SEPA - Checkliste Vereine

Checkliste für Vereine zur Umstellung auf SEPA
Sie ziehen Ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift mit Einzugsermächtigung ein?
Damit Ihr Verein „fit für SEPA“ wird, haben wir für Sie diese Check- und Arbeitsliste entwickelt.
Für Fragen steht Ihnen Ihre Kulmbacher Bank eG zur Verfügung und unterstützt Sie gerne.
Aufgaben
Information
Erledigt?
Datum
1. Verantwortliche(r) für die
Umstellung
auf SEPA
Wir empfehlen, einen oder mehrere Umsetzungsverantwortliche zu benennen, die die
Umstellung planen und durchführen
o SEPA-Verantwortl.
benannt
….………
2. Zeit- und Umsetzungsplan
für die
Umstellung auf SEPA
Einzelne Umsetzungsschritte müssen aufein- o SEPA-Zeit- und Umander abgestimmt sein. Ein vollständiger Plan
setzungsplan erstellt
gibt zusätzlich Sicherheit, dass nichts „vergessen“ wird.
3. Beantragen einer
GläubigerIdentifikationsnummer
bzw. Creditor
Identifier (CI) bei der
Deutschen
Bundesbank
Jeder Lastschrifteinreicher benötigt eine
eindeutige ID. Dies wird über die Internetseite www.glaeubiger-id.bundesbank.de
beantragt. Die Bundesbank teilt diese
Gläubiger-ID (CI) dann per E-Mail mit.
Leiten Sie diese E-Mail auch an Ihren Berater
weiter.
o CI beantragt
o CI erhalten
die CI lautet:
4. Abschluss einer neuen
Inkassovereinbarung mit der
Kulmbacher Bank eG
Im Zuge der SEPA-Umstellung muss auch
die "Vereinbarung über den Einzug von
Forderungen durch Lastschriften" erneuert
werden. Hierfür benötigen wir o.g.
Gläubiger-Identifikation.
o neue InkassoVereinbarung unterschrieben
5. Nutzen Sie für neue
Mitglieder die
neuen Lastschrift-Mandate
Bislang haben Sie sich von Ihren Mitgliedern
eine Einzugsermächtigung unterschreiben
lassen. Unter SEPA spricht man von
Mandaten. Häufig wird die Einzugsermächtigung auf der Beitrittserklärung bzw. dem
Aufnahmeantrag erteilt. Ändern Sie ggf. Ihre
Formulare und fügen Sie der neuen Beitrittserklärung das Mandat als Anlage bei:
» Nennen Sie Ihre Gläubiger-ID.
» Verwenden Sie den Mandatstext gemäß
der offiziellen Vorlage. Mustermandate
erhalten Sie von Ihrer Kulmbacher Bank.
» Erfragen Sie IBAN und BIC Ihres Mitglieds
» Abhängig vom Einzugstermin bzw. Einsatztermin der neuen Formulare, benötigen Sie
evtl. eine Einzugsermächtigung und ein
Mandat (sog. Kombi-Mandat)
o Aufnahmeantrag
bzw. Beitrittserklärung
angepasst
Voraussetzungen
….………
….………
…………
DE__________________
o es gibt kein eigenes
Beitrittsformular:
- Mandats-Formulare
wurden von der Bank
besorgt
………….
………….
………….
o Einsatztermin für
die neuen Formulare
(vgl. Punkte 10 und 13):
_________________
Wenn Sie kein Formular für die Aufnahme
eines neuen Mitglieds haben, stellen wir
Ihnen gerne die entsprechenden SEPAMandats-Formulare zur Verfügung.
M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt
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Aufgaben
Information
Erledigt?
Datum
6. Mandatsreferenz festlegen
Jedes Mandat wird verbindlich durch eine
o Mandatsreferenz
eindeutige Mandatsreferenz gekennzeichnet. entschieden
Überlegen Sie sich, wie diese Referenznumo Referenz =
mern in Ihrem Verein gestaltet sein sollen.
Mitgliedsnummer
Sie können z. B. Mitgliedsnummern als
Referenznummer verwenden.
o Referenznummer
wird wie folgt gebildet:
Wir empfehlen die Mitgliedsnummer plus
eine zweistellige laufende Nummer.
_________________
………….
Alternativ nummerieren Sie einfach
fortlaufend durch.
7. keine Lastschriftbelege
für SEPA !!!
Sie haben nur wenige Mitglieder und deshalb
für Ihren Beitragseinzug die Lastschriften
bisher beleghaft eingereicht?
Unter SEPA gibt es keine Lastschriftformulare
mehr! Nehmen Sie mit uns Kontakt auf,
damit ein Online-Banking-Zugang eingerichtet werden kann.
o Trifft für uns nicht zu
Unter SEPA ist die Einreichung von DTADatenträgern nicht mehr möglich.
Übertragen Sie uns den Beitragseinzug
einfach online. Sprechen Sie uns zur
Umstellung an.
