Positive Problemerkennung

Präsentation
Problemanalyse
Problemerkennung
Ausgangspunkt eines organisatorischen Projektes ist das Erkennen eines Problems.
Ein Problem ist die (negative) Abweichung zwischen einem gewünschten
Sollzustand und dem Istzustand.
Das Erkennen eines organisatorischen Problems ist durch folgende Problematik

Subjektivität
gekennzeichnet:

Isterkennung

Abweichungserkennung
Der Problemerkennung ist daher eine besondere Bedeutung beizumessen, da
sonst die Gefahr besteht, daß dort Probleme gesehen werden, wo keine sind und in
anderen Bereichen keine Probleme gesehen werden, obwohl erhebliche
Schwachstellen vorhanden sind, die eine Lösung dringend erforderlich machen.
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Problemerkennung
Problemerkennung
Negative
Problemerkennung
Positive
Problemerkennung
Bei der negativen
Problemerkennung wird das
Problem dadurch offenbart, daß
zwischen dem Ist und dem
gewünschten Soll eine negative
Abweichung ersichtlich wird.
Bei der positiven
Problemerkennung ergibt sich
das Problem dadurch, daß das
bisherige Soll aufgegeben und
durch ein neues Soll ersetzt wird.
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Schwachstellenanalyse
Die Schwachstellenanalyse ist eine systematische Prüfung zur Erkennung
organisatorischer Probleme.
Ihre Aufgabe liegt nur im Aufzeigen der Probleme, nicht darin, Problemlösungen
zu finden.
Schwachstellenanalyse
Kennzahlentechnik
Checklistentechnik
Sowohl die Kennzahlentechnik als auch die Checklistentechnik ist dadurch
gekennzeichnet, daß bei ihnen die Probleme durch ihre negativen Auswirkungen
aufgedeckt werden (negative Problemerkennung).
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Kennzahlentechnik
Die Kennzahlentechnik wird auch als Kennzahlenuntersuchung bezeichnet. Für
die zu untersuchenden Bereiche oder die Bereiche mit Problemvermutung
werden Kennzahlen gebildet, die so zu wählen sind, daß sie die üblichen oder
vermuteten Problemmerkmale quantitativ interpretieren.
Diese Kennzahlen werden dann mit entsprechenden Vergleichskennzahlen in
Bezug gesetzt. Als Vergleichskennzahlen können gewählt werden:
1. Sollzahlen
2. Branchendurchschnittswerte
3. Unternehmenskennzahlen
4. Vergangenheitswerte
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Kennzahlentechnik
Organisatorische Probleme können insbesondere mit folgenden Kennzahlen erkannt werden:
1. Kosten:
Der Anfall von überhöhten Kosten ist ein typisches Merkmal für die Erkennung von
organisatorischen Problemen.
Beispiele (Kostenkennzahlen): Kosten je Buchung, je Angebot, je Versandfall, etc.
2. Zeitbedarf:
Sowohl der Bedarf an Arbeitszeit als auch die Durchlaufzeit sind hier kennzeichnend.
Beim Zeitbedarf ist jedoch zu unterscheiden, ob dieser durch organisatorische oder
durch kapazitive Probleme bedingt ist.
Beispiele (Zeitbedarfskennzahlen):
Durchlaufzeit bei der Auftragsabwicklung,
Arbeitszeitbedarf für eine Bestellung, Zeitbedarf zur Erstellung eines Briefes, etc.
3. Fehlerhäufigkeit:
Auch der Fehleranfall deutet auf organisatorische Probleme hin.
Beispiele (Fehlerkennzahlen): Zahl der berechtigten Reklamationen je 1.000
versandte Rechnungen, Zahl der Garantieinanspruchnahmen je 1 Million Umsatz,
Zahl der Fehldispositionen, etc.
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Kennzahlentechnik
4. Personal:
Auch der Personaleinsatz, sowohl in qualitativer als auch in quantitativer Hinsicht,
kann ein weiteres Kriterium für organisatorische Probleme sein.
Beispiele (Personalkennzahlen): Buchungen je Sachbearbeiter, Verhältnis
Ingenieure zu technischen Zeichnern, Materialpositionen je Disponenten, etc.
5. Reibungen:
Unter Reibungen sind alle Merkmale eine Problems zu subsumieren, die ihre
Austragungen im zwischenmenschlichen Bereich haben.
Dabei ist jedoch zu
beachten, daß auch hier nur ein Teil der erkannten Unverträglichkeiten seine Ursache
auf organisatorischem Gebiet hat.
Beispiele (Reibungskennzahlen): Fluktuationsquote, Beschwerdezahl je Abteilung,
Zahl der Versetzungsanträge, etc.
Beim Kennzahlenvergleich ist jedoch zu beachten, daß mit dieser Technik nicht nur
organisatorische Mängel ermittelt werden.
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Checklistentechnik
Unter
Checklistentechnik
(auch
Prüflistentechnik
genannt),
ist
die
Zusammenstellung von logisch abgeleiteten und aus der Erfahrung gewonnenen
Fragen zu verstehen, die in ihrer Gesamtheit sicherstellen sollen, daß alle
Schwachstellen des Istzustandes erkannt werden.
Bei der Schwachstellenanalyse mit Hilfe der Checklistentechnik werden die
Prüffragen einer entsprechenden Checkliste beantwortet.
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Positive Problemerkennung
Bei der positiven Problemerkennung ergibt sich das Problem dadurch, daß das
bisherige Soll aufgegeben und durch ein neues Soll ersetzt wird.
Das neue gewünschte Soll kann durch eine Neuerung bedingt sein:
- Bürofernschreiben
- Computervernetzung
- Fernkopien

