus.
Beachten Sie bitte beim Fälligkeitsdatum eine Vorlaufzeit von 6 Arbeitstagen bei „Erst-Lastschriften“ bzw. 3
Arbeitstagen bei „Folge-Lastschriften“. Wochenendtage und Feiertage werden nicht berücksichtigt.
Sollten Sie die Funktion „COR1 – verkürzte Laufzeit“ ausgewählt haben (empfohlen), so ist die Vorlaufzeit des
Fälligkeitsdatums für „Erst- und Folgelastschriften“ einheitlich +2 Arbeitstage. Wochenendtage und Feiertage
werden nicht berücksichtigt.
1. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums ohne den Haken COR1:
Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +6 Arbeitstage
Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 25.02.2014 zu erfassen, da das
Wochenende nicht berücksichtigt wird.
2. Beispiel für die Festlegung des Fälligkeitsdatums mit dem Haken COR1:
Sie möchten am Montag, dem 17.02.2014, Erst-Lastschriften einziehen. Somit müssen Sie +2 Arbeitstage
Vorlaufzeit berücksichtigen. Beim Fälligkeitsdatum ist somit der 19.02.2014 zu erfassen, da das
Wochenende nicht berücksichtigt wird.
Betätigen Sie nun die Schaltfläche OK. Die SEPA-Lastschrift-Datei wird auf dem Ziellaufwerk gespeichert. Sie
werden nun aufgefordert einen Begleitzettel, falls ausgewählt/gewünscht, auszudrucken.
Wiederholen Sie den Vorgang ggf. um eine Erst- bzw. Folge-Lastschriftdatei zu erstellen.
Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen. In diesem Fall ist
jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig.
Führen Sie Schritt 2.2, ohne erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen sie über
den Optionspunkt ‘Ausführung von‘ die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Für den Beitragseinzug
Ihrer gesamten Lastschriften sind beide Dateien an die Sparkasse zu übertragen.
Beachten Sie bitte, dass für die Erst- und Folge-Lastschriften jeweils eine eigene Datei mit
unterschiedlichem Datei-Namen (z.B. TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird.
Bei der Übertragung der Zahlungsverkehrsdatei per Online-Banking wird kein Begleitzettel benötigt. Sie
können die „Anzahl Begleitzettel“ auf „00“ einstellen.
Übertragen Sie abschließend die SEPA-Datei(en) per Online-Banking (siehe Kurzanleitung SPG-Verein Punkt 4.2 / Download: www.sparkasse-niederbayern-mitte.de/spg-verein) zur Sparkasse.
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Erläuterungen

Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte Zeichen
werden durch eine Leerstelle ersetzt.

Besonderheit bei Mitgliedern mit speziellen Verwendungszwecken SEPA/DTA(1) und SEPA/DTA(2).
Sofern
beim
Datenträgeraustausch
innerhalb
der
Verwendungszwecke
einer
der
Platzhalter
<Mandatref> oder <Gläubiger-ID> verwendet wird, so werden diese Verwendungszwecke zusätzlich zu
den speziellen Verwendungszwecken ausgegeben.

Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Das Erstellungsdatum steht
standardmäßig auf dem Programmdatum. Das Fälligkeitsdatum muss bei Erst-Lastschriften
mindestens +6 Arbeitstage bzw. bei Folge-Lastschriften mindestens 3 Arbeitstage nach dem
Erstellungsdatum
liegen.
Sollten Sie die Funktion „COR1 – verkürzte Laufzeit“ (empfohlen) nutzen, so ist bei Erst- und FolgeLastschriften beim Fälligkeitsdatum +2 Arbeitstage zu erfassen.

Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter ‘SEPA-Datei
speichern unter‘ bestimmt werden.

Die Eingaben werden im Verzeichnis ‘Parameter‘ gespeichert und beim nächsten Aufruf als StandardWerte vorgegeben.

Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis ‘DTA-Historie‘ abgelegt. Die Extension ‘xml‘ des
Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung muss
lediglich die lfd. Nummer wieder in ‘xml‘ geändert werden.
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