» Die VR-NetWorld-Software ist dafür
bereits vorbereitet
» Dateien, die Sie mit PC-VAB erstellen,
können Sie direkt über unser OnlineBanking Business-Edition übertragen.
o Trifft für uns nicht zu
Die Software, mit der Sie Ihren Beitragseinzug durchführen, muss künftig alle
notwendigen SEPA-Daten verarbeiten
können wie z.B. Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, IBAN, BIC, usw.
» Unsere Vereinssoftware PC-VAB ist ab
der Version 3.7 fit für SEPA
» Die VR-NetWorld-Software kann ab der
Version 4.4 SEPA-Lastschriften verwalten
In beiden Programmen werden die SEPAFunktionen durch Online-Updates weiter
ausgebaut.
Verwenden Sie die Software eines
Drittanbieters, klären Sie bitte mit diesem, ob
das Programm SEPA-fähig ist.
o Software ist auf
aktuellem Stand /
SEPA-fähig
10. Zeitpunkt für die
Umstellung festlegen
Legen Sie fest, ab wann Sie (nur noch) mit
SEPA-Lastschriften arbeiten möchten.
Achtung! Die Umstellung muss vor dem
01.02.2014 abgeschlossen sein.
o Zeitpunkt definiert.
Umstellung zum:
_________________
11. künftige(n) Termin(e) für
den Beitragseinzug festlegen
(siehe Punkt 15 ff.)
Bislang haben Sie möglicherweise Ihre
o Beitragstermin
Beiträge eher innerhalb eines bestimmten
festgelegt auf:
Zeitraums - etwa "zum Jahresanfang" /
_________________
oder "Mitte November" – eingezogen. Die
SEPA-Lastschrift sieht einen exakten Fälligkeitstermin (Datum) vor, der den Mitgliedern
im Vorfeld mitgeteilt werden muss.
8. keine Einreichung von
DTA-Disketten
(USB-Sticks, CDs usw.)
9. SEPA-Fähigkeit Ihrer
Software
prüfen
M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt
o Umstellung der beleghaften Lastschriften
auf komfortable Online-Lastschriften
wurdevereinbart
o Umstellung der
Datenträger auf
komfortable OnlineÜbermittlung
wurde vereinbart
o Software ist veraltet
/ nicht SEPA-fähig –
Update wurde bestellt
………….
………….
………….
………….
………….
………….
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Umstellung
Aufgaben
Information
Erledigt?
Datum
12. Umwidmung / Wandlung
Ihrer
bestehenden
Einzugsermächtigungen
in SEPA-BasisLastschriftmandate
Einzugsermächtigungen, die Ihnen schriftlich
im Original vorliegen, können Sie in ein
sogenanntes SEPA-Basis-Lastschriftmandat
wandeln. Sie benötigen somit nicht von
jedem Mitglied eine Unterschrift auf einem
neuen Formular. Sie müssen Ihre Mitglieder
von der Wandlung jedoch unterrichten und
dabei die relevanten zusätzlichen Daten
angeben.
Sie erfüllen Ihre Benachrichtigungspflicht
beispielsweise im Einladungsschreiben zu
Ihrer jährlichen Mitgliederversammlung, über
Ihr Vereinsblatt (wenn dies allen Mitgliedern
zugeht und zum Nachweis der Unterrichtung
archiviert wird) oder per gesondertem Brief
an jedes einzelne Mitglied.
Die Kommunikation am schwarzen Brett,
über Kontoauszüge im Verwendungszweck
sowie auf der „homepage“ im Internet wird
von uns nicht empfohlen, da dies zu späteren
„Beweisproblemen“ führen kann.
o Einzugsermächtigungen liegen vor
………….
o Benachrichtigung
der Mitglieder
über die Wandlung
erfolgt am / per:
____________________
____________________
Der Informationstext kann z.B. lauten:
→ Absender → vollständige Adresse!
→ Exaktes Briefdatum, das Sie als „date of
signature“ für die Datensätze brauchen.
"Wir verwenden Ihre uns vorliegende
Einzugsermächtigung ab (Umstellungszeitpunkt sh. Punkt 10) als SEPA-Mandat.
Unsere Gläubiger-ID für den Lastschrifteinzug
lautet: DExxxxxxxx (siehe Punkt 3). Ihre Mandatsreferenz lautet: xxxxxx (exakt angeben siehe auch Punkt 6).
Der Beitragseinzug in Höhe von EUR …. erfolgt zukünftig „jährlich“ (entsprechenden
Turnus angeben) zum „Tag.Monat“ (genaues
Datum angeben) (siehe Punkt 11)."
Falls Sie den Einzugstermin nicht hier vereinbaren bzw. nicht wie beschrieben vereinbaren können, muss dies und die korrespondierende „Vorabinformation“ (siehe Punkt 15)
gesondert erfolgen.
13. Einholen neuer SEPAMandate
Verwenden Sie ab dem Umstellungszeitpunkt o neue Formulare
sind im Einsatz
(siehe Punkt 10) nur noch SEPA-Mandate.
Diese sind für alle neuen Mitglieder aber
ggf. auch für jene notwendig die nicht
gewandelt werden konnten, weil z. B. die
Einzugsermächtigungen nicht vorlagen.
M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt
………….
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Aufgaben
Information
Erledigt?