Neue technische Hilfsmittel:

Neue Organisationsverfahren: - Computer Aided Software Engineering (CASE)
- Sprachen der 4. Generation (L4G)
- Prototyping

Neue Anwendungsgebiete:
- Computervernetzung als Kommunikationsmittel
- Postleitzahlensystem zur Vertreterorganisation
- Entscheidungstabellen als Istanalysetechnik
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Problemdefinition, Problembedeutung
Problemdefinition: Zuerst ist das Problem genau zu beschreiben und
gegenüber anderen Bereichen abzugrenzen.
Die Abgrenzung kann dabei auf

sachlicher

organisatorischer

geographischer

zeitlicher
durchgeführt werden.
Problembedeutung: Das Problem ist hinsichtlich seines Einflusses auf die
Unternehmensziele näher zu verifizieren (z.B. Mehrkosten, Verlängerung der
Durchlaufzeit, Personalmehrbedarf, etc.).
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Problemanalyse
Da bei der Problemerkennung häufig nur nur die Auswirkungen und nicht die
Ursachen gesehen werden, bedarf es einer fundierten Untersuchung, um ein
organisatorisches Problem in seiner Bedeutung und seinem Umfang zu
erkennen. Diese Untersuchung wird als Problemanalyse bezeichnet.
Unter Problemanalyse ist somit die Ermittlung des Problems in seinen
wesentlichen Ausprägungen zu verstehen.
Die Problemanalyse umfaßt vornehmlich folgende Punkte:

Problemdefinition

Problembedeutung

Problemursache

Problemlösung

Problemlösungsnutzen
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Problemursache
Die Ermittlung der Problemursache enthält Aussagen über die Problemlösung, die
Problembedeutung und die Problemaktualität.
Vorgehensweise für die Ermittlung der Problemursache (nach Kepner / Tregoe):
1. Schritt: Beschreibung des IST aufgrund folgender Fragen:
1. Was ?
Was bereitet Sorgen ? Was macht Ärger ?
2. Wo ?
An welchen Stellen, Orten, Objekten tritt das Problem auf ?
3. Wann ?
Wann trat es auf ? Wann traten Wiederholungen auf ?
4. Ausmaß ?
Welches Ausmaß hatten die Abweichungen ?
Wieviele sind betroffen ?
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Problemursache
2. Schritt: Beschreibung des IST-NICHT mit den gleichen Fragen:
IST
IST-NICHT
Darstellung
Was ?
Produkt B
Funktionsmängel
Produkt A,C und D
Ort
Wo ?
Maschine 4711
Maschine 4712
Zeit
Wann ?
1. Schicht
2. und 3. Schicht
Ausmaß
Wieviel ?
25 %
4 % (normal)
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Problemursache
die
Frage:
„Was
3. Schritt:
Ermittlung der Besonderheiten durch
unterscheidet das IST vom IST-NICHT ?“
4. Schritt:
Ermittlung der Veränderungen bei den Besonderheiten durch die
Frage: „Was hat sich bei den Besonderheiten verändert oder ist
eine Besonderheit gleichzeitig eine Veränderung ?“
5. Schritt:
Entwicklung von Ursachen: Die möglichen Ursachen für die
erkannten Veränderungen werden gesammelt.
6. Schritt:
Prüfung der Ursachen: Die ermittelten Ursachen werden im
Hinblick auf die wahrscheinliche Ursache geprüft: „Wenn das die
Ursache ist, warum trifft sie dann für das IST zu und nicht für das
IST-NICHT ?“
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Problemlösung und Problemlösungsnutzen
Problemlösung: Durch die intensive Beschäftigung mit dem Problem bei der
Problemanalyse, insbesondere bei der Ermittlung der Problemursachen, lassen
sich
zumeist
schon
Lösungsansätze
erkennen.
Die
so
gewonnenen
Lösungsansätze sollten schon im Rahmen der Problemanalyse zu groben
Lösungskonzepten ausgearbeitet werden.
Problemlösungsnutzen: Werden bei der Problemanalyse bereits Lösungen
gefunden, dann sollte deren Nutzen überschlägig geschätzt werden. Eine
genauere Ermittlung ist in dieser Phase zumeist noch nicht möglich.
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Dokumentation der Problemanalyse
Das Ergebnis der Problemanalyse sollte genau dokumentiert werden. Dies
kann in unterschiedlicher Form geschehen:

Analysebericht

Projektantrag

Entwurf eines Organisationsauftrages
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