Datum
14. Aufbewahrung der
Mandate
organisieren
Sie müssen im „Streitfall“ in der Lage sein,
die unterschriebenen SEPA-Mandate im
Original vorzulegen. Dies gilt auch für die
umgewandelten Einzugsermächtigungen.
Bewahren Sie die Formulare mindestens bis
14 Monate nach dem letztmaligen Einzug
auf.
o Ablage der
Mandatsformulare
wurde geregelt
………….
Beachten Sie, dass ein Mandat seine
Gültigkeit verliert, wenn es 36 Monate nach
dem letzten Einzug nicht mehr genutzt wird.
(Beispiel: Mitglieder, die austreten und nach
mehr als 3 Jahren erneut beitreten, müssen
ein neues Mandat unterzeichnen.)
Beitragseinzug
15. Vorabinformation (= sog.
Pre-Notification) über die
Beitragsbelastung
Sie sind verpflichtet, Ihre Mitglieder mit einem Vorlauf von mindestens 14 Tagen vor
dem Fälligkeitstermin (sh. Punkt 15) über die
Belastung zu informieren.
Sie können dies auch ggf. im Rahmen der
„Umwidmung der Einzugsermächtigungen“
mit erledigen (sh. Punkt 12).
Eine kürzere Vorlauffrist kann mit Ihren
Mitgliedern beispielsweise in der Satzung
vereinbart werden.
o kürzere Vorlauffrist
wurde beschlossen
und zwar:
_________________
o Vorabinformation
wurde geregelt.
Mitteilung
erfolgt am/per:
_________________
………….
………….
Es genügt eine generelle Vorabankündigung
z. B. im Anschreiben zur Mitgliederversamm- _________________
lung, in der Mitgliederversammlung selbst, im
Vereinsblatt, per Aushang, auf Ihrer „homepage“ im Internet oder ähnlichem (ein für
Ihren Verein zulässiges Kommunikationsmedium).
Die Vorabankündigung kann auch Bestandteil des Aufnahmeantrags / der Beitrittserklärung sein!
o Der neue Aufnahmeantrag wurde ggf. um
die Vorabankündigung
ergänzt
Die Ankündigung könnte wie folgt aussehen:
"Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag in Höhe von
EUR …. jährlich zum 1. März ein.“ Ist der 1.
März kein Bankarbeitstag, so erfolgt der
Einzug am nächsten Bankarbeitstag.
oder
„Der Beitragseinzug für 2014 in Höhe von
EUR …. erfolgt am 1. Juni 2014.“
Hier sollte gewährleistet sein, dass der 1. Juni
2014 ein Bankarbeitstag ist.
M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt
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Aufgaben
Information
Erledigt?
Datum
16. Einreichung /
Vorlauffristen
SEPA-Lastschriften müssen mit einem festen
Fälligkeitsdatum und einer Vorlauffrist eingereicht werden.
o Zeitvorlauf eingeplant
die Einreichung bei
1. Standard-Lastschrift (In- und Ausland)
Die Vorlauffrist beträgt vom Fälligkeitsdatum der Bank erfolgt am
gerechnet:
» bei erstmaliger oder einmaliger Einreichung ________________
6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin
» danach, also für wiederkehrende Lastschriften, 3 Bankarbeitstage
Achtung!
Die Begriffe „erstmalig“ bzw. „wiederkehrend“ beziehen sich nicht auf Sie als Verein
sondern auf das einzelne Mitglied.
Am besten ist, Sie halten immer die 6 Bankarbeitstage Vorlauf ein. Dann ist diese Frist
auch für die Neumitglieder gewährleistet.
2. „Euro-Eil-Lastschrift“ (nur Inland)
Die Vorlauffrist beträgt vom Fälligkeitsdatum
gerechnet:
» 2 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin; eine weitere Unterscheidung findet
nicht statt
Wir empfehlen, für inländische Lastschriften
die „Eil-Lastschrift“ (Bezeichnung „COR1“) zu
verwenden.
(Zur Info: Die Bezeichnung für die SEPA-Standard-Lastschrift lautet „CORE“)
Erfolgt die jeweilige elektronische LastschriftEinreichung noch vor 10:30 Uhr verkürzt sich
die Vorllauffrist um einen Bankarbeitstag.
17. Rücklastschriften mangels
Deckung
/ erneute Einreichung
Trotzdem Sie Ihre Mitglieder per Vorabankündigung über den Fälligkeitstermin und
die Beitragshöhe informieren, wird es in der
Praxis immer wieder zu Rücklastschriften
kommen.
o Vorgehensweise
bei Rücklastschriften
geklärt
………….
Sie werden vermutlich mit dem Mitglied
Rücksprache halten und den Beitrag erneut
einziehen. Beachten Sie, dass auch hier eine
neue Vorabinformation (siehe Punkt 15) erfolgen muss und die Vorlauffristen für die
Einreichung (Punkt 16) gelten.
Weitere Informationen
Aktuelle Informationen und Musterschreiben finden Sie auch unter www.kulmbacher-bank.de
M:\SEPA\Anschreiben_Checklisten\Checkliste_Verein_neu.odt
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